Esse material discute os desafios e as tendências
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03014-Procure to Pay SAP-WP-PT-proof3

  1. 1. Esse material discute os desafios e as tendências atuais do processo de compra e pagamento; o que as organizações devem considerar uma solução de compra e pagamento e os benefícios dessa solução totalmente integrada ao conteúdo de organizações que utilizam as plataformas SAP® . ECM para Processo de Compra e Pagamento Maximize a Excelência Operacional
  2. 2. Conteúdo Introdução . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3 Processos Eficientes de Compra e Pagamento Resolvem Muitos Problemas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3 Tendências e Desafios . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4 Qual Solução de Compra é a Certa para a sua Organização? . . . . . . 5 Um Novo Modelo de Eficiência . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7 Seus Dados Alinhados aos seus Processos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8 Sobre a OpenText e SAP . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8
  3. 3. E N T E R P R I S E I N F O R M AT I O N M A N A G E M E N T 3 ECM PARA PROCESSO DE COMPRA E PAGAMENTO W H I T E PA P E R Introdução O processo de compra e pagamento está cada vez mais importante para o sucesso de compras. Com as cadeias de suprimentos mais extensas e mais complexas, as empre- sas trabalham com mais fornecedores e um volume cada vez maior de documentos e procedimentos de emissão e recepção de faturas. Muitas empresas postergam a imple- mentação de soluções modernas de compra e pagamento, mesmo sabendo que os processos baseados em papéis, os procedimentos desatualizados e a falta de acesso ao histórico completo das informações podem afetar consideravelmente os processos de compra e pagamento. Particularmente, a automação, a integração e a sincronização do processo de compra e pagamento com os processos de compras estratégicas e contratação – e com os docu- mentos e dados críticos que esses processos envolvem – podem limitar consideravelmente, e às vezes eliminar, o impacto desses problemas. Os fornecedores, parceiros e fabricantes podem trabalhar juntos e reduzir a carga de trabalho dos departamentos de compras e financeiro bem como o custo e tempo associados. A colaboração efetiva com o departa- mento financeiro também pode maximizar os benefícios de todos os termos e condições e recompensar as boas relações com os fornecedores, permitindo prazos de pagamentos mais previsíveis. Processos de Compra e Pagamento Eficientes Podem Resolver Vários Problemas Em muitas organizações, o tempo e o esforço consideráveis dedicados pela função de compras não rendem os resultados pretendidos. Problemas típicos incluem pagamentos incorretos ou atrasados, disputas de preço, qualidade, termos e condições e falta de documentação adequada. Quando um fornecedor acredita que fazer negócios com um certo cliente é muito complicado ou não confiável, aumenta a probabilidade de entregas incompletas ou atrasadas. No pior dos casos, a relação pode acabar repentinamente ou de forma insatisfatória, forçando a equipe de compras a correr para encontrar outros fornecedores. Um modelo eficiente de compra e pagamento ajuda a trazer os docu- mentos certos e dados precisos para o fluxo de trabalho no momento certo, criando um processo sem divergências, que inclui todas as informações necessárias. ANÁLISE DE DESPESAS COMPRAS ESTRATÉGICAS GESTÃO DE CONTRATOS COMPRA E PAGAMENTO GESTÃO DE FORNECEDORES Os subprocessos de compra e pagamento
  4. 4. E N T E R P R I S E I N F O R M AT I O N M A N A G E M E N T 4 ECM PARA PROCESSO DE COMPRA E PAGAMENTO W H I T E PA P E R Tendências e Desafios Intensificar a gestão de conteúdo para otimizar os processos de compra e pagamento – e aproveitar ao máximo os potenciais benefícios para os negócios – não é tão simples como comprar um software. Isso também significa levar em conta uma série de tendências e desafios atuais, como: Centralizar as atividades de compras O gerenciamento de todas as atividades de compras, incluindo o processo de compra e pagamento, por meio de um repositório de informações centralizado e integrado promove a colaboração interna, a coordenação de tarefas e a transferência de conhecimento. O processo de compra e pagamento pode ser significativamente otimizado com a auto- mação e padronização desses processos, sempre que possível. Eliminar compras não planejadas As compras não planejadas – em que os compradores não seguem os procedimentos normais de tomada de decisão para a compra de produtos ou serviços – são um grande problema para muitas empresas, levando à seleção de fornecedores inapropriados e perda de tempo e recursos. A implementação de um sistema eficaz de compra e pagamento pode ajudar a reduzir esse problema, fornecendo todos os dados exigidos na otimização do portfólio de fornecedores. Aumentar a colaboração e a inovação dos fornecedores As empresas estão cada vez mais dispostas a ajudar seus fornecedores a maximizarem seu sucesso por meio da colaboração. Quando os processos de compra e pagamento têm como finalidade simplificar as tarefas e as atividades do fornecedor, as relações com o fornecedor podem melhorar significativamente. Isso começa com o envio de pedidos contendo todos os detalhes (“pedidos perfeitos”), o recebimento de fatura eletrônica e o acesso garantido ao status da fatura. Políticas & procedimentos corporativos de compras de produtos/ serviços Lista publicada de fornecedores preferenciais PROCESSAR / REVISAR SOLICITAÇÕES CRIAR/ DISTRIBUIR PEDIDOS DE COMPRA APROVAR SOLICITAÇÕES PAGAR Comparar com orçamento Revisar documentação adicional e justificativa Comparar com os contratos Gerenciar as exceções Enviar os pedidos corretos (múltiplos canais) Gerenciar notificações avançadas de entrega Vincular notificações de entrega Gerenciar documentação adicional (inspeção de qualidade, ...) Encaminhamento automático Comunicação com fornecedores Aprovações Dados estatísticos Avaliação do comprador Detalhes sobre pagamento Habilidade de negociar descontos/ financiamentos PROCESSAR FATURA E EXCEÇÕES SOLICITAR/ RASTREAR COTAÇÕES EMITIR PEDIDOS & ATENDER ÀS CONSULTAS REGISTRAR RECEBIMENTO DOS PRODUTOS • • • • • • • • • • • • • • • • •
  5. 5. E N T E R P R I S E I N F O R M AT I O N M A N A G E M E N T 5 ECM PARA PROCESSO DE COMPRA E PAGAMENTO W H I T E PA P E R Integrar os departamentos de compras e financeiro Por um lado, a inovação impulsionada pelo departamento financeiro no processo de compra e pagamento pode afetar negativamente as relações com os fornecedores. Por outro lado, o excesso de criatividade do departamento de compras ao estabelecer contratos pode criar grandes desafios para a equipe do financeiro. Numa organização ideal, espe- cialistas dos departamentos de compras e financeiro definem juntos as inovações em áreas como compras online, faturas online, contas a pagar online e desconto dinâmico. Com as ferramentas e os processos integrados e modernos disponíveis nas soluções avançadas e completas de compra, algumas pessoas ainda sugerem que o depar- tamento de compras aumente significativamente seu papel de compra e pagamento, “ou como um parceiro de trabalho próximo com uma relação informal ou que assuma a função por completo.”1 Qual Solução de Compra e Pagamento é a Certa para a sua Organização? O processo de pagamento – assim como o processo de compras, compras estratégias e a gestão de contratos e fornecedores, geralmente sofre com estruturação organizacional insuficiente, processos desconectados, tecnologia ineficiente e falta de percepção e controle. Por exemplo, as empresas muitas vezes são incapazes de integrar documen- tos com as transações de compras relacionadas na plataforma SAP, levando a um custo maior de armazenamento, cópia, recuperação e pesquisa na documentação de suporte a uma determinada operação. No aspecto tecnológico, muitas organizações têm múltiplos sistemas de TI personalizados, novamente desperdiçando recursos e causando confusão e problemas de recuperação de informações. A consequente falta de visibilidade do status do processo pode provocar desgaste nas relações com fornecedores e clientes ou até queda na receita devido a perdas de disputas contratuais. Porém, assim que implementado, o processo efetivo de compra e pagamento deve aumentar o número de faturas processadas por FTE (empregado equivalente de tempo integral) e a porcentagem de descontos concedidos, além de reduzir o custo total do processo por pedido de compra e o tempo do ciclo desde o recebimento da fatura até a aprovação e programação do pagamento. 1 Jason Busch, Spend Matters, February 1, 2013. “Procurement Should Make a Takeover Bid for Accounts Payable” - http://spendmatters.com/2013/02/01/procurement-should-make-a-takeover-bid-for-accounts-payable/ acessado em 21 de junho de 1013.
  6. 6. E N T E R P R I S E I N F O R M AT I O N M A N A G E M E N T 6 ECM PARA PROCESSO DE COMPRA E PAGAMENTO W H I T E PA P E R ECM Integrada ao Processo de Compra e Pagamento Como funciona SAP SRM E/OU SAP ERP SAP ERP MM, FI PROCESSAR, REVISAR, APROVAR SOLICITAÇÕES ARQUIVAMENTO / GESTÃO DE REGISTROS INTRANET EXTENDED ECM PORTAL CONTENT MANAGEMENT PORTAL SITE MANAGEMENT EXTENDED ECM DOCUMENT PRESENTMENT INVOICE CAPTURE CENTER VENDOR INVOICE MANAGEMENT EXTENDED ECM PORTAL CONTENT MANAGEMENT PERCEPÇÕES HISTÓRICO DO FORNECEDOR COLABORAR NA CONTRATAÇÃO GERENCIAR ENTREGAS PROCESSAR FATURA REGISTRADA PAGAR DE PROVEEDORES COLABORACIÓN DEL SOLICITAR, RASTREAR QUOTAÇÕES EMITIR PEDIDOS RECEBER PRODUTOS, SERVIÇOS FATURAS PROCESSAR E APROVAR FATURAS PAGAMENTO CRIAR SOLICITAÇÕES ESPECIFICAÇÕES GESTÃO DE REGISTROS INICIAR FLUXOS DE TRABALHO APROVAÇÕES OCR CRIAR PEDIDOS, RESPONDER CONSULTAS, … GERENCIAR DOCUMENTAÇÃO VISÃO 360° (HISTÓRICO DO FORNECEDOR) COLABORAÇÃO DA EQUIPE DE COMPRAS NOTAS DE ENTREGA, DECLARAÇÕES PERSONALIZADAS OUTROS COMUNICAÇÃO COM O FORNECEDOR COMUNICAÇÃO COM O BANCO O que uma organização deve especificamente procurar numa solução ECM? Uma solução avançada de compra e pagamento deve permitir: Visão de 360° das informações do fornecedor e contrato • Fácil acesso a todas as informações do fornecedor e faturas e pedidos de compra associados • Maior transparência e rastreabilidade Processamento automatizado de conteúdo • Processamento mais rápido com fluxo de trabalho (gerenciamento de exceções) e documentos eletrônicos (entregues e recebidos) • Mais economia, com base em descontos, tamanho do negócio, volume, preço, etc. Preservação a longo prazo do conteúdo • Prova (por ex.: recebimento, assinatura) que serve de apoio em disputas com fornecedores ou parceiros de negócio no caso de litígio • Redução de despesas com armazenamento de papel, impressão e cópia Gestão de registros e discovery • Maior conformidade legal e regulatória • Número menor de multas e casos perdidos • Eliminação de custos com arquivamento em microfilme e papel
  7. 7. E N T E R P R I S E I N F O R M AT I O N M A N A G E M E N T 7 ECM PARA PROCESSO DE COMPRA E PAGAMENTO W H I T E PA P E R Um Novo Modelo de Eficiência A gestão de conteúdo simplifica e otimiza consideravelmente o processo de compra e pagamento. Com a solução ECM na plataforma SAP, as empresas podem: Reduzir o custo por fatura • Garantir pedidos de compra precisos e minimizar a digitação de dados • Minimizar erros humanos e a resolução de problemas em faturas recebidas Melhorar os ciclos de conclusão dos processos • Reforçar regras de negócio automatizadas e usar aprovações móveis para minimizar o tempo de espera e reduzir o tempo de processamento, além de aumentar o volume de faturas/ordens de pedido processadas Reduzir despesas • Planejar os pagamentos de maneira mais eficaz, intensificando o uso de descontos e controle das responsabilidades • Aumentar a economia anual de compras, disponibilizando processos de auto serviço aos fornecedores • Melhorar as relações com os fornecedores, aumentando a habilidade de negociar melhores condições Mitigar riscos regulatórios • Observar regras predefinidas de negócio e gerenciar todos os documentos corporativas conforme o programa de retenção oficial Melhorar as relações com fornecedores • Responder imediatamente às consultas; processar e pagar faturas de forma rápida e precisa; reduzir reclamações de fornecedores Obter adoção fácil em toda organização • Os usuários se beneficiam da transparência 360° • O mecanismo completo de busca ajuda a localizar as informações que ainda faltam Gerenciar mudanças com eficácia • A habilidade de rastrear e monitorar os resultados e o progresso possibilita melhorias contínuas e a replicação de métodos e aprendizados • Materiais educativos integrados à solução podem ajudar os funcionários a aprender e se adaptar a uma nova cultura de compras com mais eficácia As empresas bem administradas economizam em média US$ 126 por pedido de compra. O departamento de compras bem administrado economiza em média 53% com a modernização dos processos relacionados aos fornecedores (custo da compra em relação a receita). 2 2 APQC OSBCSM Benchmarking Data, 2012.
  8. 8. E N T E R P R I S E I N F O R M AT I O N M A N A G E M E N T 8 ECM PARA PROCESSO DE COMPRA E PAGAMENTO W H I T E PA P E R Seus Dados Alinhados aos seus Processos As organizações estão atualmente sobrecarregadas com tantos fluxos de dados externos e excesso de dados internos. Aquelas que não tomam medidas para alinhar seus recursos de informações a processos essenciais como o processo de compra e pagamento – e compras em geral – podem perder a batalha. Veja mais detalhes sobre como as soluções ECM OpenText podem ajudar a sua organização a modernizar e otimizar as suas capacidades de compra e pagamento na plataforma SAP em www.opentext.com/sap OpenText e SAP Como parceira SAP desde 1992, a OpenText continua líder no mercado de Enterprise Information Management (EIM) em todas as principais áreas e indústrias funcionais. Milhares de clientes de todos os portes implementam as soluções OpenText, revendidas pela SAP como extensões das soluções, para conectar informações não estruturadas aos processos de negócio SAP. Nossas soluções integradas permitem que os clientes entendam o valor total dos dados digitais, pois as informações são facilmente descobertas, capturadas, gerenciadas, controladas, protegidas e intensificadas. Desenvolvidas para fornecer integração sem divergências desde o princípio, as soluções OpenText e SAP ajudam a melhorar consideravelmente as relações com seus clientes, funcionários, parceiros, fornecedores e agências reguladoras. As soluções abaixo estão disponíveis para estender os recursos e as capacidades de compras da sua plataforma SAP e integrar a ECM com os principais processos de negócios SAP: OpenText Extended ECM for SAP Implemente a ECM na sua solução SAP Business (por ex.: ERP, SRM) para reduzir os riscos e os custos de uma gestão de documentos deficiente, minimizar redundâncias, aumentar a produtividade e a colaboração dos trabalhadores da informação e otimizar a conformidade com as normas. Aproveite o potencial da integração dos dados SAP com o conteúdo de toda a organização para apoiar os processos de negócio. OpenText Vendor Invoice Management for SAP Otimize e simplifique o processo de recebimento, gerenciamento, monitoração e encami- nhamento de faturas e documentos associados. As pessoas certas colaboram por meio de uma interface segura e fácil de usar para resolver problemas, verificar status de fatura, conferir números dos pedidos de compra, enviar faturas e muito mais. O software opcional de reconhecimento de fatura utiliza as capacidades mais avançadas de reconhecimento de documentos e caracteres e praticamente elimina a intervenção humana do estágio de captura de faturas recebidas em formato impresso ou como anexos de e-mails.
  9. 9. Copyright © 2015 Open Text Corporation. OpenText é marca registrada da Open Text SA e/ou Open Text ULC. A lista de marcas registradas não inclui todas as marcas registradas; os nomes de produtos, nomes de empresas, marcas e serviços mencionados aqui são propriedade da Open Text SA ou de seus respectivos donos. Todos os direitos reservados. Para obter mais informações, visite: http://www.opentext.com/2/global/site-copyright.html www.opentext.com  •  www.opentext.com.br  •  marketingbr@opentext.com AMÉRICA DE NORTE +800 499 6544  •  ESTADOS UNIDOS +1 847 267 9330  •  ALEMANHA +49 89 4629-0 REINO UNIDO +44 (0) 1189 848 000  •  AUSTRÁLIA +61 2 9026 3400  •  BRASIL +11 2123-5000 ECM PARA PROCESSO DE COMPRA E PAGAMENTO W H I T E PA P E R SAP Portal Content Management for SAP Fornece gestão de documentos e capacidades de colaboração integradas ao SAP NetWeaver® Portal. Os usuários do portal podem adicionar, alterar, visualizar e compartilhar documentos de forma colaborativa e estruturada. Com a Gestão de Conteúdo do Portal integrada ao Portal SAP NetWeaver, a solução possibilita reduções de custo com eficiências do processo, maior satisfação dos funcionários e fornecedores e melhores resultados no trabalho devido à maior colaboração. OpenText Document Presentment for SAP Automatize a criação e a distribuição de documentos em múltiplos canais e comunicados altamente personalizados, isto é, contratos, pedidos de compra, pacotes integrados para fornecedores. Os usuários do SAP Business Suite podem compilar documentos, editar, revisar e aprovar, imprimir ou enviar por e-mail, diretamente em sua interface SAP nativa, sem depender dos recursos de Ti. A integração direta da área de trabalho garante uma visão de 360° de todos os documentos em todo o seu ciclo de vida. (02/2015)03014.PT

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