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1 © 2008 BRAINWORX information technology GmbH
BRAINWORX
entstanden aus einem MBO der DCW Software Austria GmbH
seit 20 Jahren Erfahrung im Vertrieb und der Einführung von ERP-
Systemen bei rund 80 zufriedenen Kunden
seit 6 Jahren aktiv mit EDE – Enterprise Document Engineering
Unser Motto – „ALLES AUS EINER HAND“:
von der professionellen System- und Projektberatung, über den
Vertrieb und
die Installation der notwendigen Software bis hin zur
Programmierung und
Integration der maßgeschneiderten Lösung.
Die Firma
2 © 2008 BRAINWORX information technology GmbH
EDE – Enterprise Document Engineering
… und was wir darunter verstehen!!!
Capturing Design Produktion Post-
Processing
Elektr.
Signatur
DMS/ECM
„Alles rund ums Dokument“
(von der Erstellung bis zu Druck/Versand/Archivierung)
3 © 2008 BRAINWORX information technology GmbH
Haben Sie schon gehört…?
“Jede dritte Firma verliert Daten –
es droht Konkurs”
“Konkurs durch Datenverlust ist kein Einzelfall.”, warnt WKO-
Generalsekretärin Anna Maria Hochhauser
Wirtschaftsblatt, Mo., 03. März 2008
4 © 2008 BRAINWORX information technology GmbH
Haben Sie schon gehört…?
“Die Verluste für Unternehmen durch
Datenklau ist immens”
“Unberechtigter Zugriff auf sensible Daten schädigt die
betroffenen Unternehmen.”
Salzburger Nachrichten, Sa., 19. April 2008
5 © 2008 BRAINWORX information technology GmbH
Homelaufwerke
Was tun Sie, wenn ein Mitarbeiter ausscheidet
oder wechselt?
Welche Daten sind
relevant?
Wie finden Sie die
Dokumente, die Sie
suchen?
Welche Version ist aktuell?
Was passiert, wenn der
Mitarbeiter vor dem
Ausscheiden Daten
löscht?
Insellösungen: Ablage am
Homelaufwerk sowie am
Server
6 © 2008 BRAINWORX information technology GmbH
Verschiedene Laufwerksbuchstaben
Ihr Mitarbeiter fragt Sie nach einem Dokument
am Laufwerk N:
Welches ist Laufwerk N: ?
Wo liegt das Dokument
genau – in welchem Ordner?
zu viele Laufwerke
erschwert den
MitarbeiterInnen sowie der
EDV die Suche nach dem
Dokument
7 © 2008 BRAINWORX information technology GmbH
windream…
…ist direkt im Windows Explorer integriert…
…und kann alle Dateiformate enthalten.
Im Hintergrund können div. Storage-Systeme liegen.
Fileserver m.
physischen
Laufwerken
optional Jukebox f.
revisionssichere
Archivierung
8 © 2008 BRAINWORX information technology GmbH
Sie schaffen Ordnung…
…durch:
ein zentrales Laufwerk für alle
Dokumente
Beschlagwortung / Indexierung
schlanke
Ordnerstruktur
9 © 2008 BRAINWORX information technology GmbH
Sie schaffen Ordnung durch…
…klare und detaillierte Rechteverwaltung auf den Ebenen
Dokumenttyp
Ordner
Dokument
Rechte für
Gruppen
einzelne Benutzer
10 © 2008 BRAINWORX information technology GmbH
Sie schaffen Nachvollziehbarkeit…
…durch Versionierung
inhaltliches Nachvollziehen
jeder Änderung
Protokoll der Versionen inkl.
Erstellungsdatum-/zeit
11 © 2008 BRAINWORX information technology GmbH
Sie schaffen Nachvollziehbarkeit…
…durch Historie
Vollständigkeit
Belegbarkeit
Protokoll aller
Manipulationen
am Dokument
12 © 2008 BRAINWORX information technology GmbH
Sie sind topinformiert…
…mit dem windream-Aboservice
bei Änderungen,
Lesezugriffe
und div. anderen
Ereignissen
am Dokument.
13 © 2008 BRAINWORX information technology GmbH
Sie sparen Zeit bei der Erfassung…
…durch automatische Beschlagwortung
ERP- od. anderes Quellsystem
erstellt Indexdatei
windream liest Indexdatei und
Metadaten ein…
... speichert das Dokument und
füllt die Beschlagwortung
automatisch durch.
+
Metadaten
14 © 2008 BRAINWORX information technology GmbH
Wussten Sie schon…
…wieviel Kosten Ihre Mitarbeiter für die eMail- und
Dokumentensuche verursachen?
Minuten für Dokumentensuche pro Mitarbeiter pro Tag: 10 min
pro Monat: 200 min
pro Jahr: 40 Std.
ergibt Kosten pro Mitarbeiter pro Jahr: € 1.250,--
15 © 2008 BRAINWORX information technology GmbH
Wussten Sie schon…
…dass sich Ihre Investition in windream bereits
im 1. Jahr amortisiert?
Kosten pro Mitarbeiter pro Jahr: € 1.250,00
Investition in windream pro Mitarbeiter: € 750,00
€ 500,00Ihre Erparnis:
16 © 2008 BRAINWORX information technology GmbH
Ihre eMails nachhaltig organisiert…
mit windream exchange
Manuelle od. automatische Archivierung möglich.
17 © 2008 BRAINWORX information technology GmbH
Ihre eMails nachhaltig organisiert…
windream exchange: Archivierte eMails
18 © 2008 BRAINWORX information technology GmbH
Workflow mit KeyFlow für windream…
…einfach und schnell innerhalb von MS Outlook/Exchange:
19 © 2008 BRAINWORX information technology GmbH
Verteilte Standorte
Performantes und zentral gesichertes DMS mit dem
windream Proxy Server
20 © 2008 BRAINWORX information technology GmbH
Archivierung von Ausgangsrechnungen
Automatischer Durchlauf vom ERP-System ins DMS
Bildschirmanzeigeüber einfaches Script
PDF
+ Metadaten
od. anderes
System
21 © 2008 BRAINWORX information technology GmbH
Erfassung von Eingangsrechnungen
Beispiel 1: Frühes Scannen mit Freeform
od. anderes
System
autom. Archivierung
u. Beschlagwortung
autom. Übernahme
Rechnungseingangsbuch
• Anzeige der ER
• Kontierung
• Notizen
• Statusänderungen
• Übernahme der Daten
bei Änderungen und Buchungen
Freeform mit
Keine manuelle Datenerfassung notwendig!
Workflow
22 © 2008 BRAINWORX information technology GmbH
Erfassung von Eingangsrechnungen
Beispiel 2: Frühes Scannen ohne Freeform
od. anderes
System
manuelle Beschlagwortung
Erfassung in Buchhaltung
• Anzeige der ER
• Kontierung
• Notizen
• Statusänderungen
• Übernahme der Daten
bei Änderungen und Buchungen
Übernahme der Daten
Workflow
23 © 2008 BRAINWORX information technology GmbH
Erfassung von Eingangsrechnungen
Beispiel 3: Spätes Scannen
od. anderes
System
autom. Archivierung
Beschlagwortung
aus Buchhaltung
hausinterne Abwicklung
ev. mit Workflow
24 © 2008 BRAINWORX information technology GmbH
Module zur Anbindung an SAP
Zertifizierte Schnittstellen zwischen SAP und windream
25 © 2008 BRAINWORX information technology GmbH
Was macht windream aus?
windream ist anders…
direkte Integration in den
Windows-Explorer geringer
Schulungsaufwand
keine eigene Benutzeroberfläche
Benutzerverwaltung: Verwendung
der Windows-Benutzer
zahlreiche Schnittstellen von/nach
windream (CSV-Dateien,…)
Mobilität: windreamToGo,
windream Mobile, windream Web
Portal
26 © 2008 BRAINWORX information technology GmbH
windream lt. BARC-Studie 2007 einfach Spitze
Quelle: www.barc.de/ecm

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Brainworx - Windream Einstieg

  • 1. 1 © 2008 BRAINWORX information technology GmbH BRAINWORX entstanden aus einem MBO der DCW Software Austria GmbH seit 20 Jahren Erfahrung im Vertrieb und der Einführung von ERP- Systemen bei rund 80 zufriedenen Kunden seit 6 Jahren aktiv mit EDE – Enterprise Document Engineering Unser Motto – „ALLES AUS EINER HAND“: von der professionellen System- und Projektberatung, über den Vertrieb und die Installation der notwendigen Software bis hin zur Programmierung und Integration der maßgeschneiderten Lösung. Die Firma
  • 2. 2 © 2008 BRAINWORX information technology GmbH EDE – Enterprise Document Engineering … und was wir darunter verstehen!!! Capturing Design Produktion Post- Processing Elektr. Signatur DMS/ECM „Alles rund ums Dokument“ (von der Erstellung bis zu Druck/Versand/Archivierung)
  • 3. 3 © 2008 BRAINWORX information technology GmbH Haben Sie schon gehört…? “Jede dritte Firma verliert Daten – es droht Konkurs” “Konkurs durch Datenverlust ist kein Einzelfall.”, warnt WKO- Generalsekretärin Anna Maria Hochhauser Wirtschaftsblatt, Mo., 03. März 2008
  • 4. 4 © 2008 BRAINWORX information technology GmbH Haben Sie schon gehört…? “Die Verluste für Unternehmen durch Datenklau ist immens” “Unberechtigter Zugriff auf sensible Daten schädigt die betroffenen Unternehmen.” Salzburger Nachrichten, Sa., 19. April 2008
  • 5. 5 © 2008 BRAINWORX information technology GmbH Homelaufwerke Was tun Sie, wenn ein Mitarbeiter ausscheidet oder wechselt? Welche Daten sind relevant? Wie finden Sie die Dokumente, die Sie suchen? Welche Version ist aktuell? Was passiert, wenn der Mitarbeiter vor dem Ausscheiden Daten löscht? Insellösungen: Ablage am Homelaufwerk sowie am Server
  • 6. 6 © 2008 BRAINWORX information technology GmbH Verschiedene Laufwerksbuchstaben Ihr Mitarbeiter fragt Sie nach einem Dokument am Laufwerk N: Welches ist Laufwerk N: ? Wo liegt das Dokument genau – in welchem Ordner? zu viele Laufwerke erschwert den MitarbeiterInnen sowie der EDV die Suche nach dem Dokument
  • 7. 7 © 2008 BRAINWORX information technology GmbH windream… …ist direkt im Windows Explorer integriert… …und kann alle Dateiformate enthalten. Im Hintergrund können div. Storage-Systeme liegen. Fileserver m. physischen Laufwerken optional Jukebox f. revisionssichere Archivierung
  • 8. 8 © 2008 BRAINWORX information technology GmbH Sie schaffen Ordnung… …durch: ein zentrales Laufwerk für alle Dokumente Beschlagwortung / Indexierung schlanke Ordnerstruktur
  • 9. 9 © 2008 BRAINWORX information technology GmbH Sie schaffen Ordnung durch… …klare und detaillierte Rechteverwaltung auf den Ebenen Dokumenttyp Ordner Dokument Rechte für Gruppen einzelne Benutzer
  • 10. 10 © 2008 BRAINWORX information technology GmbH Sie schaffen Nachvollziehbarkeit… …durch Versionierung inhaltliches Nachvollziehen jeder Änderung Protokoll der Versionen inkl. Erstellungsdatum-/zeit
  • 11. 11 © 2008 BRAINWORX information technology GmbH Sie schaffen Nachvollziehbarkeit… …durch Historie Vollständigkeit Belegbarkeit Protokoll aller Manipulationen am Dokument
  • 12. 12 © 2008 BRAINWORX information technology GmbH Sie sind topinformiert… …mit dem windream-Aboservice bei Änderungen, Lesezugriffe und div. anderen Ereignissen am Dokument.
  • 13. 13 © 2008 BRAINWORX information technology GmbH Sie sparen Zeit bei der Erfassung… …durch automatische Beschlagwortung ERP- od. anderes Quellsystem erstellt Indexdatei windream liest Indexdatei und Metadaten ein… ... speichert das Dokument und füllt die Beschlagwortung automatisch durch. + Metadaten
  • 14. 14 © 2008 BRAINWORX information technology GmbH Wussten Sie schon… …wieviel Kosten Ihre Mitarbeiter für die eMail- und Dokumentensuche verursachen? Minuten für Dokumentensuche pro Mitarbeiter pro Tag: 10 min pro Monat: 200 min pro Jahr: 40 Std. ergibt Kosten pro Mitarbeiter pro Jahr: € 1.250,--
  • 15. 15 © 2008 BRAINWORX information technology GmbH Wussten Sie schon… …dass sich Ihre Investition in windream bereits im 1. Jahr amortisiert? Kosten pro Mitarbeiter pro Jahr: € 1.250,00 Investition in windream pro Mitarbeiter: € 750,00 € 500,00Ihre Erparnis:
  • 16. 16 © 2008 BRAINWORX information technology GmbH Ihre eMails nachhaltig organisiert… mit windream exchange Manuelle od. automatische Archivierung möglich.
  • 17. 17 © 2008 BRAINWORX information technology GmbH Ihre eMails nachhaltig organisiert… windream exchange: Archivierte eMails
  • 18. 18 © 2008 BRAINWORX information technology GmbH Workflow mit KeyFlow für windream… …einfach und schnell innerhalb von MS Outlook/Exchange:
  • 19. 19 © 2008 BRAINWORX information technology GmbH Verteilte Standorte Performantes und zentral gesichertes DMS mit dem windream Proxy Server
  • 20. 20 © 2008 BRAINWORX information technology GmbH Archivierung von Ausgangsrechnungen Automatischer Durchlauf vom ERP-System ins DMS Bildschirmanzeigeüber einfaches Script PDF + Metadaten od. anderes System
  • 21. 21 © 2008 BRAINWORX information technology GmbH Erfassung von Eingangsrechnungen Beispiel 1: Frühes Scannen mit Freeform od. anderes System autom. Archivierung u. Beschlagwortung autom. Übernahme Rechnungseingangsbuch • Anzeige der ER • Kontierung • Notizen • Statusänderungen • Übernahme der Daten bei Änderungen und Buchungen Freeform mit Keine manuelle Datenerfassung notwendig! Workflow
  • 22. 22 © 2008 BRAINWORX information technology GmbH Erfassung von Eingangsrechnungen Beispiel 2: Frühes Scannen ohne Freeform od. anderes System manuelle Beschlagwortung Erfassung in Buchhaltung • Anzeige der ER • Kontierung • Notizen • Statusänderungen • Übernahme der Daten bei Änderungen und Buchungen Übernahme der Daten Workflow
  • 23. 23 © 2008 BRAINWORX information technology GmbH Erfassung von Eingangsrechnungen Beispiel 3: Spätes Scannen od. anderes System autom. Archivierung Beschlagwortung aus Buchhaltung hausinterne Abwicklung ev. mit Workflow
  • 24. 24 © 2008 BRAINWORX information technology GmbH Module zur Anbindung an SAP Zertifizierte Schnittstellen zwischen SAP und windream
  • 25. 25 © 2008 BRAINWORX information technology GmbH Was macht windream aus? windream ist anders… direkte Integration in den Windows-Explorer geringer Schulungsaufwand keine eigene Benutzeroberfläche Benutzerverwaltung: Verwendung der Windows-Benutzer zahlreiche Schnittstellen von/nach windream (CSV-Dateien,…) Mobilität: windreamToGo, windream Mobile, windream Web Portal
  • 26. 26 © 2008 BRAINWORX information technology GmbH windream lt. BARC-Studie 2007 einfach Spitze Quelle: www.barc.de/ecm