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Gestión de la comunicación en un proyecto

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  1. 1. “El hombre que se prepara, tiene media batalla ganada” Benjamín Franklin
  2. 2. GERENCIA DE PROYECTOS Edwin J. Ortega Z. Sesión 3
  3. 3. PROGRAMA Fecha Tema Actividades 19/01/2017 La administración de un proyecto Definición (Recursos, tiempo, objetivos) 26/01/2017 Revision general de temas - Formulación del proyecto 02/02/2017 Gestión del recurso humano 09/02/2017 TSP - Matriz de comunicaciones 16/02/2017 Parcial 1
  4. 4. EDT Estructura de División de Trabajo
  5. 5. EDT • Estructura de división de trabajo que consiste en subdividir los entregables del proyecto y el trabajo del proyecto en componentes más pequeños y más fáciles de manejar.
  6. 6. 6 PMI, 2008
  7. 7. 8 PMI, 2008
  8. 8. Figura 5-6. Ejemplo de Estructura de Desglose del Trabajo donde algunas ramas se descomponen hasta el nivel de los paquetes de trabajo Ing. Ramiro Fonseca Macrini, MAE ramiro.fonseca.macrini@gmail.com PMI, 2008
  9. 9. Diccionario de la EDT • Documento generado en el proceso Crear EDT y que respalda la EDT. • Es un documento que acompaña a la EDT. • El contenido detallado de los componentes que se incluyen en una EDT, incluidos los paquetes de trabajo y las cuentas de control, pueden describirse en el diccionario de la EDT. • Para cada componente de la EDT, el diccionario de la EDT incluye un identificador de código de cuenta, un enunciado del trabajo, la organización responsable y una lista de hitos del cronograma. 11
  10. 10. Diccionario de la EDT • Otra información para un componente de la EDT puede incluir: • información sobre contratos, • requisitos de calidad y referencias técnicas para facilitar la realización del trabajo. • Otra información correspondiente a una cuenta de control sería un número de cargo. • Otra información para un paquete de trabajo puede incluir una lista de las actividades del cronograma relacionadas, recursos necesarios y una estimación de costes. 12
  11. 11. Productos Entregables •Un entregable aprobado es cualquier producto, resultado o capacidad de prestar un servicio único y verificable que debe producirse para terminar un proceso, una fases o un proyecto. 13
  12. 12. Productos Entregables • Los entregables del proyecto incluyen tanto las salidas que abarcan el producto o servicio del proyecto, como los resultados auxiliares, tales como informes y documentación generados por el proceso de la dirección del proyecto. Los entregables pueden describirse en manera resumida o muy detallada. PMI, 2008
  13. 13. Estructura Diagrama en árbol 1. Etapa 1 1.1 Entregable 1.1.A Paq. 1.1.1. Tarea 1.1.B Entreg. 1.2 Entregable 2. Div. Func. 2 ...... Etapas Divisiones Funcionales Entreg. 1.2Entreg. 1.1 Entreg. 1.1.BPaquete de Trabajo Primer nivel Construyendo el EDT Tarea
  14. 14. Ejemplo EDT Casa • Proyecto casa • Diseño • Planos de la casa • Compras • Materiales comprados • Construcción • Cimentación • Zapatas • Columnas • Paredes • Acondicionamiento • Instalaciones sanitarias • Instalaciones eléctricas • Control Proyecto Diseño Planos de la casa Compras Materiales comprados Construcción Cimentación Zapatas Columnas Paredes Acondicionamiento Instalaciones sanitarias Instalaciones eléctricas Control
  15. 15. Ejemplo: PROYECTO DE MEJORAMIENTO BARRIAL
  16. 16. Chamoun, 2002
  17. 17. RAM Matriz de Responsabilidades
  18. 18. Matriz de responsabilidades (RAM) • Independientemente del método utilizado, el objetivo es asegurar que cada paquete de trabajo tenga un responsable inequívoco y de que todos los miembros del equipo comprendan claramente sus roles y responsabilidades.
  19. 19. Definiciones importantes para la RAM • Rol: Describe la parte de un proyecto de la cual una persona es responsable (analista de negocio, ingeniero, coordinador, tester). Por cada rol debería identificarse su nivel de autoridad y responsabilidad. • Autoridad: El derecho de comandar a otros, tomar decisiones dentro de ciertos límites y firmar aprobaciones. Los niveles individuales de autoridad deberían coincidir con las responsabilidades individuales • Responsabilidad: El trabajo que se espera que realice un miembro del equipo para completar una actividad del proyecto. • Competencia: La habilidad y la capacidad necesaria para completar las actividades del proyecto
  20. 20. Matriz de responsabilidades RACI Rol Descripción R Responsible Responsable Este rol corresponde a quien efectivamente realiza la tarea. Lo más habitual es que exista sólo un encargado (R) por cada tarea; si existe más de uno, entonces el trabajo debería ser subdividido a un nivel más bajo, usando para ello las matrices RASCI. A Accountable Quien rinde cuentas Este rol se responsabiliza de que la tarea se realice y es el quien debe rendir cuentas sobre su ejecución. Sólo puede existir una persona que deba rendir cuentas (A) de que la tarea sea ejecutada por su responsable (R). C Consulted Consultado Este rol posee alguna información o capacidad necesaria para realizar la tarea. Se le informa y se le consulta información (comunicación bidireccional) I Informed Informado Este rol debe ser informado sobre el avance y los resultados de la ejecución de la tarea. A diferencia del consultado (C), la comunicación es unidireccional.
  21. 21. Matriz RASCI y VARISC Rol Descripción S Support Apoyo Son recursos asignados al encargado (R) para la consecución de la tarea. A diferencia del consultado (C), el rol de apoyo (S) trabaja en la tarea. Rol Descripción V Verify Verificador Este rol se encarga de comprobar si el producto concuerda con los criterios de aceptación establecidos en la descripción del producto. S Sign Aprobador Este rol aprueba las decisiones de V y autoriza la salida del producto. Lo lógico es que el trabajo de un S preceda siempre al de un A.
  22. 22. Gestión de las comunicaciones
  23. 23. Gestión de las Comunicaciones del Proyecto incluye los procesos requeridos para garantizar que la generación, la recopilación, la distribución, el almacenamiento, la recuperación y la disposición final de la información del proyecto sean adecuados y oportunos. • Identificar a los Interesados • Planificar las Comunicaciones • Distribuir la Información • Gestionar las Expectativas de los Interesados • Informar el Desempeño
  24. 24. Identificar a los Interesados • Es el proceso que consiste en identificar a todas las personas u organizaciones impactadas por el proyecto, y documentar información relevante relativa a sus intereses, participación e impacto en el éxito del mismo.
  25. 25. Planificar las Comunicaciones • Es el proceso para determinar las necesidades de información de los interesados en el proyecto y definir cómo abordar las comunicaciones con ellos.
  26. 26. Distribuir la Información • Es el proceso de poner la información relevante a disposición de los interesados en el proyecto, de acuerdo con el plan establecido.
  27. 27. Gestionar las Expectativas de los Interesados • Es el proceso de comunicarse y trabajar en conjunto con los interesados para satisfacer sus necesidades y abordar los problemas conforme se presentan.
  28. 28. Informar el Desempeño • Es el proceso de recopilación y distribución de la información sobre el desempeño, incluyendo los informes de estado, las mediciones del avance y las proyecciones.
  29. 29. Dimensiones de la comunicación en un proyecto Las dimensiones posibles de la actividad de comunicación son, entre otras: • Interna (dentro del proyecto) y externa (cliente, otros proyectos, medios de comunicación, público) • Formal (informes, memorandos, instrucciones) e informal (correos electrónicos, conversaciones ad hoc) • Vertical (hacia arriba y abajo dentro de la organización) y horizontal (entre colegas) • Oficial (boletines, informe anual) y no oficial (comunicaciones extraoficiales) • Escrita y oral • Verbal y no verbal (inflexiones de voz, lenguaje corporal)
  30. 30. Cada derecho implica una responsabilidad; cada oportunidad, una obligación, cada posesión, un deber. John D. Rockefeller.

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