Gestão Documental Hoje

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Gestão Documental Hoje

  1. 1. A Gestão Documental Hoje:GED/ECM – tecnologias e suas aplicabilidades   Jorge  Por(lho   Gabriella  Por(lho   Mgi  Tecnogin  
  2. 2. FATOS   Desde  a  Revolução  Industrial...até  a  Era  Digital    Produção  anual  média  de  bilhões  de  páginas  de  papel  -­‐  115     bilhões  na  atualidade;    Cerca  de  1  trilhão  de  páginas  são  impressas,  copiadas  ou     enviadas  via  fax  a  cada  ano;      62%  das  organizações  uFlizam  papel  para  arquivar     documentos  importantes.  
  3. 3. HISTÓRICO  
  4. 4. PANORAMA  DO  MERCADO   Problemas  freqüentes  na  gestão  documental      Suportes  variados  para  a  mesma  informação;      Falta  de  controle  sobre  o  documento  Ksico  x  digital;      Controle  ineficaz  de  versões  de  documentos;      Impressões  e  fotocópias  desnecessárias;      Duplicidade  de  documentos.     Afinal,  onde  está  a  informação?  
  5. 5. PANORAMA  DO  MERCADO   O  Que  vem  por  aí..    Geração  de  conteúdo  colaboraFvo  através  de  redes  sociais     (Facebook,  Orkut,  YouTube,  TwiXer,  etc)  e  redes  corporaFvas,   como  o  Microso[  SharePoint.    Amparo  legal  para  documentos  digitais/digitalizados;      Gestão  de  conteúdo  em  novos  formatos  (arquivos  de  som  e     vídeo).  
  6. 6. GESTÃO  DOCUMENTAL   COMO  GERENCIAR  INFORMAÇÕES  E  DOCUMENTOS  DE   MANEIRA  ESTRATÉGICA?      A  gestão  documental  reúne  as  ferramentas  necessárias  para     a  conversão,  localização  e  tratamento  documental,  além  de   oFmizar  processos  produFvos.    A  gestão  documental,  hoje,  é  uma  ferramenta  estratégica     para  o  sucesso  das  organizações.    
  7. 7. GESTÃO  DOCUMENTAL   Alguns  processos  da  Gestão  Documental    Organização  ArquivísFca;        Tratamento  Técnico  de  Documentação;        Administração  de  Acervos  Documentais;        Tratamento  de  acervos  históricos;        Custódia  de  Documentos;        Microfilmagem;        Digitalização  de  Documentos  e  Microformas;        Indexação  e  Captura  de  Dados  por  OCR,  ICR  e  Digitação.    
  8. 8. GED  e  ECM   GED  -­‐  Gerenciamento  Eletrônico  de  Documentos   ECM  -­‐  Enterprise  Content  Management    Conjunto  de  tecnologias  que  permite  o  gerenciamento  de     documentos  de  forma  digital.  Tais  documentos  podem  estar   em  diversos  suportes,  como  papel,  microfilme,  som,  imagem  e   arquivos  originalmente  digitais.  
  9. 9. TECNOLOGIAS  DISPONÍVEIS   Tecnologias  correlatas    Document  Imaging  (DI)  ou  Gerenciamento  de  Imagens  e     Documentos;    Document  Management  (DM);      COLD/ERM:  em  subsFtuição  ao  COM,  proporciona  o     armazenamento  de  informações  em  discos  ópFcos,  com   gerenciamento  de  relatórios  de  forma  digital.      RIM  (Records  and  InformaFon  Management):  atribui  e     controla  o    ciclo  de  vida  específico  de  um  Fpo  documental.  
  10. 10. TECNOLOGIAS  DISPONÍVEIS   Microfilmagem    Tipos:      Convencional:  conversão  de  documentos  Ksicos  para     microfilme  /  16  ou  35mm    COM  –  Computer  Output  do  Microfilm:  gravação  de     informações  digitais  em  suporte  micrográfico  (microficha  /   cartão  janela  /  jaqueta)      Eletrônica:  conversão  de  documentos  digitais  para     suporte  micrográfico.    
  11. 11. TECNOLOGIAS  DISPONÍVEIS   Microfilmagem  
  12. 12. TECNOLOGIAS  DISPONÍVEIS   Digitalização    É  a  conversão  de  documentos  Ksicos  ou  em  suporte     micrográfico  em  imagens  digitais  (TIFF  /  JPG  /  PDF).  
  13. 13. TECNOLOGIAS  DISPONÍVEIS   Indexação    Geração  de  base  de  dados  ligando  a  informação  desejada  à     localização  Ksica  ou  virtual  do  documento  original.    Tipos:      Indexação  manual  e  digitação      OCR  (OpFcal  Caracter  RecogniFon)/  ICR  (Intelligent     Caracter  RecogniFon):  reconhecimento  de  caracteres  em   imagens  digitalizadas,  via  so[ware  (mapa  de  pixels).   UFlizadas  normalmente  em  forms  processing.  
  14. 14. TECNOLOGIAS  DISPONÍVEIS   Ferramentas  de  Pesquisa    So[wares  de  GED/ECM,  tais  como:      Captaris  Alchemy      Laserfiche      SAP  Business  Object      Indexação  de  conteúdo  colaboraFvo  na  web:  Google  (o     maior  indexador  da  web)  e  demais  sites  de  busca.  
  15. 15. AGRADECIMENTO   “A  tecnologia  é  um  aliado  para  o  nosso  bem-­‐viver.”   Obrigado.  

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