Case om gevinstrealisering i praksis Implementering af Office 365 som samarbejdsplatform i DSB - Hvordan kan man tilrettelægge forandringsstrategien for implementering af en samarbejdsplatform, så man kan realisere det uindløste potentiale i Office 365? Det gav vores tre oplægsholdere svar på i deres faglige oplæg om gevinstrealisering i praksis, som blev afholdt d. 26. februar 2015.

1. sammen om digital transformation
Gevinstrealisering i praksis
Oplæg om forandringsledelse og gevinstrealisering i forbindelse med implementering af Office 365
Af Lasse Engel Pedersen, Per Bunch og Karina Brinck
Torsdag d. 26. februar 2015

2. Oplægsholdere
Per Bunch
• Ansvarlig for den tekniske
implementering (Trojka leder)
• 10 år som selvstændig konsulent
• 8 år i Nokias danske udviklings afd.
• PMI/Prince2 projektleder
• Arbejder typisk med tekniske
løsninger og drift implementeringer
Gevinstrealisering i praksis2
Lasse Engel Pedersen
• IT Forretningspartner
• Arbejdet som IT konsulent/rådgiver
• 3 år hos Microsoft
• 5 år hos SAP
• 2 år hos Deloitte
• IT arkitekt hos Danfoss
Karina Brinck
• Ansvarlig for den organisatoriske
implementering
• 10 år som selvstændig konsulent
• 18 år i A.P. Møller-Mærsk
• PMI/Prince2 projektleder
• Arbejder typisk med de ”bløde”
områder; Kommunikation, Læring,
Forandringsledelse

3. Agenda
Fortælle historien om implementering af Office365 hos DSB:
• Hvorfor gik DSB i gang med Office365?
• Hvad var strategien og metoden?
• Hvordan gennemførte vi implementeringen?
• Hvordan måler vi effekten?
Fokus er på den organisatoriske implementering og den efterfølgende
gevinstrealisering
Gevinstrealisering i praksis3

4. Emner
• Sæt scenen
• Hvordan kommer vi i mål? (strategi/metode)
• På med arbejdshandskerne! (gennemførsel/resultater)
• Når vi i mål? (effektmåling/udbytte)
• Var det hele lige til højrebenet? (udfordringer)
Gevinstrealisering i praksis4

5. Sæt scenen
Gevinstrealisering i praksis5

6. Hvad er Office 365
Alle de bedste produktivitetsværktøjer, samlet som én cloud-løsning
• Mere end 15.000 virksomheder i Danmark benytter Office 365.
• Office 365 er Microsofts hurtigst voksende produkt nogensinde.

7. Hvad er Office 365 hos DSB
Gevinstrealisering i praksis7
Word Excel PowerPoint Outlook Access OneNote Publisher Lync InfoPath
Ny Office-pakke Arbejde,
samarbejde og
kommunikere
effektivt
Gemme, dele
og samarbejde
effektivt
Nye alternativer til fildrev
Personlig og
intern deling
Afdeling, teams
og ekstern deling

8. Baggrund for projektet
Det startede med et godt tilbud fra Microsoft –
Skift jeres licenser og spar penge
De gode spørgsmål
Er det ikke mere end bare en Office pakke?
Kan vi ikke få mere udbytte end bare licens besparelser?
Hvis hver medarbejder er 1 time mere effektiv om ugen så er værdien af
dette kr 208 mill. /år - Kan vi høste noget at dette?
(Forrester analyse)
Gevinstrealisering i praksis8

9. Organisering
Gevinstrealisering i praksis9
Trojkaen
IT
forretningspartner
Teknisk
projektleder
Organisatorisk
projektleder
Leverandørkorps
De bedste kompetencer
til opgaverne er ikke
nødvendigvis kun hos en
leverandør

10. Gevinstrealiseringspotentialet
Gevinstrealisering i praksis10
Firma
Teams
Individ
Individ
• Noter
• Personlig effektivitet
Team
• Arbejde på dokumenter samtidigt
• Straks afklaringer
• Virtuelle møder
• Møde & opgave styring
Firma
• Vidensdeling
• Dokumenthåndtering

11. Forventning til værdiskabelse hos DSB
Produktivitetsgevinster:
• At forbedre den inviduelle produktivitet og derved få mere tid i det daglige
• At finde og dele relevant information internt og eksternt
• At kommunikere effektivt internt og eksternt
Koordination af løsninger:
• Koordinere behov og ønsker og løse disse ved hjælp af platformen
Engagere ledere og Superbrugere:
• Så de kan medvirke aktivt til realiseringen af værdi
Gevinstrealisering i praksis11

12. Forventning til værdiskabelse hos DSB
Gevinstrealisering i praksis12
Der er ikke sat konkrete effektiviseringsmål af DSB
Men baseret på tal fra en analyse lavet af Forrester, er nogle pejlemærker
formuleret (baseret på 1.825 vidensarbejdere og 45 arbejdsuger om året)

13. Hvordan kommer vi i mål?
(strategi/metode)
Gevinstrealisering i praksis13

14. Hvad er DSB for en størrelse?
Ca. 125 lokationer i Danmark med
varierende netværks forbindelser
Udpræget mange legacy
platforme og systemer
Mobil platform som spænder over
iOS & Android i stort set alle varianter
Har fornyligt outsourcet al
IT drift til NNIT

15. Hvad er DSB for en størrelse?
Gevinstrealisering i praksis15
PC vendt: Har egen PC og
arbejdsopgaver løses primært
på PC
Ikke PC vendt: Bruger fælles
PC og arbejdsopgaver løses
primært uden PC
Ca. 7800 medarbejdere
• Ca. 400 ledere
• Ca. 1500 PC vendte medarbejdere
• Ca. 5.900 ikke PC vendte
medarbejdere (ikke i scope
i første udrulning)
Organisation
• 5 områder:
Økonomi, Kommerciel,
Personale, Operation,
Vedligeholdelse
• Derudover stabsfunktioner
Geografi
• 8 store lokationer:
Esbjerg, Fredericia, København,
Nyborg, Odense, Taastrup,
Aalborg, Aarhus
• Samlet ca. 125 lokationer
Profiler
• Salgspersonale, Håndværkere, Lokoførere,
Togførere, Stations-/Servicepersonale,
Ledere, Akademikere
• Ansat som:
AC’ere, HK’ere, tjenestemænd,
kontraktlønnede, organiseret i
Jernbaneforbundet
ORGANISATORISK SET
Summasummarum ...
En differentieret, forholdsvis uhomogen og geografisk spredt organisation!
En god forandringsudfordring 

16. Målgruppeanalysen viste bl.a.
(Spørgeskema besvaret af leder for egne medarbejdere) (MA’er)
Gevinstrealisering i praksis16
Konklusioner:
• Overvejende ”ældre”
medarbejdere med
lang anciennitet
(kan være sværere
at ”flytte”)
• Godt IT kendskab
• Ret
forandringsparate
• Har kun lidt tid til
træning og
foretrækker at ”rode
med det selv”
Ledere PC vendte MA’er
Over 40 år 85% 76%
40-55 år 63% 51%
Mere end 10 år i DSB 42% 42%
Mere end 20 år i DSB 32% 32%
IT kendskab 30% ekspert
29% øvet
34% gennemsnitlig bruger
Forandringsparathed
(flere kunne markeres)
7% innovatorer
47% tidlige ibrugtagere
52% tidlige flertal
Kan afsætte tid til træning 50% kan afsætte 1 time
27% kan afsætte 1 dag
Foretrækker at lære sådan 89% afprøve på egen hånd
55% assistance fra andre brugere

17. Vigtigste interessenter
Gevinstrealisering i praksis17
Teknisk
IT chef / direktør
Skal forstå ændring i operation samt
omfanget af forandringerne
Sikre involvering af og ejerskab i
forretning
Driftchef
Skal forstå ændringer i "modus
operandi" - cloud service
Sikre ejerskab i sin organisation
Service/Driftleverandør (NNIT)
Skal tage ansvar for ændring af drift
model
Har ansvar for den største del af
projektet.
Organisatorisk
Topledelsen
De skal sværges ind fra start og give opbakning
De skal tage platformen i brug
Direkte leder
De skal eje/drive forandringen
De skal tage platformen i brug
Superbruger netværket
De skal tage platformen i brug
De skal understøtte udrulningen til PC vendte
De skal være med til at sikre håndtering af ændringer efter
projekt luk
PC vendte medarbejdere
De skal tage platformen i brug
Læringspartner / Office365 ekspert
De skal levere træning ifølge planerne

18. Implementeringsstrategi og -metode
Gevinstrealisering i praksis18

19. Forandringsstrategi og -metode
Gevinstrealisering i praksis19
Hvorfor skal der ske
en forandring?
Hvad ændres?
Hvem bliver
berørt
Hvornår bliver de
implicerede
berørt?
Hvordan bliver
de implicerede
berørt?

20. Forandringsmetode (en tilpasset ADKAR)
Gevinstrealisering i praksis20
Det bærende i metoden er, at den
øverste ledelse og den daglige
ledelse skal spille en væsentlig rolle
i forandringsarbejdet.
Uden dette ledelsesengagement
kommer den ønskede forandring
ikke til at ske!
Og der skal være fageksperter i
organisationen efter projektet lukker
så nye features i Office365 også
bliver taget i brug.
Derfor:
Superbrugere og Ledelsen først, så
PC vendte medarbejdere
understøttet at Superbrugerne

21. Implementerings- og forandringsmetode
Gevinstrealisering i praksis21
Aug-Dec
2013
Jan-mar
2014
Apr-jun
2014
Jul-sep
2014
Okt-dec
2014
Jan-mar
2015
Apr ->
2015

22. På med arbejdshandskerne!
(gennemførsel/resultater)
Gevinstrealisering i praksis22

23. Tidsplan
Aktivitet 3Q 4Q 1Q 2Q 3Q 4Q 1Q
Forberedelse
Teknisk implementering
Drift implementering
Piloter
Udrulning
Organisatorisk implementering
Afslutning
2013 2014 2015
Planlagt
Realiseret

24. AKTIVER -> PLANLÆG -> ENGAGER
Gevinstrealisering i praksis24
Aug-dec
2013
Jan-mar
2014
Apr-jun
2014
Jul-sep
2014
Okt –dec
2014
Juni:
Pilot 1
Ca. 200 brugere
får O2013
OneDrive
Lync
August:
Pilot 2
Ca. 100 brugere
får O2013
OneDrive
Lync
April-maj:
Introduktions- og
analysemøder
med topledelsen
for at skabe
bevidsthed og
opbakning
August:
Mobilisering af hele
organisationen
Kaskade af information fra
CFO til Direktører til Ledere
til medarbejdere
September:
Introduktion tilbudt ca 1900
ledere og PC vendte MA’er
1,5 times introduktions
sessioner i auditorie stil
PC cafeer, hele dage med
mulighed for hjælp til
opsætning og brug
September:
Alle PC
vendte får
O2013
OneDrive
Lync
Oktober-
november:
Mail
migrering
December:
Sharepoint
Teamsites
aktiveres
Teknisk
Organisatorisk

25. AKTIVER -> PLANLÆG -> ENGAGER
Gevinstrealisering i praksis25
August:
Etablering af
Superbruger
netværk
September:
2 timers initiel
træning til 125
Superbrugere
Oktober:
Fem 1 times
webinarer til 125
Superbrugere
November-december:
Superbrugere hjælper ledere med
forberedelse til leder workshops
(OneNote og Lync opsætning)
Januar:
Seks 1 times webinarer til
125 Superbrugere
Info-møder med
Superbrugere ang. deres
rolle i udrulningen til PC
vendte
Aug
2014
Sep
2014
Okt
2014
Nov
2014
Dec
2014
Jan
2015

26. AKTIVER -> PLANLÆG -> ENGAGER
Gevinstrealisering i praksis26
Januar:
Seks 1 times
webinarer
efterfulgt af øve
cafeer til 275
Ledere
November - januar:
3 timers workshops i klasse stil
til 275 Ledere
White glove tilbud til øverste ledelse
Januar-februar:
Fokusperiode for
de 4 Leder
fokusområder
December:
Fokusområder og mål for
Ledere og PC vendte MA’er
sættes
Januar-februar og marts-april:
Fokusperiode for de 2 x 2 medarbejder
fokusområder
Leder er ansvarlig for træning og ibrugtagning
Fokuspakker gøres tilgængelige fra projektet
Nov
2014
Dec
2014
Jan
2015
Feb
2015
Mar
2015
Apr
2015

27. Fokusområder
Gevinstrealisering i praksis27
1) Reducer mails med straksafklaring i Lync
2) Reducer logistik og rejsetid med Onlinemøder i Lync
3) Færre forstyrrelser og forgæves kontakt vha tilgængelighed
i Lync
4) Bedre mødebooking med Mødesvar/Rumfinder i Outlook
5) Bedre styr på mødenoter og opgaver med OneNote
6) Del filer via OneDrive og Sharepoint Online
7) Arbejd lettere ude af huset med dda.dsb.dk
8) Styrk eksternt samarbejde med Lync og Sharepoint Online
Ledere:
Fokusområde
1/2 & 4/5
Mål: >80%
PC vendte MA’er:
Leder vælger 2x2
fokusområder/mål

28. Når vi i mål? (effektmåling/udbytte)
Gevinstrealisering i praksis28

29. Effektmåling (udbytte for DSB)
Måling af brug og værdi efter
fokusperiode1: Januar-februar 2015
• Spørgeskema udsendes primo marts
2015 til:
• Ledere
• PC vendte medarbejdere
• Vi spørger om:
• kendskab til fokusområder og mål
• deltagelse i træning ja/nej
• hvor meget platformen bruges
• hvilken værdi og produktivitet
(sparet tid) man oplever den skaber
Måling af brug og værdi efter
fokusperiode2: Marts-april 2015
• Spørgeskema udsendes primo maj
2015 til:
• PC vendte medarbejdere
• Samme spørgsmål
• Gennemføres af den blivende
organisation

30. Effektmåling (udbytte for DSB)
Gevinstrealisering i praksis30
Udrulning Leder WS

31. Var det hele lige til højrebenet?
(udfordringer)
Gevinstrealisering i praksis31

32. Tekniske driftsudfordringer
• Få service leverandøren til at forstå hvordan Cloud
servicen skal passes ind i ”hosting” modellen.
Ledelsesmæssig forankring
• Silo organisering af tekniske kompetencer gør det
svært for spids kompetencerne at se det store billede
• Mobil aktivering af postkasser er svært hvis ikke der
kontrol over de mobile enheder
• Få servicedesk og leverandørens L2 teams til at
arbejde sammen - få drift leverandøren til at oprette
sager hos Microsoft.
• IT ledelsen svagt engageret / begrænset viden
services og de muligheder der følger med
• Få leverandørens ”client operations” til at forstå den
nye virkelighed

33. Organisatoriske udfordringer
• Forandringsleder sent involveret, derfor sent i gang
med OI aktiviteterne,
• Svagt ejerskab i forretningen pga tværorganisatorisk
projekt, ingen vil eje for de andre!
• Vedligehold har været tilbageholdende, kun berøring
med de 8 øverste ledere i området som har ca. 400
ledere og PC vendte medarbejdere
• Generelt svært at få tid hos ledelsen
• Mobile enheder var ikke understøttet fra start, derfor
svært at sælge de meget væsentlige ”sky” fordele
med at have adgang alle steder fra
• Forholdsvis banale værktøjer, delvist kendte og lette
at komme i gang med ... men forandringen er
alligevel aldrig banal ...
Gevinstrealisering i praksis33
The soft
stuff is the
hard stuff ;-)

34. Konklusioner
• Office365 har stort potentiale for effektivisering af
medarbejderes dagligdag
• Alle services og den nye Office pakke (Office 2013)
er en forudsætning for at medarbejdere kan se det
hele hænger sammen og dermed se en fordel
• Kritisk masse af brugere er nødvendigt for at opnå
størst udbytte
• Den organisatoriske implementering skal ske på et
solidt teknisk fundament og skal tage udgangspunkt i
at det skal være nemt for brugeren
• Brugere (PC vendte) er generelt meget glade for de
nye muligheder som kommer med Office365 men er
mindre glade for servicedesk’en
• OneDrive er pt. ikke helt modent til at man går all-in
men det er tæt på
• OneNote er det mest oversete værktøj med enormt
potentiale
Gevinstrealisering i praksis34

35. Tak for i dag