Wie Sie Bestellanforderungen durch Employee Self-Service Procurement in SAP S/4HANA selbst managen

Bestellanforderung mit SAP Self-
Service Procurement in S/4HANA
Heilbronn, 03. Mai 2022
Wie Sie Bestellanforderungen mit Self-Service Procurement
managen

Ihr heutiger Moderator
Jonathan Wallner
SAP S/4HANA Einkaufsprozesse
Jonathan.Wallner@ibsolution.com
Dienstag, 03.05.2022 © 2022 - IBsolution GmbH 2

Zielgruppe
▪ Leiter Einkauf
▪ Mitarbeiter Einkauf
▪ Leiter IT

Agenda
1. Self-Service Beschaffung
2. Standard Fiori Apps
3. SAP Flexible Workflow
4. Demo

▪ Mitarbeiter können eigenen Einkaufswagen bzw.
Bestellanforderungen erstellen und wiederfinden
▪ Mitarbeiter können eigenen Einkaufswagen bzw.
Bestellanforderungen erstellen und wiederfinden
▪ Sobald der Mitarbeiter bestellt, wird ein automatischer
Workflow durchlaufen
▪ Entlastung des Einkaufs bei operativen Aufgaben
Purchase-to-Pay
P2P mit Employee Self-Service

Fiori Apps für die ESS Beschaffung
© 2022 - IBsolution GmbH
Prozessschritte & Rollen
Dienstag, 03.05.2022 7

▪ Mitarbeiter können eigenen
Einkaufswagen bzw.
Bestellanforderungen erstellen
und wiederfinden
▪ Kataloganbindung möglich
▪ App ist teilweise technisch
anpassbar
▪ Einige Felder können vorbelegt
werden
App: Bestellanforderung anlegen (Mitarbeiter)

▪ Überblick über alle getätigten Bestellanforderungspositionen und deren Status
▪ Die Nachbereitung abgelehnter Bestellanforderungen ist möglich
App: Meine Bestellanforderungen (Mitarbeiter)

▪ Einkäufer wandelt die BANF-Position in Bestellung um
▪ Mehrere BANF-Positionen können in einer Bestellung zusammengefasst werden
App: Bestellanforderungen Bearbeiten (Einkäufer)

▪ Einkäufer kann Bestellungen nachträglich bearbeiten, solange diese noch nicht versendet wurden
App: Bestellungen verwalten (Einkäufer)

▪ Bestellanforderungspositionen/Bestellung kann per Workflow geprüft und freigegeben/abgelehnt
werden
▪ Genehmiger werden durch fest definierte Regeln ermittelt
App: Meine Inbox (Einkaufsleiter)

▪ Sobald die Bestellung erstellt wurde, kann der Anforderer den Wareneingang bestätigen
▪ Mit erfolgter WE-Bestätigung kann die Rechnung gebucht werden
App: Wareneingang bestätigen (Mitarbeiter)

▪ Mit dieser App kann der Warenempfänger einen Rechnungsentwurf erstellen
▪ Dieser kann dann vom Kreditorenbuchhalter in eine Rechnung umgewandelt werden
App: Lieferantenrechnungen hochladen (Mitarbeiter)

▪ In der Bestellposition kann der Prozessablauf nachvollzogen werden
App: Bestellungen verwalten (Einkäufer)

▪ Vordefinierte WF-Szenarien sind ohne
technisches Wissen einsetzbar
▪ Verschiedene Workflow-Vorbedingungen im
Standard verfügbar:
▪ Erstellungskennzeichen
▪ Warengruppe
▪ Nettobetrag größer/kleiner als
▪ …
▪ Verschiedene Szenarien der
Bearbeiterfindung sind möglich
▪ Erweiterbarkeit durch SAP Standard-BAdIs
Flexibler Workflow
SAP Flexible Workflow basiert auf SAP Business Workflow

▪ Standard E-Mail-Vorlagen für verschiedene
Szenarien z.B. für:
▪ Neue Workflow-Aufgaben
▪ genehmigte/abgelehnte Work-Items
▪ E-Mail-Vorlagen werden kopiert und entsprechend
der Anforderungen des Kunden angepasst
▪ Diverse Fiori-Apps erleichtern die Überwachung
des E-Mail-Versands
E-Mail Notifikationen
Standard E-Mail-Vorlagen

Purchase-to-Pay
P2P mit Employee Self-Service

Fazit
ESS-Beschaffung ermöglicht es ihren Mitarbeitern Bestellanforderungen
anzulegen und nachzuverfolgen
Erhebliche Steigerung der Usability durch Standard Fiori-Apps
Konfiguration des Genehmigungsworkflows dank SAP Flexible
Workflow auch ohne technisches Wissen
Das Regelwerk für den Prozess muss früh im Projekt definiert werden

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Kontakt
Jonathan Wallner
Jonathan.Wallner@ibsolution.de
IBsolution GmbH
Im Zukunftspark 8
74076 Heilbronn

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