1. Tatacara Pengurusan Stor Kerajaan
Unit Pentadbiran Am dan Aset
Bahagian Pembangunan Perakaunan Dan Pengurusan
Jabatan Akauntan Negara Malaysia
Pekeliling Perbendaharaan Bil. 5 Tahun 2009
2. Tujuan
Memperkemas dan memantapkan peraturan Pengurusan
Stor Kerajaan
2
Peranan dan Tanggungjawab Pegawai Pengawal
Mengemukakan Laporan Tahunan ke Perbendaharaan
sebelum 15 Mac tahun berikutnya
i. Laporan Kedudukan Stok (Kew.PS-13)
ii. Laporan Pemeriksaan/Verifikasi Stor (Kew.PS-14)
iii. Laporan Tahunan Keseluruhan Pengurusan Stor
(Kew.PS-15)
iv. Laporan Tahunan Verifikasi Stor (Kew.PS-16)
v. Laporan Tahunan Pelupusan Stok (Kew.PS-20)
vi. Laporan Tahunan Kehilangan Dan Hapus Kira Stok
(Kew.PS-22)
4. Definasi Stor & Stok
PERKARA STOR STOK
Definisi Tempat melaksanakan :-
- Penerimaan;
- Perekodan;
- Penyimpanan;
- Penyelenggaraan;
- Pengendalian; dan
- Pengeluaran STOK.
Barang BELUM GUNA dan perlu
disimpan untuk tujuan operasi atau
penyelenggaraan termasuk :-
- Bekalan pejabat
- Ubat-ubatan
- Alat ganti
- Keselamatan
- Makmal
- Bengkel
- Dapur
- Sukan
- Pertanian
- Latihan
- Penyiaran
- Domestik dll
4
5. Kategori Stor Kerajaan
PER. STOR PUSAT STOR UTAMA STOR UNIT
Definisi Membekalkan stok
kepada semua Stor
Utama di Kementerian/
Jabatan di bawahnya.
Permohonan
daripada Stor Utama
kepada Stor Pusat
menggunakan
KEW.PS-10
Mendapatkan bekalan daripada
Stor Pusat
ATAU
i.Menguruskan pembelian sendiri
dan membekalkan kepada stor unit.
Permohonan stok daripada Stor Unit
ke Stor Utama guna Kew.PS-10.
i.Menguruskan pembelian sendiri
dan membekalkan terus kepada
pelanggan. Permohonan daripada
pelanggan ke Stor Utama guna
Kew.PS-11.
Mendapatkan
bekalan daripada Stor
Utama dan bekalan
terus dibuat kepada
pelanggan.
Tidak membuat
perolehan barang-
barang
Permohonan daripada
pelanggan
menggunakan Kew.PS-
11
5
7. Kategori Stor Kerajaan
7
STORUTAMA STORUTAMA STORUTAMA
STOR PUSAT
Stor
Unit
Stor
Unit
Stor
Unit
Stor
Unit
Stor
Unit
Stor
Unit
Pelanggan Pelanggan Pelanggan Pelanggan PelangganPelanggan
9. Fungsi Stor
9
Terima
Nationally and
Internationally
benchmarked
▪ Barang dipesan
▪ Sah dan perakukan barang diterima
Simpan Stok
Penjagaan
▪ Guna kaedah dan di lokasi ditetapkan
▪ Mengoptimumkan ruang stor
▪ Jaga & selenggara stok dengan baik
▪ Pastikan berfungsi untuk digunakan
Pengeluaran ▪ Pergerakan stok ikut keperluan pelanggan
▪ Selenggara rekod setiap transaksi
Nationally and
Internationally
benchmarked
Perancangan ▪ Rancang & urus penokokan stok
▪ Pastikan kedapatan stok ikut paras ditetapkan
10. Fungsi Stor
10
Pemeriksaan
Nationally and
Internationally
benchmarked
▪ Barang dipesan
▪ Sah dan perakukan barang diterima
3K
Pelupusan
▪ Pastikan Keselamatan, Kebersihan & Keceriaan
▪ Tindakan pelupusan dilaksanakan
▪ Stok usang/obselete , rosak , expired, melebihi
keperluan & elak pembaziran
Nationally and
Internationally
benchmarked
Hapuskira ▪ Dilaksanakan mengikut peraturan
▪ Untuk stok yang hilang
Nationally and
Internationally
benchmarked
Pembungkusan ▪ Bungkus dan hantar stok kepada pelanggan
14. Tatacara Pengurusan Stor
Pendahuluan
Bab D - Pengeluaran
Bab B - Merekod Stok
Bab C - Penyimpanan
Bab E - Pemeriksaan
Bab A - Penerimaan
Bab F - Keselamatan dan Kebersihan
14
Bab G - Pelupusan
Bab H - Kehilangan dan Hapuskira
15. Penerimaan
Istilah
Pegawai
Penerima
Nationally and
Internationally
benchmarked
Objektif
▪ Pegawai yang diberi tanggungjawab untuk
terima dan sahkan aset yang diperolehi
▪ Dilantik oleh Ketua Jabatan
Pegawai
Bertauliah
Objektif
▪ Pegawai yang memiliki kepakaran dalam
bidang tertentu
▪ Dilantik oleh Ketua Jabatan
▪ Spesifikasi barang-barang stor
▪ Kualiti / Kuantiti
▪ Keadaan barang-barang stor
15
16. Penerimaan
Daripada Pembekal
16
▪ Kew.PS-1 – Borang terimaan Barang-barang (BTB)
▪ Kew.PS-2 – Borang Laporan Terimaan Barang-barang
▪ Tidak sempurna – kuantiti lebih/kurang, kualiti tidak elok atau rosak
(catat diterima dengan syarat ianya disahkan kemudian secara
diperiksa, dikira, diukur, ditimbang atau diuji.
17. Penerimaan
Daripada Stor Pusat/Utama
17
▪ Kew.PS-2 – Borang Laporan Terimaan Barang-barang
▪ Kew.PS-10 – Borang Pesanan Dan Pengeluaran Stok
▪ Kew.PS-12 – Senarai Pembungkusan
▪ Tidak sempurna – kuantiti lebih/kurang, kualiti tidak elok atau rosak
18. Tatacara Pengurusan Stor
Pendahuluan
Bab D - Pengeluaran
Bab B - Merekod Stok
Bab C - Penyimpanan
Bab E - Pemeriksaan
Bab A - Penerimaan
Bab F - Keselamatan dan Kebersihan
18
Bab G - Pelupusan
Bab H - Kehilangan dan Hapuskira
19. Merekod Stok
Kad Kawalan Stok & Kad Petak
19
PER. STOR PUSAT STOR UTAMA STOR UNIT
Rekod
di ..
Kew.PS-3 (Kad Kawalan
Stok)
Kew.PS-4 (Kad Petak)
Kew.PS-3 (Kad Kawalan Stok)
Kew.PS-4 (Kad Petak)
Kew.PS-4 (Kad Petak)
Warna
Kad
Kew.PS-3 (Putih)
Kew.PS-4 (Hijau/Merah
Jambu untuk stok bertarikh
luput & bahan kimia)
Kew.PS-3 (Putih)
Kew.PS-4 (Hijau/Merah
Jambu untuk stok bertarikh
luput & bahan kimia)
Kew.PS-4 (Hijau/
Merah Jambu untuk
stok bertarikh luput &
bahan kimia)
Lokasi
Kad
Ditempatkan bersama stok
Kad petak barangan kimia, mudah terbakar atau stok simpan dalam bilik beku
simpan ditempat berasingan
Tatacara
Merekod
Penerimaan – Pen dakwat merah
pengeluaran – Pen dakwat biru/hitam
1 kad 1 item & no. kad berturutan
silap (tidak boleh padam – garis,repair & initial)
Rekod
Elektronik
Ikut format sama
Sentiasa dikemaskini
Cannibali
ze
direkod dalam senarai berasingan
20. Tatacara Pengurusan Stor
Pendahuluan
Bab D - Pengeluaran
Bab B - Merekod Stok
Bab C - Penyimpanan
Bab E - Pemeriksaan
Bab A - Penerimaan
Bab F - Keselamatan dan Kebersihan
20
Bab G - Pelupusan
Bab H - Kehilangan dan Hapuskira
21. Penyimpanan
21
Susun Atur Lokasi Penyimpan Stok
faktor keselamatan,
pergerakan & kekemasan
50cm daripada siling
Penyediaan floor plan
Catat lokasi pada KKS & KP
Letakan tetap & sementara
Amalan MDKD
Pembahagian ruang ikut
jenis stok (jika boleh)
Jenis Stok Tindakan Penyimpanan Jenis Stok Tindakan Penyimpanan
Stok Dalam
Bekas Asal
Kekalkan & pastikan label
dapat dilihat
Stok Barang
Berat
Lokasi paling bawah & mudahkan
urusan
Sediakan palet
Barang Tercerai Kumpul dalam satu bekas
kuantiti mudahkan kerja
Stok Bertarikh
Luput
Teg Biru diletak pada KKS
Kad Petak warna pink
Kew.PS-8
Kew.PS-9 (Senarai Stok bertarikh
Luput)
Barang
Berharga /
Menarik
Ikut Peraturan
Keselamatan
Simpan di tempat selamat
Stok Bahan
Kimia / Mudah
Terbakar
Dilabel
Simpan berasingan
Pengendalian ikut peraturan
Stok Mudah
Terjejas
(Panas/Lembap)
Simpan tempat sesuai cth
dalam peti sejuk atau bilik
kering
Stok Tidak
Mudah Terjejas
(Panas/Lembap)
Simpan ditempat lapang &
berpagar
22. Tatacara Pengurusan Stor
Pendahuluan
Bab D - Pengeluaran
Bab B - Merekod Stok
Bab C - Penyimpanan
Bab E - Pemeriksaan
Bab A - Penerimaan
Bab F - Keselamatan dan Kebersihan
22
Bab G - Pelupusan
Bab H - Kehilangan dan Hapuskira
23. Pengeluaran
23
Kebenaran oleh Pegawai Stor atau Pegawai diberi kuasa secara
bertulis oleh Ketua Jabatan
Guna sistem Masuk-Dahulu-Keluar-Dahulu (MDKD)
Guna Kew.PS-10 - Borang Pesanan Pengeluaran Stok
Permohonan ke Stor Pusat / Utama
Satu stok satu permohonan
5 Salinan
Guna Kew.PS-11 - Borang Permohonan Stok
Pesanan kepada Stor Unit
2 Salinan
Kew.PS-10 & 11 hendaklah ditandatangani oleh Pegawai Stor
24. Pengeluaran
24
Barang Gunahabis
barang kerap digunakan atau
barang mudah rosak atau
barang bernilai rendah atau
barang tidak ekonomik dikesan.
disimpan semula selepas
digunakan
disediakan format khusus
mengikut kesesuaian.
Contoh :-
Peralatan sukan / uniform sukan
Barang Gunahabis (Gunasama)
Contoh :-
Kalkulator / gunting / stapler /
penunu bunsen/ pemutar skru/ tali/
gelas/ bakul sampah/ sudu / garfu.
25. Pengeluaran
25
Jualan sisa stok / Barang terpakai
Sisa stok / barang terpakai cth kraftangan,lebihan
pembelajaran, penyelidikan dll
Dijual dengan kelulusan Ketua Jabatan.
Berat < 1000kg jualan terus kpd Sykt berdaftar
dengan MOF (ada permit beli barang lusuh)
Berat > 1000kg ikut TPA & Peraturan yang
berkuatkuasa
Hasil jualan dimasukkan dalam Akaun Hasil Kerajaan
27. Pemeriksaan
Pengiraan Stok
27
Soalan Jawapan
Dimana dilaksana ? Stor Pusat
Stor Utama
Stor Unit
Bila ? Sepanjang Tahun
Bila ada transaksi masuk atau keluar
Tanggungjawab
siapa ?
Pegawai Stor (Dilantik oleh Ketua Jabatan)
Apa perlu dibuat ? Kira baki selepas transaksi
buat garisan merah pada akhir transaksi di Kad
Petak
Tandatangan & tarikh oleh Pegawai stor
28. Pemeriksaan
Pemeriksaan Stok
28
Soalan Jawapan
Dimana dilaksana ? Stor Pusat
Stor Utama
Bila ? Sekali setahun mulai 1 Oktober
Pemeriksaan terhadap semua stok
Tanggungjawab siapa ? Pegawai Pemeriksa yang dilantik oleh Ketua Jabatan
Pegawai tidak kena mengena dengan stor
Apa perlu dibuat ? Guna Kew.PS-14 – Laporan Pemeriksaan / Verifikasi
Stor
Kew.PS-14 disemak dan disahkan oleh pegawai
Pemverifikasi Stor
buat garisan merah pada akhir transaksi di Kad
Kawalan Stok (tandatangan & tarikh Pegawai Pemeriksa)
Ingat !!! Tiada transaksi waktu pemeriksaan
Boleh dengan kebenaran Pegawai Pemeriksa
29. Pemeriksaan
Verifikasi Stor
29
Soalan Jawapan
Dimana dilaksana ? Stor Pusat
Stor Utama
Bila ? Sekali setahun sebelum 31 Disember
selepas Pemeriksaan stor dibuat
Tanggungjawab siapa ? Pegawai Pemverifikasi Stor dilantik oleh Pegawai
Pengawal
Tempoh pelantikan 2 Tahun
Apa perlu dibuat ? Lawatan & semakan berdasarkan jadual ditetapkan
Semak / sahkan Kew.PS-14 dan serah kepada KJ
Sediakan Kew.PS-15 – Laporan Tahunan Keseluruhan
Pengurusan Stor dan serah kepada KJ
Keanggotaan
Pemverifikasi Stor
Sekurang-kurangnya 2 orang
Tidak bertugas di stor
Kump. P&P serta sokongan
31. Pemeriksaan
Pelarasan Stok
31
Soalan Jawapan
Pelarasan Stok ? Tindakan pembetulan akibat kesilapan kiraan
Bila ? Selepas Pemeriksaan Stor dan Verifikasi Stor
dilaksanakan
Tanggungjawab siapa ? Pegawai Stor
Kuasa Melulus Ketua Jabatan
Borang Diguna Kew.PS-17 – Penyata Pelarasan Stok
Apa perlu buat ? Transaksi di ruang Terima – stok terlebih (KKS-Bhgn B)
Transaksi di ruang Keluar – stok terkurang
Catat di Kad Petak
Tandatangan dan tarikh
32. Tatacara Pengurusan Stor
Pendahuluan
Bab D - Pengeluaran
Bab B - Merekod Stok
Bab C - Penyimpanan
Bab E - Pemeriksaan
Bab A - Penerimaan
Bab F - Keselamatan dan Kebersihan
32
Bab G - Pelupusan
Bab H - Kehilangan dan Hapuskira
34. Tatacara Pengurusan Stor
Pendahuluan
Bab D - Pengeluaran
Bab B - Merekod Stok
Bab C - Penyimpanan
Bab E - Pemeriksaan
Bab A - Penerimaan
Bab F - Keselamatan dan Kebersihan
34
Bab G - Pelupusan
Bab H - Kehilangan dan Hapuskira
36. Tatacara Pengurusan Stor
Pendahuluan
Bab D - Pengeluaran
Bab B – Merekod Stok
Bab C – Penyimpanan
Bab E - Pemeriksaan
Bab A - Penerimaan
Bab F – Keselamatan dan Kebersihan
36
Bab G – Pelupusan
Bab H - Kehilangan dan Hapuskira
38. Tatacara Pengurusan Stor
Peringatan Bersama
38
Melantik Pegawai Stor, Pegawai Penerima & Pegawai Bertauliah
Melantik Pegawai Pemeriksa Stor
Melantik Pegawai Pemeriksa Pelupusan Stok Bernilai Rendah (jika perlu)
Melaksanakan pemeriksaan 100% stor selepas 1 Oktober tahun semasa *
Melaksanakan Pemverifikasian Stor 100 % ** sebelum 31 Disember
dan selepas Pemeriksaan Stor dijalankan (100 % selepas 1 Oktober)
Mengemukakan Laporan berikut kepada Perbendaharaan:-
KEW.PS-13 – Laporan Kedudukan Stok Tahun …
KEW.PS-14 – Laporan Pemeriksaan/Verifikasi Stor Tahun …
KEW.PS-15 – Laporan Tahunan Keseluruhan Pengurusan Stor Tahun ..
KEW.PS-16 – Laporan Tahunan Verifikasi Stor Tahun …
KEW.PS-20 – Laporan Tahunan Pelupusan Stok Tahun …
KEW.PS-22 – Laporan Tahunan Kehilangan & Hapuskira Stok Tahun …
* Pemeriksaan boleh dilakukan sepanjang tahun tetapi perlu keseluruhan
selepas 1 Oktober tahun semasa
** Pemverifikasi Stor dilantik oleh KSU/Pegawai Pengawal
40. Tatacara Pengurusan Stor
40
Unit Pentadbiran Am dan Aset
Bahagian Pembangunan Perakaunan Dan
Pengurusan
Muhammad Rushdi Bin Ramli
03-88821101 / 019-5630696
rushdi.ramli@anm.gov.my