Workshop by Caecilia Thoen

1. Een goede voorbereiding is
het halve werk
Workshop adlibgebruikersgroep
5 april 2012 Breukelen
Caecilia Thoen

2. Beginnen of (her)bezinnen
• Wanneer er wordt begonnen met
automatisering van de collectieregistratie,
besteedt men veel tijd aan de pakketkeuze.
• Toets regelmatig je pakket aan de actuele
wensen/eisen van de organisatie (Leg de
evaluatiefrequentie vast en verwerk in je
planning).

3. Pakketkeuze
• Bibliotheek • Lite • SQL
• Archief • Basis • Oracle
• Museum • Standaard • Adlib DBMS
• Gecombineerd • Plus
• X-plus

4. Pakketkeuze (2)
• Omvang en diversiteit collectie
• Omvang van je organisatie
• Conversies
• Welke gegevens leg je vast
• Budget
• Wel of geen Designer
• Objectgericht of Procesgericht registreren
• Publicatie op Internet ja of nee

5. Wat?
• Welke gegevens leg je vast?
- Minimaal
- Basis
- Uitgebreid
* Objectgericht of Procesgericht?

6. Minimale registratie
• het vastleggen van de volgende gegevens
(Museumregister)
– instellingsnaam
– objectnaam
– inventarisatienummer
– verwervingsgegevens
– Verworven van
– Verwervingswijze
– verwervingsdatum
– Standplaats
6

7. Basisregistratie
• Instellingsnaam • Afmeting
• Objectnummer • Toestand
• Objectnaam • Verwerving Datum
• Titel • Verwerving Methode
• Beschrijving • Verwerving Van
• Vervaardiger • Aankoopprijs
• Datering van • Val.aankoopprijs
• Datering tot • Standplaats
• Materiaal + Afbeelding

8. Uitgebreide registratie
In een uitgebreide registratie kan je naast de belangrijkste
gegevens van het object ook verwijzingen maken naar alle
documenten die betrekking hebben op het object, zoals:
• juridische stukken (eigendomsbewijs, verzekeringspolis,
notariële aktes)
• documenten over de toestand van het object
(conditierapporten, restauratieverslagen)
• inhoudelijke documenten (tentoonstellingsteksten,
publicaties, educatief materiaal)
• archiefstukken (correspondentie)
• indirecte informatie (gegevens over kunstenaars, adressen)

9. Voor wie?
- Voor jezelf
- Voor collega’s
- Voor het publiek
- Om te voldoen aan kwaliteitssysteem
www.museumregisternederland.nl

10. Door wie?
• Welk(e) persoon/personen zijn bevoegd om
te muteren in Adlib?
• Bij wie ligt de eindverantwoordelijkheid voor
de applicatie (technisch)
• Bij wie ligt de eindverantwoordelijkheid voor
de inhoud (termgebruik en thesaurus)
• Is gedacht scholing?
• Wie is goed in wat?
(denk bijv. aan fotograferen)

11. Hoe?
• Adlibsoft maakt zoveel mogelijk gebruik
van standaarden:
- SPECTRUM (veldnamen & processen)
- Art & Architecture Thesaurus
(geïntegreerde thesaurus in Adlib mogelijk)
- MOVE-thesaurus (samenwerking met
museumconsulenten NL en VL)

12. Organisatie rond het werk
• Beleidsplan – Collectieplan –
Informatieplan (Beleid)
• Registratieplan (Praktisch)
• Werkverdeling rond het beheer van
collecties

13. Registratieplan
• Welke deelcollecties zijn er?
• Hoe groot zijn ze ongeveer?
• Welke gegevens zijn al vastgelegd?
• Wat is de kwaliteit?
• Welke gegevens moeten minimaal vastgelegd zijn?
• Hoe moeten die vastgelegd worden?
• Welke extra gegevens zijn wenselijk?
• Wie voert de registratie uit?
• Hoeveel tijd moet beschikbaar zijn?
• Wat zijn de kosten?
13

14. Werkverdeling
Wat Wie Wanneer
Fotograferen poffers vitrine 6 JP april
Opschonen lijst objecttrefwoorden AF april
Registreren nieuwe aanwinsten EG mei
schenking Z
Fotograferen schilderijen zaal 3 JP mei
Procedure bruiklenen AF juni

15. Spectrum
• The UK Museum Collections Management
Standard = 21 procedures rond de gang
van het object in een museum
• SPECTRUM 4.0 = inclusief
stroomdiagrammen (wordt vertaald in NL)
Plan Do Check Act

16. Registratie en documentatie
(Procedure 8)
Het verzamelen en bijhouden van primaire informatie die
de objecten in de collectie beschrijft en ze formeel
identificeert. Hiertoe kan ook informatie behoren over de
herkomst van objecten of documentatie met betrekking tot
collectiemanagement, zoals bijvoorbeeld gegevens over
verwerving, conservering, tentoonstelling- en
bruikleengeschiedenis en standplaatshistorie. Het is sterk
aan te bevelen dat alle informatie over een object via één
plaats toegankelijk is. Zorg altijd voor transparante
verwijzingen tussen de verschillende informatiebronnen

17. Organisatie
•

19. Aan de slag en dan?
Houdt een logboek of aantekeningenboek bij met de keuzes en beslissingen
die zijn/worden gemaakt rondom collectieregistratie en/of Adlib
Hierbij kan worden gedacht aan aantekeningen van:
- welke velden worden ingevoerd
- wat het laatst gebruikte inventarisnummer is
- welke tabbladen zijn verborgen
- welke bronnen er bij een bepaalde deelcollecties worden gebruikt
- welke trefwoorden er bij een bepaalde
deelcollecties/objectcategorieën mogen worden gebruikt
- welke bronnen worden gebruikt bij de invulling van bepaalde velden
Raadpleeg ook Spectrum om bepaalde procedures op te starten of te checken
.

20. Checklist benodigdheden
 Analoge bestanden (inventariskaarten, schenkingsovereenkomsten, register
in- en uitgaande stukken, etc.)
 Digitale bestanden (in geval van importactie, zorg voor een goede
Fieldmapping).
 Afbeeldingen (zijn deze voorzien van de juiste nummers en is er nagedacht
over de plek van de afbeeldingenmap).
 Internetverbinding (tijdens het invoeren is het erg handig om de AAT, RKD-
artist, Move-thesaurus en bestanden van collegainstellingen (o.a. diverse
portals) te kunnen raadplegen.
 Back-up! (is er een goede back-up procedure?)
 Logboek (digitaal of fysiek)
 De Helpdesk is voor Adlib gebruikers met een onderhoudsovereenkomst
rechtstreeks bereikbaar op werkdagen van 09.00 uur tot 17.00 op
telefoonnummer: 0346 58 68 01 of via e-mail: helpdesk@adlibsoft.com

21. • MOVE invulboek www.museuminzicht.be
• Spectrum-N www.cultureelerfgoed.nl/spectrum-n
• AAT-ned (www.aat-ned.nl)
• RKD Artists (www.rkd.nl/rkddb)
• Adlib gebruikersgroep (www.adlibug.nl)
• Handleiding informatiebeheer in musea
(via Gelders Erfgoed/museumconsulenten)
caeciliathoen@erfgoedbrabant.nl