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FACULDADE IBS
CURSO DE ADMINISTRAÇÃO
OS IMPACTOS DA UTILIZAÇÃO DO EXCEL NA AUTOMATIZAÇÃO
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BRUNO PAPINI CAMPOS
OS IMPACTOS DA UTILIZAÇÃO DO EXCEL NA
AUTOMATIZAÇÃO DOS PROCESSOS ORGANIZACIONAIS
Trabalho de Curso ...
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Dedicatória
Dedico esse trabalho à Jesus, o Deus vivo.
Que Ele use essa pesquisa para abençoar
pessoas ao redor do mundo...
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AGRADECIMENTOS
Acredito que nada é construído apenas por uma pessoa. Toda criação, trabalho e
realização possui contribu...
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RESUMO
Com o tema “os impactos da utilização do Excel na automatização dos processos
organizacionais”, esse trabalho apr...
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SUMÁRIO
1. INTRODUÇÃO .....................................................................................................
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1. INTRODUÇÃO
No cenário atual, onde a maioria dos países adotam um sistema capitalista e tendo
em vista a globalização,...
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 Mensurar a redução de custos, a melhoria na qualidade dos processos e a
satisfação dos colaboradores que utilizam diar...
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2. FUNDAMENTAÇÃO TEÓRICA
2.1. Sobre o Excel
O Excel é um software desenvolvido pela empresa estadunidense Microsoft. Sua...
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Os conceitos de eficácia e eficiência estão intimamente relacionados com os recursos
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3. METODOLOGIA
As análises comparativas dos processos com e sem a automatização em Excel, as
quais serão apresentadas n...
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demonstrado na equação abaixo.
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Portanto, gastava-se R$ 59,67 semanalmente e R$ 238,67 mensalmente, confor...
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Conforme explicado sobre a VBR no item 2.2 desse trabalho, a empresa trabalhou os
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Como objetivo dessa pesquisa era validar o Excel como uma ferramenta que pode
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a outros sistemas como, por exemplo, o ERP. Assim, essa pesquisa é um estímulo
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REFERÊNCIAS
BARNEY, J. B. e HESTERLEY, W. S. Administração Estratégica e Vantagem
Competitiva. São Paulo: Pearson Prent...
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  1. 1. 1 FACULDADE IBS CURSO DE ADMINISTRAÇÃO OS IMPACTOS DA UTILIZAÇÃO DO EXCEL NA AUTOMATIZAÇÃO DOS PROCESSOS ORGANIZACIONAIS BRUNO PAPINI CAMPOS BELO HORIZONTE 2015
  2. 2. 2 BRUNO PAPINI CAMPOS OS IMPACTOS DA UTILIZAÇÃO DO EXCEL NA AUTOMATIZAÇÃO DOS PROCESSOS ORGANIZACIONAIS Trabalho de Curso apresentado como requisito parcial para obtenção do grau de Bacharel em Administração pela Faculdade IBS . Professor Orientador: Elma Bernardes Santiago Belo Horizonte 2015
  3. 3. 3 Dedicatória Dedico esse trabalho à Jesus, o Deus vivo. Que Ele use essa pesquisa para abençoar pessoas ao redor do mundo e tornar a vida melhor.
  4. 4. 4 AGRADECIMENTOS Acredito que nada é construído apenas por uma pessoa. Toda criação, trabalho e realização possui contribuição, ainda que indireta, das pessoas que cercam o autor da obra. Sendo assim, não poderia deixar de agradecer àqueles que de alguma forma escreveram as páginas que se seguem. Sendo assim, agradeço ao meus pais, Marco Antônio e Patrícia. Pois foi o amor, dedicação, carinho e esforço deles que me permitiram ter a capacidade de aproveitar as oportunidades que passaram por mim. Se escrevo esse trabalho, é porque tenho pais que me amam e estão sempre cuidando de mim. O que seria dessa pesquisa se não fosse a possibilidade de colocar os programas desenvolvidos em prática e comparar os resultados? Portanto, agradeço ao Joel Botelho e Elaine Nascimento que me permitiram desenvolver, debaixo de suas gestões, as programações em Excel. Além disso, acreditaram em meu potencial ao me selecionarem dentre todos os candidatos à vaga de estagiário. Por fim, sou muito grato à minha namorada, Marina Baldo, que em uma simples conversa do dia-a-dia, na mesa da cozinha, me inspirou e me mostrou como seria valioso produzir um trabalho que relatasse as pérolas que as empresas podem conseguir ao utilizar o Excel avançado e de possuírem um profissional que sabe programá-lo. Graças a ela essa pesquisa foi idealizada e desenvolvida.
  5. 5. 5 RESUMO Com o tema “os impactos da utilização do Excel na automatização dos processos organizacionais”, esse trabalho apresenta os ganhos que empresas, empreendedores e colaboradores podem ter com o uso do Excel avançado. Através das análises comparativas feitas entre processos e ao mensurar o custo desses, os resultados obtidos são verdadeiramente significativos. Portanto, essa pesquisa pode ser vista como documento para atestar e incentivar o uso do Excel como ferramenta de automatização de processos. Palavras chave: Excel. Automatização. Processo. Custo. Tecnologia. Sistema.
  6. 6. 6 SUMÁRIO 1. INTRODUÇÃO .....................................................................................................7 2. FUNDAMENTAÇÃO TEÓRICA ...........................................................................9 2.1. Sobre o Excel ...................................................................................................9 2.2. Empresa como um sistema ..............................................................................9 3. METODOLOGIA.................................................................................................11 4. DESENVOLVIMENTO - ANÁLISE DOS DADOS ..............................................13 4.1. Setor de Contas a Receber ............................................................................13 4.1.1. Processo de Confirmação de Programação de Pagamento ....................13 4.1.2. Processo CPP sem automatização no Excel ...........................................13 4.1.3. Processo CPP com automatização em Excel ..........................................17 4.1.4. Comparação dos resultados ....................................................................19 4.2. Análise............................................................................................................21 5. CONSIDERAÇÕES FINAIS ...............................................................................23 REFERÊNCIAS.........................................................................................................25
  7. 7. 7 1. INTRODUÇÃO No cenário atual, onde a maioria dos países adotam um sistema capitalista e tendo em vista a globalização, a redução de distâncias e fronteiras proporcionadas pelas tecnologias, as empresas buscam se inovar, visando redução de custos e melhoria continua. Não apenas inovar em produtos revolucionários. Mas inovar em pequenos processos internos, metodologias e ferramentas que contribuam para o produto final da organização. Isso se torna algo extremamente necessário pois o cenário é de concorrência acirrada e consumidores exigentes. As empresas que não buscam se aperfeiçoar para fazer mais com menos – menos tempo, dinheiro, recurso etc. – , estarão mais propensas a perderem o tão competitivo mercado. As organizações trabalham para atingir sua visão, missão e objetivos. Na busca dessa conquista, cada uma se apropria de estratégias, processos, ferramentas e tecnologias que possam auxiliá-las, e, de preferência, que apresentem baixo custo. Portanto, conhecer mais sobre os resultados obtidos por meio do Excel se torna de interesse para os gestores, acionistas e até mesmo os colaboradores. Como inovar a um baixo custo? Como redesenhar um fluxo sem gastar muito? Como automatizar processos sem ter que adquirir tecnologias caras? Esses são alguns dos questionamentos que as empresas fazem quando são confrontadas com a necessidade de inovarem, criarem e se remodelarem internamente. Quando a palavra automatização é utilizada a tendência é pensar imediatamente em softwares complexos e caros. Esse trabalho se propõe a apresentar os ganhos significativos em redução de custos, tempo gasto nos processos e mão de obra, através da utilização dos recursos avançados do Excel – um software comum, barato e de fácil manuseio. Além disso, possui como objetivos específicos:  Comparar processos organizacionais, analisando o “antes” e “depois” da sua automatização através do Excel;
  8. 8. 8  Mensurar a redução de custos, a melhoria na qualidade dos processos e a satisfação dos colaboradores que utilizam diariamente os recursos avançados do Excel;  Validar o Excel como uma ferramenta que pode trazer ganhos significativos para a organização, com foco na vantagem competitiva.
  9. 9. 9 2. FUNDAMENTAÇÃO TEÓRICA 2.1. Sobre o Excel O Excel é um software desenvolvido pela empresa estadunidense Microsoft. Sua primeira versão foi lançada em 1985, e apresentou melhor performance que seus concorrentes da época. Se trata de uma planilha eletrônica na qual as intercessões das colunas com as linhas são chamadas de células. São nas células que o usuário pode escrever fórmulas matemáticas e inserir dados. No ano de 2003 a Microsoft lançou uma atualização para o Excel na qual foi implementado o Visual Basic For Applications (VBA). O VBA é uma linguagem de programação na qual pode-se desenvolver programas que automatizem contas, processos e atividades dentro e fora do Excel. Dessa forma, o Excel é uma planilha que pode ser utilizada em vários tipos de atividades; nas tarefas simples como controle de despesas domésticas e listas de compras, até atividades complexas como folha de pagamentos, controle de fluxo de caixa, gestão de dados, dentre outros. Hoje em dia ele é muito utilizado como suporte para realização das atividades organizacionais, estando presente nos mais variados processos das empresas. 2.2. Empresa como um sistema Segundo Padoveze (2012, p. 13) “a empresa é um sistema em que há recursos introduzidos, que são processados, e há a saída de produtos ou serviços”. Todas as empresas produzem algo (produtos, serviços, ações comunitárias, etc.). Esse sistema de produção demanda planejamento, coordenação, direção, organização, controle, processos e tecnologia para que tenha um “processamento” eficiente e consiga entregar os resultados. Das diversas frentes mencionadas anteriormente, uma que possui forte impacto em todas as outras é a tecnologia presente nos processos. Processos mal estruturados podem gerar desperdícios, atrasos, erros e retrabalho. Sendo assim, é preciso que as empresas tenham fluxos inteligentes, padronizados e automatizados para se tornarem eficazes e eficientes.
  10. 10. 10 Os conceitos de eficácia e eficiência estão intimamente relacionados com os recursos da empresa e como essa os utiliza para atingir seus resultados e conseguir vantagem competitiva. Para Barney e Hesterly (2007, p. 10), em geral, vantagem competitiva é a “capacidade de gerar mais valor econômico que os concorrentes”. Portanto, a empresa que consegue explorar os seus recursos a ponto de conseguir essa vantagem competitiva, terá maiores chances de atingir o objetivo de gerar lucro e de se manter no mercado. Existem diversos tipos de recursos que a organização pode explorar. A Visão Baseada em Recursos (VBR) “é um modelo de desempenho com foco nos recursos e capacidades controlados por uma empresa como fontes de vantagem competitiva”. ( BARNEY e HESTERLY, 2007, p. 64). Sendo assim, as empresas são um conjunto de recursos e capacidades que podem ser trabalhados e manipulados para gerar vantagem competitiva. Os tipos de recursos são: financeiros, físicos, humanos e organizacionais. O Excel e as tecnologias se enquadram na categoria de recursos organizacionais, os quais podem ser explorados para maximizar o retorno. Dentro dessa óptica, o Excel na automatização dos processos da empresa pode vir a se tornar uma fonte de vantagem competitiva, uma vez que os trabalhos automatizados são capazes de reduzir erros, custos, tempo, e de fornecer informações mais confiáveis para a tomada de decisão.
  11. 11. 11 3. METODOLOGIA As análises comparativas dos processos com e sem a automatização em Excel, as quais serão apresentadas nos próximos tópicos, foram feitas em uma empresa multinacional do ramo de licenciamento de software com aproximadamente 200 funcionários no Brasil. Foram desenvolvidos sistemas no Excel, utilizando a linguagem de programação do VBA. Esses programas foram desenvolvidos para o setor Financeiro, mais especificamente para o time de Contas a Receber1. Em se tratando de uma pesquisa prática, a realização deste trabalho foi baseada numa pesquisa empírica, utilizando de dados, informações e testes para análise comparativa entre processos desenvolvidos na empresa. A pesquisa empírica é uma metodologia “que busca respostas e soluções através da observação e prática dos fenômenos”, “é aquela que manipula dados e fatos concretos” e “procura traduzir os resultados em dimensões mensuráveis”, conforme Michel (2009, p. 42). O trabalho baseia-se numa pesquisa quantitativa, na análise das medidas do tempo gasto na execução de cada atividade proposta e seu custo. Segundo Michel (2009, p. 37) a pesquisa quantitativa “trata-se da atividade de pesquisa que usa a quantificação tanto nas modalidades de coleta de informação, quanto no tratamento dessas”. Para mensurar quantitativamente os ganhos, foram analisados dois critérios: tempo gasto na atividade e custo por hora trabalhada. No quesito tempo foi utilizado as unidades segundos, minutos e horas. Esses foram coletados com o uso de cronômetro enquanto observava-se o colaborador desempenhando as atividades. No custo hora trabalhada utilizou-se o valor ganho pelo colaborador que desempenha as atividades dividido pelo número de horas trabalhadas no mês. Arbitrariamente o valor escolhido foi o equivalente a 4 salários mínimos de R$ 788,002 , totalizando R$ 3.152,00. Supondo que o funcionário trabalha 40 horas semanais, durante 22 dias úteis, por um 1 Setor de Contas a Receber é uma área da empresa responsável por assegurar o recebimento dos pagamentos e a cobrança dos títulos vencidos e não pagos. 2 Decreto nº 8.381, de 29.12.2014 - http://www.portalbrasil.net/salariominimo.htm - acessado no dia 07/09/2015
  12. 12. 12 período de 8 horas diárias, chegamos ao valor de R$ 17,90 por hora, conforme demonstrado na equação abaixo. A pesquisa também utilizou-se de critérios qualitativos, uma vez que foi analisado a satisfação dos colaboradores que fazem parte do fluxo. Além disso, a revisão bibliográfica deu fundamentação teórica aos conceitos trabalhados na pesquisa, bem como base para a identificação das fórmulas utilizadas para o trabalho comparativo dos processos. Sendo um trabalhado prático, a análise comparativa dos dados encontra-se detalhada no item a seguir. S = ((788 • 4) / 22) / 8 S = 17,90
  13. 13. 13 4. DESENVOLVIMENTO - ANÁLISE DOS DADOS A seguir a análise dos processos do setor Contas a Receber. 4.1. Setor de Contas a Receber 4.1.1. Processo de Confirmação de Programação de Pagamento Uma das atividades realizadas pelo setor de Contas a Receber é denominada de Confirmação de Programação de Pagamento (CPP). Essa atividade consiste em enviar e-mails para clientes que possuem títulos a vencer em um período de até sete dias corridos. O intuito desse e-mail é confirmar se o cliente recebeu a nota fiscal, se ela encontra-se no setor de contas a pagar e se ela está programada para pagamento no vencimento informado no boleto ou no corpo na nota; tudo isso para assegurar o recebimento dos pagamentos, garantir maior confiabilidade à previsão de fluxo de caixa e reduzir o número de inadimplências. Esse e-mail deve conter as seguintes informações:  Parágrafo padrão do texto de CPP;  Número da nota fiscal;  Valor da nota fiscal;  Data de vencimento;  Nota fiscal em anexo;  E-mails do cliente;  E-mail do vendedor;  Título do e-mail com o nome do cliente. 4.1.2. Processo CPP sem automatização no Excel
  14. 14. 14 Para realizar essa atividade era preciso exportar do sistema ERP3 da empresa para uma planilha em Excel o relatório dos títulos que iriam vencer em até sete dias corridos. Devido ao grande volume de notas fiscais para vencer nesse período, era preciso realizar um filtro4 para deixar visível apenas os títulos de valores superiores à 20 mil reais. Após aplicar o filtro, sobravam, em média, dez notas a serem realizadas a CPP por dia ou cinquenta semanal. Por fim, era preciso preencher o e-mail conforme mencionado no parágrafo anterior. Esse preenchimento era feito de forma manual, portanto, copiava-se o texto padrão e alternava-se entre as telas do ERP, Excel e Outlook5 para escrever o e-mail com os dados. Ver fluxograma 1 desse processo a seguir: 3 Sistema ERP – Enterprise Resource Planning, que em português traduz-se como Planejamento dos Recursos da Empresa. É um sistema gerencial que integra todas as informações das áreas da empresa, permitindo a emissão e análise de informações. 4 Filtro é uma função do Excel na qual o usuário estabelece critérios para a planilha mostrar apenas a linhas que possuem o parâmetro escolhido. 5 Programa da Microsoft que serve basicamente para recebimento e envio de e-mail.
  15. 15. 15 O processo de exportar os dados para o Excel e realizar os filtros demandava aproximadamente 10 minutos. Depois, a etapa de montar e enviar os e-mails gastava aproximadamente 3 minutos. A equação para encontrar o tempo gasto no processo é:  T é o tempo gasto em minutos no processo;  3 é o tempo gasto em minutos para enviar cada e-mail de confirmação;  X é o número de notas fiscais a serem confirmadas;  10 é o tempo gasto em minutos na preparação dos filtros;  Z é o número de vezes que a atividade é realizada no período avaliado; Sendo assim, enviar dez e-mails de confirmação demandava em média 40 minutos diários ou 200 minutos semanais, conforme equações abaixo. Para encontrar o custo gasto nessa atividade a equação é:  C é o custo total do processo no período mensurado;  17,906 é o custo por hora homem trabalhada; 6 Ver o tópico METODOLOGIA para maiores informações sobre como foi calculado os R$ 17,90. T = (3X + 10) • Z T = (3 • 10 + 10) • 1 T = 40 minutos diários OU T = (3 • 10 + 10) • 5 T = 200 minutos semanais C = 17,90X
  16. 16. 16  X é o número de horas gasto na atividade;7 Portanto, gastava-se R$ 59,67 semanalmente e R$ 238,67 mensalmente, conforme equação abaixo. Observação: uma vez que a fórmula utiliza da unidade de tempo horas, foi preciso dividir 200 minutos por 60 minutos para encontrar o tempo gasto em horas. Além disso, no cálculo do custo mensal, foi preciso multiplicar o tempo gasto semanal por 4, que significa o número de semanas contidos em um mês. Se o colaborador fosse enviar o e-mail de confirmação para todas as notas fiscais, isto é, sem aplicar o filtro para valores menores de R$ 20.000,00, dariam em média 150 e-mails por semana ou 30 e-mails por dia. Utilizando a mesma fórmula, os resultados são: 100 minutos gastos diariamente ou 500 semanalmente. Já o custo da atividade ficaria em 149,67 reais semanais ou 596,67 reais mensais. 7 Para calcular o tempo gasto na atividade deve-se utilizar a fórmula demonstrada anteriormente à fórmula do custo, ambos apresentados nesse trabalho C = 17,90 • (200/60) C = 59,67 reais semanais OU C = 17,90 • (200/60 • 4) C = 238,67 reais mensais T = (3 • 30 + 10) • 1 T = 100 minutos diários OU T = (3 • 30 + 10) • 5 T = 500 minutos semanais
  17. 17. 17 Observação: uma vez que a fórmula utiliza da unidade de tempo horas, foi preciso dividir 500 minutos por 60 minutos para encontrar o tempo gasto em horas. Além disso, no cálculo do custo mensal, foi preciso multiplicar o tempo gasto semanal por 4, que significa o número de semanas contidos em um mês. 4.1.3. Processo CPP com automatização em Excel Foi desenvolvido por um colaborador com conhecimentos avançados em Excel um programa que realizasse essa atividade automaticamente. Após a programação feita, o único trabalho manual que a equipe da cobrança deve fazer é importar para o Excel a base de dados do ERP com a informação dos títulos que estão para vencer dentro de sete dias, e conferir se há alguma nota que, por motivos particulares, não deve ser enviada, apagando-a da relação. Esse processo demanda em média 20 minutos. Por fim, o usuário aperta o botão “Enviar” contido na própria planilha. Todo o restante, isto é, escrever o texto padrão do e-mail de confirmação, escrever as informações específicas da nota, os e-mails do cliente, o e-mail do vendedor, o título com o nome do cliente, anexar a nota fiscal e enviar o e-mail, o Excel realiza sozinho. Tendo em vista que os arquivos a serem anexados estão salvos em pastas de rede8, essa operação automatizada gasta 10 segundos por nota fiscal a ser confirmada. A seguir, fluxograma 2 que explica graficamente esse novo processo: 8 Pastas de Rede são pastas que não estão salvas na memória do computador. Elas encontram-se no servidor da empresa. Portanto todos os usuários da empresa podem ter acesso e compartilhar dos mesmos arquivos que estão salvos nela. Contudo, o computador leva mais tempo para abrir a pasta de rede do que aquela salva na própria memória. C = 17,90 • (500/60) C = 149,17 reais semanais OU C = 17,90 • (500/60 • 4) C = 596,67 reais mensais
  18. 18. 18 A nova equação do tempo gasto está apresentada abaixo. Foi preciso alterar a constante do tempo gasto no preparo e envio do e-mail, que passou de 3 minutos para 10 segundos, e a constante do tempo gasto no processo de importar e conferir os dados do ERP, que passou de 10 minutos para 20 minutos.  T é o tempo gasto no processo;  0,167 é o tempo gasto em minutos para envio de cada e-mail de confirmação9;  X é o número de notas fiscais a serem confirmas;  20 é o tempo gasto em minutos para importar e conferir os dados;  Z é o número de vezes que o processo é executado no período avaliado; 9 Como a fórmula utiliza da unidade minutos, foi preciso dividir 10 segundos por 60 segundos para realizar a conversão. T = (0,167X + 20) • Z
  19. 19. 19 Portanto, enviar 150 e-mails semanais passou a levar 45 minutos, ou 180 minutos mensais, conforme demonstrado abaixo. A fórmula para calcular o custo permanece a mesma, uma vez que o custo do funcionário não variou. O novo custo da atividade é 13,43 semanais e 53,70 mensais. Observação: uma vez que a fórmula utiliza da unidade de tempo horas, foi preciso dividir 45 minutos por 60 minutos e 180 minutos por 60 minutos para encontrar o tempo gasto em horas. 4.1.4. Comparação dos resultados Houve uma redução no custo mensal da atividade de R$ 238,67 para R$ 53,70; totalizando uma economia de 77,50%. Lembrando que no processo antigo, enviava- se apenas para títulos maiores que 20 mil reais, e nesse novo envia-se para todos. Portanto, se comparado com a hipótese de enviar a confirmação para todos os títulos no processo antigo, a redução real foi de R$ 596,67 para R$ 53,70 mensais; equivalente a 91% de redução. T = (0,167 • 150 + 20) • 1 T = 45,05 minutos semanais OU T = (0,167 • 150 + 20) • 4 T = 180,2 minutos mensais C = 17,90 • (45/60) C = 13,43 reais semanais OU C = 17,90 • (180/60) C = 53,70 reais mensais
  20. 20. 20 A seguir tabelas e gráficos comparativos para melhor entendimento.
  21. 21. 21 4.2. Análise Conforme explicado sobre a VBR no item 2.2 desse trabalho, a empresa trabalhou os recursos que já possuía, isto é, o colaborador e o Excel, de forma a fazer com que esses conseguissem produzir mais, sem ter que pagar mais por isso. Uma alternativa que poderia ter sido feita era contratar mais um colaborador para contribuir com as atividades. Contudo, isso iria onerar mais ainda o custo fixo da empresa. Portanto, o uso do Excel avançado permitiu que a organização conseguisse uma vantagem competitiva, uma vez que além de conseguir fazer a CPP com todos os clientes, ela não precisou contratar mais pessoas. Quando analisado pela óptica de empresas como sistemas mencionado e explicado no tópico Fundamentação Teórica desse trabalho, é possível perceber que o Excel tornou o processamento interno mais eficiente e eficaz, pois o setor de contas a receber passou a confirmar mais títulos com menos recurso. 00:00:00 00:14:24 00:28:48 00:43:12 00:57:36 01:12:00 01:26:24 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 Tempogasto Quantidade de notas fiscais enviadas Gráfico 1: Comparação Quantidade X Tempo Tempo Antigo Tempo Novo Fonte: do autor
  22. 22. 22 Além disso, o próprio trabalhador passou a se sentir mais motivado e útil para a empresa. A atividade de CPP é uma atividade muito monótona, repetitiva e que não exige muito intelectualmente. Portanto, isso levava o colaborar a se sentir subutilizado. Quando a CPP passou a ser realizada automaticamente, o funcionário passou a ter mais tempo para aplicar seus conhecimentos, produzir outros trabalhos e até mesmo se aprimorar. Sendo assim, não só a empresa se tornou melhor, mas o colaborador também apresentou melhoras em sua performance.
  23. 23. 23 5. CONSIDERAÇÕES FINAIS Como objetivo dessa pesquisa era validar o Excel como uma ferramenta que pode trazer ganhos significativos para a organização a ponto dela conseguir vantagem competitiva, e apresentar os ganhos significativos em redução de custos, tempo gasto nos processos e mão de obra, através do uso de Excel, foi observado e mensurados os processos antes e depois da automatização em Excel. Os cálculos demonstram que a empresa obteve um ganho de 91% em redução de custos. Além disso, houve um aumento significativo no número de títulos confirmados, passando de 400 para 600 mensais, o que indica maior chance de recebimento dos pagamentos nas datas corretas. Por fim, foi possível observar que tanto a empresa quanto o colaborador receberam os benefícios da utilização avançada do Excel, uma vez que ambos se tornaram mais produtivos e mais eficientes. Pode-se concluir que toda empresa precisa de um sistema que integre as informações, que forneça relatórios, armazene dados e aumente a produtividade. Contudo, isso não significa que ela deva comprar e pagar pelo mais caro software do mercado, principalmente quando se trata de pequenas empresas. Na pesquisa realizada foi possível apresentar apenas um dos projetos que essa organização já implementou utilizando o Excel. Além desse projeto apresentado, essa organização já implementou um sistema de gerenciamento de solicitações de análise de crédito, tornando todo o processo, que antes era feito via e-mail e sem controle, automatizado e com segurança no armazenamento e gestão dos dados. Recentemente, está em desenvolvimento um sistema, também em Excel, para solicitação e gestão de todas as compras feitas nos fornecedores. Constatou-se que utilizar o Excel com seus recursos avançados, pode fornecer um grande diferencial e uma vantagem competitiva em relação aos demais concorrentes que desconhecem seus benefícios. Diante dessa análise, sugere-se que gestores, empresários e empreendedores devam, antes de decidirem por ações comuns como comprar softwares sofisticados e contratar mais colaboradores, focar nos processos internos e trabalhar os recursos que já possuem. Em geral todo computador possui o Excel instalado, e para aqueles que não possuem, esse é um software acessível e de baixo custo quando comparado
  24. 24. 24 a outros sistemas como, por exemplo, o ERP. Assim, essa pesquisa é um estímulo para que empresas e colaboradores invistam no uso do Excel em prol do sucesso no mercado.
  25. 25. 25 REFERÊNCIAS BARNEY, J. B. e HESTERLEY, W. S. Administração Estratégica e Vantagem Competitiva. São Paulo: Pearson Prentice Hall, 2007. CHIAVENATO, Idalberto. Introdução à Teoria Geral da Administração. 4. ed. compacta, Barueri - São Paulo: Manole, 2014. http://www.infoescola.com/informatica/excel/ - Acessado em 28 de novembro de 2015 MICHAEL, Maria Helena. Metodologia e Pesquisa Científica em Ciências Sociais. 2. ed. São Paulo: Atlas, 2009 PADOVEZE, Clóvis Luís. Controladoria Estratégica e Operacional. 3. ed. São Paulo: CENGAGE Learning, 2012. SANTOS, Aldemir de Araújo. Informática na Empresa. 4. ed. São Paulo: Atlas, 2006.

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