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  1. 1. Núcleo de Estudantes de Medicina da Associação Académica de Coimbra Pólo das Ciências da Saúde, Unidade Central Piso -1, Azinhaga de Santa Comba, Celas, 3000-548 Coimbra nemaac.net facebook.com/nem.academica geral@nemaac.net RELATÓRIO FINAL XVIII DIREÇÃO | 2015
  2. 2. Núcleo de Estudantes de Medicina da Associação Académica de Coimbra Pólo das Ciências da Saúde, Unidade Central Piso -1, Azinhaga de Santa Comba, Celas, 3000-548 Coimbra nemaac.net facebook.com/nem.academica geral@nemaac.net 2 Relatório de Actividades XVIII DNEM Relatório Final Direcção do NEM/AAC Constituição A XVIII Direcção é constituída por 21 elementos:  Presidente - João Cardoso  Vice-Presidente Interno (VPI) - Gonçalo Costa  Vice-Presidente Externo (VPE) - Hugo Almeida  Vice-Presidente Administrativo (VPA) - Miguel Martins  Coordenador de Projectos - Soraia Branco  Coordenador Executivo - João Pestana  Tesoureira - Sara Amaral  Vice tesoureiro - Fábio Costa  Coordenador do Departamento de Ciência e Investigação (DCI) - Luís Melo  Coordenadora do Departamento Cultural (DC) - Mariana Almeida  Coordenadores do Departamento de Educação Médica (DEM) - Diogo Santos e Sara Lopes  Coordenadora do Departamento de Direitos Humanos e Paz (DDHP) - Liliana Jesus
  3. 3. Núcleo de Estudantes de Medicina da Associação Académica de Coimbra Pólo das Ciências da Saúde, Unidade Central Piso -1, Azinhaga de Santa Comba, Celas, 3000-548 Coimbra nemaac.net facebook.com/nem.academica geral@nemaac.net 3 Relatório de Actividades XVIII DNEM  Coordenadora do Departamento de Imagem e Comunicação (DIC) - Beatriz Silva  Coordenadores do Departamento de Mobilidade Internacional (DMI) - Henrique Cunha, Mariana Trigo, Sofia Picão  Coordenadores do Departamento Recreativo e Desportivo (DRD) - João Neves e Tiago Barbosa  Coordenadores do Departamento de Saúde Pública, Reprodutiva e Ambiental (DSPRA) - Ana Rita Fradique e Rafael Dias Reuniões Ao longo deste mandato a Direcção do NEM/AAC (DNEM) reuniu 15 vezes, reunindo de 15 em 15 dias. As reuniões foram marcadas sempre, tirando raras excepções, para o Domingo à noite. Recomendações para as Reuniões de Direcção As reuniões de Direcção constituem o momento alto do NEM, uma vez que são nestas que a Direcção enquanto equipa converge para discutir todos os assuntos relevantes à Faculdade e ao NEM. No geral o balanço a fazer das reuniões é bastante positivo, sendo a grande maioria dos membros extremamente activos e produtivos e havendo de facto grande valor na sinergia de todos estes durante a reunião. Contudo, há algumas notas a fazer:  Deverá ser dada mais atenção à contabilização das faltas e aos atrasos dos membros da DNEM, uma vez que os mesmos não eram efectivamente contabilizados e analisados, apesar das indicações presentes em Regulamento Interno;
  4. 4. Núcleo de Estudantes de Medicina da Associação Académica de Coimbra Pólo das Ciências da Saúde, Unidade Central Piso -1, Azinhaga de Santa Comba, Celas, 3000-548 Coimbra nemaac.net facebook.com/nem.academica geral@nemaac.net 4 Relatório de Actividades XVIII DNEM  As reuniões podem por ser vezes demorar bastante tempo, tendo algumas delas demorada 6 horas. A elevada duração das reuniões deve ser evitada a todos os custos, uma vez que, obviamente, quando mais longas forem as reuniões menor produtivos serão os seus intervenientes, contudo, é algumas vezes complexo balançar a importância de deixar discutir temas que são de facto fracturantes e a gestão do tempo. Conclui- se que a opinião de toda a Direcção deve ser soberana e importante, como tal, apesar de por vezes pouco produtivo deve ser dada sempre primazia à oportunidade de discussão de todos os membros da DNEM;  Pela variedade de temas, é muitas vezes complicado para o Presidente manter a atenção e participação de toda a equipa, tendo sido por vezes notória a falta de atenção de alguns membros. Como tal, a meio do mandato foi introduzida por unanimidade uma regra de proibição da utilização de tablets, computadores ou outros dispositivos durante a reunião. Esta regra revelou-se extremamente eficaz, elevando brutalmente a participação e atenção de toda a equipa. Recomenda-se que esta regra seja imposta desde a primeira reunião, e que seja estendida a todo e qualquer dispositivo informático (incluindo telemóveis) de forma a tornar toda a reunião mais produtiva, e, mais importante, mais rápida.
  5. 5. Núcleo de Estudantes de Medicina da Associação Académica de Coimbra Pólo das Ciências da Saúde, Unidade Central Piso -1, Azinhaga de Santa Comba, Celas, 3000-548 Coimbra nemaac.net facebook.com/nem.academica geral@nemaac.net 5 Relatório de Actividades XVIII DNEM Núcleo de Gestão Constituição O Núcleo de Gestão é constituído por 7 elementos:  Presidente - João Cardoso  Vice-Presidente Interno - Gonçalo Costa  Vice-Presidente Externo - Hugo Almeida  Vice-Presidente Administrativo - Miguel Martins  Coordenador de Projectos - Soraia Branco  Coordenador Executivo - João Pestana  Tesoureira - Sara Amaral Face à crescente carga de trabalho do Núcleo de Gestão (NG), e também às dificuldades notadas no mandato anterior, decidiu-se proceder à reestruturação do NG procedendo-se à adição de um novo vice-presidente (vice-presidente administrativo), em substituição à figura anterior de Administrador, à substituição do Coordenador da Comunicação pelo Coordenador Executivo e à criação de um novo cargo, o Coordenador de Projectos. Desta forma, o NG passou a ser constituído por 7 elementos. De notar também a redefinição da figura de Vice-Tesoureiro, que não fazendo parte integrante do NG, acabaria por estar largamente relacionado com o mesmo. A existência de 7 elementos no NG mostrou-se desde logo benéfica pelo facto de representar um número impar, preservando o voto de qualidade do Presidente, mas evitando situações de voto com “maior poder” e promovendo assim uma dinâmica de igualdade e importância dentro do NG O aparecimento do Vice-Presidente Administrativo (VPA), tinha em mente o melhor aproveitamento da figura já existente de Administrador, permitindo não só a
  6. 6. Núcleo de Estudantes de Medicina da Associação Académica de Coimbra Pólo das Ciências da Saúde, Unidade Central Piso -1, Azinhaga de Santa Comba, Celas, 3000-548 Coimbra nemaac.net facebook.com/nem.academica geral@nemaac.net 6 Relatório de Actividades XVIII DNEM manutenção das suas competências logísticas, mas tornando também lógica a sua participação na representação externa do NEM. Alteração esta, que juntamente com as restantes alterações à dinâmica de trabalho do NG (nomeadamente à divisão da supervisão dos departamentos por membros do NG) se revelou um tremendo sucesso. Quanto ao Coordenador Executivo, a alteração implementada justificava-se com as anteriores funções do Coordenador da Comunicação, que apesar de extremamente importantes, se traduziam numa carga de trabalho bastante menor do que a do restante NG, como tal, e tendo em vista a melhor distribuição de trabalho entre toda a equipa de gestão, foi criada a posição de Coordenador Executivo, que assimilou as anteriores funções do Coordenador de Comunicação, desempenhando também funções ao nível da manutenção de todos os meios informáticos do NEM/AAC e assegurou ainda, juntamente com o VPA, o apoio logístico à realização das actividades de todos os departamentos. Esta simbiose com o VPA permitiu um alívio da sua carga de trabalho que se revelou bastante benéfica para a equipa e para os departamentos. Mantendo-se em suporte e constante apoio à Tesouraria, o Vice-Tesoureiro recebeu ao longo deste mandato a tarefa de coordenar e planear todos os esforços de sponsoring e fundraising do NEM/AAC, tendo a seu cargo o contacto directo de todos os potenciais sponsors e ainda a coordenação e gestão de todos os parceiros a nível local como forma de permitir por parte de todas as estruturas do NEM um recurso aos apoios “em géneros” sustentável e de forma a não causar a cessação do apoio dos mesmos. Por último, talvez a alteração mais significativa à constituição do NG, a criação do cargo Coordenador de Projectos. Este cargo foi criado tendo em vista a crescente expansão dos grandes projectos e do próprio NEM, de facto, ao longo dos últimos mandatos, tínhamos assistido a uma crescente falta de resposta em termos de supervisão por parte do Presidente e Vice-presidentes à supervisão dos Grandes Projectos do NEM. Esta falta de resposta apresentava-se como um obstáculo ao crescimento natural das nossas actividades e que, mesmo recorrendo a comissões organizadoras externas, se revelava de uma extraordinária complexidade. Como tal, foi criado o cargo de
  7. 7. Núcleo de Estudantes de Medicina da Associação Académica de Coimbra Pólo das Ciências da Saúde, Unidade Central Piso -1, Azinhaga de Santa Comba, Celas, 3000-548 Coimbra nemaac.net facebook.com/nem.academica geral@nemaac.net 7 Relatório de Actividades XVIII DNEM Coordenador de Projectos, com vista à existência de um membro experiente e integrado na equipa de gestão que tivesse a seu cargo a coordenação e supervisão de todos os grandes projectos do NEM/AAC. Com o passar do mandato, o Coordenador de Projectos passou a supervisionar directamente o DSPRA e a coordenar todas as actividades de Direcção. De facto, a criação deste cargo revelou-se a resposta necessária ao crescimento constante das nossas Grandes Actividades, que foram, já este ano, ainda maiores. O balanço final da criação deste cargo é sem dúvida esmagadoramente positivo, e recomenda-se a sua replicação em todas as futuras Direcções do NEM. O Núcleo de Gestão, reuniu ao longo deste mandato semanalmente, tendo reunido oficialmente 28 vezes, às quais se acrescem mais algumas reuniões informais e outros momentos em que todos estivemos juntos. Em termos de horário de reunião, nem sempre foi fácil encontrar uma hora conveniente para todos, e a melhor estratégia, e aquela que acabámos por seguir, foi escolher um dia e horário fixos para as reuniões de NG. Contudo, pela diversidade de horários, o dia encontrado foi Domingo, o que significou que ao longo do mandato o NG teve reunião (ou de NG, ou 2 em 2 semanas de Direcção) todos os fins-de-semana o que acabou por causar algum desgaste, talvez desnecessário, especialmente pelo facto de impedir que ao longo de todo o ano nunca nenhum de nós pudesse vir mais tarde, ou jantar em casa antes de vir para Coimbra. Recomenda-se que, se possível, evitem marcar o NG para um dia de fim-de-semana, contudo no nosso caso funcionou bastante bem apesar de todos reconhecermos que foi algo desgastante. Quanto à dinâmica das reuniões estas foram em geral muito produtivas, correram sempre bem, em especial o método de igualdade de opiniões, uma vez que por norma, em situações mais complexas, era feita uma ronda de opiniões na qual cada membro tinha oportunidade de dar a sua opinião individualmente e sequencialmente, optando o Presidente sempre por dar a sua opinião no fim por uma questão de não enviesar desde logo as opiniões.
  8. 8. Núcleo de Estudantes de Medicina da Associação Académica de Coimbra Pólo das Ciências da Saúde, Unidade Central Piso -1, Azinhaga de Santa Comba, Celas, 3000-548 Coimbra nemaac.net facebook.com/nem.academica geral@nemaac.net 8 Relatório de Actividades XVIII DNEM Como ponto negativo, salientar apenas que o com o passar do tempo, e pelo caracter muito frequente das reuniões, começou-se a verificar um desleixo por parte da grande maioria dos membros do NG com a hora de início de reunião, situação esta que causava depois atrasos na reunião e que será de evitar desde o início. Para combater esta situação a reunião passou a iniciar impreterivelmente á hora marcada desde que tivesse quórum, o que resolveu a situação. A memória institucional destas reuniões não existiu inicialmente, sendo depois introduzidas a meio do mandato as actas objectivas elaboradas pelo VPI, e que se revelaram de grande importância, contudo, o registo das tarefas atribuídas durante a reunião foi algo mais problemático. No início do mandato, o NG optou por usar um sistema de gestão de equipas denominado “Azendoo”, mas pelo facto de nem todos os membros do NG o consultarem regularmente foi sendo lentamente abandonado, e o VPI passou a enviar apenas a ata objectiva que contem as tarefas de cada um. No entanto, mais uma vez, verificámos que os vários membros do NG não consultavam as actas objectivas, levando obviamente a alguns problemas de lapso das tarefas atribuídas. Optámos por fim pelo envio, pós-reunião das tarefas de cada um por email por parte do VPI, mas este método, apesar de funcionar bastante melhor que os anteriores, revela-se um acréscimo do trabalho do VPI que acaba por ser redundante face às actas objectivas. Aconselha-se talvez, a adopção do método dos emails, paralelamente às actas objectivas que deverão ser mantidas como memória institucional, mas será necessário rever o seguimento dado às tarefas pelos vários membros do NG.
  9. 9. Núcleo de Estudantes de Medicina da Associação Académica de Coimbra Pólo das Ciências da Saúde, Unidade Central Piso -1, Azinhaga de Santa Comba, Celas, 3000-548 Coimbra nemaac.net facebook.com/nem.academica geral@nemaac.net 9 Relatório de Actividades XVIII DNEM Plataformas de Trabalho Azendoo Plataforma utilizada até ao final da 1ª metade do mandato tendo deixado de ser utilizada após as Férias. Permitia centralizar documentação, calendário e tarefas a realizar de forma a que todos os membros pudessem acompanhar o estado das mesmas. Tinha a vantagem de emitir lembretes automáticos todas as manhãs relembrando os membros da DNEM das suas tarefas pendentes, algo que foi posteriormente substituído pelas actas objectivas e pelo resumo das tarefas a realizar efectuado pelo VPI. Gmail Plataforma de comunicação interna e por onde alguns assuntos eram discutidos. Todas as ordens de trabalhos eram enviadas por este meio de forma a que os membros da DNEM tivessem presente os assuntos a discutir. Quando os assuntos eram urgentes ou não havia necessidade discutir em reunião, era o meio utilizado para essas mesmas discussões. Serviu também como plataforma de contacto com as entidades externas e foi o principal meio utilizado no primeiro contacto para fundraising do NEM/AAC. Google Drive Esta plataforma, reorganizada este mandato pelo VPI, foi utilizada para o armazenamento de documentos e do arquivo informático de direcções anteriores. Serviu também de forma de partilha de documentação, criação de formulários de registo para actividades e controlo de presenças nas mesmas. O backoffice da plataforma de certificados era também gerido utilizando alguns ficheiros da google drive.
  10. 10. Núcleo de Estudantes de Medicina da Associação Académica de Coimbra Pólo das Ciências da Saúde, Unidade Central Piso -1, Azinhaga de Santa Comba, Celas, 3000-548 Coimbra nemaac.net facebook.com/nem.academica geral@nemaac.net 10 Relatório de Actividades XVIII DNEM TAC Site interno criado neste mandato que engloba a Tesouraria, Administração e Comunicação. Quanto à tesouraria nesta plataforma estavam presentes um formulário de registo de facturas e um onde era requisitado fundraising para as actividades. Quanto à administração, era utilizada para os pedidos de espaço e material para as actividades, tendo este último sido posteriormente substituído pela utilização do gmail para esse efeito. Através desta plataforma eram pedidos os cartazes e as divulgações das actividades e nela constavam também as instruções para o pedido de certificados das actividades. Os regulamentos referentes à Tesouraria, Administração e comunicação estão também presentes nesta mesma plataforma para fácil acesso.
  11. 11. Núcleo de Estudantes de Medicina da Associação Académica de Coimbra Pólo das Ciências da Saúde, Unidade Central Piso -1, Azinhaga de Santa Comba, Celas, 3000-548 Coimbra nemaac.net facebook.com/nem.academica geral@nemaac.net 11 Relatório de Actividades XVIII DNEM Comunicação Interna com os Departamentos Departamento de Ciência e Investigação Elemento do NG responsável: Vice-Presidente Interno – Gonçalo Costa Dinâmica Interna: A comunicação entre o VPI e o coordenador do Departamento da Ciência e Investigação, Luís Melo, foi bastante profícua ao longo do mandato. Esta relação foi um continuar de uma relação que já se tinha estabelecido na quarta edição do InMotion. O Luís Melo mostrou sempre uma autonomia fantástica, conseguindo inovar o departamento e o concretizar de imensas actividades novas. Como ponto negativo, esta autonomia tornava difícil receber feedback sobre as actividades, mas nunca se mostrou como um verdadeiro departamento. Departamento Cultural Elemento do NG responsável: Vice-Presidente Administrativo – Miguel Martins Dinâmica Interna: A comunicação entre o VPA, Miguel Martins, e a coordenadora do DC, Mariana Almeida, foi, deste muito cedo, fluída, procurando esta última o aconselhamento em questões nas quais tinha dúvidas e comunicando de forma antecipada os seus planos. A parceria entre ambos os membros tornou-se mais próxima especialmente na revista Anemia, e após a demissão dos seus coordenadores.
  12. 12. Núcleo de Estudantes de Medicina da Associação Académica de Coimbra Pólo das Ciências da Saúde, Unidade Central Piso -1, Azinhaga de Santa Comba, Celas, 3000-548 Coimbra nemaac.net facebook.com/nem.academica geral@nemaac.net 12 Relatório de Actividades XVIII DNEM Departamento de Direitos Humanos e Paz Elemento do NG responsável: Vice-Presidente Interno – Gonçalo Costa Dinâmica Interna: A comunicação no início do mandato foi muito boa, havendo uma boa sinergia no planeamento e realização de actividades. Contudo, devido às exigências académicas e algumas dificuldades das actividades, notou-se alguma ausência deste feedback na segunda parte do mandato. Departamento de Educação Médica Elemento do NG responsável: Vice-Presidente Externo – Hugo Almeida Dinâmica Interna: A comunicação interna com o DEM foi efectuada maioritariamente através de mail e de um grupo criado especificamente no facebook para discussão sobre temas relevantes em Pedagogia e Educação Médica, do qual faziam parte o Presidente, Vice-Presidente Externo e Coordenadores do Departamento. A forma de comunicação revelou-se profícua pois foi possível manter todos os elementos actualizados sobre a discussão das várias temáticas.
  13. 13. Núcleo de Estudantes de Medicina da Associação Académica de Coimbra Pólo das Ciências da Saúde, Unidade Central Piso -1, Azinhaga de Santa Comba, Celas, 3000-548 Coimbra nemaac.net facebook.com/nem.academica geral@nemaac.net 13 Relatório de Actividades XVIII DNEM Departamento de Imagem e Comunicação Elemento do NG responsável: Coordenador Executivo – João Pestana Dinâmica Interna: A comunicação com a Coordenadora do DIC, Beatriz Silva, ficou a cargo do Coordenador Executivo que ao longo do mandato acompanhou o trabalho do departamento. Daqui resultou uma colaboração e uma entreajuda mútua que permitiu uma relação de proximidade e de supervisão com o intuito de cumprir os prazos estipulados quanto à imagem e à divulgação. Departamento de Mobilidade Internacional Elemento do NG responsável: Vice-Presidente Interno – Gonçalo Costa Dinâmica Interna: Sendo o antigo departamento do Vice-Presidente Interno, uma grande supervisão foi feita com este departamento. Houve sempre imensa disponibilidade e comunicação da parte dos coordenadores e penso que a experiência final foi bastante positiva para todos os membros do DMI. Departamento Recreativo e Desportivo Elemento do NG responsável: Vice-Presidente Administrativo – Miguel Martins
  14. 14. Núcleo de Estudantes de Medicina da Associação Académica de Coimbra Pólo das Ciências da Saúde, Unidade Central Piso -1, Azinhaga de Santa Comba, Celas, 3000-548 Coimbra nemaac.net facebook.com/nem.academica geral@nemaac.net 14 Relatório de Actividades XVIII DNEM Dinâmica Interna: Tanto o VPA como o Coordenador Executivo desempenharam o papel de apoiar este departamento, visto terem sido ex-coordenadores deste. O João Pestana acabou por ter um papel mais relevante nesta comunicação, dada a relação de proximidade com um dos coordenadores, Tiago Barbosa, estando assim sempre em cima dos assuntos. Departamento de Saúde Pública, Reprodutiva e Ambiental Elemento do NG responsável: Coordenadora de Projectos - Soraia Branco Dinâmica Interna: No que respeita à comunicação com os Coordenadores do DSPRA, Ana Rita Fradique e Rafael Dias, contrariamente ao inicialmente disposto, o acompanhamento do departamento ficou a cargo da Coordenadora de Projectos e não do VPE uma vez que, dado o facto da mesma ter sido anteriormente Coordenadora do DSPRA, considerou-se que faria mais sentido este reajuste de competências. Efectivamente, a comunicação estabelecida foi bastante profícua devido a este facto, uma vez que a Coordenadora de Projectos detinha bastante conhecimento das actividades do departamento, e também ao facto de ambos os coordenadores actuais terem sido elementos dedicados enquanto colaboradores do departamento do mandato transacto. Esta característica, aliada à sua capacidade de planeamento e organização resultou em excelentes actividades e no desenvolvimento de uma confiança profunda no trabalho dos coordenadores. A comunicação decorreu maioritariamente via email, para temas mais alongados que exigissem maior cuidado, e via facebook, para pormenores e questões pontuais.
  15. 15. Núcleo de Estudantes de Medicina da Associação Académica de Coimbra Pólo das Ciências da Saúde, Unidade Central Piso -1, Azinhaga de Santa Comba, Celas, 3000-548 Coimbra nemaac.net facebook.com/nem.academica geral@nemaac.net 15 Relatório de Actividades XVIII DNEM Mesa de Plenário No geral, a Mesa do Plenário funcionou bem, não havendo problemas de maior a relatar. Participaram nos Plenários de Núcleo cerca de 20 estudantes sendo que este número representa apenas uma ínfima parte dos sócios do NEM/AAC. Nesse sentido, no futuro, a divulgação dos Plenários deverá ser reforçada. Houve uma boa dinâmica de trabalho e entreajuda entre os membros da Mesa, que se estendeu também à sua relação com a Direcção do NEM/AAC. De destacar ainda que a criação do Arquivo por parte da XVIII Direcção do NEM/AAC veio contribuir para uma mais fácil preservação e organização da documentação. Durante o ano de 2015 foram realizados os seguintes Plenários de Núcleo: 1º Plenário Ordinário (19/03/2015) 1º Plenário Extraordinário (26/03/2015) 2º Plenário Extraordinário (22/10/2015) 3º Plenário Extraordinário (05/11/2015) 2º Plenário Ordinário (16/12/2015) Educação Médica e Pedagogia Plataforma para a Educação Médica Constituição: Durante o mandato de 2015 fizeram parte como elementos da Plataforma para a Educação Médica (PEM):  Hugo Almeida (vice-presidente externo NEM/AAC, representante dos estudantes no CP);
  16. 16. Núcleo de Estudantes de Medicina da Associação Académica de Coimbra Pólo das Ciências da Saúde, Unidade Central Piso -1, Azinhaga de Santa Comba, Celas, 3000-548 Coimbra nemaac.net facebook.com/nem.academica geral@nemaac.net 16 Relatório de Actividades XVIII DNEM  João Cardoso (presidente externo NEM/AAC, representante dos estudantes no CP e na Assembleia de Faculdade);  Sara Lopes (coordenadora do Departamento de Educação Médica do NEM/AAC e representante dos estudantes no CP);  Diogo Santos (coordenador do Departamento de Educação Médica do NEM/AAC);  Leonardo Fernandes (presidente da CC do 1º ano 2015/2016);  Catarina Pais Rodrigues (presidente da CC do 1º ano 2014/2015, presidente da CC do 2º ano 2015/2016 e representante dos estudantes no CP);  Maria Luís (presidente da CC do 2º ano 2014/2015);  Filipe Alfaiate (presidente da CC do 3º ano 2015/2016);  João Pestana (presidente da CC do 3º ano 2014/2015, presidente da CC do 4º ano 2015/2016);  Mariana Bernardo (presidente da CC do 4º ano 2014/2015, presidente da CC do 5º ano 2014/2015);  António Donato (presidente da CC do 5º ano 2014/2015, presidente da CC do 6º ano 2015/2016);  Miguel Martins (representante dos estudantes no Senado da UC);  Daniela Borges (representante dos estudantes na Assembleia de Faculdade), João Luís Silva (representante dos estudantes na Assembleia de Faculdade);  Vasco Quaresma (representante dos estudantes na Assembleia de Faculdade);  Diogo Silva (representante dos estudantes no CP);
  17. 17. Núcleo de Estudantes de Medicina da Associação Académica de Coimbra Pólo das Ciências da Saúde, Unidade Central Piso -1, Azinhaga de Santa Comba, Celas, 3000-548 Coimbra nemaac.net facebook.com/nem.academica geral@nemaac.net 17 Relatório de Actividades XVIII DNEM  Núcleo de Estudantes de Medicina dos Açores (enquanto membro observador). Reuniões: Durante o mandato foram realizadas 7 reuniões presenciais, sendo de realçar a elevada participação dos elementos que constituíram a PEM nas mesmas. As reuniões foram marcadas de acordo com a disponibilidade revelada pelos elementos, foi enviada atempadamente a ordem de trabalho e foram efectuadas actas de todas as reuniões. Estas revelaram-se bastante profícuas, tendo sido a PEM um local de discussão de vários assuntos ligados à Pedagogia e Educação Médica, nomeadamente no que diz respeito à implementação da reforma curricular e pedagógica no Mestrado Integrado em Medicina da FMUC. A PEM efectuou um acompanhamento bastante próximo deste processo tendo contribuído activamente para o desenrolar do processo e encontra-se actualmente a acompanhar o processo de implementação da mesma. Trabalhos realizados Foram realizados vários trabalhos pela PEM ao longo do mandato, nomeadamente:  Balanços Pedagógicos e Científicos 1º Semestre 2014/2015;  Balanços Pedagógicos e Científicos 2º Semestre 2014/2015;  Mapa de Exames 2015/2016. Sugere-se que no próximo mandato a PEM mantenha a sua estrutura e modo de funcionamento e que a sua acção se centre em alguns tópicos considerados como prioritários pelos seus elementos: acompanhamento e monitorização da reforma curricular e pedagógica, melhoria das condições pedagógicas (nomeadamente do rácio estudante-tutor) e reformulação do 6º ano.
  18. 18. Núcleo de Estudantes de Medicina da Associação Académica de Coimbra Pólo das Ciências da Saúde, Unidade Central Piso -1, Azinhaga de Santa Comba, Celas, 3000-548 Coimbra nemaac.net facebook.com/nem.academica geral@nemaac.net 18 Relatório de Actividades XVIII DNEM Relações Externas FMUC A FMUC é, por razões óbvias, o principal parceiro do NEM em todas as suas actividades e acções, e, ao longo deste mandato a relação com a Faculdade e com todos os seus órgãos foi largamente aprofundada. De facto, ao longo deste mandato, foram várias as ocasiões em que foram tidas em conta as posições e opiniões veiculadas pelo NEM nos mais variados órgãos, desde o Director à Comissão da Reforma Curricular. O aprofundamento das relações com a Direcção da Faculdade culminou com a eleição do Professor Duarte Nuno Vieira, momento a partir do qual o NEM passou a ter reuniões semanais com o Director, discutindo os mais variados assuntos, e permitindo estas reuniões não só uma sinergia de acção entre o NEM e a sua Faculdade, mas a criação de uma ponte de informação importantíssima, especialmente ao nível da pedagogia e Educação Médica, tendo o Director agido várias vezes no sentido de resolver situações apontadas pelo NEM. Para além do Director, e de toda a Direcção, o NEM possui no final deste mandato relações elevadíssima proximidade também com o Gabinete de Educação Médica, os Serviços de Gestão Académica, o Gabinete de Informática, o Gabinete de Gestão e Administração de Espaços, o Gabinete de Relações Internacionais, o Gabinete de Relações Públicas e Literacia em Saúde e com inúmeros funcionários e técnicos da Faculdade. Esta relação de elevada simbiose com a Faculdade e os seus órgãos deve ser mantida a todo o custo, uma vez que permite que o NEM consiga efectivamente agir e promover a mudança a todos os níveis da Faculdade, sendo que o próprio NEM é neste momento chamado muitas vezes a pronunciar-se pela Faculdade, na perspectiva de que os alunos sejam ouvidos ao nível do próprio planeamento.
  19. 19. Núcleo de Estudantes de Medicina da Associação Académica de Coimbra Pólo das Ciências da Saúde, Unidade Central Piso -1, Azinhaga de Santa Comba, Celas, 3000-548 Coimbra nemaac.net facebook.com/nem.academica geral@nemaac.net 19 Relatório de Actividades XVIII DNEM Nunca os estudantes foram tão ouvidos, e a sua opinião tão levada em conta como neste momento, e este ambiente de abertura e cooperação deve ser aproveitado, cimentado e propagado para o futuro. CHUC Ao longo do presente mandato, houve várias reuniões com o CHUC, nomeadamente com a Direcção Clinica, e o Departamento de Relações Públicas (Dra. Salomé). Ao nível dos estágios clínicos, quer do foro nacional, quer do foro dos intercâmbios os CHUC têm-se revelado um óptimo parceiro, resultado sem dúvida da articulação com a Direcção Clinica que tem sido absolutamente brilhante, culminando com a celebração de um protocolo entre o NEM e o CHUC que assegura anualmente a atribuição de vagas de estágio ao NEM, tendo este preferência sobre qualquer outra instituição. Também ao nível da realização de eventos, os CHUC, através do seu Departamento de Relações Públicas, colaboraram inúmeras vezes com o NEM, oferecendo por várias vezes apoio logístico e cientifico nas nossas actividades, e cedendo inclusive por várias vezes os espaços a titulo completamente gratuito (Centro de Congressos e Centro de Simulação) Contudo, é importante assinalar que ao longo deste mandato se verificou apenas uma reunião com o Presidente do Conselho Administrativo, o que revela um grande afastamento institucional do NEM ao Conselho de Administração. O aprofundamento desta relação deverá constituir a prioridade máxima ao longo dos próximos mandatos, uma vez que é imperativo que o NEM tenha uma via de comunicação directa para resolução dos problemas relacionados com o ensino clinico, nomeadamente ao nível dos serviços e do Hospital em si, área onde a Faculdade possui pouca influência. De notar também que, o CHUC, pelo seu caracter legal, goza de uma grande autonomia e flexibilidade no que toca à sua própria gestão administrativa e financeira, e que por essa razão deverá constituir um pilar importante na obtenção de espaços de apoio aos alunos e até da obtenção de fontes fixas de rendimento, à
  20. 20. Núcleo de Estudantes de Medicina da Associação Académica de Coimbra Pólo das Ciências da Saúde, Unidade Central Piso -1, Azinhaga de Santa Comba, Celas, 3000-548 Coimbra nemaac.net facebook.com/nem.academica geral@nemaac.net 20 Relatório de Actividades XVIII DNEM semelhança do que acontece com as outras AE’s/Núcleos de Medicina e com os seus Centros Hospitalares. Por todas as razões supramencionadas, o NEM deverá ter como objectivo, o estabelecimento de uma relação de confiança e elevada proximidade com o Presidente do CA do CHUC, mantendo reuniões programadas e frequentes com o mesmo, tal como acontece com a FMUC. SRCOM A SRCOM apresenta-se nos últimos anos como uma instituição renovada e que tem sido um parceiro institucional importante em vários momentos, procurando a visão dos estudantes sobre alguns aspectos-chave. Na Área da Educação Médica e Pedagogia, a SRCOM tem-se apresentado com um indispensável parceiro, demonstrando um interesse e iniciativa bastante positivas no que toca à procura de soluções para os graves problemas dos dias de hoje. Mais deverá ser feito em conjunto com a Ordem dos Médicos, e este apoio essencial não só no panorama nacional, mas também no panorama local não deverá ser perdido. Adicionalmente, o NEM/AAC fez parte da Comissão Organizadora do Fórum Regional Centro das Ordens Profissionais. A razão deste convite foi a tentativa de inclusão dos alunos nesta actividade, tal como o Dr. Carlos Cortes ser o Presidente do Fórum. Esta actividade foi bastante enriquecedora, sendo uma oportunidade semanal de conhecer e fortalecer as relações com os diferentes membros da SRCOM. Além disso, o NEM/AAC teve oportunidade de auxiliar o grupo de trabalho de Burnout. Este Grupo de Trabalho tem como objectivo avaliar o Burnout dos Médicos e Estudantes de Medicina da Região Centro. Está planeado que os inquéritos sejam divulgados no final de Dezembro.
  21. 21. Núcleo de Estudantes de Medicina da Associação Académica de Coimbra Pólo das Ciências da Saúde, Unidade Central Piso -1, Azinhaga de Santa Comba, Celas, 3000-548 Coimbra nemaac.net facebook.com/nem.academica geral@nemaac.net 21 Relatório de Actividades XVIII DNEM ARS Centro A ARS do Centro, presidida durante o mandato da XVIII Direcção do NEM pelo Dr. José Tereso, não teve qualquer comunicação com o NEM apesar de múltiplos convites para ocasiões protocolares. Esta poderá ser uma relação a explorar com elevado interessa estratégico. Contudo, apesar de não ter havido comunicação com a ARS em si, foi mantida ao longo do mandato uma comunicação estreita com alguns dos seus órgãos, nomeadamente o ACES Baixo Mondego, que nos apoiou institucionalmente e cientificamente na preparação do “Cuidar (o) Próximo”, permitindo estabelecer a ponte com os Centros de Saúde que estarão envolvidos na realização da actividade. Também a UCC Celas (Unidade de Cuidados na Comunidade de Celas), na pessoa da Professora Aliete Cunha Oliveira (Coordenadora) e da sua equipa, e a UCC Norton de Matos constituíram um aliado imprescindível, respectivamente, na realização do “A Brincar a Brincar”, facilitando e promovendo o contacto às escolas básicas da região e a sua participação, e no “ConVIDA os Avós”, no apoio através da cedência de materiais de rastreio. Houve grande entusiasmo por parte de toda a equipa. Recomenda-se avidamente que a UCC seja envolvida na organização das próximas edições, uma vez que a sua rede permitirá a expansão e crescimento do projecto, permitindo-nos chegar a mais escolas e dando ao projecto um caracter bastante mais oficial. TMUC e TFMUC A Tuna de Medicina da Universidade de Coimbra (TMUC) e a Tuna Feminina de Medicina da Universidade de Coimbra (TFMUC), apesar de não estarem integradas no Plano de Actividades do NEM/AAC, são, a par deste, o órgão mais próximo dos estudantes de toda a FMUC. O tridente NEM, TMUC e TFMUC e a sua coesão e sinergia são da maior importância para oferecer aos estudantes oportunidades culturais e relevantes para as próprias instituições poderem concretizar os seus ambiciosos planos de actividades.
  22. 22. Núcleo de Estudantes de Medicina da Associação Académica de Coimbra Pólo das Ciências da Saúde, Unidade Central Piso -1, Azinhaga de Santa Comba, Celas, 3000-548 Coimbra nemaac.net facebook.com/nem.academica geral@nemaac.net 22 Relatório de Actividades XVIII DNEM Ambas as tunas foram uma presença importante nas mais diversidades actividades do NEM. O Baptismo Nocturno 2015, o XII Hospital do Ursinho, o vídeo ‘Os Melhores 6 Anos da tua Vida, a Recepção ao Caloiro 2015/2016 e a IV Gala Asclepius são actividades onde a melodia coimbrã marcou a sua imprescindível presença. Por outro lado, o NEM/AAC deu apoio logístico as tunas sempre que necessário, cedendo os seus espaços para reuniões e armazenamento de material da TFMUC, e apoiando a TMUC na realização da Febrada Pós-Harrison e no Convívio do Cantar de Estudante, cedendo espaços e/ou material. A oferta de protocolares nos convívios do NEM/AAC continua a ser também uma prática corrente. Para além disso, o NEM tem apoiado as tunas na sua busca de um novo espaço para ensaios, diante da Direcção da FMUC. Por fim, reforço a necessidade do trabalho conjunto entre estas associações, que se deverá manter, ou até intensificar, nos próximos anos.
  23. 23. Núcleo de Estudantes de Medicina da Associação Académica de Coimbra Pólo das Ciências da Saúde, Unidade Central Piso -1, Azinhaga de Santa Comba, Celas, 3000-548 Coimbra nemaac.net facebook.com/nem.academica geral@nemaac.net 23 Relatório de Actividades XVIII DNEM Administração Bar da FMUC Entregue ao NEM no final do mandato da XVII Direcção do NEM/AAC, o Bar da FMUC viu-se realmente transfigurado numa sala de estudo para os Estudantes da FMUC durante 24 horas pela XVIII Direcção. No início do mandato, e como continuação do mandato anterior, procuram-se apoios das mais variadas entidades (como a Caixa Geral de Depósitos, Banco Santander Totta, Leroy Merlin, Moviflor, Ikea, Staples Office Center, e tantos outros, ligados especialmente ao ramo do mobiliário/construção). As respostas negativas sucederam-se e, dada a urgência da abertura desta sala para os estudantes, os investimentos em material tiveram que ser feitos pelo próprio NEM, com ajuda da FMUC. Assim, os encargos relacionados com a colocação de um sistema de abertura da porta lateral da FMUC foram tomados pela Direcção da FMUC, após a recolha de orçamentos pelo NEM, acabado a empresa Smartstep por ser a escolhida. Este empresa forneceu igualmente à FMUC programa Innux, que permite fazer o controlo de acessos, tendo esta ficado com os direitos administrativos do programa, apesar de ser o NEM a fazer a impressão - com respectiva impressora de cartões e software de criação de design de cartões, obtidos pelo NEM à empresa Altronix - e registo dos portadores de cartões. A obtenção de mesas foi feita diante da loja IKEA Lisboa, e as cadeiras junto da loja Staples Office Center Coimbra, ao encargo do NEM. Para além disso, foi criado um marmitório nesta sala, através da colocação de uma vending machine de cafés e uma vending machine de Snacks e refeições, a empresa Serdial, bem como de microondas, mesas e uma porta isoladora de som.
  24. 24. Núcleo de Estudantes de Medicina da Associação Académica de Coimbra Pólo das Ciências da Saúde, Unidade Central Piso -1, Azinhaga de Santa Comba, Celas, 3000-548 Coimbra nemaac.net facebook.com/nem.academica geral@nemaac.net 24 Relatório de Actividades XVIII DNEM Finalmente, foram colocados 5 aparelhos de ar condicionado no espaço, pela empresa Climacer, após contacto do NEM. Assim, no dia 18 de junho, foi oficialmente inaugurada, na presença do então Director da FMUC, Professor Doutor Joaquim Murta, e Presidente da SRCOM, Doutor Carlos Cortes, a Sala Polivalente do NEM/AAC, com lotação máxima para 96 estudantes. Actualmente, conta-se com cerca de 400 utilizadores, que, através de um donativo de 3 euros, contribuem para a manutenção e limpeza do espaço, realizada por uma empregada contratada pelo NEM. De futuro, espera-se tornar este espaço cada vez mais confortável para todos os seus utilizadores, tornando-a no local de estudo de perfeito que há tanto tempo os nossos estudantes já necessitavam. Gestão de Espaço Algumas novidades foram incluídas neste âmbito, em comparação ao mandato anterior. Internamente, foi criada a necessidade de toda a DNEM confirmar até dia 24 de cada mês, diante do VPA, a utilização de espaços para o mês consequente, o que facilitou o planeamento e o pedido de espaços, nomeadamente à FMUC. Foi criado igualmente um formulário de espaços, que se revelou desnecessário. Diante dos SASUC, o pedido de espaços teve alguns percalços, devido ao fecho das Cantinas Amarelas e as novas regras de utilização do Centro Cultural Dom Dinis. Contudo, a comunicação atempada e o espiríto solidário dos SASUC permitiram que todos os obstáculos fossem ultrapassados, Aproveito também para agradecer ao Carro de Medicina “Medzinga” para o Cortejo da Queima das Fitas de 2016, pela cedência das Cantinas dos Grelhados para a realização do Convívio Maomet.
  25. 25. Núcleo de Estudantes de Medicina da Associação Académica de Coimbra Pólo das Ciências da Saúde, Unidade Central Piso -1, Azinhaga de Santa Comba, Celas, 3000-548 Coimbra nemaac.net facebook.com/nem.academica geral@nemaac.net 25 Relatório de Actividades XVIII DNEM Finalmente, para além da Sala Polivalente, o NEM acabou por adquirir uma nova sala de reuniões, localizada na antiga cozinha da antigo Bar da FMUC, bem como duas salas de arrumação de materiais: uma adjacente a este nova sala de reuniões, outra localizada no piso -1 do edifício da FMUC no Pólo 1. Inventário e Gestão de Recursos Materiais O inventário do NEM/AAC foi revisto e actualizado no início deste mandato, bem como criado o sistema de etiquetagem do material e um regulamento interno de utilização do inventário - onde se previa a requisição, através dum formulário, do material que os membros da DNEM necessitariam de usar. Face ao insucesso no cumprimento de preenchimento deste formulário, venho aconselhar que o pedido de materiais seja feito mensalmente, em conjunto com o pedido de espaços. Atendimento O atendimento é o rosto do NEM para muito dos estudantes, que aqui tiram as suas dúvidas e se inscrevem nas mais diversas actividades, para além de ser um ponto de venda das sweats de Medicina, estetoscópios e outro material médico. Não foi renovado o contracto da anterior secretária, Daniela Coelho, devido à sua incapacidade de comunicar em língua inglesa - bem como a rejeição em melhorar neste âmbito - e as dificuldades em realizar tarefas algo mais exigentes. Assim, foi necessário proceder a entrevista de várias candidatas registadas no Centro de Emprego, sendo o Pelouro de Saídas Profissionais da AAC o intermediário destes contactos. O número de candidatos na 1ª fase foi de 3, tendo sido seleccionada uma das candidatas, que iniciou o seu trabalho em Abril. Contudo, após um mês à experiência, recebeu uma proposta de trabalho numa área de interesse, por parte da amiga, tendo- se assim recusado a aceitar o trabalho no NEM.
  26. 26. Núcleo de Estudantes de Medicina da Associação Académica de Coimbra Pólo das Ciências da Saúde, Unidade Central Piso -1, Azinhaga de Santa Comba, Celas, 3000-548 Coimbra nemaac.net facebook.com/nem.academica geral@nemaac.net 26 Relatório de Actividades XVIII DNEM Logo, foi necessário procurar mais possíveis candidatas, realizando-se uma 2ª fase de entrevistas em Junho/Julho. Foi então seleccionada a actual secretária, Inês Rodrigues Leal, que iniciou o seu trabalho no dia 7 de Setembro, período de grande exigência. A Inês, apesar de alguma dificuldade e desorganização inicial, especialmente com as contas, actualmente encontra-se mais estável no seu trabalho, mantendo uma boa organização no seu local de trabalho e cumprida grande parte das tarefas que lhe têm atribuído. Prevê-se, no entanto, que continue a evoluir e acumular mais responsabilidades, tendo em conta o seu potencial. As sweats de Medicina, com um novo design que incluía um estetoscópio, foi um sucesso. A primeira encomenda de 355 sweats esgotou rapidamente. Por essa razão, foi criada uma lista de interessados, tendo-se encomendado mais de 55 sweats no final do mandato. Os estetoscópios continuam a ser obtidos através da empresa de equipamento médico Bacelar, apesar das falhas de comunicação e alguns erros em encomendas e gravações ao longo do mandato. A escolha de manter esta empresa como parceira deve- se ao facto da empresa pretendida, a Littmann Iberia, se encontrar num processo de reestruturação interna e por a Bacelar ter oferecido as gravações nos estetoscópios até ao final deste mandato. Contudo, recomenda-se voltar a contactar a Littmann Iberia, de modo a saber se há alguma possibilidade de estabelecer uma parceria com estes em 2016. Investimentos Grande parte dos investimentos deste mandato foram feitos no âmbito da criação da Sala Polivalente do NEM, e portanto já descritos na secção respectiva. No entanto, convem acrescentar que neste mandato foram adquiridas uma câmara de aventura iSAW, que permitiu a realização do vídeo ‘6 Melhores anos da Tua Vida’ e outras actividades,
  27. 27. Núcleo de Estudantes de Medicina da Associação Académica de Coimbra Pólo das Ciências da Saúde, Unidade Central Piso -1, Azinhaga de Santa Comba, Celas, 3000-548 Coimbra nemaac.net facebook.com/nem.academica geral@nemaac.net 27 Relatório de Actividades XVIII DNEM um leitor digital de documentos de identificação e um desumidificador para a nova sala de arrumações do -1 do edifício da FMUC no Pólo 1.
  28. 28. Núcleo de Estudantes de Medicina da Associação Académica de Coimbra Pólo das Ciências da Saúde, Unidade Central Piso -1, Azinhaga de Santa Comba, Celas, 3000-548 Coimbra nemaac.net facebook.com/nem.academica geral@nemaac.net 28 Relatório de Actividades XVIII DNEM Memória Institucional Arquivo A restituição do Arquivo foi uma tarefa do Vice-Presidente Interno com o apoio do restante Núcleo de Gestão. O espaço inicialmente designado para o Arquivo Físico seria a sala do NEM no piso -1 da Faculdade de Medicina da Universidade de Coimbra. Este espaço já não era utilizado desde o mandato da XV DNEM, estando coberto de fuligem do incêndio desse mesmo mandato. A recuperação deste espaço permitiu a descoberta de vários documentos das antigas direcções, nomeadamente um exemplar da primeira edição do aNEMia. Infelizmente, muitos dos documentos estavam em condições deploráveis, existindo muito pouco que pudesse ser reutilizado. Esta limpeza aconteceu no início do mandato, mas deu-nos a percepção da lacuna profunda que esta Direcção tinha dos mandatos anteriores. Apercebemo-nos que a restituição do Arquivo teria de ser total e que todos os documentos teriam de ser pedidos a antigos elementos do NEM. Numa primeira fase, o objectivo foi o estabelecimento e prioritização dos documentos que devem estar presentes no Arquivo Físico (Orçamento, Relatório de Contas, Tomas de Posse, Planos de Actividades, Relatório de Actividades, Lista de participantes). Definida esta constituição do Arquivo, iniciou-se a recolha de materiais. Este passo foi efectivamente o mais difícil pois os antigos membros do NEM já não possuíam o material ou demoravam a responder devido às suas vidas profissionais. Esta tarefa foi dificultada por não termos um contacto mais directo das pessoas, sendo o grupo de Facebook o meio mais privilegiado. Assim, acessoriamente, uma das funções do Vice-Presidente Interno foi tentar recuperar os contactos dos membros de antigas direcções, complementando a Central de Contactos. Apesar de algumas adversidades, durante o decorrer do Gerações NEM/AAC houve oportunidade de falar pessoalmente com alguns elementos que rapidamente se
  29. 29. Núcleo de Estudantes de Medicina da Associação Académica de Coimbra Pólo das Ciências da Saúde, Unidade Central Piso -1, Azinhaga de Santa Comba, Celas, 3000-548 Coimbra nemaac.net facebook.com/nem.academica geral@nemaac.net 29 Relatório de Actividades XVIII DNEM disponibilizaram a ajudar na recolha de materiais. A Dra. Inês Mesquita e o Dr. João Vale facilitaram imenso a recolha de documentos antigos e os contactos de antigos elementos do NEM. Esta recolha continua a acontecer e deve ser uma tarefa contínua para os próximos mandatos. Na segunda parte do mandato, tivemos como objectivo operacionalizar o Arquivo Físico, em que houvesse esquema reproduzível para as seguintes direcções. Esta operacionalização contou com dois documentos importantes: Cadeia de Arquivo e Catalogação do Arquivo. A Cadeia de Arquivo consiste numa esquematização de como tratar os diferentes tipos de documentos e quais os prazos em que eles devem ser impressos e arquivados. Foram criadas duas versões desta Cadeia: uma para a secretária do NEM/AAC, que aborda especificamente o formato em que devem ser tratados os diferentes tipos de documentos. Por outro lado, a outra versão é dirigida para a Direcção, tendo sido colocada na sala de Direcção. Esta versão é mais completa contendo a informação dos prazos e o tipo de tratamento de cada documento. A Catalogação do Arquivo não era um dos objectivos iniciais deste mandato para a Restituição do Arquivo. Contudo, rapidamente nos apercebemos que a densidade de documentos era enorme e que isso poderia levar a uma desorganização dentro de mandatos e inter-mandatos. Assim, aproveitando o sistema de catalogação usado em algumas empresas, criamos o sistema de catalogação do NEM/AAC em que cada documento tem um código, um dossier atribuído, uma data de entrada, data de saída e uma breve descrição do que consiste o documento. Este nível de organização, apesar de ser relativamente simples, consome bastante tempo, principalmente a sua instituição. Relativamente a espaços físicos, a DNEM realizou uma redistribuição de espaços em que a sala do piso -1 foi atribuída ao Departamento Recreativo e Desportivo, tendo o Arquivo Físico ficado alojado na antiga arrecadação do NEM1 (4º piso da FMUC). No
  30. 30. Núcleo de Estudantes de Medicina da Associação Académica de Coimbra Pólo das Ciências da Saúde, Unidade Central Piso -1, Azinhaga de Santa Comba, Celas, 3000-548 Coimbra nemaac.net facebook.com/nem.academica geral@nemaac.net 30 Relatório de Actividades XVIII DNEM entanto, a passagem de material ainda não foi realizada, pois no NEM3 existem mais recursos para a criação deste Arquivo, especificamente uma fotocopiadora. Focando no Arquivo Digital e na criação de um back-up deste documentos, estes não foram instituídos e organizados devido à prioritização de tarefas deste ponto e de outras tarefas relacionadas com o mandato. Contudo, uma base de trabalho para esta tarefa existe na Google Drive do VPI onde os vários documentos recolhidos ao longo do mandato foram distribuídos em pastas da sua respectiva Direcção. O próximo passo será arranjar um disco rígido onde estes documentos serão guardados. A organização e catalogação deste arquivo deve respeitas as regras do seu homónimo físico. Resumindo, as recomendações relativas ao Arquivo Institucional, são:  Continuar a recolha de material de antigas direcções para a inclusão no Arquivo. Esta recolha deve ter uma estratégia diferente da adoptada este ano, devendo haver um contacto mais directo (telemóvel e/ou e-mail) e frequente com os antigos membros do NEM;  Criação de um mail específico para o Arquivo (ex. arquivo@nemaac.net); Isto irá permitir uma centralização de documentos enviados para o efeito, evitando a mistura com documentos do dia-a-dia do VPI;  Deve ser feita a sensibilização dos elementos da DNEM para a importância da memória institucional, devendo ser apresentada a Cadeia de Contactos e o Sistema de Catalogação;  Instituir um Regulamento do Arquivo, com aprovação em plenário, onde devem constar prazos de controlo do Arquivo com respectivo funcionamento. Este deve ser o documento onde a Cadeia de Contactos e o Sistema de Catalogação estão descritos, obrigando ao seu cumprimento para futuros mandatos;
  31. 31. Núcleo de Estudantes de Medicina da Associação Académica de Coimbra Pólo das Ciências da Saúde, Unidade Central Piso -1, Azinhaga de Santa Comba, Celas, 3000-548 Coimbra nemaac.net facebook.com/nem.academica geral@nemaac.net 31 Relatório de Actividades XVIII DNEM  Colocar uma impressora e digitalizador na sala do Arquivo, de forma a impedir que os documentos saiam do Arquivo, mas que simultaneamente possam ser consultados em ambiente extra-Arquivo.  Instituição e operacionalização do Arquivo Digital, respeitando as regras do Arquivo Físico. Central de Contactos A Central de Contactos do NEM/AAC é, por excelência, a ferramenta de trabalho primordial do Vice-Tesoureiro. Criada neste mandato, é através desta base de dados que é possível ter controlo sobre todos os contactos que estão a ser estabelecidos por parte do NEM, como uma única entidade que é. Assim, para estruturar a base de contactos, a mesma foi dividida em 3 principais parâmetros: os contactos dos antigos membros do NEM/AAC, os contactos de todos os alunos da FMUC, e os contactos estabelecidos pelo NEM/AAC. Tornou-se uma prioridade fazer com que esta folha fosse acessível a todos os membros do NEM, contudo, é de igual prioridade a restrição à edição da mesma. A base de contactos, para estar devidamente organizada, deverá apenas ser editada por um elemento, neste caso o Vice-tesoureiro. Desta forma, é possível manter uma uniformização na forma como os contactos são introduzidos, tornando a pesquisa pelos mesmos mais fácil e objectiva. Contudo, deverá ser repensada a estratégia de organização desta central de contactos, nomeadamente a plataforma onde a mesma está inserida. A pesquisa sobre os vários softwares existentes para a organização desta central de contactos permitiu concluir que se torna quase impossível que exista uma mesma central de contactos online (isto é, disponível em qualquer local), a qualquer momento, e acessível para todos (modificável apenas por um) de forma gratuita. A melhor maneira encontrada até ao momento é a actual folha do Google, que permite a qualquer membro do NEM/AAC
  32. 32. Núcleo de Estudantes de Medicina da Associação Académica de Coimbra Pólo das Ciências da Saúde, Unidade Central Piso -1, Azinhaga de Santa Comba, Celas, 3000-548 Coimbra nemaac.net facebook.com/nem.academica geral@nemaac.net 32 Relatório de Actividades XVIII DNEM consultar. Contudo, não descarto a possibilidade de existir um software pago que preencha estes requisitos, sendo necessário fazer um balanço custo-benefício acerca desta questão, antes de se fazer qualquer investimento. Certificação de Actividades Criação de certificados em plataforma própria através da utilização dos documentos de registo de presenças e preenchimento dos vários campos do certificado de acordo com os pedidos elaborados pelos coordenadores da actividade. Inicialmente a gestão era complicada uma vez que a manutenção da mesma estava a cargo do responsável pelo antigo site do NEM/AAC, tendo posteriormente sido solucionado com o novo site e com a gestão por parte do coordenador executivo. Tesouraria O orçamente reflectiu, neste mandato, uma das prioridades de investimento - remodelação do Bar da FMUC para criação de uma Sala Polivalente. Desta forma, e apesar de não ideal, partiu-se de um orçamento negativo. Não obstante, foi feito um esforço para que as condições financeiras não fossem uma limitação à realização de uma actividade. Salientar o esforço da DNEM em garantir a sustentabilidade da instituição, pelo zelo económico na realização das suas actividades de Departamento e que permitiu um balanço final mais positivo face ao inicialmente previsto. Ainda relativamente ao ponto do orçamento, deverá ser repensado, no futuro a inclusão dos imprevistos, colocando-se como alternativas a sua inclusão numa parcela a que corresponderá 5% ou se poderá estar contemplada em cada despesa uma determinada margem de imprevistos. Recomenda-se a utilização desta última alternativa. O relatório de contas foi realizado tendo por base o orçamento, para que seja feita uma comparação imediata entre o valor previsto e o real.
  33. 33. Núcleo de Estudantes de Medicina da Associação Académica de Coimbra Pólo das Ciências da Saúde, Unidade Central Piso -1, Azinhaga de Santa Comba, Celas, 3000-548 Coimbra nemaac.net facebook.com/nem.academica geral@nemaac.net 33 Relatório de Actividades XVIII DNEM Foi revisto o Regulamento Interno da Tesouraria, nomeadamente no que toca a despesas de representação relativas a alimentação, transportes e alojamento. Embora seja um documento simplificado para consulta de toda a DNEM, raramente era utilizado com esse fim, sendo a Tesouraria frequentemente questionada acerca de pontos aí explanados. No final do mandato, este foi actualizado, com a inserção de um ponto relativo a cauções, devendo, no futuro, ser novamente revisto e actualizado. Relativamente ao funcionamento da Tesouraria, este processo foi dificultado pela ausência de secretária de Direcção durante vários meses, particularmente no que diz respeito aos pedidos de facturas, submissão de facturas pela DNEM e registos de contas de actividades. No futuro, deverá existir, desde o início do mandato uma articulação sólida entre Tesouraria e secretária de Direcção, tornando todo este funcionamento mais eficaz. No entanto, o balanço final é positivo. Especificamente no que toca à função da Tesouraria nos eventos recreativos do NEM/AAC, existiu boa articulação entre Tesouraria e DRD. No entanto, torna-se cada vez mais difícil ter colaboradores disponíveis, pelo que deverá ser repensada a distribuição da DNEM pelos turnos da Tesouraria. Salientar a alteração da instituição bancária do NEM/AAC, da Caixa Geral de Depósitos para o Montepio, com a atribuição de novo NIB, pelo que será indispensável a actualização do número em todos os documentos em que este conste, assim como aquando da comunicação do NIB a parceiros de fundraising. Fundraising Este ano, a aposta do NEM/AAC na componente de Fundraising teve por base a criação de um booklet, com as suas actividades mais cativantes e dinâmicas. Através deste booklet, seria possível aos potenciais parceiros do NEM/AAC ficarem a par das actividades anuais do núcleo, escolhendo aquelas que mais se adequavam aos seus interesses para estabelecer uma possível parceria.
  34. 34. Núcleo de Estudantes de Medicina da Associação Académica de Coimbra Pólo das Ciências da Saúde, Unidade Central Piso -1, Azinhaga de Santa Comba, Celas, 3000-548 Coimbra nemaac.net facebook.com/nem.academica geral@nemaac.net 34 Relatório de Actividades XVIII DNEM A primeira fase de contactos com as entidades, em meados de Julho de 2015, direccionada para e-mails já existentes na central de contactos, foi muito pouco profícua, uma vez que o número de respostas foi muito reduzido. Desta forma, tentou-se entrar em contacto com as empresas telefonicamente, em final de Julho/início de Agosto, o que se revelou inútil pois os respectivos e-mails já tinham sido reencaminhados. E assim continuou, até começarem a surgir algumas respostas e bem como a oportunidade de marcar algumas reuniões, essencialmente desde o início de Setembro (antes desta data, apenas 2 reuniões foram conseguidas). A actividade que mais cativou os nossos possíveis parceiros foi, sem dúvida, o Congresso Médico-científico In4Med. Para esta actividade, neste ano, conseguiu-se o apoio da AstraZeneca, Bial, Bayer, Delta e iMed, que apoiarão, desta forma, o V In4Med. Quanto às restantes actividades, não houve qualquer apoio. Para recomendação futura, a melhor altura para se estabelecer os contactos é no final de Agosto/início de Setembro. A partir desta data, as empresas começam a planear os seus orçamentos para o ano civil seguinte e, desta forma, têm em consideração todos os pedidos de parceria que lhes é feito chegar. Todas as decisões tomadas relativamente aos contactos efectuados desde Julho foram essencialmente tomadas por volta desta altura, bem como o auge de respostas foi em Outubro/Novembro. Comunicação Externa Implementação da nova identidade visual Com o novo logotipo do NEM/AAC foi também renovada a identidade visual utilizada em toda documentação. Inicialmente o formato utilizado criou alguns problemas após gravação do documento final, tendo posteriormente sido corrigido. Pontualmente alguns dos grandes projectos criaram documentos de apresentação com um visual ligeiramente diferente mas respeitando a utilização do logotipo e dos tipos de letras específicos da identidade visual.
  35. 35. Núcleo de Estudantes de Medicina da Associação Académica de Coimbra Pólo das Ciências da Saúde, Unidade Central Piso -1, Azinhaga de Santa Comba, Celas, 3000-548 Coimbra nemaac.net facebook.com/nem.academica geral@nemaac.net 35 Relatório de Actividades XVIII DNEM Site Na primeira metade do mandato, o site foi apresentando mais problemas que não foram corrigidos por parte do “EstudaeTal”, impedindo a publicação de imagens, anexar documentos e formulários, o que fez com que, pontualmente, e até ao lançamento do novo site, o facebook tivesse que ser mais utilizado para a divulgação das actividades. Com o lançamento do novo site este problema foi solucionado e trouxe também um site muito mais intuitivo e rápido que o anterior, passando este a ser mais utilizado pelos alunos. Foi também criada uma área de login para que os alunos pudessem aceder aos formulários e à documentação das actividades. Após esta primeira fase, este login serve para o preenchimento automático dos formulários. Mailing list Com a criação da área de registo do site e com o cruzamento dos dados dos formulários de actividades foi criada uma mailing list que serviu de base para a Newsletter do NEM/AAC que terá uma periodicidade bimensal. Foi apenas enviada a primeira edição da newsletter até então, tendo alcançado cerca de 800 estudantes, que mantiveram a subscrição da mesma. Redes Sociais Ao longo do mandato vimos crescer o impacto da página do facebook do NEM, com um aumento do número de gostos e de alcance das publicações do NEM. No período em que o site não foi utilizado houve uma sobrecarga deste meio de comunicação, algo que poderia afastar os estudantes devido ao elevado número de publicações e que foi, posteriormente, melhorado com o lançamento do novo site e com a newsletter.
  36. 36. Núcleo de Estudantes de Medicina da Associação Académica de Coimbra Pólo das Ciências da Saúde, Unidade Central Piso -1, Azinhaga de Santa Comba, Celas, 3000-548 Coimbra nemaac.net facebook.com/nem.academica geral@nemaac.net 36 Relatório de Actividades XVIII DNEM NEM e os Media Para as actividades de direcção do NEM foram enviadas notas de imprensa e documentos de apresentação aos media locais e nacionais, tendo o Hospital do Ursinho e o A Brincar, a Brincar estado em grande destaque, sendo este último sido alvo de reportagem por parte da SIC. Formação Interna Ao longo do mandato do mandato a palavra-chave neste ponto foi “capacitar”. Tínhamos a noção que a entrada na vida de um Dirigente Associativista não é fácil e que é necessário uma boa contextualização da instituição e de ferramentas de soft-skills para liderar uma equipa e para integrar uma Direcção. Assim, na preparação da equipa, mesmo antes de tomarmos posse, o Núcleo de Gestão desenvolveu vários momentos de formação, planeados previamente num único documento. Os momentos leccionados foram a meu ver úteis, adequados e transversais a todos os coordenadores. Acreditamos que alguns temas poderão ter sido mais teóricos e que devem ser mais esquematizados e dinamizados em futuras formações. Após um ano de experiência, o actual Vice- Presidente Interno e o Presidente propuseram-se a rever o Plano de Formação e criar linhas orientadoras de formação para futuros mandatos. Espera-se que o documento esteja pronto antes da tomada de posse da nova Direcção. É importante destacar que a formação deve ser um passo essencial na constituição de uma equipa, sendo uma excelente oportunidade para estabelecer o método e ritmo de trabalho que o Núcleo de Gestão irá exigir dos seus coordenadores. Ao longo do mandato, foi-se incentivando à participação de oportunidades de formação seja locais (ex. TNT), como nacionais (ex.T4All). Contudo, poderá ser dado maior ênfase às oportunidades nacionais. Contudo, simultaneamente, deve-se promover a autossustentabilidade local de formação, tendo sido criado um Banco de Formadores.
  37. 37. Núcleo de Estudantes de Medicina da Associação Académica de Coimbra Pólo das Ciências da Saúde, Unidade Central Piso -1, Azinhaga de Santa Comba, Celas, 3000-548 Coimbra nemaac.net facebook.com/nem.academica geral@nemaac.net 37 Relatório de Actividades XVIII DNEM O formulário de ingresso a este banco foi partilhado com os elementos actuais da DNEM e com os elementos do Gerações NEM/AAC. Deve-se promover a manutenção e actualização desta base de dados, numa periodicidade mínima de um ano. A postura do Núcleo de Gestão ao longo da 1ª parte do mandato foi de paternalismo, havendo o cuidado de promover a formação, apresentando soluções e ferramentas quando os coordenadores falhavam. Foi uma postura, que apesar de exigente e consumidora de tempo, apresentou benefícios a médio-prazo, havendo uma evolução progressiva e positiva dos coordenadores. Na 2ª parte do mandato, o Núcleo de Gestão teve um papel predominantemente de supervisão, exigindo resultados. Penso que a retirada desta “rede de segurança”, com a formação prévia, tornou os coordenadores muito mais autónomos e capacitados. Importante salientar que por vezes, esta postura pode não a ser a mais fácil para a motivação dos coordenadores, mas que a longo prazo traz bastantes benefícios. Resumindo, as recomendações relativas à Formação Interna são:  Criação e instituição de um logbook de formações que as novas direcções devem ter no início e ao longo do mandato;  Simplificar e dinamizar formações mais teóricas (ex. acrónimos, mnemónicas, esquemas, etc.);  Realizar formações específicas de acordo com as diferentes exigências dos coordenadores;  Manter e actualizar o Banco de Formadores do NEM. Training New Trainers (TNT) Data da Actividade: 20-22 de Março de 2015
  38. 38. Núcleo de Estudantes de Medicina da Associação Académica de Coimbra Pólo das Ciências da Saúde, Unidade Central Piso -1, Azinhaga de Santa Comba, Celas, 3000-548 Coimbra nemaac.net facebook.com/nem.academica geral@nemaac.net 38 Relatório de Actividades XVIII DNEM Local da Actividade: Escola Secundária da Lousã Número de participantes: 26 participantes Descrição da actividade: Esta actividade é um dos grandes marcos da sustentabilidade formativa da IFMSA. É o momento de formação em soft-skills num momento de personal development, permitindo ao teambuilding dentro da Direcção. Como decorreu a actividade: Foi uma formação de 3 dias, intensa e bastante completa. A actividade permitiu o reforço das soft-skills que tínhamos leccionado a nível local. Além disso, complementou imenso a formação, salientando a importância da existência de feedback e as diversas maneiras de o transmitir. Foi uma experiência única e importante para todos os participantes num ambiente íntimo e confortável que promoveu imenso o teambuilding dentro da Direcção e aumentou imenso a motivação para o início do mandato. Com o concluir da actividade, todos os participantes são trainers oficiais da IFMSA o que promove as relações entre o NEM e a IFMSA. Aconselhas o continuar da actividade? Sim. Conselhos para a próxima edição? Recomendo que a nova Direcção repita este momento de formação, usando os trainers resultantes desta actividade. Teambuilding Sabendo o quão ambicioso era o Plano de Actividades, optou-se por promover imenso o teambuilding. Relativamente a espaços físicos, acreditamos que a Sala de
  39. 39. Núcleo de Estudantes de Medicina da Associação Académica de Coimbra Pólo das Ciências da Saúde, Unidade Central Piso -1, Azinhaga de Santa Comba, Celas, 3000-548 Coimbra nemaac.net facebook.com/nem.academica geral@nemaac.net 39 Relatório de Actividades XVIII DNEM Direcção foi uma peça essencial para o convívio entre membros da DNEM. A sala tinha sempre alguém da DNEM e com a existência de café, o ambiente proporcionava óptimos momentos de convívio. Acreditamos que a dinâmica realizada este ano funcionou bastante bem. T4All Colaboradores Antes Data da actividade: 19 de Abril de 2015 Dia da semana da actividade: Domingo Local da actividade: Pólo III (anfiteatro I da Unidade Central; Sub-unidade - anfiteatros e salas dos pisos 2 e 3) Número de participantes na actividade: 52 Forma de divulgação: Reuniões e grupos de facebook dos diferentes Departamentos e Comissões Organizadoras. Descrição da actividade: Actividade formativa dirigida aos colaboradores de Departamentos e Comissões do NEM/AAC, visando a melhor intervenção dos mesmos nas actividades promovidas pelo NEM e na sociedade e dar a conhecer o trabalho desenvolvido pelo NEM no seu todo.
  40. 40. Núcleo de Estudantes de Medicina da Associação Académica de Coimbra Pólo das Ciências da Saúde, Unidade Central Piso -1, Azinhaga de Santa Comba, Celas, 3000-548 Coimbra nemaac.net facebook.com/nem.academica geral@nemaac.net 40 Relatório de Actividades XVIII DNEM Objectivos:  dar a conhecer o trabalho desenvolvido pelo NEM/AAC enquanto instituição que representa os interesses dos estudantes da FMUC;  formação e capacitação dos colaboradores dos Departamentos/Comissões Organizadoras do NEM voltada para as áreas de interesse e melhor relacionadas com cada Departamento;  criação de um espírito de coesão de grupo entre e inter-colaboradores e coordenadores dos Departamentos/Comissões Organizadoras e aproximação da Direcção do NEM aos colaboradores;  momento de convívio. Convidados: Ana Rita Fradique, Beatriz Castro Silva, Diogo Santos, Rafaela Lopes, Gonçalo Engenheiro, Gonçalo Costa, Henrique Cunha, Hugo Almeida, João Neves, João Cardoso, João Pestana, Jorge Meneses, Liliana Jesus, Luís Melo, Mariana Almeida, Mariana Trigo, Miguel Silva, Nuno Costa, Rafael Dias, Sara Amaral, Sara Lopes, Sofia Picão, Soraia Branco, Tiago Barbosa Durante e Depois Como decorreu a actividade: A actividade decorreu conforme o planeado, apenas se verificando um ou outro imprevisto. O feedback geral foi óptimo, tendo a actividade funcionado como um forte impulsionador do espírito de grupo entre colaboradores e dos trabalhos a virem a ser desenvolvidos no futuro.
  41. 41. Núcleo de Estudantes de Medicina da Associação Académica de Coimbra Pólo das Ciências da Saúde, Unidade Central Piso -1, Azinhaga de Santa Comba, Celas, 3000-548 Coimbra nemaac.net facebook.com/nem.academica geral@nemaac.net 41 Relatório de Actividades XVIII DNEM O que correu bem:  qualidade das formações dadas, o que reflectiu a sua preparação cuidada, bem como as capacidades dos formadores;  convívio promovido com todos aqueles que fazem o NEM;  objectivos alcançados: formação dos colaboradores;  aproximação dos colaboradores à direcção do NEM; dar a conhecer o trabalho desenvolvido pelo NEM no seu todo. O que correu menos bem:  falta de adesão dos colaboradores dos Departamentos Cultural e de Saúde Pública, Reprodutiva e Ambiental;  ligeiros atrasos no término de algumas formações que tiveram de levar a algumas trocas de formadores, sem prejuízo para os formandos;  falta de luz na Unidade Central que condicionou as formações do Departamento de Imagem e Comunicação;  atraso na preparação da febrada. Aconselhas o continuar da actividade? Sim. Conselhos para a próxima edição? Pensar a realização da actividade em ambos os semestres dado que no 1º semestre do mandato a equipa de colaboradores é nova, pelo que faz todo o sentido, e no 2º semestre há também uma forte adesão de novos colaboradores aos departamentos. A optar por um dos semestres, sem dúvida, continuar a realizar no 1º semestre do mandato por forma a criar um forte espírito de grupo em cada departamento.
  42. 42. Núcleo de Estudantes de Medicina da Associação Académica de Coimbra Pólo das Ciências da Saúde, Unidade Central Piso -1, Azinhaga de Santa Comba, Celas, 3000-548 Coimbra nemaac.net facebook.com/nem.academica geral@nemaac.net 42 Relatório de Actividades XVIII DNEM Planeamento Estratégico O Planeamento Estratégico tem uma importância basilar numa instituição. Este documento surge da necessidade de respostas como “Para que áreas deve o NEM/AAC investir?” “Que tipo de actividades deve organizar”, “Será que o NEM/AAC tem crescido nos últimos anos ou tem mantido um plateau?” Tal como assumido no início de mandato, esta foi uma tarefa abarcada pelo Núcleo de Gestão, especificamente o Presidente, o Vice-Presidente Interno e o Vice-Presidente Externo. Apesar de no início do mandato, ter sido realizado brainstorming e pesquisa de bibliografia, pouco foi avançado na primeira parte do mandato. Este atraso deveu-se maioritariamente, à sobrecarga de tarefas ocorridas neste período e pela falta de visão em visualizar uma instituição a médio/ longo prazo. Contudo, na segunda parte do mandato, aproveitando a aprovação do Planeamento Estratégico da ANEM, foi-nos fornecido o material necessário para realmente iniciar a elaboração do documento. Adicionalmente, neste momento de mandato, o Núcleo de Gestão já se sentia capacitado a iniciar o projecto. Na primeira fase, foram estabelecido os 4 pilares, ou 4 grandes áreas que iriamos desenvolver: Representação Externa, Sustentabilidade, Actividades e Comunicação. Após esta etapa ter sido alcançada, iniciou-se a recolha de input em várias plataformas e actividades de forma a que fosse obtido um pool de opiniões heterogénea: Gincana, Gerações NEM/AAC, Plataforma para a Educação Médica e Google Form. Posteriormente, com o objectivo de incluir a restante DNEM na criação do Planeamento, foi criado um Grupo de Trabalho em que participaram os seguintes membros: João Cardoso, Gonçalo Costa, Hugo Almeida, João Pestana, Mariana Trigo, Ana Rita Fradique, Sara Lopes e Diogo Santos.
  43. 43. Núcleo de Estudantes de Medicina da Associação Académica de Coimbra Pólo das Ciências da Saúde, Unidade Central Piso -1, Azinhaga de Santa Comba, Celas, 3000-548 Coimbra nemaac.net facebook.com/nem.academica geral@nemaac.net 43 Relatório de Actividades XVIII DNEM  Na primeira reunião ficou definido a Visão do NEM/AAC e a metodologia que se iria realizar nessa fase: O Grupo de Trabalho seria dividido em duplas e cada uma realizaria uma análise SWOT de cada tema, sem o viés das outras duplas. No final, compilar-se-ia todo o material e redigiríamos os objectivos, metas e indicadores;  Na segunda-reunião ficou definido a Missão e Valores do NEM/AAC;  Na terceira reunião definiu-se o primeiro objectivo;  Finalmente, na quarta reunião, finalizou-se resto do documento. Sendo um documento que pretende ser inclusivo e que todos tenham oportunidade de participar, este terá um momento de discussão pública, com posterior debate e aprovação em sede de Plenário do Núcleo.
  44. 44. Núcleo de Estudantes de Medicina da Associação Académica de Coimbra Pólo das Ciências da Saúde, Unidade Central Piso -1, Azinhaga de Santa Comba, Celas, 3000-548 Coimbra nemaac.net facebook.com/nem.academica geral@nemaac.net 44 Relatório de Actividades XVIII DNEM Projectos de Direcção V In4Med Antes Data da actividade: 19 a 21 de Fevereiro de 2015 Dia da semana da actividade: Sexta, Sábado e Domingo Local da actividade: Centro de Congressos CHUC Número de participantes na actividade: Estimado: 430 participantes Forma de divulgação: Facebook e site do NEM/AAC; Facebook e site do In4Med Descrição da actividade: Abordando conteúdos menos versados na nossa formação e apostando em Palestras e Workshops centrados nos mais recentes avanços da Medicina, o In4Med tem vindo a afirmar-se como um congresso médico-científico de referência. Com convidados de renome nacionais e internacionais e uma variedade de workshops que reforçam os conhecimentos adquiridos no âmbito da formação médica, passando pela 2ª edição do Concurso de Posters, o congresso exige uma estrutura organizacional edificativa, que se traduz na constituição de uma Comissão Organizadora. O V In4Med está aí e emergirá com inovações que permitirão o engrandecimento do projecto com a qualidade que se lhe exige.
  45. 45. Núcleo de Estudantes de Medicina da Associação Académica de Coimbra Pólo das Ciências da Saúde, Unidade Central Piso -1, Azinhaga de Santa Comba, Celas, 3000-548 Coimbra nemaac.net facebook.com/nem.academica geral@nemaac.net 45 Relatório de Actividades XVIII DNEM Durante e Depois A actividade ainda não foi realizada, pelo que este ponto terá um Relatório de Actividade próprio no Relatório Final da próxima Direcção. Contudo, posso acrescentar que o In4Med é uma actividade que merece começar a ser planeada com mais de um ano de antecedência.
  46. 46. Núcleo de Estudantes de Medicina da Associação Académica de Coimbra Pólo das Ciências da Saúde, Unidade Central Piso -1, Azinhaga de Santa Comba, Celas, 3000-548 Coimbra nemaac.net facebook.com/nem.academica geral@nemaac.net 46 Relatório de Actividades XVIII DNEM III Gala Asclepius – Gala Solidária do NEM/AAC Antes Data da actividade: 12de Novembro de 2015 Dia da semana da actividade: Quinta-feira Local da actividade: Quinta de São Pedro da Pousada, Cernache Número de participantes na actividade: 349 participantes Forma de divulgação: Facebook e site do NEM/AAC; Facebook e site da Gala Asclepius Descrição da actividade: A Gala Solidária do NEM/AAC, baptizada em homenagem ao deus da Medicina, constitui um evento que reúne docentes, não docentes e discentes num momento de convívio e partilha, respondendo ao interesse dos estudantes em premiar o mérito e a excelência na FMUC. Planeado e levado a cabo por uma Comissão Organizadora, além da condecoração daqueles que enobrecem Coimbra e a sua Escola Médica em diferentes categorias, este evento alia uma programação cultural de qualidade a um cariz solidário, revertendo uma percentagem do valor de cada entrada a favor de uma instituição de reconhecido valor humanitário, nesta edição, a Associação Acreditar.
  47. 47. Núcleo de Estudantes de Medicina da Associação Académica de Coimbra Pólo das Ciências da Saúde, Unidade Central Piso -1, Azinhaga de Santa Comba, Celas, 3000-548 Coimbra nemaac.net facebook.com/nem.academica geral@nemaac.net 47 Relatório de Actividades XVIII DNEM Objectivos:  Distinguir e premiar o prestígio e mérito individual dos estudantes, docentes e não docentes da FMUC;  Sensibilizar e contribuir para uma causa solidária através do apoio a uma instituição de solidariedade ou apoio social;  Promover um momento solene de união e lazer entre a comunidade académica da FMUC;  Fomentar a exibição do talento dos nossos estudantes no evento, enriquecendo o espectáculo;  Garantir a continuidade do trabalho desenvolvido no ano transacto e inovar na organização, indo de encontro às expectativas dos estudantes. Convidados: Os convidados abrilhantaram o espectáculo da Gala Asclepius e foram os seguintes:  Luís Baptista e Raquel Rodrigues – estudantes da FMUC com reconhecido valor artístico;  Rúben Cardoso – estudante do 6º ano da FMUC, vencedor do Concurso de Talentos da III Gala Asclepius;  Luís Travassos – músico de Coimbra que participou no ÍDOLOS, programa da SIC.  Tuna de Medicina da Universidade de Coimbra (TMUC)  Tuna Feminina de Medicina da Universidade de Coimbra (TFMUC) Durante e Depois Como decorreu a actividade: A III Gala Asclepius decorreu da melhor forma possível, na Quinta de São Pedro da Pousada, um espaço que foi cuidadosamente decorado, contando com a experiência da empresa Music Light para criar o ambiente adequado para o espectáculo que
  48. 48. Núcleo de Estudantes de Medicina da Associação Académica de Coimbra Pólo das Ciências da Saúde, Unidade Central Piso -1, Azinhaga de Santa Comba, Celas, 3000-548 Coimbra nemaac.net facebook.com/nem.academica geral@nemaac.net 48 Relatório de Actividades XVIII DNEM desejávamos proporcionar. O espectáculo além da entrega dos Prémios Asclepius, contou com excelentes actuações musicais e ainda a apresentação dos vídeos de ano, cuja qualidade aumenta de edição para edição. A organização desta 3ª edição começou pela pesquisa de espaços com capacidade para a realização do evento, com visita aos espaços mais promissores em termos de condições e orçamento, passando pela escolha da associação de solidariedade a apoiar – a Associação Acreditar - e pelo Concurso de Talentos e venda de rifas. No dia, após a preparação de todos os espaços por elementos da Comissão Organizadora e da DNEM, o evento decorreu sem percalços, tendo sido asseguradas as seguintes vertentes da Gala: transportes de ida e regresso, check-in, bengaleiro, fotografia, indicação de mesas, refeição dos seguranças e funcionários da empresa de luz e som, encaminhamento das pessoas para a plateia, acompanhamento dos artistas, apresentação do espectáculo, entre outras tarefas. O que correu bem:  O planeamento da Gala Asclepius juntamente com a responsável da Quinta de São Pedro da Pousada e o responsável do catering foi bastante profícuo e com bastante disponibilidade por parte dos mesmos em levar a cabo da melhor forma este evento;  O espaço era bastante acolhedor, sendo constituído por uma sala de grandes dimensões e um jardim com piscina;  A decoração com luzes favoreceu bastante o evento pela criação de um verdadeiro ambiente de espectáculo e glamour, sendo os profissionais da empresa de luz e som contratada bastante disponíveis;  As condições meteorológicas estiveram propícias a um evento como a Gala Asclepius, convidando todos a passear pelo jardim;  A presença de duas pessoas responsáveis pelo registo fotográfico durante todo o evento foi uma mais-valia pelo constante acompanhamento dos participantes
  49. 49. Núcleo de Estudantes de Medicina da Associação Académica de Coimbra Pólo das Ciências da Saúde, Unidade Central Piso -1, Azinhaga de Santa Comba, Celas, 3000-548 Coimbra nemaac.net facebook.com/nem.academica geral@nemaac.net 49 Relatório de Actividades XVIII DNEM e do espectáculo, tendo havido também uma clara melhoria na qualidade das fotografias;  A existência de aperitivos na ementa foi uma melhoria no intuito de oferecer o melhor serviço aos nossos estudantes;  O espectáculo foi bastante fluido, com apresentadores bastante preparados e com óptima capacidade de comunicação, com artistas que proporcionaram momentos de música de grande qualidade, e com vídeos de ano que dinamizaram e enriqueceram da melhor forma o espectáculo; a duração do espectáculo, tendo em conta o feedback obtido na última edição da Gala Asclepius, foi diminuída, tendo contribuído para o menor cansaço dos participantes; a existência de uma pessoa responsável por chamar os apresentadores dos prémios previamente também contribui para a fluidez do espectáculo;  A presença de duas responsáveis da Associação Acreditar no espectáculo para dar a conhecer um pouco mais o trabalho desenvolvido pela associação;  A actuação da TMUC e da TFMUC no jardim, além da bonita envolvência com a piscina, que proporcionou um bom momento, também permitiu a preparação da sala para a After-Party, com remoção de mesas e cadeiras;  Os DJs presentes na After-Party (João Pestana e Tiago Barbosa, elementos da DNEM) foram bastante profissionais, com a preparação de uma playlist direccionada para o gosto da maioria dos estudantes de Medicina, tendo o feedbak obtido da sua prestação sido bastante positivo;  A inovação do bar aberto durante a after-party tratou-se de um ponto bastante positivo nesta 3ª edição da Gala Asclepius pois além de ser um forte atractivo para os participantes, também permitiu um maior consumo por parte dos mesmos que não aconteceria se o serviço de bar tivesse decorrido de outra forma, nomeadamente, se pagamento por bebida individual;
  50. 50. Núcleo de Estudantes de Medicina da Associação Académica de Coimbra Pólo das Ciências da Saúde, Unidade Central Piso -1, Azinhaga de Santa Comba, Celas, 3000-548 Coimbra nemaac.net facebook.com/nem.academica geral@nemaac.net 50 Relatório de Actividades XVIII DNEM  A disponibilização de uma breve descrição dos feitos realizados pelos nomeados para os Prémios Asclepius aquando das votações obteve óptimo feedback pelo facto de, assim, as pessoas terem um maior conhecimento do trabalho realizado por cada nomeado e, assim, fazerem um voto mais consciente;  O processo de reserva de mesa e transporte através do envio de um formulário respectivo após o pagamento das inscrições foi positivo e facilitou a distribuição dos participantes; de ressalvar a informação veiculada de que seria dada prioridade a reservas de mesas completas (10 pessoas), o que conduziu a um esforço por parte dos participantes neste sentido que agilizou bastante o processo de distribuição;  A assinatura de um termo de responsabilidade por todos os participantes resultou numa maior consciencialização das pessoas acerca da conduta a ter durante o evento, bem como um maior cumprimento dos horários de transporte, não tendo também havido qualquer situação desagradável durante o evento que motivasse a intervenção dos seguranças;  A entrega prévia das pulseiras que permitiam o acesso ao espaço melhorou imenso o decorrer do check-in, tendo-se dirigido ao mesmo apenas pessoas que ou haviam perdido a pulseira ou teriam outra questão por regularizar;  Os apoios obtidos para os prémios das rifas vendidas, que se traduziram em prémios de grande qualidade: o Hotel Vidago Palace, o Restaurante Dux e a Coimbra Stand Up Paddle apoiaram a III Gala Asclepius através da cedência de duas noites no Hotel, 1 jantar para dois e 3 experiências de Stand Up Paddle, respectivamente, prémios das rifas vendidas;  A presença do Director da Faculdade, o Prof. Dr. Duarte Nuno, foi apreciada por todos os presentes, principalmente pelas intervenções audazes e humoradas do mesmo, sem podermos deixar de referir a sua participação num dos vídeos de ano;
  51. 51. Núcleo de Estudantes de Medicina da Associação Académica de Coimbra Pólo das Ciências da Saúde, Unidade Central Piso -1, Azinhaga de Santa Comba, Celas, 3000-548 Coimbra nemaac.net facebook.com/nem.academica geral@nemaac.net 51 Relatório de Actividades XVIII DNEM  A distribuição de tarefas pelos elementos da Comissão Organizadora e da DNEM foi efectuada de forma bastante equalitária, resultando numa menor sobrecarga dos referidos elementos, que cumpriram as suas funções exemplarmente, e no decorrer da Gala sem percalços;  A motivação da Comissão Organizadora, o grande impulsionador da qualidade da III Gala Asclepius. O que correu menos bem:  O processo de inscrições não decorreu da melhor forma por diferentes motivos: o Menor número de inscrições que o esperado, possivelmente motivado pelo aumento de preço; o Efectuação do pagamento no Atendimento do NEM/AAC, que resultou em algumas situações de incongruências de registos; o Timing das inscrições, nomeadamente da 2ª fase, que decorreu na semana a seguir à Festa das Latas;  A recolha de alimentos não foi significativa tendo em conta o número de participantes no evento, no entanto, conseguiram-se recolher alguns produtos alimentares e poucos produtos de higiene que foram entregues à Associação Acreditar;  Não concretização de vídeo promocional da Gala, bem como de Workshops, tal como inicialmente proposto;  A divulgação da Gala foi muito exaustiva dada a enorme quantidade de informação a ser divulgada e o tempo limitado para tal;  Apesar da melhoria notória na organização dos transportes, houve situações pontuais em que participantes que requereram transporte para o jantar não usufruíram do mesmo devido ao facto de se terem atrasado consideravelmente, no entanto, todos os inscritos estiveram presentes na Gala e nos autocarros de regresso tudo decorreu da forma ágil;
  52. 52. Núcleo de Estudantes de Medicina da Associação Académica de Coimbra Pólo das Ciências da Saúde, Unidade Central Piso -1, Azinhaga de Santa Comba, Celas, 3000-548 Coimbra nemaac.net facebook.com/nem.academica geral@nemaac.net 52 Relatório de Actividades XVIII DNEM  Atraso no início da refeição devido ao atraso da chegada dos participantes, o que conduziu ao atraso também do início do espectáculo;  No que respeita à refeição, algumas pessoas manifestaram desagrado em relação à confecção do prato principal, principalmente;  A existência de apenas um ponto de bar resultou numa acumulação inicial de pessoas na zona do bar, com solicitação de um número elevado de bebidas; a situação melhorou após a imposição de um número máximo de bebidas requeridas por pessoa;  Presença de apenas dois professores no evento, apesar de ter sido enviado o convite aos docentes e não docentes através da mailing lista da Direcção da Faculdade. Aconselhas o continuar da actividade? Sim. Conselhos para a próxima edição?  Manter logotipo e identidade visual de forma a consolidar a imagem da Gala Asclepius;  Efectuar o processo de inscrição e pagamento apenas através de email e transferência bancária, com envio do respectivo comprovativo de pagamento, pois permite uma verificação que não existirá se o pagamento for efectuado no Atendimento do NEM/AAC;  Continuar com as vertentes de Jantar e de After-Party com Bar Aberto uma vez que este foi uma grande atracção para os participantes, no entanto, solicitar a existência de dois pontos de serviço de bar de forma a tornar o mesmo mais célere e menos incómodo para os participantes;  Ponderar a realização de actividades no semestre anterior à realização da Gala a fim de divulgar o evento e recolher fundos para apoiar a associação em causa nessa edição;
  53. 53. Núcleo de Estudantes de Medicina da Associação Académica de Coimbra Pólo das Ciências da Saúde, Unidade Central Piso -1, Azinhaga de Santa Comba, Celas, 3000-548 Coimbra nemaac.net facebook.com/nem.academica geral@nemaac.net 53 Relatório de Actividades XVIII DNEM  Apostar em empresa de catering que se responsabilize também pela decoração e identificação das mesas;  Iniciar o espectáculo com um vídeo de apresentação da Gala para dar a entender às pessoas que o espectáculo irá começar e deverão permanecer em silêncio;  Apostar no convite a docentes e não docentes, solicitando para tal o apoio da Direcção da Faculdade; Agradecimentos:  Hotel Vidago Palace  Restaurante Dux - Petiscos e Vinhos  Coimbra Stand Up Paddle Um especial agradecimento a todos os elementos da Comissão Organizadora da III Gala Asclepius, pela dedicação, pelo trabalho, pela disponibilidade e pelas reuniões sempre animadas.
  54. 54. Núcleo de Estudantes de Medicina da Associação Académica de Coimbra Pólo das Ciências da Saúde, Unidade Central Piso -1, Azinhaga de Santa Comba, Celas, 3000-548 Coimbra nemaac.net facebook.com/nem.academica geral@nemaac.net 54 Relatório de Actividades XVIII DNEM Be4Med Antes Data da actividade: 28 de Outubro de 2015 Dia da semana da actividade: Quarta-feira Local da actividade: Centro de Congressos do Centro Hospitalar e Universitário de Coimbra Número de participantes na actividade: 228 participantes Forma de divulgação: Site do Be4Med, página de facebook do Be4Med, afixação de cartazes, distribuição de flyers do Pólo III e Pólo I; envio de comunicado de imprensa para jornais e televisões; divulgação com a colaboração da Direcção da FMUC através do envio de informação relativa ao Be4Med para todos os estudantes da FMUC; divulgação aos outros Núcleos da Associação Académica de Coimbra através de email próprio. Descrição da actividade: O Be4Med é uma conferência científico-socio-cultural que pretende, mais do que informar, fazer pensar. A conferência assenta na partilha de experiências e histórias de vida, visando inspirar todos a querer fazer mais e melhor! Num ambiente informal, com a presença de ilustres convidados nacionais e/ou internacionais das mais distintas áreas, o Be4Med visa estimular uma reflexão sobre os dilemas e avanços do mundo actual, inspirando, em última instância, os líderes de amanhã.
  55. 55. Núcleo de Estudantes de Medicina da Associação Académica de Coimbra Pólo das Ciências da Saúde, Unidade Central Piso -1, Azinhaga de Santa Comba, Celas, 3000-548 Coimbra nemaac.net facebook.com/nem.academica geral@nemaac.net 55 Relatório de Actividades XVIII DNEM Objectivos:  Proporcionar aos estudantes da Universidade de Coimbra e à comunidade conimbricense uma oportunidade formativa e inspiradora assente em testemunhos reais;  Permitir o contacto dos estudantes com personalidades de renome do panorama nacional ou internacional;  Estimular o interesse dos estudantes pelo mundo que os rodeia;  Inspirar e incitar o desenvolvimento pessoal de todos os participantes;  Afirmar a FMUC como uma instituição de renome científico e formativo. Convidados:  Ruy de Carvalho  Mágico Mário Daniel  Grupo de Fados Insígnia Outros contactos efectuados:  Jamie Oliver  Hugh Laurie  António Damásio  Alexandre Quintanilha  José Mourinho  Catarina Furtado  Carlos do Carmo  Belmiro de Azevedo  Rui Nabeiro  Francisco Pinto Balsemão  Ignacio Veja-Naredo e Paulo Oliveira  Gonçalo Quadros  Ricardo Araújo Pereira  Nuno Markl  Rui Unas  Nilton  Aldo Lima  Pedro Tochas  António Guterres  José Rodrigues dos Santos  Leonor Beleza  Daniel Oliveira  António Raminhos  Anselmo Ralph  João Lobo Antunes  João Paulo Rodrigues  Marcelo Rebelo de Sousa
  56. 56. Núcleo de Estudantes de Medicina da Associação Académica de Coimbra Pólo das Ciências da Saúde, Unidade Central Piso -1, Azinhaga de Santa Comba, Celas, 3000-548 Coimbra nemaac.net facebook.com/nem.academica geral@nemaac.net 56 Relatório de Actividades XVIII DNEM  Ricardo costa - Director Expresso  Luís Figo  Nelson Évora  Jorge Pina  Clara de Sousa  Francisco Moita Flores  Jorge Sampaio  Joana Vasconcelos Durante e Depois Como decorreu a actividade: A Conferência decorreu da melhor forma, tendo os oradores convidados surpreendido e ido de encontro ao objectivo principal do Be4Med: inspirar todos a querer fazer mais e melhor! Apesar da dificuldade na obtenção de respostas afirmativas por parte das inúmeras personalidades contactadas, o evento foi um verdadeiro sucesso! Efectivamente, devido a essa dificuldade, foi necessário alterar a data inicialmente prevista para o evento (dia 31 de Outubro, um sábado), bem como a sua estrutura. Inicialmente pensada para decorrer durante o fim de semana com um conjunto de 5 convidados, devido à ausência de confirmações e indisponibilidade dos oradores, optou-se por realizar a Conferência durante um dia da semana, à noite, de forma a ir mais de encontro às disponibilidades dos estudantes, e com apenas dois oradores, com a actuação de um grupo de fados para abrir o evento, um coffee-break e ainda a preparação de um encerramento com elementos da CO e outros em que, com música, cartolinas, cuja mensagem foi: “Vive os teus sonhos, constrói o teu futuro!”. O programa da I Conferência Be4Med:
  57. 57. Núcleo de Estudantes de Medicina da Associação Académica de Coimbra Pólo das Ciências da Saúde, Unidade Central Piso -1, Azinhaga de Santa Comba, Celas, 3000-548 Coimbra nemaac.net facebook.com/nem.academica geral@nemaac.net 57 Relatório de Actividades XVIII DNEM O que correu bem:  Realização da Conferência num dia da semana - maior adesão por parte de estudantes do que a expectável para um fim de semana;  Adesão de participantes não estudantes da FMUC e também de não estudantes - efectivamente o Be4Med era dirigido a toda a população, estudantes da Universidade de Coimbra e restante comunidade conimbricense, pelo que também esse objectivo foi alcançado;  Os oradores presentes - quer Ruy de Carvalho, quer Mário de Daniel, foram oradores que cativaram a atenção dos espectadores. De facto, estes convidados foram escolhidos pelas suas capacidades de comunicação, pelas suas histórias de vida e pela capacidade que teriam de, através das suas próprias vivências, ideais e capacidade oratória, inspirar as pessoas a querer fazer mais, com toda a dedicação e amor;
  58. 58. Núcleo de Estudantes de Medicina da Associação Académica de Coimbra Pólo das Ciências da Saúde, Unidade Central Piso -1, Azinhaga de Santa Comba, Celas, 3000-548 Coimbra nemaac.net facebook.com/nem.academica geral@nemaac.net 58 Relatório de Actividades XVIII DNEM  Envio de guia com directivas para as intervenções dos oradores - estas indicações, em forma de questões, foram bastante úteis para ajudar os convidados a perceber o que queríamos da(s) sua(s) intervenção(ões), indo, por conseguinte, mais de encontro aos objectivos da conferência;  Apoio do Restaurante Taberna - O Restaurante Taberna, um dos mais conceituados restaurantes de Coimbra, gentilmente, ofereceu a refeição aos oradores convidados, tendo o seu apoio sido fundamental para o melhor acolhimento dos mesmos;  Distribuição de flyers no Pólo III - este contacto mais directo com aqueles que são os nossos estudantes foi, de facto, bastante eficaz, tendo sido, talvez o meio de divulgação que mais contribuiu para a adesão dos participantes  Apoio da Direcção da Faculdade na divulgação pela mailing list dos alunos da FMUC O que correu menos bem:  Inúmeros contactos efectuados a diversas personalidades aos quais não obtivemos resposta, mesmo após vários contactos via telefónica;  Divulgação - a divulgação do Be4Med foi bastante condicionada em termos de tempo devido à inexistência de resposta por parte das inúmeras personalidades convidadas para o evento, no entanto conseguiu-se compensar com algumas das medidas implementadas;  Atraso no começo da Conferência consequente da demora dos oradores no jantar que a antecedeu;  Falta de apoio para coffee-break das entidades contactadas. Aconselhas o continuar da actividade? Sim. O Be4Med é um evento que fazia falta em Coimbra, sobretudo aos estudantes de Medicina. Porque “o médico que só sabe de Medicina nem Medicina sabe”.
  59. 59. Núcleo de Estudantes de Medicina da Associação Académica de Coimbra Pólo das Ciências da Saúde, Unidade Central Piso -1, Azinhaga de Santa Comba, Celas, 3000-548 Coimbra nemaac.net facebook.com/nem.academica geral@nemaac.net 59 Relatório de Actividades XVIII DNEM Conselhos para a próxima edição?  Continuar a realizar o evento nos mesmos moldes, apostando em ter um momento mais lúdico, conferindo à Conferência a versatilidade que a caracteriza;  Apostar, para a segunda edição do Be4Med, nos contactos de maior interesse já realizados para esta edição, dos quais obtivemos resposta negativa mas que se prevê que possam ser passíveis de resposta afirmativa. Agradecimentos:  Faculdade de Medicina da Universidade de Coimbra  Centro Hospitalar e Universitário de Coimbra  Associação Palhaços d’Opital  Restaurante A Taberna  Hotel Vila Galé Coimbra

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