Como automatizar sua loja

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Como automatizar sua loja

  1. 1. Como Automatizar a Sua Loja 1. Aplicação O Guia Como Automatizar sua Loja orienta o varejista que busca um direcionamento de como iniciar e desenvolver um Projeto de Automação, auxiliando-o na identificação da melhor solução em relação aos equipamentos e softwares ideais para o seu negócio. Além do conhecimento das etapas de um Projeto de Automação, é importante definir os objetivos da automação do estabelecimento e quais serão os resultados esperados para, posteriormente, colher as informações relativas à evolução das atividades e processos automatizados e quais os benefícios obtidos com a automação. É importante também para o varejista conhecer as ferramentas utilizadas na automação, entre elas a tecnologia de identificação (código de barras) e o intercâmbio de mensagens (EDI – Electronic Data Interchange), que são as bases do Sistema GS1, padrão internacionalmente reconhecido e que proporciona uma linguagem comum entre parceiros comerciais. Cada produto tem um único código de identificação que pode ser utilizado por todos os elos da cadeia de suprimentos, contribuindo para a eficácia no processo de comercialização dos mesmos. Os códigos do padrão GS1 possibilitam a identificação de mercadorias, padronizam exportações e garantem segurança no recebimento, controle de estoque e gestão administrativa por meio de informações rápidas e precisas. O emprego dos padrões envolve a aplicação das estruturas de código de barras padronizadas em seus vários níveis, das unidades comerciais às unidades logísticas. Nesse caso, possibilitam a completa integração e rastreabilidade das operações logísticas e comerciais do setor, desde os fornecedores das matérias-primas, fabricantes, varejistas até o consumidor final. As estruturas padronizadas de identificação também são aplicadas no processo de implantação de sistemas de comércio eletrônico, principalmente nos modelos de intercâmbio de mensagens padronizadas, o EDI. 2. O que é Automação Comercial? Automação é a informatização de todas as operações internas da empresa, bem como a integração desses processos internos com fornecedores, bancos, serviços de proteção ao crédito, operadoras de cartão de crédito etc.; e até mesmo com os consumidores. O desenvolvimento da automação dá-se, a princípio, com a implantação de equipamentos e a substituição dos procedimentos e rotinas manuais por procedimentos automáticos, até chegar à
  2. 2. utilização de ferramentas que possibilitam maior controle e melhor gestão do negócio, reduzindo erros e obtendo rentabilidade e competitividade. Como conseqüência, a Automação Comercial confere mais produtividade e confiabilidade aos processos das empresas que desempenham atividades comerciais, indústrias, distribuidoras, atacadistas, varejistas e prestadoras de serviços, propiciando-lhes claras vantagens competitivas. Em termos práticos, por meio da Automação Comercial, o varejista pode obter lucros adicionais, cativar o cliente e aumentar as vendas. 3. Razões para Automatizar sua Loja Você, que chegou até este ponto, certamente já identificou muitos benefícios de ter uma loja automatizada. Por outro lado, provavelmente você também está preocupado com as eventuais dificuldades para implantar a Automação em seu negócio. Em relação aos obstáculos, deve estar pensando em coisas do gênero: "O investimento deve ser alto.” “Eu não entendo nada de informática.” “Vou ter de mudar tudo por aqui?” “É capaz de os clientes não se acostumarem.” “Afinal, por onde eu começo?” “Até hoje deu certo, por que tenho de mudar?” Etc. etc. etc.. É exatamente por isso que a GS1 Brasil desenvolveu o Guia Como Automatizar sua Loja: ele serve para tirar suas dúvidas. Você verá, então, que as dificuldades pertinentes à Automação de sua loja podem ser superadas com coragem, liderança, disciplina de trabalho e técnicas ensinadas neste material. Por enquanto, aproveite seu tempo para identificar e anotar os potenciais BENEFÍCIOS que a Automação poderá trazer ao seu negócio, em relação à Operação, à Gestão, às Conformidades Legais, Qualidade e Produtividade. 4. Roteiro para Automação da Loja - Projeto O roteiro para a automação da loja traz orientações básicas de como o varejista deve proceder para conseguir, de forma simples e estruturada, planejar as fases do processo de automação. É por isso que a realização de um Projeto de Automação Comercial é imprescindível para o sucesso da automação, somente por meio desta ferramenta é que o varejista terá claramente as informações necessárias do negócio, conseguirá identificar a melhor solução de hardware e software para a loja e obterá os melhores resultados. O que o varejista deve ter em mente é que o tempo e dinheiro despendidos no conhecimento e implantação das ferramentas da automação comercial permitirão uma gestão eficiente e lucrativa do negócio. O ideal é tirar o máximo de proveito da automação maximizando o investimento, revertendo, portanto, em ganho real e competitividade, atendendo com qualidade às expectativas do consumidor. Um Projeto de Automação depende da dedicação e perseverança do varejista, uma vez que normalmente não é um processo simples. Para obter-se sucesso com um Projeto de Automação é
  3. 3. necessário que o empresário tome alguns cuidados, que se comprometa e exija o comprometimento de seus funcionários. O principal objetivo do Projeto é identificar a solução adequada ao negócio, atingindo as diretrizes determinadas para a sua realização. O gerenciamento de cada etapa do Projeto e seu fiel cumprimento garante o resultado positivo esperado: "A automação funciona e muito bem!". 4.1. Etapas do Projeto de Automação O Projeto de Automação divide-se em três etapas distintas: PLANEJAMENTO, PREPARAÇÃO e IMPLANTAÇÃO, que serão detalhadas no decorrer do Guia, com dicas, especificações e pontos críticos, tudo visando garantir com que VOCÊ - varejista empreendedor - consiga atingir os benefícios proporcionados pela automação. 4.1.1. Planejamento Estratégico Nesta etapa, você se concentrará nas questões "o que somos" e "o que queremos ser", para determinar como a Automação Comercial levará seu negócio "até lá". Estrategicamente, é preciso investir mais tempo planejando, pois esse tempo irá reverter-se em redução de custo do Projeto, ou de um cronograma mais favorável de desembolso. A. Equipe do Projeto Deverá ser indicado um responsável pelo planejamento, como coordenador do Projeto. A Equipe do Projeto deverá ser estruturada com pessoas envolvidas nas atividades da loja que conhecem muito bem o segmento em que atuam, sendo que, pelo menos uma delas, precisa estar familiarizada com equipamentos e softwares. Caso não haja nenhuma pessoa com o conhecimento necessário, o melhor é procurar apoio especializado. Existem diversas formas de buscar respostas às dúvidas: conhecer lojas que atuam no mesmo ramo e que já tenham implantado a automação; visitar feiras de revendedores de equipamentos e softwares de automação comercial, conversar com especialistas em tecnologia da informação e em automação; solicitar visitas de fornecedores de equipamentos e softwares para uma demonstração sem compromisso, pesquisar em revistas especializadas temas relacionados; e por fim, participar de treinamentos, seminários, palestras e cursos sobre automação comercial em Associações e entidades que se propõem a capacitar varejistas. A GS1 Brasil dispõe de cursos específicos para Automação, ministrados em sua sede em São Paulo, e nas Associações Regionais de Supermercados por todo o Brasil. Para mais informações, acesse o calendário de cursos e eventos no site www.gs1brasil.org.br. A contratação de um consultor especialista em automação comercial para gerenciar o Projeto também pode ajudar a encontrar, em pouco tempo, a solução adequada. Reforçamos a necessidade de comprometimento dos participantes da Equipe do Projeto para a realização das atividades, determinação de prazos, acompanhamento e execução, inclusive, sempre contando com o apoio e patrocínio do dono do negócio.
  4. 4. B. Análise do Negócio Na fase de análise do negócio a primeira coisa a fazer é identificar as necessidades gerenciais e operacionais da empresa, ou seja, definirmos quem somos e onde pretendemos chegar com a automação. É importantíssimo que haja a definição dos objetivos específicos da automação, quais os resultados que queremos alcançar com a automação do estabelecimento. Esta fase delineia toda a execução do Projeto, uma vez que determina qual direção tomar e, ao final, o objeto de checagem. O Projeto de Automação trará os resultados esperados se as necessidades gerenciais e operacionais identificadas tiverem sido realizadas após a implementação. Por isso, o estudo detalhado da situação atual em contraposição à situação desejada é fundamental. B.1. Estudo da Situação Atual Trata-se do levantamento detalhado sobre todas as atividades realizadas na loja, desde a frente de caixa até a retaguarda. Nesta fase o varejista deve, com a equipe do Projeto, analisar e escrever seus processos atuais: Já existe alguma informatização? Quem está envolvido em cada processo? Por que e como são? O levantamento da situação atual trata de uma análise geral do negócio. É o momento em que se deve listar os principais problemas da empresa. Só assumindo os problemas existentes, é que eles poderão ser resolvidos. Realizado o levantamento da situação atual, é necessário que o estabelecimento determine prioridades para o início do processo de automação. Pode-se iniciar selecionando as áreas que a serem automatizadas de modo mais simples e rápido, ou ainda selecionar aquelas que são realizadas de forma precária e sobre as quais a automação trará resultados positivos rapidamente. Determine seus pontos fracos (que provocam perdas de vendas e de lucro, precisando ser reparados) e fortes (suas vantagens competitivas, que precisam ser preservadas).
  5. 5. B.2. Estudo da Situação Desejada Quantifique as atividades atuais. Por exemplo: quantos clientes são atendidos por dia e por hora; quantos cheques recebidos; quantos itens comercializados; quantos recebimentos de mercadorias, quantas devoluções e trocas; qual o tamanho médio das filas, quais os tempos médios de fila, de desembaraço de mercadoria no crediário, e assim por diante. De posse desses dados, devem-se levar em conta os objetivos de crescimento e de atuação, sempre visando à situação futura desejada (os próximos dois a cinco anos), considerando inclusive a introdução de novas linhas de produtos, a abertura de novas lojas etc. Preveja também as novas operações que pretende introduzir (ex.: lista de noivas, televendas, entrega domiciliar, reposição automática, entrega direta em loja etc.) e quantifique-as. Se tiver ou pretende ter atividades terceirizadas, leve-as em consideração. Não dimensione o sistema pensando somente nas suas necessidades atuais. É preciso ter em mente um horizonte de tempo para que ele se mantenha funcionando e seja útil como ferramenta para a tomada de decisões. B.3. Análise dos Riscos Os riscos devem ser levados em conta em todo o ciclo de vida do Projeto de automação. No início, esses riscos são sempre mais elevados, sendo minimizados ao longo do projeto e bastante reduzidos ao final da implementação. Fatores de risco que devem ser analisados: Custo x Benefício: os custos da automação devem ser compatíveis com os benefícios esperados num período de tempo mínimo para que ocorra o retorno do investimento; Adesão da equipe: o risco de resistência dos funcionários é bastante alto, e deve ser contornado com envolvimento e treinamento contínuo destes; Fornecedores: a escolha dos fornecedores de equipamentos e softwares deve ser bastante minuciosa, devem ser feitas visitas aos seus atuais clientes e reuniões periódicas para informação dos passos a serem seguidos e o andamento das atividades no dia-a-dia. Trataremos com mais detalhes nos itens: Escolha do Hardware / Equipamento e Escolha do Escolha do Software / Aplicativo. C. Detalhando Atividades - O QUE AUTOMATIZAR? Depois de definidos os objetivos da automação, passamos a detalhar as atividades e procedimentos que serão automatizados. A pergunta que se faz aqui é O QUE AUTOMATIZAR? É preciso olhar a empresa com um microscópio para selecionar todas as atividades realizadas na loja. Neste momento, não vamos nos preocupar se para automatizar esta ou aquela atividade precisaríamos de um equipamento ou de um software. O que nos interessa agora é quais são as tarefas que realizamos, separando-as por departamento. A seguir, definimos algumas atividades que podem ser objeto de automação, e que são genéricas para o comércio independentemente do segmento. Esta relação não está esgotada, serve apenas para auxiliar o varejista a encontrar, em seu caso específico, algumas atividades que fazem parte do seu dia-a-dia e que são fundamentais para automação. A Automação Comercial "cobre" operações de frente de loja, mas também se estende pelas operações de retaguarda. Para que as atividades sejam bem distribuídas, a estrutura é dividida por departamento, conforme segue:
  6. 6. C.1. Reorganizar Processos e Procedimentos Quando o levantamento da situação for realizado, muitas alternativas de melhorias podem ser identificadas nos procedimentos atuais. Muitas destas são simples e devem ser implementadas antes dos sistemas pertinentes ao Projeto de automação. É uma excelente oportunidade de "oxigenar" os procedimentos atuais, incrementando a eficiência e agilidade nos processos operacionais. 4.1.2. Planejamento Básico Nesta etapa, você estará concentrado na escolha das opções tecnológicas mais adequadas aos seus objetivos presentes e futuros, assim como em negociações com fornecedores de hardware (equipamentos, periféricos) e software. Ao final dessa fase, o Projeto de Automação Comercial estará formatado e contratado. Ou seja, o que será feito, quem fará e quanto custará. A. Escolha do Software / Aplicativo A escolha do software / aplicativo é sempre realizada em primeiro lugar, isto porque é necessário primeiro saber qual será o software escolhido para a automação do negócio, para depois saber quais serão as especificações dos equipamentos necessários ao funcionamento do software. Quando ocorre a escolha do equipamento em primeiro lugar, sempre se corre o risco de o aplicativo não funcionar, devido às especificações não serem adequadas ao funcionamento e, então, todo o dinheiro investido pelo varejista torna-se mais um custo que deve ser absorvido pelo negócio. Outro fator importante na escolha do software / aplicativo é a opção que se faz por desenvolvimento interno, desenvolvimento externo ou pacote pronto. A seguir, faremos a análise de cada uma das situações. A.1. Desenvolvimento Interno / Externo Se a opção for desenvolver um sistema que atenda às necessidades do negócio sob medida, o desenvolvimento interno é a melhor saída. É uma opção para os casos de empresas que têm práticas de trabalho extraordinariamente diferenciadas e os pacotes prontos disponíveis no mercado não atendem. Os processos (transações) são levantados passo a passo e desenvolvidos em linguagem de programação que melhor se adapte às necessidades e tamanho da empresa. O desenvolvimento de software é uma atividade que leva tempo e demanda recursos humanos qualificados e por este motivo é uma atividade que apresenta custos elevados. No desenvolvimento externo o processo é praticamente o mesmo, o que ocorre é a terceirização do desenvolvimento, mas também com o mesmo objetivo: desenvolver um software sob medida para as necessidades da empresa. De qualquer forma, o custo também é elevado, e deve-se ter cuidado na escolha do fornecedor. A seguir, falaremos destes cuidados. A.2. Pacote Pronto (Softwares de Configuração) Para determinar até que ponto um pacote pronto atende às necessidades da empresa, é necessário fazer uma análise minuciosa, confrontando as necessidades da empresa com as funcionalidades oferecidas. Nos pacotes prontos, os processos são levantados e parametrizados no sistema. Templates (modelos) já fazem parte desses pacotes e a atividade primordial deste tipo de implementação é
  7. 7. configurar as transações de negócio específicas nesses templates. No caso da automação comercial, os principais aplicativos são: controle de estoque, compras, contas a pagar, contabilidade, faturamento, frente de caixa, entre outros. Um fator importante a ser levado em conta é a disponibilidade de emissão de relatórios gerenciais que o pacote apresenta. A.3. Cuidados na Escolha do Software / Aplicativo A.3.1. Seleção do Fornecedor A seleção do fornecedor do aplicativo, seja ele designado para promover o desenvolvimento interno / externo ou fabricante de pacote pronto, merece alguns cuidados que evitarão problemas futuros. Peça amostras (protótipos) de sistemas já desenvolvidos por eles e referências de clientes. Faça visitas aos clientes que tenham contratado seus serviços a fim de certificar-se da qualidade dos serviços prestados pelo fornecedor. Certifique-se que o tempo que ele está no mercado é suficiente para prestar um bom serviço e faça consultas aos órgãos especializados sobre sua idoneidade. A.3.2. Suporte e Treinamento O fornecedor do aplicativo deverá explicitar no contrato de prestação de serviços como será o suporte e o treinamento durante e pós-implementação. O suporte poderá ser remoto (fora da empresa), on site (dentro da empresa), 7 x 24 (7 dias por semana, 24 horas por dia), etc. A grade de atendimento de suporte deverá ser adequada às necessidades de cada empresa, obedecendo aos horários de trabalho dos usuários do sistema aplicativo e do negócio. O treinamento é um fator bastante crítico, pois é a base para o bom uso do aplicativo. Este treinamento deverá ser dado antes do início da utilização do aplicativo e para todas as pessoas que o utilizarão. A.3.3. Experiência no Ramo O fornecedor deverá conhecer o ramo de atuação de comércio com profundidade para que o desenvolvimento ou parametrização seja facilitado e implementado com qualidade e voltados às melhores práticas do mercado. Visite lojas nas quais o fornecedor implantou o sistema. Informe-se sobre seu desempenho. A.4. Requisitos Importantes na Escolha do Software / Aplicativo A.4.1. Adequação ao Negócio O aplicativo a ser implementado deve apresentar características inerentes ao negócio para que a utilização seja viável. Não é possível controlar o estoque de um depósito com um aplicativo voltado ao planejamento de produção. Garanta também que o aplicativo seja homologado de acordo com a legislação vigente.
  8. 8. A.4.2. Capacidade de Expansão O aplicativo deve ser expansível, ou seja, à medida que a empresa vai crescendo, ele deve ter a capacidade de acompanhar este crescimento, sendo aberto à inclusão de novas funcionalidades e transações. A.4.3. Modular Quando desenvolvido em módulos, a implementação, treinamento, manutenção e expansão do aplicativo ficam bastante facilitados, pois possibilitam o tratamento pontual das transações de negócio, não afetando àquelas transações que não necessitam sofrer alterações. A.4.4. Integração Não devemos esquecer que estes módulos do aplicativo devem estar totalmente integrados para evitar rupturas nas transações de negócios ou afetar a visão global dos resultados do negócio. Isso significa, por exemplo, que o módulo de compras de mercadorias deve estar integrado ao módulo de finanças, disparando uma transação de contas a pagar. Deve-se levar em conta que o desenvolvimento de um Projeto de automação comercial deve prever um mínimo de conexão à Internet, principalmente para fins de pesquisa de preços de fornecedores e uso de correio eletrônico. Dê preferência aos softwares de "frente-de-caixa" e de retaguarda que tenham a mesma procedência. Não sendo possível, faça com que os fornecedores garantam a integração dos aplicativos antes do fechamento do contrato. A.4.5. Adequado ao Sistema GS1 O aplicativo a ser implementado deve ser capaz de decodificar códigos de barras, possibilitando a utilização de padrões do Sistema GS1. Os produtos devem estar previamente cadastrados na base de dados para que a leitura óptica seja possível, viabilizando a busca das informações atreladas aos códigos de barras dos produtos. É importante ressaltar que o GTIN (Número Global de Item Comercial) deverá ser cadastrado no Banco de Dados com 14 dígitos, incluindo zeros à esquerda se for o caso. Estabeleça o sistema de codificação de produtos e/ou serviços a serem utilizados. Adote o Sistema GS1, pois, além de ser padronizado mundialmente e ser utilizado em todo o mercado nacional, os produtos já vêm com esta codificação do fabricante. B. Escolha do Hardware / Equipamentos Relacionamos abaixo os principais equipamentos utilizados para automação comercial, ao final, falaremos dos cuidados e requisitos na escolha dos equipamentos para automação do estabelecimento. a) Emissores de Cupom Fiscal: - Máquina Registrada - MR: - Impressora Fiscal - IF: - Terminal Ponto-de- Venda - PDV: b) Leitores de Código de Barras: - Leitores de Mão / Portáteis CCD ou LASER; - Leitores de Mesa / Fixos; c) Coletores; d) Impressora de Cheques e Consulta de Crédito: e) Micro-registradora;
  9. 9. f) Balanças Eletrônicas; g) Consulta de Preços - Tira –Teima; h) Terminais Multimídias; i) Equipamentos TEF - Transferência Eletrônica de Fundos: k) Impressora de Código de Barras; l) Outros equipamentos: - Computador; - Impressora simples; - Gaveta modular; - Teclado modular; - Teclado do Usuário; - Display cliente etc. Concluindo, é necessário definir os tipos de equipamentos, periféricos e aplicativos que vão compor a solução. Considere também itens de segurança, como geradores e no-breaks. Avalie as opções de sistema operacional (plataformas). Opte por equipamentos e aplicativos com capacidade compatível com o seu volume de operação atual e futura. Verifique a conveniência de aumentar gradativamente a capacidade máxima, mediante expansões. Nesse caso, escolha uma tecnologia que viabilize a expansão necessária. Cuide, em especial, para que a capacidade de processamento do servidor (microcomputador que gerencia a rede) não seja subdimensionada. Nessa eventualidade, há sérios riscos de sobrecarga da rede automatizada e de lentidão no cumprimento de tarefas. Para buscar fornecedores de equipamentos, consulte nosso Guia de Parceiros em www.gs1brasil.org.br C. Ferramentas de Apoio - Cronogramas Como já dissemos, um dos erros mais freqüentes nos Projetos de Automação é começar pela aquisição dos equipamentos. Determinando quando estes equipamentos serão realmente necessários e estarão em operação, bem como o aplicativo, pode-se proporcionar a empresa o fôlego necessário entre os momentos de desembolsos ao longo do Projeto. Visando um melhor resultado do Projeto de Automação, pode-se utilizar como formas de controle e ferramentas de apoio dois tipos de Cronogramas: ATIVIDADES e INVESTIMENTOS. O Cronograma de Atividades servirá para delimitar dentro de um espaço de tempo quais serão as tarefas e procedimentos a serem automatizados, identificando que tipo de ferramenta será utilizada para a automação de cada atividade (hardware / software). Tendo como base as tarefas e procedimentos a serem automatizados e as ferramentas necessárias, será possível fazer um Cronograma de Aquisição e Investimentos, identificando, então, se haverá necessidade de financiamentos ou se será realizado com recursos próprios. 4.1.3. Planejamento Executivo ou Preparação Após a realização de todo o Planejamento Estratégico e Básico, passamos para o Planejamento Executivo ou a chamada Preparação. Neste momento do Roteiro de Automação, deve-se “aparar as arestas” do Projeto, identificando requisitos importantes para Automação da Loja, necessários inclusive para dar suporte à próxima fase, que é a IMPLANTAÇÃO.
  10. 10. A. Infra-Estrutura - Alterações Físicas Necessárias A implantação de um Projeto de Automação envolve desde o aterramento até a passagem de cabos para a conexão dos equipamentos por meio da rede de computadores. Não se esqueça de elaborar um projeto, cotar e contratar as indispensáveis obras civis, elétricas e de cabeamento da rede de equipamentos. É necessário realizar a interligação física e lógica de todos os recursos (PDVs , scanners, impressoras, etc.) e bancos de dados necessários à automação da loja. Adicionalmente, algumas alterações no layout físico podem ser necessárias para adequar eventuais reorganizações de processos operacionais, como por exemplo, realocação de caixas, balcões, prateleiras etc. Considere os aspectos funcionais, estéticos e ergonômicos. B. Treinamento de Usuários Durante o treinamento, todas as situações do operacional no dia-a-dia devem ser levadas em conta assim como as possíveis exceções e como proceder nestes casos. Devem-se levar em conta todas as funções a serem desempenhadas pelos funcionários no novo sistema a ser implantado e ter sempre mais uma pessoa treinada para as tarefas críticas. C. Montar Banco de Dados com o Código de Barras A montagem de um banco de dados preciso, com informações confiáveis, necessita de dedicação e cuidado em sua realização. É necessária a descrição correta dos produtos que já vêm codificados pelo fornecedor, e a identificação por meio de estrutura padronizada dos itens que são vendidos na loja a granel, por peso, etc. Solicite ao seu fornecedor uma lista dos produtos com a identificação (código de barras) e a descrição detalhada. Como já dissemos, o ideal é que o aplicativo / software adquirido seja adequado ao Sistema GS1 e que tenha em seu banco de dados os cadastros relacionados ao GTIN (Número Global de Item Comercial), que deve obrigatoriamente possuir, no mínimo, 14 (quatorze) dígitos, conforme modelo abaixo: Todos os números de identificação deverão estar "justificados" em 14 dígitos, recebendo "zeros" à esquerda quando necessário. O GTIN serve para identificar o Item comercial, ou seja, definido como qualquer item, produto ou serviço, sobre o qual há necessidade de recuperar informações predefinidas e que possa receber preço, ser encomendado ou faturado em qualquer ponto na cadeia de suprimentos.
  11. 11. O Código de Barras utilizado pela indústria / fornecedor para identificação das mercadorias que passam pelo check-out do varejo são o EAN -13, EAN -8 e UPC-A. Para mais detalhes sobre a identificação de itens comerciais utilizando o GTIN consulte o Manual do Usuário na Biblioteca Virtual acessando: www.gs1brasil.org.br O código interno de loja é utilizado para os produtos que são vendidos na loja a granel, por peso, etc., o varejista pode utilizar-se de uma estrutura padrão internacionalmente reconhecida, conforme abaixo: D. Ferramentas de Identificação para Apoio aos Processos Logísticos Existem ainda estruturas padrões de codificações utilizadas para a automação do Recebimento do Varejo. São aplicações do Sistema GS1 para unidades logísticas, por meio das estruturas ITF-14 e GS1-128 que auxiliam inclusive na rastreabilidade logística e de produtos. Unidade Logística é uma unidade física determinada para transporte e estocagem de mercadorias de qualquer tipo que necessitem ser gerenciadas e rastreadas individualmente na cadeia de suprimentos.
  12. 12. E. Integração com Fornecedores A integração com fornecedores é essencial para obter informações precisas nas negociações, agilizar processos de compra e recebimento, alcançando resultados positivos, como a manutenção de estoques e não ocorrência de faltas de produtos nas gôndolas. Uma ferramenta bastante importante para esta integração é o EDI (Electronic Data Interchange), ou seja, a Troca Eletrônica de Dados entre parceiros comerciais. É o processo de comunicação entre empresas, sem papel, mediante a transmissão eletrônica de documentos "pré-formatados", utilizando uma linguagem padronizada chamada EANCOM. Para mais informações sobre o EDI e as mensagens padronizadas EANCOM do Sistema GS1, acesse nosso site www.gs1brasil.org.br 4.1.4. Implantação Para que o sucesso da fase de implantação seja alcançado de forma mais suave e rápida, as etapas anteriores devem ter sido realizadas de forma cuidadosa e detalhadas. Faça um check-list de todas as atividades antes da implantação. A. Check List para Implantação Tarefas que devem ser efetuadas nesta etapa do projeto de automação: • Elaborar cronograma detalhado de atividades e investimentos para o controle das tarefas, prazos e recursos; • As instalações físicas devem estar adaptadas (obras civis, elétricas etc.); • Os equipamentos, periféricos, softwares e processos deverão estar disponíveis, instalados e testados; • Os processos e procedimentos organizacionais devem estar reorganizados, documentados e deverão ser comunicados aos funcionários e parceiros comerciais; • Montar a base de dados de codificação interna dos produtos com código de barras; • Realizar testes integrados de todos os aplicativos simulando as operações do dia-a-dia, com o acompanhamento dos funcionários; • Treinar os funcionários de forma elaborada; • Identificar produtos que receberão codificação interna; • Efetuar inventário para obter a posição atual do estoque; • Etiquetar mercadorias; • Avisar os clientes e fornecedores sobre os novos procedimentos; • Incorporar os novos relatórios aos procedimentos gerenciais e operacionais do estabelecimento; • Providenciar insumos como fitas, formulários etc.; • Estabelecer métodos de diagnóstico e correção de problemas.
  13. 13. Deve-se levar em conta a ordem de execução das tarefas, por exemplo: as mercadorias só podem ser etiquetadas depois que o sistema estiver operando; os equipamentos devem estar disponíveis e instalados para o treinamento prático dos funcionários; o treinamento não deve ser finalizado com muita antecedência a da finalização do Projeto, pois todo o aprendizado corre o risco de ser esquecido. A IMPLANTAÇÃO é uma atividade contínua e exige dedicação do varejista empreendedor. As alterações necessárias ao acompanhamento da evolução da tecnologia, dos requisitos legais e da satisfação do cliente devem ser constantes. Visualize sempre quais são seus objetivos e adapte-se para conquistá-los. 9. Fatores Críticos de Sucesso na Automação Existem fatores determinantes em um Projeto de automação, que se não forem bem geridos podem ser críticos e impedirem o sucesso da automação na loja. a) Solução mais adequada: Insistimos que é preciso atenção especial e dedicação em todo o Projeto de Automação para a escolha correta da solução de hardware, software e infra-estrutura. Uma escolha incorreta pode comprometer o investimento transformando-se em custo para o varejista. b) Capacitação dos Usuários: Já dissemos sobre a necessidade de treinamento dos usuários que participam das atividades automatizadas. Reforçamos que não há como a automação funcionar adequadamente se os usuários não alimentarem os processos automatizados corretamente. c) Manutenção de Aplicativos e Equipamentos: Apesar do custo envolvido a manutenção é indispensável para o funcionamento dos equipamentos e software. d) Aspectos Culturais: A automação faz com que se altere fundamentalmente o "como as coisas são feitas". A adaptação a novas tarefas enfrenta resistências, sempre presentes e que não podem ser negligenciadas. Todas as resistências devem ser tratadas de forma a não prejudicar a automação da loja. Existem várias formas de fazê-lo, por meio de motivação, realocação de pessoal para outras atividades, integração das pessoas contrárias para participarem ativamente do Projeto de Automação etc. e) Tratamento das Informações: Há uma demanda por cadastros eficientes. Isso implica a necessidade de um rigoroso planejamento e administração desses cadastros - alinhamento de dados. Se os cadastros viabilizam os benefícios da automação, eles exigem, em compensação, uma férrea disciplina e tempo adicional das pessoas. Pode ocorrer, inicialmente, uma sobrecarga de informações, dada a abundância de dados antes indisponíveis. Assim, é preciso repensar os relatórios antigos e planejar seletivamente os novos, levando em conta conteúdo, formato e periodicidade que os tornem eficazes, bem como sua tecnologia de apresentação (on line, batch, consulta etc.). Ainda em razão da nova carga de informações, é indispensável que estas sejam avaliadas discriminando-se o que é relevante do que é apenas interessante saber. Embora não seja o costume anterior, deve-se passar a empregar métodos de seleção do tipo "curva ABC", entre outros. Em resumo, a Automação Comercial exige investimentos que causam um profundo impacto nos processos da empresa e proporcionam benefícios concretos.
  14. 14. CUSTOS BENEFÍCIOS X INVESTIMENTOS Equipamentos e softwares Redes de comunicação Lay-out e mobiliário TREINAMENTO DE PESSOAL Na implantação De manutenção PRODUTIVIDADE Mais vendas devido aos melhores serviços e comodidades oferecidas ao Consumidor. Redução de custos Eliminação de papelada. MANUTENÇÃO Equipamentos Aplicativos Cadastros e bancos de dados QUALIDADE Melhoria no atendimento Redução de erros Aumento de segurança IMPACTO CULTURAL Novos processos e tarefas Muito mais informação para ser tratada e absorvida Resistências COMUNICAÇÃO VISUAL Facilidade e atratividade para clientela Identidade corporativa moderna e personalizada CAPACITAÇÃO TÉCNICA Atualização permanente Manter equipe mínima GESTÃO EFICAZ Facilidade para apuração de resultados Segurança e agilidade em inventários Eficiência na administração do fluxo de caixa 5. Informações Importantes A aplicação dos módulos e padrões, presentes neste Guia, é voluntária embora todo esforço possível tenha sido feito para assegurar que as informações contidas estejam corretas, não é possível prometer ou assegurar os resultados advindos da aplicação dele. Os participantes do Projeto de codificação e a GS1 Brasil não se responsabilizam por qualquer omissão ou erros eventualmente presentes neste Guia. Informações mais detalhadas dos padrões do Sistema GS1 poderão ser obtidas no Manual do Usuário e no Encarte GS1-128.
  15. 15. A GS1 Brasil dispõe de cursos regulares sobre automação do varejo em sua sede em São Paulo, e faz parcerias com Associações Regionais Supermercadistas e do Comércio para realizar cursos e palestras anualmente em todos os Estados do Brasil. 6. Como Tornar-se um Associado GS1 Brasil? Para tornar-se um associado da GS1 Brasil e usuário do Sistema GS1, entre em contato pelo Centro de Serviços www.gs1brasil.org.br © 2009 - GS1 Brasil. Todos os direitos reservados. Proibida a reprodução total ou parcial sem a prévia autorização da GS1 Brasil, Associação Brasileira de Automação.

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