Manual de procedimentos da BE

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Manual de procedimentos da BE

  1. 1. ESCOLA E.B. 2,3 DR. JOSÉ DOMINGUES DOS SANTOS 2014/15 BIBLIOTECAS DO AGRUPAMENTO DE LAVRA MANUAL DE PROCEDIMENTOS
  2. 2. Manual de Procedimentos – Bibliotecas do Agrupamento de Lavra 14/15 Sumário Introdução 1 1 – Selecção e aquisição do fundo documental 2 2 – Tratamento técnico documental 3 2.1 – Registo 3 2.1.1- Registo de publicações periódicas 4 2.1.2 - Registo de documentos não livro 5 2.2 – Carimbagem 5-7 2.3 – Catalogação 7-8 2.4 – Classificação 9 2.5 – Indexação 10 2.6 – Cotação 11 2.7 – Arrumação 11-12 2.8 – Difusão da informação 12 2.9 – O Arquivo 13 2.10 – Dossiês temáticos 14 Anexos 15-16 2
  3. 3. Manual de Procedimentos – Bibliotecas do Agrupamento de Lavra 14/15 Introdução O Manual de Procedimentos é um documento em aberto e em constante reestruturação, mas terá a vantagem de permitir a uniformização e a continuidade nas decisões e critérios tomados. Daí que contenha toda uma série de medidas técnicas, entre as quais o tratamento documental nas suas várias componentes, que constitui, afinal, o circuito dos documentos nas Bibliotecas Escolares. Este Manual de Procedimentos contém um conjunto de instruções relativas às normas aplicadas nas Bibliotecas do Agrupamento de Escolas de Lavra no que respeita à selecção e aquisição do fundo documental e ao circuito documental, com o objectivo de constituir um referencial de todo o tratamento técnico realizado nas BE. Trata-se de um documento interno, da responsabilidade da Equipa responsável pelas BE e será actualizado sempre que a equipa o considerar pertinente. Por outro lado, numa biblioteca escolar articulada com os documentos orientadores da escola, domina, necessariamente, a vertente pedagógica, o que significa que a equipa encarregue do tratamento técnico documental terá de fazer adaptações de procedimentos que aproximem a pesquisa de informação ao perfil dos utilizadores, tendo sempre em conta o rigor a que obedece o tratamento documental. 1 - Selecção e aquisição do fundo documental A selecção e a aquisição do fundo documental pautam-se pelos critérios estabelecidos no documento designado por Política de Desenvolvimento da Colecção. A elaboração deste 3
  4. 4. Manual de Procedimentos – Bibliotecas do Agrupamento de Lavra 14/15 documento implica conhecimentos profissionais, conhecimento da comunidade de utilizadores e instrumentos adequados com acesso a fontes diversas: internet, editoras, livrarias, etc. . Deve também ser feita a avaliação da colecção existente, o que permite determinar os pontos fracos, que necessitam de maior investimento. Devem ser retirados os fundos muito danificados ou desactualizados, face aos novos projectos curriculares e que já não correspondem às necessidades e interesses dos utilizadores. Todavia, este desbaste deve respeitar as regras patrimoniais. 2 - Tratamento técnico documental Após a chegada, à biblioteca, do material adquirido, dever-se-á proceder à verificação do seu estado geral de conservação: - caso se trate de material impresso, dever-se-á verificar a capa, se o livro contém todas as páginas e se as mesmas não se encontram danificadas; - caso se trate de documento em suporte magnético, dever-se-á verificar se o mesmo funciona e se está conforme registo na capa. Depois disto, o documento está pronto para o seu registo, carimbagem e procedimentos subsequentes. 2.1– Registo Antes de se proceder ao registo de um documento, este deve ser analisado para se verificar se é necessário o seu registo, ou se é uma publicação efémera e sem interesse, em que apenas será colocado o carimbo de posse da instituição. 4
  5. 5. Manual de Procedimentos – Bibliotecas do Agrupamento de Lavra 14/15 Todos os documentos (monografias) serão registados sequencialmente num único livro de registo. a) Cada obra tem o seu número de registo; b) Vários exemplares da mesma obra têm números de registo diferentes; c) Numa obra publicada em vários volumes, cada um terá o seu número de registo. d) Quando uma obra é acompanhada por material de outro formato, este terá um registo diferente. No entanto, far-se-á um apontamento nas observações do Livro de Registos e nas notas do programa de catalogação. - Os manuais terão folhas de registo específico. - As publicações periódicas serão registadas em folhas Kardex, adaptadas para o efeito. A cada folha corresponderá um título. O conjunto de folhas ordenadas numericamente constitui o catálogo de publicações periódicas. Actualmente, parte do acervo documental (monografias) já se encontra inserido no programa Bibliobase. Aguarda-se a constituição de um catálogo concelhio. O material não impresso é registado em folhas próprias com o título de cada tipo de documento. 2.1.1 - Registo de publicações periódicas É feito em folhas Kardex, adaptadas para o efeito, na Escola Básica de Lavra, e em livro na Escola Básica de Angeiras. 5
  6. 6. Manual de Procedimentos – Bibliotecas do Agrupamento de Lavra 14/15 A cada folha/página corresponderá um título e nº de registo (publicação periódica) P.P. 1; P.P. 2;…. As fichas devem ordenar-se numericamente. As folhas Kardex encontram-se ordenadas em dossiê de argolas e o seu conjunto constitui o catálogo de publicações periódicas. Cada ficha inclui os seguintes elementos para preenchimento: • Periodicidade; • Título da publicação periódica; • Endereço da edição; • Editor; Director; • País; • Cidade; • Cota; • Data de publicação; • Observações (forma de entrada). 2.1.2 - Registo de documentos não impressos Segue procedimentos idênticos aos adoptados para as publicações periódicas, fazendo-se uma descrição abreviada, de que constam os seguintes elementos: • Data de entrada do documento na biblioteca; • N.º de registo; • Autor – nome; • Título; 6
  7. 7. Manual de Procedimentos – Bibliotecas do Agrupamento de Lavra 14/15 • Edição (Local, Editor, Data, Colecção, Volume); • Cota; • Observações (forma de entrada) Por documentos não impressos entendemos os documentos áudio (CD) e os documentos audiovisuais e multimédia (DVD, CD-Rom, DVD-Rom). 2.2 – Carimbagem Todos os documentos são carimbados, utilizando-se, para tal, três espécies de carimbos: 1 de registo e 2 de posse (1 circular e outro rectangular) Na Escola Básica de Angeiras apenas existe o carimbo de registo. O carimbo de registo é de forma rectangular e contém os seguintes elementos: Biblioteca da Escola EB 2,3 Dr. José Domingues dos Santos Biblioteca da Escola da Praia da Angeiras Número de registo; Data de entrada. A cota é colocada, a lápis, no carimbo de posse na escola sede e junto ao carimbo de registo na Escola da Praia de Angeiras. A aposição do carimbo é tarefa exclusiva da Biblioteca Escolar e obedece aos seguintes requisitos: 7
  8. 8. Manual de Procedimentos – Bibliotecas do Agrupamento de Lavra 14/15 2.2.1 - Nos documentos impressos: Monografias Aqui, o carimbo de registo deverá ser colocado na página de rosto, no canto inferior direito e o seu preenchimento é feito a caneta. O carimbo de posse, de forma circular, será colocado na página de rosto, e na última página impressa o rectangular. Este também será colocado nas páginas 25, 50, 100. Caso o documento tenha um número inferior a 25 páginas, colocar-se-á na página 10 ou 20. A sua aposição não pode, em caso algum, colidir com qualquer elemento fundamental à leitura do documento (texto, ilustração, imagem, gráfico etc.). Nos documentos com folhas plastificadas, ou material ao qual a tinta não adere, o carimbo é efectuado numa etiqueta que deve ser colocada no local estabelecido para o efeito. 2.2.2 - Documentos impressos: Publicações periódicas São carimbadas apenas com o carimbo de posse e da seguinte forma: Revistas – Na página do sumário. Jornais – Junto ao título Nota: Este procedimento aplica-se a outras publicações efémeras, como brochuras, desdobráveis e folhetos. Os documentos intercalados (fotografias, mapas, desdobráveis) serão carimbados no verso. 8
  9. 9. Manual de Procedimentos – Bibliotecas do Agrupamento de Lavra 14/15 2.2.3 - Material não impresso: Cassetes áudio, VHS, CD-Audio, CD-ROM, DVD, Diapositivo Em relação ao material não impresso, os vídeos são carimbados na etiqueta da cassete, enquanto nos CD’s e DVD’s o carimbo é colocado na parte interior do folheto que constitui a capa. No próprio documento o nº de registo é escrito com uma caneta de acetato. Material iconográfico: (postal, fotografia, etc.) e mapas - O carimbo de registo é aplicado no verso do documento. 2.3 - Catalogação Na catalogação, tendo em vista uma correcta descrição bibliográfica dos documentos, serão utilizadas as Regras Portuguesas de Catalogação e as ISBD’s (Descrição Bibliográfica Internacional Normalizada para as Publicações Monográficas), assim como a CDU, cuja grande finalidade é facilitar a arrumação, por assuntos ou por grandes áreas temáticas, dos documentos. O programa utilizado na criação do catálogo da Escola sede é o “Bibliobase”. Na equipa da Biblioteca, são indicados como elementos responsáveis pela catalogação de documentos as professoras Margarida Mota e Anabela Pinto e a assistente operacional Marília Fernandes. 9
  10. 10. Manual de Procedimentos – Bibliotecas do Agrupamento de Lavra 14/15 2.3.1 – Catalogação de monografias 1 Referir-se-ão apenas as autorias principais, salvo se o co-autor vier mencionado na página de rosto: • a menção de edição será feita a partir da 1ª edição; • a ilustração só será mencionada quando for importante no documento; • só deve ser referido um local de edição e um editor. Na equipa da Biblioteca, são indicados, como elementos responsáveis pela catalogação de documentos, as professoras Margarida Mota e Anabela Pinto e a assistente operacional Marília Fernandes. 2.3.2 - Documentos áudio 2 Quando esta informatização for iniciada numa primeira fase, destacam-se os seguintes procedimentos: • é obrigatória a indicação geral da natureza do documento; • só se mencionará a edição a partir da 2ª; • só deve ser referido um local de edição e um editor; • é obrigatório mencionar a informação respeitante à colecção. Só na segunda fase de informatização do catálogo se discriminarão: 1 Consultar Anexo A 2 Os documentos áudio e vídeo ainda não começaram a ser inseridos no catálogo. 10
  11. 11. Manual de Procedimentos – Bibliotecas do Agrupamento de Lavra 14/15 - os títulos de cada um dos temas que compõem o documento; - os vários autores e intérpretes de trechos musicais, que devem ser exaustivamente mencionados, de modo a facilitar a pesquisa. 2.3.3 - Documentos vídeo Quando esta informatização for iniciada numa primeira fase, destacam-se os seguintes procedimentos: • deve dar-se indicação da natureza geral do documento; • é obrigatório mencionar o título original em nota (campo 304); • serão considerados autores principais o realizador e o produtor. Nos documentários científicos considerar-se-ão outros autores e os conselheiros técnicos; • só se indica a edição a partir da 2ª; • Só deve ser indicado um editor e um local de edição; • deve ser dada a informação que diz respeito à colecção. Só na segunda fase de informatização do catálogo se discriminarão exaustivamente de modo a facilitar a pesquisa: - realizadores, produtores, intérpretes, guionistas; - os vários autores e intérpretes de trechos musicais. 2.4 – Classificação Na classificação dos documentos é utilizada a Classificação Decimal Universal (CDU), cuja grande finalidade é facilitar a arrumação por assuntos ou por grandes áreas temáticas, contribuindo para optimizar a recuperação do documento. 11
  12. 12. Manual de Procedimentos – Bibliotecas do Agrupamento de Lavra 14/15 Para a classificação deve utilizar-se a CDU – Classificação Decimal Universal, que hierarquiza as áreas do conhecimento nas seguintes classes: 0 GENERALIDADES. ORGANIZAÇÃO. INFORMAÇÃO. DOCUMENTAÇÃO 1 FILOSOFIA. PSICOLOGIA 2 RELIGIÃO. TEOLOGIA 3 CIÊNCIAS SOCIAIS. DIREITO. ARTE E CIÊNCIA MILITARES. FORÇAS ARMADAS. CONSUMO. EDUCAÇÃO. ENSINO. ETNOGRAFIA. USOS E COSTUMES 5 MATEMÁTICA. CIÊNCIAS NATURAIS. FÍSICA. QUÍMICA. CIÊNCIAS BIOLÓGICAS EM GERAL. ANTROPOLOGIA. ECOLOGIA 6 CIÊNCIAS APLICADAS. MEDICINA. TECNOLOGIA 7 ARTE. DESPORTO. ARQUITECTURA. PINTURA. MÚSICA. CINEMA 8 LÍNGUA. LINGUÍSTICA. LITERATURA 9 GEOGRAFIA. BIOGRAFIAS. HISTÓRIA. MONOGRAFIAS 2.5 – Indexação Aguarda-se o catálogo interconcelhio para a indexação dos documentos sendo utilizados thesaurus ou listas de descritores e termos de indexação, de acordo com os conteúdos curriculares e o perfil dos nossos utilizadores, tendo em vista a resposta às suas pesquisas, por assunto. A indexação é uma das formas de descrição do conteúdo do documento; no entanto, distingue-se da classificação porque esta visa a organização do conhecimento, enquanto a 12
  13. 13. Manual de Procedimentos – Bibliotecas do Agrupamento de Lavra 14/15 indexação tem como objectivo permitir acessos múltiplos ao documento, de acordo com os assuntos nele focados. Trata-se aqui de escolher os termos que representam os conceitos contidos num documento e de seleccionar aqueles que se revelam pertinentes do ponto de vista do utilizador. Na análise das monografias deve recorrer-se a uma leitura superficial, uma vez que é impossível ler, na íntegra, todos os documentos que dão entrada na biblioteca. Nesta leitura ter- se-á em conta: • o título do documento; • a introdução (normalmente, é aí que o autor explica o que pretende com uma obra) e a conclusão (onde se explica, frequentemente, se os objectivos foram atingidos). 2.6- Cotação A cota é a notação que possibilita a identificação, arrumação e a rápida localização dos documentos na Biblioteca. É, por assim dizer, a morada do Documento. O código utilizado para arrumação nas estantes é o recomendado - Classificação Decimal Universal (CDU). A cotação consegue-se pela atribuição de uma notação alfanumérica que inclui referências à notação numérica da classe ou subclasse do conhecimento, representada na classificação e identificada previamente no documento, mais a utilização das três primeiras letras do apelido do autor e as três primeiras letras do título. Da sua combinação resulta a cota, a qual visa recuperar o documento e estabelecer uma ordem de arrumação. Nos casos em que o autor é uma colectividade, na cota colocar-se-á a sigla da instituição que a identifica (ex: OCDE Organização 13
  14. 14. Manual de Procedimentos – Bibliotecas do Agrupamento de Lavra 14/15 para a Cooperação e Desenvolvimento Económico). Terminado este processo de tratamento documental, o documento encontra-se em condições de ser arrumado e de se encontrar disponível para consulta. 2.7- Arrumação A arrumação dos documentos é efectuada com base na cota, utilizando a CDU. Estão arrumados por assunto e, dentro deste, por ordem alfabética do apelido do autor. Visto que os documentos se encontram em livre acesso, é de particular importância a sinalização das estantes/prateleiras. Etapas inerentes à operacionalização da arrumação: a) identificar os grandes temas dos documentos entrados, na Biblioteca, para a produção de títulos que servirão para sinalizar as estantes/prateleiras com as classes da CDU; b) as estantes devem ter a indicação das grandes classes da CDU mas, nas prateleiras só se criarão subclasses se o número de títulos existentes o justificar. A colocação dos livros nas estantes obedece ainda ao seguinte critério: da esquerda para a direita e de cima para baixo (em forma de Z). Quando há muitos títulos do mesmo autor, esses documentos serão colocados, preferencialmente, em prateleiras individuais identificadas com o nome do autor. 14
  15. 15. Manual de Procedimentos – Bibliotecas do Agrupamento de Lavra 14/15 Nota: Quanto ao material não livro, por razões de segurança, deverá ser implementada a estratégia de expor ao público, para livre manuseamento, os invólucros desses documentos, sem o conteúdo (miolo), estando este guardado para empréstimo quando solicitado. 2.8– Difusão da Informação A difusão da informação da BE decorrerá da seguinte forma:  disponibilização, logo que possível, de um atalho que permita o acesso ao catálogo online; 3  manutenção, igualmente, de uma etiqueta própria “Novidades” e/ou “Divulgação”, no blogue das Bibliotecas, “Letras à Espreita”, onde serão destacadas as novidades chegadas às bibliotecas, assim como informações e orientações importantes para os utilizadores;  manutenção de um expositor onde se poderão ver diversas informações, curiosidades e novidades;  divulgação das novas aquisições, através de exposição dos documentos em local sinalizado;  revisão e actualização da sinalética colocada nas estantes e nas prateleiras;  organização de um índice com as notações da CDU e as respectivas descrições;  produção de um guia de utilizador da BE a distribuir no início do ano lectivo aos novos utilizadores do espaço das BE. 3 Esta difusão só será possível após a implementação do catálogo concelhio, diligência que está a ser efectuada no presente ano lectivo. 15
  16. 16. Manual de Procedimentos – Bibliotecas do Agrupamento de Lavra 14/15 2.9 – O Arquivo O arquivo dos documentos reger-se-á pelas regras descritas no Plano de Desenvolvimento da Colecção nos pontos relativos ao “Abate e desbaste da colecção” e à “Preservação”. As publicações periódicas são conservadas por um período de um ano, em depósito, para posterior recolha dos artigos relevantes a incluir nos dossiês temáticos. Os semanários serão eliminados anualmente, seguindo o mesmo critério de recolha de artigos. Os jornais diários serão guardados durante um mês, seguindo-se o mesmo processo de recolha de artigos pertinentes a incluir nos dossiês temáticos, após o que serão eliminados. 2.10 – Recortes para dossiês temáticos Os dossiês temáticos a disponibilizar aos utilizadores na biblioteca poderão conter artigos que vão saindo na imprensa, fotocópias de parte de um documento considerado importante para uma dada temática; recompilação de materiais complementares (ex: folhetos, desdobráveis...). O tratamento da informação que se vai recolhendo faz-se mediante a selecção de assuntos pertinentes para o currículo, para a cultura geral, ou para o interesse dos utilizadores, tendo, ainda, em conta os temas aglutinadores do Projecto Educativo. Adoptar-se-ão os seguintes procedimentos: • delimitar os assuntos a serem tratados e criar ou incluir (n)os respectivos dossiês temáticos; • seleccionar os artigos que vão surgindo em jornais e revistas (atenção à diversidade de opiniões); 16
  17. 17. Manual de Procedimentos – Bibliotecas do Agrupamento de Lavra 14/15 • recortar, aproveitar as folhas do jornal ou revistas que vão ser abatidas ou fotocopiar, quando sejam para conservar; • identificar a fonte, nome do jornal / revista / entidade …, e a data da publicação; • dentro de cada dossiê, organizar os artigos cronologicamente, do mais antigo para o mais recente; • organizar ou actualizar um índice de que constará o número sequencial do documento, o título, o autor e a proveniência. 17
  18. 18. Manual de Procedimentos Anexo A Campo ISBD Campo UNIMARC Aplicação Facul. / Obrig Observações ISBN 010 O Sempre que exista $a; $z Depósito Legal 021 F Caso não se consiga identificar o ISBN e exista depósito legal, o preenchimento deve tornar- se obrigatório Língua de publicação 101 O $a; $c ( caso seja uma tradução); outros dólares caso se trate de “ Monografias com várias traduções” País de Publicação 102 O $a; $b Título e menção de responsabilidade 200 O Os subcampos obrigatórios são $a (título próprio), $d ( paralelo), $e (complemento de título). Subcampos obrigatórios da menção de responsabilidade: $f; $g Edição 205 O Preenche-se sempre, mesmo quando se trata da 1.ª ed. Publicação 210 O Só os subcampos $a; $c e $d. Quando não existem dados relativos à edição, mas apenas à impressão, os subcampos passam a ser: $e; $g; $h a seguir a [s.l., s.n., s.d.] e dentro de () Colação/ descrição física 215 O Só os subcampos $a e $c Colecção 225 O Só os subcampos $a e $v
  19. 19. Manual de Procedimentos – Bibliotecas do Agrupamento de Lavra 14/15 Campo ISBD Campo UNIMARC Aplicação Facul. / Obrig Observações Bloco de notas 300 O 300 para as notas gerais; 304 para as notas ao título original caso se trate de uma tradução; Indexação / Classificação 600 O Obrigatório o campo 606 (assunto). A desenvolver como indicado em política de indexação. Obrigatório o campo 675 $a; $v e $ z Bloco 700 700 O Apenas o 700 (responsabilidade principal) 701 ( co-responsabilidade) e 702 ( responsabilidade secundária) escolhendo sempre a forma invertida e seguidos do código de função $4. Caso se trate de uma colectividade preenche-se o campo 710, 711 e 712 Bloco 800 800 O Campo 801: $a e $b Campo 966 966 O Subcampos: $a; $c; $d; $l (EB 2,3 Dr. J.D.S.) $s (nº de registo) $ c ( nº de exemplares existentes) $6 e $9 19

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