Sistem informasi ini bertujuan untuk merekam keluhan dan kendala perangkat TI di BPKAD secara online untuk meningkatkan efisiensi penanganannya. Proyek ini akan mengembangkan sistem berbasis web selama 60 hari dengan metode Waterfall dan anggaran Rp500 juta.
Presentation Bisnis Teknologi Modern Biru & Ungu_20240429_074226_0000.pptx
Dokumen perencanaan proyek
1. PERENCANAAN PROYEK
PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI PEREKAMAN
KELUHAN DAN KENDALA PERANGKAT IT
KELAS: Manajemen Proyek Perangkat Lunak D
05111640000059 Firman Maulana
Dosen:
Fajar Baskoro S.Kom., MT.
Fakultas Teknologi Informasi dan Komunikasi
Institut Teknologi Sepuluh Nopember (ITS)
Surabaya
2019
2. Daftar Isi
Daftar Isi 2
Latar Belakang 3
Maksud dan Sasaran 3
Organisasi Pengguna Jasa 4
Sumber Pendanaan 4
Ruang Lingkup 4
Fitur dan Fasilitas 4
Alur Prosedur Penyampaian Keluhan 6
Diagram Flow Activity 6
Tabel Flow Activity 6
Lokasi Kegiatan 7
Metodologi 7
Jangka Waktu Pelaksanaan 8
Tenaga Ahli 8
Kebutuhan Tenaga Ahli 8
Tugas Tenaga Ahli 8
Perencanaan Jadwal 9
Perencanaan Biaya 10
Cost Budgeting 10
Cost Estimating 10
Cost Budgeting 11
Cost Controlling 12
Keluaran 12
Pelaporan 13
3. Latar Belakang
Badan Pengelola Keuangan dan Aset Daerah atau BPKAD adalah lembaga di
tingkat Provinsi yang diamanatkan oleh undang-undang untuk mengelola keuangan dan
aset daerah.
Dalam menjalankan tugas dan kewenangannya, para staff pegawai melakukan
kegiatan pekerjaan dengan menggunakan bantuan perangkat TI. Perangkat TI yang
digunakan terdiri dari laptop dan personal pc. Jumlah perangkat TI yang digunakan oleh
auditor mencapai ratusan.
Banyak kendala yang dijumpai terkait dengan perangkat TI. Keluhan dan
kendala yang terjadi antara lain adalah kerusakan operating system, kerusakan
hardware, ataupun keluhan terkait jaringan. Keluhan dan kendala terkait perangkat TI
tersebut ditangani oleh satuan kerja Biro TI. Jumlah keluhan dan kendala terkait dengan
perangkat TI sangat banyak sedangkan personel yang menangani kendala mempunyai
keterbatasan. Dengan keterbatasan yang ada, kendala dan gangguan yang muncul
terkadang tidak dicatat dan direkam dengan baik sehingga akan menyebabkan waktu
penyelesaian menjadi lama. Keterlambatan proses penyelesaian akan berdampak bagi
kinerja sebuah organisasi.
Untuk meningkatkan efisiensi dan kecepatan dalam menangani keluhan dan
kendala, maka diperlukan sebuah sistem layanan TI yang dapat membantu dalam
proses perekaman keluhan dan kendala.
Pembuatan sistem layanan TI memerlukan rancangan desain dan tata kelola
teknis yang baik sehingga sistem yang dibuat dapat merekam data keluhan sampai
permasalahan terselesaikan. Sistem yang akan dibuat membutuhkan suatu manajemen
proyek sehingga tata kelola proses pembuatan sistem manajemen layanan TI lebih
terstruktur dan dapat berjalan dengan baik.
Maksud dan Sasaran
Maksud pengembangan sistem informasi ini adalah :
1. Mempermudah perekaman dari keluhan dan kendala pencatatan IT di BAPKD.
2. Menghindari perekaman keluhan dan kendala dari perangkat IT yang
terlupakan.
3. Meningkatkan efisiensi dan kecepatan dalam menangani keluhan dan kendala
perangkat IT.
Sasaran yang ingin dicapai dari pengembangan sistem informasi ini adalah:
Dengan tersedianya sistem informasi ini diharapkan dapat mempermudahkan
perekaman keluhan dan kendala yang dihadapi di BAPKD.
4. Organisasi Pengguna Jasa
Organisasi yang menggunakan jasa pengembangan sistem informasi ini adalah
Badan Pengelola Keuangan dan Aset Daerah (BAPKD).
Sumber Pendanaan
Untuk pengembangan sistem informasi ini diperlukan anggaran sebesar Rp
500.000.000,- (Lima Ratus Juta Rupiah) yang dibebankan langsung kepada BAPKD.
Ruang Lingkup
Ruang lingkup pengembangan sistem informasi ini adalah sebagai berikut:
1. Perencanaan Dan Persiapan Pelaksanaan Pekerjaan.
2. Analisis Dan Evaluasi Terhadap Struktur pencatatan kendala dan keluhan
perangkat IT di inspektorat saat ini.
3. Perancangan Sistem.
4. Pembangunan Sistem.
5. Uji Coba Operasional (Lapangan).
6. Pelatihan Bagi Para Calon Pengguna Sistem.
7. Penyusunan Laporan Dan Dokumentasi Sistem.
Adapun data yang harus dapat disimpan oleh sistem informasi ini ini adalah
sebagai berikut ini:
1. Waktu masalah tersebut dilaporkan
2. Waktu masalah tersebut diselesaikan
3. Nomor identitas perangkat IT yang bermasalah
4. Pengguna perangkat IT yang bermasalah
5. Status permasalahan saat ini
6. Penjelasan detil tentang permasalahan saat ini
7. Identitas pelapor
8. Tindakan yang diambil oleh teknisi IT
9. Foto dari permasalahan yang dihadapi (Opsional)
Fitur dan Fasilitas
Fasilitas Deskripsi
Membuat akun pengguna, Semua pendaftar dapat melakukan
5. administrator, dan tenaga
teknis.
pendaftaran akun pada aplikasi untuk
mendapatkan username dan password.
Pelaporan keluhan dan kendala
perangkat IT
Semua pengguna dapat mengisi formulir
untuk melaporkan masalah perangkat IT
yang ada.
Penyelesaian permasalahan
yang ada
Permasalahan yang ada akan diselesaikan
langsung oleh tenaga teknisi
Pelaporan dari penyelesaian
keluhan dan kendala dari
perangkat IT
Semua permasalahan yang sudah
terselesaikan akan dibuat laporannya
sehingga jika masalah yang sama terjadi
pengguna dapat langsung membaca
laporannya saja
Repository penyelesaian
terdahulu
Berisi permasalahan yang pernah
terselesaikan terdahulu untuk mempercepat
penyelesaian permasalahan sebelumnya
7. Pengguna 1 Mengecek apakah permasalahan
sebelumnya sudah pernah terjadi atau
tidak
2 Mengisi formulir yang telah disediakan
oleh sistem
Biro TI 3 Membaca keluhan dari masalah yang
ada.
4 Menentukan teknisi IT yang ditugaskan
untuk menangani masalah tersebut
Teknisi IT 5 Mengecek permasalahan yang ada
6 Menentukan tanggal pertemuan
Pengguna 7 Menjadwalkan pertemuan
Teknisi IT 8 Menangani masalah yang ada
9 Membuat laporan terhadap masalah
Biro IT 10 Mengarsipkan laporan yang diberikan
oleh teknisi IT
Lokasi Kegiatan
Aplikasi dibuat secara online namun dengan melakukan requirements gathering
dan anlisis di inspektorat keuangan. Jl. Dr. Wahidin I, Ps. Baru, Sawah Besar, Kota
Jakarta Pusat, Daerah Khusus Ibukota Jakarta 10710
Metodologi
Metodologi yang digunakan adalah dengan menggunakan SDLC (Software
Development Life Cycle) yang bernamakan Waterfall. Waterfall dipilih mengingat
diperlukannya kepastian terhadap anggota pemerintahan. Selain itu karena jangka
waktu proyek yang cukup lama, maka metode ini cocok digunakan untuk
menyelesaikan proyek dengan jangka waktu sedemikian hari. Diharapkannya dengan
menggunakan metodologi waterfall ini dapat meningkatkan kepercayaan terhadap
instansi pemerintahan yang terkait dan mempermudah proses pengerjaan proyek ini.
8. Jangka Waktu Pelaksanaan
Adapun jangka waktu pelaksanaan yang direncanakan yaitu selama 60 hari.
Dengan waktu 4 bulan maka diputuskan untuk membagi waktu menjadi beberapa tahap
yang dijelaskan pada Work Breakdown Structure berikut ini.
Tenaga Ahli
Kebutuhan Tenaga Ahli
Adapun tenaga ahli yang diperlukan adalah sebagai berikut ini :
1. 1 orang Arsitek Perangkat Lunak dengan pengalaman minimal 5 tahun.
2. 5 orang Insinyur Perangkat Lunak dengan pengalaman minimal 1 tahun.
3. 1 orang Sistem Analis dengan pengalaman minimal 1 tahun.
4. 1 orang Desainer Web yang memiliki pengalaman membuat desain web minimal
1 tahun.
Tugas Tenaga Ahli
Adapun tugas - tugas dari tenaga ahli yang direkrut adalah sebagai berikut ini :
9. 1. Arsitek Perangkat Lunak
Menyusun struktur perangkat lunak agar dapat dengan mudah di implementasi
oleh programmer. Pada saat menyusun struktur perangkat lunak, aristek perangkat
lunak diharapkan menggunakan pendekatan Domain Driven Design agar dapat
meminimalisir kesalahan yang ada ketika membuat perangkat lunak.
2. Insinyur Perangkat Lunak
Mengimplementasikan struktur perangkat lunak yang sudah di susun oleh
arsitek perangkat lunak. Berkoordinasi dengan arsitek perangkat lunak agar dapat
membuat aplikasi yang bagus.
3. Sistem Analis
Melakukan rekayasa kebutuhan untuk membantu menyusun sistem informasi
ini menjadi sebuah produk yang memiliki nilai guna yang tinggi.
4. Desainer Web
Melakukan pendesainan terhadap web yang akan dibuat dengan menerapkan
prinsip UI dan UX yang ada sehingga menciptakan sebuah tampilan yang ramah
pengguna.
Perencanaan Jadwal
12. Cost Controlling
Keluaran
Keluaran yang dihasilkan dari proyek ini adalah sebagai berikut ini :
1. Perangkat Lunak
2. Dokumen hasil analisis kebutuhan
3. Dokumen desain sistem
4. Sumber Kode yang digunakan
5. Prosedur Operasional Standar
13. 6. Instalasi dari aplikasi
7. Migrasi data yang digunakan
8. Pelatihan dan Pendampingan
Pelaporan
Laporan yang akan diberikan adalah sebagai berikut ini :
1. Laporan Pendahuluan
a. Rencana kerja yang menyeluruh
b. Mobilisasi tenaga ahli dan pendukung
c. Jadwal Kegiatan
2. Laporan Interim
a. Hasil kegiatan yang sudah dicapai
b. Masalah pelaksanaan dan rencana solusinya
c. Rencana baru selanjutnya
3. Laporan Akhir
a. Laporan Pendahuluan
b. Laporan Mingguan
c. Keluaran Proyek
4. Laporan mingguan pada pertemuan rutin
