1. Construyendo su
Centro de Excelencia
de Automatización
Parte 3: RPA en el mundo real:
Casos de Éxito de Centros de Excelencia de
Automatización

2. Presentador de hoy

3. Acerca de HelpSystems

4. Soluciones innovadoras de Gestión de IT y Seguridad
Proteja
• Evaluación de riesgo
• Anti-virus
• Monitoreo de eventos de
Seguridad
• Gestión de Identidades y Accesos
• Generación de reportes de
cumplimiento
• Servicios de Seguridad
Gestionada
• Servicios Profesionales de
Seguridad
• Transferencia Segura de Archivos
(MFT)
• Encriptación
Automatice
• Automatización de Procesos
de Negocio (RPA)
• Transferencia Segura de
Archivos (MFT)
• Automatización de flujos de
trabajo (Job Scheduling)
• Monitoreo de redes,
infraestructura y aplicaciones
• Monitoreo de Eventos y
Mensajes
• Monitoreo de performance
• Gestión de Backups de Datos
• Gestión y Monitoreo
Remotos
• Planificación de Capacidad
• Gestión documental
• Acceso a Datos Corporativos
• Acceso a Datos Móviles
• Análisis de Operaciones
• Dashboards Ejecutivos y
Generación de Reportes
• Almacenamiento de
Datos
Informe

5. HelpSystems. All rights reserved.
Agenda
1. Centro de Excelencia
2. Recordatorio: Algunas claves
3. Casos reales
4. Demo
5. Preguntas y respuestas

6. HelpSystems. All rights reserved.
Centro de Excelencia
Recordatorio de conceptos claves

7. Construyendo un Centro de Excelencia de Automatización
Medir
ROI
Entrenamiento y
habilitar NOC
Mejores prácticas
y templates
Equipo Principal (core team)
Seguridad y
Auditoría
MEDIR Y
PROMOVER
FORTALECER
EQUIPOS
EXCELENCIA DE
PROCESOS
INFRAESTRUCTURA
PERSONAS CAPACIDADES
HA/DR
Gestión
Capacidad
Equipos
Funcionales
Comité de
decisión
Casos de
negocio
Área
automatización
Evangelistas

8. La(s) persona(s) que ven que la automatización puede resolver problemas de negocio en la
empresa y lo promueven.
Detectan oportunidades de mejora.
“Educan” sobre los beneficios para el negocio.
Motivan a distintas áreas para hacer el proyecto.
Suelen coordinar un primer piloto para un caso de negocio concreto.
Que luego usan internamente para extenderlo a otros procesos.
Normalmente es alguien de IT: Project managers, responsables de aplicaciones, perfiles funcionales, el CIO…
¡¡Oportunidad!!
En muchas ocasiones se convierten en el responsable de una nueva “área corporativa de automatización”
Todo empieza por… Evangelistas

9. Caso de negocio: Arrancar con un QUICK-WIN
Proceso relevante para negocio: Impacto en cliente, ahorro total de costes, mejora de SLA,
reducción de errores…
Proyecto con resultados rápidos (días o pocas semanas)
ROI claro
Principales errores:
No elegir el caso correcto
Querer automatizarlo todo
¿Por dónde empezar? Algunos consejos

10. Elegir bien los Candidatos para la Automatización
Criterio
Valor del criterio
Peso Descripción
9 3 1 0
Ahorro de
tiempo
24/7 crítico para la
operación del
negocio
Horas de trabajo,
importante para la
operación
Ahorra
puntualmente
tiempo a múltiples
personas
Ahorra
puntualmente
tiempo a un
persona
10
Criticidad general del proceso
para el negocio – desde un
ahorro de tiempo individual
hasta un elemento necesario
para el crecimiento del beneficio
Frecuencia >1000 100 a 1000 10 to 100 < 10 8 Número de instancias por mes
Impacto
Error
Alto Medio Bajo Mínimo 7
Impacto en el negocio de un
error
¿Impacta en cliente?
Esfuerzo para
Automatizar
Alto Medio Bajo Mínimo 6
Urgencia
Necesario
inmediatamente 5
Ciclo de vida de la
automatización
Permanente Más de 6 meses
Necesario
temporalmente
para una migración
Uso único 4

11. Deciden invertir (o no) en las oportunidades de
automatización
Analizan ROI
Ahorro de costes
Mejora de SLAs
Mejora de calidad al cliente
Priorizan nuevos proyectos
Deben conocer las capacidades de automatización
Y proponer proyectos
¡Involucrar al negocio!

12. ¿Qué porcentaje del proceso puede
automatizarse realmente?
Algunos procesos no pueden automatizarse
completamente con un coste razonable
Aplicar Pareto: 90/10
¿El proceso será desatendido o requerirá
intervención de personas?
¿Se puede automatizar la toma de
decisiones?
Divida el proyecto en fases
Estableciendo expectativas

13. Encuesta rápida
¿ Como cree que RPA puede ayudar más a su empresa ?
1) Ahorro de costes (horas)
2) Mejorar SLAs de procesos
3) Disminuir errores humanos
4) Apoyar el crecimiento de la empresa

14. Encuesta rápida
¿ Cómo creo que es más factible implementar un centro de excelencia en
mi empresa ?
1) Nueva área dentro de la empresa
2) Modelo híbrido: propio + partner
3) Outsourcing de RPA (RPAaaS)

15. HelpSystems. All rights reserved.
RPA con Robots
¿Qué procesos automatizan los clientes?

16. Usos comunes de RPA para IT
GESTIÓN DE ARCHIVOS
(FTP, SFTP, MFT)
• Procesamiento batch y
transferencia de
archivos ad hoc
• Sincronización, borrado
y vaciado de carpetas
• Securización y
encriptación de datos en
reposo y movimiento
• Reporting de auditoría
• Gestión centralizada de
flujos de datos
MONITORIZACIÓN
DE APLICACIONES Y
REMEDIACIÓN
• Monitorización diaria
de rendimiento y
capacidad de
servidores
• Automatización de
notificaciones de email
por incidencias en
servidores
• Reporting de
rendimiento de
servidores
• Monitorización y uso
de entornos cloud
POLÍTICAS DE IT Y
FORMACIÓN
• Distribución y
enrutamiento de
políticas
• Seguimiento de la
finalización y puntuación
de formaciones
REPORTING
• Creación de informes de
gestión estándar
• Distribución de informes
seleccionados a varios
grupos de usuarios
• Cálculos de varianza e
informes vs. datos del plan
GESTIÓN DE HELP DESK
Y SERVICIOS
• Creación y enrutamiento de
tickets
• Procesamiento, registro y
actualización de solicitudes
• Respuesta automatizada de
FAQs
• Ejecución automatizada de
tareas pre-aprobadas
• Automatización del proceso
de escalamiento
• Procesamiento de
notificaciones fuera de
horas y alerta
GESTIÓN DE EVENTOS
• Monitorización y
reporting de eventos
• Resolución de eventos
de primer nivel
MONITORIZACIÓN DE
SEGURIDAD
• Gestión de amenazas y
vulnerabilidad
• Registro y reporting de
incidentes
• Resolución de eventos de
primer nivel
GESTIÓN DE
ACCESOS E
IDENTIDAD
• Automatización de
perfiles de usuario
y configuración
• Procesamiento de
solicitudes nueva y
de alto nivel
• Gestión del proceso
de restablecimiento
de contraseñas
• Procesamiento de
terminales
TESTING DE
APLICACIONES
• Prueba inicial de
rendimiento de la
aplicación
• Recolección de ratios de
feedback de usuarios
• Reporting
INSTALACIONES Y
ACTUALIZACIONES DE
SOFTWARE
• Automatización de
solicitudes de software y
proceso de aprobación
• Descarga y licenciamiento
de aplicaciones de software
para usuarios de negocio
• Instalación de software
aprobados en servidores y
estaciones de trabajo
designadas
• Descarga y monitorización
de actualizaciones de
software disponibles

17. Usos Comunes de RPA para Finanzas
PROCESO DE
COBROS
• Aprobación de créditos y
mantenimiento del
archivo maestro de
clientes
• Procesamiento y
enrutamiento de pedidos
• Procesamiento de
recibos en efectivo a
cobrar
• Automatización de
notificaciones de
retrasos en pagos
FINANZAS
OPERACIONALES
Y CONTABILIDAD
• Revisión del proceso de revisión
de aprobaciones para manejar
múltiples variaciones para
cuentas cliente
• Cálculo y procesamiento de
reembolsos
• Descarga de datos mensuales de
ventas detallados y cálculo de
comisiones
• Creación de archivos y emails
para obtener aprobaciones
• Publicación y libros mayores y
subsistemas
PREPARACIÓN
DE REVISIÓN
FINANCIERA
• Conexión y automatización
del movimiento de datos
desde sistemas y
consolidación para informes
ejecutivos
• Automatización de la
limpieza de datos para crear
reportes legibles
ENTRADAS
ESTANDAR EN
EL DIARIO
• Creación de entradas de
diario estándar mensuales
• Realización de analíticas
de validación
• Entradas en el ERP y
movimiento de datos
RECONCILIACIÓ
N DE CUENTAS
• Descarga automatizada de
balances de subcuentas en
formato pre-aprobado
• Carga de datos de
transacciones de distintos
sub-sistemas y varios
formatos
• Realización de validación de
datos y búsqueda y manejo de
excepciones
• Creación y balanceo de
entradas de diario y
remediación de discrepancias
RECONCILIACIÓN
INTERCOMPANY
• Verificación automatizada y
conciliación de balances
intercompany
• Búsqueda básica y reporte de
excepciones
• Creación de archivo de
excepciones y envío por email
para revisión y aprobación
CUMPLIMIENTO
REGULATORIO Y
REPORTING
• Pre-populación de reporting y
enrutamientos anuales complejos
• Captura y manipulación de datos para
soportar reportes regulativos generados
automáticamente
• Registro de auditoría de informes y
confirmación de recepción
RECONCILIACIONE
S BANCARIAS
• Automatización de workflows
de descarga de saldos
bancarios para cuentas
individuales
• Creación de archivos de texto
y almacenamiento en las
carpetas apropiadas
• Reconciliación de balances y
transacciones con subsistemas
core de finanzas
• Creación de entradas de diario
equilibradas para manejar
discrepancias
PLANIFICACIÓN Y
ANÁLISIS FINANCIERO
• Automatización y conexión de
previsiones utilizando datos
históricos y de mercado
• Carga de saldos en sistemas
de planificación de registro
• Creación de informes de
diferencia entre previsiones y
reales
PROCESO DE
CUENTAS A
PAGAR• Configuración y
mantenimiento de
proveedores
• Procesos de flujo de trabajo
y aprobaciones
• Procesamiento y
preparación de entrada de
datos y pagos
• Automatización del
procesamiento de pagos y
archivos masivos de pago
para entradas al diario en
subsistemas
• Automatización de devengos
por departamento

18. Usos Comunes de RPA para Recursos Humanos
INCORPORACIÓN/
APROVISIONAMIENTO
DE USUARIOS
• Procesamiento de registros de
aplicaciones a través de la presentación
de la solicitud inicial
• Enrutamiento y automatización de los
procesos de notificación de nuevas
contrataciones
• Interacción con aplicaciones como Active
Directory para un procesamiento de la
información preciso y completo
• Uso de los datos de nuevas
contrataciones para disparar la activación
de la creación de credenciales de usuario
ADMINISTRACIÓN
DE FORMACIÓN Y
DESARROLLO
• Revisión del estado de
certificaciones de empleados
contra los requisitos
• Notificación a empleados,
managers y cumplimiento de
requisitos de certificación
• Conexión de sistemas de gestión
del talento dispares
GESTIÓN DE
GASTOS Y
REEMBOLSOS
• Notificación y enrutamiento
de aprobaciones
• Requisitos lógicos basados
en reglas para el
procesamiento de
estándares
• Notificación de
anormalidades y tendencias
en los gastos
ANÁLITICA Y
REPORTING DE
GASTOS
• Captura y limpieza de datos
para la generación
automatizada de reportes
• Pre-populación de requisitos
de reportes periódicos
complejos
• Auto-enrutamiento y entrega
de reportes repetitivos
• Registros de auditoría
automatizados para el
enrutamiento de documentos
DATOS DE
EMPLEADOS
• Automatización de
entrada, transferencia y
terminación de
empleados
• Limpieza de datos de
cambios de estado, de
nombre y otros cambios
VALIDACIÓN DE
TIEMPO REGISTRADO
• Revisión los registros de tiempo de
empleado diariamente para
precisión y terminación
• Enrutamiento de notificaciones de
información de empleado faltante
para solucionar errores y maximizar
la precisión de las nóminas
• Reportes automatizados y auditoría
para administrar el pronóstico del
uso de horas extras
GESTIÓN DE
REQUISITOS
• Comparación de requisitos de nuevas
contrataciones contra posiciones y
presupuestos aprobados
• Comparación de ofertas de sueldos
contra requisitos y presupuestos
aprobados
• Generación de reportes de conteo
continuo y plantilla
• Conexión de sistemas de gestión del
talento dispares
• Planificación y notificación de procesos
y planes de entrevista
• Gestión de flujos de necesidades
contratación
PROCESAMIENTO
DE NÓMINAS
• Ejecución de extractos estándar
de lotes de nóminas y
enrutamiento de las nóminas
para su procesamiento
• Ejecutar validaciones estándar
de nóminas contra los datos
para reducir la intervención
humana antes del cálculo de
bruto a neto
BENEFICIOS DE
EMPLEADOS
• Reconciliación de facturas de
proveedores contra la lista de
empleados
• Gestión de deducciones de
salariales a través de facturas
• Enrutamiento de solicitudes
vacaciones durante cada
periodo de pago
• Gestión y workflows del
proceso de periodo de pago
general

19. Usos Comunes de RPA para Impuestos
VALIDACIÓN DE
DATOS
• Automatización del proceso
de validación de la
información mediante una
lista de control de ítems
• Auto-aseguramiento de
datos mediante la validación
de registros coincidentes
• Activos fijos o pagos
trimestrales
• Errores al manejar
escalamientos, notificaciones
y enrutamientos
ENTRADA DE DATOS
• Automatización de la entrada y
manipulación de datos en
formularios fiscales
• Movimiento de datos del
balance desde los libros
contables generales a sistemas
tributarios
• Automatización GUI de
sistemas tributarios para un
manejo eficiente y libre de
errores 24/7
• Automatización de workflows
asociados con el
procesamiento de
devoluciones de impuestos
eFILING
• Borrado de diagnósticos
para eFiling
• XML para devolver
reconciliación
• Impresión o emailing de
notificaciones de aceptación
o rechazo para eFiling
RECONCILIACIONES
• Aprovisionamiento para devolver
la reconciliación
• Identificación, alerta y
remediación de elementos no
reconciliados
• Comprobaciones automatizadas
de varios balances de impuestos
• Selección de elementos de
excepción y enrutamiento para
su revisión
• Reconciliación de balance y
transacciones en sistemas de
Finanzas
GESTIÓN DE
DOCUMENTOS
• Automatización de
convenciones de nombres
estándar para seguir
políticas
• Mantenimiento de datos
históricos de impuestos
para auditoría
FORMATEO DE DATOS
Y DOCUMENTOS
• Formateo, corte y pegado para tener
los datos preparados para su entrada
• Manipulación de balances de prueba
a herramientas de impuestos
• Reembolso de saldos y entrada del
registro en los sistemas
EXTRACCIÓN
DE DATOS
• Extracción de balances de
libros y saldos clave –
devengos, activos fijos,
PyG, u otras cuentas
sensibles para los
impuestos
GENERACIÓN DE
REPORTES
• Automatización de la
descarga de reportes
específicos
• Enrutamiento basado en
eventos y planificación, y
distribución a las partes
interesadas
• Maridaje de datos de
múltiples sistemas

20. Gestión Segura de Transferencia de Archivos
FTP/SFTP/FTPS
Compresión
Encriptación
PGP/FIPS
Importar/Exportar Datos
ACH
Registro

21. Automatización y cumplimiento
Incorporación de usuarios
Auditorías de Seguridad
Auditorías de usuarios expirados
Auditorías de usuarios inactivos
Auditorías de registros de eventos
Generación de reportes de cumplimiento
Planificado
Consistente

22. Procesos manuales de balance diario
Inicio de sesión en el sitio web
Extracción de totales de la página
Descarga de archivos del sitio web
Subir archivo a una carpeta en la red
Procesar y generar reporte
Comparar totales de la página web y el reporte
Si coinciden los totales todo está bien
Fuentes de datos dispersas
Elimina pasos manuales

23. Automatización de Help Desk y Service Desk
Restablecimiento de Contraseñas
Ralentizaciones de la aplicaciones
Internet caído
Reinicio de servidores
¿Está funcionando el correo?
Instalación de actualizaciones y parches

24. HelpSystems. All rights reserved.
Casos de Éxito

25. Casos de Clientes de Automate
Tecnología Finanzas y Banca Salud
• Gran banco de
inversión de renta fija
• Hub de automatización
de transacciones
• 700+ workflows
• Automatización como
estrategia central de
negocio para realizar
adquisiciones
• Gran empresa de
telecomunicaciones
• Se redujo el 75% de la
actividad manual para
paquetes de facturación
agrupados a clientes
(40 PERSONAS)
• Resolución de
problemas de red
• Gran hospital
universitario
• RPA para planificación,
facturación y
reconciliación
• Ciclos de facturación
sustancialmente
mejorados y reducción
de costes

26. Ejemplo de proyecto “pequeño”
Cooperativa de crédito: hipotecas, préstamos y líneas de crédito
British Columbia (USA)
Fundada en 1954
20.000 miembros

27. Proceso original
Proceso crítico de extracción y verificación diaria de datos de una web para el proceso de
aprobación de préstamos.
En caso de fallo algunos préstamos se retrasaban. Había que ejecutar este paso de forma
manual.
Hecho con scripting personalizado no fiable y sin control errores.
Proceso automatizado
En 5 minutos tuvo un robot ejecutando una tarea de autorización de crédito. 2 días y en
producción.
Automatización de la manipulación y formateo de datos.
Beneficio
Ahorro en horas/hombre de un recurso IT valioso saturado.
Datos disponibles desde primera hora.
Procesos mejorados en toda la empresa.
Ejemplo de proyecto “pequeño”

28. Construyendo un Centro de Excelencia de Automatización
Medir
ROI
Entrenamiento y
habilitar NOC
Mejores
prácticas y
templates
Equipo Principal (core team)
Seguridad y
Auditoría
MEDIR Y
PROMOVER
FORTALECER
EQUIPOS
EXCELENCIA DE
PROCESOS
INFRAESTRUCTUR
A
PERSONAS SISTEMAS
HA/DR
Gestión
Capacidad
Equipos
Funcionales
Comité de
decisión
Casos de
negocio
Área
automatización
Evangelistas
1 sola persona realiza / mantiene
automatizaciones

29. University of Texas Cancer Center
Mejor hospital en cuidado del cáncer—28 años
Más enfermeras por paciente
Investigación de vanguardia

30. Proceso original
Necesitaban planificar más de 2.700 enfermeras y personal
Necesidad de integrar
PeopleSoft
ANSOS One-staff
Kronos
Debía estar actualizado y sincronizado
Miles de traspasos de información diarios
Probaron dos productos—planificación y automatización
Proceso automatizado
Automate es crítico
Orquesta tres aplicaciones críticas
‘Policía de Tráfico’ entre aplicaciones
Planificación y automatización
Seguridad mejorada: encriptación de contraseñas y tareas
Ahorro estimado de
$150.000 anuales, con un
ROI del 650%
y mejor servicio a los
pacientes

31. NOTIFICACIÓN Y
REGISTRO
Registro de tickets.
Tickets que requieren
intervención manual.
MONITOR SOBRE
CUALQUIER COSA
Herramienta
monitorización de redes
detecta problema en un
router.
REAPARACIÓN AUTOMATIZADA
Automate intercepta un incidente,
abre un ticket e intenta reiniciar el router.
Cierra el ticket si lo pudo resolver.
Proveedor de telecomunicaciones
4 horas -> 2 minutos

32. Banco TOP20 mundial: Herramienta corporativa de automatización
Algunos sistemas
automatizados:
 SWIFT
 Extranet Bolsa
 Sinacor
 ANBID
 SAC
 LD Beat / Accounting
 regent
 R.O.
 Otros….
Algunos procesos:
 Registrar mensajes en SWIFT
 Apertura y cierre de fondos
 Generación de escenarios
 Chequeo del sistema de
clearing
 Conciliación
 Envío de ficheros de tipos de
cambio a Banca Privada
 Muchos más…
 10 años de partnership.
 Más de 110 procesos automatizados.

33. Construyendo un Centro de Excelencia de Automatización
Medir
ROI
Entrenamiento y
habilitar NOC
Mejores
prácticas y
templates
Equipo Principal (core team)
Seguridad y
Auditoría
MEDIR Y
PROMOVER
FORTALECER
EQUIPOS
EXCELENCIA DE
PROCESOS
INFRAESTRUCTUR
A
PERSONAS SISTEMAS
HA/DR
Gestión
Capacidad
Equipos
Funcionales
Comité de
decisión
Casos de
negocio
Área
automatización
Evangelistas
Área
automatización
De forma práctica,
para decidir qué
procesos
automatizar
Operaciones
atiende
incidencias de
automatización
Equipo experto dedicado a RPA.
2-4 personas
Análisis y desarrollo de nuevos procesos
Mantener procesos automatizados
Gestión de
cambio
Plantillas de
análisis y
documentación
Negocio propone automatizar en
base a necesidades de negocio

34. HelpSystems. All rights reserved.
Demo de Automate

35. ¿Preguntas?

36. Sesión personalizada
¿Le gustaría organizar una demostración personalizada o profundizar sobre RPA?

37. Quiere conocer más? Descargue nuestra guía:
Cómo construir un Centro de Excelencia de Automatización. Un manual para
líderes de Negocio
Descárguela desde www.helpsystems.com/es/recursos

38. En breve le enviaremos:
• La grabación de este webinar
• La grabación de las 2 sesiones anteriores:
• Parte 1: “Equipos y Procesos para las mejores prácticas en
Automatización”
• Parte 2: “Infraestructura y Sistemas para un proyecto escalable de
RPA”
Estamos llegando al final…
¡Gracias por su interés en
nuestro webinar!
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39. >> Complete el formulario
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