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  1. 1. IINNSSTTRRUUÇÇÕÕEESS CC..CC..QQ.. FORMAÇÃO DE GRUPOS OBJETIVO A formação de grupos de melhoria baseia-se na premissa: O C.C.Q. (Circulo de Controle de Qualidade) tem como objetivo promover a participação ativa dos colaboradores da TS TECH na condução das atividades de melhoria no ambiente de trabalho, de modo a torná-lo agradável e produtivo. O CCQ é uma oportunidade de despertar potenciais, promover auto-desenvolvimento, respeito e integração entre as pessoas, de forma a contribuir com o progresso e a evolução dos nossos processos assim como dos nossos colaboradores. Este regulamento tem o objetivo de fornecer orientações para a condução das atividades do programa. ESTIMULAR A PARTICIPAÇÃO ATIVA E ESPONTÂNEA ESTIMULAR NA CONDUÇÃO A PARTICIPAÇÃO DO AMBIENTE ATIVA E DE TRABALHO, TORNANDO-O CADA VEZ MAIS ESPONTÂNEA NA CONDUÇÃO DO AMBIENTE DE TRABALHO, AGRADÁVEL TORNANDO-E PRODUTIVO. O CADA VEZ MAIS AGRADÁVEL E PRODUTIVO. Partindo desta premissa, destacam-se alguns pontos: 1- Defesa dos princípios do livre exercício do pensamento e respeito a idéias e pontos de vista divergentes 2- Progresso profissional de todos. 3- Respeito às características próprias e à personalidade de cada indivíduo. 4- Atividades em grupo que permitam o crescimento profissional, mantendo o respeito a outros pontos de vista. 5- Promoção da inter-relação de atividades entre setores, gerando benefícios comuns a todos. 6- Ampliação do diálogo como ferramenta obrigatória em trabalhos em grupos. 7- Atividades que proporcionem o atendimento das metas da empresa. NOME DO GRUPO Para facilitar o contato, o grupo deverá ter um nome, escolhido por seus integrantes. É interessante que os membros do grupo, busquem sua identidade, criando um nome que tenha a ver com o trabalho e que traga orgulho a todos os integrantes do grupo. Vários caminhos podem ser seguidos para a escolha do nome. Pode-se procurar semelhanças com nome de produto (Speed Ring) ou serviço executado, associa-lo ao nome da empresa (Testando o Sucesso), ao tema do trabalho (Grupo Zero Defeito) ou ainda às características do grupo (Os Voluntários). Para o batismo do grupo, deve ser usada a criatividade. FASES DO TRABALHO • Formação do Grupo. • Descrição do cronograma de atividades. • Escolha do nome do Grupo. • Discussão sobre os procedimentos do Grupo. • Identificação de problemas. • Escolha do Tema. • Análise da situação atual do problema. • Identificação das causas e seleção daquelas que mais contribuem para o problema. • Determinação dos objetivos e metas. • Estudo de proposta e de soluções. • Aprovação pela coordenação ou chefia das soluções. • Análise de viabilidade das providências. • Implantação das soluções. • Análise dos resultados. • Freio contra o retrocesso. • Trabalhos futuros. FERRAMENTAS PARA O TRABALHO Existem várias ferramentas que um Grupo de Melhoria pode usar para execução e alcance das metas propostas pelo trabalho. Destacam-se três entre as sete principais ferramentas, dentre as várias existentes e descritas em bibliografia que pode ser encontrada em livrarias, bancas de jornal, etc...Devem, no entanto, ser vistas como simples meios para se atingir as metas do trabalho e auxiliar na preparação das apresentações que deverão ser claras e simples. São elas: Como técnicas auxiliares é interessante que os grupos conheçam e pratiquem: 1) Brainstorming Discussão aberta de problemas. Todos devem ter seu direito de opinião preservado, podendo nestas reuniões, sempre expressar suas idéias sem sensura. 2) Tabela GUT Método que auxilia no processo de tomada de decisões. É um método simples que “quantifica” os ítens que o método analisa (G=gravidade, U=urgência, T=tendência de comportamento), definindo os prioritários. Quando se tem temas diversos cujos parâmetros não são comparáveis, utiliza-se o GUT para definir a prioridade. G - Gravidade (cada problema tem sua gravidade) U - Urgência independente da gravidade, cada problema tem sua urgência na solução) T - Tendência (cada problema tem sua tendência crescente, decrescente ou estável) Este diagrama é utilizado para mostrar de maneira objetiva os fatores de um determinado assunto e apontar suas características. Este assunto pode ser um problema específico ou uma melhoria que se queira realizar. O método de construção do diagrama é simples: • Defina o assunto e coloque-o na ponta da seta central. • Ramifique a seta central em fatores, sendo que cada um deles deverá ser específico. • Para melhor compreensão, esses fatores são usualmente definidos por: máquina, meio- ambiente, mão-de-obra, método e material. Esses fatores, por principio deverão estar atuando sobre o assunto em questão. • Subdivida, novamente, esses fatores em causas. 3) GRÁFICO DE PARETO Após a preparação da tabela, montamos o Gráfico de Barras (com os valores das frequências) e o Gráfico de Linha (com as porcentagens acumuladas). Esses gráficos são sobrepostos, ou seja, no eixo vertical utilizamos duas graduações. Na esquerda, a frequência dos ítens (Gráfico de Barras). Na direita, a porcentagem acumulada (Gráfico de Linhas). No eixo horizontal colocamos os fatores, do maior para o menor. 2) HISTOGRAMA O histograma é um gráfico de barras que utiliza os dados de frequência (ocorrências) de um determinado fator. Esses dados deverão ser colocados em uma tabela, apontando em cada um dos fatores suas respectivas ocorrências. No eixo horizontal (abcissa) coloque os fatores, e no eixo vertical (ordenada) as frequências. Esse gráfico compara mais de dois fatores, de forma que possa visualizar imediata-mente, a importância de cada um deles. 3) GRÁFICO DE PARETO Este gráfico caracteriza-se por identificar o ítem problemático ou mais importante a ser trabalhado pelo grupo. Classifique os fatores pela ordem de gravidade, ficando dessa forma denunciado visualmente sua grandeza. Para sua elaboração partimos da mesma tabela de frequência utilizada na construção do histograma. Ordenamos decrescentemente os valores das frequências (coluna itens) e calculamos a porcentagem de participação individual dividindo-se a frequência do fator pelo total (ex.: 40/87=46%). Para se obter o resultado da coluna % de participação acumulada, simplesmente somamos a porcentagem de fator anterior com o posterior, de maneira cumulativa (ex.: 46,0 + 28,7 = 74,7%) Através do Gráfico de Pareto podemos visualizar quais são os fatores principais que estão ocasionando o problema. 4) FOLHA DE VERIFICAÇÃO É uma folha de croquis ou em blocos de números previamente tabulados e pré-impressos onde podemos assinalar diretamente os dados encontrados. Qualquer que seja a folha adotada, é fundamental aplicá-la de modo a ilustrar convenientemente os fatos. A folha de verificação, deste modo, possibilita o estudo dos fatos e as representações visuais. Devemos por isso escolher as planilhas mais adequadas a cada uma das situações consideradas (ex.: motivos dos atrasos na montagem do produto A). 5) GRÁFICO DE DISPERSÃO Neste tipo de gráfico procuramos estabelecer a correlação entre dois fatores, ou seja, se existe dependência entre eles. Inicialmente devemos preparar uma tabela que mostre o resultado de cada um dos fatores. A partir daí, lançamos os dados em um gráfico onde possamos estabelecer o tipo de identidade entre eles. O gráfico a seguir mostra a relação existente entre a temperatura e o rendimento. Nota-se que quanto maior a temperatura, menor o rendimento. 6) ESTRATIFICAÇÃO Não possui uma forma definida de representação, podendo ser um gráfico, croqui ou tabela que mostre a origem de um determinado fator, buscamos assim o conhecimento quando o processo em sua forma final não é definido. Conhecemos apenas os problemas finais. A tentativa desta técnica é justamente a de separar cada um desses fatores. Os critérios para a estratificação dependem do assunto em questão, sendo que a título de exemplo podemos definir alguns: • Estratificação por tipo de defeito • Estratificação pelo local • Estratificação por máquina, etc 7) CARTA DE CONTROLE São gráficos que contém o número de ocorrências por período, sendo que são estabelecidos limites inferiores e superiores. Serve para acompanharmos o desenvolvimento de um processo e identificarmos o padrão estabelecido que está sendo seguido.
  2. 2. 01 - APRESENTAÇÃO DO GRUPO 02 - CRONOGRAMA DE ATIVIDADES 03 - MOTIVO DA ESCOLHA DO TEMA 04 - ANÁLISE DA SITUAÇÃO 05 - ANÁLISE DAS CAUSAS 06 - OBJETIVOS E METAS 07 - ESTUDO E IMPLANTAÇÃO DAS SOLUÇÕES 08 - ANÁLISE DOS RESULTADOS 09 – FREIO CONTRA O RETROCESSO 10 - TRABALHOS FUTUROS 01 - APRESENTAÇÃO DO GRUPO • É a capa do trabalho a ser apresentado. • Visando a padronização, recomendar a utilização do modelo da folha seguinte. • Caso o grupo queira, poderá criar uma sobrecapa com logotipo, que será colocada antes da capa formal (modelo da folha seguinte) e poderá ser usada como abertura da apresentação do grupo AAPPRREESSEENNTTAAÇÇÃÃOO FASES DE APRESENTAÇÃO 09 - FREIO CONTRA O RETROCESSO • Todo trabalho de um grupo pode ser em vão se o problema voltar a acontecer. Por isso é fundamental que o grupo tome ações que evitem este fato, a reincidência. • Como exemplos de ações para evitar reincidência: Acerto de especificações (normas, desenhos, etc...) POKA-YOKE nos processos de fabricação, etc... • Na apresentação mostre estas ações. 10 - TRABALHOS FUTUROS • Com certeza, além do problema solucionado pelo grupo, na empresa e nos setores existem muitos outros. O grupo irá atacar outros problemas? • Os grupos deverão descrever quais os trabalhos a serem executados. ORIENTAÇÕES PARA APRESENTAÇÃO 02 - CRONOGRAMA DE ATIVIDADES O grupo, inicialmente, deverá analisar e discutir um cronograma de atividades. Isto é importante para que todos os participantes tenham uma idéia da extensão das atividades e o consequente esforço a ser empregado. No cronograma deverá constar:  Atividade  Responsável pela atividade  Prazo  Indicação de que a atividade foi finalizada ou não Recomendar que no cronograma constem as seguintes atividades: • Formação do grupo • Escolha do tema • Análise da situação • Análise das causas • Objetivos e metas • Estudo das soluções • Implantação das soluções • Análise dos resultados • Vantagem econômica • Ações para evitar reincidência • Trabalhos futuros • Apresentação classificatória na Ts Tech • Apresentação final na Ts Tech 03 - MOTIVO DA ESCOLHA DO TEMA • Explicar por que entre vários problemas que existem na empresa e no setor, o grupo escolheu o tema que será apresentado. • Na explicação procure utilizar números que justifiquem a escolha. Para tanto é importante que se quantifique os problemas, utilizando um parâmetro comparativo. Ex: Porcentagem de rejeição, custo de sucateamento, nº de peças produzidas num período, nº de peças a serem recuperadas, nº de peças a serem sucateadas, etc... • Neste tópico, em geral, para se explicar a escolha do tema, os números são apresentados em forma de Gráficos de Barra e Gráficos de Pareto. • É necessário explicar claramente qual o problema escolhido. Lembrar aos grupos que as pessoas que assistirão a apresentação e que vão julgar o trabalho, irão vê-lo pela primeira vez. Assim é importante que estas pessoas entendam bem o problema abordado, para que compreendam o restante da apresentação. 04 - ANÁLISE DA SITUAÇÃO Este é um tópico importante do trabalho, pois para sua realização o grupo deverá ir “IN LOCO” onde o problema ocorre, para verificar a situação no momento. Estando no local onde ocorre o problema, o grupo deve identifica-lo bem:  Qual é o problema? Como ocorre o problema?  Onde ocorre o problema? Verificar a sequência de como é executado o serviço.  Quando ocorre o problema? Detectar pontos falhos, etc... Na apresentação o grupo deverá mostrar estes pontos, explicando de uma forma sucinta e clara. Recomenda-se a utilização de: • Diagrama sequencial de Ishikawa ou fluxograma da sequência dos processos utilzados para execução do serviço. Gráficos de Barras, Pareto. • Tabelas, etc... • Croquis para explicar um processo, ou um detalhe, pois um croqui bem feito é mais fácil de se entender do que mil palavras, racionando assim o número de transparências utilizadas na apresentação. 06 - OBJETIVOS E METAS • Uma vez que o grupo analisou a situação do problema, detectando pontos falhos, terá maiores condições para vislumbrar as possíveis soluções e suas dificuldades para implantação. • Assim o grupo terá maiores condições de traçar os objetivos e as metas. OBJETIVO - Parte escrita - Ex: Reduzir a rejeição. META - Parte numérica - Ex: De 50% para 1% • O Objetivo & Meta deverá ser: DESAFIADOR - Ex: Reduzir rejeição de 50% para 49% é muito fácil, não motiva o grupo. VIÁVEL - Objetivo & Meta muito difícil de se alcançar desmotiva o grupo. • Na apresentação o grupo deverá mostrar os Objetivos & Metas do trabalho. 07 - ESTUDO E IMPLANTAÇÃO DAS SOLUÇÕES • Uma vez definidas as causas, estudar as opções para solucioná-las. • Analisar ou testar as possíveis soluções e acompanhar o efeito, ou seja, se de fato, contribuirá para a minimização do problema. • Na apresentação mostrar as soluções que foram implantadas. • Mostrar também, as soluções que não foram implantadas e o porque da não implantação. Apesar de não implantadas elas mostram o esforço do grupo. 08 - ANÁLISE DOS RESULTADOS • Mostrar resultados obtidos com a implantação das soluções e comparar com as metas estabelecidas. • Mostrar também outros resultados. Ex: A redução de refugo de uma peça tem também como consequência outro resultado que é o aumento da produtividade. • Na apresentação procurar utilizar gráficos de barra para mostrar os resultados. 1- A apresentação deverá ser feita dentro do prazo estabelecido e de maneira fácil de ser entendida. Fazer exercícios de apresentação até sentir firmeza. Lembrar sempre que, se a apresentação ultrapassar o tempo estabelecido, o grupo perderá pontos. 2- Motivar as pessoas que se recusam a fazer a apresentação, só porque acham que “não têm jeito para isso”. 3- O apresentador precisa conhecer muito bem o trabalho que ele irá apresentar. 4- Na fase de ensaios é aconselhável que o apresentador, juntamente com os demais membros, criem um texto para exposição do trabalho, onde sentirão as dificuldades. Este texto deverá ser usado somente nos ensaios, até que o apresentador consiga abandoná-lo utilizando seus recursos próprios. O apresentador não deverá ler em sua exposição do trabalho na Ts Tech, pois isto fará com que o grupo perca pontos. 5- Ainda na fase de ensaios o apresentador deverá criar alguma forma de sinalização para o operador do retroprojetor, o que facilitará o sincronismo da apresentação e a colocação das transparências. 6- O apresentador deve posicionar-se o mais próximo possível da parede para não tirar a visão dos expectadores. 7- É necessário que a apresentação esteja bem ensaiada para não haver esquecimentos que causem na platéia impressão que o apresentador não tem profundo conhecimento do conteúdo. Isto pode gerar desinteresse dos ouvintes. 8- O apresentador durante a exposição do trabalho, deve posicionar o microfone de forma correta colocando-o bem próximo ao corpo e à altura do peito. 9- O apresentador deve ter o máximo cuidado para não gesticular exageradamente e deve ser orientado para sincronizar a sua fala com o que está sendo apresentado. O apresentador não deve apontar a vareta de apresentação para o público, pois isto fará com que a atenção se desvie do trabalho. 10- Durante a apresentação é necessário que o apresentador conheça os pontos que precisam ser explicados mais detalhadamente para não deixar dúvidas sobre o assunto em pauta, tornando-o compreensível a todos. 11- É imprescindível que o apresentador tenha boa dicção, boa postura e tome o máximo de cuidado para não vacilar, tornando-se o centro das atenções, quando o importante é que todos estejam atentos ao trabalho. O apresentador deve evitar dizer: nééé!!!..., tá!!!..., hammm..., etc... A platéia ficará contando o número de vezes que elas foram ditas, ao invés de prestar atenção na apresentação. 12- O tempo para cada apresentação é limitado, mas caso não se tenha terminado o trabalho, não apressar, pois isto poderá prejudicar a compreensão da conclusão da apresentação. Por isso o apresentador, juntamente com o grupo, deve ensaiar e medir o tempo, pois ultrapassado o tempo limite da apresentação o grupo perderá pontos.
  3. 3. A seguir sugerimos quais ferramentas utilizar em cada um dos passos de um trabalho de C.C.Q. PASSO COMENTÁRIO FERRAMENTA 1- Apresentação do círculo --- 2- Cronograma de atividades --- 3- Motivo da escolha do tema * Levantar os problemas * Quantificar os problemas * Priorizar os problemas * Quando não for possível quantificar e ter dados comparativos, utilizar o GUT PASSO COMENTÁRIO FERRAMENTA * Verificar "in loco" onde ocorre o problema * Levantar dados * Verificar a sequência do processo de como ocorre o problema * Detecção de pontos falhos no processo * Utilizar Brainstorming * Sempre que possível simular se a causa provoca o problema * Quais causas tem maior influência! * Procurar causas reais * Explicar em detalhes as causas reais * Diagrama de Ishikawa * Diagrama 4M * Histograma, Paretos, croquis 4- Análise das Situação 5- Análise das Causas PASSO COMENTÁRIO FERRAMENTA --- --- --- * Objetivo e meta desafiador * Objetivo e meta viável * Mostrar valor da situação atual e a meta * Propor e analisar várias alternativas solução. * Explicação das mais viáveis e o por quê. * Croquis * Tabelas * Etc... 6- Objetivos e metas 7- Estudo e implantação das soluções 8- Análise dos resultados * Resultado alcançado em comparação com a meta. * Apresentar outros resultados * Histograma * Pareto * Croquis * Tabelas, etc... 9- Vantagens econômicas * Resultados antes e depois 10- Ações para evitar reincidência * Ações eficazes para evitar a repetição do problema. 11- Trabalhos futuros * Quais outros trabalhos o grupo pretende realizar ROTEIRO DDAASS FFEERRRRAAMMEENNTTAASS

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