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Uso do auto preenchimento para inserir dados

  1. 1. Uso do auto preenchimento para inserir dados Página - 1/7Uso do auto preenchimento para inserir dadosO auto preenchimento é mais um dos poderosos recursos que o Excel oferece de modo a facilitar otrabalho. Neste caso, a facilidade é oferecida na inserção de dados, para limpar o conteúdo dascélulas e para inserir ou excluir células linhas ou colunas.Preenchimento de células com o mesmo valorApós inserir um dado, pode ser necessário, nas células adjacentes, repetir este dado. Neste caso,após inserir o dado, usando ícone auto preenchimento ou alça de preenchimento, com o respectivoapontador, este dado pode ser repetido, como mostrado pelas figuras a seguir. O dispositivo apontador assume o formato auto preenchimento ao apontar o respectivo ícone (ponto no canto inferior à direita de uma seleção). Este ícone é chamado também de alça de preenchimento sendo apresentado pela figura ao lado. Nesta condição, clicando, segurando e arrastando, um contorno anuncia as células que serão preenchidas. Ao liberar o botão do mouse, o Excel executa o preenchimento das células selecionadas. O auto preenchimento somente pode ser feito na linha ou coluna. Celso Lemos Ferreira
  2. 2. Uso do auto preenchimento para inserir dados Página - 2/7Preenchimento de células com seqüênciasQuando o auto preenchimento é feito como descrito no item anterior, o Excel analisa o conteúdo ouconteúdos selecionados fazendo o preenchimento das células. Quando o valor ou valores iniciaiscriarem ambiente para gerar uma seqüência, o auto preenchimento será feito com a respectivaseqüência.Os valores que permitem a criação de seqüências são: horas, datas completas ou não, meses e diasda semana por extenso ou abreviados, textos seguidos por numeral, numeral seguido por texto eoutras seqüências definidas pelo usuário.Criação de seqüências com incremento unitárioQuando a seleção inicial contém um único valor, a seqüência é criada com incremento unitário ecrescente, como mostrado pela referida tabela a seguir. Seleção inicial Seqüência expandida11:00 12:00, 13:00, 14:00, 15:00, 16:00 ...11:15 12:15, 13:15, 14:15, 15:15, 16:15 ...21/04/95 22/04/95, 23/04/95, 24/04/95, 25/04/95, 26/04/96 ...21/abr 22/abr, 23/abr, 24/abr, 25/abr, 26/abr, ...Abr/95 Abr/95, Mai/95, Jun/95, Jul/95 ...Janeiro Fevereiro, Março, Abril, Maio, Junho ...Jan Fev, Mar, Abr, Mai, Jun ...Segunda Terça, Quarta, Quinta, Sexta ...Seg Ter, Qua, Qui, Sex, Sáb, Dom, Seg ...Produto 1 Produto 2, Produto 3, Produto 4, Produto 5 ...Prod 1 Prod 2, Prod 3, Prod 4, Prod 5 ...1º Trimestre 2º Trimestre, 3º Trimestre, 4º Trimestre, 1º Trimestre ..1º Trim 2º Trim, 3º Trim, 4º Trim, 1º Trim ...T1 T2, T3, T4, T1 .... A figura ao lado apresenta exemplo para alguns casos, com a seleção inicial única e as seqüências criadas em colunas. Celso Lemos Ferreira
  3. 3. Uso do auto preenchimento para inserir dados Página - 3/7Criação de seqüências com qualquer incrementoQuando for necessário obter uma seqüência com incremento diferente do unitário ou negativo, háque declarar os valores com o incremento necessário para a seqüência (em geral os dois primeiros),para compor a seleção inicial. Ao executar o auto preenchimento, a partir de uma seleção inicialcom mais de um valor, o Excel analisa o incremento destes valores, baseando a seqüência noreferido incremento, como mostrado pela tabela a seguir.11:00, 13:00 15:00, 17:00, 19:00, 21:00, 23:00 ...13:00, 11:00 09:00, 07:00, 05:00, 03:00 01:0021/04/95, 24/04/95 27/04/95, 30/04/95, 03/05/95, 06/05/95, 09/05/96 ...21/04/95, 20/04/95 19/04/95, 18/04/95, 17/04/95, 16/04/95, 15/04/95 ...Janeiro, Abril Julho, Outubro, Janeiro, Abril, Julho, ...Dez, Set Jun, Mar, Dez, Set, Jun, ...Segunda, Quarta Sexta, Domingo, Terça, Quinta, Sábado ...Seg, Dom Sáb, Sex, Qui, Qua, Ter ...Prod 1, Prod 3 Prod 5, Prod 7, Prod 9, Prod 11 ...1º Trim, 3º Trim 1º Trim, 3º Trim, 1º Trim, 3º Trim ...A figura a seguir, apresenta exemplo para alguns casos, com a seleção inicial de dois valores, e asseqüências criadas em colunas. Celso Lemos Ferreira
  4. 4. Uso do auto preenchimento para inserir dados Página - 4/7Auto preenchimento para múltiplas seqüênciasO auto preenchimento também pode ser executado para criar vária seqüências. Para tanto oselementos iniciais devem estar selecionados, como mostrado pela próxima figura. A figura ao lado apresenta uma seleção com dados preparados para o auto preenchimento pelas linhas da planilha. Observe o dispositivo apontador no formato auto preenchimento.A figura ao lado apresentao contorno anunciando oauto preenchimento.Nesta figura é possívelobservar o resultado obtidoao executar o autopreenchimento criandovárias seqüências. Celso Lemos Ferreira
  5. 5. Uso do auto preenchimento para inserir dados Página - 5/7Controle de seqüênciasO Excel permite combinar o auto preenchimento coma tecla <Ctrl> de modo a evitar que valoresincrementados automaticamente não sejam incrementados ou que valores não incrementadosautomaticamente passem a ser.Quando o auto preenchimento é combinado com a tecla <Ctrl>, o formato do dispositivo apontadoré acrescido de um sinal mais ao lado. A figura ao lado apresenta o auto preenchimento combinado com a tecla <Ctrl>. Observe que a seleção inicial Jan que sem a combinação com a tecla <Ctrl> gera a seqüência, não gerou tal seqüência. Note também que a seleção inicial com o valor 1 que não gera seqüência, gerou pois foi feita combinando a tecla <Ctrl> Celso Lemos Ferreira
  6. 6. Uso do auto preenchimento para inserir dados Página - 6/7Uso do menu de atalho do auto preenchimentoPara usar o menu de atalho, o auto preenchimento deve ser executado pelo botão direito do mouse.O referido menu é apresentado ao liberar o botão do mouse depois de selecionar um intervalo para oauto preenchimento.A figura ao lado mostra omenu de atalho exibido parao intervalo com a referênciaB1:B4 e a seleção inicialcom a data 21/04/95.Copiar célulasA execução deste comando simplesmente copia o conteúdo da seleção inicial, sem gerar umaseqüência, mesmo que os valores da seleção inicial sejam naturalmente geradores de seqüência.No caso apresentado pelo exemplo anterior, as quatro células são preenchidas com a mesma data enão com a seqüência.Esta forma de preenchimento é obtida também, sem usar o referido comando do menu de atalho,quando o auto preenchimento é feito com o botão esquerdo do mouse mantendo a tecla <Ctrl>pressionada.Preencher seqüênciaO uso deste comando força o preenchimento com seqüência a partir de valores simples comoconteúdos numéricos.Por exemplo: quando a seleção inicial é um conteúdo numérico com 1, o auto preenchimento feitopelo botão esquerdo do mouse simplesmente copia o valor da seleção inicial. Já, usando estecomando, a seleção é preenchida com a seqüência 2, 3, 4 etc.Esta mesma condição pode ser obtida pelo botão esquerdo do mouse desde que o autopreenchimento seja feito mantendo a tecla <Ctrl> pressionada. Celso Lemos Ferreira
  7. 7. Uso do auto preenchimento para inserir dados Página - 7/7Preencher formatosA execução deste comando, formata as células do intervalo selecionado com o ou os formatos daseleção inicial.Por exemplo: se seleção inicial tiver o conteúdo formatado com negrito e itálico, as células dointervalo selecionado para preenchimento serão formatadas da mesma maneira ao executar estecomando.A figura a seguir apresenta dois exemplos para o uso deste comando.O intervalo com a referência A1:A7 foi copiado para o intervalo B1:B7 assim como D1:D12 paraE1:E1 de modo que os intervalos B1:B7 e E1:E12 possam mostrar o resultado deste comando,como descrito a seguir.O referido comando foi executado para a seleção inicial B1, expandida para o intervalo B1:B7 etambém para seleção inicial foi E1:E2, expandida para o intervalo E1:E12. Note que o formataçãoda célula B1 (negrito itálico) foi aplicada ao intervalo selecionado para preenchimento B1:B7 e aformatação do intervalo E1:E2 (somente negrito para E1 e somente itálico para E2) foi aplicada aointervalo selecionado para preenchimento E1:E12. Celso Lemos Ferreira

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