Les différents types de comportement en reunion

1. ANIMATION DE REUNIONS Travailler en équipe, en groupe, c’est travailler sur l’équipe, le groupe, avant de travailler sur des tâches.

2. ANIMATION DE REUNIONS QUE FAIRE ? J’ai à partager … une information J’ai à résoudre … un problème J’ai à prendre … une décision J‘ai à faire … un choix J’ai à … etc. … OK ! Je peux faire une REUNION mais ATTENTION ! Il existe peut-être d’autres SOLUTIONS ! ……… J’AI ETUDIE TOUTES LES AUTRES POSSIBILITES, C’ESTLA REUNION QUI S’IMPOSE.

3. LES REUNIONS DE TRAVAIL SOMMAIRE 1. QUELQUES DEFINITIONS 2. LES OUTILS DE LA REUNION • Les types de réunions • La préparation de la réunion • Les supports d’animation • Quelques techniques d’animation 3. LES ATTITUDES A ADOPTER • Observer • Adapter son attitude

4. LES REUNIONS DE TRAVAIL QUELQUES DEFINITIONS BRAINSTORMING Technique de réflexion, de création et de recherche collective. Mise en commun des idées et des suggestions des membres d’un groupe. Pas d’opposition ni critique à l’égard des propositions exprimées. Le tri et la critique se font ultérieurement. Application : aussi bien dans le champ de la conception originale que pour l’amélioration ou la recherche de solutions aux problèmes les plus divers.

5. LES REUNIONS DE TRAVAIL QUELQUES DEFINITIONS REUNION D’INFORMATION ASCENDANTE Recueillir des informations, des opinions, des ressentis ou des idées à propos d’une situation donnée. Celles-ci remontent des participants vers l’animateur. Dans ce type de réunions, il vaut mieux éviter d’être trop directif ou d’orienter les informations à recueillir.

6. LES REUNIONS DE TRAVAIL QUELQUES DEFINITIONS REUNION D’INFORMATION DESCENDANTE Transmettre une information et s’assurer qu’elle est bien comprise. Les participants sont essentiellement auditeurs, ils peuvent poser des questions mais il y a peu de discussion.

7. LES REUNIONS DE TRAVAIL QUELQUES DEFINITIONS REGULER Communiquer sur ce qui se passe dans la relation entre plusieurs personnes. A partir d’indicateurs observés l’animateur va réguler ces situations où les interlocuteurs ne s’expriment pas directement, clairement ou verbalement. Il va interroger sur ce qui se passe et aider celles-ci à améliorer la compréhension de chacun. En cas de conflit, il utilisera la reformulation : comprendre que l’expression de chacun a été entendue comprendre que les différences de points de vue sont possibles.

8. LES OUTILS DE LA REUNION LES TYPES DE REUNIONS REUNION D’INFORMATION DESCENDANTE Transmettre une information et s’assurer de sa compréhension Animateur Participant Flux d’information L’animateur informe un groupe de personnes sur une procédure ou un projet ; les participants, peuvent poser des questions, se faire préciser quelques points mais discutent peu. Pour être vivante, l’information se transmet avec plusieurs types de supports ; il est souhaitable d’impliquer les collaborateurs Une réunion descendante trop directive peut faire naître des réactions ‘rebelles’ ou ‘déraper’ en réunion débat.

9. LES OUTILS DE LA REUNION LES TYPES DE REUNIONS REUNION D’INFORMATION ASCENDANTE Recueillir des informations, des opinions, ou des idées à propos d’une situation donnée. Animateur Participant Flux d’information Les participants expriment leur point de vue, leurs besoins et leurs difficultés. Ce type de réunion permet de faire le point sur une situation et prendre le recul nécessaire pour la prise de décision Définir clairement les règles du jeu, noter tout ce qui est dit, tenir informé des suites de la réunion. Eviter d’être trop directif, ne pas orienter les informations à recueillir, ne pas émettre d’avis

10. LES OUTILS DE LA REUNION LES TYPES DE REUNIONS REUNION D’EQUIPE Traiter les situations courantes d’une équipe ; faire le point sur les situations à venir. Animateur Participant Echange libre L’animateur réunit les membres de son équipe. Les participants sont actifs ; la discussion est libre mais guidée L’animateur facilite l’expression et donne les moyens de participer activement. Il doit recadrer sur l’objectif quand les discussions ou anecdotes se multiplient. Ces réunions traînent souvent en longueur, l’animateur doit veiller à la productivité. Le caractère régulier de ces réunions peut entrainer la lassitude.

11. LES OUTILS DE LA REUNION LES TYPES DE REUNIONS REUNION DE CREATIVITE Liste des idées produites Générer un nombre important d’idées en utilisant la dynamique de créativité du groupe pour résoudre un problème. Animateur Participant Flux d’information Echange libre La discussion est libre mais respecte des critères : les participants sont actifs mais écoutent, ils ne coupent pas la parole aux autres ; l’animateur : note les idées, synthétise le travail à la fin. Poser le règles du jeu dès le départ : chacun s’exprime en vrac, sans censure. Les idées sont classées dans un second temps seulement. La réunion de créativité n’est pas appropriée pour traiter de problèmes de jugement, s’il y a des choix à faire ou des décisions à prendre.

12. LES OUTILS DE LA REUNION LA PREPARATION DE LA REUNION MEMENTO DES QUESTIONS A POSER Pour organiser votre réunion de manière efficace, il est nécessaire de se poser les questions suivantes : QUI ? Quelles personnes, pour quel rôle ? QUOI ? De quoi va-t-on parler ? OU ? Dans quel lieu ? Dans quelle salle ? QUAND ? A quelle heure ? Quelle date ? Combien de temps ? COMMENT ? Avec quels documents et quels supports ? POURQUOI ? Pour faire quoi ? Pour obtenir quel résultat ? Quel est l’intérêt ? ASTUCE : pour mémoriser retenez l’outil Q Q O Q C P

13. LES OUTILS DE LA REUNION LA PREPARATION DE LA REUNION L’INVITATION L’invitation permet d’exprimer vos attentes des participants. Indiquez : • pourquoi le thème de la réunion a été choisi, quel est sont intérêt • en quoi la personne est concernée, ASTUCE A MEMORISER Que trouve-t-on sur l’invitation ? • Ordre du jour • Objectif(s) • Lieu • Horaires • Liste des participants • Date • Documents préparatoires Pour préparer une réunion, il est nécessaire d’apporter toutes les informations sur le sujet à traiter. Il est recommandé de joindre les documents de travail à l’invitation. Envoyez l’invitation suffisamment à l’avance pour permettre aux participants de se rendre disponibles et de réfléchir aux points à traiter.

14. LES OUTILS DE LA REUNION LA PREPARATION DE LA REUNION CHECK LIST DU MATÉRIEL À PRÉPARER. En fonction de l’activité prévue et des besoins de la réunion, vous vérifiez que la salle peut accueillir le matériel suivant : Activité prévue Points à vérifier OK Prendre des notes Tableau, feutres pour tableau blanc et papier, recharge de papier (paperboard) Afficher des plans et des documents Système d’affichage adapté : aimants, punaises, adhésif … Projeter des transparents Disponibilité et état du matériel (rétroprojecteur), branchement, écran ou mur blanc Projeter un film, des diapositives Possibilité de faire l’obscurité, disponibilité et état du matériel (vidéoprojecteur, écran, …), branchement, écran ou mur blanc Utiliser un support audio, vidéo Vérifier l’obscurité, le matériel et les branchements, compatibilité des matériels Prendre des notes, étudier des dossiers Tables adéquates, espace individuel suffisant … … …

15. LES OUTILS DE LA REUNION LES SUPPORTS D’ANIMATION LE PAPERBOARD Ecrivez lisiblement ; attention à la taille des caractères Adaptez une position décalée sur le côté Evitez les fautes d’orthographe Expliquez les abréviations Utilisez différentes couleurs Notez les idées ou les mots clés Ecrivez puis retournez-vous vers le public pour leur parler Sachez déplacer le paperboard Evitez de préparer les feuilles sauf la page de garde, objectif et plan Structurez et titrez chaque page

16. LES OUTILS DE LA REUNION LES SUPPORTS D’ANIMATION LE VIDÉOPROJECTEUR PREPARATION MATERIELLE • vérifier la connexion avec le PC • prévoyez un support de projection • vérifier la luminosité dans la salle (rideaux …) • vérifiez le fonctionnement du matériel ; réglez la distance pour la projection • vérifiez s’il y a une ampoule de rechange PREPARATION DU DIAPORAMA • préférez un fond sombre pour une projection, clair pour l’impression • en haut de chaque diapositive, disposez les titres des parties ou des sous-parties • gardez la même police de caractère durant toute la présentation • préférez les animations sobres • uniformisez les styles de transitions des diapositives • préférez une animation non minutée • prévoyez une diapositive de mise en veille

17. LES OUTILS DE LA REUNION LES SUPPORTS D’ANIMATION LE RETROPROJECTEUR • Prévoyez un support de projection ou un mur blanc • Vérifiez qu’il n’y a pas de problème de luminosité dans la salle (rideaux …) • Vérifiez le bon fonctionnement du matériel et réglez la distance nécessaire pour la projection • Vérifiez si il y a une ampoule de rechange • Réglez la place et la loupe • Structurez les transparents en inscrivant les idées clés : peu de texte • Découvrez le document au fur et à mesure • Laissez le temps nécessaire à la lecture du document • Montrez le document à partir de l’appareil ou utilisez une baguette vers l’écran (un pointeur laser …) • Optimisez la participation de chacun • Eteignez le rétroprojecteur dès que possible

18. LES OUTILS DE LA REUNION LES TECHNIQUES D’ANIMATION LA TECHNIQUE DES POST-IT Favoriser l’échange Construire rapidement une réflexion en faisant produire au maximum tous les participants 1.OBJECTIFS LA TECHNIQUE DES POST-IT 5.MATERIEL 4.PRECAUTIONS 3.CAS D’UTILISATION 2.METHODE 1.OBJECTIFS

19. LES OUTILS DE LA REUNION LES TECHNIQUES D’ANIMATION LA TECHNIQUE DES POST-IT Le travail est fini quand plus personne ne bouge de post-it. L’animateur isole ceux Chacun va déposer ses post-it. qui peuvent poser problème. Personne ne parle. Chacun peut décaler les post-it des autres pour les ordonner, les classer par thème … 1.OBJECTIFS LA TECHNIQUE DES POST-IT 5.MATERIEL 4.PRECAUTIONS 3.CAS D’UTILISATION 2.METHODE 2. METHODE L’animateur écrit le sujet de la réflexion, puis distribue les post-it. Seul ou en sous-groupe, chacun réfléchit et écrit un élément de réponse par post-it Synthèse : l’animateur s’appuie sur le groupe pour formaliser les grands thèmes qui ressortent. Il peut compléter ou questionner le groupe si des éléments sont manquants.

20. LES OUTILS DE LA REUNION LES TECHNIQUES D’ANIMATION LA TECHNIQUE DES POST-IT 1.OBJECTIFS LA TECHNIQUE DES POST-IT 5.MATERIEL 4.PRECAUTIONS 3.CAS D’UTILISATION 2.METHODE 3. CAS D’UTILISATION Cette technique peut s’utiliser avec un groupe nombreux : proposer au groupe de sélectionner les 3 ou 4 idées les plus importantes pour cerner les plus essentielles, les priorités d’action. Cette technique est intéressante car elle peut faire participer tout le monde. Elle convient aussi pour un groupe de travail

21. LES OUTILS DE LA REUNION LES TECHNIQUES D’ANIMATION LA TECHNIQUE DES POST-IT 1.OBJECTIFS LA TECHNIQUE DES POST-IT 5.MATERIEL 4.PRECAUTIONS 3.CAS D’UTILISATION 2.METHODE 4. PRECAUTIONS Ecrire clairement le sujet de réflexion. Sans se parler, les participants peuvent déplacer des post-it, à condition de faire l’effort de comprendre la logique de classement.

22. LES OUTILS DE LA REUNION LES TECHNIQUES D’ANIMATION LA TECHNIQUE DES POST-IT 1.OBJECTIFS LA TECHNIQUE DES POST-IT 5.MATERIEL 4.PRECAUTIONS 3.CAS D’UTILISATION 2.METHODE 5. MATERIEL

23. LES OUTILS DE LA REUNION LES TECHNIQUES D’ANIMATION LE SCHEMA HEURISTIQUE Structurer les informations comme dans notre cerveau. Faciliter la mémorisation 1.OBJECTIFS LE SCHEMA HEURISTIQUE 5.MATERIEL 4.PRECAUTIONS 3.CAS D’UTILISATION 2.METHODE 1.OBJECTIFS Favoriser la créativité par associations d’idées

24. LES OUTILS DE LA REUNION LES TECHNIQUES D’ANIMATION LE SCHEMA HEURISTIQUE Pour chaque mot, ajouter les mots associés Noter autour tous les mots associés comme des branches 1.OBJECTIFS 5.MATERIEL 4.PRECAUTIONS ORDINATEUR TUTORAT 3.CAS D’UTILISATION 2.METHODE 2. METHODE Dans une bulle au centre, noter l’idée principale LE SCHEMA HEURISTIQUE FORMATION AIDE EN LIGNE A DISTANCE CONTINUE INITIALE LIEU

25. LES OUTILS DE LA REUNION LES TECHNIQUES D’ANIMATION LE SCHEMA HEURISTIQUE 1.OBJECTIFS LE SCHEMA HEURISTIQUE 5.MATERIEL 4.PRECAUTIONS 3.CAS D’UTILISATION 2.METHODE 3. CAS D’UTILISATION L’animateur s’appuie sur cet outil pour synthétiser et structurer les idées,

26. LES OUTILS DE LA REUNION LES TECHNIQUES D’ANIMATION LE SCHEMA HEURISTIQUE 1.OBJECTIFS LE SCHEMA HEURISTIQUE 5.MATERIEL 4.PRECAUTIONS 3.CAS D’UTILISATION 2.METHODE 4. PRECAUTIONS Utiliser des couleurs différentes, des images ou des symboles peut aider à se représenter la situation, à la mémoriser. S ‘appuyer sur le groupe pour établir l’arborescence. Utiliser des surligneurs pour repérer facilement deux ou trois mots capitaux sur la ‘carte’

27. LES OUTILS DE LA REUNION LES TECHNIQUES D’ANIMATION LE SCHEMA HEURISTIQUE 1.OBJECTIFS LE SCHEMA HEURISTIQUE 5.MATERIEL 4.PRECAUTIONS 3.CAS D’UTILISATION 2.METHODE 5. MATERIEL

28. LES OUTILS DE LA REUNION LES TECHNIQUES D’ANIMATION LE TOUR DE TABLE Echanger les ressentis Favoriser la réflexion individuelle 1.OBJECTIFS LE TOUR DE TABLE 5.MATERIEL 4.PRECAUTIONS 3.CAS D’UTILISATION 2.METHODE 1.OBJECTIFS Obtenir un feed-back de chaque participant

29. LES OUTILS DE LA REUNION LES TECHNIQUES D’ANIMATION LE TOUR DE TABLE … soit dans l’ordre : chacun apporte un élément de réponse sans répéter ce qui a déjà été dit. L’animateur interroge chacun : soit dans le désordre … 1.OBJECTIFS LE TOUR DE TABLE 5.MATERIEL 4.PRECAUTIONS 3.CAS D’UTILISATION 2.METHODE 2. METHODE L’animateur note le thème de la réflexion, chacun réfléchit seul quelques minutes et écrit ses idées sur une feuille. Le tour est terminé quand tous les éléments ont été apportés. L’animateur synthétise (en créant éventuellement un schéma heuristique)

30. LES OUTILS DE LA REUNION LES TECHNIQUES D’ANIMATION LE TOUR DE TABLE 1.OBJECTIFS LE TOUR DE TABLE 5.MATERIEL 4.PRECAUTIONS 3.CAS D’UTILISATION 2.METHODE 3. CAS D’UTILISATION Le tour de table est à utiliser comme outil d’expression de tous, de synthèse et de co-décision.

31. LES OUTILS DE LA REUNION LES TECHNIQUES D’ANIMATION LE TOUR DE TABLE 1.OBJECTIFS Si la taille du groupe est importante, organiser des sous-groupes LE TOUR DE TABLE 5.MATERIEL 4.PRECAUTIONS 3.CAS D’UTILISATION 2.METHODE 4. PRECAUTIONS L’animateur écrit clairement le thème de réflexion ou la question. L’animateur s’assure que chacun s’exprime si le tour de table se fait sans ordre précis.

32. LES OUTILS DE LA REUNION LES TECHNIQUES D’ANIMATION LE TOUR DE TABLE 1.OBJECTIFS LE TOUR DE TABLE 5.MATERIEL 4.PRECAUTIONS 3.CAS D’UTILISATION 2.METHODE 5. MATERIEL

33. LES OUTILS DE LA REUNION LES TECHNIQUES D’ANIMATION LE TOUR DE LA QUESTION Prendre conscience et réfléchir à des sujets suscités par le groupe. S’inspirer de l’avis des autres pour se forger sa propre opinion, prendre une décision. 1.OBJECTIFS LE TOUR DE LA QUESTION 5.MATERIEL 4.PRECAUTIONS 3.CAS D’UTILISATION 2.METHODE 1.OBJECTIFS Favoriser l’écoute. S’ouvrir à d’autres expériences, d’autres opinions.

34. LES OUTILS DE LA REUNION LES TECHNIQUES D’ANIMATION LE TOUR DE LA QUESTION Les feuilles circulent de l’un à l’autre, chacun ajoute précision ou commentaire. Chacun passe la feuille à son voisin qui écrit la solution qui lui semble la mieux adaptée. 1.OBJECTIFS LE TOUR DE LA QUESTION 5.MATERIEL 4.PRECAUTIONS 3.CAS D’UTILISATION 2.METHODE Chacun écrit sur une feuille une 2. METHODE situation portant sur un problème quotidien. La feuille revient à son point de départ. Le questionneur peut se forger une opinion et la présenter au groupe.

35. LES OUTILS DE LA REUNION LES TECHNIQUES D’ANIMATION LE TOUR DE LA QUESTION 1.OBJECTIFS LE TOUR DE LA QUESTION 5.MATERIEL 4.PRECAUTIONS 3.CAS D’UTILISATION 2.METHODE 3. CAS D’UTILISATION Faire le tour de la question permet de traiter des situations bloquantes (comportementales, de managements , de gestion de groupe). C’est un bon moyen pour réfléchir à des situations délicates qui concernent les participants au quotidien.

36. LES OUTILS DE LA REUNION LES TECHNIQUES D’ANIMATION LE TOUR DE LA QUESTION 1.OBJECTIFS Demander de plier la feuille avant de la passer au voisin pour éviter l’influence des réponses précédentes. LE TOUR DE LA QUESTION 5.MATERIEL 4.PRECAUTIONS 3.CAS D’UTILISATION 2.METHODE Adopter un rythme rapide : 3 4. PRECAUTIONS minutes par question. Limiter la taille du groupe : 10 personnes maximum. Au-delà, organiser des sous-groupes.

37. LES OUTILS DE LA REUNION LES TECHNIQUES D’ANIMATION LE TOUR DE LA QUESTION 1.OBJECTIFS LE TOUR DE LA QUESTION 5.MATERIEL 4.PRECAUTIONS 3.CAS D’UTILISATION 2.METHODE 5. MATERIEL

38. LES OUTILS DE LA REUNION LES TECHNIQUES D’ANIMATION LE GROUPE CUMULE Réaliser une synthèse et prendre une décision collective. Traiter rapidement une question en faisant produire au maximum TOUS les participants. 1.OBJECTIFS LE GROUPE CUMULE 5.MATERIEL 4.PRECAUTIONS 3.CAS D’UTILISATION 2.METHODE 1.OBJECTIFS Réaliser un consensus en partant des avis de chacun. Favoriser l’échange.

39. LES OUTILS DE LA REUNION LES TECHNIQUES D’ANIMATION LE GROUPE CUMULE Par quatre : les deux sous-groupes formalisent chacun leur synthèse sur une page de paperboard. En binôme : on met en commun les positions de chacun et on élabore un consensus. 1.OBJECTIFS LE GROUPE CUMULE 5.MATERIEL 4.PRECAUTIONS 3.CAS D’UTILISATION 2.METHODE 2. METHODE Seul : chacun rédige une synthèse personnelle à partir de la question posée. La synthèse : chaque synthèse est présentée à l’ensemble du groupe pour adopter une décision commune.

40. LES OUTILS DE LA REUNION LES TECHNIQUES D’ANIMATION LE GROUPE CUMULE 1.OBJECTIFS LE GROUPE CUMULE 5.MATERIEL 4.PRECAUTIONS 3.CAS D’UTILISATION 2.METHODE 3. CAS D’UTILISATION Travailler avec un groupe nombreux pour produire un travail commun. Pour que les participants s’approprient la décision finale sur laquelle ils devront travailler après. La production est rapide. Les échanges sont riches. Cette technique peut dynamiser le groupe aux moments difficiles de la journée.

41. LES OUTILS DE LA REUNION LES TECHNIQUES D’ANIMATION LE GROUPE CUMULE 1.OBJECTIFS LE GROUPE CUMULE 5.MATERIEL 4.PRECAUTIONS 3.CAS D’UTILISATION 2.METHODE La consigne de l’exercice est 4. PRECAUTIONS écrite et claire. Pour chaque phrase, demander à un représentant du sous-groupe de se déplacer. Laisser un temps pour une lecture croisée de tous les documents ; cocher les points d’accord, de désaccord. Le rythme est rapide : 5 à 10 minutes par phrase. Pour la phrase de synthèse finale, se placer debout devant un paperboard. N’expliquer la méthode de travail qu’étape par étape : la première phrase serait bâclée.

42. LES OUTILS DE LA REUNION LES TECHNIQUES D’ANIMATION LE GROUPE CUMULE 1.OBJECTIFS LE GROUPE CUMULE 5.MATERIEL 4.PRECAUTIONS 3.CAS D’UTILISATION 2.METHODE 5. MATERIEL

43. LES OUTILS DE LA REUNION LES TECHNIQUES D’ANIMATION LE BRAINSTORMING 1.OBJECTIFS LE BRAINSTORMING 5.MATERIEL 4.PRECAUTIONS 3.CAS D’UTILISATION 2.METHODE 1.OBJECTIFS Favoriser l’émergence d’idées nouvelles. S’ouvrir sur toutes les idées sans limite à l’imagination.

44. LES OUTILS DE LA REUNION LES TECHNIQUES D’ANIMATION LE BRAINSTORMING L’animateur et le groupe classent ensemble les idées par grands thèmes. Bien identifier et isoler les idées qui ne font pas L’animateur écrit au fur et à mesure l’unanimité. TOUTES les idées. Quand le groupe s’essouffle, l’animateur relit à haute voix les idées émises ce qui restimule la créativité. 1.OBJECTIFS 5.MATERIEL 4.PRECAUTIONS 3.CAS D’UTILISATION 2.METHODE 2. METHODE L’animateur écrit le sujet de la réflexion. Chacun s’exprime sans ordre précis et donne ses idées en vrac. L’animateur synthétise le travail effectué. LE BRAINSTORMING

45. LES OUTILS DE LA REUNION LES TECHNIQUES D’ANIMATION LE BRAINSTORMING 1.OBJECTIFS 5.MATERIEL Il est possible d’utiliser un schéma heuristique ou des post-it pour synthétiser les idées 4.PRECAUTIONS 3.CAS D’UTILISATION 2.METHODE 3. CAS D’UTILISATION Laisser libre court à la créativité : toute réunion où l’on recherche la nouveauté ou une réponse à une question donnée. LE BRAINSTORMING

46. LES OUTILS DE LA REUNION LES TECHNIQUES D’ANIMATION LE BRAINSTORMING 1.OBJECTIFS Ni critique, ni jugement. LE BRAINSTORMING 5.MATERIEL 4.PRECAUTIONS 3.CAS D’UTILISATION 2.METHODE Toutes les idées sont à noter. 4. PRECAUTIONS Ne pas les commenter. Dans un second temps seulement, faire la synthèse et discuter. L’animateur expose les règles du jeu : participer et écouter, ne pas couper la parole afin que chaque idée soit entendue et prise en compte.

47. LES OUTILS DE LA REUNION LES TECHNIQUES D’ANIMATION LE BRAINSTORMING 1.OBJECTIFS 5.MATERIEL 4.PRECAUTIONS 3.CAS D’UTILISATION 2.METHODE 5. MATERIEL LE BRAINSTORMING

48. LES OUTILS DE LA REUNION LE COMPTE RENDU DE REUNION LE BRAINSTORM ING

49. LES OUTILS DE LA REUNION LE COMPTE RENDU DE REUNION Un outil de management et de communication au service du manager 2 types de compte rendu de réunion interne entreprise Le compte rendu descriptif qui rapporte de manière précise les avis échangés, les points abordés et les décisions prises lors d’une réunion. Le compte rendu opérationnel qui permet de conserver la trace des éléments importants d’une réunion, de préciser les décisions qui ont été prises et les actions à mener à court et moyen terme.

50. LES OUTILS DE LA REUNION LE COMPTE RENDU DE REUNION Le compte rendu opérationnel a plusieurs utilités : Lors de la préparation d’une réunion En cours de réunion Durant l’animation en réunion

51. LES OUTILS DE LA REUNION LE COMPTE RENDU DE REUNION C’est enfin, lorsqu’il est précis et suivi, un outil de management efficace car il permet : - De réaliser un suivi opérationnel en entretien individuel ou lors de réunions, - De discuter de l’avancement des projets qui nécessitent un travail en commun de plusieurs services. - De s’informer des difficultés de fonctionnement et améliorer l’organisation de l’entreprise.

52. LES OUTILS DE LA REUNION LE COMPTE RENDU DE REUNION La structure du compte rendu • Être facilement identifiable • Présenter les personnes présentes, et celles excusées. • Reprendre l’ensemble des discussions • Formuler des informations (le cas échéant) dans un tableau : la méthode QQOQCCP • Anticiper la prochaine réunion

53. LES ATTITUDES A ADOPTER EN FONCTION DES COMPORTEMENTS INDIVIDUELS CONSTATES Une réunion met en présence différents types de personnalités auxquelles l’animateur devra s’adapter. Dans cette section Vous allez apprendre quelle attitude adopter face à certains comportements individuels observés. OBSERVER Les comportements des participants ADAPTER Son attitude en tant qu’animateur.

54. LES ATTITUDES A ADOPTER EN FONCTION DES COMPORTEMENTS INDIVIDUELS CONSTATES Qui n’a pas connu en réunion les cas du bavard, du timide ou du mécontent ? Comment réagir en tant qu’animateur ? Tout d’abord, l’animateur devra être vigilant en observant les attitudes verbales et non verbales de chacun. Cette observation va permettre d’adapter son comportement et ses propres attitudes. Maintenant, nous allons tester ce qui est observable dans une réunion en terme de comportement Les différents types d’attitudes évoqués dans les pages suivantes sont plus ou moins marquées selon les personnes.

55. LES ATTITUDES A ADOPTER EN FONCTION DES COMPORTEMENTS INDIVIDUELS CONSTATES OBSERVER Voici neuf principaux types de comportements en réunion. Le bavard L’agressif Le passif Le comique Le critique négatif Le boudeur Le ‘mauvaise foi’ Le timide Le leader positif

56. LES ATTITUDES A ADOPTER EN FONCTION DES COMPORTEMENTS INDIVIDUELS CONSTATES OBSERVER Pouvez-vous faire correspondre un type de comportement à chaque descriptif présenté ? Descriptif N°1 Il laisse les autres s’exprimer, est toujours d’accord, ne s’implique pas Descriptif N°2, Il n’écoute pas, monopolise la parole, fait des apartés, ce qui rallonge son temps de parole sans être utile Descriptif N°3, Il sait tout et veut répondre à toutes les questions ; souvent à l’aise, il aime coopérer. Descriptif N°4, Il sait tout ; dénigre, juge et critique ; teste, cherche à déstabiliser ; prend le groupe à témoin ; n’apporte pas de solution. Descriptif N°5, Il plaisante sur tout ; séduit, récupère l’attention ; déconcentre ; s’égare Descriptif N°6, Il attaque, provoque ; dévalorise, cherche des reproches ; s’oppose ; ironise. Descriptif N°7 Il refuse d’écouter ; pose de fausses questions ; répond à côté de la question, la contourne Descriptif N°8, Il n’ose prendre la parole ; ne dit pas ce qu’il pense ; se fait aussi discret que possible. Descriptif N°9, Il joue l’indifférence ; se met en retrait par désaccord ; ne parle pas beaucoup.

57. LES ATTITUDES A ADOPTER EN FONCTION DES COMPORTEMENTS INDIVIDUELS CONSTATES OBSERVER Les résultats. Descriptif Les type de comportement N°1 Le passif N°2 Le bavard N°3 Le leader positif N°4 Le critique négatif N°5 Le comique N°6 L’agressif N°7 Le ‘mauvaise foi’ N°8 Le timide N°9 Le boudeur Reprenons les différents comportements observés en réunion.

58. LES ATTITUDES A ADOPTER EN FONCTION DES COMPORTEMENTS INDIVIDUELS CONSTATES OBSERVER Etudions maintenant en détail deux types de comportements : Le Passif Le critique négatif Nous verrons plus sommairement les autres types

59. LES ATTITUDES A ADOPTER EN FONCTION DES COMPORTEMENTS INDIVIDUELS CONSTATES OBSERVER Le Passif Ce que j’observe Il laisse les autres s’exprimer Il est toujours d’accord Il ne s’implique pas

60. LES ATTITUDES A ADOPTER EN FONCTION DES COMPORTEMENTS INDIVIDUELS CONSTATES OBSERVER Le Passif Pourquoi passif ? Plusieurs raisons peuvent expliquer ce comportement : • Soit il est peu motivé • Soit il a peur d’être jugé ou d’être incompris • Soit il a peur de s’engager.

61. LES ATTITUDES A ADOPTER EN FONCTION DES COMPORTEMENTS INDIVIDUELS CONSTATES OBSERVER Le Passif Quels sont les risques si l’animateur le laisse faire ? Il risque de ralentir les autres. Il risque d’être un parasite, c’est-à-dire devenir dépendant du groupe et profiter des autres participants sans rien apporter en retour. Examinons maintenant le critique négatif.

62. LES ATTITUDES A ADOPTER EN FONCTION DES COMPORTEMENTS INDIVIDUELS CONSTATES OBSERVER Le critique négatif Ce que j’observe Il sait tout Il dénigre, juge et critique Il teste, cherche à déstabiliser Il prend le groupe à témoin Il n’apporte pas de solution.

63. LES ATTITUDES A ADOPTER EN FONCTION DES COMPORTEMENTS INDIVIDUELS CONSTATES OBSERVER Le critique négatif Pourquoi critique négatif ? Plusieurs raisons peuvent expliquer ce comportement : • Il a besoin d’être reconnu • Il est probablement négatif avec lui-même • Il veut montrer que lui aussi peut prendre le groupe en main • Ou il n’accepte pas la confrontation.

64. LES ATTITUDES A ADOPTER EN FONCTION DES COMPORTEMENTS INDIVIDUELS CONSTATES Le critique négatif Quels sont les risques si l’animateur le laisse faire ? Le critique négatif peut entraîner le groupe dans la passivité. OBSERVER Maintenant, voyons comment l’animateur peut adapter son attitude en réponse aux comportements préalablement observés.

65. LES ATTITUDES A ADOPTER EN FONCTION DES COMPORTEMENTS INDIVIDUELS CONSTATES ADAPTER SON ATTITUDE Après avoir observé un comportement individuel gênant, l’animateur peut en évaluer les raisons et ainsi s’adapter afin de faire évoluer la situation : Voyons comment l’animateur peut s’adapter aux deux comportements préalablement observés : Le Passif Le critique négatif

66. LES ATTITUDES A ADOPTER EN FONCTION DES COMPORTEMENTS INDIVIDUELS CONSTATES ADAPTER SON ATTITUDE LE PASSIF Comment l’animateur peut réagir ? Pour qu’il se sente concerné : L’impliquer, ne jamais la laisser de côté. Pour le mettre en situation de de participer : - Lui poser des questions fermées et ciblées - Lui faire remarquer sa passivité - Faire circuler l’énergie : si le groupe devient passif, faire changer de place, diviser en sous-groupes.

67. LES ATTITUDES A ADOPTER EN FONCTION DES COMPORTEMENTS INDIVIDUELS CONSTATES ADAPTER SON ATTITUDE LE CRITIQUE NÉGATIF Comment l’animateur peut réagir ? Aider la personne à positiver : - En retenant ce qui est vrai dans ses critiques car cette personne a besoin d’être reconnue - En lui faisant accompagner chaque critique par une remarque positive Demander des faits précis, objectifs et argumentés. Eviter de jouer son jeu en valorisant ou en dévalorisant son fonctionnement : la personne est souvent négative avec elle-même. Eviter de perdre son calme car elle ne supporte pas la confrontation

68. LES ATTITUDES A ADOPTER EN FONCTION DES COMPORTEMENTS INDIVIDUELS CONSTATES ADAPTER SON ATTITUDE LE BAVARD Plusieurs attitudes possibles : • il n’écoute pas, monopolise la parole fait des apartés Plusieurs raisons possibles : • Il a peur du silence, ne mémorise pas bien, veut imposer son point de vue, veut avoir le dernier mot Plusieurs réactions possibles : Bavard connu ou repéré : le nommer secrétaire de séance, lui donner une fonction qui l’oblige à se taire. Bavard qui monopolise la parole : l’interroger dès qu’il est repéré, l’interrompre pendant ses prises de respiration, recentrer sur le sujet en demandant de formuler en deux mots. S’il fait des apartés, utiliser l’humour pour lui faire prendre conscience du temps qu’il fait perdre aux autres. Le stopper franchement quand il dépasse les bornes. Bavard en groupe : se taire devant lui et faire silence, se placer debout derrière lui. Ce comportement engendre l’agacement, éviter de le laisser continuer.

69. LES ATTITUDES A ADOPTER EN FONCTION DES COMPORTEMENTS INDIVIDUELS CONSTATES ADAPTER SON ATTITUDE Plusieurs attitudes possibles : • Il attaque, provoque, dévalorise, cherche des reproches, il s’oppose, ironise L’AGRESSIF Plusieurs raisons possibles : • Il est susceptible, est impulsif, veut s’imposer en montant le groupe contre l’animateur Plusieurs réactions possibles : • Rester calme et lucide. • Utiliser un ton de voix bas et calme ; ne pas lui donner l’occasion de se servir de son impulsivité, de s’imposer. • Ne pas prendre ses reproches au plan personnel car il est impulsif. • Rester positif. Ne pas accepter de critiques floues ou générales : demander des faits précis, du concret.

70. LES ATTITUDES A ADOPTER EN FONCTION DES COMPORTEMENTS INDIVIDUELS CONSTATES ADAPTER SON ATTITUDE Plusieurs attitudes possibles : • Il plaisante sur tout, séduit, récupère l’attention, il déconcentre, s’égare LE COMIQUE Plusieurs raisons possibles : • Il veut récupérer l’attention, entrer en compétition avec l’animateur, il veut détendre l’atmosphère Plusieurs réactions possibles : • Le rigolo met de l’ambiance et cherche à attirer l’attention ; sachez rire avec lui et revenir au travail. • Si fou rire, faire une pause et reprendre calmement. • Ignorer ses interventions comiques pour éviter qu’il ne déconcentre le groupe en poursuivant le travail Il risque d’éloigner tout le groupe du sujet. Il peut dévaloriser certaines personnes par la dérision.

71. LES ATTITUDES A ADOPTER EN FONCTION DES COMPORTEMENTS INDIVIDUELS CONSTATES ADAPTER SON ATTITUDE LE TIMIDE – LE MUET Plusieurs attitudes possibles : • Il n’ose pas prendre la parole, ne dit pas ce qu’il pense, se fait aussi discret que possible Plusieurs raisons possibles : • Il a un avis mais n’ose pas l’exprimer de peur d’être rejeté, il s’exprime avec difficulté, manque de confiance, il est intéressé mais sans idée Plusieurs réactions possibles : • Le faire parler de ce qu’il sait, éviter de le mettre en difficulté. • Lui proposer plusieurs idées, l’amener à faire des choix ou à exprimer son avis. • L’écouter et reformuler en le valorisant pour le mettre en confiance. • Lui proposer de réfléchir et de revenir vers lui en fin de tour de table. Il attire l’ironie. Eviter de l’oublier sans pour autant le mettre sur le devant de la scène.

72. LES ATTITUDES A ADOPTER EN FONCTION DES COMPORTEMENTS INDIVIDUELS CONSTATES ADAPTER SON ATTITUDE LE MAUVAISE FOI Plusieurs attitudes possibles : • Il refuse d’écouter, pose de fausse questions, répond à côté de la question, contourne ce qui lui est demandé, trouve toujours une bonne raison d’obtenir gain de cause Plusieurs raisons possibles : • Il cherche l’escalade, joue à l’idiot, refuse la confrontation, cherche à coincer l’animateur Plusieurs réactions possibles : • Parler avec lui de choses concrètes • Lui poser des questions claires pour l’obliger à jouer vrai ou à s’arrêter. • Lui dire ‘Voici mon opinion, je constate que ce n’est pas la vôtre, nous avons certainement des opinions différentes’ et le laisser. Il n’est peut-être pas conscient de ce qui est évident. Ne pas essayer de le convaincre.

73. LES ATTITUDES A ADOPTER EN FONCTION DES COMPORTEMENTS INDIVIDUELS CONSTATES ADAPTER SON ATTITUDE L’ALLIER OU LE LEADER POSITIF Plusieurs attitudes possibles : • Il sait tout et veut répondre à toutes les questions, souvent à l’aise, il aime coopérer Plusieurs raisons possibles : • Il a besoin de reconnaissance positive, il aime prendre ce plaisir Plusieurs réactions possibles : • Ne pas s’appuyer ostensiblement sur lui et ne pas en faire un privilégié : l’inviter plutôt à laisser le groupe s’exprimer. • Le faire intervenir en soutien à vos propos ou pour faire face au leader négatif car il aime coopérer. • Le cadrer mais sans s’énerver car il a besoin de reconnaissance positive. Il prend votre place. Il ne laisse pas le groupe s’exprimer. Le groupe se repose sur lui.

74. LES ATTITUDES A ADOPTER EN FONCTION DES COMPORTEMENTS INDIVIDUELS CONSTATES ADAPTER SON ATTITUDE Plusieurs attitudes possibles : • Il joue l’indifférence, se met en retrait par désaccord, ne parle pas beaucoup LE BOUDEUR Plusieurs raisons possibles : • Il est en colère, n’est pas d’accord avec ce qui se dit, ne se sent pas écouté et respecté lorsqu’il prend position Plusieurs réactions possibles : • Essayer de le faire participer. • L’interpeller lorsqu’il fait la moue et l’inciter à donner son avis. • Le valoriser en soulignant ce que son intervention apporte. Il risque de se couper du reste du groupe. Il pourrait arriver à un mutisme total où il se conforterait dans sa position d’incompris. Sa colère grandissant, il pourrait devenir agressif.

75. LES ATTITUDES A ADOPTER EN FONCTION DES COMPORTEMENTS INDIVIDUELS CONSTATES A RETENIR IMPERATIVEMENT Pour savoir quelle attitude adopter face à certains comportements individuels gênants, l’animateur doit : - Observer et reconnaître les comportements des participants : bavard, agressif, passif, comique, critique négatif, boudeur, timide, mauvaise foi, leader positif - Analyser les raisons possibles de ces comportements - Adapter son attitude entant qu’animateur.

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