Sisältösuunnittelun parhaat käytännöt O365-pohjaiselle intranetille. Esitykseni SharePoint ja Office 365 Hyvät, pahat ja rumat (HPR) -seminaarissa 28.11.2017 - Hanna P. Korhonen

1. SharePoint HPR 28.11.2017 - Hanna P. Korhonen
Sisältösuunnittelun parhaat käytännöt
O365-pohjaiselle intranetille

2. Hanna P. Korhonen
Intranet & Web Communications Specialist, Partner
Puh. 050 563 2508
hanna.korhonen@northpatrol.com
LinkedIn:
www.linkedin.com/in/hannapkorhonen
Twitter:
@hannapkorhonen
@intranetblogi
@NorthPatrol
https://intranet-ostajanopas.fi/
www.northpatrol.com
2

3. Sisältösuunnittelun parhaat käytännöt
O365-pohjaiselle intranetille
1. Intranetin sisältörakennesuunnittelu – Miksi?
2. Digitaalisen työympäristön konseptoinnin viitekehys – Kenelle? Mitä?
3. Vinkkejä sisältösuunnittelun fasilitointiin – Miten?
3

4. 4
Intranetin sisältörakennesuunnittelu
Mihin sitä muka tarvitaan, kun meillä on
digitaalinen työympäristö?

6. Mitä?
Kenelle?
Miksi?
Mitä?
Ketkä?
Miksi?
Mitä?
Ketkä?
Miksi?
Mitä?
Ketkä?
Miksi?
Mitä?
Kenelle?
Miksi?

7. 8
Digitaalisen työympäristön
konseptoinnin viitekehys

8. 1. Työntekijyyden
tukeminen ja
organisaatioon
sitouttaminen
Linjaukset ja ohjeet
työnantajalta työntekijöille,
linkit työkaluihin sekä sisäinen
ja strategiaviestintä.
Kaikille työntekijöille
samansisältöistä.
Muutamalta massoille,
virallisesti hyväksyttyä.
2. Työtehtävien
suorittamisen
tukeminen
Työn tekemisen ohjeistot ja
toiminnan ohjaaminen:
strategian soveltaminen tässä
prosessissa-/roolissa.
Prosessi-/roolikohtaista.
Prosesseittain tuotettua ja
hyväksyttyä.
3. Ryhmätyön
tukeminen
Ryhmien, tiimien, työyhteisöjen
ja projektien sisäinen
keskinäinen työskentely.
Työyhteisökohtaista.
Yhteisön itse tuottamaa ja
arkisesti muokkaamaa.
Virallinen
sisäinen viestintä:
toimitettua,
joukkoviestintämäistä
ylhäältä alas,
harvoin muuttuvaa
Epävirallinen
ja yhteisöllinen
viestintä:
arkista, työyhteisöjen
keskinäistä,
työtehtäviä
tukevaa,
alati muuttuvaa
Yhteisöllisyys, osallistuminen, jakaminen, oppiminen
Ajankohtaisuutisointi, tiedottaminen
Ohjeet, oppaat, policyt, materiaalit (sivut, dokumentit)
Linkit sisäisiin järjestelmiin, tietokantoihin
Intranetin kolme funktiota
Mittarit, raportointi, tavoitteiden seuraaminen
Toimintaympäristön luotaus, sisällöt muista lähteistä

9. 1. Työntekijyyden
tukeminen ja
organisaatioon
sitouttaminen
Linjaukset ja ohjeet
työnantajalta työntekijöille,
linkit työkaluihin sekä sisäinen
ja strategiaviestintä.
Kaikille työntekijöille
samansisältöistä.
Muutamalta massoille,
virallisesti hyväksyttyä.
Virallinen
sisäinen viestintä:
toimitettua,
joukkoviestintämäistä
ylhäältä alas,
harvoin muuttuvaa
Epävirallinen
ja yhteisöllinen
viestintä:
arkista, työyhteisöjen
keskinäistä,
työtehtäviä
tukevaa,
alati muuttuvaa
Toteuttamisvälineistöä O365:llä
Henkilöstöasiat
Yrityksestämme
Sisäiset palvelut
Julkaisusivustot / Publishing sites
Communication sites
Blogit
Uutisointi
Tiedostokirjastot

10. 3. Ryhmätyön
tukeminen
Ryhmien, tiimien, työyhteisöjen
ja projektien sisäinen
keskinäinen työskentely.
Työyhteisökohtaista.
Yhteisön itse tuottamaa ja
arkisesti muokkaamaa.
Virallinen
sisäinen viestintä:
toimitettua,
joukkoviestintämäistä
ylhäältä alas,
harvoin muuttuvaa
Epävirallinen
ja yhteisöllinen
viestintä:
arkista, työyhteisöjen
keskinäistä,
työtehtäviä
tukevaa,
alati muuttuvaa
Toteuttamisvälineistöä O365:llä
Projek-
tit
Työ-
ryhmät
Tiimit
Yksiköt
Vertais-
tuki-
ryhmät
Päättä-
vät
ryhmät
Toimi-
pisteet
Team sites
Project sites
Yammer Groups Teams
Groups
Community sitesDocument libraries

11. 2. Työtehtävien
suorittamisen
tukeminen
Työn tekemisen ohjeistot ja
toiminnan ohjaaminen:
strategian soveltaminen tässä
prosessissa-/roolissa.
Prosessi-/roolikohtaista.
Prosesseittain tuotettua ja
hyväksyttyä.
Virallinen
sisäinen viestintä:
toimitettua,
joukkoviestintämäistä
ylhäältä alas,
harvoin muuttuvaa
Epävirallinen
ja yhteisöllinen
viestintä:
arkista, työyhteisöjen
keskinäistä,
työtehtäviä
tukevaa,
alati muuttuvaa
Mikä kiinnostavinta!

12. 1. Työntekijyyden
tukeminen ja
organisaatioon
sitouttaminen
Linjaukset ja ohjeet
työnantajalta työntekijöille,
linkit työkaluihin sekä sisäinen
ja strategiaviestintä.
Kaikille työntekijöille
samansisältöistä.
Muutamalta massoille,
virallisesti hyväksyttyä.
2. Työtehtävien
suorittamisen
tukeminen
Työn tekemisen ohjeistot ja
toiminnan ohjaaminen:
strategian soveltaminen tässä
prosessissa-/roolissa.
Prosessi-/roolikohtaista.
Prosesseittain tuotettua ja
hyväksyttyä.
3. Ryhmätyön
tukeminen
Ryhmien, tiimien, työyhteisöjen
ja projektien sisäinen
keskinäinen työskentely.
Työyhteisökohtaista.
Yhteisön itse tuottamaa ja
arkisesti muokkaamaa.
Virallinen
sisäinen viestintä:
toimitettua,
joukkoviestintämäistä
ylhäältä alas,
harvoin muuttuvaa
Epävirallinen
ja yhteisöllinen
viestintä:
arkista, työyhteisöjen
keskinäistä,
työtehtäviä
tukevaa,
alati muuttuvaa
Käytännön esimerkki
Asiakas
Myymälä
Valikoima
Vastuullisuus
Henkilöstö
Yrityksestämme
Työryhmät

13. 15
(Tarvittaessa)
ajankohtais-
asioille ”koti”
ja arkisto
Etusivu Ajankohtaista Asiakas Myymälä Valikoima Vastuullisuus Henkilöstö Yritys Työryhmät
Liiketoimintaa tukeva,
etupäässä myymälätyötä tekeville
Työntekijyyttä
tukeva, koko
henkilöstölle
yhteinen
Tietotyön
työryhmät,
erityisesti
hallinnolle
Esimerkki:
Viitekehyksen soveltaminen
intranetin päänavigaatioksi

14. 18
2. Työtehtävien suorittamisen tukeminen
Työn tekemisen ohjeistot ja toiminnan ohjaaminen: strategian soveltaminen tässä prosessissa-/roolissa.
Prosessi-/roolikohtaista.
Prosesseittain tuotettua ja hyväksyttyä.
Vakuutukset KorvauskäsittelyMyynti
Asiakaspalvelu Myymälä Valikoima
Jalostus LogistiikkaHankinta Vähittäiskauppa
PankkiniMyynti ja palvelut
Opetustyö VaikuttavuustyöTutkimustyö
Sales Services
Tuotannot
Service operations Ideas & piloting

15. Intranet > Sales
Sales
Sales News
Resources
Sales Yammer feed
Recently updated
Example material
Example material
Example material
Policies & processes
Xxx process
The Company Way
Xxxx xxx
Xxxx xxx
Xxxx xxx
Sales xxxxx
Xxx xxxx
Xxxx xxx
Sales materials
Presentations
Price lists
Campaings
Case stories
Sales Yammer groups
• Link to Group
• Link to Group
• Link to Group
• Link to Group
Sales Workspaces
• Link to Workspace
• Link to Workspace
• Link to Workspace
• Link to Workspace
Sales Quicklinks
• CRM
• Quicklink to a system
• Quicklink to a system
• Quicklink to a system
Home Company People Sales Services Service operations Ideas & piloting Search…
Current Campaigns
Xxx xxxx
Xxx xxxx
Xxxx xxx

16. 20

17. 21
Miten tähän päästään?

18. 22
Tarkastele tarpeita eri
roolien näkökulmasta.
Haastattelut,
ryhmähaastattelut,
työpajat..

19. 24
Jos tiedät jo, mitä
intranetissä pitäisi
olla  Räjäytä sisältö
atomeiksi ja pyydä
useita eri ryhmiä
jäsentämään atomit
kokonaisuuksiksi.

20. Rakenna käyttäjäryhmäkohtaisia
”täydellisiä aloitussivuja”

21. 26
Liiketoiminta tuntee parhaiten
liiketoiminnan prosessit!

22. 1. Työntekijyyden
tukeminen ja
organisaatioon
sitouttaminen
Linjaukset ja ohjeet
työnantajalta työntekijöille,
linkit työkaluihin sekä sisäinen
ja strategiaviestintä.
Kaikille työntekijöille
samansisältöistä.
Muutamalta massoille,
virallisesti hyväksyttyä.
2. Työtehtävien
suorittamisen
tukeminen
Työn tekemisen ohjeistot ja
toiminnan ohjaaminen:
strategian soveltaminen tässä
prosessissa-/roolissa.
Prosessi-/roolikohtaista.
Prosesseittain tuotettua ja
hyväksyttyä.
3. Ryhmätyön
tukeminen
Ryhmien, tiimien, työyhteisöjen
ja projektien sisäinen
keskinäinen työskentely.
Työyhteisökohtaista.
Yhteisön itse tuottamaa ja
arkisesti muokkaamaa.
Virallinen
sisäinen viestintä:
toimitettua,
joukkoviestintämäistä
ylhäältä alas,
harvoin muuttuvaa
Epävirallinen
ja yhteisöllinen
viestintä:
arkista, työyhteisöjen
keskinäistä,
työtehtäviä
tukevaa,
alati muuttuvaa
Vastuut jakautuvat Esimerkiksi näin?
Henki-
löstö-
asiat
Yritykses-
tämme
Vastuu:
Viestintä ja HR
Vastuu:
Liiketoiminta
Vastuu:
IT tarjoaa välineet
ja neuvot;
työyhteisöt
hyödyntävät

23. 28
Konseptointi
 Vaatimusmäärittely &
Sisältörakennesuunnitelma

24. Intranetin konsepti?
• Intranetin konsepti kuvaa palvelun
tavoitetilan ja palveluidean:
merkittävimmät käyttötarkoitukset, hyödyt
ja käyttäjät, tavoitteet, toiminnallisuudet,
sisällöt sekä rakenteen punaisen langan.
• Lisäksi konsepti määrittää intranetin roolin,
erityisesti suhteessa muihin digitaalisen
työympäristön palveluihin sekä sisäisiin
viestintäkanaviin.
•  Konseptointityössä yhteinen näkemys
kirkastuu ja uuden palvelun tavoite- ja
tahtotila konkretisoituu!
29
Intranetiä ei voi kopioida kaverilta!
Intranetin rooli ja konsepti on organisaationsa
tarpeiden mukainen ja siten uniikki.
Konsepti EI OLE kokoelma
rautalankamalleja tai visuleiskoja!

25. CRM
SharePoint
Viestin-
nällinen
intranet
CRM
content
Project
Yammer
Delve
Email Calendar
OneDrive
for Business
Skype
for Business
Office 365
Intranet
Esimerkki
roolittamisesta:
Intranet
vs.SharePoint
vs.Office365
ProjectProject
Team
Team
Team
Office
apps

26. 31
Viestinnällinen intranet
Lokaatioi
den
sivustot
Yleiset
ohjeet,
HR jne.
Bisnesten
prosessik
uvaukset
ja
työohjeet
Uutisointi
Työryhmätyöskentely
Projektit Tiimit
Projektit
Projektit
Tiimit
Tiimit
Lokaatioi
den
sivustot
Bisnesten
prosessik
uvaukset
ja
työohjeet
Bisnesten
prosessik
uvaukset
ja
työohjeet
Lokaatioi
den
sivustot
Tapahtumakalenteri
Yammer-keskustelut
Konseptinkuvaaminenpiirroksenavulla,
yksinkertaisimmillaan…

27. …taihiemanmonimutkaisemmin
1. Communicational intranet
News
Company
Group Intranet
Country Sites
Sales
People
Services
Service operations
Company
Ideas & piloting
2. Workspaces
Project
Project
Team
Team
Project
3. Yammer
groups
Informing and supporting the whole community
Collaboration of teams
& projects
Sharing knowledge,
peer networks,
collaboration.

28. Karkea intranet-uudistusprojektin aikataulu
34
Sisällöntuotanto ja sisällönsyöttö
Sisällön johtaminen: sisältö- ja sisältörakenteensuunnittelu  Sisältörakennesuunnitelma
koordinointi, motivointi
Budjetointi ja
päätökset
Toteutus-
vaiheiden
suunnittelu ja
priorisointi
Hankinnan
kohteen
määrittely
 Vaatimus-
määrittely
Kilpailutus
Tekninen toteutus
Pääkäyttäjien ja
päätoimittajien
koulutus
Sisällöntuottajien työn ohjaus, koulutus ja tuki
Hyväksyntä-
testaus
Projektiviestintä
Vaatimusten tarkentaminen,
visuaalinen suunnittelu ja
käyttöliittymäsuunnittelu
Loppukäyttäjien koulutus
ja tuki
Muutosjohtaminen, markkinointi ja viestintä
Käyttöönotto,
1. vaihe
Projektin johtaminen: kilpailutus- ja toteutusvaiheen koordinaatio
Toteuttajan
valinta ja
sopimukset

29. Sisältörakennesuunnitelma
1. Palvelun kuvaus
– Tavoitteet ja konsepti
– Käyttäjät ja puhuttelutyyli
– Roolittuminen ja liittymät
2. Sisältökonsepti/Sisältörakenne
– Työntekijyyden tukeminen; Työtehtävien suorittamisen tukeminen; Ryhmätyön tukeminen
– Pääsisältöosioiden tavoitteet, rooli, käyttötarkoitukset, sisällöt, puhuttelutyyli sekä käytettävät sivu-/sisältötyypit.
3. Julkaisu- ja toimituspolitiikat
– Eri sisältötyyppien mukaisten sisältöjen julkaisemisen linjaukset, julkaisija, hyväksymisprosessit, vaikuttamistavoitteet.
Esim. ohjeiden päivittäminen, uutisointi, tapahtumailmoittelu…
4. Sivu- ja sisältötyypit
– Sivu- ja sisältötyyppien käyttötarkoitukset, sivupohjien elementit, mahdolliset rautalankakuvat
• Sisällöntuottajan muistilista
– Lyhyitä Tee näin -tsekkilistoja tyypillisimpiin tilanteisiin
35
Täydentyy ja tarkentuu
sisältöprojektin edetessä.

30. Yhteenveto: Sisältösuunnittelun parhaat
käytännöt O365-pohjaiselle intranetille
1. Tee näin: Intranetin kolmen funktion viitekehyksen käyttäminen sisältörakennesuunnittelussa:
A. Selvitä organisaation tuki- ja liiketoimintaprosessit ja niiden toimijat.
B. Selvitä, mitä informaatiota prosesseissa ja niiden toteuttamiseksi liikkuu (tai tulisi liikkua). Menetelmänä esim.
haastattelut ja työpajat.
C. Tunnista tiedon hyödyntäjät ja tuottajat prosesseissa. Tunnista tiedon tyypit ja luonne mm. ”virallisuuden” vs.
vapaamuotoisuuden aste.
D. Minkä tai minkätyyppisen tiedon liikkumista intranetillä voitaisiin tukea?  Mitkä roolit intranetilla on
organisaatiossanne?
• Viestinnällinen, tiedottava ja yhteisöä rakentava; ja/tai
• Liiketoimintaa tukeva ja ohjaava; ja/tai
• Ryhmätyöskentelyn väline
• (Office365 soveltuu toteutusalustaksi erinomaisesti kaikille yllä mainituille rooleille.)
E. Nämä kolme pääroolia sisältävän intranetin kolmen funktion viitekehyksen avulla intranetille muodostetaan
selkeä konsepti: O365:n sovellukset ovat viitekehyksen avulla roolitettavissa tavoitteita tukeviin
käyttötarkoituksiin ja sisältö tavoitteita tukeviin temaattisiin kokonaisuuksiin ja sisältötyyppeihin.
2. Muista: Mikäli intranet tukee myös liiketoimintaa, tulee liiketoiminnan kuulua aktiivisena toimijana
intranetin suunnitteluun ja johtamiseen (myös jatkuvaan kehittämiseen!).
3. Huomioi: Intranetin toteutusprojektia tukee teknisen vaatimusmäärittelyn lisäksi
sisältörakennesuunnitelma.
36

31. Kiitos!
HannaP.Korhonen
Intranet & Web Communications Specialist, Partner
Puh. 050 563 2508
hanna.korhonen@northpatrol.com
LinkedIn:
www.linkedin.com/in/hannapkorhonen
Twitter:
@hannapkorhonen
@intranetblogi
@NorthPatrol
https://intranet-ostajanopas.fi/
www.northpatrol.com
37

32. North Patrol Oy tarjoaa tukea verkkopalvelun tilaajalle
internet-, intranet-, extranet- ja verkkokauppa-
projekteissa. Autamme asiakkaitamme hankkeiden
suunnittelussa, vaatimusten määrittelyssä sekä
teknologia- ja toimittajavalinnoissa. Toimimme myös
projektien läpiviennin tukena ja lopputulosten
arvioijana.
www.northpatrol.com
38
Verkkopalvelu-
hankintojen
neuvonantaja

33. Intranet-asiantuntijuutemme
• Tyypillisesti konsultoimme asiakkaitamme laajojen verkkosivustouudistusten, intranet- tai extranet-
palveluiden, verkkokaupparatkaisujen tai digitaalisten ryhmätyöympäristöjen suunnittelussa. Noin
puolet projekteistamme on intranet- tai ryhmätyöympäristöjen konseptointiprojekteja.
• Konsultoimme usein myös suuria asiakkaita, jotka toimivat maantieteellisesti hajautetusti, useilla eri
kielialueilla, ja/tai joiden organisaatiorakenne ja liiketoiminta-alueet ovat hyvin monimuotoisia ja/tai
joiden käyttäjäkunta on hyvin heterogeeninen.
• Lähiaikoina olemme avustaneet mm. seuraavia asiakkaitamme heidän intranet-uudistusprojekteissaan:
Caverion, Luonnonvarakeskus, Citycon, Helsingin Kaupunginteatteri, Koulutuskeskus Salpaus,
Lemminkäinen, Paulig, Tampereen kaupunki ja Valio.
• Julkaisemme suosittua Intranet-ostajan opas -asiantuntijablogia, joka on suunnattu intranettien parissa
työskenteleville viestintä-, HR- ja IT-asiantuntijoille (ks. http://intranet-ostajanopas.fi/ ). Blogissa
käsitellään erityisesti intranet-projektien valmisteluun ja ostamiseen liittyviä asioita ja siellä on julkaistu
yli sata asiantuntija-artikkelia vuodesta 2010 alkaen.
• Käymme myös säännöllisesti puhumassa intranet-seminaareissa niin Suomessa kuin ulkomaillakin.
• Intranet-palvelut Suomessa 2016 -selvityksessä kartoitimme jo toista kertaa yli 100 suomalaisen
intranetin nykytilan ja tulevaisuuden kehityssuunnat. Kartoitus on laajin suomalaisia intranetejä
kartoittanut selvitys (ks. http://intranet-ostajanopas.fi/intranet-selvitys/ ).
39

34. intranet-ostajanopas.fi
40
Avaimet
onnistuneen
intranet-projektin
läpivientiin