La loi du 5 mars 2014 définit de nouvelles obligations pour les comités d’entreprise en matière de transparence financière. Comment les Grands Comités d'entreprises doivent-ils se préparer aux nouvelles obligations en matière de transparence financière ?

1. ›Transformer la contrainte
en opportunité
›pour renforcer la légitimité
des instances représentatives
du personnel
Obligations
comptables
des grands CE
Journées
Sémaphores28 novembre et 11 décembre 2014

2. ›Après une première édition en juin 2013, le cabinet
Sémaphores (groupe ALPHA) a organisé de nouvelles
journées d’échanges à l’attention des grands comités
d’entreprise, les 28 novembre et 11 décembre derniers.
›Ces deux rencontres ont permis de constater un bon
degré de préparation des comités présents, mais aussi,
à travers les nombreuses questions posées aux experts
comptables de Sémaphores et au commissaire aux
comptes du cabinet APC, de mesurer le chemin restant
encore à parcourir.
›Ces grands CE ont forcément pris des habitudes en
décalage parfois avec les modes d’organisation imposés
par la récente loi. Les échanges de ces deux journées
ont permis d’illustrer le besoin de conjuguer autonomie
des élus dans le cadre de l’exercice de leurs mandats
électifs et respect des procédures et des obligations
légales.
›Ce nouveau cadre réglementaire sous-entend également
une surcharge de travail pour les élus et les salariés
des CE qui doivent rapidement construire un nouveau
mode d’organisation.
›Ces deux journées ont permis aux participants,
notamment lors des ateliers de l’après-midi, de saisir
le sens de l’accompagnement des experts-comptables
qui ne peuvent pas faire « à la place », mais « avec »
les comités d’entreprise. L’appropriation opérationnelle
de cette loi passe par un investissement non négligeable
en temps des élus et des salariés des CE. Ces permanents
salariés étaient d’ailleurs très bien représentés pendant
ces deux journées.
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Les grands
comités
d’entreprise
face
à leurs
nouvelles
obligations

3. Les nouvelles
obligations de
la loi du 5 mars,
quelle aide
de Sémaphores ?
Comment se préparer
et quelles sont
les procédures
à mettre en place ?
Les nouvelles contraintes étant destinées à
être appliquées à « budget constant » dans
la mesure où la nouvelle loi n’a rien prévu
en termes de moyens spécifiques, les élus
ont été invités à se mobiliser pour négocier
une aide financière et un temps de déléga-
tion supplémentaires avec leurs employeurs
respectifs. Idéalement, cette aide pourrait
figurer, par avenant, dans la convention
collective de branche à laquelle le comité
appartient. Les experts de Sémaphores ont
toutefois précisé que ce point restera difficile
à négocier.
Question
de la salle
›Comptabilitéanalytique
Elle fait partie des grandes obligations comptables qui pèsent désormais
sur les CE afin de gérer distinctement les activités sociales et culturelles
(ASC) du budget de fonctionnement et de pouvoir renseigner le rapport de
gestion devenu lui aussi obligatoire. Au quotidien, des méthodes structurées
devront être mises en place pour notamment conserver et classer les pièces
justificatives (archives à conserver pendant dix ans à compter de 2015).
« La saisie des opérations courantes est en général déjà maîtrisée », a
rappelé Pascale Torralba, directrice de missions chez Sémaphores, mais il
importe de passer en comptabilité d’engagement sur toute la chaîne (et plus
en « trésorerie » sur certaines parties de l’activité). Toutes ces contraintes
nécessiteront, dans de nombreux grands et moyens CE, de former des salariés
à l’utilisation de nouveaux outils. À noter également qu’un trésorier est
désormais obligatoirement nommé au CE.
Pourquoi un tel formalisme dans le classement ?
« À partir d’une ligne comptable, il faudra pouvoir
remonter à la pièce justificative, afin de permettre une
traçabilité complète », a répondu Guillaume Sauvage
(expert-compable Sémaphores).
Faut-il ventiler l’activité des salariés du CE
au regard de la séparation des budgets ?
« Des clefs de répartition dans l’activité des salariés
du CE, au travers de feuilles de temps, s’imposent
en effet pour justifier ce qui relève du budget de
fonctionnement et ce qui relève du budget ASC.
Cela sous-entend que les fiches de poste soient bien à
jour », souligne Pierre-Olivier Higi (directeur régional
Sémaphores).
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4. Les nouvelles
obligations de
la loi du 5 mars
›bilan d’ouverture
Il devra respecter un certain nombre d’obliga-
tions, en vue d’être certifié par le commissaire
aux comptes lors de son arrivée (voir son rôle
plus loin). Ce « premier » bilan va dépendre de
la situation antérieure, il faudra par exemple
reconstituer tous les éléments pour valoriser
l’actif du patrimoine du CE, les appartements
détenus, les titres de SCI etc. et permettre d’en
suivre les entrées et les sorties. Jusqu’ici, beau-
coup de CE se sont en effet contentés de suivre
uniquement leurs dépenses et leurs recettes.
›Règlement intérieur (RI)
À remettre obligatoirement à jour, voilà un gros
morceau que vient dépoussiérer la nouvelle loi
du 5 mars 2014. « Le règlement intérieur devient
un élément essentiel de la vie du CE et dont
l’employeur n’est pas forcément signataire. Le
« RI » va toucher à la gouvernance du comité
(les modalités de vote, les règles d’activités du
comité, les organes, faut-il créer par exemple
des commissions spécifiques, comme une com-
mission financière, une commission de contrôle
des réalisations ?). Ce document fait foi entre
les élus et il a force de loi entre eux », souligne
Florence Margarita, directrice de mission chez
Sémaphores. Il va aussi définir la procédure
budgétaire, celle-ci étant un acte majeur de la
vie du comité : quand se réunir pour décider du
budget, avec quelle fréquence, etc. ? Le RI dé-
finira également les modalités de communica-
tion des documents financiers aux salariés de
l’entreprise.
Le cas des moyens
matériels et humains
Le « RI » s’intéresse aussi aux moyens et
doit renseigner la mise à disposition de per-
sonnel pour le CE, en particulier pour les
établissements éclatés. Y a-t-il des perma-
nents, des salariés, un directeur administra-
tif et financier ? Si oui, quels sont les rôles
de chacun ? Tout devra être précisé dans le
« RI ». Ce document définit également les
modalités de remboursement de frais des
élus (déplacement, choix du régime réel ou
pas, barème, etc.). À noter que le « RI » peut
préciser la modalité de calcul de la sub-
vention, souvent issue de négociations his-
toriques : y faire inscrire par conséquent le
pourcentage consacré aux ASC. Énumérer
de la même manière toutes les ressources
complémentaires (les locaux pour les
grands CE, la bibliothèque, etc.). « Mais, at-
tention, toutefois, à ne pas en faire un cor-
pus trop épais et bridant. S’il devient une
entrave, ce n’est plus un outil de pilotage.
Dans certains cas, des avenants peuvent
être suffisants », indique Pascale Torralba.
Il est également précisé que le « RI » ne doit
pas être confondu avec le règlement dit «
d’activité », chargé de définir les grandes
lignes d’accès aux activités, les conditions
de tarifs, etc.
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5. Les nouvelles
obligations de
la loi du 5 mars
Question
de la salle
›Commission des marchés
C’est une nouveauté de la loi du 5 mars 2014 qui a pour objet de contraindre
les grands CE à respecter certaines règles dans la passation de marché.
Le règlement intérieur devra détailler la façon dont cette commission est
structurée.
La commission des marchés suscite un flot d’interrogations, une grande ma-
jorité d’élus ayant l’impression que cette commission vient remettre en cause
tout le mode de fonctionnement des commissions thématiques. Des élus glo-
balement peu convaincus par l’efficience des procédures d’appels d’offres
en place dans leurs entreprises respectives où la seule finalité vise à réduire
les prix. Des élus qui ne veulent pas devenir des professionnels de l’appel
d’offres. Les équipes de Sémaphores ont bien expliqué en quoi il était parfai-
tement possible d’aménager les processus de sélection des prestataires pour
prendre en compte des indicateurs qualitatifs.
›Les conventions passées
Elles doivent faire l’objet d’un rapport spécifique dans lequel doivent être
identifiés les contrats ou conventions passés par le comité d’entreprise qui
ont un lien direct ou indirect avec au moins un élu. Par exemple, un élu a son
frère dans une société de reprographie avec laquelle le comité d’entreprise
a passé un marché : l’information sera à signaler. Le CE devra-t-il demander à
tous les élus s’ils ont des relations directes ou indirectes avec un prestataire ?
Faut-il consolider les comptes en cas de délégation de la gestion
à une association, par exemple, d’une salle de sport ?
« Deux critères jouent : l’aspect financier et l’influence de gouvernance, c’est-
à-dire une réelle représentativité dans les prises de décision de l’association.
Si vous avez, par exemple, une influence de gouvernance dans une association
sportive au sein de laquelle le comité est représenté et à laquelle vous
donnez de l’argent, effectuer une consolidation entre le CE et l’association
sera obligatoire. À ce stade, l’appréciation du caractère de consolidation
intervient, car la situation est différente, pour un budget de 3 millions
d’euros, par exemple, selon que vous donnez 200 000 euros ou seulement
5 000 euros à l’association sportive ! Dans ce dernier cas, il y aura dispense de
consolidation ».
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6. Peut-on désapprouver les comptes par un vote sanction, dit « politique » ?
Globalement, cette stratégie n’est pas souhaitable car elle dissimule
probablement des enjeux cachés. D’un point de vue financier, il doit
logiquement y avoir approbation des comptes. Ne pas voter un bilan suppose
que l’on n’est pas d’accord avec les informations financières transmises ou
que l’on a connaissance de faits délictueux. Si le cas se présente, le CAC a le
devoir de demander pour quelle raison une personne a pris cette décision. La
prise de renseignements peut être faite, par exemple, lors d’une suspension de
séance si la personne souhaite échanger en toute confidentialité. Le CAC sera
ensuite en mesure de porter une ou plusieurs corrections, voire de détecter
si une information de nature délictueuse (jusqu’ici non communiquée) a
motivé le refus de voter l’approbation des comptes. D’où la nécessité de ne
pas confondre vote « financier » et vote « politique » sur les comptes. « Ou
alors, il est préférable de procéder à deux votes différents : un premier, sur les
comptes, suivi d’un second, visant à sanctionner ou pas telle ou telle majorité
pour des raisons strictement politiques », ajoute Cyril Merlin, commissaire aux
comptes chez APC.
›Bilan financier
Il est destiné à être présenté aux tiers (salariés, employeur, etc.) et doit être
approuvé en séance plénière (attention à ne pas confondre ce vote avec ce-
lui qui vise à donner un quitus sur la gestion et sur les choix faits en matière
d’ASC par l’équipe en place).Question
de la salle
›Rapport de gestion
Il développe les éléments financiers figurant au bilan et au compte de résul-
tat et apporte une dimension qualitative. Il s’agit, par exemple, d’illustrer le
nombre et les profils des participants aux opérations. À l’instar d’un rapport
de gestion institutionnel, l’exercice consiste à énoncer les principaux faits
marquants de l’année écoulée et à mettre en perspective les chiffres avec la
politique du CE en matière d’activités sociales et culturelles...
Les nouvelles
obligations de
la loi du 5 mars
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7. « Un contentieux potentiellement porté
par une organisation syndicale minoritaire ou
même par des salariés qui verraient un préjudice
dans la gestion des comptes est possible.
Mais, au-delà de ce contentieux,
le véritable enjeu est électoral.
Voilà la plus redoutable
des sanctions ! »
À la question des risques encourus par les élus en cas non-respect
des nouvelles obligations, Guillaume Sauvage précise :
Le nouveau cadre
réglementaire
est riche et les risques
de contentieux sont
donc importants !
Quels sont
les risques
encourus
par les élus
en cas de
contentieux ?
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8. Demain, si un CE n’obtient pas
de certification, l’entreprise
voudra-t-elle encore lui verser
sa subvention ?
Probablement non.
C’est l’hypothèse très sérieuse
que fait aujourd’hui Cyril Merlin,
commissaire aux comptes chez
APC.
D’où l’importance de demander
le plus tôt possible des moyens
supplémentaires pour se mettre
en conformité : une façon de
responsabiliser les entreprises
vis-à-vis de la loi du 5 mars 2014.
Il importe de faire acter la
demande, même en cas de refus.
Les enjeux de
la certification
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9. Le commissaire
aux comptes,
un auditeur
impartial
Question
de la salle
›Sa mission
À la différence de l’expert-comptable, le commissaire aux comptes est as-
sermenté devant la Cour d’appel, il dépend du ministère de la Justice. Une
différence capitale, car le CAC est tenu de dénoncer au Procureur de la Ré-
publique tout fait délictueux dont il a connaissance. Son intervention, obli-
gatoire pour les grands CE, contribue à la qualité et à la transparence de
l’information financière. Sa nomination doit être votée lors d’une séance
plénière et s’effectue pour une durée de six exercices comptables. La bonne
connaissance du secteur des comités d’entreprise est un critère primordial
dans le choix d’un CAC.
« Nous avons un rôle d’interface entre les élus du CE et le CAC afin de garantir
une bonne qualité dans les échanges d’information », souligne Pierre-Olivier
Higi.
›Un rôle parfois déstabilisant
comment s’y préparer ?
Dans la mesure où le commissaire procède à des sondages sur différentes
procédures et dans les bases de données comptables internes, il peut de-
mander à un CE de revoir sa façon de procéder. Par exemple, en matière de
gestion de la billetterie, de paiement de la participation... Cela peut aller,
si nécessaire, jusqu’au changement du logiciel de traitement comptable. En
pareille situation, ni les élus ni les salariés du service comptable ne doivent
considérer que le CAC remet en cause une (ou des) personne(s), voire des
postes, mais uniquement des procédures non conformes. Les comptes audi-
tés du CE ne pourront être certifiés si le CAC constate trop de manquements.
Ils peuvent l’être avec réserve si une zone de risque limitée a été identifiée.
Quand des points mineurs sont à améliorer, le CAC certifie les comptes mais
ajoute ce que l’on appelle des « observations ».
Comment changer de CAC, y compris en cours de mandat ?
« Il est très difficile de récuser un commissaire en cours de route et il faut
présenter de solides arguments pour engager une telle procédure. Au bout
de six ans, c’est une assemblée plénière qui doit prendre la décision de
changer de CAC. »
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10. Le commissaire
aux comptes,
un auditeur
impartial
›Exploration des moindres détails, morceaux choisis :
Personnel mis à disposition :
des conventions obligatoires
La loi Cherpion de juillet 2011 impose d’établir
des conventions de mises à disposition de per-
sonnel, ainsi que des avenants au contrat de tra-
vail. « Un CE auprès duquel je suis intervenu avait
45 salariés mis à disposition par l’employeur.
Après échanges avec la direction, il s’est avéré
que les 45 salariés mis à disposition n’étaient pas
refacturés par l’entreprise », rapporte Cyril Mer-
lin. L’information financière, pour être complète,
doit le mentionner. Ce groupe n’avait en fait ja-
mais établi de telles conventions. Les mises à dis-
position « gratuites » n’existent plus aujourd’hui
: on parle désormais de convention de finance-
ment entre le CE et l’entreprise qui vient neutra-
liser les coûts refacturés.
Petite histoire d’une fraude : la gestion des RIB
Disposer d’un CAC ne signifie pas pour autant que
le comité d’entreprise est à l’abri de la fraude. Un
détournement de fonds peut être très bien ca-
mouflé, même si le CAC se met en position de dé-
tecter ce type d’anomalies. « J’ai connu le cas d’un
CE au sein duquel une personne s’occupait de la
gestion des RIB en les collectant, puis les inté-
grant dans le système informatique interne. Cette
même personne générait les paiements à partir
des RIB. Il lui suffisait de reporter les données de
son propre RIB au moment de l’envoi pour que
cela passe inaperçu ! L’expert-comptable et le
CAC n’ont rien vu au niveau des écritures comp-
tables car il n’y avait aucune information liée à
la modification du RIB », raconte Cyril Merlin. Il
faut systématiquement que deux personnes diffé-
rentes interviennent et ne pas confondre procé-
dure et points de contrôle interne. Exemples de
points de contrôle : qui informe que des relevés
ont été modifiés ? L’outil fait-il des alertes ? Les
modifications sont-elles historicisées ? Les fournisseurs du CE
peuvent-ils aussi être contrôlés ?
Le CAC peut faire une demande de confirmation auprès de tiers, ce que l’on
appelle dans le métier la « circularisation » : celle-ci s’applique auprès des
banques, des fournisseurs, etc. Cela concerne en particulier les activités
dites à risque, celles où s’effectuent des échanges ou transactions en
espèces, comme une activité de restauration, de billetterie, etc. En cas
de doute, le CAC peut, dans le cadre de la circularisation, demander aux
fournisseurs toutes les factures du CE. Ce sont des informations externes qui
permettent de corroborer celles inscrites dans la comptabilité interne. Si
un achat a été payé en espèces et n’a pas été enregistré, il y a un soupçon
de détournement de la recette. Le CAC peut également « circulariser » la
direction. Il a toute latitude pour vérifier le bon calcul de la subvention dont
le détail est souvent difficile à obtenir par les membres du CE.
Question
de la salle
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11. ›Coût du commissaireaux comptes
Les honoraires sont fixés par décret par la profession. Mais le barème légal,
fixé en fonction de la taille de la structure, comme pour les syndicats, ne sera
pas forcément applicable. Considérer que le tarif varie entre 900 et 1 200
euros HT la journée. Il est très important que l’expert-comptable connaisse
bien le métier des CE. Cela vaut aussi pour le commissaire aux comptes. « J’ai
connu un cas où un expert-comptable ne séparait pas le 0,2 % du budget de
fonctionnement des ASC ! », explique Cyril Merlin.
Le commissaire
aux comptes,
un auditeur
impartial
Tirer vers le haut
son entreprise
Un grand comité d’entreprise est un acheteur important faisant
appel à de nombreux fournisseurs ; c’est aussi un employeur
direct et un acteur social engagé à l’égard des salariés qu’il
représente. Cette institution représentative du personnel porte
tous les ingrédients pour mettre en place une politique d’achat
responsable (responsabilité sociale des entreprises). Ce peut être
l’occasion pour elle de témoigner de sa capacité à entretenir des
relations avec des fournisseurs soucieux des conditions de travail
de leurs salariés. La commission des marchés pourra intégrer des
éléments qualitatifs sur les fournisseurs et au travers des critères
retenus, et permettra aux CE de promouvoir leur exemplarité.
›Journées Sémaphores / 28 novembre et 11 décembre 2014 / 11

12. Journées
Sémaphores28 novembre et 11 décembre 2014
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Guillaume SAUVAGE
Expert-Comptable - Commissaire aux comptes
Tél. +33 1 43 90 53 38 - Port. 06 75 60 08 40
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Guillaume MARTIN
Directeur du Développement Grands Comptes chez Sémaphores
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www.semaphores.fr
6/8 rue André Voguet
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