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Das erste PI Planning der Group IT

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Die Management Teams innerhalb der Migros Group IT haben ein erstes PI Planning durchgeführt. Die vorliegende Präsentation zeigt, wie wir dabei vorgegangen sind

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Das erste PI Planning der Group IT

  1. 1. Technology | Group ITOperations 06.07.2020 | 106.07.2020 | 1 Willkommen zum PI Planning #1
  2. 2. Technology | Group ITOperations 06.07.2020 | 2 Mit dem PI Planning erarbeiten wir auf Team-Ebene die Ziele für die nächsten 3 Monate und können die agile Arbeitsweise selber erleben | 2 08.35 – 09.00 Planning Kontext Tagesablauf, Methodik, Hinweise & Ziele 09.00 – 11.00 Team Break Out Session I Erarbeiten PI-Objective/Features sowie Risiken & Abhängigkeiten 12.30 – 13.30 Lunch Stehlunch, Kaffee und Aufwärmübung nach dem Lunch 13.45 – 15.15 Team Break Out Session II Überarbeitung PI-Objective/Features sowie Risiken & Abhängigkeiten 15:15 – 16.00 Final Plan Review PO stellt PI-Objectives, Risiken & Abhängigkeiten im Plenum vor, Q&A der Teilnehmer 16.00 – 16.15 Confidence Vote Abstimmung über das «Vertrauen in die Planung» 16.15 – 17.00 Planning Retro & Outlook Retrospektive zum PI-Planning (in den Teams) 07.45 – 08.15 Willkommenskaffee Ankommen, Einrichtung und Kaffee Draft Plan Review PO stellt PI-Objectives, Risiken & Abhängigkeiten im Plenum vor, Q&A der Teilnehmer 11.00 – 12.30 08.15 – 08.35 Business Kontext Schwerpunkt & Fokus der nächsten 3 Monate Transformation & Mgmt Services Agenda PI Planning
  3. 3. Technology | Group ITOperations 06.07.2020 | 3 Steigender Demand bei höherer Komplexität und Vernetzung führen zum Kreisel- Chaos… 06.07.2020 | 3 Business Context
  4. 4. Technology | Group ITOperations Vision und konkretes Vorgehen 1. Wir lancieren ‘sinnvolle’ «Agile Release Trains» (nach SAFe) – zusammen mit Business Stakeholdern 2. Wir lernen damit, im grossen Stil interdisziplinär und agil zu arbeiten 3. Wir gehen schrittweise vor, probieren aus, lernen, und passen an 4. Wir helfen, Lean Portfolio Mgmt gruppenweit zu etablieren 06.07.2020 | 4Migros-Genossenschafts-Bund | Group IT | Martin Wechsler Business Agility Business Agility is the ability to compete and thrive in the digital age by quickly responding to market changes and emerging opportunities with innovative business solutions. © Scaled Agile, Inc.
  5. 5. Technology | Group ITOperations Menschen und Scope in diesem Agilen Release Train ▪ Enterprise Architecture Team ▪ Security & Risk Team ▪ LACE Team ▪ Lean Portfolio Mgmt Team ▪ Financial Mgmt & Service Portfolio Team ▪ Provider & Lieferanten Mgmt Team ▪ IT Procurement, Contract & Licence Mgmt Team ▪ Organisation & Change Mgmt Team RTE des ART: Joël Krapf «Product Mgmt» des ART: Group IT Mgmt Team System Architect des ART: --- 06.07.2020 | 5Migros-Genossenschafts-Bund | Group IT | Martin Wechsler
  6. 6. Technology | Group ITOperations 06.07.2020 | 6 Steigender Demand bei höherer Komplexität und Vernetzung führen zum Kreisel- Chaos… 06.07.2020 | 6
  7. 7. Technology | Group ITOperations 06.07.2020 | 7 Was ist ein PI Planning 06.07.2020 | 7 Quelle: www.scaledagileframework.com
  8. 8. Technology | Group ITOperations 06.07.2020 | 8 Das Backlog des Group IT MT für Juli-Sept 2020 06.07.2020 | 8 # Feature 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38 # Feature 39 40 41 42 43 44 45 46 47 48 49 50 51 52 53 54 # Feature 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 Hinweis ▪ Priorisierung beachten ▪ Nicht alles passt in den PI Zyklus #1
  9. 9. Technology | Group ITOperations 06.07.2020 | 9 …und was ist mit «Continuous Transformation»? 06.07.2020 | 9 «Continuous Transformation» ist nicht eine Initiative, sondern muss fixer Bestandteil unseres Handelns werden! The House of Lean
  10. 10. Technology | Group ITOperations 06.07.2020 | 1006.07.2020 | 10
  11. 11. Technology | Group ITOperations 06.07.2020 | 11 Business Context 06.07.2020 | 11 Planning Kontext
  12. 12. Technology | Group ITOperations 06.07.2020 | 12 Planning Context 06.07.2020 | 12 *First Attempt In Learning «Don’t worry, you’ll have a F.A.I.L.* today»
  13. 13. Technology | Group ITOperations 06.07.2020 | 13 Planning ContextWir haben heute unser Ziel erreicht: 5+ PI Objectives (pro Team) was wollen wir erreichen? 1-3 Risiken (pro Team) was könnte uns davon abhalten?
  14. 14. Technology | Group ITOperations 06.07.2020 | 14 Planning Context Kapazitäten wie viel können wir tun? Wir haben heute unser Ziel übertroffen: Features & User Stories wie erreichen wir PI Objectives? (Product) Backlog was sind unsere Prioritäten?
  15. 15. Technology | Group ITOperations 06.07.2020 | 15 Ein PI-Zyklus besteht aus 5+1 Sprints an jeweils 2 Wochen, der letzte Sprint wird für die Innovation und Planung genutzt | 15 Sprint 1 Sprint 2 Sprint 3 Sprint 4 Sprint 5 Innovation & Planning Sprint Montag Dienstag Mittwoch Donnerstag Freitag Montag Dienstag Mittwoch Donnerstag Freitag DonnerstagMontag Dienstag Mittwoch Freitag Montag Dienstag Mittwoch Donnerstag Freitag Sprint Sprint Sprint Planning Demo / Review & Retro SprintSprintSprint SprintSprintSprintSprint Sprint SprintPI Planning Lernen, Innovation & Puffer PI-Planning PI-Planning 2 Wochen 2 Wochen 2 Wochen 2 Wochen 2 Wochen 2 Wochen Lernen, Innovation & Puffer Lernen, Innovation & Puffer Lernen, Innovation & Puffer Planning Readiness, Pre-Planning Inspect and Adapt Sprint Puffer
  16. 16. Technology | Group ITOperations 06.07.2020 | 16 PI Objectives beschreiben, was ihr in den nächsten 3 Monaten erreichen wollt – Risiken sind mögliche Hindernisse zu diesem Ziel 06.07.2020 | 16 Im Fokus steht die Formulierung von 5+ PI Objectives … Beispiele: ▪ Von Anfrage bis zum Vertrag dauert es durchschnittlich X Tage ▪ Jedes Team im «ART Management & Transformation» führt die elementaren agilen Zeremonien durch ▪ Für das erste Marketing Portfolio Review haben alle Epic Owner ihren Lean Business Case ausgefüllt … und die wichtigsten 1-3 Risiken, welche die Zielerreichung behindern könnten Beispiele: ▪ Projektleitende kennen den Sourcing Prozess nicht ▪ Angst vor Fehler hindert Teams daran, Zeremonien einfach auszuprobieren ▪ Epic Owner nehmen sich die Zeit nicht, um den Lean Business Case auszufüllen Dokumentation im Confluence (wiki.migros.net/display/PIP)
  17. 17. Technology | Group ITOperations 06.07.2020 | 17 PI Objectives beschreiben eure Ziele – Features & User Stories beschreiben, wie ihr eure Ziele erreichen wollt 06.07.2020 | 17 Was wollen wir erreichen? Wie erreichen wir unsere PI Objectives? PI Objectives (betreffend Weiterentwicklung & Betrieb) Weiterentwicklung Betrieb DevOps gibt es auch bei uns Features Arbeitspakete à ~10 Wochen) User Stories Aufgaben < 2 Wochen) Features Arbeitspakete à ~10 Wochen) User Stories Aufgaben < 2 Wochen)
  18. 18. Technology | Group ITOperations 06.07.2020 | 18 Agiles Team Im Team habt ihr 3 Rollen, um eure Ziele zu erreichen ▪ legt die Prioritäten des Teams fest ▪ Verantwortlich für das Backlog ▪ Stakeholder Mgmt ▪ Orchestriert die (agilen) Team- Prozesse ▪ Räumt Hindernisse aus dem Weg ▪ «Servant Leader» ▪ Setzt Aufgaben selbstorganisiert um ▪ Unterstützt PO in der Priorisierung ▪ «Interdisziplinär» Product Owner Scrum Master Agiles TeamProduct Owner Scrum Master Agiles Team Agiles TeamAgiles Team
  19. 19. Technology | Group ITOperations 06.07.2020 | 19 Spielregeln für den Tag 06.07.2020 | 19 Scrum Master hilft beim Time Boxing! Der TimeTimer wird ein wichtiger Begleiter für heute und die Zukunft! Wir sind fokussiert! Der heutige Tag ist ein Investment für erfolgreiche 3 Monate! Done is better than perfect! Wir probieren aus, üben, machen Fehler, lernen Wir handeln auf Augenhöhe und mit Respekt! Jede Meinung hat Gewicht und wird einbezogen! Priorisierung muss weh tun! Wenn es nicht weh tut, etwas wegzulassen, dann sind wir nicht strikt genug
  20. 20. Technology | Group ITOperations 06.07.2020 | 20 Wir wollen besser werden: Bitte helft uns dabei 06.07.2020 | 20 What went well What didn’t What can we do better
  21. 21. Technology | Group ITOperations 06.07.2020 | 21 Erfolg heisst heute, dass wir PI Objectives für die nächsten 10 Wochen definiert haben, die wichtigsten Risiken eruiert sind und wir mutig ausprobiert haben 06.07.2020 | 21 Wir haben 5+ PI Objectives im Confluence transparent gemacht, mit denen wir unseren Fokus für die nächsten 10 Wochen richtig gelegt haben (LINK) Wir haben die 1-3 wichtigsten Risiken & Abhängigkeiten im Confluence transparent gemacht (LINK) Einfach machen: Wir waren mutig und haben ausprobiert! Tagesziel erreicht Wir haben unsere Kapazitäten sowohl für operative Arbeiten sowie auch für (konzeptionelle) Weiterentwicklung realistisch eingeschätzt Wir haben ein erstes (Product) Backlog für die nächsten 10 Wochen erstellt Wir haben die wichtigsten Features (Arbeitspakete bis 10 Wochen) und User Stories (Aufgaben bis 2 Wochen) gesammelt Tagesziel übertroffen
  22. 22. Technology | Group ITOperations 06.07.2020 | 2206.07.2020 | 22 Let’s start!
  23. 23. Technology | Group ITOperations 06.07.2020 | 23 Jetzt: Team Breakout Session I/II (bis 11:00) 06.07.2020 | 23 Next: Draft Plan Review Im Team Breakout Session I wird ein erster Entwurf für PI Objectives & Risiken erarbeitet! Primäres Ziel ▪ 5+ PI Objectives definieren und im Confluence notieren ▪ Die wichtigsten 1-3 Risiken identifizieren und im Confluence notieren Sekundäres Ziel ▪ Kapazitäten des Teams definieren ▪ Features & User Stories sammeln ▪ Voraussichtliche Auslastung mit Kapazitäten abgleichen Tipps & Tricks ▪ Nutzt den «TimeTimer» zum «Timeboxing» ▪ Setzt euch Zwischenziele, um die zwei Stunden effizient zu füllen ▪ Nutzt den Raum für Interaktion auch mit anderen Teams ▪ Plant auch eure operative Tätigkeiten, wenn auch nur sehr high level Hinweise – Bitte beachten! ▪ Orientiert euch für eure Prioritäten am ART Backlog ▪ PI Objectives & Risiken werden im Confluence festgehalten (wiki.migros.net/display/PIP) ▪ Scrum Master treffen sich um 10:00 zum Scrum of Scrum mit dem RTE für ein Zwischenfazit
  24. 24. Technology | Group ITOperations 06.07.2020 | 24 Jetzt: Draft Plan Review (bis 12:30) 06.07.2020 | 24 Next: Lunch ▪ Jeder PO hat 3 Minuten Zeit, um die provisorischen PI Objectives sowie Risiken & Abhängigkeiten vorzustellen ▪ Das Management Team sowie die anderen Teams haben anschliessend 7 Minuten Zeit, Fragen & Inputs geben ▪ Startseite für PI Objectives & Risiken (wiki.migros.net/display/PIP/Startseite) Team-Spaces für PI Objectives ▪ Security & Risk Management ▪ Enterprise Architecture & Inno Mgmt ▪ Financial, Service Portfolio & Delivery Mgmt ▪ Provider & Lieferanten Mgmt ▪ IT Procurement (RfX), Contract & Licence Mgmt ▪ Organisational Change, Skills & Culture ▪ Lean Agile Center of Excellence ▪ Lean Portfolio Mgmt
  25. 25. Technology | Group ITOperations 06.07.2020 | 2506.07.2020 | 25 Mittagessen Bis 13.30 PO bleiben noch kurz für das Mgmt Review
  26. 26. Technology | Group ITOperations 06.07.2020 | 26 Lasst uns im Team auf 33 zählen, denn auch scheinbar einfache Dinge können schwierig sein 06.07.2020 | 26 1, 2, 3, 4,…33
  27. 27. Technology | Group ITOperations 06.07.2020 | 27 Jetzt: Team Breakout Session II/II (bis 15:15) 06.07.2020 | 27 Next: Final Plan Review Im Team Breakout Session II wird auf Basis des Draft Plan Review die Teamplanung finalisiert Hauptziel ▪ 5+ PI Objectives final definiert und im Confluence notiert ▪ Die wichtigsten 1-3 Risiken final identifizieren und im Confluence notiert Ergänzende Ziele ▪ Kapazitäten des Teams definiert ▪ Features & User Stories gesammelnt ▪ Voraussichtliche Auslastung mit Kapazitäten abgeglichen Tipps & Tricks ▪ Nutzt den «TimeTimer» zum «Timeboxing» ▪ Setzt euch Zwischenziele, um die 90 Minuten effizient zu füllen ▪ Nutzt den Raum für Interaktion, auch mit anderen Teams ▪ Plant eure operative Tätigkeiten ebenfalls ein, wenn auch nur sehr high level Hinweise – Bitte beachten! ▪ Orientiert euch für eure Prioritäten am ART Backlog ▪ PI Objectives & Risiken werden im Confluence festgehalten (wiki.migros.net/display/PIP) ▪ Scrum Master treffen sich um 14.30 zum Scrum of Scrum mit dem RTE für ein Zwischenfazit
  28. 28. Technology | Group ITOperations 06.07.2020 | 28 Jetzt: Final Plan Review (bis 16:00) 06.07.2020 | 28 Next: Confidence Vote ▪ Jeder PO hat 2 Minuten Zeit, um die Änderungen an den PI Objectives, Risiken & Abhängigkeiten aufzuzeigen ▪ Das Management Team sowie die anderen Teams haben anschliessend 2 Minuten Zeit, Fragen & Inputs geben ▪ Startseite für PI Objectives & Risiken (wiki.migros.net/display/PIP/Startseite) Team-Spaces für PI Objectives ▪ Security & Risk Management ▪ Enterprise Architecture & Inno Mgmt ▪ Financial, Service Portfolio & Delivery Mgmt ▪ Provider & Lieferanten Mgmt ▪ IT Procurement (RfX), Contract & Licence Mgmt ▪ Organisational Change, Skills & Culture ▪ Lean Agile Center of Excellence ▪ Lean Portfolio Mgmt
  29. 29. Technology | Group ITOperations 06.07.2020 | 29 Jetzt: Confidence Vote 06.07.2020 | 29 Next: Retrospektive No confidence Little confidence Good confidence High confidence Very high confidence Wie zuversichtlich seid ihr, dass ihr eure PI Objectives bis zum 15. September erreicht?
  30. 30. Technology | Group ITOperations 06.07.2020 | 30 Jetzt: Retrospektive (bis 16:35) 06.07.2020 | 30 Next: Ausblick Brainstorming − In Bezug auf das Team − What went well − What didn’t − What can we do better 1 2 Massnahmen definieren − Leitet 1 – 3 konkrete Massnahmen im Bezug auf das Team ab − Dokumentiert eure Massnahmen mit einem Post-It auf eurem Planungsboard − Der PO nimmt die Massnahme mit ins Backlog, der Scrum Master unterstützt das Team bei der Umsetzung Backlog Feature Feature Feature Feature
  31. 31. Technology | Group ITOperations 06.07.2020 | 3106.07.2020 | 31 Ausblick
  32. 32. Technology | Group ITOperations 06.07.2020 | 32 Ein PI-Zyklus besteht aus 5+1 Sprints an jeweils 2 Wochen, der letzte Sprint wird für die Innovation und Planung genutzt | 32 Sprint 1 Sprint 2 Sprint 3 Sprint 4 Sprint 5 Innovation & Planning Sprint Montag Dienstag Mittwoch Donnerstag Freitag Montag Dienstag Mittwoch Donnerstag Freitag DonnerstagMontag Dienstag Mittwoch Freitag Montag Dienstag Mittwoch Donnerstag Freitag Sprint Sprint Sprint Planning Demo / Review & Retro SprintSprintSprint SprintSprintSprintSprint Sprint SprintPI Planning Lernen, Innovation & Puffer PI-Planning PI-Planning 2 Wochen 2 Wochen 2 Wochen 2 Wochen 2 Wochen 2 Wochen Lernen, Innovation & Puffer Lernen, Innovation & Puffer Lernen, Innovation & Puffer Planning Readiness, Pre-Planning Inspect and Adapt Sprint Puffer
  33. 33. Technology | Group ITOperations 06.07.2020 | 33 Den aller ersten Sprint machen wir am 7. Juli alle gemeinsam 06.07.2020 | 33 Input − Die PO & Scrum Master sind definitiv bestimmt für PI Zyklus #1 − Das Kernteam ist definitiv bestimmt − Unklarheiten & Unterstützungsbedarf gesammelt − Kapazität & Auslastung validiert − PI Planning ist ins Team Backlog überführt (idealerweise Jira) − Team Backlog justiert − Sprint Goals als Vorschlag mitgenommen Output − Sprint #1 ist gemeinsam geplant − Wir haben alle gelernt, wie wir ein Sprint Planning machen − Die Teams können zukünftig ihr Sprint Planning individuell durchführen − Die Teams haben Massnahmen im Backlog, dass die Transition zu Agilität funktioniert − Jedes Team hat die agilen Rituale am gleichen Tag eingeplant 13.30 – 14.00 Einführung & Erklärung Sprint Planning 14.00 – 15.30 Sprint Planning gemeinsam erleben 15.30 – 16.00 Retro 16.00 – 16.30 Ausblick und Q&A Agenda PI Planning 7. Juli Agenda Sprint Planning 7. Juli
  34. 34. Technology | Group ITOperations 06.07.2020 | 34 Damit die Abhängigkeiten im ART koordiniert werden können, sind die verschiedenen Zeremonieren synchronisiert | 34 Termine Kadenz Dauer Beschreibung ART PI Planning 12 Wochen (Dienstag) 1 Tag ▪ PI Objectives & PI Roadmap ▪ AT Backlog ▪ Risiken & Abhängigkeiten Inspect & Adapt 12 Wochen (Woche vor PI Planning) 1h ▪ PI System Demo (Ersetzt Monthly Check-in & Quarterly Demo) ▪ Wir als «Unit Performance Review» genutzt 2-3h ▪ Quantitative & Qualitative Messung ▪ Problemlösungs Workshop Innovation & Planning 12 Wochen (letzter Sprint im PI) 2 Wochen ▪ Puffer für offene Tasks ▪ Weiterbildung & Innovationsworkshop ▪ Vorbereitung PI Planning PO-Sync 1 Woche (Donnerstag) 30 min ▪ Besprechung von Planungsjustierungen Scrum of Scrum 1 Woche (Mittwoch) 30 min ▪ Was wurde in den Teams erreicht? ▪ Was wird das Team bis zum nächsten Meeting erreichen? ▪ Gibt es Impediments? «agile»Teams Sprint Review, Retro & Planning 2 Wochen (Dienstag) 30-60 min ▪ Sprint Review ▪ System Demo (mit Management Team) 30-60 min ▪ Sprint Retro 60-120 min ▪ Sprint Planning Stand up Täglich bis 1 Woche 15 - 30 min ▪ Rückblick, Ausblick, Impediments am Board Konkrete Daten für PI Zyklus #1: [LINK]
  35. 35. Technology | Group ITOperations 06.07.2020 | 35 Wir unterstützen euch auf dem Weg in die Agilität | 35 − Agile Basics (1-Tag Einführung in Scrum) − Agile Methoden (1-Tag Agile Methoden etc.) − Scrum Master Zertifizierung (2-Tag Zertifikatskurs) − Product Owner Zertifizierung (2-Tag Zertifikatskurs) − Leading SAFe (Einführung in skalierte Agilität) − Monatlicher Erfahrungsaustausch in der Agilen CoP Schulungen zur Agilität mit regelmässigen Angeboten − Das erste Sprint Planning am 7. Juli machen wir gemeinsam − Die Scrum Master erhalten ein Briefing vor dem ersten Sprint Planning (separate Termine je Scrum Master sind aufgesetzt) − Ein Cheat Sheet für Scrum Zeremonien Einführung und gemeinsames Üben − RTE & Agile Coaches unterstützen die Scrum Master & Teams (bspw. durch Teilnahme an Sprint Plannings, Retros etc. − Scrum Master sind die erste Ansprechperson für Teams für agile Zusammenarbeit Coaching & Beratung

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