1. LES 5S BUREAU
Mise en œuvre
Eric METAIS - Ingénieur Conseil
L’Acropole - 2, Rue Crucy BP.60515 - 44005 NANTES Cedex 1
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Cabinet DEVINCI Conseil
Stratégie & Management des organisations
Ingénierie des produits et des process
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TABLE DES MATIERES
1 - Introduction...................................................................................................................5
2 - Signification et utilité des 5S ......................................................................................7
2.1 Seiri = Débarras ................................................................................................................ 7
2.1.1 Hiérarchisation des éléments ..................................................................................... 7
2.1.2 Traiter les causes ...................................................................................................... 8
2.2 Seiton = Rangement .......................................................................................................... 8
2.2.1 Appliquer le principe du rangement............................................................................. 8
2.2.2 Agencement fonctionnel............................................................................................. 9
2.3 Seiso = Nettoyage ............................................................................................................. 9
2.3.1 Les lieux à surveiller ................................................................................................ 10
2.3.2 «Nettoyer = contrôler», un état d'esprit ...................................................................... 10
2.4 Seiketsu = Ordre ............................................................................................................. 10
2.4.1 Management visuel ................................................................................................. 10
2.5 Shitsuke = Rigueur .......................................................................................................... 11
2.5.1 La rigueur est la première des règles des 5S ............................................................. 11
2.5.2 La rigueur peut modifier les schémas de comportement ............................................. 11
3 - Débarras (Seiri)...........................................................................................................12
3.1.1 Méthode d’organisation............................................................................................ 12
3.1.2 Choisir la fin et les moyens....................................................................................... 12
3.2 Le secret de l’organisation ............................................................................................... 13
3.3 Se débarrasser de l’inutile ................................................................................................ 14
3.3.1 L'approche .............................................................................................................. 14
3.3.2 La procédure........................................................................................................... 14
3.4 EN RÉSUME................................................................................................................... 16
4 - Rangement (Seiton)....................................................................................................17
4.1 La technique du rangement.............................................................................................. 17
4.1.1 Mettre les choses à leur place .................................................................................. 17
4.1.2 Choisir la place de chaque objet ............................................................................... 17
4.1.3 Décider comment les objets doivent être rangés ........................................................ 17
4.1.4 Appliquez les règles de rangement ........................................................................... 18
4.2 Promouvoir le rangement ................................................................................................. 18
4.3 Comprendre et analyser la situation présente .................................................................... 18
4.4 Choisir la place des objets ............................................................................................... 19
4.4.1 Se débarrasser des choses dont vous n'avez pas besoin ........................................... 19
4.4.2 Déterminer la méthode d'analyse pour la disposition et l'implantation.......................... 19
4.4.3 Standardiser la désignation des objets ...................................................................... 19
4.5 Décider comment ranger.................................................................................................. 19
4.5.1 Le rangement fonctionnel......................................................................................... 19
4.5.2 Noms et places ....................................................................................................... 20
4.5.3 Faciliter la sortie et le rangement des objets .............................................................. 20
4.6 Respecter les règles ........................................................................................................ 20
4.6.1 S'entraîner à prendre les objets et à les ranger.......................................................... 20
4.7 EN RÉSUMÉ................................................................................................................... 21
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1 - Introduction
La Qualité ne peut pas s'épanouir dans des bureaux où s'amoncellent des dossiers. Le désordre
laissé sur les lieux de travail crée un environnement peu agréable, il nuit au désir de bien faire. Les
petites négligences, les petits écarts de conduite répétés, les accrocs aux règles en usage, altèrent
profondément le climat d'une unité.
La tenue d'un établissement, d'un bureau d'études, d'une agence commerciale, d'un siège soc ial,
reflète, à coup sûr, la qualité d'une entreprise. Comment alors procéder dans une entreprise ? Dans
une unité ? Comment développer cette capacité à se plier à une discipline librement acceptée qui
génère l'ordre et le calme ? Comment rétablir un cadre où le désir de bien faire s'épanouisse et où
l'autonomie naisse du temps économisé par un travail plus efficace et plus rapide ?
C'est le but des 5S, la première des techniques de management à mettre en œuvre sur le chemin de
la Qualité Totale.
L'acronyme 5S tire son origine de la première lettre de chacune des cinq opérations à conduire dans
le cadre de cette technique :
Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu, Shitsuke.
La première opération, Seiri ou Débarras, vise à trier sur le poste de travail ce qui est strictement
nécessaire et qui doit être gardé en se débarrassant du reste. Elle touche à la fois aux objets
matériels (dossiers, bureaux) et aux objets immatériels (fichiers informatiques, base documentaire) qui
environnent ou conditionnent les méthodes de travail. Cette opération lutte contre le penchant bien
naturel de l'être humain à accumuler.
Une fois le poste de travail débarrassé, la deuxième opération, Seiton ou Rangement, consiste à
aménager au mieux les moyens nécessaires en réduisant les gestes inutiles et les pertes de temps :
Une place pour chaque chose, chaque chose à sa place.
La troisième opération, Seiso ou Nettoyage, assure la propreté du poste de travail en luttant contre
le désordre.
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2 - Signification et utilité des 5S
En dernière analyse, on peut dire que le rôle des 5S est d'éliminer le gaspillage. Mais de même que
chaque mot a un sens premier et un sens élargi, les 5S ont une signification plus large et assez
vague. II est donc important de définir clairement en quoi ils consistent, où ils sont censés vous mener
et comment les activités qui s'y rattachent doivent être structurées pour vous permettre d'atteindre ce
but.
En quoi consistent exactement les 5 S et que peuvent-ils vous apporter ?
2.1 Seiri = Débarras
Le sens premier de débarrasser est « dégager de ce qui embarrasse ».
Dans le contexte des 5S, cela signifie faire la distinction entre le nécessaire et l'inutile, prendre les
décisions difficiles qu'implique cette distinction et mettre en place une hiérarchisation des éléments
afin de supprimer ce qui ne sert à rien.
L'accent est donc mis sur la hiérarchisation des éléments, sur le traitement des causes afin
d'éliminer l'inutile et sur les façons d'éviter que ces causes ne deviennent des problèmes.
2.1.1 Hiérarchisation des éléments
Dans toute sorte de situations et pour beaucoup de choses, on évoque négligemment la nécessité de
«s'organiser», de «mettre de l'ordre». En réalité, l'organisation est peut-être la plus importante de
toutes nos activités.
Certaines personnes donnent l'impression de vivre dans un désordre permanent alors qu'elles sont en
fait très organisées, tandis que d'autres, apparemment rigoureuses et ordonnées, semblent
incapables de trouver quoi que ce soit lorsqu'elles en ont besoin. Organiser, est bien plus que
déplacer seulement des objets. N'importe qui peut mettre de l'ordre dans une pièce ou un bureau,
mais seul l'utilisateur peut réellement créer un système dans lequel chaque chose aura sa place.
Les théories ne manquent pas sur la façon d'organiser votre travail, mais toutes ont le même point de
départ, à savoir prendre les choses une par une et les classer par ordre d'importance.
La première étape consiste à créer des catégories en fonction du degré d'importance et de mettre en
œuvre le management par catégories.
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2.2.2 Agencement fonctionnel
La mise en ordre commence donc par une étude d'efficacité détaillée et approfondie. Le principe de
rangement vise à formuler les règles de hiérarchisation des catégories d'objets.
La fréquence à laquelle nous utilisons certaines choses est, plus souvent qu'on ne le croit, le point
dont nous partons pour développer le système de rangement :
1. Les objets que nous n'utilisons pas sont jetés.
2. Les objets que nous n'utilisons pas mais que nous souhaitons garder à portée de la main en cas
de besoin sont mis en réserve
3. Les objets que nous utilisons rarement sont rangés à l'écart.
4. Les objets que nous utilisons de temps à autre sont stockés au poste de travail.
5. Les objets que nous utilisons fréquemment restent au poste de travail ou nous les portons sur
nous.
Parce que la finalité du rangement est de stimuler l'efficacité, il importe aussi de faire des analyses de
temps et de réaliser des améliorations, dans le même temps où l'on est engagé dans ce processus de
remise en ordre. Il convient pour cela de se poser les questions clés pour chaque objet : quoi, quand,
où, pourquoi, qui, comment.
2.3 Seiso = Nettoyage
Le dictionnaire donne du verbe nettoyer la définition suivante: « Rendre net, propre, en débarrassant
de tout ce qui ternit ou salit. » Dans le contexte des 5S, cela signifie éliminer les déchets, les saletés,
les corps étrangers, afin que tout soit propre.
Le nettoyage est un mode de contrôle.
Le seiso met l'accent sur cet aspect du nettoyage, sur la propreté et sur la netteté générale des
bureaux.
On savait qu'il fallait se débarrasser des déchets, des ordures et veiller à la propreté, mais le
nettoyage revêt depuis quelque temps une importance croissante. En effet, compte tenu de
l'amélioration de la qualité, le plus petit détail peut avoir des répercussions vitales. Il faut donc être
d'autant plus rigoureux sur le nettoyage.
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2.5 Shitsuke = Rigueur
La rigueur suppose la capacité et la volonté de faire ce que l'on veut faire, même si c'est difficile. Du
point de vue des 5S, la rigueur veut dire acquérir (ou avoir) la capacité de faire les choses comme
elles doivent être faites.
Il s'agit donc de créer un environnement dans lequel règnent les bonnes habitudes et la rigueur.
Apprendre à chacun ce qu'il doit faire et comment le faire permet de faire perdre les mauvaises
habitudes et d'habituer à travailler selon les règles. C'est en appliquant des règles précises que les
gens prennent de bonnes habitudes.
2.5.1 La rigueur est la première des règles des 5S
On sent une certaine réticence à l'égard de la rigueur chez les plus jeunes, car ils ont l'impression
d'être confinés dans des schémas de comportement rigides, mais il ne devrait pas en être ainsi. Il n'y
a aucune raison de faire une fixation sur ce point. Le mot shitsuke désigne à l'origine le travail de
préparation qui précède la réalisation d'un kimono. C'est ce que fait un railleur avant un essayage.
Dans ce sens, et lorsqu'on l'interprète ainsi, il est clair que la rigueur facilite notre vie. C'est le
fondement de la civilisation. C'est le minimum indispensable pour que la société puisse fonctionner. Et
c'est pourquoi la rigueur ne doit pas être placée au dernier rang des 5S, ni a fortiori négligée.
2.5.2 La rigueur peut modifier les schémas de comportement
La rigueur est un processus de répétition et d'entraînement.
Qu'il s'agisse de procédures d'urgence, de procédures régulières de travail standard ou d'autre chose,
il est crucial que tout soit fait pour que les personnels respectent systématiquement les règles. Il n'y a
pas de place pour les raccourcis ou la peur du ridicule. La stricte application des règles est un
impératif.
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3.2 Le secret de l’organisation
L'un des points essentiels de l'organisation est de définir en quoi elle consiste. Comment savez-vous
si vous êtes organisé ou non ? Quels sont les principes qui entrent en jeu ? Quand vous décidez de
vous lancer dans une action d'organisation, comment savez-vous où vous arrêter ?
On a dit que l'organisation était l'art de savoir jeter, mais il faudrait peut-être nuancer cette affirmation,
car jeter n'est que la première étape, même si elle est cruciale. Commencez par vous débarrasser
de tout ce dont vous n'avez pas besoin.
Classer par ordre d'importance et choisir ou ranger les objets
Dans la hiérarchisation des éléments, on commence par décider si une chose est ou non importante.
Il faut ensuite réduire la quantité des choses qui ne sont pas essentielles tout en veillant à ce que
celles qui le sont restent à portée de la main, dans un but d'efficacité maximum. Le secret d'une bonne
hiérarchisation des éléments est donc de savoir prendre des décisions sur la fréquence d'utilisation
(en d'autres termes l'importance) et de veiller à ce que chaque chose soit à sa place.
Degré de besoin
(Fréquence d’utilisation)
Méthode de stockage
(hiérarchisation)
Faible - Objets que vous n’avez pas utilisés depuis
un an.
Jetez-les
- Objets que vous avez utilisés qu’une fois
au cours des 6-12 derniers mois
Stockez à l’écart
Moyen - Objets que vous avez utilisés qu’une fois
dans les 2-6 derniers mois
- Objets utilisés plus d’une fois par mois
Stockez au centre de l’unité de travail
Elevé - Objets utilisés plus d’une fois par semaine
- Objets utilisés tous les jours
- Objets utilisés toutes les heures
Stocker à proximité du poste de travail ou
faites porter sur soi
Il est tout aussi important de mettre à l'écart ce dont vous n'avez pas besoin que de garder à portée
de la main ce qui vous est nécessaire.
Après la hiérarchisation et le classement, vous pouvez décider ce que vous voulez faire des choses
que vous utilisez, au mieux, une fois par an. Garder ? Jeter ? Si vous optez pour la première solution,
combien allez-vous en conserver ? On peut logiquement supposer que moins souvent vous utilisez
une chose moins vous en avez besoin. Et lorsque vous faites ce genre de « grand ménage », il n'est
pas rare que vous vous retrouviez devant des piles d'objets inutiles. Recommencez votre ménage et
vous en trouverez encore. C'est un processus sans fin.
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Préparez-vous
Appliquez la procédure dite des 6 questions (QQQOPC) : Qui va faire Quoi, Quand, Où, Pourquoi et
Comment ?
Apprenez aux gens à reconnaître ce qui est inutile
À moins de procéder avec beaucoup de minutie et de rigueur, l'organisation se fera en plusieurs
étapes dont chacune appellera des instructions plus détaillées. Un certain nombre de points doivent
être couverts, comme nous l'expliquons dans le paragraphe suivant, mais il est essentiel que chacun
sache exactement ce qui doit être fait et comment.
Quantifier et évaluer
Veillez à garder une trace de tout ce que vous jetez — quels objets et quelle quantité. Prenez les
décisions et évaluez. Faut-il jeter ? Faut-il stocker. En a-t-on besoin ailleurs ? Ces questions et bien
d'autres se poseront pour chaque objet retiré et quelqu'un doit prendre les décisions. Inutile de sortir
quelque chose si c'est pour le ramener quelque temps plus tard.
Ne vous laissez surtout pas envahir par le doute. Ne vous dites pas « quel dommage de jeter ça ! »
Rappelez-vous que vous gagnerez en efficacité. Ne pensez même pas conserver temporairement ou
«pour le moment jusqu'à ce qu'on puisse décider». Oubliez que vous pourriez en avoir besoin un Jour.
Si l'objet était emprunté, rendez-le à son propriétaire. Ne vous inquiétez pas de ne pas avoir une
réserve de «peut-être que ...» sous la main. Soyez ferme et tenez-vous en à votre décision.
Organisez une visite d'évaluation et de contrôle de la hiérarchie et donnez des indications
À ce stade, les dirigeants doivent inspecter, évaluer les progrès réalisés et donner des indications sur
ce qui peut encore être fait. Il est très important que l'inspection soit minutieuse. Dans certaines
entreprises, les dirigeants demandent même aux employés de vider leurs étagères et leurs armoires
puis de justifier la nécessité de ce qu'ils y remettent. Ce qui ne peut être justifié n'aurait pas dû être là
initialement.
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4 - Rangement (Seiton)
4.1 La technique du rangement
4.1.1 Mettre les choses à leur place
Une fois que vous vous êtes débarrassé de toutes les choses dont vous n'avez pas besoin, l'étape
suivante est de décider de la place à affecter à chaque chose. C'est ce que l'on appelle ranger. Le
rangement consiste en effet à disposer les objets selon trois critères essentiels qui sont l'efficacité, la
qualité et la sécurité, et donc à rechercher la meilleure place pour chacun d'eux.
On trouve d'innombrables exemples d'organisation et de rangement dans la vie quotidienne. Les
parkings dans lesquels toutes les voitures sont garées de façon à ce que chacune puisse sortir
lorsque le conducteur en a besoin, ou la disposition des livres dans la bibliothèque en font partie, tout
comme les implantations rationnelles, la gestion des documents, la disposition des dossiers sur le
poste de travail et même l'agencement des articles dans les rayons des supermarchés. Le rangement
n'est pas un concept difficile à visualiser et à apprécier. Il est simplement difficile à réaliser. Mais il ne
l'est pas si l'on applique trois règles simples.
4.1.2 Choisir la place de chaque objet
La première étape consiste à décider où doivent aller les objets. Bien entendu, la décision doit reposer
sur certains critères, car l'absence de critères et de schémas rendra impossible à quiconque de se
souvenir où les objets sont censés être, et il faudra donc beaucoup plus de temps pour les remettre à
leur place ou les trouver. Mais les possibilités ne manquent pas.
4.1.3 Décider comment les objets doivent être rangés
Ensuite, on décide comment les objets doivent être rangés. C'est essentiel pour un stockage
fonctionnel. Les choses doivent être rangées de manière à être faciles à trouver et accessibles. Le
rangement doit être fait en gardant à l'esprit la fréquence d'utilisation de l'objet.
19. LES 5S BUREAU Page 19 sur 43
4.4 Choisir la place des objets
4.4.1 Se débarrasser des choses dont vous n'avez pas besoin
Commencez par diviser les stocks par deux. La règle est de n'avoir à aucun moment plus d'une pièce
à portée de la main. Tout le reste est en trop.
4.4.2 Déterminer la méthode d'analyse pour la disposition et l'implantation
II y aura toujours des objets que vous voudrez garder à portée de la main et d'autres qui peuvent être
.stockés plus loin. C'est ce type de disposition qui doit être réalisé. Est-il vraiment nécessaire que les
choses qui sont à proximité immédiate soient à cette place ? Lorsque vous étudiez cette question, il
est important de tenir compte de l'agencement du bâtiment dans son ensemble ou l’architecture du
système. Il est essentiel, lorsque vous procédez à cet aménagement, de travailler suivant une
méthode rigoureuse.
4.4.3 Standardiser la désignation des objets
II arrive souvent que les objets soient désignés de deux façons : par leur nom réel et par le nom que
tout le monde leur donne. Dans ce cas, choisissez la désignation que vous voulez utiliser et imposez -
la. Deux noms pour désigner la même chose sont source de confusion. Le moment où l'on se
débarrasse de certaines choses est l'occasion de faire l'inventaire de ce que vous possédez. Vous
découvrirez peut-être de grandes quantités d'objets qui n'ont pas de nom. Ou deux choses différentes
désignées sous le même nom. Et même plusieurs choses portant le même nom alors qu'elles
présentent de petites différences. L'inventaire mettra en évidence ces anomalies.
4.5 Décider comment ranger
4.5.1 Le rangement fonctionnel
Le rangement fonctionnel est celui qui est effectué selon des critères de qualité, de sécurité,
d'efficacité et de protection.
En matière de qualité, les critères varient selon les caractéristiques du produit concerné, mais le plus
important est peut-être de veiller à ne pas confondre des objets portant des noms différents. On fait
souvent des erreurs avec des articles similaires.
Par exemple, si vous avez en face de vous deux jumeaux, il vous sera très difficile de les distinguer.
De la même façon, les objets qui se ressemblent, ont une appellation similaire ou des références
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le monde ne s'y astreigne, le rangement n'a que peu de chance d'avoir beaucoup d'effet.
Heureusement, la pratique met aussi généralement en évidence ce qui reste à faire. Les meilleures
améliorations sont celles qui permettent à quiconque d'effectuer ces gestes. Tout le monde doit
pouvoir faire ces deux gestes en 30 s maximum.
4.7 EN RÉSUMÉ
• Au sens propre du terme, ranger signifie mettre les choses en ordre rapidement et couvre
implicitement toutes les procédures nécessaires à cet effet. Tant que vous utilisez des objets, vous
avez besoin de les avoir à portée de la main, ce qui explique tout le rangement qui doit être fait
chaque jour.
• II vous appartient donc d'imaginer des solutions pour que tout le monde puisse trouver et ranger
facilement les objets. Vous pouvez même en faire une espèce de compétition. Les documents doivent
pouvoir être sortis et rangés en 30 s maximum.
• Hiérarchisez les objets en fonction du temps et de l'énergie que vous êtes disposé à consacrer à leur
gestion.
• Le rangement produit les meilleurs résultats lorsque tout le monde y participe et s'efforce d'imaginer
les solutions les plus efficaces.
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5.3 Nettoyage de l’unité de travail
5.3.1 Procédures
Quatre étapes doivent être suivies :
1. Divisez les lieux en zones et désignez un responsable pour chacune d'elles.
2. Choisissez ce qui doit être nettoyé, dans quel ordre et faites-le. A ce stade, il faut que tout le
monde comprenne l'importance du nettoyage afin que vous puissiez analyser les sources des
problèmes.
3. Etudiez la méthode et les instruments de nettoyage pour que les endroits difficiles à nettoyer
puissent l'être plus facilement.
4. Fixez les règles à observer pour que les choses aient exactement l'aspect que vous
souhaitez.
5.3.2 Zones et responsabilité
Lorsque vous affectez la responsabilité des activités 5S, il vaut mieux commencer par l'attribuer à un
groupe pour des secteurs spécifiques. Vous pouvez ensuite désigner une personne qui sera
l'animateur du groupe. Mais cela ne suffit pas. Tout le monde parle de ce que va faire le groupe, mais
à long terme les résultats sont rarement satisfaisants. Les groupes sont une mosaïque d'individus et
ils ne peuvent faire plus que ce que font chacun de leurs membres.
Faire tourner la responsabilité
Tous les automobilistes nettoient leur voiture et font attention à ne pas abîmer la carrosserie. Mais
lorsque le véhicule appartient à un tiers, et tout particulièrement lorsque ce tiers est une entité
impersonnelle comme une entreprise - on le laisse trop souvent se salir ou même se rouiller. La
responsabilité conjointe est censée être celle de tous, mais elle est trop fréquemment celle de
personne. Beaucoup d'entreprises essaient d'éviter cela en confiant la responsabilité tour à tour à tous
les membres du groupe. La rotation peut être quotidienne pour toucher tout le monde. Lorsqu'une
personne se voit confier la responsabilité d'un travail que personne n'aime particulièrement faire, on
peut être certain qu'à la fin de son tour elle veillera à ce que la relève soir effectivement assurée par
son successeur désigné.
Sans responsabilités individuelles clairement délimitées et sans volonté de coopérer pour mener à
bien la tâche affectée au groupe, on ne peut guère compter sur un travail d'équipe efficace. De ce
point de vue, le nettoyage ressemble beaucoup aux systèmes défensifs adoptés dans les sports
25. LES 5S BUREAU Page 25 sur 43
Les possibilités ne manquent pas pour ce qui est de la durée des activités 5S : 1 minute, 3
minutes, 10 minutes et même 30 minutes. Vous pouvez même les combiner. L'important est
de fixer clairement le moment où elles auront lieu et ce que les gens devront faire pendant ce
temps. Elles peuvent intervenir au début ou à la fin de la journée de travail, à la fin de la
semaine ou au début du mois. Il est bon de varier les périodes affec tées à des tâches
différentes. Si tout le monde joue le jeu, vous serez étonné de tout ce qui peut être réalisé en 3
minutes. Ce n'est pas très long mais il est important de ne pas dépasser ce laps de temps.
Par exemple, vous pouvez décider de réserver 3 minutes à la reprise du travail après le déjeuner.
Quand les trois minutes sont écoulées, faites partir la chaîne. Ce qui ne veut pas dire que tout doit
être rangé en trois minutes mais contrôler la qualité et la sécurité en 2'30" pour que tout soit prêt à
fonctionner à la fin des 3 minutes. Si vous avez opté pour 3 minutes, faites en sorte que l'activité dure
3 minutes, ni plus ni moins.
27. LES 5S BUREAU Page 27 sur 43
6 - Ordre (Seiketsu)
6.1 L’ordre vient de l’application durable et la maîtrise des 5S
L'ordre, c'est le maintien de la propreté ce qui, dans le contexte des 5S, comprend d'autres
considérations, comme les couleurs, les formes, la tenue et tout ce qui peut contribuer à produire une
impression de propreté.
Toutefois, dans ce chapitre, l'ordre sera considéré simplement comme l'application durable des règles
de tenue du poste de travail - débarras, rangement et nettoyage - et comme une volonté de faire
perdurer la situation instaurée par les 5S. Ce qui implique de systématiser les activités liées aux 5S
afin de mettre en évidence toute anomalie et de s'ingénier à créer et maintenir des dispositifs visuels
d'aide à la maîtrise des processus.
6.2 Mettre les anomalies en évidence par des systèmes de visualisation
La maîtrise et le management des choses étant la responsabilité des hommes, il est important qu'ils
soient capables de déceler les anomalies et d'agir en conséquence.
Tout le monde peut remarquer une anomalie
Ces anomalies sont très souvent des choses que la personne qui n'est pas en éveil ne verra pas,
mais que celui qui est attentif remarquera. Celui qui ne part pas du principe que tout va bien tant qu'il
n'y a pas d'incident visible, qui surveille constamment son environnement pour s'assurer que tout est
normal, ne manquera pas de repérer la plupart des anomalies. D'où l'importance d'une vigilance sans
faille.
Il est également important de faire preuve d'ingéniosité pour rendre les anomalies plus visibles, de
façon à ce que toute personne attentive puisse les signaler. En effet, il ne faut pas que les anomalies
passent inaperçues et c'est pourquoi tout le monde doit pouvoir les voir.
La vigilance, base du management visuel
Quelle est la meilleure façon de faire ressortir les anomalies ? Dans la vie quotidienne, nous nous
servons de notre mémoire et de nos cinq sens pour produire un travail de qualité. En l'occurrence, il
importe de transformer ces atouts statiques en atouts dynamiques et de leur donner un prolongement
concret. Et de tous nos sens, la vue est la plus importante. Il a été établi que ce que nous voyons est
le point de départ de 60 % de toutes les activités humaines. Certes, l'ouïe et le toucher nous
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Les hommes aussi ont d'innombrables signes. Lorsqu'ils sont fatigués, ils se massent les tempes.
Quand ils sont malades, ils ont de la fièvre ou des aphtes. Le corps humain à ses faiblesses mais il a
aussi ses propres systèmes de surveillance qui signalent ce qui ne va pas.
6.6 Outils et méthodes de management visuel
II va sans dire que le management visuel ne peut se faire sans aides. Faites preuve d'imagination
pour créer des outils originaux qui faciliteront ce processus. Bien entendu, s'appuyer uniquement sur
des indices visibles serait une erreur et vous devez exploiter les quatre autres sens pour aider les
gens à appréhender la situation dans son ensemble. Voici quelques exemples d'aides visuelles :
Panneaux descriptifs pour prévenir les erreurs dans l'exécution des tâches.
Signaux d'alarme.
Indications pour le rangement.
Désignations des objets.
Rappels des consignes de prudence et des modes opératoires.
Tableaux de maintenance préventive.
Instructions.
Les principes à respecter dans la création de ces aides visuelles sont énumérés dans l'illustration
suivante. Si vous en tenez compte au moment de la conception des règles et des outils nécessaires à
l'identification des anomalies, vous constaterez que le travail en est facilité et la production améliorée.
Illustration : Points à prendre en compte dans la conception d’aides visuelles
1. Faites en sorte qu’elles soient bien visibles de loin.
2. Placez-les sur les objets qu’elles concernent.
3. Veillez à ce que tout le monde comprenne ce qu’il faut faire et ne pas faire.
4. Veillez à ce qu’elles soient faciles à utiliser et pertinentes.
5. Veillez à ce que tout le monde puisse les suivre et apporter facilement les corrections
nécessaires.
6. Faites en sorte que leur utilisation rende le poste de travail plus agréable et ordonné.
6.6.1 Règles concernant ce qu'il faut faire et ne pas faire
Dans le management visuel, il est important de faire clairement la distinction entre ce qu'il faut faire et
ne pas faire, et d'avoir des règles précises, compréhensibles par tous. De surcroît, ces règles doivent
être affichées et s'appuyer sur des indices visuels qui permettent d'identifier le problème lorsque des
incidents se produisent. Elles doivent être simples, comme le dessin des chaussures sur le sol.
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6.8 EN RÉSUMÉ
• Contrairement aux autres termes, l'ordre n'est pas une action mais un état de choses. C'est ce que
vous obtenez lorsque vous avez pris l'habitude de vous débarrasser des objets inutiles, de ranger et
de nettoyer.
• Interrogés sur la façon de maintenir cet état de choses, d'aucuns vous parleront d'hygiène
personnelle. Même si vous en faites une affaire personnelle, vous avez néanmoins besoin de
développer des habitudes (appliquer les règles) et d'un effort constant pour que tout reste en ordre.
En conséquence, il faut un management créatif et des rappels visuels pour que chacun connaisse le
pourquoi et le comment de l'ordre.
• Les aides visuelles sont parmi les outils les plus efficaces dont vous disposez. Vous devez donc être
intransigeant sur le management visuel.
• Qu'est-ce qui constitue une anomalie ? Comment s'est-elle produite ? Que faut-il faire pour y
remédier ? Les réponses à toutes ces questions doivent être exprimées visuellement. Et, dans la
mesure du possible, n'oubliez pas de faire aussi appel aux autres sens.
• Les 5 S sont faciles à appliquer ponctuellement. En faire une habitude est plus difficile. Pourtant
cette répétition est indispensable et c'est le seul remède contre un retour aux anciennes pratiques.
D'où l'importance du management visuel, pour que chacun sache immédiatement que quelque chose
ne va pas et pour que vous puissiez maintenir les choses dans l'état où elles doivent être.
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7.2 Acquérir des habitude
II n'est pas si difficile que cela de prendre l'habitude de faire ce que l'on attend de vous.
Instituez des règles de comportement si vous voulez obtenir de bons résultats.
Une bonne communication et la formation contribuent à garantir la qualité.
Veillez a. ce que tout le monde participe, agisse, puis insistez sur l'application des règles.
Veillez à ce que chacun assume la responsabilité de la tâche qui lui est confiée. Les gens
doivent récapituler verbalement leurs responsabilités chaque jour et les exécuter. Lorsqu'ils
font une erreur, il est important que les responsables la leur signalent et la fassent corriger.
C'est comme cela que les bonnes habitudes sont prises et que vous pouvez instaurer la
rigueur dans le travail.
Des individus qui travaillent de concert rendent leur équipe et leur entreprise plus
performantes.
Suivre ces règles simples vous permettra de gérer et de maintenir les systèmes les plus sophistiqués
et de les faire fonctionner sans incidents.
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7.4 Surveiller l’application des règles et l’utilisation des check-lists
Les contrôles qui n'en sont pas
Les check-lists sont des outils de contrôle très utilisés mais elles peuvent aussi contribuer aux
problèmes qu'elles sont censées éviter. Celui qui se sert de la même liste chaque jour, pour vérifier
telle ou telle chose, aura facilement tendance à s'imaginer que tout va bien.
Indiquer que tout va bien devient machinal et la personne oublie de vérifier réellement si tel est bien le
cas. Même s'il y a une anomalie, elle ne la verra pas et donc ne la signalera pas. Et les choses sont
aggravées par le fait que les responsables signent ces check-lists sans vraiment les regarder.
Inventer des moyens de rendre les vérificateurs fiables
Il est important de se rappeler que le travail de nombreux vérificateurs consiste à porter des
indications correctes et précises sur la check-list afin que les responsables puissent voir comment
vont les choses sans se rendre physiquement sur les lieux. Un regard sur la check-list devrait être
l'équivalent d'une visite. Non pas que les responsables ne puissent pas faire confiance au vérificateur
sans voir la check-list ou que celle-ci soit intrinsèquement plus digne de confiance. Mais elle évite
d'avoir à poser à celui qui a effectué la vérification une longue série de questions précises.
L'astuce consiste donc à concevoir les check-lists pour qu'elles apportent toutes les informations
nécessaires et qu'elles obligent le vérificateur à les remplir avec précision. Ce qui veut dire revenir aux
règles des 5S et introduire des contrôles visuels.
Tous les points à vérifier doivent être énumérés. Si le vérificateur est attentif, vous n'avez pas
vraiment besoin d'une check-list. Leur raison d'être est d'empêcher qu'il n'oublie quelque chose. Il
n'est pas nécessaire que le vérificateur se souvienne de tout, mais les aides lui disent exactement où
regarder et lui évitent de faire son travail machinalement. C'est un complément et un stimulant, et il
peut aussi y avoir une autre liste (une fiche de données) pour inscrire les données relevées sur les
compteurs.
Formation sur le tas
Pour le que le personnel d'encadrement puisse vérifier que tout va bien - exercer un contrôle visuel
sans se rendre physiquement sur les lieux - il est essentiel de faire comprendre aux vérificateurs
l'importance des points suivants.
Pourquoi cet endroit doit-il être systématiquement nettoyé et contrôlé ? Les fonctions et les
structures ont-elles été minutieusement étudiées et les causes identifiées ?
Est-il facile de nettoyer et de contrôler ? La visibilité est-elle bonne ? Les anomalies peuvent-
elle être facilement repérées ?
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Les défauts sont le résultat d'une anomalie dans un processus mais il ne sert à rien de les identifier si
vous ne faites pas un effort pour corriger leurs causes. Est-ce que tout le monde respecte les règles
de travail ? Est-ce que tout est bien comme cela devrait être ?
Ces questions en amènent immédiatement une autre : comment savoir si les gens appliquent les
procédures et si tout est en règle ? Mais la meilleure réponse vous sera donnée par le résultat du
processus. Si tout le monde se conforme aux règles et si tout est bien comme cela doit être, vous
pouvez raisonnablement espérer une production de qualité. (Si elle est meilleure quand les règles de
travail ne sont pas appliquées, changez les règles.) Et l'application de ces règles relève de la
responsabilité personnelle du salarié.
On dit souvent que tout irait pour le mieux si chacun faisait exactement ce qu'il est censé faire, mais
obtenir cela est beaucoup plus difficile qu'il n'y paraît. Ce n'est pas tant que les gens négligent
intentionnellement les règles, mais plutôt qu'ils les oublient ainsi que les raisons pour lesquelles elles
ont été mises en place. Ils commettent des erreurs sans s'en rendre compte, parce qu'ils sont pressés
ou pensent à autre chose.
Certaines entreprises organisent des campagnes de responsabilisation auxquelles tout le monde
participe. Les dirigeants sont responsables des résultats mais les salariés sont responsables du
processus qui y mène. Chacun a des responsabilités qui ont toutes leur importance et chacun doit
avoir conscience de celles qu'il a à assumer.
Faire évoluer les choses de temps en temps
S'il appartient à ceux qui les assument de dresser la liste de leurs responsabilités, il est également
important qu'ils reçoivent périodiquement des instructions, instructions qui peuvent même prévoir des
changements. Cette liste peut être établie au fur et à mesure des étapes du processus et elle peut
être soit affichée soit imprimée sur une petite fiche que l'intéressé portera sur lui.
Ce qui ne veut pas dire que le salarié doit se fier exclusivement à cette fiche. Chacun doit connaître
par cœur ses responsabilités. Etre capable de faire à tout moment tout ce qui est inscrit sur la liste et
sans commettre d'erreurs. Pour que tout soit aussi clair que possible, il est bon de diviser les choses
en catégories : qualité, production, maintenance, 5S, etc. Il peut même y avoir, de temps à autre, des
contrôles ponctuels.
Qu'il s'agisse de gestion par objectifs, de campagnes de responsabilisation ou d'autre chose, la
rigueur exige que :
Les responsabilités individuelles soient clairement définies,
Les gens aient la possibilité d'exercer concrètement ces responsabilités,
Les gens soient capables de raisonner logiquement.
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7.8 EN RÉSUMÉ
• La rigueur n'a pas seulement une dimension éthique. Elle consiste également à réfléchir aux
nombreux problèmes qui surgissent chaque jour, à vouloir faire toujours mieux et à se donner les
moyens d'y parvenir.
• Aussi longtemps que nous devrons compter sur des hommes (nous compris), il nous incombe de
leur donner les moyens de travailler mieux et plus intelligemment. Il ne suffit pas de lire des livres et
d'assister à des conférences. Cela passe par la formation et une pratique constante, par la
compréhension de ce qu'il faut faire et de la raison pour laquelle il faut le faire.
• Mais il est très difficile de faire indéfiniment la même chose sans commettre d'erreur. Par nature,
l'homme est faillible. Il n'a que trop tendance à se laisser aller à la facilité, à fuir ce qui exige de la
rigueur. C'est lorsque vous commencez à vous dire que telle tâche est facile parce que vous l'avez
exécutée des milliers de fois que vous avez le plus de chances de faire une erreur. C'est pourquoi il
est si important de s'entraîner, s'entraîner toujours parce que la pratique renforce les bonnes
habitudes. Et d'être rigoureux dans la façon de faire, même pour les détails.
• De bien des façons, instaurer la rigueur dans l'unité de travail est ce que vous pouvez faire de plus
important pour assurer la qualité du service.
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8.4 Mettre en place un plan d'action 5S et des indicateurs d'évaluation
II faut savoir avant toute chose que lorsqu'une décision est prise, il faut l'appliquer (se débarrasser de
tout ce dont on n'a plus besoin, entreprendre un grand ménage, consacrer chaque jour 3 minutes au
nettoyage).
De même, il convient de créer des outils adaptés et de les utiliser (étagères pour le rangement des
objets, des étiquettes et panneaux d'instructions).
Ensuite, il faut faire des choses qui exigent des améliorations préalables.
Enfin, il faut engager des actions qui nécessitent l'aide des autres services.
Dès lors, les actions menées sur le terrain, il faut mettre en place des indicateurs pour suivre
l'évolution des actions 5S. Par exemple, des indicateurs de propreté qui serait évalué par des
gammes de nettoyage, ou encore des groupes de travail afin de suivre l'évolution (avant, pendant,
après).
Ainsi, il est très important que les évaluations soient faites avec rigueur pour que ceux qui ont réalisé
beaucoup d'efforts notent le sérieux de la démarche. Les évaluations doivent aller jusque dans les
moindres détails et ne rien négliger. Celui qui évalue devra observer aussi bien les bons points que
les mauvais, car l'identification des problèmes est le premier pas vers l'amélioration.
8.5 Suivre le plan d'action 5S
Bien qu'il semble logique de demander à une équipe du niveau supérieur de faire l'évaluation, de
poser les questions et de donner son opinion, confier cette tâche à une équipe de même niveau offre
davantage de possibilités du point de vue de l'échange d'idées et de l'éducation mutuelle. De
nombreuses entreprises ont donc des équipes de même niveau suivent leur travail respectif puis
confient à des équipes de niveau supérieur une première évaluation avant de faire procéder à une
évaluation extérieure.
Ainsi, il est très important que les évaluations soient faites avec rigueur pour que ceux qui ont réalisés
beaucoup d'efforts notent le sérieux de la démarche. Les évaluations doivent aller jusque dans les
moindres détails et ne rien négliger. Celui qui évalue devra observer aussi bien les bons points que
les mauvais.
Ainsi les photographies sont une excellente façon de garder une trace. Elles illustreront la situation
avant, pendant et après. Ces photographies constituent non seulement des points de repère pour les
personnes concernées, mais elles peuvent aussi servir à faire connaître les progrès accomplis lors
des réunions générales 5S et aux experts extérieurs.
8.6 Synthèse de la démarche des 5S
8.6.1 Comment Débarrasser - Trier ?
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8.6.4 Comment conserver en ordre et propre ?
Démarche Moyens
Identifier les natures
et causes de désordre
Approche scientifique de l'origine du désordre
Eliminer et réduire
les causes de désordre
Rendre visible les anomalies
Localiser et étudier des simplifications d'accès aux endroits difficiles
Définir les méthodes
de nettoyage
Planifier du temps pour le nettoyage
Nommer les responsables
Intégrer pour toute tâche nouvelle un temps de rangement, de
nettoyage.
8.6.5 Comment impliquer et formaliser ?
Ecrire la liste des tâches à accomplir, le temps qu'il faut leur consacrer ainsi que la périodicité,
Noter le suivi dans le temps des 4 actions précédentes ainsi que les dispositions que l'on prend pour
conserver et améliorer les résultats obtenus.