Guia didactica no. 2 practicas empresariales iesj 10082011

IESJ Ministerio de Educación Nacional CÓDIGO:
Secretaría de Educación y Cultura Municipal
INSTITUCIÓN EDUCATIVA TÉCNICO EMPRESARIAL SAN JOSÉ
Sincelejo, Sucre – Colombia VERSIÓN:
01
GUÍA DIDÁCTICA No. 2: Para una buena práctica empresarial FECHA:
10-08-2011

¡Incluye glosario
técnico-contable de 1. Libro Fiscal
fácil consulta!
Para una buena práctica empresarial

2. Caja Menor
GUÍA DIDÁCTICA No. 2:

3. Documentos Fuente
4. Estados Financieros

2011
Mg. Jorge Sánchez Noguera Página 1

01
10-08-2011

CONTENIDO
Pág.

ORIENTACIONES GENERALES PARA EL USO DE LA GUÍA DIDÁCTICA 3

1. LIBRO FISCAL 4

2. CAJA MENOR 9

3. DOCUMENTOS FUENTE 13

4. ESTADOS FINANCIEROS 32

GLOSARIO 36

BIBLIOGRAFIA 41


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10-08-2011

ORIENTACIONES GENERALES PARA EL USO DE LA
GUÍA DIDÁCTICA

A
migo estudiante San joseista del grado En forma paralela a la entrega de las respectivas
11º, continuando con nuestro proceso de GUÍAS DIDÁCTICAS, se vienen desarrollando
acompañamiento en su prácticas talleres prácticos liderados por el equipo
empresariales, en esta oportunidad le hacemos coordinador y de docentes vinculados al programa
entrega de la GUIA DIDÁCTICA No. 2: Para de la media técnica de gestión empresarial
una buena práctica empresarial, la cual enfatiza institucional, dirigidos a fortalecer sus prácticas.
en varios aspectos relacionados con la Gestión
Contable, entre otros: Libro Fiscal, Caja Menor, En cada una de las sesiones, los estudiantes han
Documentos Fuente y Estados Financieros. dejado entrever algunas inquietudes para afianzar
temáticas muy relacionadas con la gestión
Al igual que en nuestra anterior entrega, contable, como es el caso muy particular del
recalcamos que para lograr un aprendizaje Libro Fiscal, el cual ha sido incluido en esta
significativo, es necesario que usted se apropie de nueva entrega de la Guía No. 2.
un método o procedimiento para realizar una
lectura más gráfica, para ello, elabore De igual manera, las inquietudes y dificultades
frecuentemente gráficos, cuadros sinópticos, que se vayan presentando en la marcha de las
mapas conceptuales, entre otros. Así mismo, con respectivas prácticas, irán abriendo el camino para
la ayuda de su profesor, es necesario desarrollar nuevas y futuras publicaciones que incluyan
todos y cada uno de los ejercicios y talleres temas de actualidad y de interés para todos
propuestos, los cuales deben ser socializados en nuestros estudiantes practicantes.
espacios pedagógicos para alcanzar un excelente
ambiente de aprendizaje colaborativo con sus
compañeros de aula y de práctica. ÉXITOS

“La práctica, lo mismo que la teoría valen poco por si solas; pero ambas internamente unidas y armonizadas
pueden producir brillantes resultados”
José de la Luz y Caballero


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1. Libro fiscal

1.1 CONCEPTO Es necesario recordar que sólo las personas naturales
pueden pertenecer al régimen simplificado, y a la luz
Se trata de un libro con fines fiscales exclusivo de los del artículo 499 del estatuto tributario, para pertenecer
comerciantes que comercialicen bienes o presten al régimen simplificado es preciso cumplir con todos y
servicios gravados, que pertenezcan al régimen cada uno de los siguientes requisitos:
simplificado. En dicho libro se debe identificar el
contribuyente registrando en forma diaria, de manera  Qué en el 2010 sus ingresos hubieren sido
global o discriminada, las operaciones realizadas por inferiores a 4.000 UVT, esto es a $98.220.000.
cada establecimiento,  Que se tenga como máximo un
establecimiento de comercio, oficina, sede,
Este libro no requiere registrarse ante ninguna local o negocio donde ejercen su actividad.
autoridad, debe estar marcado con el nombre del  Que en el establecimiento de comercio,
contribuyente, foliado, sin enmendaduras y al final de oficina, sede, local o negocio no se desarrollen
cada mes debe totalizar los ingresos y egresos. actividades bajo franquicia, concesión, regalía,
autorización o cualquier otro sistema que
Hay que aclarar que este libro no reemplaza los libros implique la explotación de intangibles.
de contabilidad a los que está obligado todo  No ser usuario aduanero.
comerciante.  Que en el 2010 no haya celebrados contratos
de venta de bienes o prestación de servicios
1.2 QUIENES PERTENECEN AL RÉGIMEN gravados por un valor individual superior a
SIMPLIFICADO 3.300 UVT, es decir $81.032.000.
 Que en el 2011 no celebre contratos de venta
Veamos a continuación cuáles son los requisitos que de bienes o prestación de servicios gravados
se deben cumplir para poder pertenecer al régimen por un valor individual superior a 3.300
simplificado en el año 2011. UVT, esto es $82,936.000.


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10-08-2011

 Que en el 2010 el monto total de sus egresos en el día deberá registrar cero (0) en
consignaciones bancarias no haya superado esta casilla.
los 4.500 UVT, es decir $110.498.000.  Columna 4. Saldo: es el resultado de la
 Que en el 2011 el monto total de sus siguiente operación: Saldo anterior + Ingresos
consignaciones no supere el monto de 4.500 globales del día – Egresos globales del día.
UVT, esto es la suma de $113.094.000.
Subtotal: es el resultado de totalizar cada página.
Es importante recordar que el UVT para el año 2011
tiene un valor de $25.132. Total mes: es el valor total de los ingresos y egresos
de cada mes.
1.3 INSTRUCCIONES PARA DILIGENCIAR EL
LIBRO FISCAL Observaciones: para indicar aspectos que considere
importantes.
1.3.1 Marque claramente este libro en la hoja de
información general con los siguientes datos: Recuerde que este libro se debe diligenciar con tinta y
especial cuidado, evitando borrones, tachaduras, etc.
 Libro No.: Cada página está numerada consecutivamente por lo
 Apellidos y nombres o razón social tanto y por ningún motivo pueden ser desprendidas.
 C.C. o Nit.
 Nombre del establecimiento 1.4 EJEMPLO
 Actividad económica principal
 Dirección del establecimiento ALMACÉN EL TENDERO está dedicado a la
 Teléfono compra de víveres y abarrotes en general, es de
 Ciudad propiedad del señor CARLOS HERNANDEZ
BUSTAMANTE, identificado con la Cédula de
1.3.2 En cada hoja registre el año y el mes al cual Ciudadanía No. 31.445.001. Inicia operaciones
corresponde las operaciones. comerciales el 1º de julio de 2011.

1.3.3 En cada una de las hojas encontrará 4 columnas: Como el señor Hernández cumple con las condiciones
para pertenecer al régimen simplificado, una de sus
 Columna 1. Día de la transacción: primeras tareas como propietario de su negocio fue
corresponde al día calendario. En la primera comprar el “Libro Fiscal” y realizar los
hoja se registra el movimiento comprendido correspondientes registros de sus ingresos y egresos,
entre el 1 al 15 del mes y en la segunda hoja tal y como se puede observar en las ilustraciones de
del día 16 al 31. las páginas 7 y 8, respectivamente.
 Columna 2. Ingreso diario global: registre
aquí el valor total de las ventas diarias Explicaciones:
efectuadas o el valor de la prestación de
servicios. A falta de ingresos en el día 1º de julio de 2011: al cierre de su jornada de trabajo
diligencie en esta casilla con un cero (0). suma todas las ventas en forma global, que para el
 Columna 3. Egresos diarios globales: registre caso son de $590.400. De igual manera, en la misma
el valor global de las compras o pago de fecha ha realizado compras de mercancías por valor de
servicios. El valor de la adquisición de bienes $300.000.
debe incluir el IVA pagado. El pago de
servicios debe incluir todos los conceptos: Ahora bien, para obtener el saldo se procede de la
servicios públicos, arrendamientos, sueldos, siguiente manera:
prestaciones sociales, entre otros. A falta de

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Ingresos $590.400 5 de julio de 2011: los ingresos en esta oportunidad
Menos: Egresos 300.000 suman $611.310. En cuanto a sus egresos, en la fecha
SALDO: $290.400 se han comprado mercancías por valor de $380.000,
pero también ha cancelado arrendamiento del local por
2 de julio de 2011: los ingresos a la fecha suman un valor de $70.000, es decir, sus egresos totales en la
$35.220. En cuanto a sus egresos, el señor Hernández fecha suman $450.000. Para obtener el saldo se
ha comprado mercancías para su negocio por valor de procede de la misma manera que en los días
$40.000. anteriores.

Para obtener el saldo se procede de la siguiente De la misma manera se procede en cada una de las
manera: fechas calendario para registrar los ingresos y egresos
que se producen en su negocio.
SALDO ANTERIOR $290.400
Más: Ingresos 35.220 Al finalizar la primera quincena (Página 7) se procede
Menos: Egresos 40.000 a subtotalizar todos los ingresos y egresos y a verificar
SALDO: $285.620 el respectivo saldo.

Como el señor Hernández no labora los días En la ilustración de la página 8 se pueden observar los
dominicales ni festivos, registra cero (0) tanto en la registros correspondientes a la segunda quincena del
columna de ingresos como en la de egresos. El saldo mes de julio, es decir al período comprendido entre el
obviamente se repite para poder actualizarlo en la 16 al 31 de julio de 2011.
fecha en que nuevamente se producen ingresos y
egresos. Finalmente, al concluir el mes, se totalizan los
ingresos y gastos y se verifica el saldo final del mes.


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10-08-2011

AÑO MES
2011 JULIO PÁGINA No. 000001

NOMBRE Y/O RAZÓN SOCIAL DEL CONTRIBUYENTE C.C. X NIT.
CARLOS HERNANDEZ BUSTAMANTE - ALMACÉN EL TENDERO
3 1 4 4 5 0 0 1

INGRESO DIARIO GLOBAL EGRESOS DIARIOS
SALDO
DÍA (Ventas i/o Prestación de Servicios) (Copra de Bienes y/o Pago de Servicios)
$ $ $

1 5 9 0 4 0 0 3 0 0 0 0 0 2 9 0 4 0 0
2 3 5 2 2 0 4 0 0 0 0 2 8 5 6 2 0
3 0 0 2 8 5 6 2 0
4 0 0 2 8 5 6 2 0
5 6 1 1 3 1 0 4 5 0 0 0 0 4 4 6 9 3 0
6 4 2 0 3 2 0 3 3 0 0 0 8 3 4 2 5 0
7 8 2 1 5 5 0 1 2 0 5 0 0 1 5 3 5 3 0 0
8 6 3 3 2 0 0 5 2 0 0 0 2 1 1 6 5 0 0
9 1 2 5 0 0 0 5 4 2 0 0 2 1 8 7 3 0 0
10 0 0 2 1 8 7 3 0 0
11 6 3 0 5 0 5 5 0 0 0 2 1 9 5 3 5 0
12 1 2 2 0 0 0 0 6 0 0 0 0 0 2 8 1 5 3 5 0
13 9 5 0 0 0 0 8 0 0 0 0 3 6 8 5 3 5 0
14 8 4 2 2 2 2 0 4 5 2 7 5 7 2
15 1 5 2 2 3 0 0 2 1 3 0 0 0 0 3 9 1 9 8 7 2
SUBTOTAL

7 8 3 4 5 7 2 3 9 1 4 7 0 0 3 9 1 9 8 7 2

Registre el valor de la compra incluyendo el IVA (D.R. 380/98, art. 14, numeral 3º)

OBSERVACIONES:


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AÑO MES
2011 JULIO PÁGINA No. 000002

NOMBRE Y/O RAZÓN SOCIAL DEL CONTRIBUYENTE C.C. X NIT.
CARLOS HERNANDEZ BUSTAMANTE - ALMACÉN EL TENDERO
3 1 4 4 5 0 0 1

INGRESO DIARIO GLOBAL EGRESOS DIARIOS
SALDO
DÍA (Ventas i/o Prestación de Servicios) (Copra de Bienes y/o Pago de Servicios)
$ $ $

16 6 1 0 9 0 0 7 0 0 0 0 0 3 8 3 0 7 7 2
17 0 0 3 8 3 0 7 7 2
18 1 3 5 0 7 0 0 2 0 0 0 0 0 4 9 8 1 4 7 2
19 6 1 1 4 0 0 5 2 5 0 0 5 5 4 0 3 7 2
20 0 0 5 5 4 0 3 7 2
21 1 0 0 0 0 0 7 3 0 0 0 5 5 6 7 3 7 2
22 1 8 5 0 3 0 0 0 7 4 1 7 6 7 2
23 1 9 7 5 2 1 0 7 8 0 0 0 0 8 6 1 2 8 8 2
24 0 0 8 6 1 2 8 8 2
25 8 0 0 5 0 0 4 0 0 0 0 0 9 0 1 3 3 8 2
26 1 6 4 0 0 0 0 5 0 0 0 0 1 0 6 0 3 3 8 2
27 1 2 2 0 0 0 0 6 0 0 0 0 0 1 1 2 2 3 3 8 2
28 1 3 5 0 2 0 0 9 8 0 0 0 0 1 1 5 9 3 5 8 2
29 1 8 4 2 2 5 2 0 1 3 4 3 5 8 3 4
30 1 9 9 5 3 0 0 2 5 0 0 0 0 0 1 2 9 3 1 1 3 4
31 0 0 1 2 9 3 1 1 3 4
SUBTOTAL

2 3 1 8 1 3 3 4 1 0 2 5 0 2 0 0 1 2 9 3 1 1 3 4

Registre el valor de la compra incluyendo el IVA (D.R. 380/98, art. 14, numeral 3º)

OBSERVACIONES:


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2. Caja Menor

2.1 CONCEPTO ejemplo: “A través del fondo de caja menor se harán
pagos que no superen determinado monto, o que
La caja menor, es un fondo que se crea en las determinados pagos, sin importar su monto, no se
empresas para manejar pequeños gastos o deben realizar por caja menor”.
desembolsos, y para su control se asigna a una persona
como responsable de su manejo. En cierta forma, el fondo de caja menor se asimila a lo
que llamamos “dinero de bolsillo”, por lo que es
Existen multitud de pagos pequeños, que para preciso tener un cuidado y control especial sobre estos
manejarlos a través de la cuenta Bancos se hace recursos, y debe autorizarse una persona de entera
complejo y puede entorpecer el desarrollo ágil de confianza y responsabilidad para que lo administre.
ciertas actividades, por lo que la solución es la
constitución de un fondo de caja mejor que se 2.2.1 Constitución del fondo de caja menor. Para
encargue de este tipo de pagos, de esta forma, aquellas constituir el fondo de caja menor, se retira plata del
compras o pagos menores, que no sean Banco a través del giro de un cheque por el monto
representativos, se manejan por este fondo. presupuestado.

2.2 MANEJO Y CONTROL DEL FONDO DE Ejemplo: el 10 de julio de 2011, Almacén el Palacio
CAJA MENOR del Calzado, según cheque No. 49001 del Banco del
Caribe, constituye su fondo fijo de caja menor por un
El monto del fondo de caja menor, depende del tipo de valor de $400.000 para gastos menores o iguales a
empresa, puesto que mientras en algunos negocios $50.0000. De igual manera autoriza a María
$500.000 serán suficientes, en otras, será necesario Contreras como responsable del fondo.
disponer de un fondo de mayor cuantía.
El registro contable a la hora de constituir el fondo,
Para el manejo de fondo de caja menor, ser requiere la será como se muestra a continuación:
implementación de ciertas políticas, como por


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Almacén El Palacio del Calzado COMPROBANTE DE CONTABILIDAD
Nit. No. 900450360-5
Sincelejo, Sucre - Colombia FECHA: 10 de julio de 2011 No.:

CÓDIGO DETALLE PARCIALES DÉBE HABER
1105 CAJA $400.000,00
110510 Cajas menores
11051001 María Contreras $400.000,00
1110 BANCOS $400.000,00
111005 Moneda Nacional
11100501 Banco del Caribe $400.000,00
Para constituir fondo fijo según cheque No. 49001
SUMAS IGUALES: $400.000,00 $400.000,00

2.2.2 Reembolso de caja menor. Cuando el fondo de 21 de julio de 2011: recibo No. 0006, acarreo de
caja menor se agota, o llega a un determinado monto, mercancías por valor de $50.000.
se procede a rembolsar el dinero utilizado. 22 de julio de 2011: recibo No. 0007, flores
cumpleaños por valor de $32.000
En este momento, el responsable del fondo de caja 22 de julio de 2011: recibo No. 0008, fotocopias por
menor, hace entrega de los soportes de los gastos valor de $18.000.
incurridos para que le sea rembolsado su valor y así 23 de julio de 2011: recibo de No. 0009, elementos de
recuperar el fondo de caja menor a su monto inicial. aseo por valor de $50.000.
24 de julio de 2011: recibo No. 0010, gastos de
Ejemplo: continuando con el caso de Almacén el cafetería por valor de $47.500.
Palacio del Calzado, a continuación se muestran los 25 de julio de 2011: recibo No. 0011, pintura para
diferentes pagos realizados a través del fondo de caja decorar oficinas por valor de $32.800.
menor: 27 de julio de 2011: recibo No. 0012, servicio de taxi
por valor de $12.000.
12 de julio de 2011: recibo No. 0001, 2 resmas de 28 de julio de 2011: recibo No. 0013, papelería y
papel a $7.000 cada una elementos de oficina por valor de $32.300.
15 de julio de 2011: recibo No. 0002, gastos de
cafetería por valor de $12.000. Procedimiento:
16 de julio de 2011: recibo No. 0003, tinta para
impresora por valor de $42.000. PRIMER PASO:
18 de julio de 2011: recibo No. 0004, servicio de taxi
por valor de $5.000. Para su control, cada vez que se realiza un pago a
19 de julio de 2011: recibo No. 0005, servicio de aseo través del fondo fijo de Caja Menor, la responsable del
por valor de $40.000. mismo prepara el correspondiente recibo, tal y como
se puede observar a continuación:


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10-08-2011

Modelo de recibo de Caja Menor:

Almacén El Palacio del Calzado Recibo de caja menor
Nit. No. 900450360-5
Sincelejo, Sucre - Colombia
Fecha: 12-07-2011 No. 0001

Pagado a: Papelería Escolar Ltda. Valor: $7.000.00

Por concepto de: Una resma de papel tamaño carta.

CÓDIGO VALOR Recibido:
CUENTA
519530 $7.000,00
PAPELERÍA ESCOLAR Ltda.
Nit, No. 980211601-9
Elaborado por: María Contreras Sincelejo, Sucre

SEGUNDO PASO: responsable del fondo, registra cada uno de los
comprobantes o recibos en el Libro Auxiliar de Caja
En forma simultánea, cada vez que se produce un pago Menor, tal y como aparece en la siguiente ilustración:
a través del fondo fijo de Caja menor, la persona

Caja Menor
FECHA
DETALLE DEBE HABER SALDO
2011
Julio 10 Cheque No. 49001 Bco. del Caribe, Constitución Fondo Fijo 400.000,00 400.000,00
Julio 12 Rbo. No. 0001: una resma de papel 7.000,00 39.300,00
Julio 15 Rbo. No. 0002: gastos de cafetería 12.000,00 381.000,00
Julio 16 Rbo. No. 0003: tinta para impresora 42.000,00 339.000,00
Julio 18 Rbo. No. 0004: servicio de taxi 5.000,00 334.000,00
Julio 19 Rbo. No. 0005: servicio de aseo 40.000,00 294.000,00
Julio 21 Rbo. No. 0006: acarreo de mercancías 50.000,00 244.000,00
Julio 22 Rbo. No. 0007: flores cumpleaños 32.000,00 212.000,00
Julio 22 Rbo. No. 0008: fotocopias 18.000,00 194.000,00
Julio 23 Rbo. No. 0009: elementos de aseo 50.000.00 144.000,00
Julio 24 Rbo. No. 0010: gastos de cafetería 47.500,00 96.500,00
Julio 25 Rbo. No. 0011: pintura para decorar oficinas 32.800,00 63.700,00
Julio 27 Rbo. No. 0012: servicio de taxi 12.000,00 51.700,00
Julio 28 Rbo. No. 0013: papelería y elementos de oficina 32.300,00 19.400,00

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TERCER PASO: ante el propietario del negocio un reembolso o
reintegro para cubrir los gastos realizados hasta la
Como puede observar amigo estudiante San joseista, fecha.
el fondo fijo de Caja Menor ha llegado a un nivel
mínimo, es decir, solamente se dispone de $19.400 En este momento María, como responsable del fondo
(según libro auxiliar), es el momento para que la prepara el respectivo documento de Reembolso (Ver
responsable María Contreras solicite a la gerencia o ilustración):

Modelo de reembolso de Caja Menor:

Almacén El Palacio del Calzado Valor del fondo: $400.000,00
Nit. No. 900450360-5 Menos efectivo: 19.400,00
Sincelejo, Sucre - Colombia
Vales: 0,00
Otros: 0,00
Reembolso de Caja Menor No. 001 Valor del reembolso: $380.600,00
Fecha: 29 de julio de 2011

PAGADO A CONCEPTO VALOR
Papelería Escolar Ltda. Resmas de papel $ 7.000,00
Panadería Las Delicias Gastos de cafetería 12.000,00
Mundo impresoras Tinta para impresora 42.000,00
Radio Taxi Ltda. Servicio de taxi 5.000,00
Claudia Pacheco Servicio de aseo 40.000,00
Acarreos del Caribe S.A. Acarreo de mercancías 50.000,00
Floristería Los Laureles Flores cumpleaños 32.000,00
Fotocopias de Sincelejo Fotocopias 18.000,00
Almacén Éxito Elementos de aseo 50.000,00
Panadería Las Delicias Gastos de cafetería 47.500,00
Pintulacas de Sucre Pintura para decorar oficinas 32.800,00
Radio Taxi Ltda. Servicio de taxi 12.000,00
Papelería Escolar Ltda. Papelería y elementos de oficina 32.300,00

TOTAL: $ 380.600,00

Elaborado por: Revisado por: Aprobado por: Contabilizado por:

CUARTO PASO: valor de $380.600 que corresponde al valor del
reembolso.
Finalmente, el gerente o propietario del negocio, gira
el cheque No. 49501 del Banco del Caribe por un

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3. Documentos Fuente

DOCUMENTOS FUENTE

GESTIÓN CONTABLE

Comprobantes de
Hechos Económicos Soportes Contables Contabilidad

Registro en los libros de Se presenta la
Contabilidad información en los
estados financieros

3.1 CONCEPTO E IMPORTANCIA cuales deben recopilarse para dar paso al registro
descriptivo y cronológico de las operaciones
Cada hecho comerciales de los entes económicos.
económico debe
estar respaldado por Las cuatro etapas del proceso contable: recolección,
un documento registro, clasificación y resumen, representan el
fuente, soporte para procedimiento mediante el cual se genera la
el registro en los información contable. Por esta razón, la Contabilidad
libros principales y representa un sistema para la creación de la
auxiliares de información financiera, en el cual la unidad de entrada
contabilidad y además punto de partida del ciclo está constituida por los documentos fuente; la unidad
contable. Las facturas, comprobantes de pago o de procedimiento, por el registro y clasificación y la
egreso, comprobantes de ingreso o recibos de caja, unidad de salida, por el resumen de información
contratos, notas débito y notas crédito, entre otros, registrada en los estados financieros.
constituyen ejemplos de soportes de contabilidad, los


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10-08-2011

3.2 CLASES DE DOCUMENTOS

CLASES DE DOCUMENTOS

Letra de cambio,
Instrumentos Pagaré,
Cheque,
Negociables Libranza
Acciones,
Según Significado Títulos valores Bonos,
Económico Cédulas,
Certificados
Cotización,
Pedido,
No Negociables Remisión,
Factura,
Recibo
Cotización,
Informativos Pedido,
Según Función Remisión
Administrativa Negociables o no negociables, sirven de
respaldo al asiento contable y por lo tanto
Soportes de Contabilidad deben anexarse al comprobante de
contabilidad.

3.2.1 Documentos No Negociables. Los documentos Realizada la negociación, los comerciantes proceden a
no negociables sirven de información sobre las utilizar nuevos documentos, para pagar o garantizar el
condiciones de una transacción comercial y cumplimiento de las obligaciones adquiridas, tales
suministran los datos necesarios para su registro como el cheque, el pagaré, la letra de cambio, la
contable; sin embargo, no tienen carácter negociable. factura cambiaria, etc.
Ejemplo: Cotización, pedido, remisión, factura, recibo.
3.2.3 Documentos Soporte: Toda transacción
3.2.2 Documentos Informativos. Una transacción comercial origina una serie de documentos utilizados
comercial puede iniciarse con la solicitud de una como prueba de la acción realizada y para pagar o
cotización. Aceptadas las condiciones de compra y respaldar una obligación monetaria.
venta, se produce el pedido, que a su vez origina la
remisión y la facturación. Estos últimos documentos Los documentos soporte, ya sean negociables o no
permiten los registros en el kárdex. negociables, sirven además de respaldo al asiento
contable y por lo tanto deben anexarse al comprobante
de contabilidad.


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3.3 CONTENIDO Y CARACTERÍSTICAS DE por el comprador, como prueba de haberla recibido a
LOS DOCUMENTOS satisfacción, el vendedor elabora la factura comercial
correspondiente.
3.3.1 Factura. Una vez despachada la mercancía y
recibida la copia de la remisión debidamente firmada
venta y prestación de servicios, la descripción
El objeto fundamental de la factura es la de servir de comprenderá igualmente unos y otros.
base para el cobro de la mercancía despachada o  Valor total de la operación: Debe incluirse el
servicio prestado al cliente. monto total de la operación,
independientemente de la forma de pago. En
 Una factura contiene básicamente los el evento de expedirse la factura en varias
siguientes datos: hojas, el valor de la operación deberá constar
 Denominación: Indicar expresamente “factura en la última, y podrá subtotalizarse en cada
de venta” preimpreso a través de medios una de ellas.
litográficos, tipográficos o similar.  Cuando haya lugar a hacer ajustes por mayor
 Identificación del vendedor o de quien presta valor a la transacción efectuada, también
el servicio: Apellidos y nombre o razón social deberán constar en nueva factura, sin perjuicio
y NIT del vendedor o de quien presta el de los comprobantes internos que deben
servicio, previamente impresos. elaborarse y su registro en los
 Identificación del adquiriente de los bienes y correspondientes libros.
servicios: Apellido y nombre o razón social  Identificación del impresor. La factura debe
del adquiriente, cuando este exija la contener el nombre o razón social y el NIT del
discriminación del impuesto pagado por impresor de la factura, los cuales deben estar
tratarse de un responsable del impuesto sobre previamente impresos.
las ventas con derecho al correspondiente  Calidad de agente retenedor del IVA:
descuento. Indicarse mediante cualquier medio mecánico,
 Numeración consecutiva: Debe estar manual o sello. En todo caso deberá constar
preimpreso a través de medios litográficos, cuando quien expide la factura tenga la
tipográficos o similares. calidad de agente retenedor del impuesto
 Fecha de la expedición: Día, mes y año de sobre las ventas por operaciones con
facturación. Debe corresponder a la responsables del régimen común.
realización de la operación de venta y/o  Discriminación del impuesto sobre las ventas:
prestación del servicio. La discriminación del impuesto sobre las
 Descripción específica o genérica de los ventas debe efectuarse en todos los casos en
artículos vendidos o servicios prestados: que la factura sea expedida por un
Descripción, cantidad, precio unitario, valor responsable del régimen común. Sin perjuicio
de la mercancía o servicio, descuentos de lo anterior el valor del impuesto sobre las
recargos. Cuando la operación comprenda ventas, en todos los casos deberá incluirse en
el precio de venta al público.


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10-08-2011

Modelo de factura:

ALMACÉN ELECTROEQUIPOS Ltda. FACTURA
Nit. No. 802561001-5
Calle 78 No. 25 – 102, Tel.: 28451522
Reg. Común - Res. DIAN No. 2010001 del 00001 al 50000 No. 00512
Sincelejo, Sucre
VENDIDO A: Claudia Pacheco C.C. o NIT. No.: 31801562 FECHA: 21-05-2011
DIRECCIÓN: Cra. 45 No. 56-100 FORMA DE PAGO: Crédito 60 días VENDEDOR: María Osorio
No. DESCRIPCIÓN CANTIDAD Vlr. UNITARIO Vlr. TOTAL
1 Escritorios tipo gerente IMP, Ref.: XW-1500 2 $ 350.000,00 $ 700.000,00
2 Sillas reclinamatic IMP, Ref.: ST-500 3 $ 85.400,00 256.200,00
3
4
5
6
7
8
9
10
ELABORADO: APROBADO: CONTABILIZADO: SUBTOTAL: $ 956.200,00
IVA: 16% 152.992,00
0,00
TOTAL: $ 1.109.192,00


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3.3.2 Recibo de Caja. Este documento se diligencia  Forma de pago: Cheque, tarjeta de crédito,
cuando, por diferentes conceptos, ingresan dineros a la efectivo.
empresa y también se conoce como comprobante de  Imputación contable: Código auxiliar de las
ingreso. Contiene la siguiente información. cuentas que se debitan y acreditan y valores.
 Firma y sello: Funcionario responsable que
 Número: Consecutivo para control. recibe el dinero.
 Persona o entidad de quien recibe: Natural o  Membrete. Indicar en forma preimpresa
jurídica, número de cédula o NIT. apellidos y nombre o razón social, cédula o
 Fecha: Día, mes y año de ingreso. NIT, dirección de la empresa.
 Concepto y valor: Motivo y monto del ingreso
en números y letras.

Modelo de recibo de caja:

ALMACÉN LA REBAJA RECIBO DE CAJA
Nit. No. 800500002-5
Cra. 45 No. 78-90 No. : 00025
Sincelejo, Sucre
RECIBÍ DE: C.C. o Nit. No: FECHA:
Carlos Eduardo López M. 30502631 14 – 06 – 2011
POR CONCEPTO DE: VALOR NETO
Cuota inicial valor factura No. 0152 $ 1.200.000 00

VALOR EN LETRAS: Un millón, doscientos mil pesos M. Cte. $ 1.200.000 00
CODIGO CTA. DÉBITO CRÉDITO CHEQUE No.
110505001 1.200.000,00 010522 Bco. Caribe $ 1.200.000 00
413524001 1.200.000,00 $
EFECTIVO $
Firma y sello


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3.3.3 Comprobante de Egreso: Este documento se  Identificación del beneficiario: Nombre
diligencia cuando, por diferentes conceptos, la acompañados del número de cédula o NIT.
empresa realiza pagos de dinero.  Concepto y valor: Motivo y monto del pago.
 Trama de seguridad: Copia al carbón del
El comprobante de egreso tiene como objetivo cheque.
fundamental servir de constancia de los dineros  Imputación contable: Código auxiliar de las
entregados por la empresa. Contiene la siguiente cuentas que se debitan y acreditan y valores.
información. Cuando existe una sola columna, para
diferenciar los créditos, se indican entre
 Número. Consecutivo para control. paréntesis.
 Identificación del cheque: Banco y número del  Beneficiario: Firma de quien recibe.
cheque con el cual se hace el pago.  Responsables del egreso: Quien elabora,
aprueba y contabiliza, entre otros.

Modelo de comprobante de egreso:

DISTRIBUIDORA ARCO IRIS S.A. COMPROBANTE DE EGRESO
Nit. No. 914500208-9
Cra. 50 No. 100 - 41 No. : 12506
Sincelejo, Sucre
BANCO: CHEQUE No. C.C. o Nit. BENEFICIARIO FECHA:
Unión 21005001 714500101 20 – 08 – 2011
POR CONCEPTO DE: VALOR NETO
Pago Factura No. A-15201 $ 4.535.500 00

VALOR EN LETRAS: Cuatro millones, quinientos treinta y cinco mil, quinientos pesos M. $ 4.535.500 00
Cte.
CODIGO CTA. DÉBITO CRÉDITO FIRMA RECIBIDO
220501025 $ 4.700.000
111005001 $ 4.535.500
236540022 $ 164.500

C.C. o Nit. No. 714500101
ELABORADO POR: APROBADO POR: CONTABILIZADO POR:


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3.3.4 Comprobante de Consignación. Este  Número de la cuenta corriente: La que se
comprobante es diligenciado cuando se decide beneficiará con la consignación.
depositar determinada cantidad de dinero, en efectivo,  Detalle de los cheques consignados (si los
en cheques o recibos de tarjetas de crédito en la cuenta hay): Nombre o código del banco emisor de
corriente bancaria. Para que el comprobante de los cheques y valor girado.
consignación tenga validez, es necesario que lleve el  Nombre del titular de la cuenta: Persona
sello y firma del cajero del banco. natural o jurídica
 Valores consignados: En efectivo, en cheques
El objetivo fundamental del comprobante de del mismo banco, en cheques de otros bancos
consignación es servir de constancia del valor y recibos de tarjetas de crédito.
depositado en una cuenta corriente bancaria.  Total consignación: La suma de los valores
consignados en efectivo y en cheques.
 Un comprobante de consignación contiene  Cantidad de cheques consignados: Total de
básicamente, los siguientes datos: cheques que integran la consignación.
 Fecha: Día, mes y año de la consignación;  Firma del depositante: Persona encargada de
ciudad y oficina bancaria. hacer la consignación.

Modelo de comprobante de consignación:

Banco del Caribe
Nit. No. 900501256-9
CONSIGNACIÓN EN EFECTIVO
ÚNICAMENTE No.1256145211
MARQUE UNA X SI ES
CUENTA CORRIENTE X CUENTA DE AHORROS PUEDE CONSIGNAR
NUMERO DE LA CUENTA EN CUALQUIER SUCURAL
1 2 3 4 5 6 5 6 8 9 0 Y PARA CUALQUIER TIPO
NOMBRE DEL TITULAR DE LA CUENTA DE CUENTA EN EL PAÍS
ALMACEN CASA HOGAR Ltda.
NOMBRE DEL DEPOSITANTE
IVAN LÓPEZ BUELVAS
REFERENCIA

CIUDAD TELÉFONO FECHA TOTAL EFECTIVO
SINCELEJO 28052001 AÑO MES DÍA $1.500.000
2011 08 02


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3.3.5 Nota Débito. Este documento es diligenciado  Identificación: Cédula o NIT.
cuando se necesita informar a un cliente acerca del  Dirección: De la persona a quien se le notifica.
valor de su deuda o de algún tipo de incremento por  Fecha: Día, mes y año cuando se hace la
diferentes conceptos. notificación.
 Concepto: Motivo específico de la
El objetivo fundamental de la nota débito es informar información.
sobre el movimiento en la cuenta de los clientes.  Monto del débito: En letras y números.
Una nota débito contiene los siguientes datos:  Imputación contable: Código auxiliar de las
cuentas que se debitan y acreditan y valores.
 Número: Consecutivo para control.  Firma responsables: Quien elabora, aprueba y
 Persona a quien se le notifica: Natural o contabiliza.
jurídica.

Modelo de Nota Débito:

INDUSTRIAS ALFA Ltda. NOTA DEBITO
Nit, No. 800520601-9
Cra. 72 No. 101- 200 No. 1020
Barranquilla
SEÑORES: Almacén Calza Unión S.A.S. C.C. o Nit. No.: 900100256-5
DIRECCIÓN: Calle 75 No. 45 – 82 Medellín FECHA: 12 – 08 -2011
CONCEPTO VALOR
Intereses de mora en Letra No. 7/12 $ 120.500 00

CÓDIGO CTA. DÉBITO CRÉDITO TOTAL: $ 120.500 00
$ 120.500 Firma y Sello
$ 120.500



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3.3.6 Nota Crédito. Este documento es diligenciado  Identificación: Cédula o NIT.
cuando se necesita informar a un cliente que su deuda  Dirección: De la persona a quien se notifica.
se ha visto disminuida por algún concepto.  Fecha: Día, mes y año de la notificación.
 Concepto: Motivo específico de la
 El objetivo fundamental de la nota crédito es información.
informar sobre la disminución o cancelación  Valor: Monto total acreditado.
de una deuda.  Imputación contable: Código auxiliar de las
 Contiene básicamente los siguientes datos: cuentas que se debitan o acreditan y valores.
 Número: Consecutivo para control.  Firma responsables: Quien elabora, aprueba y
 Persona a quien se le notifica: Natural o contabiliza.
jurídica.

Modelo de Nota Crédito:

INDUSTRIAS ALFA Ltda. NOTA CRÉDITO
Nit, No. 800520601-9
Cra. 72 No. 101- 200 No. 10115
Barranquilla
SEÑORES: Industrias Omega S.A. C.C. o Nit. No.: 800512006-9
DIRECCIÓN: Cra. 89 No. 102-52 Montería FECHA: 21 – 07- 2011
CONCEPTO VALOR
Descuento por pronto pago en Fact. No. B-10050 $ 250.000 00

CÓDIGO CTA. DÉBITO CRÉDITO TOTAL: $ 250.000 00
$ 250.000 Firma y Sello
$ 250.000



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3.3.7 Cheque. Es un documento negociable, mediante  Ciudad y fecha de expedición: Lugar, día, mes
el cual el titular de una cuenta corriente bancaria y año de la orden de pago.
ordena al banco que pague determinada cantidad de  Beneficiario: Nombre de la persona natural o
dinero a una persona natural o jurídica, previa la jurídica autorizada para cobrar el cheque.
presentación del mismo.  Valor: En números y letras del monto que se
ordena pagar.
Contiene básicamente los siguientes datos:  Girador: Firma del titular de la cuenta
corriente.
 Nombre del banco girado: Donde se tiene la  Número de la cuenta corriente: Identificación
cuenta corriente. (preimpreso). de la cuenta. (preimpreso).
 Serie y número del cheque: Consecutivo para
control. (preimpreso).

Modelo de cheque:

BANCO DEL NORTE CHEQUE No. 4359563
Cra. 31 No. 28-102, Barranquilla
$ 10.500.000,00-.-.-.-.-.-.-.-.

CIUDAD Y FECHA: Barranquilla, 15 10 de agosto de 2011
PAGUESE A LA ORDEN DE: PINTULACAS S.A.
LA SUMA DE: DIEZ MILLONES, QUINIENTOS MIL PESOS, M. Cte.-.-.-.-.-.-.-.-.-.-.-.-.-.-.-.-.
.-.-.-.-.-.-.-.-.-.-.-.-.-.-.-.-.-.-.-.-.-.-.-.-.-.-.-.-.-.-.-.-.-.-.-.-.-.-.-.-.-.-.-.-.-.-.-.-.-.-.-.-.-.-.-.-.-.-.-.-.-.-.-.-.-.-.-.-.-.-.-.-.-.-.-.-

CUENTA No. 190 – 004 21 - 5


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3.3.8 Pagaré. Es un documento negociable, mediante  Fecha de vencimiento: Día, mes y año cuando
el cual una persona se compromete con su firma a se cancelará la obligación.
pagar a otra cierta cantidad de dinero en un tiempo  Identificación del suscriptor: Nombre de quien
determinado. Para su diligenciamiento se utilizan se compromete con su firma a cancelar el
formas preimpresas en papel de seguridad. Es de pagaré.
circulación privada y lo utilizan principalmente las  Beneficiario: Nombre de la persona o entidad
entidades de crédito. a quien se cancelará el pagaré.
 Interés pactado. Tanto por ciento.
Contiene básicamente los siguientes datos:  Estipulaciones: Condiciones pactadas para
garantizar el pago.
 Número: Consecutivo de control.  Firmas: Deudor y codeudor.
 Valor: Monto de la obligación en números y
letras.

Modelo de pagaré:
PAGARE No.: 000514
Lugar y Fecha de Firma: Sincelejo 1 de agosto de 2011
Valor: $10.000.000 (Diez millones de pesos m. cte.)
Plazo: 24 meses
Intereses corrientes durante el plazo: 2% (dos por ciento)
Intereses de mora: 2% mensual sobre saldo vencido
Persona a quien debe hacerse el pago (acreedor): Juan Pérez, identificado con C.C. 16.793.999
Lugar donde se efectuará el pago: Sincelejo.
Deudor: EL EJEMPLO S.A. c.c. 890.000.000
Declaro: PRIMERA.-OBJETO: Que por virtud del presente título valor pagaré incondicionalmente a la orden de: Juan Pérez,
identificado con c.c.16.793.999 o a quien represente sus derechos, en la ciudad y dirección indicados, y en las fechas de amortización por
cuotas señaladas en la cláusula tercera de este pagaré, la suma de DIEZ MILLONES DE PESOS ($10.000.000), más los intereses
señalados en la cláusula segunda de este documento. SEGUNDA.- INTERESES: Que sobre la suma debida se reconocerán intereses
corrientes a una tasa nominal mensual del 2% (dos por ciento). Sin embargo, en caso de mora en el cumplimiento de las cuotas
señaladas en la cláusula tercera de este pagaré, cancelaré intereses de mora a un tasa nominal mensual del 2% (dos por ciento) mensual
sobre el saldo de capital que llegue a estar en mora. TERCERA.-PLAZO. Que pagaré el capital indicado en la cláusula primera de este
pagaré mediante veinticuatro (24) cuotas iguales, mensuales y sucesivas, cada una de ellas por un monto de quinientos veintiocho mil
setecientos once pesos ($528.711). La primera de estas cuotas se cancelará el día 30 de septiembre de 2007 y de allí en adelante en forma
mensual el último día de cada mes.. CUARTA.-CLAUSULA ACELERATORIA: El tenedor del presente pagaré podrá declarar
vencidos la totalidad de los plazos de esta obligación o de las cuotas que constituyan el saldo de lo debido y exigir su pago inmediato ya
sea judicial o extrajudicialmente, cuando el deudor entre en mora o incumpla una cualquiera de las obligaciones derivadas del presente
documento. QUINTA.-GARANTIA PRENDARIA: Para respaldar el cumplimiento de la deuda aquí contraída, el deudor efectuará, a
favor del acreedor, la constitución de una hipoteca de primer grado sobre el inmueble ubicado en la Calle 15 20-45 de Sincelejo,
identificado con matricula inmobiliaria No.370-145678, diligencia que se llevará a cabo mediante escritura pública que ha de otorgarse
en cualquier notaría de Sincelejo dentro de los diez (10) días siguientes a la firma del presente pagaré. SEXTA – IMPUESTO DE
TIMBRE: Los gastos originados por concepto de impuesto de timbre correrán a cargo de EL DEUDOR
En Constancia de lo anterior, se suscribe este documento en la ciudad de Sincelejo el día 1 (primero) de septiembre de 2011 (dos mil
once)
___________________________
David Gómez
c.c.16.793.234 de Sincelejo
Representante Legal de la sociedad EL EJEMPLO S.A.
Nit.890.000.000
DEUDOR


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3.3.9 Letra de Cambio. Es un documento negociable,  Lugar: Sitio donde se hará efectivo el pago.
mediante el cual una persona ordena a otra que pague  Fecha de vencimiento: Día, mes y año cuando
a una tercera persona cierta cantidad de dinero, en un se efectuará el pago.
lugar determinado y en un tiempo estipulado.  Beneficiario: Persona a la orden de quien se
hará el pago.
Contiene los siguientes datos.  Interés pactado: Tanto por ciento mensual
acordado por mora.
 Número: Consecutivo de control.  Girador o librador: Persona que autoriza el
 Fecha: Día, mes y año de expedición. pago.
 Valor: En números y letras.  Aceptada: Firma del girado.
 Girado: Nombre de la persona que deberá
efectuar el pago.

Modelo de letra de cambio:

ACEPTADA FECHA LETRA No. POR VALOR
12 de agosto de 2011 1/5 $500.000,00

SEÑORES: EDUARDO JOSÉ BLANCO BUELVAS
SE SERVIRA(N) UD.(S) PAGAR
SOLIDARIAMENTE EN SINCELEJO POR
CÉDULA DE CIUDADANÍA O NIT.



EL DÍA: 21 DE DICIEMBRE DE 2011 ESTA ÚNICA DE CAMBIO EXCUSADO EL
PROTESTO, LA PRESENTACIÓN Y LA NOTICIA
DEL RECHAZO.

A LA ORDEN DE:
MARTHA LUCIA CASTRO S.
LA SUMA DE:
QUINIENTOS MIL PESOS M. Cte.
MÁS INTERESES DURANTE EL PLAZO DEL % Y DE MORA DEL % MENSUALES

DIRECCIÓN TELÉFONO ATENTAMENTE
ACEPTADA

Cra. 34 No. 69-95 Sincelejo 2801799


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3.3.10 Libranza. Es un documento comercial,  Número: Consecutivo para control.
regularmente utilizado por cooperativas o empresas en  Beneficiario: Nombre de la persona que recibe
las cuales labora el beneficiario de un préstamo o el préstamo o crédito.
crédito.  Dependencia y cargo: Puesto desempeñado
por el beneficiario.
Mediante la libranza, el deudor autoriza a su  Dirección y teléfono del trabajador.
empleador (empresa) la deducción de cuotas  Autorización: Al pagador para que deduzca
periódicas de su salario, honorarios o participaciones las cuotas indicadas.
a que tiene derecho para la cancelación de su  Autorización adicional: En caso de retiro del
obligación crediticia. trabajador.
 Firmas: Del trabajador, codeudor con el
La libranza contiene los siguientes datos: número respectivo de documento de
identificación.

Modelo de libranza:

LIBRANZA No. _______________
Fecha_______________
SEÑORES: _____________________ (Nombre del Empleador)
ASUNTO: Crédito de ________________ (Se describe la clase de crédito)
_________________________(Nombre del trabajador), mayor de edad, identificado con aparece al pie de mi
firma, autorizo expresa e irrevocablemente para que de mi salario, bonificaciones, prestaciones sociales, o de
cualquier suma de dinero que se vaya generando a mi favor, me sean descontados _____(Número de Cuotas)
cuotas mensuales por valor de $__________ (Valor de la cuota) para el pago del crédito que soy deudor ante
______________(Nombre del Acreedor, Banco o Almacén), aún en el evento de encontrarme disfrutando de
vacaciones o licencias.
Igualmente autorizo expresa e irrevocablemente a __________(Nombre del Empleador), para que las sumas
descontadas mensualmente en los términos aquí establecidos sean giradas y entregadas en forma mensual a
________________(Nombre del Acreedor, Banco o Almacén) dentro del término fijado para tal efecto,
amortizando de esta forma el crédito que me fue concedido. Si mi empleador no descuenta y no paga a
_______________(Nombre del Acreedor, Banco o Almacén) el valor de las cuotas mensuales del respectivo
crédito, no quedo exonerado de la responsabilidad de pagar la cuota mensual y eventuales de mora.
También autorizo a ________________(Nombre del Empleador) a descontar de mi salario, sueldo,
bonificaciones, prestaciones sociales e indemnizaciones a que tengo derecho, las cuotas que se estén adeudando
si se llegare a terminar mi contrato de trabajo por cualquier causa.
Declaro que conozco el reglamento del crédito otorgado y su aceptación para lo cual me acojo a ellos incluso
asumiendo que la empresa solo es un canal de pago.
Atentamente,
_____________________ (Firma del Empleado)
C C:


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3.3.11 Cotización. Este documento se expide por el  Cliente: Nombre de la persona natural o
vendedor, a solicitud del cliente, y contiene jurídica a quien se dirige la cotización.
información referente al objeto que se ofrece en venta  Fecha: Día, mes y año en que se expide la
y las condiciones bajo las cuales se plantea la cotización.
negociación.  Tiempo de validez: Período de vigencia de las
condiciones ofrecidas.
El objetivo fundamental de la cotización es el de  Forma de pago: Contado o a crédito.
facilitar al cliente la toma de decisiones acerca de la  Forma de despacho: Vía, fletes y seguro.
mejor opción; por esta razón, antes de realizar una  Descripción: Características del objeto de
negociación, el interesado solicita varias cotizaciones cotización, precio unitario, cantidad,
y compara las diferentes propuestas. descuentos, recargos y valor total.
 Observaciones: Condiciones particulares de la
Una cotización contiene los siguientes datos: negociación.
 Firmas: Quien cotiza y quien aprueba.
 Número: Consecutivo de control.

Modelo de cotización:

ALMACÉN ELECTROEQUIPOS Ltda. COTIZACIÓN
Nit. No. 802561001-5
Calle 78 No. 25 – 102, Tel.: 28451522 No. 10091
Sincelejo, Sucre
COTIZADO A: Claudia Pacheco C.C. o NIT. No.: 31801562 FECHA: 21-05-2011
DIRECCIÓN: Cra. 45 No. 56-100 TIEMPO DE ENTREGA Inmediata FORMA DE PAGO: Crédito
No. DESCRIPCIÓN CANTIDAD Vlr. UNITARIO Vlr. TOTAL
1 Escritorios tipo gerente IMP, Ref.: XW-1500 2 $ 350.000,00 $ 700.000,00
2 Sillas reclinamatic IMP, Ref.: ST-500 3 $ 85.400,00 256.200,00
3
4
5
6
7
8
9
10
ELABORADO: APROBADO: CONTABILIZADO: SUBTOTAL: $ 956.200,00
IVA: 16% 152.992,00
0,00
TOTAL: $ 1.109.192,00


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