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FACTURACIÓN ELECTRÓNICA EN SAP
Septiembre 7 de 2017

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Este documento contiene información confidencial perteneciente a IT-NOVA S.A.S., la cual
constituye un secreto de industria y está siendo entregada bajo el entendimiento de que será
manejada en la más estricta confidencialidad. La información no deberá ser revelada, duplicada o
usada en su totalidad ni en parte para ningún propósito que no sea la evaluación de este material
por parte de terceros. De ninguna manera la información descrita en este documento puede ser
revelada a otras personas, sin la aprobación explicita por parte de los directivos de IT-NOVA S.A.S.
Aviso de confidencialidad

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Agenda
• ¿Quiénes somos?
• Facturación Electrónica en Colombia
• Opciones para adoptar la Facturación Electrónica
• Sistema de Facturación Electrónica
• Tiempo de implementación
• Soporte y continuidad
• Demostración en vivo
• Preguntas

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¿Quiénes somos?
Somos una empresa de servicios profesionales
de consultoría enfocada en lograr que la
tecnología apoye y potencialice los procesos de
negocio de nuestros clientes, orientándonos en
su satisfacción a través de servicios de calidad
para enfrentar y resolver los retos a nivel
operativo y estratégico de las organizaciones.
Nuestros valores
 Respeto
 Innovación
 Honestidad
 Servicio
 Integridad
Colombia
+57 4 448 71 41
México
01 8000 990 343
Chile
+56 2 293 80 533
 Calidad
 Responsabilidad

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Nuestro portafolio de servicios SAP

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01
02
03
04
05
Consultoría estratégica
en BI y Analítica
Continuidad en BI y BA
Gestión de datos
Implementación de
soluciones de BI
Analítica de negocio
• Establecer las necesidades de BI a partir de los objetivos estratégicos
• Análisis y diseño de las reglas del negocio
• Maduración y desarrollo de las estrategias de BI
• Procesos ETL
• Diseño e implementación de bodegas de datos
• Big Data
• Gobernabilidad de datos
• Diseño de reportes, tableros y reportes de autoservicio
• Geo analítica
• Definición e implementación de modelos predictivos
• Construcción de modelos analíticos avanzados, basados en estadística
• Respuestas a preguntas de negocio
Nuestros servicios en BI y Analítica

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Algunos de nuestros clientes

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Facturación Electrónica en Colombia
El modelo de facturación en Colombia fue adoptado a través del Decreto 2242 de 2015.
El gobierno tiene proyectado implementar la Facturación Electrónica de forma obligatoria a partir del 2019
conforme a lo indicado en la ley 1819 de 2016 “…a partir de 1 de Enero de 2019 todos los obligados a
declarar y pagar el IVA y el impuesto al consumo, deberán expedir factura electrónica…”.
Los documentos que pueden ser emitidos electrónicamente son facturas, notas crédito, notas debito y
acuses de recibo.
Los documentos emitidos deben ser enviados a la DIAN en XML, formato que para su construcción utiliza
el estándar UBL V2, el cual es definido por la DIAN y es de uso obligatorio para quienes facturan
electrónicamente.
Los documentos electrónicos enviados a la DIAN deben contener una firma digital, el cual permitirá
garantizar su integridad y autenticidad.
Las compañías deberán contar con tres formas para entregar la facturación electrónica a su adquiriente
(electrónica, digital o impresa).

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Opciones para adoptar la Facturación Electrónica
El software propio se refiere a que el
facturador electrónico puede habilitar
su software de facturación para enviar la
información directamente a la DIAN
cumpliendo con lo previsto en el
Decreto 2242-2015. De esta forma tiene
la autonomía de todo el ciclo de
facturación sin necesidad de tercerizar
sus procesos.
Habilitación Software Propio
El proveedor tecnológico PT es un tercero
que mediante la figura de outsourcing
realiza todo el proceso de facturación
electrónica por la empresa, estará a cargo
del envío de la facturación a la DIAN y de
los demás requerimientos dispuestos por
el Decreto 2242-2015.
Proveedor Tecnológico PT

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Sistema de Facturación Electrónica
Adoptar la facturación electrónica mediante la opción de habilitación
software propio, cumpliendo con todos los requerimientos exigidos por la
DIAN.
Nuestro sistema de Facturación Electrónica en SAP fue desarrollado por
IT-NOVA para aplicar en cualquiera de los dos escenarios:
Adoptar la facturación electrónica mediante la opción de proveedor de
tecnología, y contar con una solución de gestión y control de envío y
recepción de documentos en SAP.

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Características del sistema
Integración nativa con SAP ERP.
Usar un solo sistema para el proceso de facturación electrónica.
Monitorear toda la trazabilidad de los documentos (facturas, notas crédito, notas débito) y gestionar los
errores desde SAP.
Facilidad de ajustar el sistema a procesos propios de la organización.
Usuarios familiarizados con el uso de SAP, lo cual ahorra tiempo y dinero en entrenamiento y curva de aprendizaje.
Evite cargos adicionales por licencias, infraestructura y pagos mensuales y/o anuales por volumen de facturación
(caso escenario habilitación software propio).
Portal de adquirientes web integrado con SAP (caso escenario habilitación software propio).
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Proceso detallado
Escenario: habilitación software propio

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Proceso detallado
Escenario: gestión y control de envío y recepción

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Funcionalidades
Nuestro sistema de facturación
electrónica provee un monitor, el cual
permite ver la información enviada a la
DIAN y su estado.
Adicionalmente, permite ver el log de
errores y el documento XML enviado,
para que el usuario de facturación
electrónica pueda reprocesar los
documentos rechazados.
Monitor de facturación electrónica

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Funcionalidades
El decreto manifiesta que la empresa cuenta con tres formas para entregar la facturación
electrónica a su adquiriente (electrónica, digital o impresa). Nuestro sistema de facturación
electrónica cuenta con estas tres opciones, incluyendo un portal desarrollado en PHP para ser
instalado Onpremise en la infraestructura de la empresa, de tal forma que su adquiriente
pueda consultar y validar la factura emitida mediante la siguiente funcionalidad:
Portal de adquirientes
Validar factura (requisitos estatuto tributario)
Visualizar el documento en PDF o en XML
Rechazar la factura (error en valor o información)

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Funcionalidades
Portal de adquirientes
Portal integrado con SAP para ser
desplegado Onpremise o embebido en
la extranet de la compañía.

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Funcionalidades
Procesamiento facturas recibidas en XML
Desde el punto de vista de adquiriente, la funcionalidad contempla la descarga de las facturas en formato XML
en un repositorio FTP provisto por el cliente y/o la disposición de un Web Service. Estas facturas serán
posteriormente procesadas y llevadas a un monitor de recepción en SAP para su posterior procesamiento manual
por parte de el cliente. Este repositorio esta desarrollado en ABAP y permitirá la captura del archivo XML de la
factura emitida por el proveedor.
Web Service
Actualizar monitor de
recepción y log
Procesamiento manual de
facturas según el
procedimiento de la
empresa
Carga de archivos por
medio de un Web
Service
Proveedor
Servidor de
archivos XML
On premise
Cliente

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Funcionalidades
Procesamiento facturas recibidas en XML
Desde el punto de vista de adquiriente y de manera opcional, es posible realizar el
procesamiento de las facturas recibidas en formato XML, teniendo en cuenta el
proceso definido en cada organización:

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Tiempo de implementación
El plan de trabajo estimado para la implementación de la solución es el siguiente:

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Soporte y continuidad
Soporte por demanda
Bolsa de horas mensual / anual
Soporte mensual/anual
Contamos con diferentes opciones de soporte
con el fin de atender los cambios emitidos por la
DIAN:

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Contacto
Móvil: + 57 316 741 22 31/ Skype: john_fecha
john.ferro@it-nova.co
John Ferro
Socio Director
Bogotá: + 57 1 390 77 25 | Medellín: + 57 4 448 71 41 | México: 01 8000 990 343 | Chile: + 56 2 293 80 533
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