צוות הכשרה - כוח לעובדים
'המבנה הארגוני'
הרצאה דיון וסדנה
1102
המבנה
מבנה הוא מושג יסודי ולעתים בלתי מוחשי המתייחס להכרה
בתבניות וביחסים ההדדיים בין ישויות, בצפייה בהן, ובטבען.
המונח הוא מונח יסודי בכל ניסיון להבנה מדעית של תופעות
הטבע, האמנות, והפילוסופיה.
בהגדרת המילון לא מופיעה המילה ארגון.
The Structuring of Organizations
הספר נכתב על ידי הנרי מינצברג ב 9791 והתיחס כולו
למבנים ארגונים של עסקים ומוסדות ממשלתיים.
המבנה הארגוני
מבנה הארגון
הינו שם כולל למערך מורכב ומוגדר היטב של תפקידים
וקשרי הגומלין ביניהם.
המבנה משמש בסיס להגדרת אופי הפריסה של הפעילות
הארגונית למחלקות, לתפקידים ולתחומי סמכויות והוא
מנתב ותוחם באופן רשמי
ומחייב את התנועה של אנשים וחומרים בארגון
המבנה הארגוני הוא שם כולל להתנהלות אופטימלית של
חלקים משלם שמובילה לאופטימליות של השלם.
יסודות לבחירת המבנה
מוצא אבני יסוד והתנהלות
1. נקודת מוצא בהירה ומוגדרת:
ראשית לכל, הבהרת המטרה והאסטרטגיה הנגזרת ממנה.
לדוגמה: מטרה - שינוי חברתי ושינוי יחסי כוחות בחברה המעמדית.
אסטרטגיה נגזרת - ארגון עובדים.
2. מידע ותהליך ביצועי כאבני יסוד:
מידע וביצוע )פעילות אקטיבית( הם שני כלים שביסוד כל תהליך, החל מבחירת מטרה
דרך קביעת האסטרטגיה והטקטיקה.
3. תיעדוף כבסיס ההתנהלות:
תיעדוף פירושו חלוקת המשאבים )מכל הסוגים( בצורה אופטימלית מול המטרה
והמשימות. גם שגוף נמצא ביתרה חיובית מבחינת משאבים, תיעדוף נכון יכול
לשמר את היתרה החיובית. בחירה בחלוקת משאבים ללא תוכנית או בקרה יכולה
להביא מהר מאד לכיליון המשאבים ולהדרדרות ליתרות שליליות ולמעשה לאיים על
קיום המבנה ומטרותיו.
אימוץ גישה מתודית
1. קשירת המבנה הארגוני בקשר אורגני לאסטרטגיה:
אורגני, במובן שיש השפעה הדדית אחד על השני לשני החלקים, כמו כל חלקי
גוף
האדם הנמצאים באינטרקציה מתמדת וכשלון של אחד האיברים יכול להוביל
לכשלון מערכתי.
בחירת מבנה ארגוני נכון למשימה, אקוטי ובעל השפעה ישירה להצלחת
האסטרטגיה וההיפך, על אסטרטגיה כושלת אין פיצוי במבנה הארגוני.
2. בנית מערך מבוסס על תחומי התמחות, נטיה וכשרון אישי:
הנטיה והכשרון האישי של יחידים הם בסיס איתן לשילובם במערך ארגוני, יחד
עם זאת ישנם תחומים הצורכים מעבר לנטיה והכשרון התמחות, לדוגמה בקבוצה
העוסקת בתקציב חייב להיות מישהיו שזה מקצועוה.
3. החלשת האקראיות והאילתור:
בנית תוכניות לטווח ארוך ותוכניות חליפיות)תוכניות מגרה(, הן חלופה טובה
יותר מהתהנהלות אקראית ובצורך "לשלוף מהמותן פתרונות". התנהלות
אקראית ופתרונות מאולתרים יכולים למוטט מבנה ולסטיות גדולות מהמטרות
והאסטרטגיה
4 מידע, נסיון מצטבר,נסיון מיובא, הכשרות ולימודים, כלים טכנולוגים, הדמיה,
מערכת בקרה ומשוב, רישום, תיעוד, ובנית משאבים בטור עולה: הרחבה
מתמדת של משאבים מייצרת את האפשרות לתיכנון לטווח ארוך ולהגיב בזמן
אמיתי על שינויים - כדוגמת שביתות, או קליטת כמות גדולה של אנשים.
בחירת הכלים
- 1Specificationיצירת קבוצות עבודה בתחומים מוגבלים:
יצירת קבוצות העונות על צורכי המבנה כל קבוצה סביב נושא אחד,
לדוגמה צוות תקשורת.
2. נוהלי עבודה פנימים:
קביעת נורמות עבודה)יחסי עבודה,זמינות(, נוהלים, חלוקת
אחריות ומשימות בתוך כל קבוצת עבודה בנפרד ובתוך כל המבנה
בכללותו עם מערכת של בקרה.
3. בנית מערך של תקשורת פנים:
על מנת שהמבנה ינוע בצורה מהודקת ובמיעוט של סתירות
פנימיות. צריך לבסס מנגנון של תקשורת פנים, מנגנון בהיר, לא
מסורבל, שעובד בזמן אמת ומחלק את כל המידע והפעולות לכלל
הקבוצות שבמבנה. )יכול להיות מנגנון טכנולוגי כדוגמת קבוצה
באינטרנט שפתוח למידע מכל הקבוצות לכל חברי הקבוצות(