Apostila Apresentações de Resultados

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Apostila criada como material complementar para o treinamento ministrado para multiplicadores, assistentes e analistas.

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Apostila Apresentações de Resultados

  1. 1. Como Criar Apresentações de Resultados Atento 2013
  2. 2. 1 ÍNDICE 1. A Apresentação 3 2. A Construção 4 3. O Formato 5 4. Os Recursos 6 5. Textos 12 6. Imagens 13 7. Cuidados 14 8. Anexo 15 9. Referências 19
  3. 3. 2 Introdução O objetivo deste treinamento é ensinar técnicas e dar dicas importantes para a construção de Apresentações de Resultados. As técnicas e as dicas baseiam-se no uso de recursos gráficos e abordam a construção da apresentação como um processo de análise, planejamento e criatividade.
  4. 4. 3 1. A Apresentação Objetivo Expor dados que apresentem resultados, estimativas, projeções e/ou status de determinada área ou projeto. Com isso munir o público de informações importantes e gerar conhecimento sobre o assunto dando base para tomada de decisões, análises e resoluções. Briefing Briefing é um conjunto de informações que deve criar um roteiro de ação para o desenvolvimento de um trabalho. Quando pensamos em Apresentação de Resultados, devemos levantar informações sobre o assunto para que a apresentação esteja coerente com o que foi demandado. Informações Importantes:  Quais dados serão usados? Quais as fontes?  De que ações referem-se os dados? Qual o contexto?  Qual o público da apresentação?  Qual a quantidade de slides? Dados Informação Conhecimento Tomada de Decisões Análises e Resoluções Dica: Para definir a quantidade de slides você também pode considerar o tempo disponível para a apresentação.
  5. 5. 4 Os Dados Identificar quais dados geram informações relevantes e ater-se a eles é fundamental para uma apresentação objetiva e interessante. Caso contrário sua apresentação poderá se tornar um “amontoado” de dados que não geram informações e podem causar confusão. Portanto: Seja Específico! 2. A Construção Ferramentas Existem diversas ferramentas e aplicativos na internet disponíveis para criar apresentações e elementos gráficos (CorelDraw, Illustrator, entre outros). Na Atento trabalhamos com o PowerPoint e o Excel. Para gráficos é mais apropriado usar o Excel, nele há maior facilidade de lidar com dados numéricos. Inspire-se Ao pensar na construção de sua apresentação, procure “sair” do óbvio, busque diferentes formas de apresentação. Inspire-se! Há sites na internet que podem ajuda-lo(a) a explorar outros formatos. Modelos Prontos Infográficos Acesse o site http://office.microsoft.com/pt-br/ e clique em “Modelos” no alto da página. Então escolha entre os produtos do Office (Powerpoint, Excel, entre outros). Acesse www.slideshare.net/ Este é um site para compartilhamento de apresentações. São milhões de usuários e materiais disponíveis para visualização. No momento a política de Segurança da Informação da Atento restringe o acesso a este site, você pode explorá-lo do seu computador pessoal, por exemplo. Acesse o site e clique em Imagens no cabeçalho da página. Digite “Infográficos” na busca. É possível visualizar dezenas de infográficos de diversos assuntos e formatos.
  6. 6. 5 Conte uma história Antes de construir o ppt pense na sua apresentação como uma narrativa. A apresentação deve expor as informações com um fluxo lógico, conectando as informações num sentido claro, assim o público segue o raciocínio e compreende o que é apresentado. É possível estruturar nas formas:  Antes&Depois (Ex.: Mostrar o cenário antes e depois do projeto implantado)  Onde estamos – Onde queremos chegar – Como chegaremos (Ex.: Propor ação de melhoria)  Do Macro ao Micro cenário, ou vice-versa (Mostrar os resultados consolidados e depois detalhados). 3. O Formato Com as ferramentas em mãos e as ideias estruturadas vamos pensar no formato da apresentação. Identidade Visual A Atento possui um conjunto de elementos visuais que constroem sua identidade visual. Régua de Cores *É possível ter acesso a Régua de Cores na intranet.
  7. 7. 6 Ícones e Imagens Fontes Ao pensar no formato da sua apresentação você também pode incrementa-la com “toques” pessoais ao formato, dando assim uma identidade pessoal à ela. Para isso padronize alguns recursos como:  Cores;  Estilo de gráficos (simples ou 3D);  Ilustrações;  Formatos de caixa de texto (arredondado ou quadrado); Os formatos que escolher para os recursos devem estar no mesmo estilo em toda a apresentação. Essa padronização pode parecer monótona, mas traz harmonia e mantem a relação dos slides, dando continuidade à apresentação. Confira também se a ação ou projeto que é tema da apresentação já possui uma identidade visual, você pode aproveitá-la no seu trabalho, isso fará referência constante ao assunto em questão. 4. Os Recursos O formato dos recursos gráficos é muito importante para apresentar as informações de forma clara e apropriada. Os dados podem ser apresentados em diferentes formatos:  Gráficos;  Diagramas;  Cronogramas;
  8. 8. 7  Linha do tempo;  Tabelas;  Ilustrações; entre outros. Gráficos Barras Colunas Colunas Empilhadas 25 18 32 28 0 20 40 Técnico E-Learning Comportamental Outros 288 365 412 320 0 100 200 300 400 500 1º Trim 2º Trim 3º Trim 4º Trim 288 365 412 320 120 190 250 19090 210 200 150 1º Trim 2º Trim 3º Trim 4º Trim Gráficos de barras ilustram comparações entre itens e é apropriado quando:  As palavras dos rótulos forem longas.  Os valores comparados forem períodos. Gráfico de Colunas representam contagem de itens. Em geral, exibe categorias ao longo do eixo horizontal e valores ao longo do eixo vertical. Gráfico de Coluna Empilhada mostra valores de duas ou mais séries de dados. Use-o quando tiver várias séries de dados e quiser enfatizar o total.
  9. 9. 8 Pizza Rosca Linhas 288 365 412 320 120 190 250 190 90 210 200 150 1º Trim 2º Trim 3º Trim 4º Trim 13% 10% 16% 18% 17% 12% 14% SBC STS CAS GOI SSA MAD SJC 13% 10% 16% 18% 17% 12% 14% SBC STS CAS GOI SSA MAD SJC 435 628 587 672 701 520 490 450 520 650 0 100 200 300 400 500 600 700 800 2008 2009 2010 2011 2012 Gráfico de Coluna 100% Empilhada mostra valores que em colunas empilhadas para representarem 100%. Use-o quando quiser enfatizar a contribuição de cada item no total. Gráfico de Pizza mostra a proporção de cada item dentro da soma dos itens. Deve ser usado quando:  Você tiver apenas uma série de dados.  Nenhum dos valores nos seus dados for negativo. Gráfico de Rosca, assim como o de Pizza, mostra a proporção de cada item dentro do total. Porém neste é possível comparar duas ou mais séries de dados. A visualização de dois ou mais círculos pode ficar confusa. Se necessário, prefira o gráfico de colunas empilhadas. Gráfico de Linha pode mostrar dados contínuos ao longo do tempo, ou seja, são ideais para mostrar tendências (inclinações) em intervalos como meses e anos.
  10. 10. 9 Combinado Há disponíveis no Excel outros tipos de gráficos, porém a utilização destes é mais complexa e pouco frequente, por isso não foram abordados. Diagramas São representações visuais estruturadas, como Organogramas e Fluxogramas, por exemplo. Organograma Fluxograma 230 190 175 195 210 3% 5% 8% 5% 4% 0 50 100 150 200 250 2008 2009 2010 2011 2012 Gráfico Combinado combina dois ou mais gráficos para facilitar a representação e interpretação de dados variados, como no exemplo: Números absolutos e porcentagem. Equipe Gestor Consultor Multi’s Organograma representa a estrutura formal de uma organização. Fluxograma é usado para representar a sequência operacional de um processo.
  11. 11. 10 Cronogramas Ferramentas de planejamento e controle de atividades em determinado período. Mensal Semanal Linha do Tempo Esquema de fatos e ações em ordem cronológica. Vertical 3ª Sem2ª Sem1ª Sem Inscrição Pagamento Aulas Este modelo foi criado a partir das Tabelas disponíveis no PowerPoint. Este modelo foi criado a partir das Formas disponíveis no PowerPoint. Jan Fev Mar Abr Análise Planejamento Feedback Implantação
  12. 12. 11 Horizontal Tabela Matriz na qual os dados são apresentados em linhas e colunas. Padrão (Office) Site TO % SBE 5 4% LIB 3 2% SAB 8 7% BF 4 5% Personalizada Integração Escuta Avaliação 2ªF 4ªF 6ªF Pessoas Horas Maria Joana José 480.354 256.661 226.482 3.429 2.371 1.412
  13. 13. 12 Ilustrações São Formas e Figuras. 5. Textos O uso de textos em apresentações de resultados deve ser moderado e exposto de forma dinâmica, caso contrário pode dispersar a atenção do público e cansá-lo. Use Tópicos Móvel 2% Fixa 3% Absenteísmo Móvel 70 Fixa 33 28% 10% 0% Ativo Receptivo Retenção de Dados São Bernardo do Campo 32 18 Santos 13 18  ________________________  ________________________  ________________________  ________________________ Use frases objetivas e sempre que possível, curtas.
  14. 14. 13 Use Formas e Ilustrações Inove no Layout 6. Imagens Use imagens com boa resolução e nítidas, isso fará sua apresentação mais sofisticada. Pesquise em sites especializados e verifique o tamanho adequado ao inserir a imagem na apresentação para manter sua qualidade. Sites Indicados Distribua o texto em formas ou caixas de texto. Use também ilustrações que façam referência ao conteúdo. Usando formas coloque o texto em layout diversificado, explorando o espaço do slide. Acesse www.pixabay.com/pt e faça a busca por palavra-chave. O download é gratuito. Neste site há imagens com download gratuito e também tarifado. Acesse www.latinstock.com.br e faça a pesquisa em português ou inglês.
  15. 15. 14 7. Cuidados Tome alguns cuidados na criação da sua apresentação. Alguns detalhes podem fazer grande diferença. E lembre-se: Menos é mais!  Excesso de figuras. Sua apresentação pode ficar “infantilizada” com o uso excessivo de ilustrações e desenhos. Uma apresentação de resultados precisa transmitir credibilidade.  Palavras em letras MAIÚSCULAS. Os textos ficam com aspecto grosseiro e somado a outros elementos gráficos deixa a apresentação “pesada”.  Efeitos e Animações: O uso de efeitos para a transição de slides, por exemplo, pode gastar ainda mais tempo para a apresentação, o que normalmente é prejudicial quando se trata de apresentar resultados. As animações e os efeitos também podem infantilizar sua apresentação.  Legendas longas. As legendas devem passar informações de forma clara e rápida para que a referência ao gráfico seja eficaz, caso contrário a interpretação do gráfico fica complicada e cansativa.
  16. 16. 15 Anexo - Passo a Passo Gráfico Combinado – Colunas e Linha 1 – Selecione os dados na planilha. 2 - Vá até a aba “Inserir” e selecione um gráfico de Colunas (é importante que seja um gráfico 2D - não é possível combinar Gráfico 3D com o de Linha). 3 - Selecione a série de dados que deseja alterar seu tipo de gráfico. Se os dados estiverem em porcentagem é possível que não estejam visíveis, por isso procure-o com o mouse rente ao eixo horizontal. 4 - Clique com o botão direito do mouse e selecione Formatar Série de Dados.
  17. 17. 16 5 – Selecione Eixo Secundário. 6 – Mantenha a série de dados selecionada (ou a selecione). Clique em “Ferramentas de Gráfico”, depois em “Design” no alto da tela. 7 – A esquerda da tela, no campo Tipo, clique em Alterar Tipo de Gráfico.
  18. 18. 17 Para alterar a altura do gráfico de Linha você deve selecionar o eixo correspondente, clicar com o botão direito do mouse e selecionar Formatar Eixo. No campo Opções de Eixo altere os valores no campo de Mínimo - Fixo e Máximo Fixo. Em seguida escolha o tipo de Linha que deseja usar (Linhas ou Linhas com Marcadores). 8 - Neste momento já é possível visualizar seu gráfico combinado com Barras e Linha. O eixo vertical da esquerda refere-se aos dados das Barras e o eixo vertical da direita refere-se aos dados da Linha.
  19. 19. 18
  20. 20. 19 Referências Wuorio, Jeff. “Dez dicas de Powerpoint”. Disponível em: http://www.microsoft.com/business/pt-br/Content/Paginas/article.aspx?cbcid=21 Acesso em: junho/2013 Galvão, Joni. ”Apresentações em PowerPoint – Dicas para fugir do clichê”. Disponível em: http://www.soap.com.br/blogsoap/2012/01/apresentacoes-em- powerpoint-dicas-para-fugir-do-cliche/ Acesso em: junho/2013 “Sugestões para criar e fazer uma apresentação eficaz”. Disponível em: http://office.microsoft.com/pt-pt/powerpoint-help/sugestoes-para-criar-e-fazer-uma- apresentacao-eficaz-HA010207864.aspx Acesso em: junho/2013
  21. 21. 20 Como Criar Apresentações de Resultados Deise Tampelini Analista de Treinamento Jr. Atento Apostila desenvolvida para apoio didático ao treinamento “Como Criar Apresentações de Resultados” ministrado à equipe de assistentes e analistas de treinamento.
  22. 22. 21 Atento 2013

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