Gestión del tiempo para evitar el estrés en el trabajo autónomo

Gestión del TIEMPO
para evitar estrés en el trabajo autónomo
“El tiempo tiene limite, no lo malgasten” Steve Jobs

Editor: CEAT MADRID
Federación Intersectorial de Asociaciones de Autónomos de la Comunidad de Madrid
C/ Príncipe de Vergara 74, 2º. 28006 Madrid.
http://www.ceatmadrid.es/
Depósito Legal: M-25298-2013

GESTIÓN DEL TIEMPO para evitar estrés en el trabajo autónomo | 3
Índice
1 Gestión del tiempo 5
2 Factores y variables que afectan al tiempo de trabajo 6
3 Técnicas y herramientas para la planificación de tiempo 9
3.1. Matriz de la administración del tiempo. 9
3.2. La técnica Pomodoro 11
3.3. Método de organización“No rompas la cadena” 13
3.4. Método GTD“Getting Things Done” 14
3.5. Método Autofocus (AF) 17
Bibliografia 20
Biblioweb 20

4 | GESTIÓN DEL TIEMPO para evitar estrés en el trabajo autónomo
La Agencia Europea para la Seguridad y Salud en el Trabajo,
indica que el estrés es el segundo problema de salud más co-
mún en el trabajo y afecta al 22% de los trabajadores de la UE
(en 2005), y es probable que aumente el número de personas
que sufren dolencias relacionadas con el estrés provocadas o
agravadas por el trabajo.
Desde la Comunidad de Madrid, se informa que según un tra-
bajo de investigación realizado por un equipo de neurólogos
del Hospital Clínico San Carlos y publicado en la prestigiosa
revista Journal of Neurology, Neurosurgery and Psychiatry,“El
estrés psicofísico, junto con la ansiedad y la depresión son fac-
tores de riesgo de padecer un accidente cerebrovascular”.
Actualmente el mundo del trabajo impone cada vez mayores
demandas, y específicamente parece exigir un ritmo en la reali-
zación de tareas con limitaciones de tiempo cada vez más im-
portantes. Esta exigencia temporal se traduce en situaciones de
ansiedad y estrés de forma que, el conocimiento y aplicación
de estrategias o técnicas de “manejo del tiempo” es esencial
para prevenir daños a la salud.
El objetivo de este folleto es facilitar técnicas y medios para
planificar el tiempo de forma eficaz en el colectivo de los au-
tónomos y así evitar situaciones que puedan dar lugar a estrés.
Por ello, el contenido se va a centrar en factores y variables que
afectan al tiempo de trabajo, programación y administración
eficaz del tiempo así como técnicas y herramientas para su pla-
nificación.

1 Gestión del tiempo
Los empresarios autónomos emplean en el desarrollo de su
actividad determinados recursos: financieros, físicos (instala-
ciones, equipos,…), humanos, tecnológicos, etc. La primera
reflexión que queremos introducir es que también el tiempo es
un recurso,que, además, tiene ciertas características peculiares.
Es un recurso limitado. Se disponen de 24 unidades al día.
Es indispensable e insustituible para cualquier acción. Toda
actividad requiere consumir una cantidad de tiempo.
No se puede comprar, ahorrar ni prestar.
No es recuperable ni utilizable. El tiempo malgastado no es
reciclable.
Es un recurso igualitario. Todos disponemos de un máx. de 24
horas al día.
Esquema 1. Propiedades del tiempo como recurso.
Si consideramos el tiempo como un recurso, recurso cuyo uso
descontrolado o ineficiente puede provocar, no solo efectos en
los parámetros económicos de nuestra actividad empresarial
o profesional, sino también alteraciones en nuestra salud (an-
gustia, estrés, ansiedad, incremento de la tensión, problemas
gastrointestinales, etc.), se hace necesario establecer estrategias
adecuadas para la organización, gestión o manejo del tiempo.
El objetivo de la gestión del tiempo es asegurar que finali-
zamos todas nuestras tareas importantes a diario. Gestionar
correctamente el tiempo es esencial para el empresario autó-
nomo e implica ser organizado, eficiente y utilizarlo con inte-
ligencia.

2 Factores y variables
que afectan al tiempo de trabajo
De forma general una adecuada gestión (planificación u orga-
nización) del tiempo, requiere de tres componentes sobre los
que ha de trabajar el empresario autónomo:
»» Lista de objetivos
»» Lista de tareas
»» Cronograma de realización
A partir de los componentes anteriores los factores que pueden
provocar dificultades en el uso del tiempo están relacionados
con:
»» Falta de seguridad en lo que debemos conseguir, en el obje-
tivo de nuestras acciones.
»» Dificultades en la definición de las tareas necesarias para
alcanzar el objetivo marcado.
»» Falta de criterio en el establecimiento de los tiempos que
requiere la realización de una tarea.
Hay algunas variables que pueden indicarnos que no estamos
gestionando bien nuestro tiempo: retrasos frecuentes, sensa-
ción de trabajar siempre al limite (“apagando fuegos”), sentirse
sobrepasado por la carga de trabajo, dudas sistemáticas entre
diferentes alternativas, incumplimiento de prioridades, baja
productividad, frustración,…
VENTAJAS DE LA GESTIÓN DEL TIEMPO
Se alcanzan los objetivos propuestos.
Se mejora la productividad y la motivación. Los resultados se alcanzan antes y con
más calidad.
Se vence la tendencia a retrasar tareas.
Se reduce el estrés y mejora el control del horario de trabajo.
Se favorece el equilibrio de la vida laboral y personal.
Esquema 2. Beneficios de la administración del tiempo.

Ejemplo. Propuesta de programación de actividades, con prioridad
Aplicando herramientas de planificación del tiempo obtendre-
mos beneficios como los que se indican en el esquema 2.
Antes de seleccionar una técnica o herramienta concreta para la
planificación del tiempo, es conveniente que dediques unos días a
monitorear la dedicación de tus tiempos. Aunque pueda parecer
que incrementa de forma innecesaria la carga de trabajo, es un
ejercicio muy eficaz para identificar áreas de mejora y actividades
que consumen tiempo y no aportan valor al trabajo (demasiados
descansos, uso excesivo del correo electrónico, el teléfono o siste-
mas de Messenger, deficiencias en la comunicación interpersonal
o inadecuada asignación de prioridades,entre otros).
Algunas recomendaciones básicas para mejorar la gestión del
tiempo son:
»» Evaluar la carga de trabajo por semanas, o incluso para un
mes, de forma que se puedan establecer las estrategias ne-
cesarias para darle cumplimiento.
»» Elaborar una lista de las actividades a realizar al día o a la
semana, explicitando su cronograma de desarrollo. Es im-
portante ajustar bien las tareas que se planifican. En este
sentido, es preferible poner pocas, bien dimensionadas, que
hacer listas demasiado ambiciosas en las que haya que pos-
poner tareas.

»» Terminar una actividad antes de iniciar la siguiente.
»» Identificar las tareas o trabajos más importantes y realizar-
las en los momentos del día en que nos encontramos con
más energía. Esto supone priorizar los trabajos que tene-
mos que acometer (puedes usar categorías de números o
colores).
El tiempo de reflexión es una economía de tiempo.
Publio Sirio.
»» Utilizar los últimos minutos de la jornada para planificar
las tareas del día siguiente.
»» Saber decir “no”. En ciertos momentos será necesario evitar
interrupciones que pongan en riesgo la finalización de ta-
reas importantes. Esto supone que, en ocasiones, debemos
ser capaces de expresar ideas del tipo “Este tema lo pode-
mos ver la semana que viene”; “Perdona pero en estos mo-
mentos necesito concentración”, “Ahora mismo no puedo
atenderte; deja que te llame yo en cuanto me sea posible”,
“Ahora no puedo hablar; charlamos durante el almuerzo”
o “Disculpa pero no puedo comprometerme a ese plazo;
dame tres días más y estará hecho”.
»» En la medida que sea posible, comparte, trabaja en equipo
y delega tareas en el personal a tu cargo.
»» Apagar o dejar en modo vibración en reuniones de trabajo y
evitar el chequeo compulsivo del correo electrónico.
»» Incorporar las pausas adecuadas. El descanso también es
necesario dentro de una gestión eficaz del tiempo.
»» Ser ordenado.
Gestionar el tiempo de forma eficaz no significa medir o plani-
ficar cada minuto de nuestra jornada de trabajo pero sí orientar
la mayor parte del tiempo a la consecución de los objetivos que
nos marquemos.

3 Técnicas y herramientas
para la planificación de tiempo
Hay diferentes técnicas y herramientas para la gestión del
tiempo. A continuación exponemos algunas entre las cuales
puedes elegir la técnica o combinación que mejor se adapte a la
tipología de actividades que desarrollas.
De forma general, en la aplicación de las técnicas de planifica-
ción del tiempo, puede ser útil organizar las tareas como packs,
de forma que se aborden de forma conjunta aquellas que son
similares.
Tareas de análisis Tareas de revisión
Tareas de archivo Tareas de comunicación
Tareas de correo Tareas administrativas
Ejemplo. Tipos de tareas
3.1. Matriz de la administración del tiempo.
Stephen R.Covey en su libro “Los 7 Hábitos de la Gente Alta-
mente Efectiva”desarrolla un instrumento llamado “Matriz de
la Administración del Tiempo” en la que el autor elabora una
matriz cruzando dos variables: urgencia e importancia.
LO URGENTE
»» !Ahora!
»» Requiere atención Inmediata.
LO
IMPORTANTE
»» Situaciones que aportan valor a nuestro trabajo o
nuestra vida.
»» Son actividades que contribuyen a alcanzar los
objetivos que nos hemos planmteado.
Esquema 3. Concepto de urgente e importante

Así, podemos clasificar las actividades en 4 grupos:
»» Actividades IMPORTANTES Y URGENTES
»» Actividades IMPORTANTES Y NO URGENTES
»» Actividades NO IMPORTANTES Y URGENTES
»» Actividades NO IMPORTANTES Y NO URGENTES
URGENCIA
Urgente No Urgente
IMPORTANCIA
IMPORTANTE
I.
Crisis
Problemas apremiantes
Proyectos cuyas fechas vencen
II.
Prevención
Construir relaciones
Reconocer nuevas oportunidades
Planificación, recreación
NOIMPORTANTE
III.
Interrupciones, algunas llamadas
correo, algunos informes
Algunas reuniones
Cuiestione inmediatas, acuciantes
Actividades populares
IV.
Trivialidades, ajetreo inúttil
Algunas cartas
Algunas llamadas telefónicas
Pérdida de tiempo
Actividades de ocio
Esquema 4. Matriz de administración del tiempo de Covey
Esta matriz puede elaborarse para cada día, para una semana e,
incluso para periodos más amplios como el mes o el año. De-
pende de la cantidad de tareas que debas incorporar.
Es importante que:
1. Cuando elabores la lista de actividades que realizas seas
honesto y tengas en cuenta qué tipo de actividad se coloca
en cada cuadrante.
2. Abordes las tareas en función del cuadrante en el que se
encuentren: Para pasar al segundo cuadrante has de haber
finalizado las del primero.
ORIENTACIÓN Si tienes que entregar un dictamen mañana, la tarea
será importante y urgente. Si esa entrega es para la semana que viene, la
tarea será importante y no urgente. Cerrar el orden del día de una reunión
previstaparamañanapodrásernoimportanteyurgente.Llamaraunami-
go para ver qué tal le han ido las vacaciones sería una tarea no urgente y
no importante- Recuerda que, en este caso, el criterio para la clasificación
de una tarea depende de su aportación a la consecución de tus objetivos
profesionales o empresariales.

Elaborar esta matriz te permitirá extraer conclusiones im-
portantes en relación a tus hábitos de gestión del tiempo, en
función del cuadrante en el que se focalicen la mayor parte de
tus actividades y, por tanto, tu tiempo y energía:
Lo más importante es tener voluntad y constancia para enfocar
tu tiempo en el cuadrante de Importante-No urgente II, ya
que este cuadrante es sinónimo de planificación de futuro. Este
cuadrante también se conoce como Cuadrante del Desarrollo
Personal o del Liderazgo.
Si has clasificado la mayor parte de tus actividades en el cua-
drante III lo más probable es que no tengas claros los objetivos
que te has marcado como empresario autónomo. Si vives en el
cuadrante I, tienes muchas posibilidades de desarrollar pato-
logías relacionadas con estrés laboral y empresarialmente no
dispones del tiempo necesario para plantearte objetivos a me-
dio o largo plazo porque tu día a día se centra en la resolución
de emergencias.
3.2. La técnica Pomodoro
Es un método para la administración del tiempo desarrollado
por Francesco Cirillo a fines de los años 1980. El fundamento
de esta técnica es un temporizador.
Esta técnica consiste en trabajar intensamente en una tarea es-
pecífica durante un periodo de tiempo establecido y después
tomarse un descanso. Se establecen periodos de trabajo de 25
minutos de duración (pomodoros1
) con descansos de 5 min
entre ellos. Esta forma de organización del tiempo hace que
en una hora se estructuren fácilmente dos sesiones de trabajo.
1
La técnica debe su nombre al empleo por el autor de un temporizador en forma de tomate
(pomodoro en italiano)

La técnica ha inspirado un gran número de aplicaciones de
software, relojes y cronómetros para, prácticamente, todas las
plataformas actuales (PC,Tablet, Móviles, Servidores) que so-
porten aplicaciones de productividad.
REFERENCIA DE APPSParaAndroidestándisponibles,entreotras,
las aplicaciones Pomodroido (gratuita y con versión de pago que añade el
gestordetareas)yPomodoroProductivityTimer(0,72euros).ParaiPhone
puedesprobarlasaplicacionesPomodoro(0,79euros)personalizableenla
duracióndelosintervalosydescansosyqueincluyeungestordelastareas
a completar. La app Simple PomodoroTimer (gratis) cumple la tarea de la
forma más sencilla, sin gestor de tareas ni opciones de configuración.
Esta técnica es muy apropiada si organizas tus tareas en blo-
ques de tareas, aunque tengas que alargar la duración de los
pomodoros a media hora, una hora o, incluso más.
»» Ayuda a controlar el tiempo.
»» Favorece la motivación al poner de manifiesto las tareas acabadas y, por
tanto, la aportación a un proyecto.
»» Permite estimar el tiempo necesario para realizar un trabajo e identificar
usos desproporcionados.
»» Favorece el aprendizaje sobre el orden y la priorización de las tareas.
»» Elimina distracciones y mejora la concentración, al disponer de un tiempo
limitado para el desarrollo de la tarea
Ventajas de la técnica Pomodoro
Esquema 6. Ventajas de la técnica Pomodoro.
Para aplicarla de forma rigurosa necesitas un temporizador, un papel y un bolígrafo. Como en otras técnicas, al inicio del día o al
finalizar la jornada anterior, elaboras la lista de las tareas que quieres abordar, ordenada por prioridades. A continuación se aplica
el siguiente esquema:
Finalizado el tiempo
poner una marca
(X) en esa tarea
y tomar un breve
descanso ( no más
de 5 minutos)
Continuar con
la siguiente tarea
de la lista
Trabajar de forma in-
tensa y concentrada
en la primera tarea de
la lista durante 25
minutos
Cada cuatro
sesiones tomar una
pausa más larga (15
minutos
Poner el reloj o
cronómetro en marcha
Esquema 5. Técnica Pomodoro.

3.3. Método de organización“No rompas la cadena”
Para mejorar tu productividad empresarial en base a un mayor
aprovechamiento del tiempo, es fundamental crear ese hábito
de gestión del tiempo.Este método de organización favorece la
construcción de ese hábito.
En esencia el método consiste en crear una cadena de días pro-
ductivos. Para ello hay que crear un cronograma de actividades
y mantenerse en él. Cada día programa una tarea (o conjunto
de tareas) que debas hacer y una vez que termines, marca ese
día con una equis en el calendario. Después de unos días de
hacerlo de forma seguida se va formando una cadena que va
creciendo cada día. El objetivo último es no romper la cadena,
que no falte ninguna X en el calendario, puesto que debes apli-
car el sistema todos los días. Para ello, además de las tareas la-
borales o profesionales,puedes incluir en los días no laborables,
actividades relacionadas con tus responsabilidades familiares,
personales o tus momentos de ocio.
Romper la cadena se traducirá en la necesidad de realizar un
esfuerzo extra para alcanzar tus objetivos profesionales o em-
presariales.
Marca unas reglas para situaciones
excepcionales como enferme-
dad, fines de semana o perio-
dos vacacionales para que la
cadena pueda mantenerse en
situaciones justificadas.
Establece la cantidad
mínima de trabajo o
de tareas que quieres
acabar cada día para
poder poner una x en
tu calendario.
Define tus objetivos
Esquema 7. Aplicación de la técnica “No rompas la cadena”.
Esta técnica es particularmente eficaz para:
»» Abordar tareas repetitivas como buscar nuevos clientes o
revisar tesorerías.
»» Trabajar con proyectos con fechas de entrega muy lejanas.

Es una técnica muy sencilla, flexible, ya que puedes modificar
o adaptar la cantidad mínima de tareas a finalizar, y, también,
trabaja la motivación al ver físicamente el resultado de tu evo-
lución en forma de cadena en el calendario.
3.4. Método GTD“Getting Things Done”
GTD es un método de gestión de las actividades que el au-
tor David Allen desarrolla en su libro Getting Things Done.
Como complemento,hay bastantes herramientas de apoyo tec-
nológico que soportan la metodología GTD.
GTD se basa en el principio de que para ser creativos, necesi-
tamos relajarnos, vaciar nuestra mente y liberarla de recordar
todos los temas que tenemos pendientes. La idea principal de
GTD es sacar de la cabeza todas las tareas pendientes y llevar-
las a un soporte organizado (libretas, fichas o agenda electróni-
ca) en el que podamos confiar, evitando de esta manera que sea
nuestra mente la que tenga que recordarlas.
El método se basa en cinco principios que se recogen en el
esquema siguiente.
PROCESARRECOPILAR ORGANIZAR REVISAR HACER
Esquema 8. Aplicación de la técnica GTD.
Para RECOPILAR se colocan en cubos o cestas externas to-
das las actividades que necesitemos hacer, recordar o chequear.
Estas “cestas” pueden ser agendas, libretas de notas, carpetas
archivadoras, etc.

Cuando estemos PROCESANDO una cesta, empezaremos
por la primera actividad que contenga, no procesaremos más
de un elemento a la vez y no enviaremos ningún elemento de
regreso a la cesta.
Una vez seleccionada la actividad, actuaremos conforme al es-
quema siguiente:
Cesta de Recopilación
Actividad o elemento
¿Requiere alguna
acción?
SI
¿De menos de 2
minutos?
Archivar como
referencia
Desechar
Conservar en stand-by
Hacerla
SI
NO
NO
Delegar
Organizar/posponer
Esquema 9. Esquema de procesamiento de elementos. Técnica GTD.
Para ORGANIZAR las tareas, Allen propone una serie de
listas o cestas para efectuar la clasificación y seguimiento de las
actividades que esperan para ser atendidas.
»» Acciones próximas: para las tareas que requieren tu aten-
ción y sobre la que puede ser necesario definir una acción a
realizar. Aunque pueden requerirse varias acciones, siempre
podremos identificar aquella que ha de ser la primera y que
tenemos que hacer nosotros.
»» Acciones en espera: son aquellas que hemos delegado o que
dependen de un tercero para retomar el siguiente paso. De-
ben registrarse para comprobar periódicamente si podemos
implementar una acción o requiere de algún recordatorio.
»» Acciones tipo algún día/quizá: Tareas o actividades que
queremos hacer pero no es posible en el momento en que
se analizan.
»» Proyectos: bajo esta denominación Allen refiere toda tarea
que requiere más de una acción para ser realizada. Estas
acciones han de revisarse periódicamente para asegurar la
evolución del proyecto (siempre hay una acción asociada a
él y que puede llevarse a cabo).

Allen reserva la agenda o calendario para aquellas acciones o
información que tienen que estar obligatoriamente hechas en
un día y hora determinados.
En el esquema siguiente se recoge lo que podría ser un esque-
ma de organización del método GTD.
Cesta de Recopilación
Actividad o elemento
¿Requiere alguna
acción?
SI
¿De menos de 2
minutos?
Archivarcomoreferencia
Desechar
Conservar en stand-by
Hacerla
SI
NO
NO
Delegar
Organizar/posponer
Planificación
del proyecto
PROYECTO
CONSULTA
PAPELERA
ALGÚN DÍA
EN ESPERA
AGENDA
ACCIONES
PRÓXIMAS
Esquema 10. Esquema de organización de elementos. Técnica GTD.
La clave de éxito del sistema GTD es la REVISIÓN. La eva-
luación de la agenda y la lista de acciones siguientes han de
ser sistemáticas. Si no revisamos de forma frecuente, incluso
diaria, las listas de acciones y recordatorios, la recopilación y
organización de las tareas habrá sido en vano.El método GTD
requiere como aspecto clave una revisión semanal en la que se
chequeen todos los elementos,se revise el sistema,se actualicen
las listas y las cestas queden despejadas y al día.
Cualquier sistema de gestión del tiempo que sea eficaz ha de
absorber el menor tiempo posible para la organización de las
tareas, de forma que el mayor tiempo posible quede disponible
para HACER y, por tanto, alcanzar los objetivos empresaria-
les planteados al determinar los proyectos, actividades, tareas y
acciones.

3.5. Método Autofocus (AF)
Autofocus es una técnica de mejora de la productividad perso-
nal, ideada por el autor Mark Forster. Es un sistema de trabajo
que requiere escasa tecnología. De hecho, únicamente se ne-
cesita un cuaderno de rayas, un bolígrafo y un marcador fluo-
rescente.
El autor recomienda que en cada página del cuaderno haya
unas 25-35 tareas ya que el método funciona muy bien con
gran número de tareas. En cualquier caso, podemos comenzar
con una lista corta ya que, a medida que van surgiendo nuevas
tareas, se pueden incorporar a la lista. En el esquema siguiente
se expone el proceso de trabajo con este método.
Cuando lo hayas hecho dibuja una línea al
final de la lista abierta. Esta se convertirá en la
nueva lista cerrada o lista de trabajo retrasado.
El sistema contempla una excepción que son las
denominadas“tareas procrastinadas”
El sistema se basa en trabajar (tachar) en todas las tareas de la lista cerrada
Trabaja una única vez sobre la lista de las tareas abierta. Cuando alcances el final de la lista
abierta, regresa al principio de la lista cerrada.
Repite el ciclo las veces que
sea necesario hasta que
recorras toda la lista cerrada
sin haber trabajado en
ninguna de las tareas.
Pueden ser tareas sencillas o proyactos
complejos.
No es necesario que recuerdes absolutamente
todas las tareas. El método permite completar la
lista según surgen necesidades nuevas.
ELABORA UNA LISTA DE TAREAS
Las referencias por encima de la línea
se llama lista cerrada o tarea retrasada
(“backlog”en el original en inglés)
Las nuevas tareas se incorporan después de la
línea y conforma la lista activa o lista abierta.
DIBUJA UNA LÍNEA FINAL DE LA LISTA
Ve recorriendo las tareas en orden y trabaja
en cualquiera de ellas que esté lista para
hacerse, o por la que te sientas más impulsado
a trabajar.
Tacha la tarea una vez que hayas trabajado
suficiente en ella - tú decides cuánto tiempo
es suficiente-, y anótala de nuevo al final de la
lista activa si todavía requiere más trabajo para
terminarla.
EMPIEZA A TRABAJAR CON LISTA CERRADA
No continúes por la lista
abierta.
Vuelve al principio de la lista
cerrada y repite el proceso,
haciendo las tareas para
las que te encuentres más
motivado.
Repite el proceso hasta llegar a la línea que separa ambas listas
AHORA PUEDES COMENZAR A TRABAJAR EN LA LISTA ABIERTA
Esquema 11. Aplicación del Método Autofocus.

Con este método es muy posible que en la lista cerrada queden
sin realizar las tareas difíciles o menos atractivas. En este caso,
el autor indica que hay que dar por terminada la lista cerrada,
aunque haya cosas sin hacer, y marcar con fluorescente las ta-
reas procrastinadas (diferidas o aplazadas).
Una vez marcadas, realizaremos una vuelta de trabajo con la
lista abierta y, al volver sobre las tareas de la lista cerrada, para
cada tarea aplazada,marcada con fluorescente,habrá que tomar
una de las siguientes decisiones:
»» Nos olvidamos de la tarea. Es posible que esta tarea no
tenga valor para alcanzar los objetivos que nos hemos mar-
cado y ese sea el motivo de no acometerla.
»» Cambiamos la redacción de la tarea. Puede darse el caso
de que la tarea no esté correctamente expresada o se haya
formulado de forma excesivamente compleja, y, de ahí, que
la retrasemos continuamente. En este caso, una vez refor-
mulada, incorpórala a la lista abierta para retomarla.
»» Añadimos de nuevo la tarea sin ningún cambio. Esta op-
ción debe evitarse, salvo que se tenga una buena justifica-
ción ya que, esta decisión, puede llevar a que las tareas se
aplacen de forma indefinida.
Una vez tomadas las decisiones sobre las tareas procrastinadas,
simplemente se cierra la lista abierta con una línea,y olvidamos
para siempre la lista cerrada. La lista abierta se convierte en
nuestra nueva lista cerrada de trabajo.
CONSIDERACIONES No es necesario trabajar en todas las
tareas que incorporas a las listas. Anota las tareas, aunque no
se finalicen o puedan finalizarse en una sesión de trabajo y, al
terminar la sesión, tacha la tarea con una línea y vuelve a po-
nerla en la lista abierta. Puedes llegar a tener una lista de tareas
de varias páginas activas, con algunas actividades tachadas y
otras no; si al revisarlas consideras que la tarea ya no tiene sen-
tido, la cancelas marcándola en fluorescente. El sistema es muy
flexible y deja bajo tu criterio el decidir qué quieres, o tienes que
hacer, en cada sesión de trabajo.

EJEMPLO Si tenemos una tarea como “terminar de escanear
todos los contratos”, y decidimos trabajar 15 minutos en esa
actividad, pasado el tiempo, tachamos la actividad en la lista
cerrada y la anotamos de nuevo al final de la lista abierta.
Este método permite trabajar en períodos muy cortos, como
ocurre en el Método Pomodoro, ya que puedes reincorporar
las tareas al final de la lista y seguir avanzando.
TRUCO DEL AUTOR Marca las páginas que no están ac-
tivas (no tienen tareas por analizar o acometer) con una cruz
en la esquina externa superior de la página, y pon un círculo
alrededor de la cruz cuando ya no hay páginas activas antes
de esa página. Esto facilita encontrar la primera página activa.
Para finalizar este documento, queremos indicar que solo he-
mos recogido una pequeña muestra de los métodos existen-
tes para la gestión o manejo del tiempo. Existen otros muchos
métodos de organización, cada uno con sus propias fortalezas
y que funcionan para perfiles profesionales diferentes. Además,
pueden utilizarse unos u otros en función de las necesidades
de cada momento e, incluso, puedes crear tu propio método, a
partir de diferentes técnicas, tomando las propuestas que más
se ajustan a tus requerimientos profesionales o empresariales.
Hay que ser consciente de que aplicar un método de organi-
zación o gestión del tiempo puede ayudarte en la consecución
de tus objetivos, reduciendo los niveles de estrés, pero también
exige de un compromiso, y una cierta reestructuración de los
esquemas mentales y hábitos de trabajo.
Si quieres profundizar sobre los métodos recogidos en este fo-
lleto u otros aspectos relativos a la gestión del tiempo puedes
consultar las referencias bibliográficas incorporadas en este fo-
lleto.

BIBLIOGRAFIA DE CONSULTA
»» 18Minutos:encuentresufoco,controlelasdistracionesyconsiga
hacerlorealmenteimportante.Peterbregman_conecta,2012
»» Como administrar su tiempo. Patrick forsyth _ gedisa, 2005
»» Do it tomorrow and other secrets of time management. Mark
forster_amazon
»» Gestion del tiempo para abogados 2 ed. Benno heussen_aran-
zadi, 2007
»» Gestion del tiempo, recursos e instalaciones.Vv.Aa. _Valbuena
(adams), 2012
»» Gestion del tiempo: incremente su productividad y eficacia
person ales: una guia para directivos ocupados.Vv.Aa. _ Deusto
s.A. Ediciones, 2007
»» Gestion eficaz del tiempo y control del estres - 6ª edicion. Jose
maria acosta _ esic editorial, 2012
»» Get everything done and still have time to play. Mark forster_
amazon
»» La gestion del tiempo personal y colectivo: como detectar y
comba tir los vampiros del tiempo. Rosa lopez _ grao, 2012
»» Los 7 habitos de la gente altamente efectiva. Stephen r. Covey
_paidos iberica, 2011
»» Organizate con eficacia: maxima productividad personal sin
estrés. David allen _ empresa activa, 2006
»» Se mas eficaz. David allen _ alienta, 2012
BIBLIOWEB
http://dominatutiempo.com/
http://organizatutrabajo.com/
http://www.slideshare.net/nernix/manejo-del-tiempo-2194808
http://www.pomodorotechnique.com/
http://markforster.squarespace.com/
http://www.davidco.com/

El Instituto Regional de Seguridad y Salud en el Trabajo colabora en esta publicación en el marco del IV Plan Director de Prevención de Riesgos Labora-
les de la Comunidad de Madrid 2013-2016 y no se hace responsable de los contenidos de la misma ni las valoraciones e interpretaciones de sus autores.
La obra recoge exclusivamente la opinión de su autor como manifestación de su derecho de libertad de expresión.

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