Ufficio digitale: mito o progetto realizzabile?

I N N O V A Z I O N E

D I G I T A L E
Progetto grafico: PRC Roma IMPRESE X INNOVAZIONE

Ufficio digitale:
mito o progetto realizzabile?

Questa guida è stata realizzata

grazie al contributo di Microsoft.

Le guide di questa collana
sono supervisionate da un gruppo di esperti
di imprese e associazioni del sistema Confindustria,
partner del Progetto IxI:
Between SpA, Confindustria Servizi Innovativi,
Eds Italia, Gruppo Spee,
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Hewlett Packard Italiana, Ibm Italia,
Idc Italia, Telecom Italia SpA.

Suggerimenti per migliorare l’utilità
di queste guide e per indicare altri argomenti
da approfondire sono più che benvenuti:
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UFFICIO DIGITALE:
mito o progetto realizzabile?
PREMESSA sione di Internet siano responsabili di que-
sto continuo incremento.
Da secoli utilizziamo la carta per comuni- L’espressione “paperless office” viene co-
care, condividere e trasferire le conoscen- niata negli anni Settanta a seguito della
ze. Oggi però l’impiego di tecnologie infor- comparsa dei primi computer negli uffici
matiche in azienda ha reso disponibili mo- delle grandi multinazionali americane. È la

dalità alternative al trattamento cartaceo Xerox a sperimentare nei suoi laboratori di
delle informazioni, particolarmente idonee Palo Alto nuove macchine e nuove proce-
per contenuti da aggiornare più frequente- dure per eliminare l’utilizzo della carta nei
mente. processi aziendali.
Scopo di questa guida è offrire agli impren- I risultati non si fanno attendere e nel 1979,
ditori alcune informazioni per una migliore due anni prima della nascita del primo per-
sinergia tra supporti informatici e cartacei, sonal computer, il Washington Post pubbli-
con l’obiettivo di un’organizzazione più ca la foto di un ufficio modello appena
agile ed efficiente. aperto nella capitale americana. Si trattava
Si tratta di dare alle persone che lavorano di un esperimento che impressionò moltis-
in azienda nuovi strumenti per lavorare me- simo: era il primo ufficio senza carta. Belle
glio, a beneficio di tutti. impiegate lavoravano fra apparecchi tecno-
logici di varie fogge e misure, in un am-

UFFICIO DIGITALE:
NASCITA DI UN MITO

Fin dalla diffusione dei primi com-
puter alcuni analisti hanno profetiz-
zato l’imminente scomparsa della
carta dagli uffici. In realtà, il
consumo mondiale di carta non ha
mai smesso di crescere, smenten-
do la tesi che l’utilizzo dell’infor-
matica negli uffici avrebbe reso
superfluo il supporto cartaceo.
Alcuni esperti sostengono che pro-
prio l’informatizzazione e la diffu-

1

UFFICIO DIGITALE: MITO O PROGETTO REALIZZABILE?

D I G I T A L E
biente in cui ogni supporto cartaceo era re- mondo, dotata di 30 milioni di libri dispo-
so superfluo. Oggi la tecnologia ha fatto sti su 850 chilometri di scaffali, dovrebbe
grandi passi e disponiamo di strumenti di- essere ingrandita di 500 volte.
gitali in grado di gestire enormi quantità di Secondo gli esperti, le informazioni prodot-
dati di vario tipo (testo, grafica, immagini, te crescono ogni anno mediamente a un rit-
audio e video) con livelli di flessibilità inim- mo del 7-8%, basti pensare alla crescita co-
maginabili fino a pochi anni fa: si pensi ai stante delle informazioni prodotte sul Web,
personal computer, ai palmari, o ai telefoni dove i motori di ricerca hanno contato più


cellulari, ormai diventati piccole working di 10 miliardi di pagine (il che significa che
station multimediali portatili. le pagine effettivamente disponibili sono
Eppure il consumo di carta aumenta ogni molte di più).
anno in misura rilevante: il “paperless offi- Non tutta l’informazione, però, è prodotta
ce” sembra ormai un mito, una previsione e conservata su supporti digitali. Anzi.
tecnocratica errata. Sebbene l’uso di questi supporti raddoppi
Questa tesi è ulteriormente avvalorata da ogni tre anni, la carta continua ad avere
una ricerca, presentata nel luglio del 2002 un ruolo fondamentale. Documenti uffi-
negli Stati Uniti per la Mit Press: The Myth ciali, libri, giornali: anche questo tipo di
of Paperless Office (Il mito dell’ufficio sen- supporto rappresenta una parte consisten-
za carta) che illustra alcuni dei motivi che te del totale ed è in crescita, nonostante il
spiegano il crescente consumo di carta. digitale.
Secondo i due autori inglesi, Abigail Sellen, Anche nelle aziende, da una parte, assistia-
dei laboratori Hewlett Packard di Bristol e mo a un continuo incremento delle spese
Richard Harper, capo del Digital World Re- legate alla gestione della carta necessaria
search Centre all’università del Surrey, la per il funzionamento di stampanti e foto-
carta ha infatti una serie di caratteristiche e A questo punto c’è da chiedersi se abbia an- GESTIRE UNA MOLE DI DATI copiatrici e i relativi materiali di consumo
qualità che rimangono fuori dalla portata cora senso parlare di “paperless office”. In IN COSTANTE CRESCITA (inchiostro e toner in primo luogo), dall’al-
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delle potenzialita dei file digitali. realtà, se è vero che difficilmente potranno tra, non c’è ancora la dovuta attenzione ai
La carta si può toccare, piegare, strappare; esistere in futuro uffici o attività economi- Internet e le tecnologie dell’informazione consumi energetici dell’hardware.
permette di leggere in maniera non sequen- che totalmente senza carta, è però possibi- hanno proiettato l’umanità in una nuova
ziale (saltando da un paragrafo all’altro); è le razionalizzare l’uso della stessa e trovare era, quella della creazione e gestione di Alcuni trend di consumo di carta in Italia
“spazialmente flessibile”, nel senso che i fo- una ragionevole sinergia per migliorare l’ef- enormi quantità di dati. Si tratta della pro- e nel mondo
gli si possono sparpagliare sul tavolo a se- ficacia e l’efficienza dei processi aziendali. duzione di informazioni per più di 5 miliar-
conda delle necessità, favorendo il reperi- Si tratta quindi di comprendere costi e be- di di gigabyte in un anno. Per contenere la Il dato che emerge da tutte le statistiche e
mento rapido delle informazioni; inoltre si nefici di una diversa gestione dei flussi in- carta necessaria per stampare tutte queste le analisi del comparto è che il consumo
può personalizzare, con commenti e note a formativi, raggiungendo un’ottimizzazione informazioni la biblioteca del Congresso di carta nel mondo è in costante crescita
margine. fra i due supporti. degli Stati Uniti, la più grande biblioteca al (Figura 1).

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Il consumo di carta è assunto come indica-
Digitale: i vantaggi
tore del livello di sviluppo economico di un
Paese: nel 2006 il consumo pro-capite di
• Tempo ridotto per accedere alle informazioni.
carta e cartone si attesta in Italia sui 198,7
• Aggiornamento e diffusione delle informazioni
kg per abitante (200,2 kg nel 2005), a fron-
aziendali.
te di una media europea di 214 kg e di un
consumo di 296 kg pro-capite nel Nord • Processi rapidi.
America (fonte Assocarta), mentre il consu- • Nuove opportunità di business.


mo nei Paesi in via di sviluppo oscilla tra i
15 e i 18 kg (fonte FAO). costi di stampa e di spedizione. L’aggiorna-
La Cina, il cui consumo di carta pro-capite mento, inoltre, non è mai immediato e nel
si attesta intorno ai 42 kg (in netta crescita), momento in cui viene diffuso rischia di es-
è destinata, secondo gli esperti, a diventare sere già sorpassato. A seconda della natura
entro il 2015 il principale produttore di car- dei prodotti o servizi aziendali, la documen-
ta al mondo. tazione potrebbe essere suddivisa in una
Questa costante crescita è determinata dal- parte “più stabile”, da affidare al supporto
l’aumento degli utilizzatori, soprattutto nei cartaceo, e in una componente aggiornabi-
le, costruita su supporto elettronico (da pub-
FIGURA 1 - LO SVILUPPO DELLA PRODUZIONE CARTARIA (INDICI 1997=100)
Paesi in via di sviluppo, compensata dal- blicare sul sito Web o sulla intranet azien-
180 l’aumento dei tassi di riciclo. In Italia sia- dale, per esempio).
170 mo intorno al 60%. Altri vantaggi connessi all’uso delle tecno-
160 Sicuramente è possibile una migliore siner- logie digitali sono quelli legati alle mag-
150 gia tra il supporto informatico e quello car- giori opportunità di business: la concor-
tario, riflettendo sui vantaggi del digitale. renza globale impone tempi di risposta
140
sempre più rapidi, con tempi di accesso e
130
di ricerca sempre più veloci. L’attività
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120 IL DIGITALE: I VANTAGGI aziendale è oggi caratterizzata da continui
110 flussi informativi che coinvolgono una plu-
100 Con una gestione organizzata con mezzi ralità di soggetti, sia all’interno che all’e-
90 elettronici si potrebbe risparmiare molto del sterno dell’organizzazione: un’azienda vi-
tempo normalmente passato per cercare in- ve infatti di relazioni con clienti e fornitori
80
2000 2001 2002 2003 2004 2005 2006 formazioni e documenti, tempo risparmiato che contribuiscono (indipendentemente
che potrebbe essere utilizzato per attività a dall’attività d’impresa in questione) alla ge-
Italia USA Giappone Europa Occidentale Canada Cina
più alto valore aggiunto per l’azienda. nerazione di valore tipica di una attività
L’aggiornamento di un catalogo cartaceo per imprenditoriale. Questo valore generato
Fonte: elaborazioni Assocarta su dati CEPI, AF&PA, PPPC, JPA, CPA, FAO, ISTAT.
i propri venditori o clienti richiede elevati nelle economie avanzate si traduce sem-

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pre più in informazioni e conoscenze che • La modalità elettronica consente di tute-
devono essere gestite. L’organizzazione lare la privacy e la proprietà intellettua-
del lavoro delle imprese, soprattutto se di le, in quanto è sempre possibile accerta-
piccole o medie dimensioni, non prevede re chi legge (o copia) un documento e
più una divisione rigida tra le attività com- tutte le operazioni di un utente possono
merciali, il lavoro amministrativo d’ufficio essere tracciate.
e la produzione. Si parla sempre più di im- È pensabile ridefinire i processi che gesti-
presa-rete proprio per sottolineare l’impor- scono i flussi informativi in azienda? La ri-


tanza dell’appartenenza a un sistema di re- sposta è sì, in quanto si deve acquisire un
lazioni, e le relazioni richiedono, per es- miglior livello di risposta alle esigenze del
sere efficaci, scambi di informazioni mol- mercato.
to più rapidi di quanto avveniva in passa-
to. Se i tempi di risposta fossero destinati
a crescere, ciò potrebbero portare un COME RAZIONALIZZARE
cliente o un partner a cercare proposte al- LE RISORSE
ternative per il prodotto o servizio che ri-
chiedeva. È quindi fondamentale migliora- Un modo concreto per affrontare il proble-
re l’organizzazione aziendale usando le ma è agire su abitudini e comportamenti:
tecnologie digitali. quanti documenti si stampano o si copiano
Infatti, il documento elettronico non è le- per poi gettarli direttamente nel cestino?
gato a un luogo specifico. Ciò significa Quanto tempo rimangono accesi i PC sen-
che un collegamento a Internet consente zazione di testo elettronico su un visore, per di ritrovare una proposta commerciale in za che siano utilizzati? Se un documento
alle persone dell’azienda di lavorare in- chi lavora in azienda la lettura e la scrittura funzione di un determinato lotto di pro- deve essere stampato più volte?
sieme a prescindere dal luogo fisico in cui sono attività associate a processi complessi dotti, per esempio. Eseguire una ricerca Nelle organizzazioni il cattivo uso delle ri-
si trovano: in un aeroporto, su una spiag- e strutturati, che necessitano di strumenti sulla base di informazioni secondarie sorse è, spesso, il risultato di una forma di
gia o nella stanza accanto. Diverse sedi o innovativi a supporto. Da un punto di vista contenute all’interno dei documenti (per pigrizia.
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semplicemente diversi uffici potrebbero organizzativo, infatti, le tecnologie informa- esempio, per ritrovare una proposta eco- Occorre abituarsi a stampare solo quan-
gestire in modo più efficiente il carico di tiche presentano dei vantaggi che è bene nomica relativa a un determinato prodot- do è effettivamente necessario, scegliere
lavoro, ottimizzando l’impiego delle per- considerare. to) può essere molto semplice mediante software adeguati alle proprie esigenze di
sone disponibili. Una risposta tempestiva • Condividere informazioni con un’accorta mezzi elettronici. lavoro, fare attenzione al risparmio ener-
consente allora di ottenere un livello di gestione senza perdere il controllo sulle • Migliorare la gestione dei tempi d’acces- getico delle macchine.
soddisfazione più elevato da parte del modifiche e sugli aggiornamenti del do- so e di ricerca, con vantaggi sotto il profi- Un’importante fonte di spreco su cui inter-
cliente. cumento originale. lo dell’archiviazione. Un archivio elettro- venire, soprattutto nelle realtà meno strut-
La carta presenta indubbiamente molti van- • Reperire le informazioni con più facilità, nico, tra l’altro, può essere organizzato in turate, è la razionalizzazione dell’utilizzo
taggi. Se è vero che è difficile pensare di so- soprattutto quando il volume delle infor- modo che tutti possano accedervi con di stampanti e fotocopiatrici, privilegiando
stituire la lettura di un libro con la visualiz- mazioni aumenta. Si pensi alla necessità precisi “profili di accesso”. stampanti di rete in luogo di apparecchia-

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ture “personali”, analizzando la direzione
UTILIZZI METODI E TECNOLOGIE BENEFICI
dei “flussi di stampa” (chi stampa di più e
perché), scegliendo, soprattutto nelle real- Documenti da conservare “Scanning” e condivisione dei documenti. Tutte le funzioni aziendali possono accedervi per svolgere
tà più piccole, dispositivi multifunzione Archiviazione su DVD o disco fisso il loro lavoro nel rispetto delle rispettive autorizzazioni.
(apparecchiature che offrono le funziona- Circolazione delle informazioni E-mail e condivisione di documenti in Tutti possono essere informati tempestivamente
lità di fax, fotocopiatrici e stampanti insie- interne intranet e i documenti on line sono sempre nella versione più
me), utilizzando infine dispositivi consu- aggiornata.

mabili rigenerati.

Materiale marketing Siti Web, documenti elettronici Sia per l’uso interno (commerciale e forza vendita) che per
l’uso esterno (clienti e consumatori finali) è possibile fornire

documentazione multimediale senza sostenere costi di
distribuzione. Va considerato che un depliant stampato
Ridurre gli sprechi aumenta la percezione e visibilità del brand dal 20% al
120%.
• Stampare solamente on demand.
Contratti Documenti elettronici e firma digitale Si riducono i tempi di istruttoria, il contratto può nascere
• Valutare le necessità di avere i PC sempre accesi. direttamente digitale on line.
• Razionalizzare i processi di stampa e l’utilizzo delle
Inviti di partecipazione a eventi E-mail o Web Si annullano i costi di spedizione e si ha la possibilità di
stampanti. informare tempestivamente i partecipanti di eventuali
modifiche. Si possono mettere a disposizione gli atti e
attivare feedback in modo rapido.

LA CARTA E IL DIGITALE Lettere E-mail Si riducono i costi e i tempi della comunicazione.
È inoltre possibile sapere facilmente quando
e a chi la comunicazione è stata inviata.
Esistono diverse tecnologie che possono gliaia di ore organizzando e archiviando
aiutare un’organizzazione a intraprendere i documenti cartacei. Il sistema era ade- Note spese Fogli elettronici e approvazione via Ogni impiegato compila una scheda on line
“workflow” che aggiorna automaticamente la sua posizione.
la via del paperless office, molte di que- guato, ma inefficiente, cosa che risultava I giustificativi cartacei potrebbero essere scannerizzati
ste sono già presenti in azienda, devono ovvia ogni volta che dovevamo cercare direttamente dall’interessato.
essere solamente valorizzate e utilizzate un documento cartaceo che risultava Fatture Documenti elettronici e firma elettronica L’intero processo di verifica della correttezza
al meglio “perso”. della fattura da pagare può avvenire in parallelo invece
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Abbiamo sviluppato nuove procedure che in modo sequenziale tra tutti coloro che devono
intervenire in merito.
L’ufficio digitale: un caso concreto per scambiare dati tra le nostre applica-
zioni relative alla revisione contabile e Domande di assunzione personale Documenti elettronici Maggior ordine nella gestione dei curriculum sia in fase
di raccolta che di selezione e valutazione.
Parla il responsabile della documentazione per ridurre i tempi di immissione dei da-
di un’impresa di servizi ti. I nostri clienti vengono incoraggiati a Viaggi Prenotazioni elettroniche e acquisti via Web Risparmio sui costi di agenzia.
Siamo una struttura amministrativa che presentare i propri dati in formato elet-
Logistica: movimentazione di parti, Codici a barre, reti lan WiFi, RFID Maggiore efficienza e possibilità di localizzare ogni
lavora in outsourcing per altre imprese e tronico; questo ci permette di importarli semilavorati o prodotti finiti singolo oggetto.
impiega 12 persone. L’elemento che ci ha agevolmente nel nostro sistema di gestio-
Assistenza clienti Call center multimediale (voce, mail) Tempestività nella risposta e tracciabilità delle richieste
spinto a cercare un’alternativa alla carta ne. Abbiamo inoltre sviluppato delle in modo da pianificare eventuali interventi correttivi.
è semplice: ogni anno trascorrevamo mi- procedure standard per la preparazione,

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la revisione e la memorizzazione di fo- tevole miglioramento dei nostri processi
gli di lavoro elettronici. Come risultato di lavoro, permettendoci di offrire un ser-
il processo di revisione contabile è di- vizio migliore ai nostri clienti e di au-
ventato più efficiente, organizzato e van- mentare le nostre capacità di recupero in
taggioso. caso di problemi. Tutti usano la stessa in-
L’implementazione di un sistema di ge- terfaccia per creare, gestire, cercare e re-
stione dei documenti ha portato a un no- perire documenti e non è più necessario
cercare nelle innumerevoli cartelle di re-


te o negli schedari per trovare i docu-
menti dei clienti. Ora teniamo un archi-
vio elettronico che contiene tutta la do-
cumentazione. Uno strumento di ricerca
ci permette di esaminare migliaia di do-
cumenti in pochi secondi. Oggi siamo
pronti a rispondere alle richieste dei
clienti e siamo in grado di offrire un ser-
vizio di qualità. Sebbene spesso ignora-
to, l’uso di un sistema di gestione dei do-
cumenti può anche essere di aiuto in ca-
so di calamità. Nel mondo della carta è
impossibile mantenere al di fuori dell’uf-
ficio una copia di ogni documento. Un Paperless in action: Ogni lunedì mattina, alle nove in punto,
incendio o un’alluvione avrebbero con- uno spaccato di vita vissuta Maria apre l’ufficio che supporta l’attività
seguenze drammatiche per un ufficio che dei venditori e organizza le spedizioni dei
si occupa di revisione fiscale. Un siste- Cosa succede quotidianamente quando si prodotti ordinati ai rispettivi clienti. Maria,
ma di archiviazione digitale ci permette gestisce la carta e non le informazioni in un attualmente l’unica impiegata dell’ufficio
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di ridurre questo rischio. Come parte del- ufficio amministrativo di una piccola azien- spedizioni, comincia una normale giornata
le nostre normali procedure di backup, da manifatturiera? di gestione degli ordini.
ogni giorno una copia di tutto il nostro
archivio digitale viene portata in un luo- PRIMO SCENARIO SECONDO SCENARIO
go al di fuori dell’ufficio.
Dopo l’introduzione delle procedure paper- Maria accende il computer, controlla la posta arrivata e i fax Maria accende il computer e avvia il programma di posta
e incomincia a caricare i dati nel sistema per organizzare elettronica integrato con la gestione dei fax.
less il nostro fatturato è cresciuto del 15% le spedizioni della giornata. La poca corrispondenza ordinaria viene acquisita via scanner
nell’ultimo anno senza la necessità di au- e archiviata. Da alcuni mesi non si lavora più sui documenti
cartacei che vengono archiviati per sicurezza, ma sui corrispettivi
mentare il personale, anzi riducendo gli documenti elettronici, più rapidi e facili da gestire.
straordinari.

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Alle dieci telefona il Sig. Bianchini, vendi- A mezzogiorno passa in ufficio Franco, il fi-
tore responsabile del Nord Ovest. glio del titolare, che sta preparando una
nuova brochure per una fiera imminente.

PRIMO SCENARIO SECONDO SCENARIO
Bianchini: “Ciao Maria, notizie dell’ordine per Alessandrini?” Bianchini: “Ciao Maria, mi ha chiamato Alessandrini molto
soddisfatto per la tua conferma dell’ordine urgente che ti ho Franco: “Come procede la brochure?” Franco: “Come procede la brochure?”
Maria: “Alessandrini? Mai sentito!”.
mandato venerdì pomeriggio”.

Maria: “Bene, ho ricevuto il file dal grafico, adesso lo stampo e Maria: “Bene, ho ricevuto il file dal grafico e l’ho pubblicato
Bianchini: (panico) “Alessandrini è un cliente decisamente lo metto a giro per i commenti. Devo fissare una riunione?” nell’area di lavoro della intranet e ho sollecitato tutti via mail.

Maria: “Nessun problema, il sistema aveva già reso
importante per noi, spero di far seguire a questo altri ordini Ho già due commenti su cinque, devo organizzare una
indisponibile il lotto di merce da te richiesto e io ho solo dato Franco: “Certamente, altrimenti come ci confrontiamo?”
importanti puntando sulla personalizzazione del servizio. Non ti riunone?”
l’ok per l’invio con il primo corriere, che è partito
è arrivato il mio fax venerdì pomeriggio? Fortuna che la merce Maria: “Non prima di giovedì però, Bianchini è ad Aosta e non
puntualmente pochi minuti fa”. Franco: “No, direi che non serve. Domani diamo il ‘visto si
è in magazzino, venerdì mattina ho telefonato a Pasquale, rientra prima di mercoledì sera tardi”.
il nostro magazziniere, e mi ha confermato la disponibilità”. Bianchini: “Sì, avevo verificato la disponibilità in magazzino stampi’. Arrivederci Maria”.
con il palmare, ma Alessandrini era scettico sulle nostre capacità Franco: “Digli di rientrare prima, mercoledì è l’ultimo giorno
Maria: “è finita la carta del fax, aspetta che stampo i messaggi utile!!”
organizzative, sai è un cliente decisamente importante per noi.
in memoria... ti richiamo tra qualche minuto”.
Spero di far seguire a questo altri ordini importanti, puntando
proprio sulla nostra tempestività di consegna. Notizie di Monica?”
10 minuti dopo Maria richiama Bianchini
Maria: “L’ho sentita prima, decisamente emozionata visto All’una meno cinque chiama Guido dalla con-
Maria: “Ho visto il fax ed ho caricato subito l’ordine: che manca poco alla scadenza, ma per il resto tutto procede tabilità: vuole sapere la situazione aggiornata
per mercoledì la merce è da Alessandrini”. bene. Ti saluto”.
delle vendite del trimestre appena passato.
Bianchini: (sbianca) “Come mercoledì!?! Controlla bene, Bianchini: “Grazie Maria, buona giornata”.
la merce è in magazzino!!”
Maria: “Il lotto che ti ha segnalato Pasquale era per un altro
cliente ed è partito con il corriere delle 10”.
Guido: “Ciao Maria, come è andato questo trimestre, mi mandi Guido: “Ciao Maria, come è andato questo trimestre, mi mandi
Bianchini: “E adesso come faccio? Che figura! Non potevi su il tabulato?” su il tabulato?”
controllare il fax?”
Maria: “A dire il vero non lo so, mi mancano alcune pratiche Maria: “Ti manca proprio la carta eh? Lasciami due minuti
Maria: “Sai com’è, con Monica in maternità è tutto un casino. che aveva seguito Monica prima di andare in maternità. che devo allineare le posizioni nel database di Monica e poi
Perché non gli proponi uno sconto come hai fatto la settimana Quando l’ho chiamata mi ha detto di aver lasciato qualcosa te lo mando via mail. Scusa se ti lasco adesso, ma mi passa
scorsa con Tirelli?” nel suo cassetto. Ora controllo e nel pomeriggio ti faccio a prendere il mio fidanzato per la pausa pranzo! A più tardi.
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Bianchini: “Adesso chiamo e vedo di sistemare il tutto, ciao, sapere, però sarà difficile darti il tabulato prima di venerdì, La mail è partita, ciao”.
ti faccio sapere”. scusa se ti lascio adesso, ma sono in tremendo ritardo, salto
anche il pranzo per mettermi un po’ a pari! A più tardi...”

Quanto illustrato è un piccolo spaccato di
quanto avviene negli uffici amministrativi
di molte piccole e medie imprese italiane:
senza adeguati strumenti di supporto si la-
vora in costante affanno, in ritardo, inse-
guendo gli avvenimenti. Organizzare i
propri processi aziendali secondo una lo-

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avendo a disposizione un patrimonio in- gi avviene spesso ancora in forma cartacea,
formativo dinamico e strutturato. esistono sistemi per archiviare documenti e
Il personale commerciale di un’azienda, per messaggi e-mail in aree controllate per poi
esempio, può acquisire gli ordini presso un ricercarle in modo semplice ed efficace
cliente, compilando un modulo elettronico quando occorre, permettendo ai dipendenti
su un PC portatile (o addirittura su un pal- di collaborare nella stesura dei documenti
mare), facendolo firmare in modalità digita- ovunque essi si trovino.
le e infine trasferendolo sul sistema gestio-


nale aziendale al primo collegamento in re-
gica paperless offre la possibilità di lavo- in modalità cartacea. Ciò accade perché i te, riducendo così le possibilità di errore e LINEE GUIDA PER “PASSARE
rare meglio, “sfruttando” le competenze diversi sistemi utilizzati in ufficio non dia- soprattutto inserendo i dati una volta sola, AL DIGITALE”
delle persone per lavori maggiormente logano tra loro e i documenti cartacei sono senza inutili operazioni di trascrizione e re-
qualificati anziché impegnarle per lavori utilizzati per esigenze di archiviazione op- immissione delle informazioni. In questo Il passaggio all’archivio digitale non è un’o-
ripetitivi a basso valore aggiunto. Non è pure, per esempio, per comunicare infor- modo è anche possibile raccogliere infor- perazione che può essere effettuata da un
semplice quantificare i risparmi delle so- mazioni da un ufficio all’altro o tra cliente mazioni da clienti e partner semplicemente giorno all’altro ed è un processo che deve
luzioni paperless perché molti sono i para- e fornitore. pubblicando sul Web o inviando vie e-mail essere pianificato ed eseguito attentamente.
metri da considerare: tipicamente gli uffi- In realtà, è possibile trarre importanti van- un modulo elettronico da compilare via In- Ecco alcune considerazioni in merito:
ci amministrativi e commerciali di back taggi dall’uso di strumenti elettronici, a pat- ternet o da spedire per posta elettronica. • occorre valutare il fatto che si sta interve-
office riescono a svolgere (meglio) lo stes- to di realizzare un sistema integrato con i Questi moduli potranno essere approvati nendo sugli aspetti organizzativi della
so lavoro con un terzo e a volte la metà processi aziendali, da cui estrarre i docu- preventivamente prima che i dati in essi propria impresa e i benefici saranno tan-
del personale rispetto alle modalità “tra- menti per la stampa solamente quando oc- contenuti siano utilizzati. to più significativi quanto più precisa sa-
dizionali”. corre, salvaguardando al contempo l’inte- Per quanto riguarda l’archiviazione e il suc- rà la definizione degli attuali processi e
Sono interventi organizzativi importanti che grità delle informazioni. Ciò non significa cessivo reperimento dei documenti, che og- flussi di lavoro;
devono essere progettati e realizzati in mo- che sia necessario implementare un siste- • è opportuno prevedere procedure e linee
do accorto, ma i benefici sono evidenti sia ma complesso e costoso, perché molte so- di condotta standard in modo che tutto il
in termini di minori costi di gestione sia per luzioni sono probabilmente già disponibili personale dell’azienda sia allineato alle
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il miglior servizio reso a clienti e colleghi. in azienda: si tratta di raccordarle. nuove modalità di lavoro;
Alcuni documenti elettronici sono la rap- • occorre valutare l’effetto complessivo de-
presentazione digitale dei moduli che gli interventi ipotizzati;
IL VALORE DEI DOCUMENTI spesso si compilano su carta, indicando • gli utilizzatori sono spesso affezionati al
DIGITALI, PER LE PERSONE per esempio i propri riferimenti anagrafici. “vecchio” modo di lavorare. Occorre
E PER LE AZIENDE È possibile creare in sostituzione moduli comunicare adeguatamente le innova-
elettronici, che possono essere erogati sul zioni organizzative e nelle modalità di
A volte in azienda la documentazione elet- Web oppure in un messaggio e-mail, an- lavoro, mettendo in risalto i benefici per
tronica è effettivamente prodotta, ma sola- che off line. Usare modulistica elettronica il loro lavoro con azioni di sensibilizza-
mente per poi essere stampata e utilizzata consente di risparmiare sui costi aziendali zione;

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• è utile prevedere una fase di test e inizia-
tive di formazione a supporto;
• è possibile attivare alcune semplici diret-
tive nelle modalità di lavoro che non ri-
chiedono interventi complessi, ma che
possono fornire alcuni risultati utili nel
breve periodo.

CONCLUSIONI

Per praticità di utilizzo e qualità di lettura
la carta rimane uno strumento difficilmente
sostituibile. Una maggiore sinergia tra sup-
porto informatico e quello cartaceo è però
possibile e l’evoluzione verso un ufficio di-
gitale è un percorso che vale la pena di af-
frontare, utilizzando nuovi strumenti elet- menti e scritture contabili rilevanti ai fini
tronici per gestire i documenti, sistemi che tributari.
permettono di tutelare anche il valore lega- Il D.Lgs. n. 52 del 20 febbraio 2004, in par-
le delle informazioni contenute. ticolare, definisce un nuovo sistema di fat-
L’applicazione della normativa in merito turazione, che permette di trattare in moda-
alla conservazione sostitutiva dei docu- lità elettronica il ciclo di vita di una fattura,
menti a rilevanza fiscale, infatti, può esse- dall’emissione all’archiviazione.
re il punto di partenza per introdurre pro- La riduzione dell’impiego della carta in
cessi paperless in tutti i settori aziendali, a azienda a beneficio dei supporti digitali ri-
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partire dall’amministrazione, riducendo il chiede tempo, investimenti e attenzione,
tempo di trattamento delle informazioni e tuttavia le tecnologie sono già disponibili,
recuperando efficienza ed efficacia. Alcu- la normativa non è più un ostacolo e i be-
ni provvedimenti, quali le delibere CNIPA nefici nel lungo periodo sono garantiti, sia
del novembre 1994, il DPR 445 del 2000 per quanto riguarda il recupero di efficien-
e il Decreto del Ministero dell’Economia e za sia in termini di risparmio e di tutela am-
Finanze del 23 gennaio 2004, hanno de- bientale. Un ufficio senza carta è un ideale
terminato un quadro normativo secondo il regolativo, ma i buoni motivi per intrapren-
quale è possibile emettere, conservare, ri- dere questa strada, anche gradualmente,
produrre e trasmettere via Internet docu- non mancano.

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Ufficio digitale: mito o progetto realizzabile?

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