1.
Le webinaire, le nouvel outil de prospection
Présenté par : Thomas Vrignaud – CCI MARSEILLE PROVENCE
RENDEZ-VOUS CCIMP des TIC
Les partenaires

2.
Le rendez vous des TIC est une des prestations proposées
par la CCIMP pour faciliter l’appropriation des usages des TIC
• Prediagnostic etransformation
• Ateliers
• …
• Rendez vous des TIC
• Salon TOP TIC
• Démonstrateurs (ex : Ma bouTIC)
• « Portail des usages :
www.lenumeriquepourmonentreprise.com
• …
• Actions collectives
• …
L’OFFRE « TIC » DE LA CCIMP se décline en TROIS
TYPES d’ACTION
Sensibiliser
Approfondir
Accompagner

3.
Le thème abordé aujourd’hui porte sur la famille d’usages
« Développer l’activité commerciale »
DEVELOPPER
L’ACTIVITE
COMMERCIALE
GERER LES
ACHATS
PILOTER
L’ENTREPRISE
OPTIMISER
L’ACTIVITE

4.
4
 Tous les spécialistes du commerce et du marketing vous dirons qu’il est plus difficile de
enregistrer de nouveaux clients que de les fidéliser
 Alors, dans un environnement économique contraint, quels sont les outils qui, à l’ère du
numérique, permettent de générer des leads facilement et à moindre coût ?
 Dans la boite à outil du marketing, les webinaires s’imposent peu à peu comme l’une des
approches les moins agressives et des plus percutantes pour générer de nouveaux leads,
se faire connaitre et développer les ventes :
 Les webinaires sont utilisés à 62% par les marketeurs pour générer des leads et trouver de nouveaux
clients (Content marketing Institute 2014)
 63% de ces marketeurs pensent que le webinaire est efficace dans le processus de transformation
d’un lead (Content marketing Institute 2014)
 A la CCIMP nous sommes convaincu que l’utilisation de cette technologie peut permettre
aux TPE PME de booster leur performance commerciale et c’est pour cette raison que nous
avons décidé d’organiser un rendez-vous des TIC sur ce thème.
La vision de la CCIMP sur l’intêret pour une entreprise de mettre en place
des webinaires

5.
5
Sommaire
Qu'est-ce qu'un webinaire, comment ça fonctionne ?
Comment mettre en place des webinaires ?
Comment l'intégrer dans votre démarche commerciale ?

6.
6
Les intervenants
Thomas VRIGNAUD - Conseiller stratégie numérique / Chef de projet
« Déploiement des Webinaires »
Innovation et Croissance
CCI Marseille Provence
CS 21856 - 13221 Marseille Cedex 01
thomas.vrignaud@ccimp.com
T.0491395853

7.
7
Qu'est-ce qu'un webinaire, comment ça fonctionne ?

8.
8
Un webinaire est séminaire que l’on peut suivre sur internet
Définition : Contraction WEB + SEMINAIRE
Contenus : un diaporama + des commentaires audio voire
vidéo + chat
L’accès peut se faire sur inscription

9.
9
Les usages des webinaires sont multiples et vont bien au-delà
des retransmissions de conférences (1/4)
 Un potentiel d’usages très différents :
 Présentation d’un nouveau produit, d’une innovation
 Réunion de communication « corporate »
 Formation elearning
 Présentation d’une étude
 Présentation d’un débat / émission
 Echange de bonnes pratiques client
 Etc.
 Tous les secteurs d’activités peuvent être intéressés :
 Industrie
 Services
 Commerces
 Etc.

10.
10
Les usages des webinaires sont multiples et vont bien au-delà
des retransmissions de conférences (2/4)

11.
11
Les usages des webinaires sont multiples et vont bien au-delà
des retransmissions de conférences (3/4)
La webTV et live streaming Le « quick » webinaire La vidéo conférence
Semblable à une émission de TV
mais diffusée en live sur le web
Ce dispositif fait appel à
d’important moyens matériels
(plusieurs caméras, un plateau,
éclairage, régie, etc.) pour un
contenu de qualité
Ce type de webinaires sont
généralement peu interactifs
sauf à y mettre les moyens
(intégration de flux sur les
réseaux sociaux, chat)
Ce type de webinaire permet
d’avoir des contenus de très
bonne qualité (sur le forme)
Ce concept vise organiser
rapidement et sans équipement
« lourd » un webinaire. Il permet
de faire du full distanciel comme
un mixage distanciel/présentiel
L’audio et le support d’animation
sont les principaux contenus. La
vidéo est un besoin secondaire
L’interactivité est possible grâce
au chat. La prise de parole à
distance n’est pas recommandée
pour éviter une dégradation de la
qualité sonore
Ce dispositif demande peu de
moyens matériels
Généralement une vidéo
conférence regroupe un nombre
inférieur à 25 personnes.
Elle permet de collaborer : de
partager du contenu, échanger
par voix sur IP, de se filmer avec
sa webcam, etc…
Ce dispositif demande peu
d’investissement matériel, mais
n’est pas adapté à un grand
nombre d’auditeurs
Il existe plusieurs concepts de webinaire

12.
12
Les usages des webinaires sont multiples et vont bien au-delà
des retransmissions de conférences (4/4)
Nombre de
participants
max
Complexité
webTV
Live streaming
« quick »
webinaire
2
100
illimité
Simple Moyen Complexe
Visio
Légende
Coût
Niveau d’interactivité
Fort
Moyen
Faible

13.
13
L’impact du webinaire sur le processus d’achat du client
Contractualisation
Identification du
besoin
Prise de contact
avec le
commercial
0% 57% 100%
Confirmerlebesoin
Simplifier la qualification
du besoin et positionner
l’organisateur de
webinaire en pole position
dans la démarche de
sourcing
Générerlelead
commercial
Impactdu
webinaire
Processusd’achat

14.
14
Quelques impacts de la mise en place de webinaires sur votre
performance commerciale
Créer ou booster votre liste d’emails

15.
15
Quelques impacts de la mise en place de webinaires sur votre
performance commerciale
Fidéliser vos clients existants

16.
16
Quelques impacts de la mise en place de webinaires sur votre
performance commerciale
Booster le référencement naturel de votre site
La création
d’évènement
dynamise votre
référencement naturel
par la création
d’articles ou liens sur
les médias sociaux
par des tiers
intéressés par votre
webinaire qui pointent
sur votre site

17.
17
Quelques impacts de la mise en place de webinaires sur votre
performance commerciale
Générer des prospects ou leads d’une grande qualité
Avec le webinaire on trouve
plus rapidement des
prospects qualifiés de qualité
car apriori ils sont intéressés
par le sujet traité

18.
18
Quelques impacts de la mise en place de webinaires sur votre
performance commerciale
Se positionner en pôle position dans la démarche de sourcing du client
L’entreprise qui
organisait le webinaire
le mois dernier m’avait
l’air compétente : je vais
l’intégrer dans mon
appel d’offres !!!

19.
19
Quelques impacts de la mise en place de webinaires sur votre
performance commerciale
Capter plus de données sur ces prospects qu’avec d’autres moyens de
génération de leads

20.
20
Quelques impacts de la mise en place de webinaires sur votre
performance commerciale
Augmenter votre périmètre de prospection
Finis les petits déj exclusivement locaux, vos prospects pourront vous suivre de n’importe
quel endroit sans déplacement ni frais
Périmètre géographique de prospects qui
peuvent venir à vos rendez vous physiques
Périmètre géographique de prospects qui
peuvent venir à vos webinaires

21.
21
Comment mettre en place des webinaires ?

22.
22
Mettre en place un service de webinaire est un « projet »
 Nous recommandons d’utiliser la démarche modélisée ci-dessous
• Installer et
prototyper
• Tester avant de
mettre en service
• Structurer la
stratégie de
communication
• Former et
conduire le
changement
• Définir le besoin
• Analyser le marché
fournisseur
• Mettre en
concurrence
• Analyser les offres
• Négocier les
conditions
• Piloter le service
rendu
• Structurer le concept
à grosse maille
• marketer votre
webinaire
• Evaluer son budget
et le ROI
Etudier l’opportunité Acheter Mettre en œuvre

23.
23
Etudier l’opportunité
Définir le concept de votre webinaire
Faire de la communication :
•présenter un produit, un service,
•présenter votre société ou ses actualités (se faire
connaitre),
•Etc.
Donner une formation ou de l’information
Pour quoi faire / Quel bénéfice ?
Pour qui ?
Prospects Clients Grand public
Autres (experts,
chercheurs)
A quel prix ?
Gratuit Payant
Comment?
Full distanciel Hybride distanciel/présentiel

24.
24
Etudier l’opportunité
Définir le concept de votre webinaire
 Analyse des besoins clients :
 Les sujets
 La durée
 Les types de contenus (vidéo, démonstration, etc.)
 Analyse concurrentielle :
 Mes concurrents ont-ils recours à des webinaires ? Si oui sous quelle forme, pour qui, sur
quels sujets et dans quel objectif ?
 Existe t’il déjà beaucoup de contenus sur les sujets que je souhaite aborder (sur
slideshare, youtube, etc.)?

25.
25
Etudier l’opportunité
Définir son budget (1/3)
Questions clés Impact budgétaire
Combien d’auditeurs sont
attendus en moyenne ?
Moins de 100 ou plus de
100
Peuvent ils écouter le
webinaire par téléphone ?
Cette spécificité impacte le prix unitaire d’une licence.
Le prix d’une licence pour un webinaire pouvant accueillir
jusqu’à 1000 personnes est 5 fois plus cher (entre 3500 euros
et 5000 euros) qu’une licence pouvant accueillir jusqu’à 100
personnes (entre 700 et 1000 euros)
Certains prestataires peuvent facturer des minutes d’audio
conférence pour un accès à partir d’un téléphone. Le prix va
alors dépendre du nombre d’auditeurs moyens et du temps
moyen d’un webinaire en minute
Combien de
collaborateurs seront
organisateurs ?
Cette spécificité impacte le nombre de licences et
éventuellement le volume de formations à prévoir
Combien de webinaires
pourront être réalisés en
même temps ?
Certain fournisseur peuvent proposer des licences avec un prix
spécifique pour les entreprises qui veulent animer plusieurs
webinaires en même temps.

26.
26
Etudier l’opportunité
Définir son budget (2/3)
Questions clés Impact budgétaire
A première vu en
regardant les solutions
ai-je des exigences en
matière de
développements
spécifiques ?
Compter une journée d’intervention à 600 euros HT pour des
prestations de graphisme ou d’intégration
Si vous ne souhaitez pas l’interface standard, le prix de la
création (bandeau de bas de page, configuration de
l’environnement graphique, etc.) prendra 1 à 2 jours de
prestation
L’intégration est plus complexe à évaluer car dépend de votre
système d’information, notamment les besoins d’interface avec
le CRM, la gestion commerciale et la plateforme
pédagogique/learning management system (pour les
entreprises de formation). Compter 5 à 15 jours de prestations
par interface
Ai-je besoin de filmer
l’intervention ?
Ce poste n’aura pas d’impact sur le couts de licences mais
aura un impact sur le budget matériel : compter 5000 à 10000
euros supplémentaires par rapport à un webinaire sans vidéo
ou seulement avec webcam
Combien de
microphones seront
nécessaires ?
Compter 200 à 500 euros par microphone sans fils et 500
euros pour une interface midi/wave

27.
27
Etudier l’opportunité
Définir son budget (3/3)
1° année Années suivantes
Budget moyen selon les
hypothèses de la
diapositive précédente
Entre 2000 et 4 000
euros HT
Entre 500 et 2000 euros
HT

28.
28
Etudier l’opportunité
Evaluer le retour sur investissement
 Le calcul d’un retour sur
investissement permet d’évaluer
l’intêret économique du projet de
webinaire. Il consiste à comparer
les gains attendus avec les coûts
du projet
 Les gains peuvent par exemple être
évalués par le CA généré à l’issue
des webinaires
 Les hypothèses peuvent être
affinées à partir d’informations que
vous pouvez trouver sur internet
(pour des cas proches de votre
secteur d’activité), auprès de votre
réseau professionnel, de votre CCI,
de consultants, etc.
 Je souhaite réaliser 12 webinaires cette année
 Chaque webinaire permet de toucher 50 auditeurs
 10% des auditeurs me contactent à l’issue d’un
webinaire. 20% d’entres eux signent un contrat
 Les enregistrements des webinaires diffusés sur les
réseaux sociaux génèrent par an 10 contacts. 20%
d’entre eux me signent un contrat.
 Ma marge brut moyenne par contrat est de 2000
euros
 Les gains annuels sont donc de : 12x2000 + 2X2000
soit 28 000 euros
Le dispositif est rentabilisé en 2 mois !!! (sur la
base du coût présenté dans la diapositive
précédente)
Exemple

29.
29
Achat
Définir le besoin dans un cahier des charges (1/3)
 Expliquez le contexte de votre entreprise
 Décrivez le concept de webinaire que vous souhaitez mettre en place (défini dans la phase
précédente)
 Décrivez votre besoin fonctionnel sur le volet logiciel :
 Mettez en avant les éléments qui permettront au fournisseur de dimensionner son offre :
 Nombre d’organisateurs
 Nombre d’auditeurs maximum attendus par webinaire
 Nombre d’auditeurs moyens attendus par webinaire
 L’accès au son du webinaire sera-t-il possible à partir d’un téléphone
 Le nombre de webinaires simultanément
 Le nombre de webinaires prévue par an
 Décrivez les fonctionnalités attendues :
 Gestion de campagne de mailing pour le webinaire
 Gestion d’une page d’inscription, d’authentification à chaque évènement
 Import de fichiers de contact (.csv, .xml, .xls)
 Capacité à charger des documents de formats courants (.pdf, .ppt, .xls, .doc, etc.)
 Partage d’écran
 Vidéo/webcam
 Chat
 Capacité à intégrer un outil de Question/réponses
 Enregistrement du webinaire (.avi, .flv)
 Capacité à retravailler l’enregistrement (post production)
 Gestion des participants

30.
30
Achat
Définir le besoin dans un cahier des charges (2/3)
 Décrivez les exigences concernant les fonctionnalités du logiciel :
 Prérequis pour les utilisateurs : sur ce point, il est conseillé d’exiger le minimum
de prérequis logiciel (Adobe flash à la rigueur)
 Hébergement : il est préférable de recourir au SAAS, qui vous évite de gérer
l’installation et les mises à jour du logiciel sur vos infrastructures
 Multilangues,
 Compatible avec les principaux navigateurs : safari, Chrome, IE, Firefox, Opera
 Etc.

31.
31
Achat
Définir le besoin dans un cahier des charges (3/3)
 Décrivez le système d’information existant et cibler la description sur les
applications qui pourraient être en interface avec la solution de webinaire :
 Votre site web
 Le CRM
 La gestion commerciale
 Le Learning management system (pour les entreprises de formation)
 Etc.
 Décrivez le besoin en prestations :
 Intégration et création :
 Interfaces nécessaires avec le système d’information
 Créations graphiques nécessaires : bas de page, logo, page d’accueil, balise cliquable, etc.
 Formation :
 nombre de sessions
 Présentiel ou distanciel
 Assistance utilisateur
 Nombre de webinaires pour lesquels vous souhaitez être assisté à distance ou sur place
 Indiquez votre Planning prévisionnel

32.
32
Achat
Définir le besoin en matériel
 Nombre de micros, dont les caractéristiques devront être décrites :
 Captation/amplification :
 Capter le son uniquement,
 ou bien capter et amplifier le son
 Typologie :
 Microcravate
 Microphone classique
 Autres
 Sans fil/ filaire
 Nombre de cameras numériques
 Interface audio : MIDI/Wave
 Nombre d’entrée/sortie
 Branchement sur port USB
 autres
 Décrivez les exigences concernant le matériel:
 En matière de compatibilité avec votre matériel existant (poste, matériel d’amplification)
 En matière de réseaux/débit

33.
33
Achat
Analyse du marché fournisseur : qui sont les acteurs* susceptibles de
répondre au besoin ?
 Des éditeurs en direct (achat de la
solution uniquement)
 Certains éditeurs peuvent proposer des
services en périphérie de l’achat de
licences
 Des prestataires qui fournissent les
licences, les prestations, le support, les
services d’audio conférence voir
achètent le matériel pour vous
 Il adapte donc la solution à votre besoin
*Liste non exhaustive d’acteurs du marché, informations datant de septembre 2014

34.
34
Achat
Mettre en concurrence et analyser les offres
 Les spécificités de l’achat de solutions de webinaire résident dans :
 L’évaluation de la « qualité technique » :
 Couverture fonctionnelle
 La manière dont les formations sont délivrées : sur place ou à distance ?
 Profils des formateurs et des techniciens : nombre d’années d’expérience sur la solution proposée,
références
 Services d’assistance (plages de disponibilité, temps d’intervention en cas sinistre, etc.)
 Un intérêt a demander une démonstration aux candidats avant de faire le choix.
 Pour évaluer le prix notamment pour les solutions SAAS (facturées à l’usage), ne pas
oublier de faire des hypothèses de consommation en fonction des unités d’œuvre de
facturation proposées par le fournisseur (volumes de minutes en audio conf, volumes de
minutes en VOIP) afin de pouvoir comparer les offres

35.
35
Achat
Négocier sur les prestations plutôt que sur les licences
 Il vous sera plus ou moins facile de négocier en fonction de la taille du
fournisseur et du volume d’achat
 Les négociation porte rarement sur le prix des licences mais sur le prix des
prestations annexes : l’assistance, la formation, etc.
 Dans la négociation, essayer de demander une maquette, c’est-à-dire une
démonstration qui colle le plus possible à vos besoins

36.
36
Achat
Installer et configurer la solution de webinaire
 L’installation est simple, puisque techniquement, et pour la majorité des solutions du
marché, elle n’est pas nécessaire. Cette étape est remplacée par la mise à disposition
des comptes et des environnements qui devront être ensuite paramétrés.
 Le paramétrage consiste à habiller ses environnements est les configurer de telle
sorte que vous puissiez dans un premier temps réaliser les tests. La configuration
porte notamment sur les points suivants :
 Habillage de votre interface de gestion (logo, fond d’écran, etc.)
 Création des salles dans lesquels vont se dérouler les webinaires
 Gestion des droits : création des groupes, configuration des droits pour les utilisateurs
 Gestion d’évènements (configuration des fonctionnalités de gestion des invitations, des
inscriptions, gestion des relances, gestion de l’envoie d’informations post évènement, etc.)
 Configuration matériel pour vous assurer du bon fonctionnement des outils de captation audio
et video dans votre salle virtuelle
 Etc.
 Si vous souhaitez réaliser vous-même ces étapes, un formation « administrateur »
serait certainement nécessaire au préalable.
 Si des développements spécifiques sont envisagés, il devront être réalisés durant
cette phase.

37.
37
Mettre en œuvre
Tester avant de mettre en service votre premier webinaire ouvert au public
 Il est préférable de réaliser plusieurs tests, pour être sur du bon fonctionnement du
service, le jour ou le premier webinaire sera ouvert au public.
 Des tests peuvent être réalisés sur certaines fonctionnalités dans un premier temps :
 Le processus d’inscription
 Les interfaces
 Le déroulé de l’évènement
 L’enregistrement et la post production
 Puis, mener le test sur l’ensemble du processus :
 Organisez une « recette » : Une dizaine de testeurs peuvent suffire
 Décrivez des scénarios de tests dans un fichier excel qui détaillent toutes les étapes à suivre
par les testeurs
 Si l’un d’entre eux constate une anomalie bloquante ou mineure, il la reporte sur le tableau qui
sera collecté par le chef de projet.
 Procéder aux correctifs (à 95%, des erreurs de paramétrage pour les principales
solutions du marché)

38.
38
Mettre en œuvre
Conduire le changement, prévoir un dispositif d’assistance et évaluer la
satisfaction (1/2)
 Vis-à-vis des organisateurs
 La conduite de changement d’un projet de webinaire consiste à accompagner les futurs
organisateurs dans la prise en main de la solution de webinaire. Il existe plusieurs types
actions possibles :
 La formation à la solution : réalisée souvent par le fournisseur (et donc à intégrer dans le cahier des
charges comme évoqué précédemment)
 La formalisation d’un guide utilisateur qui décrit des actions permettant aux utilisateurs non aguerris
de pouvoir mettre en place un webinaire (pas à pas) en toute autonomie
 Vis-à-vis des auditeurs
 Il ne faut pas oublier de prévoir un dispositif d’assistance capable de répondre aux
réponses des auditeurs. Les auditeurs sollicitent majoritaire l’assistance dans un laps de
temps de 30 minutes compris entre 15 minutes avant l’évènement et 15 minutes après le
démarrage.
 L’assistance ne doit pas être réalisée par l’animateur (qui par définition anime et donc
n’est pas disponible)

39.
39
Mettre en œuvre
Conduire le changement, prévoir un dispositif d’assistance et évaluer la
satisfaction (2/2)
Exemple de guide

40.
40
Comment l'intégrer dans votre démarche commerciale ?

41.
41
Avant le webinaire : définir la stratégie de communication
 Pour avoir une audience, il est essentiel que
vos prospects ou clients soient informés de
l’horaire et du contenu de votre webinaire. La
stratégie de communication de votre webinaire
est donc très importante
 Intégrez une communication dans une page de
votre site internet avec un lien vers la page
d’inscription au webinaire

42.
42
Avant le webinaire : définir la stratégie de communication
 La clé réside dans l’utilisant au maximum
les outils numériques pour diffuser
l’information et faire venir les internautes
sur la page de votre site :
 Les réseaux sociaux (Linkedin, Viadeo,
Twitter, Facebook, etc.)
 Les plateformes de curation (scoop-it,
pearltrees)
 Utilisez également vos fichiers clients ou
votre CRM pour faire de l’emailing
 Enfin : travaillez vos messages pour
inciter le prospect à s’inscrire !

43.
43
Après le webinaire : remercier, communiquer et évaluer
 Tout d’abord remercier les participants en les incitant à
visiter votre site web, vos offres, vos promotions, la
présentation de vos prochains webinaires etc.
 L’envoi de mail de remerciement peut être paramétré
dans les principales solutions du marché
 Il est préconisé de prévoir une évaluation du webinaire à
l’issue de l’évènement qui peut prendre plusieurs formes :
 Une enquête en ligne (soit intégrer nativement dans la solution
de webinaire, soit réalisée à partir de solution tiers : sphinx,
surveymonkey, etc.)
 Une enquête téléphonique sur la base des données
téléphoniques recueillies lors de l’inscription
 Cette évaluation doit permettre d’identifier des axes
d’amélioration du dispositif de webinaire comme du
contenu de l’évènement.
 Astuce : Vous pouvez donner accès à l’enregistrement
qu’après avoir répondu à l’enquête de satisfaction !

44.
44
Après le webinaire : capitaliser sur les données clients
 Les solutions de webinaires vous
permettent de disposer
d’informations très riches sur les
inscrits et les participants.
 Les données d’inscription
 dépendent des champs que vous
avez demandé dans le formulaire
 Permettent d’enrichir votre base client
et de la mettre à jour (nom, prénom,
email, téléphone, etc.)
 Les données d’utilisation (nombre
de messages postés dans le chat,
temps de connexion, etc.) sont très
intéressantes pour pouvoir qualifier
vos prospects et vos clients et
engager une démarche de prise de
contact directe
Données clients = OR EN BARRE

45.
45
Après le webinaire : Diffuser les contenus pour démultiplier
l’impact de votre évènement

46.
46
En conclusion
1 webinaire bien pensé et bien fait
=
IMPACT CLIENT
X 1000Par rapport à un évènement physique

47.
47
Vos questions / nos réponses !
Thomas VRIGNAUD - Conseiller stratégie numérique / Chef de projet
« Déploiement des Webinaires »
Innovation et Croissance
CCI Marseille Provence
CS 21856 - 13221 Marseille Cedex 01
thomas.vrignaud@ccimp.com
T.0491395853
Les intervenants

48.
48
Imprimante 3D, outil de
création mais aussi outil
de contrefaçon
WWW.CCIMP.COM pour consulter
l’AGENDA des RDV et vous INSCRIRE
Evènement accessible de
chez vous ou de votre
bureau avec un ordinateur
et une connexion internet
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49.
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