Dokumen tersebut memberikan gambaran proses akaunt payables (AKB) di Jabatan Akauntan Negara Malaysia, termasuk proses baucar bayaran manual dan elektronik, proses pembayaran, proses akaun kena bayar, dan laporan-laporan terkait. Ia juga menjelaskan penggunaan sistem GFMAS dan eSPKB dalam pengurusan proses-proses tersebut.

1. TAKLIMAT
ACCOUNT PAYABLES
Oleh:
Bahagian Pengurusan Teknologi Maklumat
Khamis, 15 Mei 2014
J A B A T A N A K A U N T A N N E G A R A

2. JABATAN AKAUNTAN NEGARA MALAYSIA
Modul AP, BPTM 219/05/14
Process
Flow
Account
OVERVIEW ACCOUNT PAYABLES

3. JABATAN AKAUNTAN NEGARA MALAYSIA
Modul AP, BPTM 319/05/14
GAMBARAN RINGKAS PROSES
BAYARAN
Terima
Barang
Buat
Pesanan
Buat
Bayaran
PT/ WP/ WPU/
Kontrak Invois/ bil Baucar bayaran
ESPKB GFMAS
Kem/ Jab
PTJ
JANM
AO/ HO
PT/ WP/ WPU/ Kontrak
Senarai Semak

4. JABATAN AKAUNTAN NEGARA MALAYSIA
Modul AP, BPTM 419/05/14
Laporan AP
Proses BB Manual
• Daftar
• Kemaskini
• Semak
• Lulus
• Kuiri
• Senarai Dokumen FI Manual
Proses BB Elektronik
 Semak
 Lulus
 Post
 Kuiri
 Senarai Dokumen FI Elektronik
Proses Pembayaran
• Cek
• Electronic Fund Transfer (EFT)
• Posting Slip
Data Induk Penerima Bayaran
• Wujud, Ubah dan Papar
• Block/Unblock
• Set Deletion Indicator
OVERVIEW ACCOUNT PAYABLES

5. JABATAN AKAUNTAN NEGARA MALAYSIA
Modul AP, BPTM 519/05/14
A) PENGWUJUDAN DAN PENYELENGGARAAN DATA INDUK
PENERIMA BAYARAN (PANJAR DAN BUKAN PANJAR)
B) PROSES BAUCAR BAYARAN MANUAL & ELEKTRONIK
C) PROSES PEMBAYARAN
D) PROSES AKAUN KENA BAYAR (AKB)
E) PROSES PUKAL
F) LAPORAN-LAPORAN
ALIRAN PROSES BAUCAR BAYARAN

6. JABATAN AKAUNTAN NEGARA MALAYSIA
Modul AP, BPTM 619/05/14
A) PENGWUJUDAN DAN PENYELENGGARAAN DATA
INDUK PENERIMA BAYARAN (PANJAR DAN BUKAN
PANJAR)

7. JABATAN AKAUNTAN NEGARA MALAYSIA
Modul AP, BPTM 719/05/14
 Wujud Panjar
KOD PENERIMA PANJAR
Bermula dengan abjad yang telah ditetapkan mengikut jenis panjar ( 1
digit ), diikuti dengan kod jabatan ( 3 digit ), kod negeri ( 1 digit ) dan
nombor yang diberi oleh BPOPA ( 5 digit )
Contoh : R 231 1 00001
A B C D
Petunjuk :
A - Kod kawalan ( R,K,L,S,U )
B - Kod Jabatan
C - Kod Negeri ( 1 = Semenanjung, 2 = Sawarak, 3 = Sabah )
D - Running number yang diberi oleh BPOPA.

8. JABATAN AKAUNTAN NEGARA MALAYSIA
Modul AP, BPTM 819/05/14
 Wujud Bukan Panjar
KOD PENERIMA BUKAN PANJAR
Diwujudkan sendiri oleh pejabat perakaunan.
Terdapat 2 jenis kod penerima bukan panjar iaitu kod penerima dari jabatan/ ptj
manual dan kod penerima dari jabatan/ ptj espkb.
Kod penerima bayaran bagi jab/ptj manual adalah bermula dengan 1 dan diikuti
dengan jabatan/ ptj Kod penerima ini dicipta dengan menggunakan t-code : FK01
Kod penerima bayaran bagi jab/ptj espkb adalah bermula dengan 2 dan diikuti
dengan jabatan/ ptj. Kod penerima ini dicipta dengan menggunakan t-code : XK01
Contoh : KOD PENERIMA MANUAL : 1 231 020501
A B C
KOD PENERIMA ESPKB : 2 231 020501
D B C
Petunjuk :
A – mewakili kod penerima manual
D – mewakili kod penerima espkb
B – jabatan
C – PTJ

9. JABATAN AKAUNTAN NEGARA MALAYSIA
Modul AP, BPTM 919/05/14
 Wujud Agensi
 Diwujudkan oleh BPOPA dan akan di ALE ke AO terlibat.
 Kod agensi adalah penerima bayaran bagi pukal.
 Semasa mewujudkan kod penerima panjar, baris ke-3 bagi medan name (
no. 1 ) wajib diisi kerana medan ini merupakan medan wajib apabila
dihantar ke eSPKB ( ia dianggap sebagai medan no kad pengenalan ).

10. JABATAN AKAUNTAN NEGARA MALAYSIA
Modul AP, BPTM 1019/05/14
 Wujud Data Induk (FK01 / XK01)
- Fungsi mewujudkan data induk penerima bayaran panjar dan bukan panjar.
- Pastikan vendor account number berdasarkan account group (AP blueprint).

11. JABATAN AKAUNTAN NEGARA MALAYSIA
Modul AP, BPTM 1119/05/14
 Ubah Data Induk (FK02 / XK02)
- Kemaskini maklumat berkaitan penerima bayaran.
- * Vendor Account Number tidak boleh diubah.
 Papar Data Induk (FK03 / XK03)
- Memaparkan maklumat data induk penerima bayaran.
- Sebarang perubahan tidak dibenarkan.
 Papar Perubahan Data Induk Penerima Bayaran (FK04 / XK04)
- Memaparkan maklumat perubahan pada data induk penerima
bayaran.
 Blok/Unblok Data Induk Penerima Bayaran (FK05 / XK05)
- Block atau unblock data induk penerima bayaran untuk tujuan
tertentu.
 Set Indikator Mansuh (Delete) Data Induk Penerima Bayaran
(FK06 / XK06)
- Set indikator mansuh (delete) pada maklumat data induk penerima
bayaran.

12. JABATAN AKAUNTAN NEGARA MALAYSIA
Modul AP, BPTM 1219/05/14
B) PROSES BAUCAR BAYARAN MANUAL &
ELEKTRONIK

13. JABATAN AKAUNTAN NEGARA MALAYSIA
Modul AP, BPTM 1319/05/14
BAUCAR BAYARAN MANUAL
Jenis Dokumen :
K2 (BB Manual)
K5 (BB Panjar)
KY (BB Panjar Apungan)
BAUCAR BAYARAN ELEKTRONIK
Jenis Dokumen :
K1 (BB eSPKB)
K3 (BB Pukal)
K4 (BB Panjar eSPKB)
K6 (BB Gaji eSPKB)
K7 (BB TT LOC eSPKB)
K8 (BB TT OVE eSPKB)
KX (BB Panjar Apungan eSPKB)
R2 (BB Kontrak)
T1 (BB Pelaburan) *BPOPA shj
ZE (BB Customized)
ZK (BB AP Loan
Customized)

14. JABATAN AKAUNTAN NEGARA MALAYSIA
Modul AP, BPTM 1419/05/14
POSTING ENTRIES
DR Vote XXXX K1, K2, K4, K5, K6, etc
CR Vendor XXXX
Post Baucar Bayaran
Proses Pembayaran
DR Vendor XXXX KZ
CR Bank Bayaran Outgoing XXXX
OVERVIEW ACCOUNT PAYABLES

15. JABATAN AKAUNTAN NEGARA MALAYSIA
Modul AP, BPTM 1519/05/14
Mula
Terima BB &
dokumen
sokongan dari PTJ
Daftar BB
(maklumat asas)
No.
wujud
?
Pengesahan
Vendor Master
wujud
?
Kuiri
Lulus BB
Posting BB
Ada
Peruntuka
n ?
Pelepasan
Peruntuka
n ?
P
Sambung ke
Proses
Pembayaran
( Cek/ EFT)
Kemaskini BB
(maklumat
terperinci)
Lengkap
?
Tepat ?
Semak BB
Hantar ke PTJ
Chargeline
Sah ?
Batal
?
Tamat
Cipta Vendor
Master
Tidak
Ya
Tidak
Tidak
Tidak
Tidak
Tidak
Ya
Ya
Ya
Ya
Ya
Tidak
Ya
< RM20,000
≥ RM20,000
PROSES BAUCAR BAYARAN SECARA MANUAL

16. JABATAN AKAUNTAN NEGARA MALAYSIA
Modul AP, BPTM 1619/05/14
PROSES BAUCAR BAYARAN DARI e-SPKBMula
Terima data BB
berstatus 3 dari
eSPKB ( selepas
perakuan II )
Sah
?
Pengesahan
BB ( i-sign )
Sah
?
Hantar Status
6 ( ditolak ) ke
eSPKB
Kemaskini status
7 ( dibatalkan )
Kelulusan
BB ( i-sign )
Lulus
?
Posting
BB
Ada
Peruntuka
n ?
Pelepasan
Peruntuka
n ?
Tamat
P
Sambung ke
Proses
Pembayaran
( Cek/ EFT)
Tidak
Ya
Ya
Ya
Ya
Ya
Tidak
Tidak
Tidak
Tidak
< RM20,000
≥ RM20,000

17. JABATAN AKAUNTAN NEGARA MALAYSIA
Modul AP, BPTM 1719/05/14
Proses Baucar Bayaran Manual & Elektronik
 Daftar Baucar Bayaran Manual (ZRAP004)
- Daftar baucar bayaran manual ke dalam GFMAS.
- * Data Asas sahaja.
- Status 0
 Kemaskini Baucar Bayaran Manual (ZRAP007)
- Memasukkan maklumat terperinci Baucar Bayaran.
- Semak Data - sekiranya terdapat ralat.
- Simpan - Simpan sahaja.
- Simpan Lengkap - Simpan dan dihantar ke Semak Baucar Bayaran
Manual.
- Status 1
 Semak Baucar Bayaran Manual/Elektronik (ZRAP008/ ZRAP015)
- Untuk BB >20,000.00
- Semak Baucar Bayaran. Sekiranya terdapat ralat, hantar ke KUIRI.
- Pengguna perlu menggunakan Isign untuk menyemak Baucar Bayaran Elektronik.
- Status 2

18. JABATAN AKAUNTAN NEGARA MALAYSIA
Modul AP, BPTM 1819/05/14
 Kelulusan Baucar Bayaran Manual/Elektronik (ZRAP009/ZRAP016)
- Menyemak& meluluskan BB Manual/Elektronik <=20,000.
-Meluluskan BB Manual/ Elektronik >20,000.
- Pengguna perlu menggunakan Isign untuk melulus Baucar Bayaran
Elektronik.
- No dokumen GFMAS akan diberikan bagi Baucar Bayaran Manual.
- Status 3
 Post Baucar Bayaran Elektronik (ZRAP017)
- Post Baucar Bayaran Elektronik.
- Nombor dokumen GFMAS akan diberikan bagi Baucar Bayaran
Elektronik.
- Status 3
Proses Baucar Bayaran Manual & Elektronik

19. JABATAN AKAUNTAN NEGARA MALAYSIA
Modul AP, BPTM 1919/05/14
 Kuiri Baucar Bayaran Manual (ZRAP010)
- Baucar Bayaran Manual yang terdapat ralat.
- Boleh dihantar ke kemasukan data untuk pembetulan ATAU
dihantar ke PTJ (BATAL).
- Status 5
 Laporan Status Dokumen Manual/Elektronik (ZRFI002/ZRFI005)
- Paparan Dokumen FI Manual/ Elektronik.
- Lihat status dokumen.
Proses Baucar Bayaran Manual & Elektronik

20. JABATAN AKAUNTAN NEGARA MALAYSIA
Modul AP, BPTM 2019/05/14
C) PROSES PEMBAYARAN

21. JABATAN AKAUNTAN NEGARA MALAYSIA
Modul AP, BPTM 2119/05/14
GAMBARAN KESELURUHAN PEMBAYARAN SECARA EFTGAMBARAN KESELURUHAN PEMBAYARAN SECARA EFT
DAN CEKDAN CEK
Pengguna eSPKB
PEJABAT PERAKAUNAN
e-SPKB
WebMethods
eMaklum
Web
Agensi/
Penerima Bayaran
GFMAS
DTB
BANK
Email/Fax/
Surat
eSPKB ke GFMAS
GFMAS ke eSPKB
PTJ
BB Manual
BB Manual
Capaian eMaklum Web

22. JABATAN AKAUNTAN NEGARA MALAYSIA
Modul AP, BPTM 2219/05/14
Tamat
Laksana Program
Pembayaran
Jana Pembayaran
EFT
Kelulusan I :
Maklumat
pembayaran EFT
(i-Sign)
Kelulusan II :
Maklumat
pembayaran EFT
(i-Sign)
Hantar data ke DTB
Proses DTB :
Semak maklumat
pembayaran EFT
dan hantar ke bank
PEMBAYARAN SECARA “ELECTRONIC FUND TRANSFER” (EFT)
DAN CEK
Sistem Luar
GFMAS
Manual
Makluman
P
Cetak Cek
Tandatangan
Pos/Serah
Kepada PTJ
Tamat

23. JABATAN AKAUNTAN NEGARA MALAYSIA
Modul AP, BPTM 2319/05/14
Contoh cek

24. JABATAN AKAUNTAN NEGARA MALAYSIA
Modul AP, BPTM 2419/05/14
Contoh Notifikasi Melalui SMS
RM0.00 ANM: EFT
10475470445588
T/BAS 06/08-KG SG
BOT GATE KE SK
BT 7
DIHTR PD 21082008
CIMB BANK
BERHAD RUJUK
http://emaklumweb.an
m.gov.my
RM0.00 ANM: EFT
10475470445588
T/BAS 06/08-KG SG
BOT GATE KE SK BT
7
GAGAL PD 21082008
CIMB BANK BERHAD
RUJUK
http://emaklumweb.an
m.gov.my

25. JABATAN AKAUNTAN NEGARA MALAYSIA
Modul AP, BPTM 2519/05/14
Contoh Notifikasi melalui e-mel

26. JABATAN AKAUNTAN NEGARA MALAYSIA
Modul AP, BPTM 2619/05/14
Contoh Notifikasi melalui faks

27. JABATAN AKAUNTAN NEGARA MALAYSIA
Modul AP, BPTM 2719/05/14
D) PROSES AKAUN KENA BAYAR (AKB)

28. JABATAN AKAUNTAN NEGARA MALAYSIA
Modul AP, BPTM 2819/05/14
Proses AKB (ZRAP037)
- AKB ialah suatu tempoh dimana pembayaran boleh dilakukan bagi
perkhidmatan atau bekalan yang telah diterima sebelum atau pada 31/12
setiap tahun. Pembayaran dibuat menggunakan peruntukan tahun tersebut
(bulan 13).
- Bagi perkhidmatan atau bekalan yang telah diterima dalam tahun
sebelumnya tetapi tidak sempat diserah baucar bayarannya sebelum tarikh
yang telah ditetapkan, perlu dicaj kepada vot tahun semasa bergantung
kepada kelulusan khas dibawah Arahan Perbendaharaan 58 (a). Sila
rujuk AP58(a)
- Proses AKB (ZRAP037) dilaksanakan untuk memproses baucar bayaran
AKB yang telah dipost ke dalam GFMAS.

29. JABATAN AKAUNTAN NEGARA MALAYSIA
Modul AP, BPTM 2919/05/14
E) PROSES PUKAL

30. JABATAN AKAUNTAN NEGARA MALAYSIA
Modul AP, BPTM 3019/05/14
GAMBARAN KESELURUHAN PEMBAYARAN SECARA PUKALGAMBARAN KESELURUHAN PEMBAYARAN SECARA PUKAL
PEJABAT PERAKAUNAN
GFMAS
WebMethods
PTJ
Pengguna eSPKB
Comm
Server
Update Vot eSPKBUpdate Vot eSPKB
Kew310/ Kew 311Kew310/ Kew 311
AP503 & AP504AP503 & AP504
AP503 & AP504AP503 & AP504
EFT/CEK dan hardcopyEFT/CEK dan hardcopy
laporanlaporan
AP503 & AP504AP503 & AP504
AP503,AP506,AP505AP503,AP506,AP505AP503,AP506,AP505AP503,AP506,AP505
Kew310/ Kew 311Kew310/ Kew 311 AP503,AP506,AP503,AP506,
AP505AP505
Agensi/
Penerima Bayaran

31. JABATAN AKAUNTAN NEGARA MALAYSIA
Modul AP, BPTM 3119/05/14
PEMBAYARAN SECARA PUKAL
Larian Program Simulasi Fail
Bil Pukal (ZRAP053)
1
2
3
Betulkan?
Betulkan ralat
Notifikasi melalui emel
(AP507) kepada
Agensi Pukal
Ya
Mula
Tidak
Membuat proses
pembatalan fail bil
Pukal
Ya
Ya
a
Tidak
Tidak
b
4
Proses
6
Batal?
Ralat?
5
Hantar fail Bil Pukal AP504
melalui webMethods ke
server SAP

32. JABATAN AKAUNTAN NEGARA MALAYSIA
Modul AP, BPTM 3219/05/14
Tamat
7
10
9
Tidak
b
Ya
Fail AP506 dan
notifikasi emel ke
Agensi Pukal
8
a
Proses pembayaran
F110
Lulus (iSign) ZRAP040
Berjaya
iSign?
Post
Muat turun maklumat
Terperinci Bayaran
(AP505) dan notifikasi
emel ke Agensi Pukal

33. JABATAN AKAUNTAN NEGARA MALAYSIA
Modul AP, BPTM 3319/05/14
F) LAPORAN-LAPORAN

34. JABATAN AKAUNTAN NEGARA MALAYSIA
Modul AP, BPTM 3419/05/14
 Senarai FI Dokumen Manual (ZRFI002)
- Untuk melihat status dokumen FI manual
 Senarai FI Dokumen Elektronik (ZRFI005)
- Untuk melihat status dokumen FI elektronik
 Senarai Status FI Dokumen Secara Manual Dan Elektronik
(ZRFI006)
- Memaparkan senarai dokumen yang dikehendaki pengguna.
 Laporan Akaun Pukal Yang Dipertanggungkan (ZRAP005)
- Memaparkan Senarai Laporan Dipertanggungkan - beri PTJ
 LAPORAN-LAPORAN

35. JABATAN AKAUNTAN NEGARA MALAYSIA
Modul AP, BPTM 3519/05/14

Laporan Bulanan Pembayaran Pukal (ZRAP003)
- Memaparkan senarai bil yang dibayar – diberi kepada agensi

Sistem Bayaran Pukal: Bil-bil Yang Ditolak (ZRAP028)
- Untuk melihat senarai bil yang ditolak - beri kepada agensi

Laporan Bayaran Pukal (ZRAP026)
- Senarai bayaran pukal untuk diberi pada agensi

Laporan Terperinci Pembayaran Pukal (ZRAP006)
- Memaparkan laporan terperinci Pembayaran pukal - beri PTJ

Laporan Fail Bil Pukal Yang Dibatalkan (ZRAP044)
- Memaparkan fail bil pukal yang dibatalkan semasa simulasi – beri agensi.
 LAPORAN-LAPORAN

36. JABATAN AKAUNTAN NEGARA MALAYSIA
Modul AP, BPTM 3619/05/14
 Vendor Line Items Display (FBL1N)
- Papar Line Items
- Selepas dipost, system akan memaparkan maklumat line item
penerima bayaran. Baki akaun akan dikemaskini automatik
 Display Document : Initial Screen (FB03)
- Memaparkan dokumen yang telah dipost.
 Senarai Cek/EFT/Posting Slip (ZRAP002)
- Memaparkan Senarai Cek/EFT yang telah dikeluarkan.
- * Boleh memasukkan ID bayaran jika sehari mempunyai multiple payment ID.
 Senarai Cek-cek Yang Dibatalkan (ZRAP031)
- Memaparkan cek-cek yang dibatalkan.
 LAPORAN-LAPORAN

37. JABATAN AKAUNTAN NEGARA MALAYSIA
Modul AP, BPTM 3719/05/14
 Senarai Terperinci Baucar Bayaran Diproses (ZRAP048)
- Memaparkan senarai terperinci baucar bayaran melebihi 5 hari dan dalam
masa 5 hari.
 Laporan Ringkasan Tempoh Baucar Bayaran Diproses (ZRAP049)
- Memaparkan laporan ringkasan tempoh proses Baucar Bayaran
 Laporan Prestasi Baucar Bayaran Diproses (ZRAP050)
- Memaparkan prestasi baucar bayaran diproses dalam bentuk peratusan
 Senarai Baucar Bayaran Diterima / Dlm. Proses / Diproses (ZRAP022)
- Memaparkan senarai BB yang telah diterima/di dalam proses / telah
diproses.
 Check Register (FCHN)
- Memaparkan maklumat cek.
 LAPORAN-LAPORAN

38. JABATAN AKAUNTAN NEGARA MALAYSIA
Modul AP, BPTM 3819/05/14
SOLMAN

39. JABATAN AKAUNTAN NEGARA MALAYSIA
Modul AP, BPTM 3919/05/14

40. JABATAN AKAUNTAN NEGARA MALAYSIA
Modul AP, BPTM 4019/05/14
Sekian
Terima kasih
Seksyen Aplikasi
Modul AP
gfmas_a1@anm.gov.my