1. GASTOS DE VIAJE
Circular 013 del 02 de Noviembre de 2018
Procedimiento AR-P 36 Gastos de viaje y
Tiquetes Aéreos
2. Todas las solicitudes de avances gastos de viaje nacionales e
internacionales se deben tramitar a través del sistema Coupa
Expenses. Con ocho (8) y quince (15) días calendario antes de
la fecha de inicio del viaje, respectivamente.
Excepto los avances de gastos de viaje para las personas externas
a la Corporación, las cuales se deben realizar la solicitud a través
del formato AR-F 81 Solicitud de gastos de viaje.
Tampoco se tramitan a través de Cuopa Expenses los encargos,
reemplazos y los viajes a zonas de influencias.
Y cuando solo se requiera el tramite de tiquetes aéreos, se debe
hacer la solicitud mediante el formato AR-F-53 “Solicitud de
tiquetes aéreos” y enviarlo al correo electrónico a
tiquetesaereos@agrosavia.co
3. Zonas de Influencia
C.I/SEDE AREAS DE INFLUENCIA DE VIAJES
C.I Tibaitatá y
Sede Central
Bogotá, Bojacá, Chía, El Rosal, Facatativá,
Funza, Madrid, Mosquera, Sibaté, Tabio, Tenjo,
San Antonio del Tequendama, Soacha,
Subachoque y Zipacón
Sede CIMPA
Barbosa, Guepsa, Monioquirá, Papayal
(Boyacá), Puente Nacional, Santana, San
Benito, San José de pare (Boyacá) y Velez.
Sede TUNJA
Tunja, Boyacá, Cómbita, Cucaita, Chivata,
Motavita, Nuevo Colón, Oicatá, Paipa, Sáchica,
Samacá, Siachoque, Sora, Soracá, Sotaquirá,
Toca, Tuta, Ventaquemada y Viracachá
Por su proximidad solo darán lugar a
reconocimiento y pago de transporte
intermunicipal.
4. Tarifas gastos de viaje nacional
(pesos colombianos)
Concepto Tarifa nacional Valor
Alimentación
Desayuno $ 15.000
Almuerzo $ 30.000
Cena $ 25.000
Alojamiento
Destino sin convenio hotelero $ 60.000
Destino con convenio hotelero Tarifa negociada
Transporte
Transporte aeropuerto/terminal
(valor por viaje)
$ 80.000
Transporte local día $ 15.000
Kilometraje $ 1.200
5. Tarifas gastos de viaje internacional
(dólares americanos)
Categoría
Centro América,
el Caribe y Sur
América
excepto Brasil,
Chile, Argentina
y Puerto Rico
África,
Argentina,
Brasil, Canadá,
Chile, Estados
Unidos, México
y Puerto Rico
Asia, Europa y
Oceanía
Alojamiento 90 140 200
Desayuno 10 15 20
Almuerzo 25 30 40
Cena 20 25 30
Transporte
urbano día
15 15 20
6. Gastos no reembolsables
• Bebidas alcohólicas
• Tabaco
• Mini Bar
• Lavandería
• Cosméticos
• Farmacia
• Recreación o cuidado personal (spa, paquetes turísticos, seguros
personales)
• Obtención o cambio de Pasaportes o visas
• Cargos por modificación o cancelación de viajes imputables al
colaborador)
• Entre otros que no tengan relación con el propósito del viaje.
8. En el encabezado del gasto de viaje se debe incluir Detalle del viaje
(destino y fecha)
9. Las categorías de gastos para solicitar el avance se identifican con los
números del cero (0) al cuatro (4) y se deben seleccionar de acuerdo
con el tipo de viaje: nacional, internacional o viaje sin avance.
10.
11. Detallar el tipo de modalidades requeridas, por ejemplo:
Transporte aeropuerto/terminal + intermunicipal +
cabalgadura.
Kilometraje: se debe hacer un cálculo estimado. Ya en la
legalización se incluye el valor real según el recorrido.
12. Cuando ya se han incluido todos los avances requeridos
para el gasto de viaje se envía para Aprobación.
13. Tramite de solicitud de avance de
gasto de viaje internacional
Avance viaje internacional comprende una (1) categoría que integra gastos
de alimentación, alojamiento y transporte.
De acuerdo con la hora y fechas de viaje, el sistema calcula por día la
alimentación, transporte y alojamiento, permitiendo excluir del avance las
opciones que no se requieran.
Previo a la solicitud de viaje asociado a un evento internacional para el
fortalecimiento y desarrollo de capacidades del talento humano, el
colaborador debe contar con la autorización para su participación o
asistencia.
14.
15.
16. Legalización avances de gastos de
viaje
Las categorías de gastos para legalizar el avance se identifican con
las letras desde la “a” hasta la “o” y se deben seleccionar de
acuerdo con el tipo de viaje, nacional o internacional.
La legalización del avance debe realizarse en un período no
superior a cinco (5) días hábiles después de terminado el objeto del
avance, en forma digital por Coupa Expenses y física con la
radicación de las facturas o documentos equivalentes que soporten
el gasto en el área financiera del C.I.
De acuerdo con las disposiciones tributarias vigentes, los
documentos soportes para las legalizaciones de gastos de viaje y
gastos en general a cargo de colaboradores, deben estar expedidos
a nombre de La Corporación Colombiana de Investigación
Agropecuaria - AGROSAVIA, NIT 800.194.600-3.
17. Los montos legalizados en alimentación no pueden exceder las
tarifas establecidas por cada concepto, incluyendo el nivel de
tolerancia del 10%.
Para aquellas facturas o documentos equivalentes por concepto de
alimentación que superen las tarifas establecidas, incluso con el
nivel de tolerancia, no pueden ser incluidas en la legalización ni
reemplazadas con documentos equivalentes a nombre del
colaborador.
El transporte aeropuerto/terminal, en caso de ser superior a la tarifa
establecida, puede ser legalizado previa autorización del jefe
inmediato.
Aquellas facturas o documentos equivalentes que contengan
conceptos de gastos no reembolsables, no pueden ser presentadas
para la legalización.
Cuando haya lugar a reintegro de recursos, el colaborador debe
entregarlos en la Coordinación de Tesorería del Centro de
Investigación o al Auxiliar Administrativo de la sede y
posteriormente registrar en Coupa Expenses el valor entregado y
anexar el recibo de caja para dejar el avance legalizado en cero (0).
18. Documentos soportes de los gastos
• Facturas de venta
• Documentos equivalentes a la factura (Los tiquetes
de máquina registradora, Los tiquetes de transporte,
Los tiquetes de peaje)
• Documento equivalente – AGROSAVIA
• Formato Legalización transporte - AGROSAVIA
19. Tramite de legalización
Se ingresa al gasto de viaje y se incluyen las líneas de legalización,
según las categorías de los gastos.
20. Recomendaciones Legalización de avances
de gastos de viaje internacional
• Si realiza pagos con tarjetas de crédito, debe adjuntarnos el
soporte de su extracto bancario donde se evidencie el valor real
del pago.
• Si realiza compra de moneda, adjuntarnos la factura emitida
por la casa de cambio, donde se evidencie la TRM de esta
operación.
• Si no cuenta con estos soportes por favor tenga presente que
debe utilizar la TRM de la solicitud de avance de gasto de viaje.
