La gestione delle procedure comporta molto di più di una semplice scrittura e pubblicazione in una directory aziendale. La gestione delle procedure, che disciplinano i processi critici della tua organizzazione, non può essere efficace senza uno specifico framework. TotalCompliance® è un portale online progettato per la gestione delle policy e delle procedure basato su di uno specifico framework operativo che prescrive, governa e guida lo sviluppo dei prodotti e l'erogazione dei servizi.

1. BENVENUTO AL WEBINAR
POLICY & PROCEDURE MANAGEMENT
Come può un’organizzazione sapere se le
proprie policies, processi, procedure sono
coerenti?
giovedì, 16 gennaio 2014
inizio ore 16:00 - termine ore 17:00
DISCLAIMER - Materiale riservato preparato come base di discussione per l’utilizzo esclusivo da parte del destinatario
cui é indirizzato. Ogni utilizzo di questo documento al di fuori dell’ambito per cui e’ stato preparato e’ vietato.
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2. - Webinar -
POLICY PROCEDURE MANAGEMENT
Come può un’organizzazione sapere se le proprie policies, processi, procedure
sono coerenti?
Relatore
Roberto Lovisetto
Partner at Conformis in Finance Srl
www.conformisinfinance.it
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3. - Webinar -
POLICY PROCEDURE MANAGEMENT
Come può un’organizzazione sapere se le proprie policies, processi, procedure
sono coerenti?
Agenda
•
•
OPERATIONAL FRAMEWORK
•
DOMANDE
PRESENTAZIONE DELLO
STRUMENTO PER LA GESTIONE
DELLE PROCEDURE
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4. - Webinar -
POLICY PROCEDURE MANAGEMENT
Come può un’organizzazione sapere se le proprie policies, processi, procedure
sono coerenti?
Operational
Framework
•
DEFINIRE, DOCUMENTARE e
COMUNICARE
•
Policies, Standards, Processi, Procedure,
Formazione e Strumenti
!
!
“Operational Framework” che definisce, governa
o guida lo sviluppo del prodotto e l’erogazione del
servizio.
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5. - Webinar -
POLICY PROCEDURE MANAGEMENT
Come può un’organizzazione sapere se le proprie policies, processi, procedure
sono coerenti?
Policy
vincolano i processi
Standard
Processi
(What)
Operational
Framework
!
sono
implementati da
Procedure
(How)
Formazione
sono supportate da
Strumenti
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6. - Webinar -
POLICY PROCEDURE MANAGEMENT
Come può un’organizzazione sapere se le proprie policies, processi, procedure
sono coerenti?
•
•
Policy
Le politiche organizzative definiscono le
regole che governano le “operations”.
Una politica di solito è utilizzata per
enfatizzare l’uso di processi operativi
•
Una politica, perciò, vincola i processi
organizzativi identificando i processi
necessari o accettabili, o le modalità
per eseguire i lavori
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7. - Webinar -
POLICY PROCEDURE MANAGEMENT
Come può un’organizzazione sapere se le proprie policies, processi, procedure
sono coerenti?
• Gli standards sono le regole
operative (cosa)
Linee
guida/
Standard
• Le linee guida sono
suggerimenti/raccomandazioni
• Gli standard/linee guida
vincolano i processi organizzativi
definendo i criteri accettabili
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8. - Webinar -
POLICY PROCEDURE MANAGEMENT
Come può un’organizzazione sapere se le proprie policies, processi, procedure
sono coerenti?
•
Un processo è “che cosa” deve
essere fatto in una organizzazione
per produrre un prodotto o
erogare un servizio.
•
I processi sono vincolati dalle
policy
Processi
(What)
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9. - Webinar -
POLICY PROCEDURE MANAGEMENT
Come può un’organizzazione sapere se le proprie policies, processi, procedure
sono coerenti?
•
Procedure
(What)
Le procedure sono le istruzioni, step-bystep di come deve essere implementato
un processo o una sua porzione.
•
Le procedure si focalizzano su “come”
eseguire una certa attività identificata nei
processi.
•
I processi sono, perciò, implementati da
specifiche procedure.
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10. - Webinar -
POLICY PROCEDURE MANAGEMENT
Come può un’organizzazione sapere se le proprie policies, processi, procedure
sono coerenti?
• La formazione indirizza la
conoscenza e le competenze
Formazione
• La formazione è utilizzata per
supportare l’utilizzo dei processi
e delle procedure.
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11. - Webinar -
POLICY PROCEDURE MANAGEMENT
Come può un’organizzazione sapere se le proprie policies, processi, procedure
sono coerenti?
• Sono gli strumenti necessari per
implementare una procedura.
Strumenti
• Gli strumenti, al pari della
formazione, sono utilizzati per
supportare l’utilizzo dei processi
e delle procedure.
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12. - Webinar -
POLICY PROCEDURE MANAGEMENT
Come può un’organizzazione sapere se le proprie policies, processi, procedure
sono coerenti?
Processo: Gestione delle Risorse Umane
di Progetto (What)
!
!
Pianificazione Risorse
Umane
Costituzione del Gruppo di
Progetto
!
!
Sviluppo del Gruppo di
Progetto
Gestione del Gruppo di
Progetto
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13. - Webinar -
POLICY PROCEDURE MANAGEMENT
Come può un’organizzazione sapere se le proprie policies, processi, procedure
sono coerenti?
Procedura: Pianificazone Risorse Umane (How)
!
1. STRUMENTI E TECNIICHE
1. Organigrammi descrizioni delle
posizioni
2. Teoria organizzativa
3. Netoworking
1. INPUT
1. Fattori ambientali dell’impresa
2. Attività dei processi organizzativi
3. Fabbisogni di risorse
1. OUTPUT
1. Ruoli e responsabilità
2. Progetto di organigramma
3. Piano per la gestione del personale
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14. - Webinar -
POLICY PROCEDURE MANAGEMENT
Come può un’organizzazione sapere se le proprie policies, processi, procedure
sono coerenti?
Procedura: Costituzione Gruppo Progetto (How)
1. INPUT
1. Fattori ambientali dell’impresa
2. Attività organizzative dei processi
3. Ruoli e responsabilità
4. Progetto di Organigramma
5. Piano per la gestione del personale
!
1. STRUMENTI E TECHCIHE
1. Pre-assegnazione
2. Negoziazione
3. Acquisizione
4. Gruppi Virtuali
1. OUTPUT
1. Progetto assegnazioni personale
2. Disponibilità delle risorse
3. Piano per la gestione del personale
(aggiornamento)
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15. - Webinar -
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Come può un’organizzazione sapere se le proprie policies, processi, procedure
sono coerenti?
Procedura: Sviluppo del Gruppo di Progetto (How)
!
1. STRUMENTI E TECHCIHE
1. INPUT
1. Osservazione e conversazione
1. Progetto assegnazioni del
2. Valutazione delle prestazioni
personale
3. Gestione dei conflitti
2. Ruoli e responsabilità
3. Piano gestione del personale
1. OUTPUT
4. Progetto organigramma
1. Richieste di modifiche
5. Valutazione dei risultati del gruppo
2. Raccomandazione di azioni
6. Informazioni sulle prestazioni
correttive
7. Reports delle performance
3. Raccomandazione di azioni
preventive
4. Attività organizzative di processo
(aggiornamento)
5. Piano di gestione del progetto
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(aggiornamento)
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16. - Webinar -
POLICY PROCEDURE MANAGEMENT
Come può un’organizzazione sapere se le proprie policies, processi, procedure
sono coerenti?
Procedura: Gestione del Gruppo di Progetto (How)
1. INPUT
1. Attività organizzative di processo
Piano per la gestione del personale
2. Disponibilità delle risorse
1. OUTPUT
1. Valutazione dei risultati del gruppo
!
1. STRUMENTI E TECHCIHE
1. Competenze generali di
gestione
2. Formazione
3. Attività di team-building
4. Regole di base
5. Riconoscimenti e compensi
!
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17. - Webinar -
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18. - Webinar -
POLICY PROCEDURE MANAGEMENT
Come può un’organizzazione sapere se le proprie policies, processi, procedure
sono coerenti?
Processo: Gestione delle Risorse Umane di Progetto
Policy
•
Politiche per la gestione delle Risorse
Umane
•
•
Politiche per la gestione dei Programma
Politiche per la gestione dei Progetti
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19. - Webinar -
POLICY PROCEDURE MANAGEMENT
Come può un’organizzazione sapere se le proprie policies, processi, procedure
sono coerenti?
Processo: Gestione delle Risorse Umane di Progetto
Standard
•
A guide to the Project Management
Body of Knowledge (PMBOK® Guide)
•
SEI CMMI® - Capability maturyty Model
Integration
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20. - Webinar -
POLICY PROCEDURE MANAGEMENT
Come può un’organizzazione sapere se le proprie policies, processi, procedure
sono coerenti?
Processo: Gestione delle Risorse Umane di Progetto
!
Pianificazione Risorse Umane
Procedure
(What)
!
Costituzione del Gruppo di Progetto
!
Sviluppo del Gruppo di Progetto
!
Gestione del Gruppo di Progetto
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Come può un’organizzazione sapere se le proprie policies, processi, procedure
sono coerenti?
Processo: Gestione delle Risorse Umane di Progetto
Formazione
•
•
•
•
•
Gestione delle competenze generali
•
Valutazione delle prestazioni
Teoria organizzativa
Gestione dei conflitti
Competenze per la negoziazione
Processi e procedure per i reclutamento e la
contrattazione
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22. - Webinar -
POLICY PROCEDURE MANAGEMENT
Come può un’organizzazione sapere se le proprie policies, processi, procedure
sono coerenti?
Processo: Gestione delle Risorse Umane di Progetto
Strumenti
•
•
•
•
•
•
•
•
Organigrammi e Descrizioni delle Posizione
Networking
Gruppi virtuali
Formazione
Attività di Team-Building
Valutazione prestazioni
Riconoscimenti e Compensi
Co-Location dei membri del gruppo
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23. !
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•
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!23
Cos'è TotalCompliance®
Quali sono le sfide
I vantaggi di utilizzare TotalCompliance®
Dimostrazione
Domande
ComplianceBridge Confidential

24. TotalCompliance
TotalCompliance® é la soluzione fulloptional, cloud-computing che consente
alle organizzazioni, di qualsiasi
dimensione, di gestire le POLICY e le
PROCEDURE garantendo la
CONFORMITA’.

25. Le Sfide:
conformità e controllo
• Bassi livelli di responsabilizzazione dei dipendenti –
dovuta alla mancanza di monitoraggio, di
valutazione dell’apprendimento e dell’applicazione.
• Difficoltà di consultazione - dovuta alla mancanza di
un sistema che agevoli rapide ed intuitive ricerche.
• Procedure obsolete - dovuta alla mancanza di
un’attività sistematica di revisione.

26. TotalCompliance® documento del flusso di lavoro
Director
Portal
Creazione
documento
Importa/Crea
o modifica
Notifica/ricorda
ai membri
mail/ automatiche
Membro presa
visione?
!
No
Pubblicazione
!
uno - Più gruppi
adesso o dopo
No
Sì
revisiona/approva
Sì
Visione conformità
metrica
Lettura/Test/
Accettazione
!
Ciclo di
approvazioni
Revisione
finale?
Director
No
Sondaggio
o
Test?
Reports
!
Yes
Membro
No
superato prova?
Yes
Membro
ha accettato?
Sì
Promemoria
Manuali/
Automatici
No
crea/salva
Visualizza/Esporta

27. TotalCompliance® Solution
Conformità and Controllo
• Best practices - una soluzione che garantisce il
monitoraggio, la misurazione, la documentazione e
le funzioni necessarie per istituire le migliori pratiche
in conformità.
• Riduzione dei rischi di non-conformità attraverso una
completa documentazione completa e applicazione.
• Quadro generale delle conoscenze di base dei
dipendenti e del loro livello di conformità.
• Semplificazione - facilità di utilizzo da parte dei i
dipendenti e dei managers; la facilità di
implementazione per l’IT.

28. TotalCompliance Dimostrazione
®

29. - Webinar -
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sono coerenti?
DOMANDE
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30. - Webinar -
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Come può un’organizzazione sapere se le proprie policies, processi, procedure
sono coerenti?
GRAZIE PER
L’ATTENZIONE
Roberto Lovisetto
Partner at Conformis in Finance Srl
roberto.lovisetto@conformisinfinance.it
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