Data Governance als unterschätzter Erfolgsfaktor für Ihr Unternehmen

1. Data Governance Data Governance als unterschätzter Erfolgsfaktor für Ihr Unternehmen

4. Agenda 1. Geschäftserfolg & Data Governance 2. Warum Data Governance 3. Herausforderungen mit Data Governance 4. Fazit

6. © 2023 - IBsolution GmbH 7 Formel 1 Entscheidende Unterschiede trotz verschärfter Regularien in 2022 – Schlüsselfaktoren ▪Die Regeln und Vorschriften für Autos in der Formel 1 sind sehr streng ▪Große Unterschiede zwischen den Autos kann es also nicht geben ▪Dennoch sind Abweichungen möglich – und selbst kleine Abweichungen können den Unterschied ausmachen, diese sollten nicht unterschätzt werden!

7. # Geschäftserfolg & Data Governance

9. © 2023 - IBsolution GmbH 10 Praxisbeispiel – Pharmazeutische Industrie Falsche Materialstammdaten Beschreibung Ein pharmazeutischer Hersteller stellt einen Impfstoff her und versendet ihn an seinen Kunden. Als die Ware beim Kunden ankommt, stellt sich heraus, dass der Impfstoff während des Transports nicht ausreichend gekühlt wurde – wie eigentlich nötig. Grund In den Stammdaten des Impfstoffs wurde die Lagertemperatur nicht explizit angegeben, daher wurde der „Default“-Wert genommen. Aber das war eindeutig zu hoch. Konsequenz Wirtschaftlicher Schaden, weil die Ware verdorben war. Der Kunde war verärgert wegen Mehraufwand und weil sich die Lieferung nun verzögerte. Imageschaden, als der Fall öffentlich wurde. Hätte es eine Governance auf dem Feld „Lagertemperatur“ gegeben, hätte es a) einen klaren geschäftlichen Verantwortlichen und b) eine Datenqualitätsregel im Pflegeprozess zusammen mit einer Genehmigung gegeben O h n e D a t a G o v e r n a n c e M i t D a t a G o v e r n a n c e Kunden Hersteller

10. © 2023 - IBsolution GmbH 11 Praxisbeispiel – Krankenkasse Unbefugte Nutzung von Kundendaten Krankenkasse Beschreibung Eine Krankenkasse erhebt im Rahmen mehrerer Gewinnspiele personenbezogene Daten. Diese werden in einer späteren Werbekampagne verwendet und die Personen werden proaktiv kontaktiert. Wie sich später herausstellte, verstieß die Datenverarbeitung gegen das Gesetz. Grund Die im Gewinnspiel verwendeten Einwilligungsformulare waren missverständlich oder nicht vollständig ausgefüllt und die Datenverarbeitung somit rechtswidrig. Konsequenz Die Datenschutzbehörde verhängte ein sehr hohes Bußgeld – obwohl die Krankenkasse eine direkte Zusammenarbeit im Verfahren zugesagt hatte. Der Fall dokumentiert eine schwerwiegende Missachtung des Datenschutzes. Data Governance kann die Umsetzung gesetzlicher und regulatorischer Anforderungen unterstützen: Klare Verantwortlichkeiten im Governance-Rollenmodell des Unternehmens, aktiver Einsatz interner Kontrollmaßnahmen in den Datenverarbeitungsprozessen und regelmäßige Tests minimieren oder eliminieren die entsprechenden Risiken. O h n e D a t a G o v e r n a n c e M i t D a t a G o v e r n a n c e Persönliche Kundendaten Einverständniserklärung und Gewinnspiel

11. © 2023 - IBsolution GmbH 12 Praxisbeispiel – Fertigung Bessere Lieferantenübersicht & Rabatte Beschreibung Ein globales Fertigungsunternehmen plant, sich mit nur einem Bericht (nahezu in Echtzeit) einen Überblick darüber zu verschaffen, über welche Lieferanten (bzw. deren Tochtergesellschaften) es welches Auftragsvolumen abbildet. Und das über alle Geschäftsbereiche und Regionen hinweg. Grund Es ist derzeit nicht / nur mit viel Aufwand und Handarbeit möglich, solche Zahlen zu ermitteln. Dies geschieht gar nicht oder nur sehr selten. Konsequenz Ein solcher Bericht würde Lieferantenstrukturen deutlich machen und kann helfen, Rabatte auszuhandeln, aber auch helfen, Monopole oder ungewollte Abhängigkeiten zu vermeiden. Data Governance bildet hier die Grundlage: Eine zuverlässige Datenbasis ist die Grundlage einer strategischen Berichtsstruktur, einschließlich klarer Verantwortlichkeiten, um Datenqualitätsprüfungen und Aktualisierungen in Echtzeit sicherzustellen. O h n e D a t a G o v e r n a n c e M i t D a t a G o v e r n a n c e Analyseoptionen Bericht Leistung

12. Schlechte Bedingungen, geringe Risiken Gute Bedingungen, geringe Risiken Schlechte Bedingungen, hohe Risiken Gute Bedingungen, hohe Risiken © 2023 - IBsolution GmbH 13 Geschäftserfolg & Data Governance Abhängigkeiten zwischen Geschäftserfolg und Data Governance Data Governance Kein Data Governance Guter Businessplan Schlechter/kein Businessplan

14. # Gründe für Data Governance

16. Gründe für Data Governance Top Gründe für unzureichende Stammdaten Einführung neuer Software und Systemänderungen, z.B. S/4 Transformation Fehlendes Verständnis, Standardisierung und Verantwortung Dezentrale IT-Landschaften – Fehlende Synchronisation zwischen Systemen Fusionen und Übernahmen / Konsolidierungen Fehlende Prozesskontrolle Falsche, unzureichende oder veraltete Stammdaten Fehlende Eigentumsrechte Fehlende Verantwortlichkeiten © 2023 - IBsolution GmbH 17

17. Gründe für Data Governance © 2023 - IBsolution GmbH Top-Herausforderungen für Unternehmen 18 Ausbleibender Umsatz ▪ Verlorene Kunden-Opp. ▪ Kundenrückgang ▪ Verminderter Absatz ▪ Verzögerte Betriebsabläufe ▪ Prozessineffizienz ▪ Falscheingaben ▪ Strafzahlungen ▪ Erhöhte Arbeitslast ▪ Erhöhte Ressourcenkosten Erhöhte Kosten ▪ Unsichere/Unklare Entscheidungen ▪ Vertrauen in die Organisation schwindet ▪ Inkonsistentes Managementreporting Geringes Vertrauen ▪ Risiko inkonsistenter Informationen ▪ Regulatorische oder rechtliche Risiken ▪ Datenschutzrisiken Erhöhte Risiken

18. Gründe für Data Governance © 2023 - IBsolution GmbH Data Governance & Data Management: Langfristige Denkweise Mit Data Governance & Management „Stay clean“ - dauerhaft Ohne Data Governance & Management „Get Clean“ – vorübergehend Projekt 1 Projekt 2 Projekt 3 19 Zeit Qualität

19. Gründe für Data Governance Was Unternehmen beschäftigt (in 2023) Neue Geschäftsmodelle vorantreiben Unterstützung neuer Technologien wie KI & Automatisierung Allgemeine Verbesserung der Rentabilität für Wettbewerbsvorteile Verbesserung der Produktivität und Zufriedenheit Ihrer Mitarbeiter Wettbewerbsvorteile Optimierung von “Mergers & Acquisitions” Reduzierung von Risiken & Erfüllung regulatorischer Anforderungen Race icons created by Freepik - Flaticon © 2023 - IBsolution GmbH 20

20. # Herausforderungen mit Data Governance

21. # Herausforderung 1 Was ist Data Governance?

22. © 2023 - IBsolution GmbH 23 Herausforderungen mit Data Governance Herausforderung 1: Was ist Data Governance Was ist Data Governance? ? Data Governance ist ein Begriff, der sowohl auf Makro- als auch auf Mikroebene verwendet wird. Ersteres ist ein politisches Konzept und Teil der internationalen Beziehungen und Internet-Governance; Letzteres ist ein Datenmanagementkonzept und Teil der Corporate Data Governance. [übersetzt] Quelle: https://en.wikipedia.org/wiki/Data_governance

25. 26 © 2023 - IBsolution GmbH Herausforderungen mit Data Governance Lösung 1: Gesamtbetrachtung / Aspekte des Stammdatenmanagements Strategie Governance Konsolidierung / Migration Konzept / Methodik Datenqualität Architektur / Tool(s) Sie können nicht nur isoliert an Data Governance arbeiten!

27. Herausforderungen mit Data Governance © 2023 - IBsolution GmbH 28 Lösung 1: Definiere Dein Data Governance MDM - Roadmap Prozess- Analysen & Definition Definition Governance Organisation Überführung in MDM- System Rollen- definition Ownership Governance Rollout DQ- Reifegrad Aufgaben- Definition Analyse bestehender Konzepte Organisat. Umsetzung Strategie- (abgleich) Business Partner Konzept Warehouse Management Material Konzept Compliance Umsetzung CRM- Integration KPI- Definition Abgleich mit Betriebsmodell

28. Herausforderungen mit Data Governance © 2023 - IBsolution GmbH Lösung 1: IBsolution Data Governance Framework Master Data Governance Framework Definition 29 Strategie Data Governance Organization Definition von Rollen Definition von Prozessen Definition von Aufgaben Verantwortlichkeiten ▪ “Best practice” Rollenkonzept ▪ Verschiedene Rollen haben verschiedene Verantwortlichkeiten in der MDM Organisation ▪ Standards ▪ Know How ▪ Data Quality ▪ Master Data Maintenance ▪ Prozesse werden innerhalb der DG Organisation bestimmt ▪ Material, BP, Finanz ▪ Anlegen, Ändern, Löschen ▪ Definition von Verantwortlichkeiten ▪ RACI / ARPA ▪ Best-Practice Konzepte ▪ Field Ownership ▪ Strategie and Ziele ▪ Reifegrad-Bestimmung ▪ Road Map ▪ Change Management ▪ Struktur ▪ Verankerung von MDM in Ihrer Organisation Governance Rollout & Operationalization ▪ People Nomination ▪ Governance Rollout ▪ Change Management ▪ Master Data Maintenance

29. # Herausforderung 2 Sein Ruf

30. © 2023 - IBsolution GmbH 31 Herausforderungen mit Data Governance Herausforderung 2: Sein Ruf ▪ Wenn der Begriff Data Governance [...] fällt, sind folgende Aussagen zu hören: Data Governance… ▪ ...ist ein Kostentreiber ▪ …erfordert einen hohen zusätzlichen bürokratischen Aufwand ▪ ...erfordert neue Stellen und mehr Mitarbeiter ▪ ...vereitelt Datenmanagement-Projekte ▪ ...ohne Zusatzsoftware nicht realisierbar ▪ und die Ergebnisse sind erst nach langer Zeit sichtbar 1 Reference: W eber / Klingenberg, (2 0 2 1 ). Data Governance - Der Leitfaden für die Praxis (1 . A ufl. ) Carl Hanser Verlag Gm bH & Com pany KG

31. © 2023 - IBsolution GmbH 32 Herausforderungen mit Data Governance Herausforderung 2: Sein Ruf Data Governance für die Probleme verantwortlich zu machen, ist wie den Boten für die schlechten Nachrichten zu köpfen, die er bringt.

33. © 2023 - IBsolution GmbH 34 Herausforderungen mit Data Governance Lösung 2: Bildung & Transparenz ▪ Data Governance… ▪ …hilft im Unternehmen und dient als Grundlage für viele (Stamm -)Datenthemen ▪ …deckt lediglich auf, welche Probleme ohnehin schon bestehen ▪ …kann schrittweise eingeführt werden ▪ …kann (großen) Problemen vorbeugen ▪ …kann einen massiven Wettbewerbsvorteil verschaffen! ▪ …kann mehr Geld sparen als es kostet!

34. © 2023 - IBsolution GmbH 35 Herausforderungen mit Data Governance Lösung 2: Zusammenhänge verstehen – Eine Analogie Fahrer Fahrzeug Kontrollstation Benutzer Stammdaten Strecken-Support Bewegungsdaten Data Governance Struktur

35. © 2023 - IBsolution GmbH 36 Herausforderungen mit Data Governance Lösung 2: Organisatorisches Änderungsmanagement ▪ Data Governance beeinflusst die Arbeitsweise und das Geschäftsmodell aller in einem Unternehmen ▪ Das macht Data Governance nur teilweise zu einem inhaltlichen Thema, aber massiv zu einem emotionalen Change-Management-Thema ▪ Es ist wichtig zu verstehen, dass ein aktives Change Management erforderlich ist und ▪ Diskussionen und Entscheidungen werden möglicherweise nicht auf einer rationalen Grundlage geführt

36. # Herausforderung 3 Wie geht man Data Governance an?

40. © 2023 - IBsolution GmbH 41 Herausforderungen mit Data Governance Lösung 3: Positionierung – Warum ein Reifegradmodell? 2 3 4 5 Reifegrad 1 0 ...Reifegrad 0 kann man auch essen, schmeckt aber nicht!

41. © 2023 - IBsolution GmbH 42 ▪ Ein Reifegradmodell hilft bei der möglichst objektiven Einschätzung und hilft bei der Beobachtung von Entwicklungstrends und der Bewertung von Zielen und Fortschritten darin Herausforderungen mit Data Governance Lösung 3: Die Idee einer Reifegradmessung Erhalt der Ist- Situation Vorschlag zur Ableitung des Soll- Zustands Priorisierung von Verbesserungs- maßnahmen Positionierung Verbesserung

42. © 2023 - IBsolution GmbH 43 Herausforderungen mit Data Governance Lösung 3: Data-Governance-Ansatz Data Quality Strategieabgleich Definition der DG Organisation Prozessdefinition Definition von Rollen RACI, Field Ownership Input Best Practices + Ist -Prozesse Input IBsolution A nsatz/Erfahrung IBsolution Best Practises + Vorlagen Dokumentation in RA CI Vorlage Rollen und Aufgaben Definition von Aufgaben Input IBsolution Best Practices + Vorlagen Ggf. Verifizieren vorhandener Rollenm odelle Fokus Interviews Training & Rollout Input Kunden - strategie & Roadm ap

43. © 2023 - IBsolution GmbH 44 Herausforderungen mit Data Governance Lösung 3: Von einer langfristigen Roadmap … zu einer detaillierten Planung Erstellen Sie einen Gesamtplan und eine MDM-Roadmap Definieren Sie Abhängigkeiten & Prioritäten + Beginnen Sie mit der Initialphase

44. # Fazit

45. © 2023 - IBsolution GmbH 46 Die zentralen Thesen Zusammenfassung ▪Data Governance sollte ein wesentlicher Bestandteil Ihrer Gesamtstrategie sein ▪Data Governance kann einen entscheidenden Einfluss auf Ihr Unternehmen haben ▪Data Governance ist die solide Grundlage für gutes Datenmanagement und bessere Geschäfte ▪Sie müssen IHRE Data Governance verstehen und definieren ▪Sie müssen verstehen, dass Data Governance Ihnen hilft ▪Sie brauchen eine klare Roadmap und einen Ansatz, um es richtig zu machen

47. Weitere Informationen finden Sie auf www.ibsolution.com/academy © 2023 - IBsolution GmbH 48 Unser Service für Sie: Ab morgen finden Sie dieses Webinar und die Folien unter: ibsolution.com/academy/webinar-aufzeichnungen Warum nicht auch Ihren Kollegen zeigen? Nächstes Webinar: 23. Mai 2022: NIS2: Welche Security-Maßnahmen Unternehmen jetzt für ihre SAP- Systeme ergreifen müssen Anmeldung unter ibsolution.com/academy/webinare Subscribe to our Channel

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