ANALISIS JABATAN
DAN
ANALISIS
BEBAN KERJA
SEKRETARIAT JENDERAL KOMISI NASIONAL HAK ASASI MANUSIA

JABATAN
2
Kedudukan yang menunjukkan fungsi, tugas,
tanggung jawab, wewenang dan hak
seseorang pegawai ASN dalam rangka
menjalankan tugas pokok dan fungsi
 Pegawai Negeri Sipil diangkat dalam
pangkat dan jabatan tertentu pada Instansi
Pemerintah
 Jabatan ASN terdiri atas:
○ Jabatan Administrasi;
○ Jabatan Fungsional; dan
○ Jabatan Pimpinan Tinggi.

INFORMASI
JABATAN
• Merupakan hasil / keluaran dari proses
analisis jabatan
• Terdiri dari 17 butir informasi yang terbagi
menjadi:
– Identitas Jabatan
– Uraian jabatan (job description)
– Syarat jabatan (job specification)

ANALISIS JABATAN
4
• Dasar hukum: PermenPANRB No 1 th 2020
tentang Pedoman Analisis Jabatan dan
Analisis Beban Kerja
• Pengumpulan, pencatatan, pengolahan dan
penyusunan data jabatan menjadi informasi
jabatan
• Uraian tugas menjadi informasi yang paling
penting dalam proses analisis jabatan

ISI INFORMASI JABATAN
No Identitas Jabatan Uraian Jabatan Spesifikasi Jabatan
1 Nama Jabatan Tugas Pokok Pendidikan Formal
2 Kode Jabatan Bahan Kerja Pendidikan dan Pelatihan
3 Unit Kerja Alat Kerja Pengalaman Kerja
4 Ikhtisar Jabatan Hasil Kerja Keterampilan
5 Kelas Jabatan Tanggung Jawab Bakat Kerja
6 Wewenang Temperamen Kerja
7 Korelasi Jabatan Minat Kerja
8 Kondisi Lingkungan Kerja Upaya Fisik
9 Risiko Bahaya Kondisi Fisik
10 Prestasi Kerja Fungsi Pekerja

IDENTITAS JABATAN
 Nama jabatan dibuat ringkas, substantif (memuat
elemen spesifik ) dan unik
 Penamaan jabatan dirumuskan berdasarkan tindak
kerja, bahan kerja, perangkat kerja, dan hasil kerja
yang mencerminkan tugas-tugas yang dilakukan
serta disesuaikan dengan tugas dan fungsi unit
kerja
 Ikhtisar jabatan merupakan ringkasan deskripsi
jabatan yang memuat
 Apa yang dikerjakan (what)
 Bagaimana cara mengerjakan (how)
 Dalam rangka apa (why)

KUALIFIKASI JABATAN
• Pendidikan
• Merupakan pendidikan formal minimal yang harus
dimiliki untuk menduduki suatu jabatan disertai dengan
jurusan yang sesuai dengan kebutuhan jabatan.
• Pendidikan dan Pelatihan
• Merupakan pendidikan dan pelatihan yang dibutuhkan
untuk meningkatkan kemampuan dan menunjang
pelaksanaan tugas jabatan.
• Terdiri atas Diklat Penjenjangan dan Teknis.
• Pengalaman Kerja
• Merupakan masa kerja pada bidang tertentu yang linier
dan/atau berkaitan dengan tugas-tugas jabatan.

URAIAN JABATAN
• Berisi informasi umum yang terkait
pelaksanaan tugas jabatan
• Uraian tugas merupakan bagian
terpenting, karena menjadi bahan
analisis untuk mengidentifikasi informasi
lainnya
URAIAN
TUGAS
Bahan, Alat, Hasil
Tanggung Jawab dan Wewenang
Korelasi Jabatan
Resiko Bahaya
Syarat Jabatan
Prestasi Kerja yang
Diharapkan

URAIAN TUGAS
• Merupakan paparan atau uraian atas semua tugas
jabatan yang merupakan upaya pokok yang harus
dilakukan oleh pemangku jabatan dalam
memproses bahan kerja menjadi hasil kerja
• Tindak Kerja +
• Obyek Kerja
WHAT?
• Pedoman/ Acuan
• Prosedur
• Waktu/ Periode
Pelaksanaan
• Perangkat
HOW?
•Tujuan pelaksanaan
tugas
•Hasil yang dicapai
WHY?

Lanjutan …….
• Tiap-tiap uraian tugas idealnya
mengarah pada suatu hasil/output
pekerjaan yang jelas
• Tugas dalam jabatan PNS:
• Tugas teknis (terkait langsung dengan
tupoksi jabatan)  jabatan fungsional &
struktural
• Tugas manajerial (tugas generik terkait
pengelolaan sumber daya)  hanya pada
jabatan struktural

Lanjutan …….
• Tugas JF disesuaikan dengan butir-butir
kegiatan JF, tugas dan/atau fungsi unit
organisasi tempat JF tersebut bertugas.
• Tugas Jabatan Pelaksana adalah tugas-tugas
teknis sebagai turunan dari tugas teknis atasan
langsungnya.
• Tugas JPT, Jabatan Administrator, dan Jabatan
Pengawas terdiri atas tugas manajerial dan
tugas teknis.

• Tugas manajerial untuk jabatan struktural
meliputi fungsi-fungsi:
– Planning: kegiatan penyusunan rencana kerja
– Organizing: pendistribusian tugas dan penyeliaan
– Controlling: kegiatan evaluasi dan pelaporan
• Pola umum distribusi peran dalam tugas teknis:
• Eselon I: Penetapan Kebijakan
• Eselon II: Rancangan Program dan Kebijakan
• Eselon III: Implementasi program pada tataran operasional
• Eselon IV: Penyelenggaraan kegiatan rutin
• Fungsional Umum: Penyiapan bahan/pemrosesan
Lanjutan …….

BAHAN, ALAT DAN HASIL
KERJA
• Hasil kerja merupakan keluaran dari suatu tugas
yang dapat yang dapat diukur atau dihitung
berdasarkan bukti fisik kegiatan.
Catatan: Hasil kerja dapat berupa dokumen, data,
laporan. dan/atau surat.
Bahan kerja merupakan masukan yang diproses,
diolah, atau dianalisis pemegang jabatan untuk
memperoleh suatu hasil kerja, berupa informasi,
jasa, atau benda.
Perangkat kerja merupakan pedoman atau acuan
yang digunakan untuk memproses atau mengolah
bahan kerja menjadi hasil kerja.

TANGGUNGJAWAB
DAN WEWENANG
• Tanggung jawab merupakan tuntutan jabatan
terhadap kesanggupan seorang pegawai
untuk menyelesaikan pekerjaan
• Wewenang merupakan hak yang dimiliki
pemangku jabatan untuk mengambil sikap,
keputusan atau tindakan tertentu dalam
melaksanakan tugas, dan mempunyai
peranan sebagai penyeimbang terhadap
tanggung jawab

Tanggung Jawab dipasangkan dengan wewenang maknanya bahwa
pemangku jabatan tidak mungkin memikul tanggung jawab apabila
tidak diberikan wewenang yang sepandan
Jabatan : BENDAHARA
Tanggung jawab Wewenang
Obyek Wujud Akibat bila tidak terpenuhi
Keselamatan uang dan surat
berharga
Meminta brankas untuk penyimpanan uang
dan surat berharga
Uang dan surat berharga tidak terjamin
keamanannya
Kebenaran dan ketepatan
adminisrasi pertanggungjawaban
keuangan
Menolak pembayaran sejumlah uang
kepada yang tidak berhak dan yang tidak
terpenuhinya syarat administrasi keuangan
kepada penerima uang atau pengguna
anggaran
Administrasi dan pertanggungjawaban
keuangan tidak diterima/ditolak
Lanjutan ……….

KORELASI JABATAN
• Korelasi jabatan merupakan hubungan kerja
antara jabatan yang dianalisis dengan jabatan
lainnya terkait dengan pelaksanaan tugas,
hubungan tersebut dapat secara vertikal,
horizontal, maupun diagonal baik di dalam
maupun di luar instansi
• Korelasi antar jabatan dapat berupa:
– Penyiapan bahan kerja
– Koordinasi/konsultasi proses pelaksanaan
pekerjaan

KONDISI LINGKUNGAN KERJA
DAN RESIKO BAHAYA
• Kondisi lingkungan kerja terkait dengan keadaan
atau situasi dimana jabatan tersebut
melaksanakan tugas-tugas jabatannya, terdiri
atas lokasi kerja, suhu, udara, luas ruangan,
letak, penerangan, suara, keadaan tempat kerja
dan getaran.
• Resiko bahaya merupakan potensi kejadian atau
keadaan yang dapat membahayakan keselamatan
atau kesehatan secara fisik atau kejiwaan pegawai
ketika melaksanakan tugas jabatan

SYARAT JABATAN
• Keterampilan Kerja
• Kemampuan dan penguasaan teknis operasional yang
dibutuhkan agar tugas dapat dilaksanakan dengan lebih
cepat
• Bakat Kerja
• Kapasitas khusus atau kemampuan potensial yang
dibutuhkan untuk dapat mempelajari dan memahami
pekerjaan secara baik (sesuai tabel bakat)
• Temperamen Kerja
• Kemampuan menyesuaikan diri dengan sifat-sifat
dominan pekerjaan (sesuai tabel temperamen)

• Minat Kerja
• kecenderungan untuk memilih pekerjaan sesuai
dengan kemauan, keinginan, dan (sesuai tabel minat)
• Upaya Fisik
• Penggunaan organ tubuh yang dominan dalam
melaksanakan tugas jabatan
• Kondisi Fisik
• Persyaratan fisik khusus yang wajib dipenuhi dalam
pelaksanaan tugas jabatan
• Fungsi Pekerja
• Tingkat kompleksitas yang dituntut dalam pekerjaan
terhadap data/informasi, orang, maupun
benda/mesin/alat
Lanjutan …….

ANALISIS BEBAN
KERJA

Analisis Beban Kerja
 Definisi :
 Suatu proses yang dilakukan secara sistematis untuk mengetahui jumlah
pegawai yang diperlukan berdasarkan sejumlah target pekerjaan atau target
hasil yang harus dicapai dalam satu satuan waktu tertentu.
 Manfaat :
 Penyusunan rencana kebutuhan riil pegawai sesuai beban kerja;
 Penataan/penyempurnaan struktur organisasi;
 Program seleksi dan rotasi pegawai dari unit yang kelebihan pegawai ke
unit yang kekurangan pegawai;
 Bahan penyempurnaan sistem dan prosedur kerja;
 Penilaian kinerja dengan metode Sasaran Kinerja Pegawai.

Pendekatan Analisis Beban Kerja (1)
1.Hasil Kerja
Pendekatan ini untuk jabatan yang hasil kerjanya fisik/kebendaan atau non fisik yang dapat
dikuantifikasi.
Informasi yang diperlukan :
 Wujud hasil kerja dan satuannya
 Jumlah beban kerja yang tercermin dari target hasil kerja yang harus dicapai
 Standar kemampuan rata-rata untuk memperoleh hasil kerja
Contoh :
Nama Jabatan : Verifikator Keuangan
Beban Kerja : Dokumen usul pencairan anggaran 150 dokumen
Waktu Penyelesaian :1 dokumen 5 hari kerja
Kebutuhan Pegawai = x 1 orang = x 1 orang
= 3,12 orang ≈ 3 orang
Beban Kerja 150 Dokumen
SKR 240/5 hari

Contoh :
Jabatan Fungsional Widyaiswara (Perka LAN No. 8/ 2008)
Menghitung Jumlah Kebutuhan Jabatan Fungsional Widyaiswara Total di lembaga
Diklat dalam satu tahun dengan formula sebagai berikut:
a. Analis Kebutuhan Maksimal
WIMaks =
b. Analisis Kebutuhan Minimal
WIMin =
Persyaratan : WIMin > Rumpun MD
Rumpun MD =
JPTot
JPMin
JPTot
JPMin x Rata-Rata MD
Total MD
Rata-Rata MD per WI
Keterangan :
• WI = Jumlah Widyaiswara
• JP Total = Jumlah Jam Pelajaran Total
dalam setahun
• JP min = Jumlah Jam Pelajaran Minimal
per tahun yang harus dipenuhi oleh
seorang Widyaiswara agar naik jabatan
dari kegiatan tatap muka
• MD = Mata Diklat
• Rata-rata MD = Rata-rata Mata Diklat
yang diampu oleh seorang Widyaiswara
di lembaga Diklat yang bersangkutan
yaitu 170 JP
• Rumpun MD = Jumlah Pengelompokan
MD yang diampu oleh Widyaiswara
HASIL KERJA

Jumlah Kebutuhan
Jabatan Fungsional Widyaiswara Total 2013
• Berdasarkan Kalender Kegiatan Diklat Tahun 2013, diperoleh data sebagai
berikut:
1. Jumlah Jam Pelajaran (JP) Total = 1.889
2. Jumlah Jam Pelajaran Minimal = 170 JP
3. Rata-rata Mata Diklat yang diampu per Widyaiswara = 3 MD (2-5 MD)
4. Jumlah Widyaiswara yang ada 11 orang
5. Total Mata Diklat = 18 MD
Catatan:
Terdapat kegiatan crash program Diklat Analis Kepegawaian yang
diselenggarakan di 10 Kantor Regional BKN dan Diklat Orientasi Persiapan
Pensiun.
HASIL KERJA

Jumlah Kebutuhan
Jabatan Fungsional Widyaiswara Total 2013
• Analisis Kebutuhan Maksimal 2013
WIMaks = = = 11,11 = 11 orang
• Analisis Kebutuhan Minimal 2013
WIMin = =
= 3,7 = 4 orang
Persyaratan: WIMin > Rumpun MD
Rumpun MD = = = 6
Jadi WIMin = 6 orang
JPTot
JPMin
1.889
170
JPTot
JPMin x Rata-Rata MD
1.889
170 x 3
Total MD
Rata-Rata MD per WI
18
3
HASIL KERJA

2.Objek Kerja
Pendekatan ini untuk jabatan yang beban kerjanya tergantung dari jumlah objek yang harus
dilayani.
Informasi yang diperlukan :
 Wujud objek kerja dan satuannya
 Jumlah beban kerja yang tercermin dari objek kerja yang harus dilayani
 Standar kemampuan rata-rata untuk memperoleh hasil kerja
Contoh :
- jabatan : Penyuluh Pemberdayaan Masyarakat Desa/Kelurahan
- Objek Kerja : Desa/Kelurahan sebanyak 250
- Standar Kemampuan Rata-rata : Penyuluhan 1 hari 1 desa, penyuluhan untuk desa yang
sama 6 bulan sekali
- Penghitungan :
250 desa/kelurahan X 2 penyuluhan per tahun
240 hari kerja
= 2 orang
Pendekatan Analisis Beban Kerja (2)

Contoh :
Jabatan Assesor SDM Aparatur (Perka BKN No. 6/ 2014)
Menghitung Jumlah Kebutuhan Jabatan Fungsional Assesor SDM Aparatur Ahli
Pertama dalam satu tahun dengan formula sebagai berikut:
Keterangan :
• ∑Eselon V = Jumlah Eselon V pada instansi
• ∑Jabatan Pelaksana = Jumlah jabatan pelaksana pada instansi
• ∑JFT1 = Jumlah PNS yang menduduki jabatan fungsional tertentu (non guru dan non kesehatan)
tingkat terampil dengan jenjang jabatan pelaksana pemula dan pelaksana
• X = Asumsi pelaksanaan penilaian kompetensi terhadap seorang PNS dilakukan setiap 3 (tiga)
tahun
• P = Standar kemampuan Assessor mengassess PNS dalam 1 (satu) tahun sebanyak 120 (seratus dua
puluh) orang
OBJEK KERJA
Assesor SDM Aparatur Pertama :
(∑Eselon V+∑Jabatan Pelaksana+ ∑JFT1) : X
P

Pendekatan Analisis Beban Kerja (3)
3.Peralatan Kerja
Pendekatan ini untuk jabatan yang beban kerjanya tergantung pada peralatan kerjanya.
Informasi yang diperlukan :
 Jumlah dan satuan alat kerja
 Jabatan yang diperlukan dalam pengoperasian alat kerja
 Rasio jumlah pegawai per alat kerja
Contoh :
- jabatan : Pranata Pemadam Kebakaran
- Alat Kerja : kendaraan pemadam kebakaran 2 unit
- SDM yang diperlukan : 1 Kepala Regu, 1 Operator mobil pemadam kebakaran, 2 tenaga
pemadam, dan 2 tenaga penyelamat.
- Penghitungan :
2 Unit Mobil Pemadam X 1 Orang = 12 Orang
1 : 6

Pendekatan Analisis Beban Kerja (4)
4.Tugas per Tugas
Pendekatan ini dipergunakan untuk menghitung kebutuhan pegawai pada jabatan yang
hasil kerjanya abstrak atau beragam yang artinya hasil kerja dalam jabatan tersebut
banyak jenisnya.
Informasi yang diperlukan :
 Uraian tugas
 Satuan hasil
 Waktu penyelesaian rata-rata setiap uraian tugas
 Jumlah beban kerja dari setiap uraian tugas
 Waktu kerja efektif
Jumlah Kebutuhan Pegawai untuk setiap Uraian Tugas :
 Kebutuhan Pegawai =
Waktu Penyelesaian Rata2 x  Beban Kerja
Waktu Kerja Efektif

Pendekatan Tugas per Tugas
Tahapan Pelaksanaan
Pengumpulan
Data
Pengolahan
Data
Verifikasi dan
Validasi
Penyempurnaan
Hasil
 Uraian Tugas
 Satuan Hasil
 Waktu
Penyelesaian
Rata-Rata
 Jumlah
Beban Kerja
 Waktu Kerja Efektif
 Menyusun
ke Dalam Formulir
 Menghitung
Jumlah Pegawai
yang Dibutuhkan
 Melakukan
Verifikasi dan
Validasi terhadap
Hasil Penghitungan
Jumlah Kebutuhan
Pegawai
 Melakukan
Perbaikan
Berdasarkan Hasil
Verifikasi dan
Validasi

Pengumpulan Data (1)
 Informasi Jabatan
 Nama Jabatan
 Unit Kerja
 Ikhtisar Jabatan
 Uraian Tugas
 Satuan Hasil
 Kuesioner/Wawancara/Observasi
 Jumlah Beban Kerja
 Waktu Penyelesaian Rata-Rata
 Waktu Kerja Efektif

Pengumpulan Data (2)
 Beban Kerja
 Jumlah beban kerja pada setiap uraian tugas yang dimiliki suatu
jabatan.
Misal :
 Uraian Tugas :
 Menyusun Laporan Kegiatan Bulanan pada Bidang Pengolahan Data
 Beban Kerja :
 1 Laporan setiap Bulan

Pengumpulan Data (3)
 Waktu Penyelesaian Rata-Rata
 Waktu rata-rata yang dibutuhkan untuk menyelesaikan satu beban kerja dari
suatu uraian tugas.
 Faktor yang mempengaruhi, antara lain :
 Perangkat kerja
 Kondisi lingkungan kerja
 Prosedur kerja
 Kompetensi pemegang jabatan
Misal :
 Uraian Tugas :
 Menyusun Laporan Kegiatan Bulanan pada Bidang Pengolahan Data
 Waktu Penyelesaian Rata-Rata:
 30 menit untuk 1 laporan kegiatan

Pengumpulan Data (4)
 Waktu Kerja Efektif
 Waktu Kerja Efektif didapat dari waktu kerja formal dikurangi dengan waktu kerja yang hilang
karena tidak bekerja/waktu luang (kurang lebih 30%).
 Keppres No. 68 Tahun 1995
 Waktu Kerja Formal per Minggu = 37,5 jam
 Waktu Kerja Efektif per Minggu = 37,5 x 70% = 26 jam 30 menit
 5 hari kerja = 26,5 jam : 5 hr = 5,2 jam /hari = 320 menit/hari
 6 hari kerja = 26,5 jam : 6 hr = 4,3 jam/hari = 270 menit/hari
Pola 5 Hari Kerja :
 Per Hari : 1 x 320 menit = 320 menit
 Per Minggu : 5 x 320 menit = 1.600 menit
 Per Bulan : 20 x 320 menit = 6.400 menit
 Per Tahun : 235 x 320 menit = 75.000 menit

Pengolahan Data
1. Menyusun data yang diperoleh ke dalam Formulir Analisis Beban Kerja
pendekatan Tugas per Tugas.
2. Menghitung jumlah pegawai yang dibutuhkan, dengan menggunakan rumus
:
Waktu Penyelesaian Rata2 x  Beban Kerja
Waktu Kerja Efektif

Formulir Tugas per Tugas
Nama Jabatan :
Unit Kerja :
Ikhtisar Jabatan :
No Uraian Tugas
Satuan
Hasil
Waktu
Penyele-
saian
Waktu
Kerja
Efektif
Beban
Kerja
Pegawai
Yg Dibu-
tuhkan
Ket.
1
2
3
4
5
Jumlah

Contoh Pendekatan Tugas per Tugas (1)
Nama Jabatan : Analis Perencanaan SDM
Unit Kerja : Subbid. Perencanaan Kebutuhan PNS
Ikhtisar Jabatan : Menginventarisasi, merekapitulasi, dan menyusun konsep perencanaan
kebutuhan PNS sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku
sebagai bahan pemberian Pertimbangan Teknis Kepala BKN tentang Alokasi
Tambahan Formasi PNS.
No Uraian Tugas
Satuan
Hasil
Waktu
Penyele-
saian
Waktu
Kerja
Efektif
Beban
Kerja
Pegawai
Yg Dibu-
tuhkan
Ket.
1 Memeriksa berkas usul
penyusunan formasi
sesuai dengan prosedur
yang berlaku sebagai
bahan penyusunan
pertimbangan teknis
penetapan formasi.
Laporan 15 menit 75.000
menit
619 0,124

Contoh Pendekatan Tugas per Tugas (2)
No Uraian Tugas
Satuan
Hasil
Waktu
Penyele-
saian
Waktu
Kerja
Efektif
Beban
Kerja
Pegawai
Yg Dibu-
tuhkan
Ket.
2 Menginventarisasi data
usul formasi dengan cara
mengelompokkan sesuai
dengan instansi dan
jabatannya agar
memudahkan dalam
pencarian data.
Data 30 menit 75.000
menit
619 0,248
3 Mengolah data usulan
formasi berdasarkan jenis
jabatan untuk membuat
bahan pertimbangan
alokasi tambahan formasi.
Data 60 menit 75.000
menit
619 0,495
4 Menyajikan data lain yang
dibutuhkan sesuai dengan
prosedur yang berlaku
sebagai bahan
penyusunan pertimbangan
alokasi tambahan formasi.
Doku-
men
30 menit 75.000
menit
619 0,248

Contoh Pendekatan Tugas per Tugas (3)
No Uraian Tugas
Satuan
Hasil
Waktu
Penyele-
saian
Waktu
Kerja
Efektif
Beban
Kerja
Pegawai
Yg Dibu-
tuhkan
Ket.
5 Membuat konsep
perencanaan kebutuhan
PNS berdasarkan data usul
formasi sebagai bahan
pertimbangan teknis Kepala
BKN.
Doku-men 3.200
menit
75.000
menit
2 0,085
6 Membuat konsep statistik
kebutuhan PNS berdasarkan
data usul formasi untuk
diserahkan kepada atasan
langsung.
Doku-men 6.400
menit
75.000
menit
2 0,171
7 Melaksanakan tugas
kedinasan lain yang
diperintahkan oleh atasan
baik lisan maupun tertulis
untuk kelancaran
pelaksanaan tugas.
Laporan 30 menit 75.000
menit
480 0,192
Jumlah Pegawai yang Dibutuhkan 1,563

Pertanyaan…??