1. EventsIT haalt het maximale uit ICT
voor
een optimale beleving van uw evenement
en
een uitstekend functionerende organisatie
2. Handboek ICT voor evenementen
“Van start tot finish”
• Dé basis om het maximale uit ICT te halen
3. ICT voor een optimaal functionerende
organisatie
Projectmanagement is cruciaal !
Kantoorautomatisering
Accreditatie
Ticketing
Workflowmanagement
Voorzieningen op locatie
Webcast
Service en Support
Belang gedegen projectmanagement wordt onderschat
4. Projectmanagement
Voorafgaand aan het evenement
• Organisatie vastleggen (wie waarvoor verantwoordelijk)
• Inventariseren van de wensen en eisen (scope)
• Ontwerp maken (techniek en organisatie) + budget
• Toetsen aan de financiële haalbaarheid
rekening houdend met sponsors, (lokale) voorkeursleveranciers, etc.
• Toetsen mogelijke inzet van vrijwilligers
• Leveranciers selecteren + afspraken borgen
• Opbouw begeleiden en kwaliteit bewaken
• Instructies (applicaties)
5. Projectmanagement
Voorafgaand aan het evenement
• Is ook letten op ontwikkelingen!
• Vroegtijdig nieuwe toepassingen onderzoeken op
toepasbaarheid (technisch/financieel)
Nieuwe ontwikkelingen zijn eng! Onbekend maakt onbemind…
Kansen blijven liggen !
7. Service en support
De winnende goal, een ippon of wereldrecord…
De ICT mag er nóóit uit liggen!
Borg de support
• On-site
• Stand-by
Centrale ingang voor álle verzoeken, storingen, etc.
• Onmiddellijk contact met de juiste persoon
Belang onsite support wordt erkend, kosten niet
8. Projectmanagement
Na afloop van het evenement
• Direct innemen apparatuur
• Afbouw en retourafspraken bewaken
• Administratieve afronding
9. Kantoorautomatisering
LOC (en partners)
• Hosted Exchange voor de email
• Hosted Sharepoint voor de projectomgeving
Cloud: “uit de wolk”
• Geen investeringen in kostbare hard- en software
• Geen investeringen in eigen expertise
• Backup en herstel automatisch geregeld in het datacenter
• Werken vanaf elke werkplek
• Tijdelijke contracten (!)
10. Accreditatie
Robuust platform
• Geen tijd voor herstelwerkzaamheden
• Pieken in gebruik
Eenvoud in gebruik
• Bediening accreditatieteam
• Formulieren accreditees
• Weinig/geen tijd voor opleiding/instructie
Bereikbaarheid applicatie (anywhere, anytime)
• Internationale pers, vrijwilligers, etc.
Realtime
• Nooit verouderde informatie i.v.m. toegang en misbruik
Tijdelijke inzet
• Geen abonnement
Te weinig sturing op tijdig aanleveren correcte data
11. WorkFlow Management (WFM)
Voorafgaand aan het evenement
• Agendaplanning en beheer
• Centrale database gegevens medewerkers
• Optimalisatie processen
Tijdens het evenement (+cashless/mifare)
• Real-time inzicht uitgaven door vrijwilligers
• Real-time inzicht uitgaven door bezoekers
• Controle
Na het evenement
• Rapportages
WFM levert besparingen op
WFM erg interessant voor repeterende evenementen
12. Inrichting op locatie: functioneel
Kantooromgeving (LOC/IOC)
Pers en media
• Media centre
• Schrijvende pers
• RTV desks
• TV-compound
• Fotografen
• Mixed zone
Bezoekers
Informatiedesks
Accreditatiecentrum
Sporterslounge
Vrijwilligerscentrum
Analyse en Jury
Kopieerruimtes (!)
13. Inrichting op locatie: materieel
Wat komt er allemaal bij kijken?
• Laptops
• Desktops
• Printers
• Kopieermachines
• Faxapparatuur
• Mobiele handsets + prepaid/abonnement
• Netwerkapparatuur
Wired (veel bekabeling)
Wireless (let op)
Security
• Netwerkstorage
• Applicaties
Office-pakketten, …
Ticketing, accreditatie, mobiel, …
Wedstrijdinformatie, …
17. Kortom: ICT is onmisbaar!
Voor een optimale beleving
• Vooraf evenement
• Tijdens evenement
• Na evenement
Voor het optimaal functioneren van het evenement
• Proces- en project management
• Kantoorautomatisering
• Pers en media
• Ticketing
• Accreditatie
• Workflow
Een presentatie van +/- 45 minuten waarbij wordt ingegaan op ICT als faciliteit.- starten met Scope en toelichten hoe dit proces er van A-Z eruit ziet: Hoe manage je zo'n proces? Waar begin je? Dus echt de focus op de proceskant.- Verder op ICT als faciliteit- Best practices toelichten Daarna een vervolg op bovenstaande presentatie van +/- 45 minuten waarbij wordt aangegeven dat ICT meer is dan alleen een faciliteit.- ICT als beleving (het liefst wat uitgebreider dan in de ontvangen presentatie)- Hoe kan ICT optimaal worden ingezet bij de promotie/communicatie?- Inzetten op social media en mobiele websites- Ticketing.