Principes et exemples de gestion électronique de documents

1. Jeudi 28 avril 2011
Dématérialisez vos documents
papiers pour optimiser leur exploitation

2. INTERVENANTS
Patrick Hyppolite
IXARYS Solutions
06 75 37 19 01
patrick@ixarys.com
Marlène Korsia
CCI Marseille Provence
04 91 39 56 99
marlene.korsia@ccimp.com
Pourquoi dématérialiser ses documents ?
Comment tirer partie de la dématérialisation
des documents ?

3. Pourquoi dématérialiser ses
documents ?

4. La dématérialisation… une tendance
générale.
L’écrit numérique et la Loi
Développement des documents électroniques
Télé déclarations (TVA, URSSAF, ...)
AO dématérialisés
...

5. La mobilité
Le travail
collaboratif
Satisfaction
client
La dématérialisation… une opportunité.
Sécurité
Accessibilité
des documents
Le travail à distance
Le suivi de l’activité

6. La dématérialisation… une nouvelle gestion.
Les avantages du numérique
Plus pratique à :
Échanger,
Classer,
Rechercher,
Conserver.
Information Partagée :
Réseau LAN
Internet ou Intranet
Un document “non-classé” est inaccessible.
Volumineux
Recherche difficile
Source : Europe-Tech

7. La GED : Gestion Electronique de Documents
Tirer partie des qualités du
document numérique pour
rationaliser le traitement des
documents de l’entreprise.
GED
Gestion Electronique de Documents
GEIDE
Gestion Electronique de l'Information et des
Documents Existants

8. Source : Guide de l’archivage numérique - Aproged

9. Les fonctionnalités
CAPTURER : acquérir l’information grâce à des liens
automatiques avec les outils de bureautique, de
messagerie et les principaux logiciels de gestion.
RECHERCHER / ECHANGER retrouver l’information
à travers une organisation structurée qui permet de
classer facilement tous les documents (mots-clés ).
SECURISER :Centraliser l’information et la mettre à
disposition sur un site sécurisé pour un accès
permanent aux informations importantes.
La GED : Gestion Electronique de Documents

10. Principales fonctionnalités
• Le dépôt des documents
• L’indexation des documents
• Le classement des documents
• Le stockage de l’information
• La recherche de l’information
• La distribution de l’information
Les étapes

11. La GEIDE en action
• Revoir et rationaliser les moyens et méthodes de classement
• Créer un véritable système d’information actif et non un ensemble
d’éléments passifs
• Mettre en place un accès aux informations par profil
• Diminuer les erreurs : de saisie, de classement, …
• Accéder à l ’information à tout moment et de n’importe où (full web)
• Améliorer l’existant sans tout modifier
• Réduire les coûts (photocopies, locaux pour archivage, meilleure
réactivité…)

13. La GEIDE et la législation
Le respect de la législation s’applique à la dématérialisation :
- respect des délais de conservation
- valeur probante (authentification de l’émetteur et intégrité du document)
Attention à l’évolution des supports de stokage
- rapidité de l’évolution des technologies
- penser aux migrations
- Application de la norme AFNOR Z42-013 : spécification des dispositifs
techniques, des procédures organisationnelles pour garantir l’intégrité des
archives (horodatage, historisation, enregistrement sur supports non
réinscriptibles, procédures de contrôle, etc…)

14. – « L’écrit sous forme électronique est admis en preuve au même
titre que l’écrit sur support papier … »
(art. 1316-1 du Code civil)
– « Lorsqu’un écrit est exigé pour la validité d’un acte juridique,
il peut être établi et conservé sous forme électronique dans les
conditions prévues aux articles 1316-1 et 1316-4 … »
(art. 1108-1 du Code civil)
La GEIDE et la législation

16. La dématérialisation, pourquoi ?
• Imaginez, l'information aussi accessible que
vos idées...
• L'information disponible partout où l'accès à
internet le permet.
• Un niveau de confidentialité sans faille
• Plus de limite de taille, de format ou de
compatibilité.
• Détecter instantanément une pièce
d’archive parmi des milliers.
• La possibilité de saisir et mémoriser d'un
seul geste

17. La GED : Gestion Electronique de Documents
Formats compatibles de GED Quelques Matériels de GED
Copyright IXARYS 2010 - www.ixarys.com

18. Mairie du Haut Var (2400 Ha)
• Problématique
– Perte de documents originaux ou photocopie à faire et à transmettre
• Procédure actuelle :
– Les courriers sont traités dès leur arrivé par la secrétaire (Saisie Chrono)
– Une bannette par adjoints et le Maire
• Solution Possible en Utilisant la GED
• Scan immédiat du courrier dès ouverture
– Rangement dans arborescence par Thème
(Indexation automatique des documents par le serveur de GED)
– Rajout de référence en mots clefs supplémentaires SI BESOIN
RANGEMENT DE L’ORIGINAL DANS LES ARMOIRES MAIRIES
– Envoi d’un lien ou d’un mail aux administrés
– Consultation et traitement par les adjoints, Maire...
– Plus de traitement sur les originaux / plus de sortie de documents / plus de photocopies à effectuer

19. Entreprise de Vente de Graine
• Problématique
– Echanger des documents (factures/Bl/annexes) avec leur comptable et leur agence d’Italie
• Procédure actuelle :
– Tous les mois, la secrétaire prépare les dossiers pour le comptable et donne les classeurs
– Toutes les semaines échange entre l’agence d’Italie et la France des documents par la poste
– Recherche manuelle et fastidieuse d’un Bl en cas de perte (>100 par mois)
• Solution Possible en Utilisant la GED
• Scan de tous les documents au siège (photocopieur) et à l’agence (Petite scanner)
– Rangement dans arborescence par Thème
(Indexation automatique des documents par le serveur de GED)
– Rajout de référence en mots clefs supplémentaire SI BESOIN
RANGEMENT DE L’ORIGINAL DANS LES ARMOIRES
– Envoi d’un lien ou d’un mail aux répresentants
– Consultation et traitement par les intéressés.
– Plus de traitement sur les originaux / plus de sortie de document s/ plus de photocopies à effectuer

20. Service Technique IXARYS
• Problématique
– Retrouver un Bon de livraison correspondant aux matériels en SAV , consulter Dossier client sans sortir
le dossier original
• Procédure actuelle :
– La responsable COMPTABLE prépare les dossiers par fournisseur
– Un classeur Technique est crée pour chaque client .
– Le technicien emporte ce dossier avant toute intervention chez le client et la France des documents
– Recherche manuelle et fastidieuse d’un Bl en cas de SAV
• Solution Possible en Utilisant la GED
• Scan de tous les documents au siège (photocopieur) et au service technique
– Rangement dans arborescence par Fournisseur – mode Vrac
(Indexation automatique des documents par le serveur de GED)
– Le technicien complète et mets à jour le dossier directement sur le serveur
RANGEMENT DE L’ORIGINAL DANS LES ARMOIRES
– Consultation du dossier technique de n’importe quel ordinateur du client ou sur téléphone 3G
– SAV : on fait une recherche sur le numéro de série de la pièce

22. L’entreprise doit s’adapter aux évolutions de son
environnement
“Les espèces qui survivent ne sont pas les espèces les plus fortes,
ni les plus intelligentes, mais celles qui s’adaptent aux
changements "
C. Darwin, extrait du livre blanc Eukles

23. La prochaine action
Mettez votre site internet
dans la poche de vos clients
Le 05 mai 2011
Marseille