1-1
Análise de Prontidão e
Indicadores para a
Gestão do Portfólio
Norberto Almeida, MSc., PMP
Diretor Executivo
norberto.almeida@portfolioexpert.com.br
www.portfolioexpert.com.br

1-2
Agenda
v Cenário Atual
v Análise de Prontidão em Gestão de Portfólio
v Otimização do portfólio (seleção, priorização
e balanceamento)
v Roadmap do Portfólio (Cronograma e
Orçamento)
v Indicadores para Gestão do Portfólio

1-3
Cenário Atual

1-4
Necessidades de Negócio
Objetivos
Visão, missão,
objetivos, estratégias
de negócio
Soluções,
Produtos e
Serviços
Qual
o
caminho?
Resultados

1-5
Maturidade em Gerenciamento de Projetos
Modelo de Maturidade do Darci Prado – MMGP
http://www.maturityresearch.com
Maturidade Média
em 2005 = 2,44
Maturidade Média
em 2012 = 2,60
Em 2012 – 434 participantes
Aproximadamente 8700 projetos

1-6
Maturidade X Sucesso
Modelo de Maturidade do Darci Prado – MMGP
Fonte: http://www.maturityresearch.com

1-7
Montagem de uma bicicleta
Sem pessoas capacitadas, manual de montagem e
as ferramentas adequadas, isto demoraria?

1-8
Análise de Prontidão
para a Gestão do
Portfólio

1-9
Pilares do GP Profissional do Portfólio
Governança de Portfólio
Tecnologia
(SIGP*)
Metodologia
(Projetos, Programas e
Portfólio)
Pessoas capacitadas
(técnica e comportamental)
* Sistema de Informações de Gerenciamento do Portfólio

1-10
Análise de Prontidão em Gestão de Portfólio
Análise
de
Pron4dão
Pessoas
Capacitadas
Gestão
de
Projetos
Gestão
de
Por;ólio
Cer4ficação
Habilidades
comportamentais
Metodologia
Gestão
de
Projetos
Gestão
de
Por;ólio
Modelos
Lições
aprendidas
Tecnologia
SIGP
Dados
Históricos
Repositório
único
Integração
com
os
sistemas
do
negócio
Governança
Modelo
de
Governança
Central
de
Projetos
Indicadores
Seleção
e
priorização

1-11
Resultado da Análise de Prontidão
Exemplo da proposta de Análise de Prontidão
Empresa
Área
Pilares
do
Gerenciamento
Profissional
do
Por4ólio
Pessoas
Capacitadas
Metodologia
SIGP
Governança
Geral
PORTFOLIO
EXPERT
CORPORATIVO
Estado
Atual
30%
50%
25%
40%
36%
Estado
Desejado
75%
80%
70%
90%
79%
DIAGNÓSITCO
E
PLANO
DE
AÇÃO:
Empresa
com
baixa
pron4dão
para
a
disciplina
Quanto
às
pessoas
capacitadas,
será
necessário
um
trabalho
de
cer4ficação
e
treinamentos
para
as
áreas
que
atuam
em
projetos
Com
relação
a
metodologia,
precisam
ser
criados
modelos
para
gestão
de
por;ólio
Com
relação
às
ferramentas,
será
necessário
criar
integração
entre
os
sistemas
existentes
Para
a
governança,
é
preciso
criar
um
método
eficaz
para
seleção
e
priorização
de
projetos

1-12
Metodologia de
Gerenciamento do
Portfólio

1-13
Processos da Metodologia
Fonte: Norberto Almeida, 2013

1-14
Definir o Portfólio
§ 2.1 – Identificar Componentes
§ 2.2 – Definir Sucesso dos Componentes
§ 2.3 – Categorizar Componentes
§ 2.4 – Avaliar Componentes

1-15
Portfólio - Ilustração
• ObjeXvos
• Recursos
• AXvos
• Cronograma
• ObjeXvos
• Recursos
• AXvos
• Cronograma
• ObjeXvos
• Recursos
• AXvos
• Cronograma
• ObjeXvos
• Recursos
• AXvos
• Cronograma
Componente
1
Componente
2
Componente
3
Componente
n

1-16
Otimização do Portfólio
(Seleção, Priorização e
Balanceamento)

1-17
Categorização dos Componentes - Exemplo
§ Lucratividade (+receita, novas receitas, -custos)
§ Redução do risco
§ Melhoria da eficiência
§ Obrigação legal/regulatória
§ Market Share (aumento)
§ Melhoria do processo
§ Melhoria contínua
§ Infraestrutura (para o crescimento do negócio)
§ Imperativo ao negócio (compatibilidade de
tecnologia, atualizações, etc.)
Fonte:
Adaptado
do
Padrão
de
Gerenciamento
de
Por;ólio,
3a.
Ed.,
PMI,
2013

1-18
Dados da pesquisa sobre Ger. Portfólio
v Referência
para
o
]tulo
de
PhD
em
Business
Administra4on
pela
Florida
Chris4an
University
v três
partes
assim
definidas:
caracterização
da
organização
e
do
respondente;
processos
de
seleção
e
priorização
dos
projetos
do
por;ólio
e
métricas
e
indicadores
de
desempenho
de
projetos
e
do
por;ólio
v Até
o
momento:
55
respondentes
de
empresas
com
origem
no
Brasil,
Estados
Unidos
e
Europa
v hcps://pt.surveymonkey.com/s/phdnorberto

1-19
Perfil dos Respondentes
Fonte:
Pesquisa
Doutorado
Norberto
Almeida,
2014

1-20
Categorizas mais utilizadas
Fonte:
Pesquisa
Doutorado
Norberto
Almeida,
2014

21
1-21
Processo estruturado
para seleção e
priorização

1-22
CENÁRIO
§ Empresa de Treinamento e Consultoria em
GPPP
§ 22 anos de mercado
§ Faturamento caindo de R$ 70 milhões para
R$ 45 milhões
§ Perda de Mercado – Muita concorrência
§ Objetivos – estar entre as 3 maiores em
faturamento nos próximos 3 anos

1-23
Avaliação e Priorização
Projeto
VPL
em
R$
InvesXmento
em
R$
Duração
JusXficaXva
dos
diretores
Ranking
A
Implantação
de
Ferramentas
de
GPPP
5
Milhões
500
mil
9
meses
Melhorar
a
tomada
de
decisão
na
seleção
e
priorização
de
projetos.
B
Criação
de
novas
áreas
de
serviços
de
GPPP
e
Six
Sigma
4,5
Milhões
1,5
Milhão
6
meses
Entrar
em
novos
mercados
C
Pesquisa
de
mercado
(novas
demandas)
2,2
Milhões
150
mil
4
meses
Precisamos
saber
o
que
nosso
cliente
deseja
D
Criar
o
PMO
Corpora4vo
6
Milhões
2,5
Milhões
8
meses
Ter
uma
visão
integrada
de
todos
os
projetos
da
empresa
E
Campanha
de
Marke4ng
Agressiva
6
Milhões
3
Milhões
3
meses
Divulgar
nossos
produtos
e
serviços

1-24
E aí, como foi a priorização?
24

1-25
Critérios de Avaliação segundo o PMI
– Critérios de Negócio (Melhora a capacidade de
competir no negócio, reputação, entrada em novo
negócio, melhoria dos processos internos)
– Critérios Financeiros (VPL, ROI, Lucro)
– Critérios de Risco (Diminui os Riscos, urgência)
– Critérios de Conformidade com leis/regulamentos
– Critérios de Recursos Humanos (Utilização dos
Recursos Estratégicos)
– Critérios de Mercado (fatia do mercado, tamanho do
mercado)
– Critérios Técnicos (Conhecimento Técnico)
Fonte:
Padrão
de
Gerenciamento
de
Por;ólio,
3a.
Ed.,
PMI,
2013

1-26
Sumário das Técnicas
• Introdução
• Objetivos
• Programação Linear Inteira
• Ponderação de fatores
• DEA
• MACBETH
• Analytical Hierarchy Process (AHP)
• Outras

1-27
Introdução
“O ambiente globalizado impõe às
empresas uma corrida desenfreada
p e l a redução de c u s t o s e
maximização de lucros, a luz da
ideia de seleção natural: as
empresas mais adaptadas possuem
maiores chances de sobrevivência”"

1-28
Método da Ponderação de Fatores
Risco
Uso
do
Recurso
Estratégico
ROI
Nota
Projeto mais
prioritário
Nota = 1600
Projeto
1
10
15
17
100
+
300
+510
Projeto
2
30
29
24
300
+
580
+
720
Projeto
3
12
33
22
120
+
660
+
660
Peso
10
20
30
ü Ponderações via especialista
ü Brainstorming
ü Ausência de consenso
ü Coerência x simplicidade
ü Planilhas eletrônicas

1-29
ü Árvore de Critério de Decisão
ü Passagem da avaliação qualitativa para a quantitativa
ü Escala de comparação
ü Uso de matrizes
ü Consistência
Analytic Hierarchy
Process (AHP)
Programação Multicritério
Comparação
Valor
Recíproco
Extremamente
mais
importante
9
1/9
Muito
mais
importante
6
1/6
Mais
importante
3
1/3
Tão
importante
quanto
1
1
Menos
importante
1/3
3
Muito
menos
importante
1/6
6
Extremamente
menos
importante
1/9
9
Financeiros
• VPL
• ROI
Estratégicos
• Uso
dos
Recursos
Estratégicos
• Valor
Estratégico
Outros
• Urgência
• Riscos

1-30
Área responsável pela seleção e priorização
Fonte:
Pesquisa
Doutorado
Norberto
Almeida,
2014

1-31
Periodicidade da seleção e priorização
Fonte:
Pesquisa
Doutorado
Norberto
Almeida,
2014

1-32
Critérios de seleção e priorização
Fonte:
Pesquisa
Doutorado
Norberto
Almeida,
2014

1-33
Estratégias do Cenário
Estratégia
de
Negócio
Aumentar
o
Market
Share
nos
mercados
existentes
Expandir
em
Novos
Mercados
e
Segmentos
Melhorar
a
Sa4sfação
do
Cliente
Melhorar
a
Sa4sfação
dos
Colaboradores

1-34
Priorização através das estratégias AHP

1-35
Priorização através das estratégias AHP

1-36
Priorização através das estratégias AHP

1-37
Priorização através das estratégias AHP

1-38
Priorização através das estratégias AHP

1-39
Priorização através das estratégias AHP

1-40
Priorização das estratégias

1-41
Análise do Impacto dos Projetos nas Estratégias

1-42
Projetos Priorizados

1-43
Avaliação e Priorização Lembram?
Projeto
VPL
em
R$
InvesXmento
em
R$
Duração
JusXficaXva
dos
diretores
Ranking
A
Implantação
de
Ferramentas
de
GPPP
5
Milhões
500
mil
9
meses
Melhorar
a
tomada
de
decisão
na
seleção
e
priorização
de
projetos.
8%
-­‐
4
B
Criação
de
novas
áreas
de
serviços
de
GPPP
e
Six
Sigma
4,5
Milhões
1,5
Milhão
6
meses
Entrar
em
novos
mercados
7%
-­‐
5
C
Pesquisa
de
mercado
(novas
demandas)
2,2
Milhões
150
mil
4
meses
Precisamos
saber
o
que
nosso
diretor
deseja
9%
-­‐
3
D
Criar
o
PMO
Corpora4vo
6
Milhões
2,5
Milhões
8
meses
Ter
uma
visão
integrada
de
todos
os
projetos
da
empresa
10%
-­‐
2
E
Campanha
de
Marke4ng
Agressiva
6
Milhões
3
Milhões
3
meses
Divulgar
nossos
produtos
e
serviços
18%
-­‐
1

1-44
Criação de Cenários - Linha de Base

1-45
Criação de Cenários - Cenário 2

1-46
Criação de Cenários - Cenário 3

1-47
Comparação dos Cenários

1-48
Usando o Solver do Excel para Balancear
Projeto
%Valor
Agregado
Recurso
1
Recurso
2
Custo
Go/Wait
Recurso
1
Recurso
2
Custo
%Valor
Agregado
Campanha
de
MarkeXng
15,48%
30
20
R$
3.000.000,00
1
30
20
R$
3.000.000,00
15,48%
Criação
de
Novas
Áreas
12,46%
3
10
R$
1.500.000,00
1
3
10
R$
1.500.000,00
12,46%
Pesquisa
de
Mercado
11,92%
20
10
R$
150.000,00
1
20
10
R$
150.000,00
11,92%
Modernização
9,74%
20
25
R$
1.300.000,00
0
0
0
R$
0,00
0,00%
Escritório
de
projetos
8,93%
25
15
R$
2.500.000,00
0
0
0
R$
0,00
0,00%
Capacitação
em
Six
Sigma
8,05%
15
10
R$
1.000.000,00
1
15
10
R$
1.000.000,00
8,05%
Filial
China
7,61%
10
5
R$
3.000.000,00
1
10
5
R$
3.000.000,00
7,61%
Sistema
de
Relacionamento
7,10%
10
5
R$
700.000,00
1
10
5
R$
700.000,00
7,10%
Implantação
de
Ferramentas
7,09%
12
8
R$
500.000,00
1
12
8
R$
500.000,00
7,09%
Planos
de
Qualificação
4,92%
7
12
R$
1.500.000,00
1
7
12
R$
1.500.000,00
4,92%
Estrutura
para
reuniões
3,86%
7
19
R$
2.000.000,00
0
0
0
R$
0,00
0,00%
Ferramenta
de
GVA
e
Corrente
2,86%
25
19
R$
500.000,00
1
25
19
R$
500.000,00
2,86%
Total
100,02%
184
158
R$
17.650.000,00
132
99
R$
11.850.000,00
77,49%
Limitação
de
recursos:
140
120
R$
13.000.000,00

1-49
Roadmap do Portfólio

1-50
Cronograma do Portfólio – Master Plan
Uso dos recursos críticos em homem/hora
Postergou
o
projeto
Projeto
1
A
300
300
400
700
1700
B
500
700
300
1500
Projeto
2
A
450
400
400
300
300
1850
B
100
100
200
Projeto
3
C
300
300
300
300
300
300
300
300
300
300
300
300
3600
D
200
200
400
Projeto
4
C
500
500
100
100
1200
D
250
250
250
250
1000
Total
dos
Recursos
A
300
750
800
1100
300
300
0
0
0
0
0
0
3550
B
500
800
400
0
0
0
0
0
0
0
0
0
1700
Adicionou
mais
recurso
C
300
300
300
800
800
400
400
300
300
300
300
300
4800
D
0
0
200
450
250
250
250
0
0
0
0
0
1400
Limitação
dos
Recursos
A
600
600
600
600
600
600
600
600
600
600
600
600
7200
B
700
700
700
700
700
700
700
700
700
700
700
700
8400
C
750
750
750
750
750
750
750
750
750
750
750
750
9000
D
750
750
750
750
750
750
750
750
750
750
750
750
9000
Projeto
Recurso
Crí4co
Jan
Fev
Mar
Abr
Mai
Jun
Jul
Ago
Set
Out
Nov
Dez
TOTAL
450
400
400
300
300
100
100
300
400
700
450
400
400
300
300
700
300
100
100
D
0
0
200
450
250
250
250
0
0
0
0
0
1400
Limitação
dos
Recursos
A
600
600
600
800
600
600
600
600
600
600
600
600
7400
B
700
700
700
700
700
700
700
700
700
700
700
700
8400
C
750
750
750
900
900
750
750
750
750
750
750
750
9300
D
750
750
750
750
750
750
750
750
750
750
750
750
9000

Orçamento em R$ Mil
Postergou
o
projeto
Projeto
3
100
200
300
400
500
550
520
400
300
250
200
100
3820
Projeto
4
1-51
Orçamento do Portfólio
Projeto
Jan
Fev
Mar
Abr
Mai
Jun
Jul
Ago
Set
Out
Nov
Dez
TOTAL
Projeto
1
200
300
400
200
1100
Projeto
2
1000
1500
2000
1000
300
5800
450
550
100
100
500
500
100
100
1100
2000
2150
2620
1400
600
250
200
2600
4600
6750
9370
10770
11370
11620
Limitação
acumulada
1000
2000
3000
4000
5000
6700
8800
10000
11200
11600
11850
12000
1200
Total
do
Mês
300
500
700
600
1500
2050
2520
1850
1150
350
300
100
11920
Total
Acumulado
300
800
1500
2100
3600
5650
8170
10020
11170
11520
11820
11920
Limitação
Orçamentária
1000
1000
1000
1000
1000
1700
2100
1200
1200
400
250
150
12000

1-52
Indicadores de
desempenho do
Portfólio

1-53
Desafios para medir o desempenho do Portfólio
§ Que indicadores utilizar para os projetos?
§ Quais as variações aceitáveis (verde, amarelo,
vermelho)?
§ Terá indicador para o portfólio?
§ Qual a periodicidade da coleta?
§ Como analisar e distribuir as informações?

1-54
Relatório Consolidado do Portfólio
Nome
do
Projeto Status
Geral
Início
Planejado/Re-­‐
visado
Término
Planejado/Re-­‐
visado
%
Conclusão PMO Patrocinador Líder
Observação: Há um link no nome do projeto para o relatório detalhado do projeto.
do
Projeto
Implantação
de
Ferramentas
de
Gerenciamento
de
Por;ólio
e
Capacitação
da
Equipe
janeiro-­‐13 setembro-­‐13 15% Roberto
França
Diretor
de
Recursos
Humanos
Viviane
Braga
Capacitação
da
Empresa
em
Six
Sigma
janeiro-­‐13 dezembro-­‐13 5% Fernanda
Avelar Diretor
de
Projetos
Juliano
Rodrigues
Pesquisa
de
Mercado
–
Novas
Demandas
março-­‐13 junho-­‐13 25% Ricardo
Laert Diretor
de
Projetos João
Matos
Modernização
da
Metodologia
e
Ferramentas
de
Gestão
de
Projetos
abril-­‐13 setembro-­‐13 10% Roberto
França Diretor
Financeiro Karen
Pereira
Criar
o
Escritório
de
Projetos
Corpora4vo
março-­‐13 outubro-­‐13 10% Marcia
Alves Diretor
Financeiro Paulo
José
Implantar
Plano
de
Qualificação
e
Retenção
dos
Colaboradores
fevereiro-­‐13 novembro-­‐13 5% Sergio
Farias
Diretor
de
Recursos
Humanos
Ana
Maria

1-55
Relatório de Acompanhamento do
Projeto (RAP)

1-56
Acompanhamento do Projeto – 4Ps
PROGRESSO
-­‐
Acompanhamento
do
Projeto
AXvidades
Realizadas
/
Entregáveis
no
Período:
Nome
da
A4vidade:
Responsável:
Inicio:
Término
Planejado
:
Término
Revisado:
%
Concluído:
Elaboração
do
ques4onário
da
Pesquisa
Consultoria
Externa
de
Mercado
com
as
melhores
estratégias
e
Marke4ng
01/03/2013
20/03/2013
de
abordagens
de
mercado.
100%
Aplicação
do
Ques4onário
Consultoria
Externa
e
Marke4ng
21/03/2013
21/04/2013
20%
PRÓXIMOS
PASSOS
-­‐
Aividades
A
Realizar
no
Próximo
Período:
Nome
da
A4vidade:
Responsável:
Prazo:
Finalização
da
aplicação
do
ques4onário
da
Pesquisa
de
Mercado
com
as
melhores
estratégias
de
abordagens
de
mercado.
Consultoria
Externa
e
Marke4ng
21/04/2013
Análise
do
Ques4onário
Marke4ng
30/05/2013
PONTOS
DE
ATENÇÃO
E
PLANO
DE
AÇÃO:
Descrição:
Prioridade:
Ação
Proposta
Responsável
:
Prazo:
S4tuação:
Consultor
responsável
pela
interpretação
dos
dados
da
pesquisa
está
de
licença
médica
por
tempo
indeterminado
Média
Selecionar
outro
consultor
para
apoio
da
interpretação
dos
dados
da
pesquisa
CGP
abr/13

1-57
Indicadores de desempenho dos projetos
Fonte:
Pesquisa
Doutorado
Norberto
Almeida,
2014

1-58
Exemplo de Dashboard
Exemplo de Dashboard do portfólio de projetos (apenas ilustrativo)
O Foco não é o Dashboard e sim como escolher os indicadores
Projeto Prazo Custos H/H Geral
Ampliação
da
Fábrica
em
Orlando
Nova
Fábrica
em
São
Paulo
Desenvolvimento
novo
Produto
Por;ólio
em
Geral

1-59
Conclusões
– Importância
do
Gerenciamento
do
Por;ólio
como
diferencial
compe44vo
– Gerentes
de
Projeto
atuarão
cada
vez
mais
como
Gestores
de
Negócio
– Elaborar
processo
padronizado
para
iden4ficação,
seleção,
avaliação,
priorização
e
balanceamento
dos
componentes
– Demais
planos,
reavaliação
do
por;ólio
e
acompanhamento
do
desempenho
são
fundamentais

1-60
Datas dos próximos Workshops:
SÃO PAULO: 16 PDUs cada
Workshop Gerenciamento de Portfólio – 21 e 22/10
Workshop Gerenciando Projetos com o MS Project 2013 – 23 e 24/10
RIO DE JANEIRO: 16 PDUs cada
Workshop Gerenciamento de Portfólio – 12 e 13/11
Workshop Gerenciando Projetos com o MS Project 2013 – 19 e 20/11
Informações: http://www.portfolioexpert.com.br/calendario

Norberto
de
Oliveira
Almeida
Doutorando
em
Business
Administra4on
pela
Florida
Chris4an
University.
Mestre
em
Sistemas
de
Gestão
pela
Universidade
Federal
Fluminense
(UFF),
MBA
em
Sistemas
de
Gestão
pela
UFF,
MBI
pelo
NCE
da
UFRJ,
Pós-­‐graduado
em
Análise,
Projeto
e
Gerência
de
Sistemas
pela
PUC-­‐RJ
e
formado
em
TI
pela
Universidade
Celso
Lisboa.
Diversos
ar4gos
publicados
no
Brasil
e
Exterior.
Atualmente
é
Diretor
Execu4vo
da
Por;olio
Expert.
Atuou
por
mais
de
15
anos
na
direção,
gerência
de
projetos
e
consultoria
para
inúmeras
empresas
nacionais
e
mul4nacionais.
É
cer4ficado
PMP
pelo
PMI
desde
2001
e
Cer4ficado
MCTS
e
MCITP
em
Microsoz
Project
pela
Microsoz.
Professor
de
cursos
de
capacitação
em
Gerenciamento
de
Projetos,
Programa
e
Por;ólio,
PMO,
Preparatórios
para
Cer4ficação
PMP,
Preparatórios
para
Cer4ficação
Microsoz
Project,
bem
como
nos
MBAs
de
Gerenciamento
de
Projetos
da
Fundação
Getúlio
Vargas
(FGV),
da
Universidade
Federal
Fluminense,
da
UFRJ,
do
IAG
da
PUC
e
da
Fundação
Dom
Cabral.
Autor
dos
livros
Gerenciamento
de
Por;ólio
(2011
-­‐
Brasport)
e
Gerenciamento
do
Tempo
em
Projetos
(2014
-­‐
Elsevier),
coautor
dos
livros
PMO
-­‐
Gerência
de
Projetos,
Programas
e
Por;ólio
na
prá4ca
(2012
–
Best
Seller)
e
Metodologia
de
Gerenciamento
de
Por;ólio
–
Teoria
e
Prá4ca
(2013)
da
Editora
Brasport.
1-61
!

1-62
OBRIGADO!
Norberto Almeida, MSc., PMP
Diretor Executivo
norberto.almeida@portfolioexpert.com.br
www.portfolioexpert.com.br
Perguntas?

1-63
Próximo Webinar – 15 de outubro
GERENCIANDO OS RISCOS DO
PROJETO... É fácil fazer!
Marlene Carnevali, PMP, PMI-RMP

1-64
–> Gestão de Portfolio Integrando Projetos e Processos
Outubro: dias 3 e 4
KPI Program® - Indicadores de Desempenho
–> Gestão de Indicadores de Desempenho - Básico (On-Line)
Outubro: dias 11, 18 e 25 // Novembro: dias 15 e 22 – Dezembro: dia 6
–> Workshop Métricas, KPI’s e Dashboards - Fundamentos
Rio de Janeiro – Out.: dias 28 e 29 // São Paulo – Nov.: dias 7 e 8
–> Indicadores de Ativos Intangíveis, de Benefícios e Valor do
Portfolio de Projetos e Processos - Avançado. Em Breve!!

1-65
Muito Obrigado!!!
FIXE Consulting & Training
www.youwilldobetter.com
Facebook: FIXE.CeT / mangelica.cast
Twitter: @FixeConsulting / @mangelicacast
(55 11) 3284-5878