2. Factuurmonitor2008
Factuurmonitor2008 Factuurmonitor2008
inhoudsopgave
• Voorwoord blz. 03
• Trends en tradities blz. 04
• Begrippen blz. 06
• Europa blz. 11
Nederland in Europa blz. 16
• eFactureren in Nederland blz. 17
Organisatiekenmerken blz. 18
Omvang en sectoren blz. 19
Administratie en software blz. 20
Klanten en landen blz. 21
Adoptie en afdeling blz. 22
Verwachte voordelen blz. 23
Aantal en besparing blz. 24
Formaten en kanalen blz. 25
Terugkoppeling blz. 26
Betalen blz. 27
Belemmeringen blz. 28
• Geautomatiseerde factuurverwerking blz. 29
Leveranciers en facturen blz. 30
Herkomst inkoopfacturen blz. 31
Gebruik en adoptie blz. 32
Verwachte voordelen blz. 33
Besparingen blz. 34
Belemmeringen blz. 35
Verwerken van eFacturen blz. 36
• Werkwijze blz. 37
• Colofon blz. 38
VOORWOORD
eFactureren is de logische schakel tussen elektronisch
bestellen en betalen. De laatste tijd neemt de aandacht
voor eFactureren en geautomatiseerde factuurverwerking
hand over hand toe. De mogelijkheden en voordelen zijn
groot in aantal, omvang en effect. Voor zowel verzenders
als ontvangers. In en buiten Nederland.
Veel organisaties zijn ook overtuigd van nut, noodzaak, mogelijkheden en voordelen. Toch
worden eFactureren en geautomatiseerde factuurverwerking nog niet grootschalig toegepast.
De afwezigheid van standaarden, onduidelijke fiscale wetgeving en koudwatervrees door on-
bekendheid bij gebruikers worden als belangrijkste belemmeringen aangemerkt.
De vraag is of alleen deze aannames de stand van zaken en de ontwikkeling van elektronisch
factureren kunnen verklaren. Zeker als we bedenken dat de manier waarop elektronisch fac-
tureren wordt toegepast, afhankelijk is van heel veel andere factoren. Zoals bedrijfsgrootte,
boekhoudpakket, aard van de klanten en de graad van automatisering.
In de dagelijkse praktijk blijkt vaak dat er sprake is van giswerk of dat teruggegrepen wordt
op verouderde informatie. Dit document, de Factuurmonitor 2008, heeft als doel om op onaf-
hankelijke wijze een helder, breed, diepgaand en tegelijkertijd compact overzicht te bieden.
Daarbij wordt ingegaan op eFactureren en wordt de relatie gelegd met geautomatiseerde
factuurverwerking.
Het is een helder overzicht, vanwege de grafieken die zijn voorzien van korte toelichtingen
en steekhoudende kernpunten. Breed, vanwege de vele facetten van eFactureren en geauto-
matiseerde factuurverwerking die aan de orde komen; zonder dat het onoverzichtelijk wordt.
Diepgaand, dankzij een logische rangschikking van de belangrijkste facetten die in Nederland
en Europa een rol spelen. En tot slot: compact. De Factuurmonitor bevat de essentie die op
dit moment van belang is. Daardoor kan het aantal pagina’s beperkt blijven.
De Factuurmonitor is daarmee het eerste echt onafhankelijke en omvattende overzicht van
eFactureren en geautomatiseerde factuurverwerking in Nederland. Het is essentieel voor ie-
dere organisatie die zich hiermee bezig houdt of hierin is geïnteresseerd. Overigens geldt ook
voor dit onderwerp: geen rozen zonder doornen.
Met vriendelijke groet,
F.W. (Friso) de Jong
Directeur Factuurwijzer
Voorzitter Platform ELFA
02 03
3. Factuurmonitor2008
Factuurmonitor2008 Factuurmonitor2008
Nederland in Europa
Nederland staat in de ‘ The E-business Readiness Index 2007’
op een respectievelijke tweede en vijfde plaats als het gaat
om ICT adoptie en ICT gebruik. Deze positie is bereikt na een
sterke stijging in de afgelopen jaren. Doordat de meeste re-
cente cijfers afkomstig zijn uit 2006, ligt een verdere stijging
in de lijn der verwachtingen.
trends en tradities
Europa
Het gebruik van snel internet is de afgelopen jaren fors toe-
genomen. Dat geldt ook voor het online ontvangen en afhan-
delen van opdrachten (e-business). Er wordt in toenemende
mate gebruik maakt van ERP systemen. De aanwezigheid van
ERP systemen lijkt een positief effect te hebben op het toepas-
sen van eFactureren. Bij grote bedrijven vormt het factureren
naar de publieke sector een belangrijk aandeel van het aantal
facturen en het aandeel van de omzet. Bij de andere bedrijfs-
grootten is er een meer gelijkmatige verdeling met een nadruk
op factureren richting bedrijven en consumenten.
Het zijn vooral grote bedrijven die op dit moment eFactureren
vaker toepassen. Daarbij factureren zij vaak aan minder gro-
te bedrijven. Grote bedrijven factureren op dit moment circa
45% van hun omzet elektronisch.
Het meeste aantal facturen wordt per e-mail in PDF formaat
verzonden en ontvangen. Dit is zichtbaar op bedrijfsniveau en
op medewerkerniveau. Bij grote bedrijven wordt eFactureren
toegepast in formaten en kanalen waarmee ketendigitalisering
kan worden bereikt.
04 05
eFactureren in Nederland
99% van alle bedrijven behoort tot het MKB. Daarvan is 55%
ZZP’er. Vanuit de zakelijke dienstverlening krijgt eFactureren
veel aandacht. Het merendeel van de bedrijven heeft een zeer
kleine administratie. Er is daarbij sprake van een grote diver-
siteit in administratieve pakketten die gebruikt worden. Dit
verklaart mede de vertraagde ontwikkeling van eFactureren
in Nederland. Het aantal klanten per organisatie varieert per
bedrijfsomvang. De klanten bevinden zich hoofdzakelijk in Ne-
derland, gevolgd door Europa. Het merendeel van de organi-
saties verwacht binnen drie jaar ook op elektronisch factureren
over te zullen gaan stappen. De ‘financiële’ afdeling speelt bij
die stap een belangrijke rol.
De verwachte voordelen om over te stappen zijn onder meer:
kostenbesparing, voldoen aan de wens van de klant (waar-
onder klantenbinding) en facturen eerder betaald krijgen. De
schattingen over de kosten om een papieren verkoopfactuur te
verzenden variëren. Een groot deel weet niet wat het vesturen
van een papieren factuur gemiddeld kost. Gemiddeld genomen
denkt men dat het € 2,- kost om een papieren verkoopfactuur
te verzenden. Het per e-mail toezenden van de factuur als PDF
document geniet voorlopig de voorkeur als alternatief voor
de papieren verkoopfactuur. Er is overigens een tendens naar
formaten en kanalen die meer ketendigitalisering en ketenbe-
sparing mogelijk maken. eFactureren biedt veel mogelijkheden
om een terugkoppeling te krijgen tegen zeer lage kosten. De
belangstelling gaat vooral uit naar de ontvangstbevestiging.
Er hoeft pas betaald te worden, nadat er –elektronisch- gefac-
tureerd is. Overboekingen via internetbankieren, automatische
incasso, e-bankingpakketten en iDEAL hebben de voorkeur.
De perceptie van complexiteit, onduidelijke wetgeving en de
afwezigheid van standaarden vormen belemmeringen voor het
gebruik van elektronisch factureren. Standaarden en toelich-
tingen op wet- en regelgeving kunnen zorgen voor een lagere
perceptie van complexiteit. Daarop gevolgd door een hogere
adoptiegraad.
Geautomatiseerde
factuurverwerking
Organisaties ontvangen inkoopfacturen van vaak minder dan
100 leveranciers. De meerderheid van de organisaties ont-
vangt tot 2.000 facturen per jaar. De inkoopfacturen komen
voornamelijk uit Nederland en voor een deel uit Europa. Het
aandeel inkoopfacturen van buitenlandse herkomst betreft
voor de meeste organisaties 1% of minder.
Het merendeel van de organisaties verwacht binnen drie jaar
ook op geautomatiseerde factuurverwerking over te gaan
stappen. Dit houdt ook in het verwerken van elektronische
inkoopfacturen. De verwachte voordelen om over te stappen
zijn onder verbeterde controle en transparantie, meer kosten-
en tijdsbesparing en verminderen van het aantal handelingen.
Verbeterde inkoopondersteuning wordt minder vaak genoemd.
De perceptie van complexiteit en daarnaast de omvang van de
organisatie en de hoge investering vormen belangrijke belem-
meringen.
Veel organisaties geven aan geen idee te hebben wat het ver-
werken van een inkoopfactuur kost. Anderen schatten de kos-
ten op ongeveer € 4,-. Dit is de helft van wat gemiddeld in de
praktijk wordt gemeten.
Het aantal bedrijven dat elektronische facturen ontvangt, is
groter dan het aantal bedrijven dat eFactureren toepast. Elek-
tronische factuurgegevens worden bij voorkeur uitgeprint en
-van het scherm- overgetypt.
4. Factuurmonitor2008
Factuurmonitor2008 Factuurmonitor2008
Begrippen
06 07
Accounts Payable (A/P)
Boekhoudkundige term die een weerspiegeling vormt van
het bedrag dat door een koper aan elk van leveranciers ver-
schuldigd is: te betalen bedragen. Ook wel: het systeem dat
het bedrag volgt dat door koper aan haar toeleveranciers
verschuldigd is
Accounts Receivable (A/R)
Boekhoudkundige term die een weerspiegeling vormt van
het bedrag dat haar klanten aan de leverancier verschuldigd
is: te ontvangen bedragen. Ook wel: het systeem dat nog
opeisbare bedragen volgt
Afstemmingsoverzicht
Summiere informatie van een verkoper die voor een koper
essentieel is om te begrijpen wat verschuldigd is geweest.
Het omvat alle relevante gegevens. Zie voor een overzicht
van de inhoud van een afstemmingsoverzicht de Bijlage A
van het besluit Omzet belasting, administratieve en facture-
ringsverplichtingen
Authenticatie
Het proces om de identiteit van een gebruiker of van een sy-
steem te verifiëren. Ook, gebruikt om de integriteit van een
bericht te verifiëren. Wettelijke term: authentificatie
ASP
Application Service Provider – een organisatie die de hard-
ware en software in huis heeft waarop klanten, via een inter-
netaansluiting, hun administratieve bedrijfsprocessen kun-
nen uitvoeren
B2A
Business to Administration. Ook wel B2G: Business to Go-
vernment
B2B
Business to Business
B2C
Business to Customer
Biller
Het bedrijf dat of de organisatie die een rekening, factuur, of
ander bericht naar een klant verzendt, gewoonlijk met het
verzoek tot betaling voor geleverde goederen of verleende
diensten
Biller Direct
EBPP model waarbij één verkoper aan vele klanten elektro-
nisch factureert. De klanten loggen in op de website van de
klant (die soms wordt gehost door een derde partij die door de
verzender is ingeschakeld) om de rekeningen of facturen in te
zien en soms ook te betalen. Ook wel Seller Direct genoemd
Billing Service Provider (BSP)
Een organisatie die door een verzender wordt ingeschakeld
om elektronisch factureren voor de verzender te faciliteren
Buyer Direct
EIPP model waarbij één koper van vele leveranciers verlangt
dat zij elektronisch hun factuurgegevens bij de koper aanle-
veren. Een –afdwingbare- machtspositie speelt daarbij een
grote rol. Naast factuurgegevens worden vaak ook allerlei
andere berichten, die voorafgaan aan of volgen op de elek-
tronische factuur, op deze manier verwerkt
CEFACT
(Centre des Nations Unies pour la Facilitation des Practiques
dans l’Administration, le Commerce et le Transport) (www.
unece.org/cefact/). Mondiaal instituut dat zich onder meer
bezig houdt met standaardisatie. Ook wel UN/CEFACT
CEN
Comité Européen de Normalisation;European Committee for
standardization, www.cenorm.be. Europees standaardisatie
instituut
Consolidator
Een dienstverlener die rekeningen en facturen van meerdere
leveranciers of Billing Service Providers consolideert en aan
de klant presenteert of toezendt. Een model dat vele kopers
en vele verkopers aan elkaar verbindt
Digitale handtekening
Technisch middel om digitale waarborgen te creeren. Van
een fysieke identiteit wordt een digitale identiteit gemaakt.
Deze digitale identiteit staat op een certificaat. Met dit cer-
tificaat wordt de nu digitale identiteit aan berichten, docu-
menten, verbindingen en datastructureren worden toege-
voegd. In het kader van elektronisch factureren zorgt onder
meer een digitale handtekening voor de fiscale waarborgen
van authenticiteit (van de herkomst) en integriteit (van de
inhoud). Het zorgt bovendien voor handelsrechtelijk bewijs
(incassozaken)
Direct processing
Model waarbij gestructureerd dataverkeer (EDI) wordt toe-
gepast. Ook wel STP: Straight Through Processing
Dispuut Management
Functie die een koper toestaat om de verzender van de fac-
tuur op de hoogte te brengen van onjuistheden van of in de
factuur. Deze functie staat verzender ook toe om de koper te
antwoorden en om tot een oplossing in het geschil te komen
Drie-weg matching
Controleprocedure bij geautomatiseerde factuurverwerking
waarbij matching plaats vindt aan de hand van bijvoorbeeld
de inkooporder, de pakbon en de factuur, voordat over wordt
gegaan tot betaling
E-Billing/Electronic Billing
Elektronisch versturen van rekeningen aan consumenten,
eventueel voorzien van toegevoegde waarde diensten, zoals
een module om de consument te laten betalen, om vragen
te stellen een dispuut op te starten, te archiveren of market-
informatie toe te voegen
E-Invoicing/ Electronic Invoicing
Elektronisch versturen van rekeningen aan zakelijke klan-
ten, eventueel voorzien van toegevoegde waarde diensten,
zoals hierboven bij E-billing omschreven. Kan op diverse
manieren plaatsvinden, zoals EIP, EIPP, EBP, EBPP, consoli-
dator, four corner, et cetera
EBP
Electronic Bill Presentment. Deze term is vrijwel synoniem
met EBPP, met dat verschil dat de betaalmodule niet - direct
- aan de gepresenteerde rekening is gekoppeld
EBPP
Electronic Bill Presentment and Payment – De elektronische
presentatie van documenten, rekeningen en verwante in-
formatie die naar particuliere klanten worden verzonden,
eventueel voorzien van toegevoegde waarde diensten, zoals
hierboven bij E-billing omschreven
ebXML
Electronic Business XML. Zie ook www.ebxml.org
EDI
Electronic Data Interchange. De uitwisseling van gegevens
tussen systemen, vaak zonder menselijke tussenkomt, op
basis van vooraf overeengekomen gegevensformaten en
standaarden
EDIFACT
Electronic Data Interchange for Administration, Commerce
and Transport (Exchange de Données Informatisé pour l’ Ad-
ministration, le Commerce et le Transport). Reeks van inter-
nationaal gestandaardiseerde normen (zowel de Verenigde
Naties als ISO) voor elektronische gegevensuitwisseling
EIP
Electronic Invoice Presentment. Deze term is vrijwel syno-
niem met EIPP, met dat verschil dat de betaalmodule niet
direct aan de gepresenteerde factuur is gekoppeld
EIPP
Electronic Invoice Presentment and Payment. De elektroni-
sche presentatie van documenten, rekeningen en verwante
informatie die naar zakelijke klanten (B2B) worden verzon-
den, eventueel voorzien van toegevoegde waarde diensten,
zoals hierboven bij E-billing staat omschreven
5. Factuurmonitor2008
Factuurmonitor2008 Factuurmonitor200808 09
HTML
HyperText Markup Language. HTML is een taal voor de op-
maak van documenten. HTML wordt vooral gebruikt op het
internet, om webpagina’s te tonen
ISP
internet Service Provider. Verzorgt vaak de hosting van de
website en e-mail. Een Application Service Provider verzorgt
vaak de hosting van administratieve applicaties
Notificatie
Het proces waarbij een koper op de hoogte wordt gebracht
dat een elektronische rekening of factuur beschikbaar is
Order to cash
Deze term duidt op het traject beschouwd vanuit de leve-
rancier dat start met aankoop(opdracht) van de klant tot en
met de uitgaande factuur, liefst gevolgd door betaling
Payment Service Provider (PSP)
Een organisatie die namens de verzender van facturen voor
de betaalmogelijkheden en terugkoppelingen van betalingen
zorg draagt
PKI
Public Key Infrastructure. Infrastructuur voor effectief kun-
nen toepassen van digitale handtekeningen
Purchase to pay
Deze term duidt op het traject bekeken vanuit de koper, dat
start met de aankoop door de klant en dat eindigt met de
betaling van de inkoopfactuur
Rekening
Een elektronische of papieren bericht, voor geleverde goe-
deren of verleende diensten, gericht aan een particuliere
klant. Zie ook factuur
Seller Direct
EBP(P)/EIP(P) model waarbij één verkoper aan vele klanten
elektronisch factureert. De klanten loggen in op de website
van de klant (die soms wordt gehost door een derde partij
die door de verzender is ingeschakeld) om de rekeningen of
facturen in te zien en soms ook te betalen. Ook wel Biller
Direct genoemd
SEPA
Single Euro Payment Area. Zie voor meer informatie ook
www.europeanpaymentscouncil.eu
SSL
Secure Socket Layer (SSL) en de opvolger Transport Layer
Security (TLS) zijn encryptieprotocollen die de communica-
tielaag op het internet beveiligen
ERP
Enterprise Resource Program – Applicaties waarmee de fi-
nanciële administratie, de voorraadadministratie, de inkoop
en verkoopadministratie en de personeelsadministratie ge-
voerd worden
ESP
Electronic Statement Presentment. Omvat allerlei typen be-
richten die op elektronische wijze aan de particuliere of za-
kelijke klant gepresenteerd worden (Denk daarbij aan polis
voorbladen, loonstrookjes, beschikkingen, et cetera)
EXPP
Electronic Exchange Presentment and Payment. Verzamel-
naam voor EBPP, EIPP, ESP en elektronische gegevensuit-
wisseling, zoals EDI en STP
Factuur
Een elektronisch of papieren bericht, voor geleverde goede-
ren of verleende diensten, gericht aan een zakelijke klant.
Zie ook rekening
Four corner
Model waarbij de factuur naar de bank van de verzender
wordt gezonden en van daaruit via de bank van de klant aan
de klant wordt gepresenteerd en door de klant wordt ver-
werkt. Variant op het consolidator model. Model dat -in het
kader van SEPA- steeds vaker wordt toegepast
FTP
File Transfer Protocol. Methode om gegevens, informatie,
bestanden en documenten te verplaatsen binnen een net-
werk of op het internet.
Geautomatiseerde
factuurverwerking
intern proces om papieren en elektronische inkoopfacturen
te verwerken en door de organisatie te laten routeren, zodat
de juiste bedragen op tijd worden betaald. Vaak een onder-
deel van documentmanagement
Op zoek naar meer achtergrondinformatie
en toelichtingen?
Factuurwijzer heeft in het kader van de Kluwer Prak-
tijkreeks de praktijkgids ‘Elektronische Facturen’ uitgege-
ven. Hierin treft u in heldere taal een overzicht aan van:
- elektronisch factureren
- geautomatiseerde factuurverwerking
- elektronisch archiveren
- begrippen
- modellen
- voordelen
- fiscale voorwaarden
- vragen aan en antwoorden van de Belastingdienst
Ga naar www.kluwershop.nl om deze uitgave te bestel-
len. De kosten bedragen slechts € 19.95.
MEER INFORMATIE?
Statement/Notice
Een elektronisch document of bericht dat niet ge-
koppeld is aan een betaling
Web-EDI
Gestructureerd data verkeer door gebruik te maken
van het internet
XML
Extensible Markup Language – Een standaard voor
het definiëren van formele markup-talen, zoals
HTML, waarbij gestructureerde gegevens in de vorm
van platte tekst zichtbaar. Deze representatie is zo-
wel leesbaar voor de mens als voor computers
7. Factuurmonitor2008
Factuurmonitor2008 Factuurmonitor2008
ErwordtintoenemendemategebruikmaaktvanErPsystemen.Deaanwezigheid
van ErP systemen heeft een positief effect op het toepassen van eFactureren
Figuur drie toont dat in 2007 bijna 80% van de grote be-
drijven een ERP systeem gebruiken. Bij middelgrote bedrij-
ven is dat 61% en bij de kleine bedrijven slechts 27%. Ook
op dit vlak heeft van 2003 tot en met 2007 een stijging
plaatsgevonden. De groei is met 19% het sterkst bij de gro-
te bedrijven. De groei bij kleine (en ook jonge) bedrijven
kan wellicht verklaard worden door de opkomst van online
boekhoudpakketten. Deze bieden steeds meer ERP functio-
naliteiten.
Er is een relatie te leggen tussen het gebruik van ERP sy-
stemen en de adoptie van eFactureren in Europa. Uit figuur
4 blijkt bovendien dat grote bedrijven 22% meer dan het
gemiddelde bedrijf elektronische facturen naar de overheid
zenden. Bij eFactureren richting consumenten loopt dit ver-
schil terug naar 13 procent en bij eFactureren binnen het
bedrijfsleven is het verschil nog maar 9%.
Figuur 4: EU - Adoptie van elektronisch factureren per doelgroep
Bron: E-business w@tch (survey eind 2006)
totaal micro (1-9) klein (10-49) middel (50-249) groot
B2G B2C B2B
0
10
20
30
40
50
18
19
22
11
12
17
10
15
20
18
17 17
40
32
31
Figuur 3: EU - Bedrijven met een ERP systeemFiguur 3: EU - Bedrijven met een ERP systeem
Bron: E-business in Europe - 2008Bron: E-business in Europe - 2008
2003 20072007
klein (10-49)klein (10-49) middel (50-249)middel (50-249) groot (250+)
0
10
2020
30
40
50
60
70
80
90
14
43
61
27
6161
80
Het ERP systeem speelt een belangrijke rol bij de adoptie van
elektronisch factureren
Bij kleine en middelgrote organisaties worden meer ‘gewone’
boekhoudpakketten toegepast
Bij de kleine en jonge ondernemingen wordt online boekhouden
vaker ingezet
KErNpunten
Het gebruik van snel internet is de afgelopen jaren fors toegenomen. Dat geldt
ook voor het online ontvangen en afhandelen van opdrachten (e-business)
eFactureren staat niet op zichzelf. Het is een onderdeel van
een groter geheel, e-business geheten. Om e-business mo-
gelijk te maken hebben we -snel- internet nodig. Duidelijk
is dat een grote groei plaatsvindt in het gebruik van snel
internet in Europa. Bij de kleine ondernemingen (+28%) en
middelgrote ondernemingen (+23%) is die groei sterker dan
bij de grote ondernemingen (+12%). Het wordt daardoor
steeds gemakkelijker om intensiever via internet met elkaar
te communiceren, eFactureren daaronder begrepen.
De grote groei van snel internet in Europa leidt tot concrete
effecten. Zo is de toepassing van e-business bij bedrijven
fors toegenomen. In vier jaar is de stijging bij kleine be-
drijven 23%, bij middelgrote bedrijven zelfs 27% en bij de
grote bedrijven nog steeds 24%. Dit neemt niet weg dat
het doen van de handel via internet nog steeds slechts 35%
uitmaakt van de totale handel.
Figuur 2: EU - Online verkopen (2003) en online opdrachtenFiguur 2: EU - Online verkopen (2003) en online opdrachten
verwerken (2007)
Bron: E-business in Europe - 2008Bron: E-business in Europe - 2008
20032003 2007
klein (10-49) middel (50-249)middel (50-249) groot (250+)groot (250+)groot (250+)
0
10
20
30
40
50
10
8
1010
3333
35 34
Figuur 1: EU - Bedrijven met Internettoegang >2 Mbit/seconde
Bron: E-business in Europe - 2008
2003 2007
klein (10-49) middel (50-249) groot (250+)
0
10
20
30
40
50
60
10
21
3838
44
50
eFactureren is een afgeleid (secundair) proces en vertoont daardoor
een enigszins vertraagde groei ten opzichte van online handel
naarmate de online handel verder groeit, zal het gebruik van
eFactureren ook verder toenemen
de groeicijfers van eFactureren in Europa zijn vergelijkbaar zijn
met de groeicijfers van online handel een aantal jaren geleden
KErNpunten
12 13
8. Factuurmonitor2008
Factuurmonitor2008 Factuurmonitor2008
Het meeste aantal facturen wordt per e-mail in PDF formaat verzonden en
ontvangen. Dit is zichtbaar op bedrijfsniveau en op medewerkerniveau
Er bestaat veel onduidelijkheid en discussie over de vraag
wanneer er sprake is van eFactureren. Sommigen zeggen
dat het factureren in PDF per e-mail niet onder de noemer
elektronisch factureren zou mogen vallen. Figuren 6 en 7 to-
nen in Europees verband het tegendeel: 37% van de bedrij-
ven en 44% van de medewerkers binnen een bedrijf doen op
deze wijze aan eFactureren.
Deze voorkeur verklaart wellicht waarom de adoptiegraad
van het elektronisch verzenden van facturen hoger is dan
het accepteren en ontvangen van elektronische facturen.
PDF facturen –per e-mail- laten zich niet gemakkelijk ver-
werken in de administratie van de ontvanger. Er is een ten-
dens waarneembaar naar het –gelijktijdig- meezenden van
facturen in andere formaten. Deze formaten bieden meer
mogelijkheden voor de ontvanger.
Figuur 7: EU - Vorm waarin medewerkers elektronischemedewerkers elektronischemedewerkers
facturen verzenden en ontvangen
Bron: E-business w@tch (Survey 2007)
PDF per e-mail
systeemkoppeling
webportal
verzenden ontvangen
0
10
20
30
40
50
60
44
54
25
17
2
20
Figuur 6: EU - Vorm waarin bedrijven elektronischeFiguur 6: EU - Vorm waarin bedrijven elektronische
facturen verzenden en ontvangenfacturen verzenden en ontvangenfacturen verzenden en ontvangenfacturen verzenden en ontvangenfacturen verzenden en ontvangen
Bron: E-business w@tch (Survey 2007)Bron: E-business w@tch (Survey 2007)
PDF per e-mailPDF per e-mail
systeemkoppelingsysteemkoppeling
webportalwebportal
verzenden ontvangen
0
10
20
30
40
50
60
3737
51
14
112 13
adoptie van eFactureren moet aan twee zijden plaatsvinden:
aan de verzendzijde en aan de ontvangstzijde
adoptie van eFactureren aan de ontvangstzijde vraagt om de
meeste aandacht
een grotere adoptie aan de ontvangstzijde vraagt onder meer om
andere formaten en kanalen
KErNpunten
Vooral grote bedrijven passen eFactureren toe. Vaak factureren zij aan minder
grote bedrijven. Grote bedrijven factureren 45% van hun omzet elektronisch.
De hogere adoptiegraad van eFactureren bij grote bedrij-
ven wordt verder benadrukt doordat zij 45% van hun omzet
elektronisch factureren. Dat is 28% meer dan het gemid-
delde (van 17%) zo is te zien in figuur 5.
Figuur 5 toont dat adoptiegraad voor het verzenden van
elektronische facturen 28% hoger is dan de adoptiegraad
van het ontvangen van elektronische facturen. Opmerke-
lijk is verder het feit dat juist de micro bedrijven gemiddeld
11% meer facturen elektronisch verzenden. Bovendien ont-
vangen zij 7% meer dan gemiddeld elektronische facturen.
En tot slot verzenden ze gemiddeld 6% meer van hun omzet
door middel van eFactureren.
Figuur 5: EU - elektronische facturen verzonden/ontvangen/% van de omzet
Bron: E-business w@tch (Survey eind 2006)
totaal micro (1-9) klein (10-49) middel (50-249) grootgroot
verzenden ontvangen % van de omzet
0
10
20
30
40
50
19
15
17
30
22
23
10
8
12
30
13
36
43
17
4545
grote bedrijven factureren een groot deel van hun omzet in
elektronische vorm
micro en jonge bedrijven hebben een hogere adoptie en een hoger
gebruik dan gemiddeld
zij passen in deze levensfase vaker nieuw en slimme technologie
toe, zoals eFactureren
KErNpunten
14 15
9. Factuurmonitor2008
Factuurmonitor2008 Factuurmonitor2008
Nederland staat op een respectievelijke tweede en vijfde plaats als het gaat
om Ict adoptie en Ict gebruik
Deze index is pas begin 2008 beschikbaar gekomen, met
cijfers die afkomstig zijn uit het jaar 2006. Gezien de scher-
pe stijging van Nederland op de ‘ranglijst’, ligt een verdere
stijging in het verschiet. Met een score van 72,64 (niet:%)
neemt Nederland een vijfde plaats in als het gaat om adoptie
van ICT. Met een score van 35,22 (niet:%) neemt Nederland
een tweede plaats in voor wat betreft ICT gebruik.
Deze positie is ook waarneembaar als het gaat om de rol
van Nederland bij eFactureren in Europa. Nederland heeft
een relatief hoge adoptiegraad vergeleken met veel andere
Lidstaten. Verder is Nederland goed vertegenwoordigd in
diverse Europese initiatieven rondom eFactureren. Zoals
de Expert Group on E-Invoicing en de CEN/ISSS E-Invoice
Phase II Workshop.
Figuur 8: EU - Adoptie van ICT in Europa
Bron: The 2007 European e-Business Readiness Index
0.0 10.0 20.0 30.0 40.0 50.0 60.0 70.0 80.0 90.0
EU27
Frankrijk
Duitsland
Noorwegen
België
Nederland
Denemarken
IJsland
Zweden
Finland
63.86
69.11
70.1
71.27
71.72
72.64
75.72
76.0
77.28
78.06
wat betreft ICT gebruik en adoptie bevindt Nederland zich in een
Europese kopgroep
dat geldt ook voor wat betreft eFactureren
Nederland is zeer goed vertegenwoordigd in Europese initiatieven
rondom eFactureren
KErNpunten
16 17
nederLand in europa
Figuur 9: EU - Gebruik van ICT in Europa (top 9)Figuur 9: EU - Gebruik van ICT in Europa (top 9)
Bron: The 2007 European e-Business Readiness IndexBron: The 2007 European e-Business Readiness Index
0.0 10.0 20.0 30.030.0 40.040.0 50.0
EU27
Oostenrijk
Zweden
Finland
IJsland
Duitsland
Ierland
Noorwegen
Nederland
Denemarken
26.46
30.6830.68
30.5830.58
30.8530.85
32.42
33.0433.04
33.233.2
34.26
35.22
41.42
eFacturErEN
in nederLand
10. Factuurmonitor2008
Factuurmonitor2008 Factuurmonitor2008
99% van alle bedrijven behoort tot het MKB. Daarvan is 55% ZZP’er. Vanuit de
zakelijke dienstverlening krijgt eFactureren veel aandacht
Uit cijfers van MKB Nederland blijkt dat 99% van alle bedrij-
ven tot het MKB behoort. 55% (54,35% totaal) van deze be-
drijven is een zelfstandige zonder personeel (ZZP). 27% van
de bedrijven binnen het MKB (26,73% totaal) is een micro
onderneming. In totaal boekte het MKB in 2006 een omzet
van 765 miljard euro, dat is 58% van de omzet van het ge-
hele bedrijfsleven. Bedrijven met meer dan 250 medewer-
kers vertegenwoordigen 1% van alle bedrijven en 42% van
de jaarlijkse omzet in het bedrijfsleven.
Alle respondenten geven aan dat de zakelijke dienstverlening
met 34,12% de belangrijkste sector is. Op enige afstand
volgen de financiële dienstverlening (10,90%), bouw en in-
dustrie (8,06) en transport en logistiek (7,11%). Opvallend
is dat de ICT sector slechts door 2,84% is genoemd.
Figuur 13: NL - Sectoren waarin de ondervraagden actief zijn
0.0 10.0 20.0 30.0 40.0
ICT
detailhandel
automotive
groothandel
overheid en gemeente
onderwijs en zorg
consumentenproducten
transport en logistiek
bouw en industrie
financiële dienstverlening
zakelijke dienstverlening
2.84
2.84
2.84
3.79
3.79
4.27
5.21
7.11
8.06
10.9
34.12
Figuur 12: NL - Verdeling bedrijven binnen het MKBFiguur 12: NL - Verdeling bedrijven binnen het MKBFiguur 12: NL - Verdeling bedrijven binnen het MKB
Bron: www.mkbnederland.nlBron: www.mkbnederland.nlBron: www.mkbnederland.nl
00 1010 20 3030 40 50 60
100 - 250100 - 250
10 - 100
0 - 10
ZZP-er
1
1717
27
55
99% van de bedrijven in Nederland (MKB) zorgt voor 58%
van de omzet
de overige 1% van de bedrijven zorgt voor 42% van de omzet
de zakelijke en financiële sector voeren de boventoon.
De ICT sector blijft achter
KErNpunten
Gestreefd is naar zoveel mogelijk diversiteit in doelgroep en bedrijfsomvang.
Het aandeel MKB is naar feitelijke verhoudingen klein te noemen
Voor de Factuurmonitor 2008 is gekozen voor een zo ge-
lijkmatig mogelijke verdeling qua bedrijfsomvang. Zo heeft
22,54% van de respondenten een omvang tot 5 FTE. 24,59%
heeft een omvang die ligt tussen de 6 en 50 FTE. Vervolgens
verklaarde 24,18% van de respondenten uit een organisatie
te komen met een omvang die ligt tussen de 51- 250 FTE.
28,68% van de respondenten antwoorden vanuit een orga-
nisatie met een omvang groter dan 250 FTE.
Het geheel van respondenten geeft aan dat 66,66% van hun
doelgroep de zakelijk sector betreft. Nog eens 16,77% van
hun doelgroep betreft consumenten. Tot slot beslaat 16,56%
van de doelgroep bestaat uit klanten uit de publieke sector.
Deze laatste twee cijfers zijn vrij hoog. Dit kan worden ver-
klaard uit het feit dat een relatief groot aantal respondenten
afkomstig is van grote organisaties (zie figuur 10).
gestreefd is naar een zo gelijkmatig mogelijk verdeling van
respondenten naar bedrijfsomvang
het aandeel MKB is verhoudingsgewijs lager dan in absolute
aantallen het geval is
het aandeel van de doelgroepen ‘consumenten’ en ‘publieke sector’
is licht vertekend
KErNpunten
18 19
organisatieKenmerKen
Figuur 10: NL - Ondervraagden naar bedrijfsomvang (in FTE)
0.0 10.0 20.0 30.0 40.0
> 250
51 - 250
6 - 50
0 - 5
28.68
24.18
24.59
22.54
Figuur 11: NL - Doelgroep klanten van ondervraagdenFiguur 11: NL - Doelgroep klanten van ondervraagden
0.0 10.010.0 20.0 30.030.0 40.040.0 50.050.0
publieke sector
consumenten
grootzakelijk
MKB
16.56
16.7716.77
23.31
43.35
omvang en seCtoren
11. Factuurmonitor2008
Factuurmonitor2008 Factuurmonitor2008
Hetaantalklantenperorganisatievarieert,afhankelijkvandeaardvandeklanten
De klanten bevinden zich hoofdzakelijk in Nederland, gevolgd door Europa
Figuur 16 laat geen bestendig beeld zien. 25,28% van de
respondenten geeft te kennen hooguit 100 klanten te heb-
ben. Dit betreft vooral kleine jonge bedrijven in een zakelij-
ke omgeving. 19,1% van de respondenten geeft aan tot 500
klanten te hebben. Naarmate het aantal klanten toeneemt,
neemt de bedrijfsomvang en/of het aandeel consumenten-
klanten toe.
Nederland is onderdeel van de Europese Unie en heeft een
zeer open economie. Dit wordt deels zichtbaar doordat min-
der dan de helft (48,23%) van de facturen binnen Nederland
wordt verzonden. Daarbij gaat het voornamelijk om facturen
die vanuit het MKB worden verzonden. Grotere bedrijven
hebben sneller een internationale oriëntatie. Daarbij spelen
de Europese Lidstaten met 21,62% een belangrijke rol, ge-
volgd door 9,15% voor de andere Europese landen.
Figuur 17: NL - Belangrijkste regio's waarnaar
wordt gefactureerd
0.0 10.0 20.0 30.0 40.0 50.0 60.0
overig
Australië
Afrika
Zuid Amerika
Azië
Noord Amerika
andere Europese staten
Europese lidstaten
Nederland
0.21
2.91
3.53
3.95
4.99
5.41
9.15
21.62
48.23
Figuur 16: NL - Gemiddeld aantal klanten per organisatieFiguur 16: NL - Gemiddeld aantal klanten per organisatieFiguur 16: NL - Gemiddeld aantal klanten per organisatie
0.0 10.0 20.020.0 30.0 40.0
> 5000
2001 - 5000
1001 - 2000
501 - 1000
101 - 500
0 - 100
23.0423.04
10.1110.11
14.04
8.43
19.119.1
25.28
Nederland heeft een zeer open economie
voor het MKB geldt een nationale oriëntatie
voor grote bedrijven en internationaal opererende MKB bedrijven
is er een sterke Europese oriëntatie
KErNpunten
Het merendeel van de bedrijven heeft een zeer kleine administratie. Er is sprake
van een grote diversiteit in het gebruik van administratieve pakketten
27,93% van de respondenten geeft aan dat zijzelf de admi-
nistratie doen of daar iemand voor in dienst hebben. Bij een
groter aantal respondenten, 31,28% bestaat de financiële
administratie uit 2 tot 6 medewerkers. Het aandeel van 54%
aan ZZP’ers in Nederland komt hier niet in terug. Dit zou
kunnen worden verklaard doordat zij hun administratie uit-
besteden bij accountants- en administratiekantoren.
De diversiteit aan boekhoudpakketten in Nederland is enorm
en met de opkomst van online boekhoudpakketten verder
gestegen. Er zijn meer dan 85 verschillende boekhoudpak-
ketten genoemd. De lijstaanvoerder met bijna 18% is Exact.
Gevolgd door SAP met ruim 8%. Daarna volgen Account
View, AFAS en King. Opmerkelijk is het aandeel van Excel
met 2,61%.
er zijn zeer veel verschillende administratieve pakketten
op de markt
elektronisch berichtenuitwisseling daartussen
vindt maar moeizaam plaats
administratieve pakketten in het MKB vormen ‘Chinese Muren’
als het gaat om eFactureren
KErNpunten
20 21
administratie en soFtWare
Figuur 14: NL - Aantal medewerkers bij de financiÎle
administratie
0.0 10.0 20.0 30.0 40.0
> 50
21 t/m 50
11 t/m 20
6 t/m 10
2 t/m 5
0 en 1
5.59
6.15
10.06
18.99
31.28
27.93
Figuur 15: NL - De 6 meest gebruikte financiFiguur 15: NL - De 6 meest gebruikte financiëële pakkettenle pakketten
0.0 10.0 20.020.0 30.0 40.0 50.0 60.060.0 70.070.0
Overig
Excel
King
AFAS
Account View
SAP
Exact
58.2658.26
2.61
3.043.04
4.78
5.225.22
8.26
17.83
KLanten en Landen
12. Factuurmonitor2008
Factuurmonitor2008 Factuurmonitor2008
De verwachte voordelen om over te stappen zijn onder meer kostenbesparing,
voldoen aan de wens van de klant (waaronder klantenbinding) en facturen
eerder betaald krijgen
De mogelijkheid voor de verzender om kosten te besparen
staat met 27,25% als overweging bovenaan. De tweede
plaats is met 18,26% het doen aan klantenbinding in combi-
natie met de overweging ‘voldoen aan wensen van de klant’.
De derde plaats wordt ingenomen door dat wens om fac-
turen eerder betaald te krijgen met 15,22%. Gevolgd door
het willen kunnen bieden van besparing aan de klant, de
ontvanger, met 14,93%.
Interessant is ook het creëren van besparing voor de ont-
vanger. Daaruit kan een tendens worden gedestilleerd om
facturen aan te leveren in formaten die de ontvanger ge-
makkelijk kan verwerken. Een goed verwerkbare elektroni-
sche inkoopfactuur is van groot belang voor de adoptie van
elektronisch factureren en het realiseren van ketendigitali-
sering- en besparing.
Figuur 20: NL - Belangrijkste overwegingenoverwegingen om eFactureren toe te passenom eFactureren toe te passenoverwegingen om eFactureren toe te passenoverwegingenoverwegingen om eFactureren toe te passenoverwegingen
0.0 10.0 20.0 30.0 40.0
meer verkoopmogelijkhedenmeer verkoopmogelijkheden
meer verkeer naar website
concurrentiepositie handhavenconcurrentiepositie handhaven
verbeteren werkkapitaal
eis / verplichting van klanteis / verplichting van klant
besparing voor de ontvangerbesparing voor de ontvanger
facturen eerder betaald krijgenfacturen eerder betaald krijgen
klantenbinding / wens van klantklantenbinding / wens van klant
besparing voor de verzenderbesparing voor de verzender
2.9
3.77
4.35
4.94
5.07
14.93
15.22
18.26
27.25
een goede elektronische inkoopfactuur zorgt voor een besparing
van ongeveer € 6,60 bij de ontvanger
deze mogelijkheid zorgt voor klantenbinding, kunnen voldoen aan
de wensen van klanten en voor besparing bij de verzender, bij de
ontvanger en dus voor ketenbesparing en ketendigitalisering
het succes van eFactureren ligt nadrukkelijker bij -de acceptatie
van eFactureren bij- de ontvangstzijde dan bij de verzendzijde
KErNpunten
Het merendeel van de organisaties verwacht binnen drie jaar op eFactureren
over te zullen gaan stappen. De ‘financiële’ afdeling speelt bij die stap een
centrale rol.
12,17% van de respondenten geeft aan dat zij eFactureren
al op enigerlei wijze toepassen. Dit percentage geldt ook
voor hen die dit na 3 jaar niet gaan toepassen. Het overige
-grote- deel van de bedrijven (75,66%) verwacht overigens
binnen drie eFactureren op te pakken. De te verwachten
groei van eFactureren sluit aan bij de groei van online zaken
doen (e-business) op Europees tussen 2003 en 2007.
63,07% van de respondenten geeft aan dat de ‘financiële’
afdeling verantwoordelijk is bij de beslissing om eFactureren
en geautomatiseerde factuurverwerking toe te passen. Ge-
volgd door de afdeling verkoop met 11,36% en op de derde
plaats de directie met 10,23%.
het gebruik van eFactureren zal de komende jaren flink groeien
een klein deel van de organisaties in Nederland zal eFactureren
niet willen of kunnen toepassen
de financiële afdeling is vaak de afdeling waar de beslissingen over
dit onderwerp worden genomen
KErNpunten
22 23
adoptie en aFdeLing
Figuur 18: NL - Binnen welke termijn past u eFactureren toe?
0.0 10.0 20.0 30.0 40.0 50.0
ook niet in 3 jaar
binnen 3 jaar
binnen 12 maanden
binnen 6 maanden
al op dit moment
12.17
36.52
19.57
19.57
12.17
Figuur 19: NL - Verantwoordelijke afdeling voor eFactureren enFiguur 19: NL - Verantwoordelijke afdeling voor eFactureren en
geautomatiseerde factuurverwerkinggeautomatiseerde factuurverwerkinggeautomatiseerde factuurverwerking
0.0 10.0 20.020.0 30.0 40.0 50.0 60.0 70.0
logistiek
inkoop
ICT
weet niet
directie
verkoop
financiën
1.14
1.7
6.25
6.25
10.23
11.3611.36
63.07
verWaChte voordeLen
13. Factuurmonitor2008
Factuurmonitor2008 Factuurmonitor2008
Het per e-mail toezenden van de factuur als PDF document geniet voorlopig de
voorkeur. Er is een tendens naar formaten en kanalen die meer ketendigitalisering
mogelijk maken
Bij de formaten staan na PDF de traditionele gestructureerde
data formaten (EDI) met 15,66% op een tweede plaats.
Op de voet gevolgd door het ‘moderne’ gestructureerde
dataformaat XML met 14,46%. HTML als formaat waarin
facturen kunnen worden verzonden is door 12,53% van
de respondenten ingevuld en staat daarmee op een vierde
plaats.
De Europese cijfers worden bevestigd door de antwoorden
van de Nederlandse respondenten. E-mail en PDF vormen
met 43,52% en 41,45% respectievelijk het belangrijkste ka-
naal en formaat om eFactureren toe te passen. Daarna volgen
respectievelijk de systeemkoppeling met 21,76%, de ‘mijn’
webportal met 19,17%. De online bankomgeving als webpor-
tal wordt in 8,29% van de gevallen genoemd. 7,25% van de
respondenten heeft ook de gewone post aangevinkt.
Figuur 24: NL - Favoriete kanaal voor eFactureren
0.0 10.0 20.0 30.0 40.0 50.0
gewone post
online bankomgeving
'mijn'-webportal
EDI / systeemkoppeling
e-mail
7.25
8.29
19.17
21.76
43.52
Figuur 23: NL - Voorkeurformaten voor eFacturerenFiguur 23: NL - Voorkeurformaten voor eFactureren
0.00.0 10.0 20.020.0 30.0 40.0 50.0
Word bestandWord bestand
papier
Excel bestand
HTML
XML
EDI formatenEDI formaten
PDFPDF
4.14.1
4.584.58
5.065.06
12.5312.53
14.46
15.66
41.45
in het B2B segment wordt steeds vaker voor een multiformat
en multichannel aanpak gekozen
dit kan bijdragen aan de vergroten van de adoptie en een snellere
groei van eFactureren
het kan bovendien bijdragen aan meer ketendigitalisering en
ketenbesparing
KErNpunten
De schattingen over de kosten van een papieren verkoopfactuur variëren.
Dit is afhankelijk van de aard, het aantal en de sector van de klanten
Exact 15% van de respondenten geeft aan tot 100 facturen
te verzenden. Samen met de volgende categorie wordt door
27,78% van de respondenten tot 500 facturen verzonden.
De categorieën tot meer dan 50.000 facturen laat grosso
modo een aandeel van 10% zien. De categorie ‘meer dan
50.000 facturen is het sterkst vertegenwoordigd met een
aandeel van 22.22% van de respondenten. In deze catego-
rie is er een vrij sterke relatie met consumentklanten en een
iets minder sterke relatie met grote bedrijven.
28,81% van de respondenten geeft aan geen idee te hebben
wat het verzenden van een papieren verkoopfactuur hun
organisatie kost. 19,34% geeft aan dat dit tot € 1,- kost.
29,63% geeft weer dat dit tussen € 1,- en € 4,- kost. Tot
slot geeft 22,22% aan dat het versturen van een papieren
factuur meer dan € 4,- kost. In de praktijk blijkt dat deze
variatie in kosten overeenkomt met het verschil in werkwijze
binnen diverse sectoren.
een groot deel van de organisaties weet niet wat de kosten zijn om
een factuur te verzenden
de variatie in aantal facturen en kosten om een papieren factuur te
verzenden vraagt om verduidelijking
dit vergroot de acceptatiegraad van het argument bij verzenders
en ontvangers dat eFactureren leidt tot kostenbesparing
KErNpunten
24 25
aantaL en Besparing
Figuur 21: NL - Verhouding aantal verkoopfacturen
0.0 10.0 20.0 30.0 40.0
> 50.000
20.001 - 50.000
10.001 - 20.000
5.001 - 10.000
501 - 5.000
0 - 500
22.22
12.22
8.89
11.11
17.78
27.78
Figuur 22: NL - Wat kost het verzenden van eenFiguur 22: NL - Wat kost het verzenden van een
papieren factuur?papieren factuur?papieren factuur?
0.0 10.010.0 20.020.0 30.0 40.0
meer dan € 4
tussen € 2 en € 4
tussen € 1 en € 2
tussen € 0,50 en € 1
minder dan € 0,50minder dan € 0,50
geen idee
22.22
8.64
20.99
12.76
6.58
28.8128.81
Formaten en KanaLen
14. Factuurmonitor2008
Factuurmonitor2008 Factuurmonitor2008
Er hoeft pas betaald te worden, nadat er –elektronisch- gefactureerd is. Over-
boekingen via internetbankieren, automatische incasso, e-bankingpakketten
en iDEaL hebben de voorkeur
Met 85,79% geeft het overgrote deel van de respondenten
te kennen dat facturen pas betaald hoeven te worden nadat
er wordt geleverd, casu quo nadat de factuur is toegezonden
(betaalfactuur). Voor de overige 14,21% geldt dat de factuur
voor de levering betaald dient te worden (bewijsfactuur).
De opkomst van het presenteren van elektronische facturen
in een online bankomgeving wordt enigszins zichtbaar door-
dat 26,98 van de respondenten aangeeft aan deze betaal-
methode de voorkeur te geven. Daarop volgt met 21,43%
de automatische incasso. Het overboeken via een e-bank-
ingpakket heeft met 19,58% de voorkeur boven de iDEAL
betaling (9,52%).
Figuur 27: NL - Voorkeur voor betalingsmethoden
0.0 10.0 20.0 30.0 40.0
anders (micro/mobiel/NFC)
contant
papieren acceptgiro
credit card
eenmalige machtiging
maakt niet uit
iDEAL betaling
overboeken via e-bankingpakket
automatische incasso
overboeking via Internetbankieren
1.59
1.59
2.91
2.91
5.29
8.2
9.52
19.58
21.43
26.98
Figuur 26: NL - Wanneer moet de -elektronische- verkoopfactuurFiguur 26: NL - Wanneer moet de -elektronische- verkoopfactuurFiguur 26: NL - Wanneer moet de -elektronische- verkoopfactuur
betaald worden?betaald worden?
0.0 10.0 20.020.0 30.0 40.040.0 50.0 60.0 70.0 80.0 90.0 100.0
voor leveringvoor levering
na levering
14.2114.21
85.79
Een betaalfactuur -een factuur op basis waarvan betaald moet
worden- vraagt om meer maatregelen om te voldoen aan de
fiscale voorwaarden
een bewijsfactuur is een factuur die volgt op een betaling,
automatische incasso, eenmalige machtiging of online betaling,
zoals iDEAL
een bewijsfactuur heeft minder fiscale waarborgen nodig en is
daardoor gemakkelijker en goedkoper toe te passen
KErNpunten
eFactureren biedt veel mogelijkheden om een terugkoppeling te krijgen. De
belangstelling gaat vooral uit naar de ontvangstbevestiging
Het verzenden van een papieren verkoopfactuur kost ten-
minste € 1,65. Daarbij inbegrepen zijn de kosten voor pa-
pier, envelop, inkt, frankeren, afschrijvingen en handlings-
kosten. En dan ontvangt de zender nog geen terugkoppeling
op de verzonden factuur (behalve als het adres onjuist is of
als de factuur inhoudelijk betwist wordt).
Een elektronische factuur biedt meer mogelijkheden om te-
rugkoppeling te krijgen, vaak tegen een fractie van de prijs.
Van de beschikbare technieken gaf 32,59% van de res-
pondenten aan te willen weten of de factuur is ontvangen.
21,98% wil graag weten of de factuur is geopend en nog
eens 20,25% wil weten of de factuur is gelezen.
bij het verzenden van belangrijke elektronische berichten
wil men graag controlemogelijkheden
de inzet van aanvullende of geavanceerdere kanalen en formaten
kunnen deze mogelijkheden ook werkelijk bieden
de kosten van elektronische facturen betreffen een fractie
van een papieren factuur
KErNpunten
26 27
terugKoppeLing
Figuur 25: NL - Gewenste terugkoppeling op verzonden
facturen
0.0 10.0 20.0 30.0 40.0
geprint
geen
gedownload
gelezen
geopend
ontvangen
5.19
6.67
10.12
20.25
21.98
32.59
BetaLen
15. Factuurmonitor2008
Factuurmonitor2008
GEautOMatISEErDE
FaCtuurverWerKing
De perceptie van complexiteit, onduidelijke wetgeving en de afwezigheid
van standaarden vormen belangrijke belemmeringen voor het gebruik van
eFactureren
Met 14,73% ervaren de respondenten de complexiteit van
eFactureren als een belangrijke belemmering. Op de twee-
de plaats met 10,39% staat onduidelijke wetgeving. Op de
derde plaats staat met 8,70% de afwezigheid van standaar-
den.
Deze en andere belemmeringen hebben te maken met per-
ceptie. De behoefte aan standaarden is een behoefte om de
complexiteit te verminderen. Onduidelijke wetgeving heeft
ook te maken met de perceptie van complexiteit. Meer fis-
cale toelichting bij eFactureren leidt tot minder complexiteit.
Standaarden zorgen er voor dat er gemakkelijker tussen
computersystemen kan worden gecommuniceerd. Dit ver-
minderd de perceptie van complexiteit.
de grootste belemmeringen hebben te maken met perceptie
het creëren van standaarden en verzorgen fiscale toelichtingen
leidt tot verminderde perceptie van complexiteit
concrete fiscale regels zijn lastig omdat de Nederlandse wetgeving
‘principle based’ en niet ‘rule based‘ is.
KErNpunten
BeLemmeringen
Figuur 28: NL - Belangrijkste belemmeringenbelemmeringen om eFactureren toe te passenom eFactureren toe te passen
0.0 10.0 20.020.0
afhankelijk derden (accountant)
levert onvoldoende op
te hoge investering
waarborgen vertrouwelijkheid / privacy
geen feedback over ontvangst
factureren in eigen hand willen houden
verschillende pakketten / ICT
specificaties / bijlages bijvoegen
geen (na)controle factuur
te kleine organisatie
geen standaarden
onduidelijke wetgeving
complexiteit
2.42
3.62
4.35
4.83
5.31
5.8
6.04
7.0
7.25
7.73
8.7
10.39
14.73
28
16. Factuurmonitor2008
Factuurmonitor2008 Factuurmonitor2008
DeinkoopfacturenkomenvoornamelijkuitNederlandenvooreendeeluitEuropa.
Het aandeel inkoopfacturen van buitenlandse herkomst betreft voor de meeste
organisaties 1% of minder
50,42% van de facturen komt uit Nederland. Vervolgens
komt 24,65% van de facturen uit de Europese Lidstaten en
nog 6,65% van de facturen uit andere Europese landen. Bui-
ten Europa komen de meeste facturen uit Noord-Amerika met
een aandeel van 7,20%.
Van de respondenten geeft 52,76% te kennen dat maximaal
1% van hun inkoopfacturen van buitenlandse herkomst zijn.
22,05% van de respondenten schat in dat tussen de 2% en
5% van hun facturen van buitenlandse herkomst zijn.
Figuur 32: NL - Aandeel facturen met buitenlandse herkomst
0.0 10.0 20.0 30.0 40.0 50.0 60.0
> 80%
41 - 80%
21 - 40%
6 - 20%
2 - 5%
0 - 1%
1.57
7.09
7.09
9.45
22.05
52.76
Figuur 31: NL- Geografische herkomst inkoopfacturenFiguur 31: NL- Geografische herkomst inkoopfacturen
0.0 10.010.0 20.0 30.0 40.0 50.0 60.0
overigoverig
Zuid AmerikaZuid Amerika
AfrikaAfrika
AustraliëAustralië
Azië
andere Europese statenandere Europese statenandere Europese staten
Noord AmerikaNoord Amerika
Europese lidstatenEuropese lidstaten
NederlandNederland
0.28
1.66
1.94
2.222.22
4.994.99
6.656.65
7.2
24.6524.65
50.42
De verzonden en ontvangen facturen betreffen ogenschijnlijk een
nationale aangelegenheid
Dat geldt met name voor de kleine en jonge bedrijven
binnen het MKB
De overige 50% van de facturen hebben een buitenlandse,
Europese, herkomst
KErNpunten
De meeste organisaties ontvangen van minder dan 100 leveranciers inkoop-
facturen. Daarbij gaat het vaak om maximaal 500 inkoopfacturen
Bijna 62% van de respondenten geeft aan dat zij hooguit
50 leveranciers heeft. Dit wordt gevolgd oor 18,18% van
de respondenten met hooguit 500 inkoopfacturen. Daarna
wordt de spoeling snel dunner; 1,65% van de respondenten
geeft aan meer dan 5.000 toeleveranciers te hebben.
De respondenten ontvangen in 39,10% van de gevallen tot
500 inkoopfacturen. 18,05% van de respondenten geeft aan
tot 2.000 inkoopfacturen te ontvangen.
het geautomatiseerd verwerken van inkoopfacturen bij
organisaties met weinig leveranciers en weinig inkoopfacturen
vindt nauwelijks ingang.
de adoptie hiervan vraagt om nieuwe modellen en technologie,
gekoppeld aan bank en administratief pakket.
elektronische inkoopfacturen worden een substituut voor papieren
inkoopfacturen.
KErNpunten
30 31
LeveranCiers en FaCturen
Figuur 29: NL - Verdeling aantal leveranciers per organisatie
0.0 10.0 20.0 30.0 40.0 50.0 60.0 70.0
> 5.000
2.001 - 5.000
1.001 - 2.000
501 - 1.000
201 - 500
51 - 200
0 - 50
1.65
2.48
3.31
4.96
7.44
18.18
61.98
Figuur 30: NL - Verhouding aantal inkoopfacturenFiguur 30: NL - Verhouding aantal inkoopfacturen
0.0 10.0 20.020.0 30.030.0 40.0 50.050.0
> 50.000
20.001 - 50.000
10.001 - 20.000
5.001 - 10.000
2.001 - 5.000
501 - 2.000
0 - 500
9.02
7.527.52
6.77
8.278.27
11.2811.28
18.05
39.1
herKomst inKoopFaCturen
17. Factuurmonitor2008
Factuurmonitor2008 Factuurmonitor2008
De verwachte voordelen om over te stappen zijn onder meer controleerbaarheid
en transparantie. Gevolgd door kosten- en tijdsbesparing en het verminderen van
het aantal handelingen.
In de Factuurmonitor 2008 zijn de overwegingen van over-
draagbaarheid en controleerbaarheid samengevoegd. Dit
wordt met 18,01% als belangrijkste overweging genoemd.
Gevolgd door 16,52% voor de kostenbesparing, 15,78%
voor de tijdsbesparing en 13,91% voor de reductie van het
aantal handmatige handelingen.
Figuur 34: NL -Belangrijkste overwegingenoverwegingen om geautomatiseerdeom geautomatiseerdeoverwegingen om geautomatiseerdeoverwegingenoverwegingen om geautomatiseerdeoverwegingen
factuurverwerking toe te passen
0.0 10.0 20.0 30.0
overig
meer inkoopondersteuningmeer inkoopondersteuning
continu inzicht in status factuurcontinu inzicht in status factuur
facturen raken niet meer kwijtfacturen raken niet meer kwijt
elektronisch archiveren
minder handmatige handelingenminder handmatige handelingen
tijdsbesparing
kostenbesparing
beter overdraagbaar en controleerbaarbeter overdraagbaar en controleerbaar
2.11
3.23
9.44
9.69
11.3
13.91
15.78
16.52
18.01
Het merendeel van de organisaties verwacht binnen drie jaar factureren
geautomatiseerd te gaan verwerken. Bijna een kwart van de bedrijven past
geautomatiseerde factuurverwerking op enigerlei wijze toe
Bijna 23% van de respondenten geeft aan facturen op eni-
gerlei wijze geautomatiseerd te verwerken. Dit komt niet
overeen met cijfers uit andere onderzoeken en de verde-
ling van bedrijven naar hun omvang in Nederland. De uit-
komst kan worden verklaard door het relatieve aandeel van
respondenten van grote bedrijven. Een andere verklaring is
wellicht onvoldoende begripsvorming over de term ‘geauto-
matiseerde factuurverwerking’, met een ruimere opvatting
als gevolg.
Dit in acht nemende geeft 58,67% van de respondenten aan
binnen nu en drie jaar op enigerlei wijze geautomatiseerde
factuurverwerking toe te passen. Voor 31,56% van hen komt
dit onderwerp pas over twee tot drie jaar aan de orde.
de verwachting is dat door de ontvangst van elektronische
inkoopfacturen, het belang van geautomatiseerde
factuurverwerking verder toeneemt
rond 2011 verwacht een flink percentage van de bedrijven
facturen geautomatiseerd te verwerken
KErNpunten
32 33
geBruiK en adoptie verWaChte voordeLen
Figuur 33: NL - Wanneer gebruikt u geautomatiseerde
factuurverwerking?
0.0 10.0 20.0 30.0 40.0
ook niet in 3 jaar
binnen 3 jaar
binnen 12 maanden
binnen 6 maanden
op dit moment
18.67
31.56
12.44
14.67
22.67
18. Factuurmonitor2008
Factuurmonitor2008 Factuurmonitor2008
Opnieuw complexiteit en daarnaast de omvang van de organisatie en de hoge
investering vormen belangrijke belemmeringen. Ook hier speelt perceptie een
belangrijke rol
De grafiek met belemmeringen geeft een aantal belangrijke
signalen af. De twee meest genoemde argumenten hebben te
maken met perceptie. Zoals de belangrijkste belemmering:
complexiteit (16,10%). Ook hier wordt onduidelijke wetgeving
genoemd (14,12%). Andere argumenten hebben te maken
met een kennisachterstand die kan worden ingehaald door
meer en betere informatievoorziening en bewustwording.
Verder valt op dat de grafiek een grote variatie aan belem-
meringen laat zien, onder andere verwerkt in de categorie
overig, met een aandeel van 10,04%.
voor het geautomatiseerde verwerken van inkoopfacturen worden
veel verschillende belemmeringen genoemd
door eFactureren neemt het belang van geautomatiseerde
factuurverwerking toe. Dat geldt ook voor het belang om -
gepercipieerde- belemmeringen weg te werken
KErNpunten
Veel organisaties geven aan geen idee te hebben wat het verwerken van
een inkoopfactuur kost. anderen schatten de kosten op ongeveer € 4,-. Dit is
de helft van wat gemiddeld in de praktijk wordt gemeten
Meer nog dan bij eFactureren het geval is, weet men niet
wat het kost om een inkoopfactuur te verwerken. Dit wordt
genoemd door 36,41% van de respondenten. Van de res-
pondenten die wel een idee hebben, geeft 20,51% aan
dat dit hen hooguit € 2,- kost. 13,85% geeft aan dat dit
hen tussen € 2,- en € 4,- kost. Nog eens 12,82% schat de
kosten op tussen € 4,- en € 8,-. Een samengevoegd per-
centage van 16,41% neemt aan dat de kosten meer dan
€ 8,- bedragen.
Gemiddeld genomen gaan de schattingen uit naar gemid-
deld € 4,- per inkoopfactuur. Dit is minder dan helft van de
bedragen die in de praktijk zichtbaar worden.
veel organisaties hebben geen idee van de kosten die gepaard
gaan met het verwerken van papieren inkoopfacturen
de schattingen zijn gemiddeld genomen te laag
in relatie tot de praktijk
voor de verder groei in gebruik en adoptie van eFactureren en
geautomatiseerde factuurverwerking is meer informatievoorziening
nodig
KErNpunten
34 35
Besparingen BeLemmeringen
Figuur 35: NL - Wat kost het verwerken van een papieren
inkoopfactuur?inkoopfactuur?
0.0 10.0 20.0 30.0 40.0 50.0
meer dan > € 16
tussen € 8 en € 16
tussen € 4 en € 8
tussen € 2 en € 4
minder dan € 2
geen idee
6.67
9.74
12.82
13.85
20.51
36.41
Figuur 36: NL - BelemmeringenBelemmeringen om geautomatiseerdeom geautomatiseerde
factuurverwerking toe te passen
0.0 10.0 20.0 30.0
overige
geen feedback over ontvangstgeen feedback over ontvangst
te weinig draagvlak binnen organisatiete weinig draagvlak binnen organisatie
afhankelijk van een derde partijafhankelijk van een derde partij
eerste interne processen verbetereneerste interne processen verbeteren
te weinig facturen
afhankelijk van ICTafhankelijk van ICT
te kleine organisatie
onduidelijke wetgeving
complexiteit
10.04
5.31
6.22
7.34
10.17
10.73
12.43
13.85
14.12
16.1
19. Factuurmonitor2008
Factuurmonitor2008 Factuurmonitor2008
Factuurmonitor 2008: het resultaat van een half jaar samen-
werken, onderzoeken, enquêtes en presentaties
Het aantal bedrijven dat elektronische facturen ontvangt, is groter dan het
aantal bedrijven dat eFactureren toepast. Elektronische factuurgegevens
worden bij voorkeur uitgeprint en -van het scherm- over getypt
Wat een verkoopfactuur voor de leverancier als verzender
is, is een inkoopfactuur voor de klant als ontvanger. Op de
vraag of men wel eens een elektronische inkoopfactuur had
ontvangen, antwoordde 38% van de respondenten positief.
En 62% negatief.
Vervolgens is gevraagd hoe men hiermee omging. 54,54%
van de respondenten liet weten dat deze factuur werd uitge-
print om deze vervolgens –van het scherm- over te typen.
Nog een 16,88% liet weten de gegevens te kopiëren uit het
betreffende bestand.
het ontvangen van elektronische inkoopfacturen
vind in 1 op de 3 gevallen plaats
in die gevallen viert uitprinten en overtypen nog steeds hoogtij
KErNpunten
36 37
verWerKen van eFaCturen
Figuur 37: NL - Ontvangt uw organisatie
elektronische inkoopfacturen?
nee ja
0
10
20
30
40
50
60
70
62
38
Figuur 38: NL - Hoe verwerkt u elektronische inkoopfacturen?Figuur 38: NL - Hoe verwerkt u elektronische inkoopfacturen?Figuur 38: NL - Hoe verwerkt u elektronische inkoopfacturen?
0.0 10.010.0 20.0 30.0 40.0 50.050.0
niet
importerenimporteren
uit bestand kopiëren
(van scherm) overtypen
uitprintenuitprinten
17.53
11.04
16.88
35.0635.06
19.48
WerKWiJZe
Juli 2007 is gestart met het opzetten van de Factuurmonitor. Het doel van de Factuurmonitor is
om de Nederlandse gebruikers, aanbieders en beleidsbepalers inzicht te kunnen bieden in de
huidige status van eFactureren en de koppeling met geautomatiseerde factuurverwerking.
De aanpak was daarbij als volgt. Er is gestart met een bureaustudie naar eerdere studies
en publicaties met een vergelijkbare inhoud. Vervolgens is geanalyseerd hoe de huidige Ne-
derlandse situatie en toekomstige ontwikkelingen het beste in kaart kon worden gebracht.
Dit heeft geleid tot een totaallijst van vragen die kunnen worden verdeeld over de diverse
doelgroepen die een rol spelen bij eFactureren en geautomatiseerde factuurverwerking. De
totaallijst is onderverdeeld in diverse componenten: organisatiekenmerken, visie, verzenden,
verwerken en betalen.
Voor het vaststellen van de vragenlijsten over de diverse doelgroepen is gekeken naar de
aard, omvang en karakter van de doelgroepen. Op die manier zijn er vanuit de totaallijst vra-
genlijsten voor de betreffende doelgroepen vastgesteld.
De afgelopen maanden zijn deze doelgroepspecifieke vragenlijsten verspreid onder diverse
samenwerkingspartners. Zij hebben op basis van wederkerigheid bijgedragen aan de resul-
taten van de Factuurmonitor 2008. De Factuurmonitor behandelt vervolgens de samenge-
voegde gegevens.
Voor de gegevens van vrijwel elke doelgroepspecifieke vraag zijn statistische kenmerken
geïdentificeerd. Zoals: aantal, frequentie, absolute deviatie, relatieve deviatie, gemiddelde,
mediaan, modus, variatie, kurtosis (piekvorming) en poissonverdeling.
Afhankelijk van de vraag ligt het aantal respondenten tussen de 243 en 7003. Voor de beant-
woording van de Nederlandse vragen ligt het aantal respondenten tussen 243 en 1008. Voor
de Europese stand van zaken betreft het aantal respondenten 7003. Het gaat in het laatste
geval om externe gegevens.
