Processo administrativo: organização

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Processo administrativo: organização

  1. 1. Processo Administrativo:ORGANIZAÇÃOAdministração Geral e EconomiaProf Patrícia Cruz Rodrigues
  2. 2. Processo AdministrativoPlanejamento OrganizaçãoDireção Controle
  3. 3. Processo AdministrativoPlanejamento OrganizaçãoDireção Controle
  4. 4. OrganizaçãoOrganização é o instrumento de operacionalização doplanejamento, é a estrutura organizacional que possibilita atransformação de um modelo teórico, traçado noplanejamento, em ação organizacional para o alcance dosobjetivos e metas.organização
  5. 5. OrganizaçãoMetas eobjetivosEstruturar a empresa, reunindoas pessoas, recursos materiais efísicos, de acordo com oplanejamento construído.Organização
  6. 6. Aspectos da Teoria da BurocraciaBurocracia (Taylor, Fayol e Weber)• Divisão do trabalho• Hierarquia• Formalização das Comunicações• Cargos e competências• Regras e Regulamentos• Procedimentos Técnicos
  7. 7. Divisão do trabalhohomem não consegue fazer tudodistribuição da autoridade e dasresponsabilidadesOrganizaçãoAo dividir o trabalho estamoscriando diversas seções/áreas queexecutam as funções ou serviços.princípio fundamental da organização
  8. 8. Divisão do trabalhoFases para dividir áreas de uma empresa:Síntese- Compor o todo, reunindotodas as partes conhecidas- Agrupar as funções ouserviços em áreas específicasAnálise- Decompor um todo, com afinalidade de conhecer suaspartes- Conhecer cada uma dasfunções ou serviços, deacordo com sua natureza
  9. 9. Exemplo...
  10. 10. Divisão de áreas/setores do Pet PertoVendas (acessórios, cosméticos ealimentação)Aluguel e vendas de cães e gatosAssistência Médica VeterináriaEstética (banho, tosa, etc)Hospedagem e Day useAdestramentoContabilidade e FinanceiroCompras e estoqueGerênciaLimpeza
  11. 11. Estrutura organizacionalCargosProfissional que ocupa o cargo desenvolvendo atividadesespecíficas. Todos ocupantes de um mesmo cargo devemdesenvolver as mesmas atribuições.Descrição de cargosEspecificações das atribuições eresponsabilidade das pessoas que o ocupam,da formação e das competências requeridas acada cargo.Formato: título do cargo, principais atividades,requisitos e competências.
  12. 12. • 2 recepcionistas• 4 vendedores• 3 tosadores• 1 esteticista de animais• 2 técnicos em veterinária• 3 cuidadores de animais• 1 adestrador• 2 médicos veterináriosCargos para o Pet Perto• 1 contador• 1 supervisor de comprase vendas• 1 auxiliar de limpeza• 1 técnico em logística• 1 assistenteadministrativo• 1 gerenteTOTAL: 24 profissionais
  13. 13. Cargos, atribuições e competênciasCargo: RECEPCIONISTAAtribuições e competências do cargo:- Atender os clientes por telefone epessoalmente;- Realizar agendamentos de banho, tosa,consultas, etc;- Receber mercadorias e fornecedores;- Conhecer a finalidade da recepção- Boa comunicação verbal e não verbal- Ter escuta e acolhimento qualificado- Ser proativoRequisitos:- Ensino médio completo
  14. 14. Estrutura organizacionalHierarquiaLinha de autoridade:Quem o ocupante do cargo deverá supervisionar ou dirigirautoridade, ou seja, quem serão os seus subordinados.Linha de responsabilidade:A quem o ocupante do cargo deve prestar responsabilidade, istoé, quem é o seu superior imediato.
  15. 15. OrganogramaRepresenta graficamente a estrutura hierárquica da empresa.Mostra como estão dispostas unidades funcionais(setores/áreas), a hierarquia e as relações de comunicaçãoexistentes entre estes.
  16. 16. Organograma do Pet PertoGerenteAssistenteAdministrativoContador Supervisor deCompras e vendasMédicoVeterinárioEsteticista deanimaisRecepcionistaVendedor TosadorTécnico emveterináriaTécnico emLogísticaCuidador deAnimaisCLIENTE
  17. 17. Estrutura piramidal ou verticalVantagens:• unidade de comando (executor recebe ordens de umúnico supervisor)• simplicidade de estruturação (fácil esquema da empresa)Desvantagem:O modelo em forma de pirâmide é muito rígido e que, porisso, cria dificuldades nas transmissões de informações.Recomendações: reduzir ou achatar a organização verticalou piramidal, reduzindo os níveis hierárquicos.
  18. 18. Novas propostas de organograma
  19. 19. Novas propostas de organograma
  20. 20. Recursos Físicos e Materiais• Definição do espaço físico com suas respectivas divisões paraorganização das diferentes áreas/setores, bem como, mobílias,instalações e materiais de consumo para o desenvovimento dasatividades.
  21. 21. Regulamento Interno, Manual de CondutaÉtica ou Complince- Orientações e preceitos para a manutenção de umambiente de trabalho saudável e ético, sendo propíciopara o bom desempenho das atividades.- Condutas aceitas ou não durante o horário e no local detrabalhoCaracterísticas- Forma escrita- Entrega para todo novo funcionário- Considerar o uso do bom senso, o respeito aos costumesinstitucionais e à legislação trabalhista.- Pode fazer parte do contrato de trabalho, tornando aaplicação obrigatória.
  22. 22. Pet PertoRegulamento InternoDas finalidades ou objetivos:Organizar, orientar e documentar todo o desenvolvimento dos serviçosoferecidos pelo Pet Perto, visando sua missão e valores.1. Deveres e responsabilidades o empregado:1.1 Cumprir os compromissos expressamente assumidos no contrato individualde trabalho, com zelo, espírito de colaboração, atenção e competênciaprofissional;1.2 Acatar com presteza e consideração às ordens e instruções emanadas desuperiores hierárquicos e gestores imediatos1.3 Observar a máxima disciplina no local de trabalho; zelar pela organização,manutenção e asseio no local de trabalho, bem como nas demais dependênciasda empresa;1.4 Fazer as refeições no local disponibilizado para esta finalidade;1.5 Zelar pela boa conservação das instalações e equipamentos, comunicando asanormalidades notadas;1.6 Evitar desperdício de materiais, energia elétrica e água.1.7 Cumprir rigorosamente o horário de trabalho, podendo ser alterado pelaEmpresa sempre que se fizer necessário.
  23. 23. Manual• É um instrumento que se destina a regulamentar umainstituição, um sistema ou uma atividade, de forma a servircomo guia para os agentes integrantes do processo, seja nacondição de executores ou na condição de clientes ouusuários.
  24. 24. Manual• linguagem objetiva, clara e acessível, facilmentecompreendida pelo usuário.• Apresenta a estrutura da unidade organizacional,suas atribuições, descreve os procedimentos eestabelece os formulários a serem utilizados naconsecução das rotinas detalhadas.• Manuais:Estrutura NormasProcedimentos Rotinas
  25. 25. Características de um manual• Informações dispostas de formasistematizada, criteriosa e segmentada• Permite a compreensão da estrutura efuncionamento dos sistemas e subsistemas,orientando a execução do processo• Orienta a execução de atribuições• Divulga normas de trabalho, procedimentos erotinas.
  26. 26. Manual de Rotinas e ProcedimentosOrienta sobre a forma correta e a melhor sequência dasetapas do trabalho, facilitando o gerenciamento, acomunicação interna e possibilitando aos funcionáriosmaior facilidade para compreensão das rotinas detrabalho.
  27. 27. FluxogramasRepresentam o movimento dos processos de trabalho eserviços de uma empresa, através de retângulos ligadospor linhas em forma de flechas. O fluxograma servetambém para acusar os defeitos, os erros, as falhas, osretrabalhos, as demoras ou atrasos e assim por diante.
  28. 28. Alguns símbolos para fluxogramaInício ou fim
  29. 29. Manual de procedimentosNome do procedimento: RecepçãoObjetivo:Realizar o primeiro atendimento ao cliente, direcionando-o ao setor responsávelDescrição do processo:1 – Recepcionista acolhe o cliente perguntando-lhe como poderia ajudá-lo;2 – Explica sobre os serviços oferecidos pelo estabelecimento, entregando-lhefolder institucional.3 – Realiza o cadastro do pet e de seu dono no sistema eletrônico, caso não tenha.4 – Atualiza ficha de vacinação no animal no sistema eletrônico.5 – Caso o cliente relate sinais e/ou sintomas do animal, orientar o cliente aaguardar atendimento, comunicar o médico imediatamente e levar ficha deatendimento ao consultório.6 – Caso o cliente tenha interesse pelo serviço de Estética, realizar agendamento.6 – Caso o cliente tenha interesse em adestramento, compra de animais ouprodutos, hospedagem, day care ou aluguem de animais, encaminhá-lo paraorientações específicas pelo profissional da área.
  30. 30. FluxogramaNome do procedimento: RecepçãoAcolher o cliente perguntando-lhe como poderia ajudá-loExplicar os serviçosoferecidos e entregar ofolder institucionalO cliente temcadastro?InícioSim NãoRealizar cadastrono sistemaeletrônicoAAAAtualizar situação de vacina doanimal no sistema eletrônicoHá queixas desaúde nomomento?Sim NãoEncaminharimediatamente para oveterinário com fichade atendimentoFimRealizar agendamentode estética ouencaminhar para osetor responsávelFim
  31. 31. Uma visão sem uma ação não passa de um sonho...Ação sem uma visão é só um passatempo...Uma visão com ação pode transformaro mundo!

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