Sistema di accoglienza IFO per il premio PA Sostenibile 2018

1. Alla domanda di partecipazione va allegato
questo documento di presentazione del
progetto.
STANDARD: max 5 pagine, font 12 - inclusi
eventuali allegati tecnici o tabelle o altri elementi
utili.
Documentazione di progetto della soluzione: SISTEMA ACCOGLIENZA IFO
INDICE (da seguire come traccia guida)
1. Descrizione progetto;
2. Descrizione del team e delle proprie risorse e competenze;
3. Descrizione dei bisogni che si intende soddisfare;
4. Descrizione dei destinatari della misura;
5. Descrizione della tecnologia adottata;
6. Indicazione dei valori economici in gioco (costi, risparmi ipotizzati, investimenti necessari);
7. Tempi di progetto.

2. 1. Descrizione progetto;
“La Persona prima di tutto” è lo slogan degli IRCCS IFO Regina Elena e San Gallicano ed è
l’anima del progetto pilota dedicato alla semplificazione di accesso, accoglienza e
informazione per gli assistiti degli Istituti. Il progetto consente di prenotare ed
organizzare tutte le prestazioni necessarie al percorso di diagnosi e cura.
Come funziona: subito dopo la visita oncologica, il paziente si reca al Punto di
prenotazione prestazioni oncologiche adiacente agli ambulatori e qui, in un ambiente
confortevole, il personale dedicato gli pianifica e prenota le prestazioni che gli sono state
prescritte e secondo le tempistiche stabilite dallo specialista. In pratica, con tutte le
impegnative dei diversi esami (analisi di laboratorio, tac, ecografia, mammografia, visite
di controllo, ecc …), non deve più occuparsi, “da solo”, di telefonare al ReCUP, andare
ai vari sportelli di competenza o girare tra i reparti degli Istituti per ricevere
informazioni e prenotare esami e controlli.
Il progetto è un importante supporto all’approccio integrato e multidisciplinare che
avviene attraverso i Percorsi Diagnostici Terapeutici Assistenziali (PDTA) e il Desease
Management Team (DMT).
Un altro tassello per la semplificazione è inoltre rappresentato dal sistema unico ed
integrato di interfaccia digitale che collega i diversi sistemi informatici sanitari IFO alle
cartelle cliniche ambulatoriali e consente al medico specialista di visualizzare subito i
referti diagnostici.
La cartella clinica ambulatoriale dove confluiscono i referti radiologici e di laboratorio
degli IFO, servizi per il cittadino disponibili online già da tempo.
Stiamo attivando lo sportello INPS che garantirà al momento della visita la richiesta
del riconoscimento dell’invalidità civile. Il sistema PagoOnline predisposto dalla
piattaforma PagoPA è in fase di test, e consentirà ai cittadini il pagamento online. Si
garantisce quindi l’agilità dei flussi amministrativi, la trasparenza, la certezza dei tempi
di cura e la riduzione dei tempi di attesa.
Sportello unico di consegna referti e cartelle cliniche: in prossimità dell’ingresso uno
sportello unico, per coloro che non accedono online e chi necessita ad esempio del CD,
così che il paziente non debba girare nei vari ambienti dell’ospedale.
Riferimento normativo: Codice amministrazione digitale, Piano Regionale per il
Governo delle liste d’attesa 2017-2018.

3. 2. Descrizione del team e delle proprie risorse e competenze;
Sono coinvolti il personale amministrativo in collaborazione con gli operatori sanitari
(medici ed infermieri). Il progetto pilota di riorganizzazione delle attività di accoglienza e
accettazione parte dall’Oncologia Medica, messo a punto e ottimizzato verrà esteso, in
step graduali, a tutte le Unità principali degli Istituti.
3. Descrizione dei bisogni che si intende soddisfare;
Obiettivo: è quello di sostenere e facilitare il paziente oncologico, particolarmente fragile
a livello emotivo e poi fisico, trasformando gli adempimenti amministrativi in “momenti”
di orientamento, di cura e programmazione del percorso clinico. Ed è a vantaggio di tutti,
del paziente e dei suoi familiari, di tutti gli operatori della sanità, compresi i medici di
famiglia ai quali i nostri pazienti non dovranno rivolgersi per richiedere prescrizioni.
Semplificare la vita del paziente e trasformare gli adempimenti amministrativi già in
momenti di cura, di orientamento, di certezza della miglior pianificazione del percorso
dell’assistito. Prendere in carico il paziente oncologico subito dopo la prima visita (o
controllo) al fine di accompagnarlo nel percorso diagnostico e terapeutico, integrato e
multidisciplinare, in un ottica di reale centralità del paziente. Riorganizzare tutti i
processi e ripensarne la sequenza per un maggior servizio al cittadino. Maggior
fidelizzazione, semplificazione della comunicazione, gestione della molteplicità di
richieste ed orientamento. Sempre maggiore trasparenza delle agende, dei tempi di
attesa e delle priorità. Sempre maggiore interoperabilità dei vari sistemi di archivio e
puntualità gestione dati. Maggiore consapevolezza e responsabilità da parte
dell’operatore e del cittadino.
4. Descrizione dei destinatari della misura;
Per gli IFO per ora i paziente oncologici.
5. Descrizione della tecnologia adottata;

4. Un progetto che scardina vecchi sistemi e modalità operative ma nel contempo
riaggrega in modo nuovo la comunità professionale e proietta verso un futuro
“semplificato” e consapevole operatore e paziente. Semplificare la vita del paziente è
rendere fluide le operazioni amministrative che significavano code a vari sportelli,
lunghe attese anche telefoniche, spostamenti, richieste al medico di famiglia, ecc.,
insomma un ulteriore peso per chi già vive un momento difficile e di forte stress.
Ora l’accesso è unico, dalla visita alle varie prestazioni di approfondimento, e tutto
confluisce in un unico dossier sanitario grazie alla piattaforma digitale di interfaccia dei
vari diversi sistemi sanitari degli IFO. Il sistema digitale integrato consente allo
specialista di consultare e visualizzare agilmente durante la visita le cartelle cliniche
ambulatoriali e di reparto, i referti clinici, radiologici e istologici per avere chiaro il
quadro diagnostico del paziente. E’ sempre lo stesso medico ad attivare subito la pratica
di riconoscimento di invalidità evitando ulteriori spostamenti al paziente.
Un progetto replicabile nelle altre oncologie della Regione Lazio come dichiarato
dal Presidente Nicola Zingaretti il 10 gennaio 2018: “Un modello sperimentale da
esportare in tutti i presidi ospedalieri della nostra regione anche su altre patologie”.
6. Indicazione dei valori economici in gioco (costi, risparmi ipotizzati, investimenti
necessari);
Costo zero avendo ottimizzato le risorse interne IFO. Risparmio considerevole visto che si è andato
ad incrementare un servizio ulteriore per i cittadini.
7. Tempi di progetto.
Progetto già approvato ed attivo da gennaio 2018. Grazie all’implementazione e/o aggregazione di
servizi nel primi mesi del 2018 oltre 2000 pazienti hanno già usufruito del nuovo modello di
accoglienza facilmente replicabile in altre realtà.

5. SCHEMA PROCESSO ORGANIZZATIVO: