Projektteams arbeiten immer öfter mit geografisch verteilten Mitgliedern. Das erschwert die Kommunikation und führt zu umständlichen Telefonaten und E-Mail-Ping-Pong. Eine weitere Gefahr sind Missverständnisse und intransparente Workflows. Die Lösung isteine Mobilitätstrategie. In 8 Schritten können Projektleiter und -teams sie zusammen mit der IT-Abteilung ganz einfach umsetzen, wie unser Beispiel zeigt.

1. In 8 Schritten zur
Mobilitätsstrategie
in der Projektarbeit
Arbeit ist ein Ort. Projektleiter Sebastian
pendelt täglich 60 Kilometer zur Arbeit.
Von seinem Büro aus arbeitet er an einem
Kundenprojekt. Sein Projektteam befindet
sich an drei verschiedenen Standorten.
Die Kommunikation läuft über E-Mail
und Telefon. Rückfragen und
Abstimmungsprozesse verschlingen
viel Zeit.
Projektteams arbeiten immer öfter mit geografisch verteilten Mitgliedern.
Das erschwert die Kommunikation und führt zu umständlichen Telefonaten
und E-Mail-Ping-Pong. Eine weitere Gefahr sind Missverständnisse und
intransparente Workflows. Die Lösung isteine Mobilitätstrategie.
In 8 Schritten können Projektleiter und -teams sie zusammen mit der
IT-Abteilung ganz einfach umsetzen, wie unser Beispiel zeigt:
1. Ist-Zustand aufnehmen
Der IT-Manager definiert folgende
Voraussetzungen für die Anbieterauswahl:
Um den Arbeitsaufwand so gering wie möglich
zu halten, sollen alle Werkzeuge von einem
Anbieter kommen, der sich mit Unternehmens-
lösungen auskennt. Dieser soll auch die tech-
nische Wartung sowie den Endnutzersupport
übernehmen. Die Administration soll aber
unternehmensintern erfolgen, um die strengen
Compliance-Vorgaben zu erfüllen.
Außerdem müssen alle Lösungen höchste
Datensicherheit bieten.
5. Anbieter auswählen
Sebastian und sein Team arbeiten eine
„Wunschliste“ aus: Alle Teammitglieder
sollen geräteunabhängig arbeiten
können und auch von Zuhause aus. Alle
Projektinformationen sollen für alle
Teammitglieder jederzeit einsehbar sein.
Zudem sollen Schlüsselpersonen auch
von unterwegs aus an Projekten arbeiten
können und erreichbar sein.
3. Anforderungen an Teamwerkzeuge festlegen
Sebastian beschließt die Zusammenarbeit
im Team effizienter zu gestalten, um
so schneller Ergebnisse zu erzielen.
Workflows und Kommunikation sollen
für alle Beteiligten transparenter und
einfacher werden. Außerdem sollen
regelmäßige Teammeetings den
Teamgeist stärken.
2. Soll-Zustand definieren
Sebastian bespricht sich mit der IT-Abteilung,
welche die folgenden nötigen Werkzeuge
definiert: Eine teamfähige Videokonferenz-
und Online-Meeting-Lösung, ein Tool für
sicheren Dateiaustausch und eine gemeinsame
Projekt-Arbeitsplattform, über die sich das
Projektteam jederzeit und unabhängig vom
Ort austauschen kann.
4. Werkzeuge auswählen
Die IT gibt das OK für die Anschaffung, und das
Projektteam kann die Werkzeuge für die bessere
Zusammenarbeit sofort einsetzen. Da es sich um
Cloud-Dienste handelt, sind sie frei skalierbar
und können problemlos erweitert werden.
Der Anbieter stellt außerdem mobile Apps für
Tablet-PCs und Smartphones bereit, sodass alle
Tools mobil nutzbar sind.
7. Investition und Rollout
Sebastian und der IT-Leiter entscheiden sich
für die Wahl eines Cloud-Lösungsanbieters,
da damit keine technischen Wartungsarbeiten
für die IT-Abteilung anfallen und kein
zusätzliches Personal nötig ist.
Der Anbieter stellt die Werkzeuge 30 Tage für
einen kostenlosen Test zur Verfügung. So
können Sebastian und sein Team ausprobieren,
ob die Lösungen einfach zu bedienen sind.
6. Tools testen und evaluieren
Sebastian muss jetzt nicht mehr so oft
pendeln und arbeitet an drei Tagen der
Woche von Zuhause aus. Er hält regelmäßig
Video-Teamkonferenzen ab und er und
sein Projektteam arbeiten gemeinsam auf
einer Social-Collaboration-Arbeitsplattform
zusammen. Große und sensible Dateien
tauscht das Projektteam über ein sicheres
Business-Filesharing-Tool mit anderen aus.
8. Mobilitätsstrategie umgesetzt
Benötigen Sie auch eine Mobilitätsstrategie, um Ihre
Projekte effizienter abzuwickeln und innerhalb verteilter
Teams besser zusammenzuarbeiten?
Dann vereinbaren Sie ganz einfach einen
Beratungstermin mit uns: 0800 182 0591
Unsere Tools für bessere Zusammenarbeit
Organisieren Sie Online-Meetings
und HD-Videokonferenzen
Managen Sie Ihre Dateien
sicher und ortsunabhängig
Organisieren Sie Ihr Team auf einer
Social-Collaboration-Arbeitsplattform
Über Citrix
Citrix (NASDAQ:CTXS) führt die Umstellung auf Software-definierte Arbeitsplätze an und unterstützt neue Formen der effizienten
Zusammenarbeit - mit Lösungen in den Bereichen Virtualisierung, Mobility Management, Netzwerk und SaaS. Citrix-Lösungen
ermöglichen sichere, mobile Arbeitsumgebungen und erlauben Mitarbeitern, mit jedem Endgerät und über jedes Netzwerk direkt
auf ihre Anwendungen, Desktops, Daten und Kommunikationsdienste zuzugreifen. Mehr als 330.000 Unternehmen und über
100 Millionen Anwender setzen weltweit auf Technologien von Citrix. Im Jahre 2014 erwirtschaftete das Unternehmen einen
Umsatz von 3,14 Milliarden US-Dollar. Weitere Informationen unter www.citrix.de.
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