Tips sederhana dari beberapa pengalaman terkait penurunan barang hilang di gudang. SOP, Continous Improvement dan SDM adalah 3 hal penting yang perlu diperhatikan dalam menurunkan barang hilang di gudang. Visit Our Website http://excelogic.info/ Email : admin@excelogic.info

1. Tips Sederhana Untuk Mencegah
Barang Hilang di Gudang

2. © PT Inti Logika Cipta | 2015 1
[ARTIKEL]
Tips Sederhana Untuk Mencegah
Barang Hilang di Gudang
Link Artikel
Bagi orang yang berkarir di logistik khususnya
di Warehousing (gudang) akan cukup familiar
dengan istilah barang hilang. Barang hilang di
gudang kira-kira di-definisikan
sebagaiketidaksesuaian antara stock barang
yang tercatat dengan fisik barang di gudang,
dalam kejadian di Warehouse istilah
kehilangan barang tidak selalu berarti barang
di gudang hilang secara riil.
Mencegah barang hilang di gudang tidak
harus melalui project improvement dengan
biaya besar. Tentunya akan sangat mudah
mengatakan bahwa project improvement
seperti implementasi penggunaan barcode ,
RFID (Radio Frequency Identification) atau
bahkan sekaligus melakukan outsourcing
gudang ke pihak ke-3
akan mengurangi bahkan menghilangkan resi
ko kehilangan barang di gudang.
Beberapa pertanyaan mendasar yang perlu
diperhatikan untuk mencegah kehilangan
barang di gudang adalah sebagai berikut :
1. Apakah Warehouse telah memiliki dan
menerapkan Standard Operating &
Procedure (SOP) dengan benar?
2. Apakah ada langkah perbaikan terus
menerus (continuous improvement)
terhadap kehilangan barang di gudang?
3. Apakah Sumber Daya Manusia (SDM) yang
ada di Warehouse bermasalah?
Ketiga pertanyaan mendasar di atas saya pilih
menguraikan beberapa tips / langkah
sederhana untuk mencegah kehilangan
barang di gudang.
Source Pict : http://bit.ly/1Os3NPD

3. SOP yang saat ini ada di Warehouse mungkin
awalnya dibuat oleh divisi / departemen
Quality Assurance / Control , meski tentunya
atas persetujuan departemen/divisi
Warehouse.
Dengan dinamisnya perkembangan aktifitas
operasional Warehouse , sangat
dimungkinkan SOP tersebut tidak relevan lagi
dengan kebutuhan perusahaan. Akibatnya
tentu saja karyawan Warehouse berjalan
dengan kreatifitas nya masing-masing.
Jangan pernah berharap jika karyawan
Warehouse level helper atau
bahkan supervisorsekalipun akan
mengajukan perbaikan-perbaikan SOP yang
ada, karena membaca SOP saja dilakukan
hanya 1 tahun sekali yaitu ketika
menjalankan audit.
Dengan demikian, Warehouse yang berjalan
dengan kreatifitas masing-masing akan
memunculkan celah bagi mereka untuk
semacam mendapatkan keuntungan (baik
secara ekonomi atau menurunkan load
kerja).
Dalam periode tertentu perlu
melakukan assessment atau review ulang
seluruh SOP untuk memastikan celah-celah
tersebut sudah ditutupi oleh SOP yang
benar.
Memang perlu digarisbawahi jika SOP terus
menerus di-review , akan menimbulkan
ketidakstabilan operasional di Warehouse itu
sendiri, maka disarankan untuk fokus pada
SOP yang berhubungan langsung dengan
terjadinya kehilangan barang. Misalkan SOP
melakukan pengepakan barang, SOP proses
loading – unloading, SOP penggunaan segel
truck , etc.
© PT Inti Logika Cipta | 2015 2
1. Apakah Warehouse telah memiliki dan menerapkan Standard Operating & Procedure
(SOP) dengan benar?
Sumber Pic : http://bit.ly/1Os4HeVSumber Pic : http://bit.ly/1Pb9G7l

4. 2. Apakah ada langkah perbaikan terus menerus (continuous improvement) terhadap
kehilangan barang di gudang?
Setiap Warehouse tentu merekap dan
mencatat setiap kejadian kehilangan
barang, beberapa mungkin juga
menerapkan investivigasi mendalam
terhadap setiap kejadian barang hilang
(tergantung nilai dan jumlah nya).
Namun mungkin masih sedikit yang
melakukan investigasi sampai ke akar
masalah dan melakukan follow up
dengan perbaikan-perbaikan secara
operasional, kebanyakan investivigasi
barang hilang hanya berujung
kepada ‘siapa yang salah’ ketimbang
menghasilkan ‘bagaimana ke depannya’.
Satu contoh yang pernah saya temui
adalah sebuah kasus kehilangan barang
produk Rokok, hari demi hari
menunjukkan selisih jumlah Rokok
secara data dengan Fisik yang ada di
gudang, akibatnya tentu saja berkali-kali
pula dilakukan adjustment barang
hilang pada produk rokok tersebut.
Saat saya melakukan investigasi saya
merasakan cukup sulit menemukan
‘pelaku’ yang bertanggung jawab
terhadap kehilangan barang ini, maka
perlahan-lahan saya melakukan
perubahan-perubahan kecil yang tujuan
akhirnya adalah mencegah kehilangan
produk Rokok.
© PT Inti Logika Cipta | 2015 3
Beberapa contoh perubahan-perubahan
kecil yang dilakukan :
1. Memberlakukan kartu stock /
pencatatan barang keluar masuk
manual khusus Rokok
2. Mengganti warehouse man yang
bertanggung jawab terhadap Rokok
3. Mengubah letak barang Rokok di
gudang 1-2 minggu sekali, serta
secara fokus terus memonitor data
stock item Rokok
Perbaikan – perbaikan kecil ini kemudian
menghasilkan hasil signifikan, hanya
kurang lebih 2-3 minggu setelah
perbaikan-perbaikan ini dilakukan,
kehilangan barang produk Rokok bisa
dibilang sudah tidak ada.
Sumber Pic : http://bit.ly/1SYE44x

5. © PT Inti Logika Cipta | 2015 4
3. Apakah Sumber Daya Manusia (SDM) yang ada di Warehouse bermasalah?
Salah seorang atasan saya pernah
mengandaikan jika Warehouse (Gudang)
dari yang awalnya adalah tempat
penyimpanan barang baik , telah alih
fungsi menjadi tempan penyimpanan
barang bekas dan bahkan tempat ‘orang-
orang’ buangan’ yang relatif tidak
perform di tempat lain.
Jika memang SDM di warehouse benar
demikian (tempat orang-orang buangan),
maka dapat dipastikan bahwa
Warehouse akan menjadi gudang penuh
masalah , dimana kehilangan barang
hanya merupakan akibat dari sumber
daya manusia yang tidak mumpuni.
Menentukan kualifikasi kebutuhan
seorang karyawan di gudang sebenarnya
sama dengan menentukan kualifikasi
karyawan di departemen lain dan tidak
dapat dikatakan bahwa kualifikasi
karyawan di Warehouse lebih rendah
daripada departemen lain. Jika saat ini
Warehouse yang anda kelola diisi oleh
SDM yang bermasalah maka kejadian
kehilangan barang bukan hanya sulit
diselesaikan melainkan akan terus
meningkat dari waktu ke waktu.
Mudah saja melihat SDM yang
bermasalah ini, umumunya mereka
bekerja pada level yang berbeda dengan
teman sejawatnya yang memiliki
performa ‘rata-rata’.
Kesulitannya adalah untuk mengetahui
atau memisahkan siapa saja SDM yang
‘bermasalah’ dan mana SDM yang
bekerja ‘rata-rata’ diperlukan untuk
bekerja langsung sehari-hari dengan
mereka dan minimal banyak memiliki
kontak dan komunikasi mengenai
pekerjaan-pekerjaan yang kurang lebih
sama bobot-nya
Sumber Pic : http://bit.ly/1QieSoX

6. © PT Inti Logika Cipta | 2015 5
CONTACT US
Follow us :
@excelogic Excelogic
Excelogic Consulting and Training
Excelogic Consulting and Training
Our Office : Beltway Office Park Tower B Lantai 5 Jl. TB Simatupang, No 41 Jakarta 12550
Our Website : www.excelogic.info | Email : admin@excelogic.info | Phone : +62 21 2985 7383
PT INTI LOGIKA CIPTA
CONSULTING & TRAINING
Logistics & Supply Chain | Quality (ISO & OHSAS) | Business Management
Download Excelogic Profile Presentation

7. © PT Inti Logika Cipta | 2015 6
Index