Microsoft Access es un programa de base de datos que permite crear y gestionar bases de datos relacionales. Una base de datos contiene tablas con filas (registros) y columnas (campos) de datos, así como otros objetos como formularios, informes, consultas, macros y módulos. Para crear una base de datos nueva en Access, se abre el programa, se selecciona "Nuevo" y luego "Base de datos en blanco", se nombra el archivo y se crean tablas con campos y registros de datos.

2. • Que es Access
• Arranca y Cerrar
• Pantalla Inicial
• Las Barras
• Que es una Base de datos
• Conceptos Relacionados
• Elementos básicos de Access
• Procedimiento para crear Bases de Datos
• Crear Tablas

3. • Microsoft Access es un programa Sistema de gestión de base de datos
relacional creado y modificado por Microsoft
• Access es un programa informático en entornos de empresa, que permite la
creación y gestión de bases de datos, así como su modificación, control y
mantenimiento.
• Las bases de datos creadas con formato de Access 2007 tienen la
extensión de nombre de archivo .accdb
• y las bases de datos creadas con formatos de versiones anteriores de
Access tienen la extensión de nombre de archivo .mdb

4. Abrir
Forma1
• Desde el botón Inicio
• Inicio
• Todos los programas
• Microsoft Office
• Microsoft Access, y se iniciará el programa.
Forma 2
• Desde el icono de Access mediante acceso directo
Forma 3
• Desde un archivo, seleccionar nuevo
Cerrar
Forma1
• Hacer clic en el botón cerrar
Forma 2
• Pulsar la combinación de teclas ALT+F4.
Forma 3
• Hacer clic sobre la pestaña Archivo y pulsa el botón Salir .

6. • La barra de Título contiene el nombre del programa y del archivo con el que
estamos trabajando en el momento actual.
• En el extremo de la derecha están los botones para minimizar , maximizar
/restaurar y cerrar .
• La barra de Acceso rápido contiene las operaciones más habituales de Access
como Guardar o Deshacer . Esta barra puede personalizarse para añadir todos
los botones que quieras.

7. • La Cinta de opciones La cinta de opciones contiene todas las opciones del
programa agrupadas en pestañas. Al hacer clic en una pestaña accederemos a
su ficha que contiene los botones y menús, organizados en categorías o
grupos.
• La pestaña Archivo
Es especial y como tal, está destacada con un fondo
rosado. Al contrario que el resto de pestañas, no
despliega una ficha típica de la cinta de opciones con
herramientas para modificar el documento, sino que
despliega un menú con acciones relativas al propio
archivo: Guardar, Imprimir, Abrir... En versiones
anteriores se encontraban en el botón Office.

8. • Una base de datos informatizada es un contenedor de objetos.
• Es un conjunto de datos que están organizados para un uso
determinado y el conjunto de los programas que permiten
gestionar estos datos es lo que se denomina Sistema Gestor de
Bases de Datos.
• Características:
• Las bases de datos de Access2003 tienen la extensión .MDB

9. • Agregar más datos a una base de datos, por ejemplo, un elemento nuevo
en un inventario.
• Modificar datos existentes en la base de datos, por ejemplo, cambiar la
ubicación de un elemento.
• Eliminar información, por ejemplo, si se ha vendido o retirado un
artículo.
• Organizar y ver los datos de distintas formas.
• Compartir los datos con otros usuarios mediante informes, mensajes de
correo electrónico, una intranet o Internet.

10. • En Access, a cada columna se le llama
campo. Los campos son una manera de
organizar los datos por el tipo de
información que contienen.
Por ejemplo, en el campo "Nombre"
siempre habrán celdas con nombres de
personas, en el campo "correo
electrónico" las celdas tendrán
direcciones de e-mail, etc.

11. • Las filas en Access son denominadas
registros. Cada registro corresponde a
la información completa de un
elemento.
De este modo, cada celda en una fila es
parte de la información del mismo
registro.
• Por ejemplo, si tenemos la tabla
"clientes" cada fila tendrá los datos de
un cliente específico: su nombre, correo
electrónico, dirección, teléfono, etc.
(cada uno en una celda diferente).

12. • Verás que cada registro aparece enumerado en el campo ID.
Este corresponde al número de identificación de cada registro y
no podrá cambiarse. Para eliminar un número ID, es necesario
eliminar todo el registro.

13. •Tablas
•Formularios
•Informes
•Consultas
•Macros
•Módulos

14. • Una tabla de una base de datos es similar en apariencia a una hoja de cálculo, en
cuanto a que los datos se almacenan en filas y columnas.
• Como consecuencia, normalmente es bastante fácil importar una hoja de cálculo
en una tabla de una base de datos.
• La principal diferencia entre almacenar los datos en una hoja de cálculo y hacerlo
en una base de datos es la forma de organizarse los datos.

15. • Los formularios se conocen a veces como "pantallas
de entrada de datos". Son las interfaces que se
utilizan para trabajar con los datos y, a menudo,
contienen botones de comando que ejecutan diversos
comandos. Se puede crear una base de datos sin usar
formularios, editando los datos de las hojas de las
tablas. No obstante, casi todos los usuarios de bases
de datos prefieren usar formularios para ver, escribir
y editar datos en las tablas.

16. • Los informes sirven para resumir y
presentar los datos de las tablas.
• Un informe se puede ejecutar en
cualquier momento y siempre reflejará
los datos actualizados de la base de
datos. Los informes suelen tener un
formato que permita imprimirlos, pero
también se pueden consultar en la
pantalla, exportar a otro programa o
enviar por correo electrónico.

17. • Hay dos tipos básicos de consultas: las de
selección y las de acción.
• Una consulta de selección simplemente
recupera los datos y hace que estén
disponibles para su uso. Los resultados de la
consulta pueden verse en la pantalla,
imprimirse o copiarse al portapapeles. O se
pueden utilizar como origen de registros para
un formulario o un informe.
• Una consulta de acción, como su nombre
indica, realiza una tarea con los datos. Las
consultas de acción pueden servir para crear
tablas nuevas, agregar datos a tablas
existentes, actualizar datos o eliminar datos.

18. • Las macros en Access se pueden considerar
como un lenguaje de programación
simplificado, que se puede utilizar para
aumentar la funcionalidad de la base de
datos.
• Las macros contienen acciones que realizan
tareas, como abrir un informe, ejecutar una
consulta o cerrar la base de datos. Casi todas
las operaciones de bases de datos que
normalmente se realizan manualmente se
pueden automatizar mediante macros,
ahorrando así mucho tiempo.

19. • Los módulos, como las macros, son objetos que sirven para aumentar la funcionalidad
de la base de datos. Mientras que las macros en Access se crean seleccionando acciones
de una lista, los módulos se escriben en el lenguaje de programación de Visual Basic
para Aplicaciones (VBA). Un módulo es una colección de declaraciones, instrucciones
y procedimientos que se almacenan conjuntamente como una unidad. Un módulo puede
ser de clase o estándar. Los módulos de clase se adjuntan a formularios o informes, y
normalmente contienen procedimientos específicos del formulario o el informe al que
se adjuntan. Los módulos estándar contienen procedimientos generales que no están
asociados a ningún otro objeto. Los módulos estándar se enumeran en Módulos en el
panel de exploración, pero los módulos de clase no.

20. • En Access, a cada columna se le llama
CAMPO. Los campos son una manera
de organizar los datos por el tipo de
información que contienen.
Por ejemplo, en el campo "Nombre"
siempre habrán celdas con nombres de
personas, en el campo "correo
electrónico" las celdas tendrán
direcciones de e-mail, etc.

21. • Las filas en Access son denominadas
REGISTROS. Cada registro
corresponde a la información completa
de un elemento.
De este modo, cada celda en una fila es
parte de la información del mismo
registro. Por ejemplo, si tenemos la
tabla "clientes" cada fila tendrá los
datos de un cliente específico: su
nombre, correo electrónico, dirección,
teléfono, etc. (cada uno en una celda
diferente).

22. • Verás que cada registro aparece enumerado en el campo ID. Este
corresponde al número de identificación de cada registro y no
podrá cambiarse. Para eliminar un número ID, es necesario
eliminar todo el registro.

23. • Abrir el programa o hacer clic sobre la opción Nuevo de la
pestaña Archivo.
• Seleccionar Base de datos en Blanco.
• Nombrar el archivo.
• Posteriormente seleccionar crear

24. • El Panel de navegación es la herramienta que nos permitirá acceder a los diferentes
objetos almacenados en nuestra base de datos Access.
• Como puedes ver en la imagen de la derecha, la vista predeterminada del panel está
organizada por tipos de objetos: existe un grupo para las tablas, otro para las consultas,
otro para formularios, informes, etc.

25. • Para crear una tabla de datos tenemos
que hacer clic en la pestaña Crear. En
el grupo Tablas podremos seleccionar
estas opciones:
• El botón Tabla abre la Vista Hoja de
datos.
• Vista diseño
• Listas de SharePoint
• Elementos de aplicación
• Vista diseño.
• Campos de las Herramientas de
tabla.

28. • La clave principal proporciona un valor único para cada fila de la tabla y nos sirve de
identificador de registros de forma que con esta clave podamos saber sin ningún tipo de
equivocación el registro al cual identifica. No podemos definir más de una clave principal,
pero podemos tener una clave principal compuesta por más de un campo.
• Para asignar una clave principal a un campo, seguir los siguientes pasos:
• Hacer clic sobre el nombre del campo que será clave principal.
• En la pestaña Diseño de Herramientas de tabla, hacer clic sobre el botón Clave principal
del grupo Herramientas.

29. • Si lo que queremos es borrar un registro entero:
1. Seleccionar el registro a eliminar haciendo clic sobre el cuadro de la
izquierda del registro.
2. El registro quedará seleccionado.
3. Pulsar la tecla SUPR del teclado
• Si lo que queremos es modificar algún valor introducido no tenemos
más que situarnos sobre el valor a modificar y volverlo a escribir.
• Si queremos cambiar algo de la estructura de la tabla, tenemos que
pasar a la Vista Diseño