Caso Lago : Lo studio di Open Knowledge. Una case history che sta facendo la storia. Cosa fare per ingaggiare i propri clienti, partner colleghi e guadagnare una straordinaria reputazione digitale

1. Case history:
Lago Arredamenti
Intranet 2.0:
migliorare l’organizzazione
con i social media
Deliverable finale

2. Agenda
1. Obiettivi del progetto
2. Risultati e storie di successo
3. Percorso del progetto
4. Analisi dei dati di partecipazione
5. Lessons learned
6. Prossimi passi
http://www.lago.it/azienda.html
Caso:Lago Arredamenti] (p. 1)

3. Lago: tanti strumenti partecipativi interni ed esterni
Utilizzato per supportare i processi tecnici di produzione
Utilizzato per raccogliere tutte le interazioni con l’esterno in un unico
feed rss
Utilizzato per gestire i progetti con individui abituati a lavorare in rete
Utilizzato per permettere all’azienda di comunicare con i rivenditori e
stabilire ed agli stessi rivenditori di entrare in contatto l’un l’altro
I corporate blog e twitter vengono utilizzati per stimolare un dialogo tra i
dipartimento di Lago (azienda, PR, Marketing, Operation, Risorse
Umane) ed i clienti
Utilizzato per gestire il Lagostudio, un centro creativo che ospita giovani
creativi da tutto il mondo in una serie di workshop estivi
Condividere informazioni sui prodotti e sull’azienda online
Caso:Lago Arredamenti] (p. 2)

4. L’obiettivo del progetto Intranet 2.0
“ Un nuovo modo di condividere,
lavorare insieme e prendere decisioni’
migliori’
Un solo luogo dove fare tutto
Tutta l’azienda viene coinvolta
organizzativo
Più dipartimenti sullo stesso compito
---------------------------------------------------Da tante piattaforme ad una sola
Passare da … a
Tanti strumenti diversi
Poche persone coinvolte
I dipartimenti lavorano come silos
INTRANET 2.0
Migrazione di tutte le attività precedenti
verso il nuovo strumento
---------------------------------------------------Coinvolgimento attivo del management
aziendale
Tutti si sentono parte
Obiettivo generale del progetto è stato il passaggio da un utilizzo prettamente
tecnico di alcuni strumenti collaborativi ad un utilizzo più strutturato dal punto di vista
organizzativo, tecnologico e culturale
Caso:Lago Arredamenti] (p. 3)
tecnologico
culturale

5. L’oggetto del nostro lavoro: il processo di sviluppo e modifiche di
prodotto
Caso:Lago Arredamenti] (p. 4)

6. Agenda
1. Obiettivi del progetto
2. Risultati e storie di successo
3. Percorso del progetto
4. Analisi dei dati di partecipazione
5. Lessons learned
6. Prossimi passi
Caso:Lago Arredamenti] (p. 5)

7. Storia di successo: la maggior efficienza nel caso dell’analisi procedura
sviluppo Top Cucina 1/2
Tempi di attivazione persone a inizio processo
Tempi totali
-41%
-70%
3,0 h
1,45 h
13 h
Processo
standard
Nuova
Intranet 2.0
Processo
standard
Caso:Lago Arredamenti] (p. 6)
4h
Nuova
Intranet 2.0

8. Storia di successo: la maggior efficienza nel caso dell’analisi procedura
sviluppo Top Cucina 2/2
Tempi di riunioni operative
Qualità delle decisioni
+67%
-97%
6,0 h
0,1 h
Valore
3
Processo
standard
Nuova
Intranet 2.0
Processo
standard
Caso:Lago Arredamenti] (p. 7)
Valore
5
Nuova
Intranet 2.0

9. Storia di successo: la maggior efficacia decisionale nel caso “Che
facciamo con Colors?”
Caso:Lago Arredamenti] (p. 8)

10. Storia di successo: la maggior razionalizzazione del lavoro nel caso delle
correzioni per il nuovo listino
Caso:Lago Arredamenti] (p. 9)

11. Gli esiti del progetto rispetto alle potenziali criticità iniziali
Evidenze
Piena adeguatezza del processo “Modifiche e sviluppo del nuovo prodotto”:
Scelta del processo
su cui lavorare
• Coinvolgimento attivo dei responsabili del processo
• Molteplicità delle funzioni attivate
• Elevato interesse professionale dei partecipanti
Congruità del periodo programmato per le operazioni di lancio e avviamento:
Tempi di attivazione
della community
• Consistenti risultati numerici in termini di contributi (vedi analisi sulla
partecipazione)
• Migrazione completata delle attività da altri strumenti collaborativi (es. Social
Text e Zoho Project)
• Buon numero di modifiche trattate con la nuova Intranet
Rapida individuazione di potenziali aree di efficientamento del processo:
Valore
concreto dei risultati
• Forte riduzione dei tempi per le decisioni
• Forte riduzione dei tempi delle fasi di lavoro comuni
• Forte riduzione degli errori di comunicazione
• Maggiore visibilità sul processo
• Tutti gli scambi vengono registrati
Caso:Lago Arredamenti] (p. 10)

12. Ulteriori benefici del progetto
1
Creazione e affermazione di una cultura attiva sugli strumenti di collaborazione
2
Costruzione di una piattaforma di base per l’apertura potenziale a tutti i processi aziendali e a
tutte le funzioni aziendali
3
Predisposizione di una mentalità positiva del management e degli operatori all’utilizzo di
strumenti collaborativi anche con il mondo esterno
4
Affermazione di trasparenza e condivisione come presupposto del comportamento
organizzativo
Caso:Lago Arredamenti] (p. 11)

13. Agenda
1. Obiettivi del progetto
2. Risultati e storie di successo
3. Percorso del progetto
4. Analisi dei dati di partecipazione
5. Lessons learned
6. Prossimi passi
Caso:Lago Arredamenti] (p. 12)

14. Il percorso di progetto in quattro passaggi fondamentali
1
2
Progettazione
Avvio e
attivazione
• Identificazione
dell’oggetto di
sperimentazione
• Set up obiettivi e
criteri di valutazione
dell’efficacia del pilot
3
• Co-progettazione
degli strumenti ed
avvio del pilot
• Attivazione del
gruppo di progetto e
identificazione dei
friends
4
Esecuzione
e revisione
Conclusione
• Esecuzione della fase
pilota
• Chiusura delle attività
con i friends
• Sperimentazione del
servizio per sei
settimane
• Dossier finale e
presentazione dei
risultati al management
• Revisione del lavoro
svolto e
proseguimento delle
attività di coltivazione
Caso:Lago Arredamenti] (p. 13)

15. Organizzazione ed evoluzione degli spazi (metaplan)
Ci siamo concentrati sul processo di sviluppo prodotto schematizzandolo con i diretti interessati:
Abbiamo progettato insieme un modello di collaborazione dentro la intranet
Discussione proposta
Validazione
Discussione soluzione in
spazio dedicato
Caso:Lago Arredamenti] (p. 14)
Approvazione e scheda modifica

16. Due spazi diversi
Due aree: una di preparazione e l’altra di Sviluppo Prodotto vero e proprio
1
2
Caso:Lago Arredamenti] (p. 15)

17. L’uso della piattaforme è stato guidato dalle persone
Problema
Soluzione
OK/KO
Guida chiara al lavoro: quale strumento utilizzare in relazione ai vari obiettivi della
piattaforma
Abbiamo preparato QUANDO VOGLIO... UTILIZZO...
OK
Come tenere traccia dei vari contributi nel tempo
Tramite i tag, l'organizzazione degli spazi, ultime attività. I nuovi contenuti ancora non letti
vengono segnati con il grassetto
OK
Come caricare contenuti tramite la mail, da casa o dal blackberry?
Abbiamo installato un nuovo plugin per permettere di postare via mail
OK
Rendere più facile l'accesso alla piattaforma
Gli utenti non vengono più disconnessi e Francesco estenderà il tempo di scadenza della
connessione
OK
Integrazione di strumenti di Project Management nella piattaforma
I progetti iniziano ad essere migrati in Clearspace. Manca solamente l’assegnazione di un task a
più persone
OK
Nomi delle aree: migliorare la comprensione delle finalità
Le aree sono state rinominate
OK
Capire quanto si concludono le discussioni
La conclusione avviene inserendo un ultimo messaggio e bloccando la discussione
OK
Confusione tra proposte e soluzioni
Chiarito durante l'incontro del 26
OK
Selezione rapida delle informazioni chiave
Tramite l’utilizzo dei tag e della homepage personale. Selezionati tag condivisi (es. codicerosso)
OK
Indirizzo di contenuto solo a persone specifiche
Tramite la segnalazione via mail di messaggi importanti
OK
Installazione di instant messenger
Installare Openfire
Caso:Lago Arredamenti] (p. 16)
in corso di realizzazione

18. Organizzazione finale degli spazi
• Organizzare bene gli spazi tra i temi principali emersi dalla survey
• Abbiamo guidato i partecipanti ad adattare gli spazi alle loro esigenze per raffinamenti successivi
• Sviluppo Prodotto come modello e guida per tutti gli altri spazi che Lago creererà da sola
Chi sta
facendo che
cosa?
Modifica
approvata.
Facciamo il
lavoro!
Quali modifiche e
soluzioni?
Su cosa
stiamo
lavorando di
più?
Tutto organizzato
per linea di
prodotto o tema
Caso:Lago Arredamenti] (p. 17)

19. Agenda
1. Obiettivi del progetto
2. Risultati e storie di successo
3. Percorso del progetto
4. Analisi dei dati di partecipazione
5. Lessons learned
6. Prossimi passi
Caso:Lago Arredamenti] (p. 18)

20. Gli utenti attivi crescono velocemente (e non si tratta dei soliti noti)
Caricamento
30 utenti
Caricamento
30 utenti
Caso:Lago Arredamenti] (p. 19)

21. Le persone lavorano insieme e le discussioni diventano memoria dell’azienda
Vengono create anche più di
dieci discussioni al giorno
10
5
Più di 5 risposte per ogni discussione
mostrano un forte scambio tra le persone
35
A solo un mese dal lancio, in totale vengono
inseriti più di 35 messaggi al giorno ed i
numeri stanno crescendo!
Caso:Lago Arredamenti] (p. 20)

22. Tanti documenti, ancora più collaborazione nella intranet delle persone
10
Più di 10 documenti condivisi al
giorno con punte di 12-16
30
Più del numero di documenti stupisce quanto la
scrittura avvenga in gruppo! La intranet oggi sta
diventando delle persone..
Caso:Lago Arredamenti] (p. 21)

23. Non c’è ancora convergenza nei tag, ma alcuni temi iniziano ad emergere
Tag più utilizzati nell’ultima settimana
Tag più utilizzati dall’inizio
Caso:Lago Arredamenti] (p. 22)

24. La popolazione è prevalentemente giovane, al di sotto dei
30 anni
LAGO Intranet 2.0
Final Survey
Caso:Lago Arredamenti] (p. 23)

25. Le funzioni di appartenenza sono trasversali, mentre il
periodo di permanenza in azienda è inferiore ai 5 anni
LAGO Intranet 2.0
Final Survey
Caso:Lago Arredamenti] (p. 24)

26. La conoscenza e la diffusione di social media più popolari
tra i partecipanti al progetto appare essere piuttosto alta
LAGO Intranet 2.0
Final Survey
Caso:Lago Arredamenti] (p. 25)

27. L’esperienza è stata giudicata molto positivamente: un
partecipante su due ha elevata fiducia nel valore potenziale
dello strumento
LAGO Intranet 2.0
Final Survey
Caso:Lago Arredamenti] (p. 26)

28. I partecipanti si sono sentiti supportati nel corso del
progetto
LAGO Intranet 2.0
Final Survey
Caso:Lago Arredamenti] (p. 27)

29. La aspettativa più importante è in linea con il taglio dato al
progetto
LAGO Intranet 2.0
Final Survey
Caso:Lago Arredamenti] (p. 28)

30. Il livello di soddisfazione è considerato elevato
LAGO Intranet 2.0
Final Survey
Caso:Lago Arredamenti] (p. 29)

31. Reperibilità, qualità delle decisioni e bontà degli input per il lavoro sono i fattori
più importanti per le persone. L’intranet 2.0 supporta questi fattori in modo non
ancora forte
LAGO Intranet 2.0
Final Survey
Caso:Lago Arredamenti] (p. 30)

32. La grande maggioranza delle funzionalità è stata giudicata
utile
LAGO Intranet 2.0
Final Survey
Caso:Lago Arredamenti] (p. 31)

33. La parte degli spazi è da migliorare significativamente e
urgentemente
LAGO Intranet 2.0
Final Survey
Caso:Lago Arredamenti] (p. 32)

34. La maggior parte dei partecipanti ha capito che valeva
buttarsi nel progetto da subito
LAGO Intranet 2.0
Final Survey
Caso:Lago Arredamenti] (p. 33)

35. E’ percepito un vantaggio sostanziale dell’uso della Intranet
2.0 per tutti i processi aziendali
LAGO Intranet 2.0
Final Survey
Caso:Lago Arredamenti] (p. 34)

36. Comunicazione e coinvolgimento come maggiori fattori di
successo
LAGO Intranet 2.0
Final Survey
Caso:Lago Arredamenti] (p. 35)

37. Il maggiore vantaggio futuro percepito sta nella diminuzione
degli errori e nella condivisione delle esperienze
LAGO Intranet 2.0
Final Survey
Caso:Lago Arredamenti] (p. 36)

38. Il valore della nuova Intranet è universalmente riconosciuto
dai partecipanti
LAGO Intranet 2.0
Final Survey
Caso:Lago Arredamenti] (p. 37)

39. Il 100% dei partecipanti proseguirebbe nell’esperimento!
LAGO Intranet 2.0
Final Survey
Caso:Lago Arredamenti] (p. 38)

40. Agenda
1. Obiettivi del progetto
2. Risulti e storie di successo
3. Percorso del progetto
4. Analisi dei dati di partecipazione
5. Lessons learned
6. Prossimi passi
Caso:Lago Arredamenti] (p. 39)

41. Abbiamo imparato che…. 1/2
1.
E’ la community che guida. E’ possibile guidare l’utilizzo dello strumento e supportare le nuove modalità di lavoro, ma
è il gruppo che decide dove partecipare
2.
Il cambiamento è possibile ma richiede tempo ed impegno. I partecipanti vedono valore in una maggiore
condivisione di contenuti e trasparenza, ma cambiare gli schemi di collaborazione richiede tempo ed una presenza
costante all’interno della community.
3.
Il commitment e la partecipazione attiva da parte del senior management sono fondamentali. Le persone di
Lago conoscono piuttosto bene gli strumenti e sono predisposte alle iniziative 2.0. Messaggi chiari e supporto da parte
dei responsabili possono però dare continuità e direzione alla partecipazione
4.
E’ necessario il presidio delle attività da parte di un facilitatore interno. Al fine di ridurre costi e tempo di ingaggio
delle persone, è fondamentale prevedere una figura che conosca il contesto, segua quotidianamente i partecipanti,
gestisca lo strumento e risponda alle richieste di aiuto più semplici
Caso:Lago Arredamenti] (p. 40)

42. Abbiamo imparato che…. 2/2
5.
Bisogna condividere dall’inizio modalità d’impiego e strutturazione degli spazi, correggendo tempestivamente
eventuali comportamenti non allineati con gli obiettivi della community o causa di rumore
6.
E’ bene introdurre attivamente ed immediatamente i partecipanti, dedicando tempo all’apprendere insieme i
concetti base di utilizzo degli strumenti
7.
Un’alta trasparenza porta forti benefici all’azienda. Poter osservare gli scambi tra altri dipartimenti e l’essere messi
a conoscenza di tutto quanto avviene in azienda porta ad una crescita professionale dell’individuo e ad un maggiore
senso di appartenenza
8.
Mantenere un forte coinvolgimento emotivo dei partecipanti può fare la differenza tra un’iniziativa di successo o
di fallimento. L’energia viene creata consentendo alle persone di esprimersi ed ascoltando i loro bisogni
Caso:Lago Arredamenti] (p. 41)

43. Agenda
1. Obiettivi del progetto
2. Risulti e storie di successo
3. Percorso del progetto
4. Analisi dei dati di partecipazione
5. Lessons learned
6. Prossimi passi
Caso:Lago Arredamenti] (p. 42)

44. Ed ora?
Cavalcando il lavoro di evangelizzazione, coltivazione e coinvolgimento fatto in queste settimane, Lago è pronta ad
applicare il modello 2.0 in modo diffuso sia verso l’interno che verso l’esterno.
Open Knowledge si propone come partner per guidare strategicamente ed operativamente alcuni prossimi passi :
1.Il progetto è pronto ad uscire dalla fase sperimentale per diventare la nuova intranet di Lago. Il modello dello
Sviluppo Prodotto può ora essere applicato ad altri ambiti e processi (es. Lean)
2.L’esperienza fatta all’interno dell’azienda può essere portata verso consumatori finali utilizzando lo stesso
strumento e sfruttando la sensibilità, prontezza, trasparenza che tutta l’azienda ha acquisito
3.Le community dei rivenditori ed il LagoStudio possono essere migrate e potenziate tramite il nuovo strumento per
consentire una partecipazione più forte da parte dell’azienda e degli utenti
Caso:Lago Arredamenti] (p. 43)