Mail merge adalah fitur yang memungkinkan pengguna membuat berbagai jenis dokumen seperti surat, label, dan sertifikat dalam jumlah banyak dengan format yang sama menggunakan data dari database atau spreadsheet. Fitur ini berguna untuk mempercepat proses pembuatan dokumen massal seperti undangan dan menghemat waktu pengguna.

1. *

2. *
Mail Merge adalah alat yang berguna yang memungkinkan Anda untuk menghasilkan
beberapa surat, label, amplop, tag nama, dan lainnya menggunakan informasi yang
disimpan dalam daftar, database, atau spreadsheet.
Mail merge jika diterjemahkan dalam bahasa Indonesia berarti “Surat Massal”, dalam
kata lain fitur ini digunakan untuk membuat surat atau dokumen lainnya dalam jumlah
yang banyak dengan bentuk format yang sama.

3. • Fungsi Mail Merge
*Fungsi utama dari mail merge adalah memudahkan kita dalam membuat berbagai jenis
dokumen dalam format yang sama.
*Meningkatkan efektivitas dan menghemat lebih banyak waktu dalam membuat surat.
*Melipat gandakan dokumen yang akan dikirimkan pada orang-orang yang dituju dengan
isi dokumen yang sama, maka software ini sangat dapat membantu.
*Mail Merge juga bisa dipakai untuk membuat label, amplop dan sertifikat.
*Selain itu dengan adanya Mail Merge dapat mengirim ke penerima yang berbeda secara
gampang dan otomatis.

4. *
> Kelebihan:
• Waktu yang dibutuhkan dalam membuat suatu dokumen seperti surat dengan
menggunakan Mail Merge relatif lebih singkat dan sedikit.
• Lebih mudah dalam membuat sebuah surat dengan isi yang sama dalam jumlah yang
banyak.
> Kekurangan:
• Lebih rumit dalam mengirim surat pada tahap pertama sebab banyak sekali langkah
yang harus kamu laluli dibandingkan dengan membuat surat secara manual.

5. *Kegunaan Mail Merge
*Mempermudah pekerjaan berkirim surat.
*Pekerjaan jadi jauh lebih cepat.
*Bisa membuat banyak jenis dokumen.
*Efisien dalam penggunaan waktu sebab mail merge dapat
digunakan untuk membuat surat massal dalam waktu yang
relatif cepat.

6. *Manfaat Mail Merge
*Memudahkan kita dalam mengirimkan undangan atau email dalam
jumlah yang banyak. Dengan fitur mail merge tidak perlu mengisikan
satu persatu informasi penerima pada dokumen yang dikirimkan.
*Untuk pembuatan piagam penghargaan atau sertifikat kehadiran
dalam suatu acara.
*Untuk membuat proposal yang akan dikirimkan keberbagai
perusahaan atau instansi.

7. *
*1. Buka menu Mail Merge di Word
Buka Microsoft Word, klik menu Mailings lalu pilih Start Mail Merge.

8. *2. Tentukan format dokumen
Pilih jenis format dokumen yang ingin kamu buat. Kamu bisa memilih format surat, email, dan
sebagainya.

9. 3. Buat naskah dokumen di Worksheet
Buat naskah dokumen pada worksheet. Misalnya kamu akan membuat surat
dengan format seperti berikut:

10. 4. Pilih penerima dokumen
Setelah draft selesai dibuat, kembali pada menu Mailings kemudian klik Select
Recipients.
Kamu bisa memilih recipients dari daftar yang sudah dibuat sebelumnya dalam format
file Excel, Outlook Contact List, atau text files dengan klik Use an Existing List. Apabila
kamu belum memiliki file data source, kamu bisa membuatnya dengan mengklik Create
a New List.

11. 5. Gabungkan sumber data dengan naskah dokumen
Pada tutorial ini misalnya kamu sudah memiliki file data source (recipients) dalam format
Excel seperti contoh berikut:

12. 6. Atur tata letak data dan naskah
Setelah terhubung dengan file data source, langkah selanjutnya yaitu mengatur tata
letak antara data dan naskah agar sesuai.
Arahkan kursor pengetikkan di tempat yang sesuai untuk diisi data. Misalnya teks
“Nama” pada naskah akan dihubungkan dengan data berisi Nama di file sumber data
tadi. Letakkan kursor pengetikan di sebelah kata “Nama:” seperti contoh berikut.
Kemudian klik submenu Insert Merge Field.

13. 7. Periksa format dokumen
Tahap selanjutnya, kamu bisa mengecek hasil naskah dokumen dengan memilih
opsi Preview Results.

14. 8. Simpan file mail merge
Tahap terakhir adalah menyimpan file. Klik submenu Finish & Merge yang ada pada menu Mailings.
Kemudian akan muncul 3 opsi sebagai berikut:
Edit Individual Document – untuk menyimpan file dalam dokumen baru. Hasil penyimpanan akan
berisi dokumen Ms.Word baru dengan data sesuai data source. Jika di sumber data utama ada 10
data, maka akan muncul 10 file naskah berisi masing-masing data.
Print Documents – untuk mencetak dokumen secara langsung tanpa disimpan terlebih dahulu. Hasil
cetak akan sesuai dengan tampilan pada Ms. Word, sehingga kamu perlu menggantinya secara
berkala jika ingin mencetak semua data di kertas yang berbeda.
Send E-mail Massages – untuk mengirimkan file dalam format email.

16. Pertanyaan serta jawaban dari kelompok lain:
1. Apakah ada jumlah batasan?
Jawab:Tidak ada batasan di mail marge
2.Selain surat tersebut bisa bikin apa saja?
Jawab: Pembuatan surat, Amplop, Sertifikat, dan
sebagainya.
3. Mengapa Mail Merge di perlukan oleh setiap perusahaan?
Jawab: Karna fitur mail merge, pekerjaan mengirim surat dalam jumlah
banyak akan menjadi lebih mudah. Pengguna dapat membuat dokumen
utama atau main document yang menjadi template, sehingga akan
memperkecil kesalahan. Pengguna juga dapat mengatur surat sesuai
dengan data penerima.

17. 4. Nisa dari kelompok 4.
Mengapa Mail Merge di perlukan oleh setiap perusahaan?
Jawab : Mail merge memang dibutuhkan disetiap perusahaan karena membantu
memudahkan pembuatan dokumen yang isinya sama dalam jumlah banyak, karena akan
dikirim pada banyak tujuan dan mempersingkat waktu, jadi lebih efisien menggunakan
mail merge kak di perusahaan
Pertanyaan serta jawaban dari kelompok lain: