Sei sicuro di sapere tutto sul booking online? Ecco per te una guida introduttiva sull'argomento! Scaricala e diffondila sul web! ^_^

1. Guida introduttiva al booking online
Guida introduttiva al Booking Online – Book-Up Booking Engine http://www.book-up.com 1

2. Che cosa troverai in questa breve guida introduttiva?
Tante informazioni indispensabili, spiegate in modo semplice e diretto, che ti
aiuteranno a districarti nel mondo del “booking online”.
Quelle che seguono sono informazioni di base, necessarie per capire che cosa si
intende per booking online ed a che cosa serve avere un booking engine sul sito
della propria struttura ricettiva.
Infine alcuni suggerimenti su come scegliere il giusto software di booking engine,
naturalmente adatto alle proprie esigenze lavorative.
Ti ricordo che si tratta di una breve guida introduttiva, con la quale mi auguro di
rispondere almeno in parte ai tuoi dubbi e alle tue perplessità su questo argomento.
Se hai domande o chiarimenti da chiedere, scrivi un commento sulla pagina
Facebook di Book-Up oppure a info@book-up.com.
Buona Lettura!
1. Software di booking online: che cosa è?
2. A cosa serve il booking engine?
3. Alcune informazioni per scegliere il giusto booking engine
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3. 1. Software di booking online: che cosa è?
E' uno strumento importante, quasi fondamentale per le strutture ricettive.
Purtroppo è sottovalutato e ritenuto anche inutile! Sai di che cosa si tratta?
Per capire veramente che cosa è un software di booking online è però necessario fare un passo
indietro e partire da un pochino più lontano, ovvero dal web 2.0 e dal suo significato.
Forse tutto questo già lo sai (perciò scusa le ripetizioni), ma è meglio ripeterlo due volte che dare
per scontate informazioni basilari!
Per web 2.0 si intende l’evoluzione del web, che passando dalla versione 1.0 a 2.0 richiede e
prevede un ruolo assolutamente attivo dell’utente che naviga online.
Il ruolo attivo è determinato dalla possibilità di realizzazione e condivisione del contenuto su
internet. Social network (Facebook, Twitter, YouTube etc..), blog e forum la fanno da padrone!
Possiamo quindi identificare come punti cardine del web 2.0 la creazione e la condivisione di
contenuto da parte del singolo utente.
Ma ancora più importante è chiedersi: nell’era del web 2.0 gli utenti hanno modificato il loro
modo di navigare?
Assolutamente si! E' oramai un dato certo che l'utente naviga per la maggior parte del tempo dal
posto di lavoro e non ha a disposizione molto tempo.
La sua navigazione risulta veloce, distratta. Deve poter intuire in pochi secondi se il sito o la
pagina che sta visualizzando fa al caso suo, se risponde alla sua ricerca.
L’utente richiede quindi ai siti che naviga, il minor numero di click per compiere un'operazione,
che sia lasciare un commento sul blog, inviare un modulo di richiesta informazioni o effettuare una
prenotazione online.
Di conseguenza è evidente quanto sia importante che il sito della struttura ricettiva sia in linea
con i criteri e gli strumenti del web 2.0, per essere pronta a dare all’utente quanto lui richiede.
Il sito deve riuscire a catturare l’attenzione dell’utente, deve offrire la possibilità di interazione
con l’azienda (attraverso i commenti sul blog o la comunicazione sui social network), deve
permettere una prenotazione online immediata se il turista la richiede.
Spero ti sia un poco più chiaro il significato di sito internet 2.0 e perché è così importante
adeguarsi al nuovo standard.
Questo ti permette inoltre di essere al passo e competitivo con i tuoi concorrenti!
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4. Torniamo alla domanda principale, che cosa è il software di booking online (spesso sintetizzato
con l’acronimo BOL)?
E’ un software che permette all'utente che visita il sito di una struttura ricettiva di effettuare una
prenotazione in base alla disponibilità della struttura stessa.
Attenzione: questo non significa per forza e/o soltanto il pagamento online con carta di credito.
Vediamo nel dettaglio sia dal punto di vista l’utente-turista, sia per l’albergo/agriturismo, cosa è il
booking engine per le prenotazioni online:
 lato utente: riesce a portare a termine la prenotazione in pochi, semplici e veloci passaggi,
senza dover inviare ulteriori email di conferma o altre informazioni da quelle richieste
direttamente dal BOL. Pochi click e la vacanza è prenotata!
 lato struttura: snellisce ed ottimizza la gestione delle prenotazioni, riduce notevolmente la
quantità di e-mail ricevute per concludere una prenotazione, semplifica il rapporto con le
agenzie di viaggi. Inoltre è un software online: nessun programma deve installato sul pc,
ma tutte le informazioni sono accessibili da qualsiasi postazione connessa ad internet.
Cercherò di spiegare in modo semplice e diretto, aiutandomi anche con un piccolo grafico, cosa
succede quando una struttura ricettiva riceve una prenotazione tramite il booking engine
presente sul suo sito internet.
Ho voluto differenziare due diverse situazioni:
 allotment caricato
 allotment non caricato
Come spiegato nel dettaglio nelle pagine successive, alcuni booking engine non hanno l’obbligo di
inserimento allotment. Sicuramente è nella natura del booking engine richiedere il caricamento
online degli allotment, ovvero delle disponibilità della struttura ricettiva.
D’altro canto nella realtà troviamo strutture ricettive che prediligono il rapporto diretto tramite
email con la clientela e non hanno piacere di caricare le loro disponibilità.
Credo sia corretto fornire anche a questo secondo tipo di strutture uno strumento valido per la
gestione delle prenotazioni.
La “partenza” è identica in entrambe le situazioni: la Richiesta di disponibilità con vincoli che al
suo interno avrà i campi obbligatori necessari per formulare un risultato di ricerca adeguato con il
preventivo di costo incluso.
A questo punto l’utente che ha effettuato la ricerca avrà due possibilità:
- effettuare la prenotazione, se in Book-Up è stato caricato l’allotment
- richiedere la disponibilità, se in Book-Up non è stato caricato l’allotment
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5. Ecco il procedimento raffigurato graficamente.
Richiesta ben posta
Con vincoli nel modulo
Risultato di ricerca: sistemazioni che
rispondono ai vincoli espressi e con
Preventivo di Costo per sistemazione
Con allotment: Senza allotment:
PRENOTAZIONE per le RICHIESTA DISPONIBILTA’ per
sistemazioni realmente disponibili quel tipo di sistemazione
L’introduzione della Richiesta di disponibilità con vincoli si adegua perfettamente anche alle
strutture ricettive restie nell’uso del booking engine e nel ricevere automaticamente le
prenotazioni.
Mantiene il contatto tramite email, si ha un filo diretto con la clientela ed aiuta il gestore nella
gestione delle richieste disponibilità e prenotazioni. Tutto questo porta sicuramente a maggiori
prenotazioni per la struttura ricettiva!
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6. 2. A cosa serve il booking engine?
Vediamo nel dettaglio a che cosa serve un software per le prenotazioni online, sempre da
entrambi i punti di vista (turista e struttura ricettiva).
E’ importante sottolineare che il BOL è uno strumento utile sia per l’azienda ricettiva che per il
turista. E soprattutto: è il turista che lo richiede! Purtroppo tutto questo viene spesso ignorato o
non considerato dalle aziende, rendendo evidente il poco ascolto che riservano ai propri clienti.
 Lato utente
Partiamo dalla situazione in cui l'utente arriva sul sito della struttura ricettiva e lo visita.
Il sito web, in versione 2.0, deve naturalmente contenere tutte le informazioni necessarie alla
descrizione della struttura, delle sistemazioni ed un chiaro listino prezzi. Testo e foto devono
quindi essere ben evidenti e chiari. Anche una sezione offerte/promozioni aggiornata e ben visibile
è importante.
L'utente, navigando nel sito, deve essere invogliato a prenotare un soggiorno.
Senza il Booking OnLine, risulta necessario compilare un primo modulo di richiesta informazione
generico o inviare una email con richiesta disponibilità, e sperare in una risposta veloce e che
confermi la disponibilità e che convinca l’utente a confermare la prenotazione.
Per effettuare la prenotazione l'utente deve nuovamente rispondere via email.
Vi è un continuo scambio di email tra utente e struttura ricettiva.
Con il Booking OnLine, l'utente verifica immediatamente e da solo la disponibilità della struttura
ricettiva; come risultato di ricerca sono elencate le diverse possibilità di sistemazione e il
preventivo di spesa per il soggiorno viene calcolato in modo automatico.
L'utente sceglie la tipologia di sistemazione che più lo aggrada, i servizi aggiuntivi, se presenti,
compila il modulo di prenotazione con tutti i suoi dati anagrafici e conclude la prenotazione.
In base a quanto predisposto dalla struttura ricettiva, l’utente avrà chiare indicazioni sul metodo di
pagamento (ti ricordo che non si parla esclusivamente di pagamento online con carta di credito),
sul versamento della caparra e sulla politica di cancellazione della prenotazione.
All'utente vengono dati quindi tutti gli strumenti per effettuare in autonomia la prenotazione.
 Lato struttura ricettiva
Senza il Booking OnLine, è evidente il fitto scambio di email tra il turista e la struttura ricettiva. E
questo comporta un investimento (o perdita, dipende dai punti di vista) notevole di tempo.
Un buon Booking OnLine ottimizza e gestisce sia le prenotazioni che i rapporti con le agenzie, in
quanto prevede la gestione degli allotment non vincolante (tale gestione dipende però dalle
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7. caratteristiche del BOL stesso; non tutti i software lo prevedono). Ovvero: la possibilità di decidere
se caricare o meno le disponibilità online.
Naturalmente la comune gestione del booking online prevede il caricamento degli allotment
disponibili sul sito internet. Non dobbiamo però scordare, che un buon booking engine si adegua
alle esigenze della struttura ricettiva, grande o piccola che sia, pur non dimenticando o perdendo
la sua natura.
Se in possesso di un BOL, il primo step naturalmente prevede la configurazione del software con
le diverse tipologie di sistemazione, i prezzi, i servizi aggiuntivi e le politiche di prenotazione e
cancellazione.
In caso di prenotazione online è il software che la segnala tramite email alla struttura ed aggiorna
il planning del back office.
Alcuni BOL danno la possibilità di configurare l'accesso alle agenzie di viaggi che collaborano con
la struttura. L'agenzia invece di chiedere continuamente la disponiblità tramite email e/o telefono
alla struttura, accede alla sua aria riservata e la controlla direttamente.
E' evidente lo snellimento delle procedure e la velocità nella gestione delle prenotazioni.
L'utente naviga un sito in puro stile web 2.0 ed ha in mano tutti gli strumenti per completare una
prenotazione ed interagire con l’azienda.
La struttura ricettiva ha un notevole miglioramento del suo modo di operare.
Alcuni booking engine permettono inoltre la gestione diretta da parte della struttura ricettiva di
pacchetti di soggiorno ed offerte promozionali.
Avere un sito internet aggiornato e curato, con offerte tematiche di soggiorno accattivanti è
fondamentale per la struttura ricettiva.
Ricordiamo sempre, che l’utente decide in pochissimi secondi se continuare a navigare nel sito
oppure abbandonarlo. Abbiamo a disposizione gli strumenti per farlo restare e tornare: usiamoli!
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8. 3. Alcune informazioni per scegliere il giusto booking engine
Nel valutare diversi software di booking online è importante tenere bene in mente alcune
caratteristiche essenziali che deve avere:
- pochi click per completare una prenotazione
- usabilità dell'interfaccia: deve essere semplice ed intuitivo sia per il cliente che
vuole prenotare sia per la struttura che ci deve lavorare con facilità
- possibilità di gestire in autonomia listini prezzi, promozioni, pacchetti e sconti
- livello di integrazione con il sito internet: alcuni BOL si integrano interamente con il
sito internet (migliore soluzione) altri aprono una nuova finestra del browser
- descrizione delle sistemazioni e galleria fotografica
- gestione del minimum stay e delle Politiche di cancellazione
- sicurezza delle transazioni per i pagamenti con carta di credito
- gestione ed archivio delle prenotazioni
- Channel Manager
- possibilità di richiedere una demo gratuita e testare il prodotto
Un buon Booking Engine deve avere la maggior parte delle voci sopra elencate. Naturalmente
alcune funzioni saranno fondamentali per un tipo di struttura ricettiva e non per altre.
Ad esempio, il Channel Manager non sarà una priorità per l’agriturismo con un numero limitato di
appartamenti, mentre può essere essenziale per l’hotel di città con un alto numero di camere.
Assolutamente da sfatare è il mito del costo: si trovano ottimi prodotti a prezzi accessibili.
Ricorda quindi che il giusto booking engine per te, è quello che soddisfa le tue esigenze e meglio si
adegua al tuo modo di lavorare.
Autore documento:
Francesca Campigli
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