1. www.arca.regione.lombardia.it
L’ A G E N Z I A R E G I O N A L E C E N T R A L E A C Q U I S T I
della Lombardia
Milano, ottobre 2013

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Ottimizza gli acquisti a
livello di sistema
Gare pubbliche aggregate per la gestione degli
acquisti di beni e servizi degli enti lombardi
Centrale
di committenza
Migliora le performance d’acquisto dei
singoli Enti
Realizzazione e promozione di soluzioni e-
procurement per la gestione degli acquisti online
Promotrice
dell’e-Procurement
Svolgimento delle gare
in nome e per conto dei singoli Enti
SUA
Stazione Unica Appaltante
Offre consulenza specialistica
agli Enti per la predisposizione delle proprie
gare sia tradizionali che telematiche e per lo
sviluppo dell'e-procurement
Consulenza
e formazione
Agenzia Regionale Centrale Acquisti (ARCA)
2
Regione
ed Enti regionali
Enti Sanitari
Enti Locali
ed altre PA
> 1700 Enti
Pubblici di
riferimento
ARCA, istituita con LR la 12 del 16 luglio 2012 rappresenta il centro di aggregazione per gli acquisti di beni e servizi di
Regione Lombardia operando attraverso 4 linee di business
ARCA - ottobre 2013
Sistema camerale

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L’Agenzia
Ente Pubblico
 Analizza la domanda e l’offerta
 Indice bandi di gara e aggiudica appalti di beni
e sevizi
 Stipula convenzioni accessibili alle Pubbliche
Amministrazioni lombarde
 Monitora la qualità
 gestisce direttamente il rapporto con fornitori
 effettua gli ordini ed i pagamenti online
 monitora il rispetto delle condizioni contrattuali
Genera efficienza di spesa centralizzando la gara e localizzando gli acquisti
ANALISI della DOMANDA
ANALISI dell’OFFERTA
STIPULA
CONVENZIONE
BANDO DI
GARA
ACQUISTO
3
La Centrale di Committenza
ARCA - ottobre 2013
Fornitore
Ente
Pubblico

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Standardizzazione di
documenti e procedure
di gara
Approccio end to end
al processo di acquisto
Consulenza tecnica –
merceologica – legale
agli Enti lombardi
Leve strategiche per l’ottimizzazione della spesa pubblica
4
Velocità ed efficacia
nell’attuazione (quick
win ed impatti di medio
termine)
Approccio di “sourcing
collaborativo” (es. tavoli
tecnici con tutti gli
stakeholder)
Vision e strategia “di
sistema” (partnership
con Enti e DG Regione)
Misurabilità dei risultati
Gare aggregate: ottimizzare gli acquisti a livello di sistema
ARCA - ottobre 2013
Ottimizzazione
della spesa
pubblica

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SCELTA DEL
CONTRAENTE
RACCOLTA
FABBISOGNI
2013
ANALISI
MERCATO
E-SURVEYING
ORDINE PAGAMENTOARCHIVIAZIONE
E-ORDERINGE-TENDERING
E-INVOICING
E-PAYMENT
E-ARCHIVING
Software-As-A-Service
NECASINTEL Conservazione
sostitutiva
Soluzioni di e-procurement
5
Customer Care
Consulenza
specialistica
Contact Center
Gestire il processo di acquisto semplicemente collegandosi a Internet, in piena sicurezza e in modalità on-demand, senza necessità di
predisporre alcuna infrastruttura tecnologica dedicata al proprio interno.
FOL/Consultazione
del Mercato
ARCA - ottobre 2013
Sito web
Portale verifiche
ispettive
CRM
contact center
Strumenti a supporto
Business
intelligence

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Fabbisogni OnLine: analisi della domanda
6
Tramite il FOL l’Agenzia può raccogliere
in modo rapido ed efficace i fabbisogni
di spesa di centinaia di Enti in
Lombardia
Gare aggregate di CRA
Gli Enti possono richiedere l’utilizzo di
questo strumento altamente flessibile per
raccogliere ed analizzare dati relativi a
procedure complesse, o per gestire in
autonomia iniziative di
acquisto/aggregazione della spesa
Utilizzo degli enti
Fabbisogni OnLine: applicativo web per
analizzare la domanda tramite questionari:
fabbisogni di spesa
Prezzi
modalità di acquisto
Livelli di servizio
ARCA - ottobre 2013
E-SURVEYING E-ORDERINGE-TENDERING

7. www.arca.regione.lombardia.it
Consultazione del mercato: analisi dell’offerta
7
 “Quali elementi ritiene
possano costituire un
limite alla partecipazione
delle società
all’iniziativa?”
 “Nel caso di prodotti
importati, quali modalità
sono seguite per
l’esecuzione
dei controlli di qualità?”
Barriere all’ingresso
 “Quali sono le principali
variabili che influenzano il
costo della fornitura?”
 “Quali sono i fattori su cui
si gioca la competizione?”
Struttura mercato
 “Quali sono le principali
caratteristiche del
prodotto/servizio
offerto?”
 “Quali innovazioni ha
proposto e/o proporrà la
sua azienda
nell’immediato futuro
relativamente al
prodotto/servizio?”
Specifiche tecniche
Ogni gara aggregata è
preceduta da studi
approfonditi del mercato
di riferimento.
Le imprese e le
associazioni di categoria
vengono consultate
tramite questionari
online
ARCA - ottobre 2013
E-SURVEYING E-ORDERINGE-TENDERING

8. www.arca.regione.lombardia.it
Sintel può essere utilizzato da:
 Tutti gli Enti pubblici della Lombardia
 Fornitori italiani e internazionali
La piattaforma di e-procurement Sintel consente agli Enti di realizzare gare sopra e sotto soglia
comunitaria tramite tutte le procedure previste dalla normativa vigente, interamente online,
usufruendo dei servizi di formazione ed affiancamento operativo.
ARCA - ottobre 2013
E-Procurement: la Piattaforma Sintel
Gli Enti in forma singola o associata possono gestire
autonomamente i propri acquisti utilizzando la
piattaforma
AUTONOMIA
Gli enti e le imprese ricevono gratuitamente il
supporto di ARCA per innovare i processi di
acquisto, gestire le procedure di gara e utilizzare
gli strumenti di e-procurement
GRATUITA’
8
E-SURVEYING E-ORDERINGE-TENDERING
ELENCO FORNITORI
REGIONALE
La piattaforma Sintel contiene una banca
dati con tutte le informazioni sulle imprese
che si sono registrate e che intendono
partecipare alle gare indette dalle
Pubbliche Amministrazioni

9. www.arca.regione.lombardia.it
E-Procurement: Negozio Elettronico (NECA)
9
Acquisto Online
Tramite il Negozio Elettronico (NECA) è possibile acquistare online i prodotti
oggetto delle convenzioni ARCA, attraverso una relazione diretta con il
fornitore
Integrazione Sistemi Gestionali Enti
NECA
ENTE
FORNITORE
Integrazione fra il NECA ed i sistemi ERP (sistema gestionale) degli Enti Sanitari e
Regionali per garantire la gestione degli ordini alimentando automaticamente
senza duplicazioni di attività.
Benefici
Per gli Enti regionali
 Dematerializzazione del processo di emissione
contratti ed ordini
 Strumento unico per la ricezione e gestione degli
ordini
Per Regione
 Piena Governance della spesa, al massimo di
livello di dettaglio
E-SURVEYING E-ORDERINGE-TENDERING
ARCA - ottobre 2013

10. www.arca.regione.lombardia.it
Leve strategiche per l’ottimizzazione della spesa pubblica
10
Velocità ed efficacia
nell’attuazione (quick
win ed impatti di
medio termine)
Approccio di “sourcing
collaborativo” (es.
tavoli tecnici con tutti
gli stakeholder)
Vision e strategia “di
sistema” (partnership
con Enti e DG Regione)
Standardizzazione di
documenti e procedure
di gara
Approccio end to end
al processo di acquisto
Consulenza tecnica –
merceologica – legale
agli Enti lombardi
Misurabilità dei risultati
e-Procurement: migliorare le performance d’acquisto dei singoli Enti
ARCA - ottobre 2013

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E-Procurement: Benefici di Sintel
EFFICIENZA
TRASPARENZA
Completa accessibilità alla
documentazione ed al
processo di gara
Riduzione significativa della durata di
una gara telematica rispetto ad una
tradizionale (mediamente -20/30%)
Riduzione media della spesa
complessiva
(mediamente – 13/15%)
Ampliamento (mediamente +
400%) del numero di imprese
partecipanti alle gare (specie
PMI)
Eliminazione della carta
Adozione di standard comuni
su documentazione e
processi e
diffusione di conoscenze e
buone pratiche
11ARCA - ottobre 2013

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Per utilizzare gli strumenti di e-procurement, accedere all’elenco fornitori regionale e aderire alle
Convenzioni, è necessario eseguire la registrazione tramite il portale
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12
Accesso alle gare aggregate
tramite username e password rilasciate all’atto della
registrazione
Per accedere alle gare aggregate, partecipare ai
bandi online e utilizzare il negozio elettronico
Accesso agli strumenti di e-procurement
La registrazione avviene interamente online con firma digitale
tramite un apposito form di registrazione
Registrazione
ARCA - ottobre 2013

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Assistenza
Diversi canali di contatto per dare supporto e assistenza completa e tempestiva:
Affiancamento e
consulenza tecnico –
specialistica
Training on the job
Formazione in aula
e moduli per la
formazione a
distanza
Portale Web
aggiornato
quotidianamente,
knowledge base
Contact Center
specializzato
- Numero Verde
- Fax
- eMail
Il customer care
13
Qualità
 monitoraggio della qualità delle forniture tramite verifiche ispettive svolte da auditor esterni
 rilevazione della customer satisfaction tramite attività di surveying
 Costante manutenzione evolutiva dei servizi e-procurement
ARCA - ottobre 2013

14. www.arca.regione.lombardia.it
Numero Verde 800.116.738
ARCA - ottobre 2013