Achtung - die Animation der Folien wurde von Slideshare nicht übernommen. Um abgedeckte Teile und vollständige Texte zu sehen bitte die Powerpoint-Datei herunterladen. Inhalt - Klärung: Was ist ECM? - Anwendung: ECM, elektronische Akte und Vorgangsbearbeitung - Betrieb: Von Inhouse bis Cloud - Nutzen: Wann rechnet sich ECM? - Wandel: Die organisatorische Herausforderung bleibt - Zukunft: Information im Überfluss, immer und überall

1. PROJECT CONSULT
Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH
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1
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Das ECM System ist nur die halbe Wahrheit.
Dr. Ulrich Kampffmeyer
Berlin, 17.04.2012
IBM als End to End Service Provider
für die eAkte in der öffentlichen Verwaltung

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Das ECM System ist nur die halbe Wahrheit. PROJECT CONSULTDr. Ulrich Kampffmeyer 2
Agenda
1. Klärung:
Was ist ECM?
2. Anwendung:
ECM, elektronische Akte und Vorgangsbearbeitung
3. Betrieb:
Von Inhouse bis Cloud
4. Nutzen:
Wann rechnet sich ECM?
5. Wandel:
Die organisatorische Herausforderung bleibt
6. Zukunft:
Information im Überfluss, immer und überall

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Das ECM System ist nur die halbe Wahrheit. PROJECT CONSULTDr. Ulrich Kampffmeyer 3
„Enterprise-Content-Management (ECM) umfasst
die Methoden, Technologien und Werkzeuge zur
Erfassung, Verwaltung, Speicherung, Bewahrung
und Bereitstellung von Content und Dokumenten
zur Unterstützung organisatorischer Prozesse im
Unternehmen.“
ECM: Definition
“Enterprise Content Management (ECM) is the
strategies, methods and tools used to capture,
manage, store, preserve, and deliver content and
documents related to organizational processes.
ECM tools and strategies allow the management
of an organization's unstructured information,
wherever that information exists.”
AIIM Association for Information and Image Management International, 2010
Klärung:
ECM Enterprise
Content
Manage-
ment

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Das ECM System ist nur die halbe Wahrheit. PROJECT CONSULTDr. Ulrich Kampffmeyer 4
AIIM Modell für ECM
CAPTURE
PRESERVE
DELIVERSTORE
MANAGE
STORE WCM
RM
WF/
BPM
DM
CollabMANAGE
Document Management
• Checkin/Checkout
• Versionsmanagement
• Suchen und Navigieren
• Visualisierung
MANAGE
Collaboration
• Gemeinsames Editieren
• Wissensbasen
• Whiteboards
• Videoconferencing
• Informations-
zusammenführung
MANAGE
Web Content Management
• Editieren und Gestalten
• Publikationsprozess
• Konvertierung
• Sicherheit
• Visualisierung
MANAGE
Records Management
• Ablagesystematik
• Indizierung und Thesaurus
• Aufbewahrungsfristen
• Meta-Daten
• Archivverwaltung
MANAGE
Business Process Management
• Ablauf- und Aufbauorganisation
• Prozessdesign
• Vorgangsbildung
• Routen
• Mitzeichnung
• Paralleles und sequentielles
Bearbeiten
• Wiedervorlage, Fristen
• Kontrolle
• Protokollierung
DitributionSecurity
Technologies
Transformation
• PapierViewer
• Digitales Fernsehen• Digital Signature• KonverterPublishing
• Syndication
• Compression
• Datenübermittlung mittels
EDI, XML u. anderer Formate
• CD / DVD
• PDF
• Email und Fax• Digital Rights
Management/
Watermark
• XML
• E-Business-Portale• Personalization
• Internet, Intranet, Extranet• PKI• COLD/ERMLayout/Design
DitributionSecurity
Technologies
Transformation
• PapierViewer
• Digitales Fernsehen• Digital Signature• KonverterPublishing
• Syndication
• Compression
• Datenübermittlung mittels
EDI, XML u. anderer Formate
• CD / DVD
• PDF
• Email und Fax• Digital Rights
Management/
Watermark
• XML
• E-Business-Portale• Personalization
• Internet, Intranet, Extranet• PKI• COLD/ERMLayout/Design
Security as ECM Infrastructure
Output

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Das ECM System ist nur die halbe Wahrheit. PROJECT CONSULTDr. Ulrich Kampffmeyer 5
• Sichere Archivierung
• Posteingang
• Vorgangsbearbeitung
• Elektronische Rechnung
• E-Mail-Management
• Dokumentenmanagement
• Zusammenarbeit
• Elektronische Akte
• Prozessautomation
• Schnelles Finden
• Sicherheit für Dokumente
• Erfüllung Rechtsvorgaben
ECM im Deutschen: Es geht um…

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Wo ist die elektronische Akte?
CAPTURE
PRESERVE
DELIVERSTORE WCM
WF/
BPM
Collab
STORE
eAkte
RM
MANAGE
DM

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Das ECM System ist nur die halbe Wahrheit. PROJECT CONSULTDr. Ulrich Kampffmeyer 7
Zwischen deutschen und englischen Begriffen
Elektronische Akte
Vorgang
Vorgangsbearbeitung
Records Management
Dokumentenmanagement
Case Management
Case Management
Akte
Prozess
Business Process
Management
Workflow
Anwendung:
VORGANGS-
BEARBEITUNG
ELEKTRONISCHE
AKTE
ECM

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Aktenplan und elektronische Akte
Ziel: Identifizierung und Klassifikation jedes Objektes
im Aktenplan. Beliebig tiefe Hierarchie.
Ziel: Ablageort und Navigation. Die Objekte sind in Akten
zusammengefasst. Dreistufiger Aktenplan.

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Das ECM System ist nur die halbe Wahrheit. PROJECT CONSULTDr. Ulrich Kampffmeyer 9
Elektronische Akte: Statisch
Ziel: Vordefinierte Struktur. Einordnung der Objekte
nach Inhalt und/oder Dokumentenklassen.

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Das ECM System ist nur die halbe Wahrheit. PROJECT CONSULTDr. Ulrich Kampffmeyer 10
Elektronische Akte: Struktur und Visualisierung

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Das ECM System ist nur die halbe Wahrheit. PROJECT CONSULTDr. Ulrich Kampffmeyer 11
Elektronische Akte und Vorgänge
Ziel: Akte als Zusammenfassung von Vorgängen.
Objekte liegen in Vorgängen.

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Das ECM System ist nur die halbe Wahrheit. PROJECT CONSULTDr. Ulrich Kampffmeyer 12
Elektronische Akte: virtuelle Sichten
Ziel: Durch Klassen, Berechtigungen und Objekteigenschaften
erzeugte Sichten von Objekten.
Sicht A
Sicht B
Sicht C
Sicht D

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Das ECM System ist nur die halbe Wahrheit. PROJECT CONSULTDr. Ulrich Kampffmeyer 13
Der Unternehmens-Trend 2012: Cloud Computing
BETRIEB:
VON INHOUSE
BIS CLOUD

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Das ECM System ist nur die halbe Wahrheit. PROJECT CONSULTDr. Ulrich Kampffmeyer
Cloud Computing
The Cloud
Infra-
structure
as a
Service
IaaS
Platform
as a
Service
PaaS
Software
as a
Service
SaaS
Amazon Elastic Compute
Cloud (EC2)
Microsoft Azure
Amazon SimpleDB
Amazon Simple Queue
Service (SQS)
Amazon Simple Storage
Service (S3)
PayPal
Microsoft Office 365
Google Apps
Salesforce
Box

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Das ECM System ist nur die halbe Wahrheit. PROJECT CONSULTDr. Ulrich Kampffmeyer 15
Sichere Auslegung von eAkte-Systemen
Archiv
operativ
Archiv
Sicherung
Inhouse Outhouse
Archiv
operativ
Archiv
Sicherung
Archiv
operativ
Archiv
Sicherung
Eigen-
Anwender
Eigen-
Anwender
mit outge-
sourctem
Sicherheits-
archiv
SaaS &
Outsourcing

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Das ECM System ist nur die halbe Wahrheit. PROJECT CONSULTDr. Ulrich Kampffmeyer 16
Argumentation Inhouse versus Outsourced
Inhouse Outsourced
Dokumente verbleiben im Haus Einsparen von Mitarbeitern?
Jederzeit Zugriff auf Dokumente Einsparen von Ressourcen?
Rechtsicherheit und Datenschutz Flexibilität
Kosten
(Einmalinvestition, Wartung und
Personal)
Kosten
(Kontinuierlich für Verarbeitung
und ggf. Zugriff)
Kostenreduzierung bis zu 50%
Mehr Effizienz
Keine aufwendige IT

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ECM nicht in der Cloud?!

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Das ECM System ist nur die halbe Wahrheit. PROJECT CONSULTDr. Ulrich Kampffmeyer
Der Einsatz von
Enterprise Content Management
und der elektronischen Akte
ist wirtschaftlich!
WANN RECHNET
SICH ECM?
NUTZEN:

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Das ECM System ist nur die halbe Wahrheit. PROJECT CONSULTDr. Ulrich Kampffmeyer 19
… aber wie die Wirtschaftlichkeit
seriös berechnen?

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Das ECM System ist nur die halbe Wahrheit. PROJECT CONSULTDr. Ulrich Kampffmeyer 20
Verfälschung von Wirtschaftlichkeitsaussagen
• Ansatz kalkulatorischer Kosten- und Erlösgrößen
anstatt Ausgaben- und Einnahmengrößen
• Vernachlässigung von Planungs-, Wartungs-,
Beratungs-, Vorsorge- und Umstellungsaufwänden
• Überbetonung der Hardwarekosten und zu
niedriger Ansatz der Software- und
Dienstleistungskosten
• Vernachlässigung der Leistungsseite
• Vernachlässigung langfristiger Folgewirkungen
• Vernachlässigung von Überwälzungseffekten durch
zu engen Betrachtungswinkel

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Das ECM System ist nur die halbe Wahrheit. PROJECT CONSULTDr. Ulrich Kampffmeyer 21
Zu erwartender Nutzen durch die neue Lösung
Ein Problem der Einführung von Enterprise Content
Management ist, das viele Nutzeneffekte keine
direkten Kosteneinsparungen, sondern zu bewertende
qualitative Faktoren sind.

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Das ECM System ist nur die halbe Wahrheit. PROJECT CONSULTDr. Ulrich Kampffmeyer 22
Rechenbarer Nutzen Leistungs- und Qualitäts-
verbesserungen
• Reduktion Personalkosten
- Ablegen
- Suchzeiten
- Ausgeben
- Kopieren
- Transportzeiten
- Archivunterhalt
- keine Mehrfachablagen
- Telefonate / Fax
- Bearbeitungszeiten
- Rückstellzeiten
• Reduktion Infrastrukturkosten
- Archivsysteme
- Bürohilfsmittel
• Reduktion externe Kosten
- Mikroverfilmung
- Kopierkosten
- Porti / Transport
• Reduktion Raumkosten
• Kürzere Reaktions- und Durchlaufzeiten
• Direkter Informationszugriff mit
unterschiedlichen und kombinierbaren
Zugriffskriterien
• Mehrfache, ortsunabhängige
Informationsnutzung
• Breitere Informationsbasis
• Höhere Produktivität durch schnellere
Rückgriffe
• Hohe Verfügbarkeit, gleichzeitig für
mehrere Benutzer
• Höhere Sicherheit
• Mehr Transparenz, bessere Steuerung
• Keine Fehlablagen
• Erhöhter Datenschutz durch kontrollierte
Zugriffsberechtigung
• Qualität des Outputs (entspricht weitestgehend
dem Original) auch bei Langzeitspeicherung
Wirtschaftlichkeitsgesichtspunkte
Das weitaus
höhere
Potenzial
Eher gering
Nutzenkategorien von DMS-Lösungen

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Das ECM System ist nur die halbe Wahrheit. PROJECT CONSULTDr. Ulrich Kampffmeyer
ROI & SUCCESS STORIES

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Das ECM System ist nur die halbe Wahrheit. PROJECT CONSULTDr. Ulrich Kampffmeyer 24
Sucess-Stories
Zahlreiche Success-Stories der Anbieter
belegen die Wirtschaftlichkeit von ECM:
• 25% Zeitersparnis im Case Management
• 250.000 € jährlich durch die Ablösung des
Papierarchives gespart
• ROI bei Electronic Invoice Capturing in nur
3 Monaten
• Workflow beschleunigt Costumer Response von 2
Tagen auf 1 Stunde
• usw.

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Helfen da noch
Milchmädchenrechnungen?

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Das ECM System ist nur die halbe Wahrheit. PROJECT CONSULTDr. Ulrich Kampffmeyer 26
Milchmädchenrechnung …
• Ein Versicherungsunternehmen hat 1000 Mitarbeiter und
arbeitet mit Papier, Fachanwendung und E-Mail
• 1000 Mitarbeiter arbeiten 8 Stunden an 240 Tagen im
Jahr, macht 1.920.000 Stunden
• 1000 Mitarbeiter kosten bei Vollkostenrechnung, sagen
wir 50.000 € im Mittel, macht 50.000.000 € (50 Millionen)
im Jahr
• Nehmen wir an, jeder Mitarbeiter spart nur 20 Minuten
am Tag (1/24 der Arbeitszeit) durch die elektronische
Akte und das elektronische Archiv, macht im Jahr 72.000
Arbeitsstunden oder 2.083.333 € (2 Millionen) sowie
durch Abschaffung des Papierarchivs 200.000
Ersparnis.
• Das ECM kostet mit Lizenzen, Hardware und
Einführung, sagen wir einmal 3.000.000 € (3 Millionen),
bringt also den ROI nach 1,4 Jahren

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Das ECM System ist nur die halbe Wahrheit. PROJECT CONSULTDr. Ulrich Kampffmeyer 27
Milchmädchenrechnung helfen nicht weiter
Die Kostenersparnis beträgt nur 4%.
Diese 4% der Kosten werden nur dann gespart,
• wenn 40 Mitarbeiter entlassen werden und
• die Kosten für den Betrieb nicht höher als die
übrigen Einsparungen (Papier, Raum,…) sind,
• von den Einführungs- und
Übergangsbetriebskosten in einer Organisation
mit 1000 Mitarbeitern einmal ganz zu
schweigen.

28. © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011 / Autorenrecht: <Vorname Nachname> Nov-16 / Quelle: PROJECT CONSULT 2
Das ECM System ist nur die halbe Wahrheit. PROJECT CONSULTDr. Ulrich Kampffmeyer 28
Wirtschaftliche Vorteile der eAkte
• Führt Informationen aus unterschiedlichen Quellen
zusammen
• Strukturiert die Ablage datenbankgestützt
• Ist übersichtlich, frei einrichtbar und immer aktuell
• Bedient verschiedene Sichten entsprechend den
Berechtigungen
• Führt ein Protokoll über die Bearbeitsschritte und
die enthaltenen Dokumente mit
• Verwaltet Wiedervorlagen und Fristen
• Integriert Daten aus Anwendungen und läßt sich
aus anderen Anwendungen starten

29. © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011 / Autorenrecht: <Vorname Nachname> Nov-16 / Quelle: PROJECT CONSULT 2
Das ECM System ist nur die halbe Wahrheit. PROJECT CONSULTDr. Ulrich Kampffmeyer 29
Die eAkte für alle Informationsarten
…E-Mail Word PDF Scan Excel Web SMS
Präsen
tation
Daten
Ziel: Alle Informationen mit dazugehörigen Daten
im Kontext visualisiert!

30. © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011 / Autorenrecht: <Vorname Nachname> Nov-16 / Quelle: PROJECT CONSULT 2
Das ECM System ist nur die halbe Wahrheit. PROJECT CONSULTDr. Ulrich Kampffmeyer 30
ECM neu definiert
Wenn Enterprise Content Management im
Informationsmanagement aufgegangen ist und das
Akronym ECM wieder frei wird, dann werden wir es für
ENTERPRISE CHANGE MANAGEMENT
benutzen!
WANDEL:
DIE
ORGANISATORISCHE
HERAUSFORDERUNG
BLEIBT

31. © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011 / Autorenrecht: <Vorname Nachname> Nov-16 / Quelle: PROJECT CONSULT 2
Das ECM System ist nur die halbe Wahrheit. PROJECT CONSULTDr. Ulrich Kampffmeyer 31
Organisation vor Technik
Strategie
Ziele und Rahmenbedingungen
Organisation
Vorgehensweisen und Reihenfolgen
vor
Technik
Einzusetzende (technische) Mittel
vor

32. © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011 / Autorenrecht: <Vorname Nachname> Nov-16 / Quelle: PROJECT CONSULT 2
Das ECM System ist nur die halbe Wahrheit. PROJECT CONSULTDr. Ulrich Kampffmeyer 32
Technik allein hilft nicht
Strategie vor Organisation,
Organisation vor Technik ...
aber der Mensch im Mittelpunkt !
Strategie
Mensch
Organisation Technik

33. © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011 / Autorenrecht: <Vorname Nachname> Nov-16 / Quelle: PROJECT CONSULT 2
Das ECM System ist nur die halbe Wahrheit. PROJECT CONSULTDr. Ulrich Kampffmeyer 33
Rasante Entwicklung
Web
3D
ZUKUNFT:
INFORMATION IM
ÜBERFLUSS,
IMMER UND
ÜBERALL

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Das ECM System ist nur die halbe Wahrheit. PROJECT CONSULTDr. Ulrich Kampffmeyer 34
Informationsüberflutung
Wir leiden an einer Informationsüberflutung und
müssen die werthaltige, wichtige Information mühsam
suchen.
Die systematische Erschließung der exponentiell
wachsenden Information muss geplant, umgesetzt
und regelmäßig kontrolliert werden.

35. © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011 / Autorenrecht: <Vorname Nachname> Nov-16 / Quelle: PROJECT CONSULT 2
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Abhängigkeit…
Die Abhängigkeit von der Verfügbarkeit und Richtigkeit
von elektronischer Information wächst ständig.
Ganze Bereiche unseres öffentlichen Lebens, unserer
Wirtschaft und unserer Verwaltung arbeiten nur noch
mit elektronischer Information.
Ist sie nicht verfügbar, sind wir nicht arbeitsfähig –
oder in Zukunft – nicht überlebensfähig.
Die Frage nach der Verfügbarkeit, Vollständigkeit und
Richtigkeit von Information ist längst eine
Existenzfrage geworden.

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Enterprise Search vs. Records Management
Suchen in chaotischen Datenbeständen
„Enterprise Search“
vs.
Ordnung schaffen
„Records Management“

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Das ECM System ist nur die halbe Wahrheit. PROJECT CONSULTDr. Ulrich Kampffmeyer 37
Enterprise Search vs. Records Management
Thesen
• Enterprise Search ist der „natürliche Feind“ von
geordneter, datenbankgestützter und mit Metadaten
versehener Schriftgutverwaltung.
• Die Erwartung ist, alles über eine einfache Suche in
einem Feld zu finden –
die aufwändige facettierte Suche ist out!
• Die Automatische Klassifizierung ist der Schlüssel zur
Überwindung des Flaschenhalses der
Informationserfassung.
• Compliance-Anforderungen sind zur Zeit die letzte
Bastion des klassischen Records Managements

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Gesellschaftliche Herausforderung
• Die Informationsgesellschaft wird von Software
getragen, gesteuert und manipuliert.
• Informationsverfügbarkeit verändert soziale
Schichtung.
• Die Beschleunigung beeinflusst und beeinträchtigt
uns zunehmend.
• Ein neuer Mensch – oder ein neues Menschenbild?
– steht am Horizont:
„Homo socialus electronicus“

39. PROJECT CONSULT
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