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1. O ARQUIVO
Documento é todo o registo que pode servir de consulta ou prova, qualquer que
seja a sua forma de transmissão.
As empresas, em resultado da sua actividade, possuem variados tipos de
documentos: facturas, cartas, contratos, cópias de documentos emitidos pela
empresa, legislação oficial, recortes de jornais, etc.
A lei obriga as empresas a guardar os seus documentos por períodos variáveis
de tempo, consoante a sua natureza, podendo alguns ser destruídos ao fim de
dez anos, enquanto outros, pela força da sua natureza e importância, nunca
poderão ser destruídos pois têm permanentemente valor (ex: contratos actas
das assembleias gerais, estatutos, escrituras, etc.) Todos estes documentos
têm de ser conservados pois constituem a memoria da empresa, podendo ser,
sempre que necessário, reconstituídos, através deles, os factos passados. Os
documentos são, assim, um veículo de informação fundamental para o bom
funcionamento da empresa.
No entanto, dado o fluxo e a diversidade dos documentos que uma
organização possui, há necessidade de organizar toda essa informação, de
forma a possibilitar tomadas de decisão em tempo útil e assegurar o
fornecimento da informação a todos os serviços que dela começaram com
rapidez, garantindo-se, assim, um melhor funcionamento dos serviços
administrativos e consequentemente da própria organização.
A organização e tratamento dos documentos são usualmente designados por
Arquivo.
Existem diversos sentidos da palavra Arquivo:
 O conjunto de documentos, devidamente classificados e ordenados, que
constituem a memória da empresa e permitem a reconstituição de factos
passados;
 O local, a sala e os móveis onde os documentos estão guardados;
 O serviço encarregado de classificar e ordenar os documentos;
 O acto, a operação de conservar os documentos de modo a permitir a
sua utilização futura.
Os quatro sentidos atrás referidos estão sempre presentes quando se fala de
arquivo, pois esta realidade compreende o que se arquiva, onde se arquiva,
quem arquiva e como se arquiva.
1.1. FUNÇOES DO ARQUIVO
Sabendo já como é importante para o bom funcionamento da empresa a tarefa
do Arquivo, vejamos as suas funções:
 Classificar os documentos de acordo com critérios previamente
definidos;
 Ordenar e arquivar os documentos classificados;
 Permitir o acesso rápido aos documentos;
 Servir de prova.
O registo e a classificação dos documentos exigem o conhecimento dos vários
sistemas de classificação e ordenação de documentos e das respectivas
vantagens e inconvenientes.

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1.2. SISTEMAS DE CLASSIFICAÇÃO
Classificar documentos é agrupar documentos idênticos, com características
semelhantes, segundo regras determinadas com o objectivo de facilitar a sua
localização e utilização futura.
A classificação de documentos exige não só conhecimentos específicos para a
execução desta tarefa, mas também o conhecimento das regras e critérios de
classificação e a sua correcta aplicação.
A escolha de um determinado sistema de classificação obriga ao seu
seguimento e à não interferência de outro sistema de classificação obriga ao
seu seguimento e à não interferência de outro sistema de classificação.
A opção por um outro sistema deverá atender aos seguintes aspectos:
• Quais os objectivos que se pretendem atingir com o arquivo;
• Conhecimento dos documentos a arquivar;
• Conhecimento das vantagens e inconvenientes dos diferentes
sistemas de classificação.
Os sistemas de classificação identificam-se da seguinte forma:
• Pelo nome do autor, do destinatário, do cliente, do fornecedor ou do
documento a classificar  Classificação Alfabética;
• Pelo número atribuído ao documento a classificar  Classificação
numérica:
• Pela data de emissão ou recepção do documento a classificar 
Classificação cronológica;
• Pela origem geográfica do documentoClassificação geográfica;
• Pelo assunto tratado no documentoClassificação ideológica.
Qualquer que seja o sistema de classificação adoptado, há determinadas
condições a que deve obedecer uma classificação:
• Certa para que os documentos se encontrem com facilidade;
• Uniforme para que cada documento só possa ser classificado de
uma forma, independente da pessoa que procede à classificação;
• Extensível para que a classificação se possa desenvolver;
• Rápida para que o tempo dispendido seja o mais curto possível;
• Económica para executar o trabalho de classificação com o mínimo
de custos administrativos.
A. CLASSIFICAÇÃO ALFABÉTICA
A classificação dos documentos baseia-se na ordenação alfabética, pela
sucessão das letras do alfabeto.
Este sistema de classificação aparentemente simples implica, todavia, mais
que o conhecimento do alfabeto para determinar com rigor o local de arquivo
de cada documento. São necessárias regras que assegurem o funcionamento
e eficácia desta classificação, regras essas que têm de ser seguidas pelos
funcionários que fazem o arquivo.
B. REGRAS DE CLASSIFICAÇÃO ALFABÉTICA
Regra 1- Quando ao nome próprio se sucedem vários apelidos, deve-se
classificar pelo último apelido.
Nomes

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João Silva Almeida Costa
Maria Luísa Ferreira Sousa Dias
Classificar
Costa, João Silva Almeida
Dias, Maria Luísa Ferreira Sousa
Regra 2- Quando um nome é procedido de um titulo académico, de nobreza ou
de graduação, apenas se tem em conta o nome.
Nomes
Engenheiro Manuel Lopes
General Afonso Paiva
Classificar
Manuel Lopes (engenheiro)
Afonso Paiva (General)
Regra 3- As abreviações não são consideradas para efeitos de ordenação
alfabética.
Nome
Luís Manuel Santos Jr.
Classificar
Luís Manuel Santos
Regra 4 - Quando um nome é precedido das abreviaturas S.,St.º, Stos
, St.as
,
estas devem ser consideradas para efeitos de ordenação alfabética.
Nome
S. Gabriel
Classificar
São Gabriel
Regra 5 – As conjunções e as preposições, como «e», «de» e outras ligando
os nomes, não devem ser consideradas para efeitos de ordenação alfabética.
Nome
José Lopes dos Santos
Classificar
José Lopes Santos
Regra 6 – os nomes ligados por apóstrofos ou por «hífen» são considerados
como se fossem um único nome, para efeitos de classificação.
Regra 7 – os nomes que começam por uma inicial precedem, para efeitos de
ordenação, os nomes que comecem pela mesma inicial mas que não estejam
abreviados.
Nomes
António Mendes
A. Mendes
Classificar

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Mendes, A.
Mendes, António
Regra 8 – quando as firmas usam títulos dá-se preferência aos títulos, na
classificação.
Nome
Metalúrgica Almeida
Classificar
Metalúrgica Almeida
Regra 9 — As abreviaturas e os algarismos devem ser considerados por
extenso.
Nome
6.° Bairro Fiscal
Classificar
Sexto Bairro Fiscal
Regra 10 — Os artigos que precedem o nome das firmas não são
considerados para efeitos de classificação.
Nome
O Salão Primavera
Classificar
Salão Primavera (O)
Regra 11 — Os documentos provenientes de um Serviço ou Departamento de
uma Organização devem ser ordenados pelo nome da Organização ou da firma
e não pelo nome do Serviço/Departamento.
Regra 12 — Os nomes geográficos compostos mantêm-se para efeitos de
classificação.
Nome
Ponte de Lima
Vila Nogueira de Azeitão
Classificar
Ponte de Lima
Vila Nogueira de Azeitão
Regra 13 — No caso de uma organização estar localizada em várias cidades
ou ruas, segue-se a ordem alfabética das localidades.
Nomes
Caixa Geral de Depósitos, Lisboa
Caixa Geral de Depósitos, Funchal
Caixa Geral de Depósitos, Porto
Classificar
Caixa Geral de Depósitos, Funchal

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Caixa Geral de Depósitos, Lisboa
Caixa Geral de Depósitos, Porto
Regra 14 — Quando há coincidência entre o nome da firma e o nome do
proprietário, a classificação é feita pelo apelido.
Nome
Manuel Lima
Classificar
Lima, Manuel
As regras enumeradas constituem orientações que devem ser seguidas pelos
funcionarmos e responsáveis pelo serviço de arquivo, de modo a organizar
com o máximo de eficácia a informação, tendo em vista a sua futura utilização.
Conhecidas as regras para a classificação alfabética, é necessário fixar o
critério a seguir na ordenação alfabética.
Normalmente são seguidos dois critérios de ordenação alfabética: palavra e por
apelido.
Vejamos através do exemplo que se segue, a aplicação destes dois critérios:
Cristina Maria Sampaio
Carlos Manuel Sousa
Maria Manuela Ribeiro
Carlos Filipe dos Santos
M. C. Ferreira
A ordenação dos nomes propostos, de acordo com o critério palavra a palavra,
é a seguinte:
Carlos Filipe dos Santos
Carlos Manuel Sousa
Cristina Maria Sampaio
M. C. Ferreira
Maria Manuela Ribeiro
De acordo com o critério de ordenação por apelido teremos:
Ferreira, M. C.
Ribeiro, Maria Manuela
Sampaio, Cristina Maria
Santos, Carlos Filipe
Sousa, Carlos Manuel
Escolher um ou outro critério de ordenação alfabética depende da situação
concreta em que se está a trabalhar. Usualmente a ordenação por apelidos
aplica-se mis na ordenação de nomes de pessoas, enquanto que a ordenação
palavra a palavra se aplica aos nomes das firmas.
Como anteriormente referido, todos os sistemas de classificação apresentam
vantagens e inconvenientes. Vejamos as vantagens e os inconvenientes do
sistema de classificação alfabética:
Vantagens:
• Flexibilidade, pois é sempre possível introduzir novos nomes sem
que haja necessidade fazer alterações;
• Familiaridade, na medida em que a ordenação alfabética é do
conhecimento de todos;

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• Pesquisa fácil.
Inconvenientes:
• Difícil aplicação quando o número de documentos a classificar é
elevado, pois é frequente surgirem nomes iguais;
• Difícil detecção do extravio de documentos;
• Os nomes classificados podem ser entretanto alterados, o que
origina a necessidade de referências múltiplas para o mesmo caso.
C. CLASSIFICAÇÃO NUMÉRICA
A classificação dos documentos é feita com base num numero, normalmente
progressivo.
Este sistema é muito utilizado nas empresas, sendo atribuídos números aos
documentos expedidos e aos documentos recebidos, sendo a ordenação dos
documentos baseada na numeração atribuída.
Vantagens:
• Os números permitem uma leitura mais rápida do que as letras;
• O extravio de um documento é facilmente detectável.
Inconvenientes:
• Dificuldade de intercalar novos documentos;
• A procura do documento é difícil quando não se conhece o seu
número.
D. CLASSIFICAÇÃO CRONOLÓGICA
Segundo este sistema de classificação, os documentos são classificados com
base na data de emissão, recepção ou aquisição.
Normalmente, o documento de data mais recente é o ultimo a ser arquivado,
sendo, neste caso, o arquivo realizado do passado para o presente.
Esta classificação é muito utilizada em arquivo de correspondência, na
ordenação de documentos financeiros, de revistas e de jornais.
Vantagens:
• Rapidez na localização do documento, desde que se conheça a data
de saída, de entrada ou de aquisição;
• Facilidade e rapidez na realização do arquivo;
• É económico, pois não há necessidade de despesas com o pessoal
especializado.
Inconvenientes:
• Os documentos não se encontram separados por assuntos, o que
torna difícil a reconstituição dos assuntos ou factos passados;
• Dificuldades em encontrar o documento quando se desconhece a
data.
E. CLASSIFICAÇÃO GEOGRÁFICA
Os documentos são ordenados pelos seus elementos geográficos: país, região,
distrito, conselho, etc.
Após esta primeira ordenação, segue-se uma segunda ordenação, de tipo
alfabético, dentro das divisões espaciais acima consideradas.
Este sistema de classificação é normalmente utilizado nas empresas que têm
filiais ou clientes em diferentes localidades.

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Vantagens:
• A ordenação espacial (por divisões e subdivisões do “espaço”)
permite separar os documentos por grupos com características bem
definidas;
• A ordenação alfabética que acompanha este sistema de
classificação permite introduzir novos documentos.
Inconvenientes:
• Os mesmos inconvenientes já referidos no sistema alfabético;
• Exige o conhecimento dos limites geográficos das escalas/espaços
definidos, de forma a evitar enganos na ordenação.
F. CLASSIFICAÇÃO IDEOLÓGICA
Neste sistema, os documentos são agrupados por assuntos por assuntos ou
temas.
O arquivador terá, em primeiro lugar, de escolher os temas ou os assuntos
tendo em vista as necessidades dos utilizadores e, em segundo lugar, terá de
proceder a uma analise detalhada dos documentos para os ordenar pelos
temas considerados.
Este sistema de classificação obriga à elaboração de um plano de Arquivo que
preveja as necessidades dos utilizadores e permita seguir um tratamento e
ordenação dos assuntos que parta do geral para o particular, ou seja:
• Tema/assunto
• Secções
• Parágrafos
• Capítulos
• Artigos
• Alíneas
Para executar tais tarefas é necessário pessoal especializado e com grande
capacidade de análise.
É o sistema mais utilizado em bibliotecas, pois é o mais adequado ao arquivo e
consulta dos documentos.
Vantagens:
• Permite encontrar a documentação necessária ao estudo de um
determinado assunto;
• Responde às necessidades de utilização de uma biblioteca.
Inconvenientes:
• Difícil execução;
• Dispendioso, pois exige pessoal especializado;
• Exige pelo menos uma outra ordenação dentro de cada assunto ou
tema (por autores, por exemplo).
G. TIPOS DE ARQUIVO
Os Arquivos podem ser classificados segundo dois critérios:
Arquivos horizontais ou planos
Quanto à forma
Arquivos verticais

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Este critério baseia-se na posição que o documento ocupa no móvel onde é
arquivado.
Nos arquivos horizontais, os documentos são guardados uns a seguir aos
outros, apoiando-se sobre a sua superfície maior.
Este tipo de arquivo levanta algumas dificuldades de manuseamento, na
medida em que para ter acesso a um documento é necessário deslocar todos
os outros que estão por cima.
Nos arquivos verticais, os documentos apoiam-se na sua superfície mais
pequena, uns após os outros, tal como acontece com os livros de uma
biblioteca.
A escolha do tipo de arquivo a utilizar deverá basear-se no espaço disponível,
na frequência de consulta e na natureza do documento a arquivar.
Arquivo activo
Quanto à frequência Arquivo semi-activo
de consulta Arquivo inactivo
• Arquivo Activo — é constituído por documentos frequentemente utilizados,
devendo o arquivo estar acessível ao seu utilizador.
• Arquivo Semi-activo — os documentos que o constituem são utilizados
ocasionalmente. No entanto, a sua acessibilidade terá de ser garantida.
• Arquivo Inactivo — é constituído por documentos referentes a
actos/acontecimentos passados, sendo, por esta razão, raramente
utilizados, devendo ser guardados em locais adaptados a esse fim. Este
tipo de arquivo tem uma utilização mais de carácter histórico ou jurídico,
razão pela qual deverá ser feita a microfilmagem dos documentos como
forma de evitar a sua deterioração.
Arquivo centralizado
Quanto à sua localização
Arquivo descentralizado.
• Arquivo Centralizado – Os documentos não são separados pelos diversos
serviços da organização, havendo um sector especializado que é
responsável pelo arquivo de todos os documentos da organização, da
empresa, etc.
Este tipo de arquivo requer utilização de pessoal especializado e é
necessário um trabalho sistemático e regular, de forma a permitir o arquivo
de todos os documentos provenientes dos diversos serviços.
Há, no entanto, o inconveniente da demora excessiva na consulta dos
documentos, uma vez que pode acontecer que vários serviços necessitem
de consultar os mesmos documentos, tendo de esperar pela sua vez.

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• Arquivo Descentralizado — Neste tipo de arquivo cada serviço ou
departamento organiza e tem a seu cargo o arquivo dos documentos
respectivos.
A consulta dos processos ou documentos é mais rápida em comparação
com a do arquivo centralizado mas, por outro lado, pode dar origem a que
cada serviço organize o seu arquivo segundo os seus critérios de
classificação e ordenação, não havendo uma normalização de
procedimentos a nível geral da empresa, o que representa um
inconveniente em termos de funcionamento do trabalho administrativo.
A localização do arquivo dentro da organização é uma questão importante e
optar por um tipo ou outro de arquivo requer uma análise do funcionamento
da empresa e das finalidades do Arquivo.
Nas empresas modernas, a utilização das novas tecnologias estende-se ao
sector do arquivo, sendo comum encontrarmos, hoje, empresas que utilizam o
processo da microfilmagem dos documentos como forma de reduzir os
espaços ocupados com o arquivo.
Através da microfilmagem, os documentos a arquivar são fotografados e
posteriormente reproduzidos em microfilmes. Estes são arquivados e poderão
ser consultados através da utilização de equipamentos adequados.
A microfilmagem, para além da vantagem que apresenta em termos de
economia do espaço ocupado, dada a pequena dimensão dos microfilmes,
permite também conservar e proteger documentos antigos de grande valor,
uma vez que evita o seu manuseamento.
Outras vantagens podem ainda acrescentar-se
 Facilidade de consulta;
 Exactidão da informação.
Dadas as vantagens enunciadas, o arquivo pelo processo de microfilmagem
encontra-se em rápida difusão, sendo já frequente a sua aplicação nas
bibliotecas, nos bancos e nas universidades.

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Índice
1. O arquivo ..............................................................................................................1
1.1. FUNÇOES DO ARQUIVO ...........................................................................1
1.2. SISTEMAS DE CLASSIFICAÇÃO ..............................................................2
a. Classificação alfabética..................................................................................2
b. Regras de classificação alfabética ..................................................................2
c. Classificação numérica ..................................................................................6
d. Classificação cronológica ..............................................................................6
e. Classificação geográfica ................................................................................6
f. Classificação ideológica ................................................................................7
g. Tipos de arquivo............................................................................................7