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Processo de registo e depósito de dissertações no Politécnico de Leiria

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Processo de registo e depósito de dissertações no Politécnico de Leiria - Rosa Marcos, Alexandra Pereira, Dulce Correia, João Sousa, Maria João Ferreira, Pedro Lila, Susana Martiniano

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Processo de registo e depósito de dissertações no Politécnico de Leiria

  1. 1. Processo de registo e depósito de dissertações no Politécnico de Leiria Alexandra Pereira, Dulce Correia, João Sousa, Maria João Ferreira, Pedro Lila, Rosa Marcos, Susana Martiniano
  2. 2. Motivação
  3. 3.  Gestão do Repositório IC-Online desde a sua criação em 2009;  Equipa integrada em GT nacionais;  Entrada em vigor do Decreto-Lei n.º 115/2013 de 7 de Agosto;  BES confrontadas com necessidade de criarem novos circuitos e procedimentos.
  4. 4. Definição do procedimento
  5. 5.  Sensibilização da Presidência e Direções de Escolas Superiores para a nova exigência;  Criação de um grupo de trabalho com intervenientes dos vários serviços:  Bibliotecas;  Serviços Académicos;  Gabinetes de Apoio a Mestrados e Pós- Graduações.  Apoio da Vice-Presidente para a área académica.
  6. 6. Dificuldades
  7. 7.  Existência de circuitos bastante distintos em cada Escola Superior;  Dificuldade da maioria dos serviços em disponibilizar recursos humanos para a realização das novas tarefas;  Discussão morosa dos procedimentos e workflow a implementar;
  8. 8.  Elaboração de uma proposta de Workflow de Depósito e Registo de Trabalhos de Mestrado aprovada pelo Conselho de Gestão do Politécnico de Leiria; Excerto do Workflow de Depósito e Registo de Trabalhos de Mestrado
  9. 9.  Conselho de Gestão atribuiu a tarefa às Bibliotecas porque:  Acesso privilegiado aos documentos e a informação pertinente uma vez já eram responsáveis pelo depósito das dissertações no Repositório IC-Online;  A sua experiência na matéria garantia o registo no Renates com a qualidade e a cadência desejadas.
  10. 10. Percurso
  11. 11.  Elaboração do documento orientador intitulado «Manual de Registo de Dissertações no Renates e Repositório IC- Online»;  Realização de ação de formação interna para os técnicos que ficaram adstritos a esta tarefa;  Em cada Biblioteca passou a existir um técnico responsável pelo registo e depósito das dissertações aprovadas na Escola Superior que cada Biblioteca serve.
  12. 12.  Trabalho retrospetivo (Art.º 50 do Decreto-Lei n.º 115/2013 - dissertações aprovadas entre 7 de agosto de 2013 e dezembro de 2015): 86% 88% 90% 92% 94% 96% 98% 100% ESTM ESECS ESAD ESTG ESSLei 100% 100% 100% 95% 91% Percentagem de trabalho retrospetivo concluído
  13. 13.  Trabalho retrospetivo não totalmente concluído por falta de elementos necessários ao processo a remeter por outros serviços intervenientes;  Trabalho em dia quanto a dissertações aprovadas desde 2016, cumprido o prazo legal de 60 dias a partir da data de atribuição do grau.
  14. 14.  Algumas dificuldades pontuais, nomeadamente :  preenchimento incorreto da Declaração de Autoria e Depósito Legal;  atraso da entrega da versão corrigida das dissertações por parte dos alunos nos Serviços Académicos;  morosidade na obtenção do número de Cartão de Cidadão / Passaporte dos orientadores externos e / ou estrangeiros;
  15. 15.  Redução do número de ocorrências recorrendo ao diálogo com os outros serviços intervenientes.
  16. 16. Mais-valias
  17. 17.  Depósito em massa das dissertações permitiu crescimento exponencial do Repositório;  Potenciou a visibilidade do Repositório na comunidade interna;  Balanço bastante positivo;  Processo contínuo redução do número de problemas e constrangimentos encontrados.

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