1. 1
UNITDASAR, PERANCANGAN DAN PENYELIDIKAN
BAHAGIAN PENGURUSAN PEROLEHAN KERAJAAN
KEMENTERIAN KEWANGAN MALAYSIA
TATACARA PEROLEHAN
SECARA TENDER
SPPBIL. 5 TAHUN 2007
KEMENTERIAN KEWANGAN
MALAYSIA

2. 2
• Nilai perolehan melebihi RM500,000 setahun
bagi (had nilai dipinda melalui SPP 5/2009):
- Bekalan (AP 171.1 (baru) dan SPP 5/2007)
- Perkhidmatan (AP 190(c) (baru) dan SPP 5/2009)
- Kerja (AP 181.(a) (baru) dan SPP 5/2007)
• Dilarang memecahkecilkan perolehan.
Apakah had nilai perolehan secara tender?
Apakah SPPberkaitan perolehan secara tender?
TENDER

3. 3
KATEGORI PEROLEHAN
Bekalan
Perkhidmatan
Kerja

4. 4
• Peruntukan kewangan (AP 168).
• Barangan guna sama (AP 178.1).
• Kajian pasaran (AP 169.1).
• Tentukan jenis perolehan (B/P/K).
• Pendaftaran Kontraktor (AP 184). (SPKK/CIDB)
• Menyediakan carta/jadual proses.
• Penggunaan mata wang (SPP 5/2007 & SPP 8/98).
PERANCANGAN TENDER
(secara tahunan dan awal)

5. 5
• Dasar-dasar khusus:
- penggunaan bahan/barangan/perkhidmatan
tempatan (AP 169.2a), SPP 7/2002);
- keutamaan kepada syarikat Bumiputera
(SPP 4/95);
- perolehan secara percuma ke atas Kapal
(FOB)
(SPP 6/1996 dan SPP 7/2002);
- pemindahan teknologi dan pengembangan
industri tempatan (SPP 5/2007).
• Penggunaan borang-borang piawai.

6. 6
PERKARA-PERKARA YANG PERLU
DIAMBIL PERHATIAN:
- Semua proses tender hendaklah dirahsiakan;
- Pegawai yang mempunyai kepentingan
dengan petender perlu mengisytiharkan
kepentingan dan menarik diri secara bertulis
daripada menguruskannya.
(banyak kebocoran)

7. 7
• Jawatankuasa Spesifikasi Teknikal hendaklah
sekurang kurangnya 3 orang pegawai mahir
dan berkelayakan.
• Dilantik oleh Ketua Agensi. (Siapakah yang boleh lantik J/K
Spesifikasi)
• Masa yang mencukupi.
• Butiran spesifikasi yang jelas.
• Tidak mengkhusus kepada jenama atau buatan
tertentu, bagaimanapun jika tidak dapat dielakkan,
guna ungkapan ‘atau persamaan’. (Bolehkah spesifikasi
menjurus kepada model/negara tertentu?
PENYEDIAAN SPESIFIKASI

8. 8
• Berasaskan fungsi penggunaan dan sekurang-
kurangnya memenuhi Standards Malaysia (MS)
atau Standards Antarabangsa yang diiktiraf
oleh Kerajaan.
(ditandaaraskan dengan barang buatan tempatan)
• Kelulusan MAMPU bagi perolehan yang melibat
teknologi maklumat (kecuali stand alo ne ).

9. 9
Lazimnya mempunyai ciri-ciri berikut:
• Jenis
• Warna
• Saiz
• Berat
• Bentuk/ukuran
• Kualiti
• Pembungkusan
• Cara penghantaran
• Nisbah kandungan
BUTIR-BUTIRSPESIFIKASI

10. 10
• Tempoh masa
• Bilangan yang diperlukan
• Perolehan secara pukal
• Jumlah tenaga manusia
• Tahap kepakaran/ kelulusan
• Keupayaan minimum
• Butir-butir lain yang berkaitan.

11. 11
• Mempunyai dua ciri penting:
- ciri-ciri wajib
- ciri-ciri sampingan.
• Kriteria penilaian
• Borang-borang tender sesuaikan dengan kriteria

12. 12
• Sediakan dokumen berasingan untuk teknikal
dan harga.
• Syarat wajib nama syarikat dan harga tidak
dicatat dalam dokumen tawaran teknikal.
• Tawaran berasingan bagi lawatan ke luar negara
kerana tujuan pemeriksaan sebelum penerimaan
(PDI), penilaian tender dan latihan (semua kos
lawatan akan ditanggung oleh Kerajaan).
SPP 11/95 dan Pindaan Pertama SPP 11/95.
PENYEDIAAN
DOKUMEN TENDER

13. 13
• Bagi barangan import, tawaran harga perlu
secara FOB kecuali bagi perolehan ubat-ubatan
(SPP 18/2002) dan perolehan perisian ICT yang
diimport (SPP 16/2001).
• Cadangan pemindahan teknologi bagi membantu
industri tempatan mempertingkatkan kepakaran
dalam pelbagai bidang terutama yang
berteknologi
baru dan terkini.
• Tawaran tender hendaklah dalam 2 sampul
berlakri berasingan bagi tender bekalan dan
perkhidmatan.
(Peringatan mengenai rasuah)

14. 14
Bantahan spesifikasi boleh dibuat oleh petender
dalam tempoh:
- 14 hari bagi tender tempatan
- 28 hari bagi tender antarabangsa
- Dari tarikh dokumen tender mula dijual
- Agensi perlu menubuhkan Jawatankuasa untuk
menimbang bantahan
(Pengerusi dari agensi, wakil Perbendaharan dan
wakil agensi lain)

15. 15
• Tajuk tender
• Arahan kepada petender
• Spesifikasi
• Borang tender
• Surat setuju terima
• Syarat-syarat tender (sebahagian)
• Terma-terma kontrak
• Senarai kuantiti/ringkasan tender
• Jadual kadar harga
MAKLUMAT DOKUMEN
TENDER

16. 16
• Lukisan teknikal/pelan
• Tempat penghantaran
• Cadangan pemindahan teknologi
• Prestasi/trek rekod
• Profail dan kedudukan kewangan petender
• Perkara lain yang berkaitan.
• SENARAI SEMAKAN
Apakah maklumat/dokumen dalam dokumen tender?

17. 17
Arahan Khusus TenderAntarabangsa
• Cadangan pembiayaan secara pinjaman
dua hala, kredit pembekal atu kaedah
pembiayaan perniagaan yang lain
• Cadangan pemindahan teknologi
• Harga FOB

18. 18
• TenderTempatan
- Sekurang-kurangnya 1 akhbar harian utama
berbahasa Melayu.
- Tempoh tender sekurang-kurangnya 21 hari.
(digalakkan lebih lama)(mulai tarikh iklan/jual/lawatan/taklimat)
- Sesalinan kenyataan tender dalam laman web
agensi
- portal MyGovernment/MyProcurement
- laman web CIDB (www. te nde r. g o v. m y) - kerja
sahaja
IKLAN TENDER

19. 19
• TenderAntarabangsa
- Sekurang-kurangnya 2 akhbar harian tempatan
utama (Bahasa Melayu dan Bahasa Inggeris).
- Tempoh tender sekurang-kurangnya 56 hari.
- Kenyataan tender dihantar kepada Kedutaan-
Kedutaan Asing yang mana berkaitan.

20. 20
• Kandungan iklan tender:
- Jabatan yang memanggil tender
- Tajuk tender
- Syarat-syarat petender yang layak
- Tempat, tarikh dan waktu lawatan tapak (jika ada)
- Tempat, tarikh dan masa dokumen dijual
- Harga, cara dan kepada siapa bayaran dokumen
tender
- Tempat, tarikh dan waktu tender diterima dan ditutup.
(tarikh tutup 21 dari tarikh jualan dokumen tender atau 21 hari
selepas tarikh lawatan tapak yang mana terkemudian)
Apakah maklumat dalam iklan tender?

21. 21
• Penjualan Borang Tender
- Semak sijil pendaftaran ON-LINE (kod/sah laku)
- Borang tender mempunyai nombor siri
(satu petender satu borang sahaja dan boleh hantar
satu tawaran sahaja - tawaran alternatif tidak dibenarkan)
- Daftar penjualan borang tender
- Bayaran mengikut kadar
- minimum RM50
- soft copy RM10
* (tawaran dalam hard copy sahaja)
Bolehkah dokumen tender dijal kepada pembekal yang akan tamat
pendaftarannya?
Apakah tindakan yang perlu diambil ketika menjual dokumen tender?
INTEGRITY PACT

22. 22
TEMPOHSAHLAKU
- minimum 90 hari dari tarikh tutup tender
- pelanjutan sebelum tarikh tamat sah laku asal
(dimaklumkan kepada semua yang membeli dokumen tender)
- pelanjutan perlu mendapat kelulusan Pengerusi
LPA
- pembatalan tender perlu mendapat kelulusan
Pengerusi LPA dan dimaklumkan kepada LPA
sebab-sebabnya kemudian

23. 23
• Peti Tawaran
- Dikunci dengan dua kunci berasingan
- Dilabel tajuk, tarikh dan waktu tutup
- Semua tender yang diterima hendaklah
dimasukkan dalam peti tender.
PENERIMAAN TENDER
TAWARAN LEWAT
• Tidakboleh diterima
Bolehkah tawaran lewat diterima?

24. 24
ANGGARAN HARGA JABATAN
• Anggaran Jabatan masukdalamPeti Tawaran
• Pada tarikh tutup tawaran/sebelumwaktu tutup
• Di mana sukarmasukharga lampau

25. 25
• Pembukaan Peti Tawaran
- Dibuka secepat mungkin
- Oleh Jawatankuasa Pembuka Tender
* sekurang-kurangnya 2 pegawai, seorang daripadanya
hendaklah pegawai Kumpulan Pengurusan
dan Profesional;
* dilantik oleh Ketua Jabatan secara bertulis;
* berlainan daripada Ahli Jawatankuasa Penilaian;
* dilantik bila perlu
MEMBUKA TENDER
(AP197 DAN SPP5/2007)

26. 26
PEMBUKAAN TENDERDI HADAPAN
AWAM
• Tenderbekalan/perkhidmatan melebihi RM30 juta
• Tenderkerja melebihi RM50 juta
(di hadapan petenderyang membeli dokumen tenderdan masukkan
tawaran sahaja)

27. 27
• Tugas Jawatankuasa Pembuka Tender:
- Buka peti tender pada tarikh dan waktu yang
ditetapkan;
- Membuka dan memberi nombor kod bersiri bagi
setiap tawaran;
- Menyempurnakan borang jadual tender dengan
mencatatkan:
* nama petender
* amaun yang ditender
* tempoh siap/tempoh penyerahan.
- Tandatangan ringkas setiap lembaran yang
menyatakan harga dan apa-apa pindaan;

28. 28
- Menjadualkan dokumen tawaran harga dengan
menggunakan nombor kod;
- Memadamkan tanda pengenalan petender pada
dokumen tawaran teknikal. (XXXXXX)
* SENARAI SEMAKAN
Apakah tugas Jawatankuasa Pembuka Tender?

29. 29
• Bekalan/Perkhidmatan
• Kerja (Turnkey/Design&Build)
- Jawatankuasa Penilaian Teknikal
- Jawatankuasa Penilaian Harga
• Kerja (Konvensional)
- Jawatankuasa Penilaian
GARIS PANDUAN PENILAI TENDER
PENILAIAN TENDER
(AP197.3 DAN SPP5/2007)

30. 30
• Penilaian Teknikal (minimum 3 orang)
- Jawatankuasa Penilaian Teknikal
- Terdiri daripada pegawai-pegawai mahir,
berpengalaman dan berkelayakan
- seorang pegawai Kump P&P
- Berasaskan spesifikasi teknikal yang disediakan
dan syarat tender
- Dibuat secara mesyuarat
- Penilaian dalam 30 hari dari tarikh terima
dokumen
- Laporan ditandatangani oleh semua ahli
jawatankuasa.

31. 31
• Penilaian Harga
- Jawatankuasa Penilaian Harga (minimum 2 orang)
yang terdiri daripada pegawai yang mahir dan
pengalaman (seorang Kump. P&P)
- Penilaian meliputi syarat pembayaran, kadar
pembayaran,
tempoh, diskaun dan sebagainya.
- Perbandingan di antara satu tender dengan tender
yang lain berasaskan kepada faktor atau unsur yang
sama.
- Harga-harga tender matawang asing hendaklah ditukar
kepada nilai Ringgit/gunakan kadar pertukaran pada
tarikh tender ditutup.
- Secara mesyuarat
- Dalam tempoh 30 hari
- Laporan penilaian hendaklah ditandatangani

32. 32
•Jawatankuasa Penilaian TenderKerja
- Jawatankuasa Penilaian (minimum 3 orang)
- sekurang-kurangnya seorang Juruukur Bahan
atau pegawai teknikal dalam bidang berkenaan
- Dibuat secara mesyuarat
- Penilaian dalam 30 hari dari tarikh terima dokumen
- Laporan ditandatangani oleh semua ahli jawatankuasa.

33. 33
-Semua dokumen tenderadalah “SULIT”
-Proses tenderperlu dirahsiakan
-Syarat melarang pengiklanan atau publisiti
-Penjelasan lanjut daripada petenderhanya dengan
kebenaran bertulis Pengerusi LPA –Urus Setia
-Dilarang mengubah maklumat dalamdokumen tender

34. 34
• Perlu mempunyai maklumat/dokumen berikut:
- Salinan iklan surat khabar;
- salinan spesifikasi tender;
- jadual tender diterima;
- salinan sijil pendaftaran (dicetak sendiri);
- penilaian, syor dengan justifikasi perakuan;
- maklumat-maklumat lain yang berkaitan.
PENYEDIAAN KERTAS
TAKLIMAT TENDER

35. 35
• Diperakukan oleh Ketua Agensi berasaskan laporan
penilaian tender.
• Hendaklah mengambil kira dasar semasa kerajaan.
PERAKUAN/TAKLIMAT
TENDER

36. 36
• Lembaga Perolehan dilantik oleh YB Menteri
Kewangan dan diwartakan (AP 192);
• Keputusan sebulat suara; (majortiti tidak boleh)
• Dalam had nilai kuasa yang dibenarkan; (apakah had nilai)
• Keputusan tidak sebulat suara/melebihi had nilai
kuasa,perakuan dirujuk kepada Kementerian
Kewangan untuk keputusan muktamad.
(Lembaga Perolehan hendaklah bersidang dalam
tempoh 3 minggu selepas penilaian selesai)
(Peringatanmempamerkankeputusansebut harga/tenderdalamlamanweb/papan
kenyataanagensi 4/11/2009)
PERTIMBANGAN LEMBAGA PEROLEHAN

37. 37
• Surat niat (jika perlu)
• Surat setuju terima
• Tandatangan kontrak
- Ditandatangani oleh Menteri atau mana-mana
pegawai yang diberikuasa oleh Menteri secara
bertulis (Seksyen 2, Akta Kontrak Kerajaan 1949);
- Tandatangan hendaklah menggunakan dakwat
hitam yang kekal;
- Selewat-lewatnya 4 bulan dari tarikh keluar Surat
Setujuterima.
SETUJU TERIMA TENDER

38. 38
TUGAS URUSETIA TENDER
• Perancangan awal dan jadual pelaksanaan
tender
• Menyediakan dokumen tender
• Menguruskan iklan/pelawaan tender
• Menyediakan kemudahan dan rekod
penjualan dokumen tender
• Mengatur lawatan tapak/premis (jika
berkaitan)

39. 39
TUGAS URUSETIA TENDER
• Menjaga keselamatan Peti Tender
• Menutup Peti Tender pada tarikh dan waktu
ditetapkan
• Mengatur pembukaan Peti Tender
– Menguruskan pelantikan jawatankuasa pembuka
• Mengatur penilaian tender
– Menguruskan pelantikan Jawatankuasa penilaian

40. 40
TUGAS URUSETIA TENDER
• Menyediakan Kertas Taklimat Tender
• Mengatur mesyuarat Lembaga Perolehan
• Merekod segala keputusan penting seperti nombor
tender, tarikh keputusan, nama/kod petender yang
dipilih, harga tawaran, tempoh siap
• Sebab-sebab penerimaan/penolakan
• Perolehi tandatangan selepas keputusan
Apakah tugas-tugas Urus Setia Tender?

41. 41